Planejamento Estratégico

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1 PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO AMAZONAS DIVISÃO DE GESTÃO DA QUALIDADE Sistema de Gestão da Qualidade PROCEDIMENTO P.TJAM 67 Planejamento Estratégico Elaborado por: Carla Winalmoller DVPGE Aprovado por: Maria das Graças Pessoa Figueiredo Presidente

2 Página: 2 de 12 ÍNDICE 1. OBJETIVO CAMPO DE APLICAÇÃO DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA DEFINIÇÕES RESPONSABILIDADES / AUTORIDADE PROCEDIMENTO/PROCESSOS ANEXOS... 8

3 Página: 3 de OBJETIVO 1.1. Este procedimento tem por objetivo estabelecer as orientações necessárias para implantar, operacionalizar e gerir o planejamento estratégico do Tribunal De Justiça do Estado do Amazonas. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO 2.1. São as unidades judiciárias envolvidas no processo: Gabinete da Presidência, Unidades Administrativas e Judiciárias do TJAM, Secretaria do Tribunal Pleno. 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 3.1. Na aplicação deste procedimento pode ser necessário consultar os seguintes documentos: Resolução nº 011/2011 de 30/08/2011(Altera a estrutura da Coordenadoria de Planejamento e Gestão Estratégica do Tribunal de Justiça do Estado do Amazonas e dá outras providências); Portarias 2.298/2014; Portaria 2.220/2014.

4 Página: 4 de DEFINIÇÕES 4.1. Gestão estratégica: é o conjunto de formulações estratégicas que determinam rumos e maneiras de se atingir objetivos. Essas estratégias são reunidas e descritas no planejamento estratégico, que didaticamente é concebido a partir da análise de cenários, culminando com a elaboração de mapa gráfico que elucida ameaças e oportunidades, dos ambientes interno e externo da organização. A partir das estratégias estabelecidas, devem ser desenvolvidas as iniciativas estratégicas, as quais serão consolidadas por meio dos projetos e planos de ação, quando envolvem os diferentes segmentos da organização Planejamento Estratégico: O Planejamento Estratégico é a metodologia gerencial que permite estabelecer a melhor direção a ser seguida pela organização, objetivando maior grau de interação com o ambiente. Trata-se de processo contínuo, durante o qual a missão da organização, a visão de futuro, os objetivos e as iniciativas estratégicas de intervenção que visam à mudança desejada são definidos e revisados. Ele confere unidade aos esforços que a organização realiza para melhorar a qualidade dos seus serviços.

5 Página: 5 de RESPONSABILIDADES/AUTORIDADE 5.1. Gabinete da Presidência: Analisar os relatórios encaminhados pela Divisão de Planejamento Estratégico; Deliberar acerca das providências a serem tomadas para o cumprimento das metas estratégicas do CNJ; 5.2. Unidades Administrativas e Judiciárias: Apresentar projetos e planos de ações a serem implementados no âmbito do Poder Judiciário; Participar de reuniões realizadas pela Divisão de Planejamento Estratégico para fornecer dados que servirão de subsídio para elaboração do plano estratégico; Encaminhar os dados relativos aos indicadores e metas de cada setor Divisão de Planejamento Estratégico Elaborar o planejamento estratégico; Realizar o acompanhamento do planejamento estratégico; Elaborar o calendário judicial; Elaborar o plano operacional anual; Relatório Circunstancial de Atividades Referentes o Ano Anterior; Monitorar os projetos; Acompanhar as metas e indicadores. 6. PROCEDIMENTO/PROCESSOS 6.1. CONSIDERAÇÕES GERAIS: É necessário que os gestores e servidores conheçam e assimilem os principais elementos do plano estratégico, para que possam internalizá-los e

6 Página: 6 de 12 comunicá-los adequadamente. São eles: Missão, Visão de Futuro, Valores, Cenários, Objetivos Estratégicos, Indicadores e Metas O planejamento estratégico somente atinge sua máxima eficácia quando entendido e realizado por todas as pessoas da organização, em mobilização permanente e orquestrada. 6.2 PROCEDIMENTO PLANEJAMENTO Elaboração do Planejamento Estratégico: Verificar a Resolução do CNJ e analisar os macros desafios, indicadores e metas; Realizar a troca de informações com outros Tribunais; Realizar viagens para participar de reuniões a respeito do Planejamento Estratégico; Realizar reuniões setoriais para coletar dados que servirão de subsídio para a elaboração do plano; Receber contribuições de diversos setores com sugestões de plano de ação e projetos para implementação do plano estratégico Alinhar o plano estratégico deste Poder com o plano estratégico do Judiciário/CNJ; Analisar todos os macros desafios para escolher os que mais se adéquam as necessidades do Tribunal Incentivar e orientar os setores na elaboração dos planos e projetos relacionados as iniciativas estratégicas Elaborar o plano de ação fisicamente: Elaborar missão, visão, atributos de valor e analisar novamente os indicadores e metas; Elaborar o mapa estratégico, que é a representação gráfica do plano e criar a resolução para implementação do mesmo.

7 Página: 7 de Encaminhar a minuta do plano para a Presidência através do sistema CPA e para a Secretaria do Tribunal Pleno para aprovação; Após a aprovação pela Secretaria do Tribunal Pleno, encaminhar o plano para publicação no D.J.E Elaborações da Resolução e Calendário Judicial A partir do mês de outubro, iniciar a elaboração do calendário judicial do ano subsequente; Analisar os dias que serão pontos facultativos e feriados e confeccionar o calendário judicial; Encaminhar o calendário para a Divisão Divulgação para elaboração da arte; Encaminhar para a Secretaria do Tribunal Pleno para aprovação; Após a aprovação do calendário pelo Pleno, encaminhar para publicação no DJE através do sistema CPA; Acompanhamento do plano estratégico: Acompanhar os planos de ações junto ao gestor de cada projeto; Receber periodicamente os relatórios e monitorar os indicadores e metas; Realizar suporte aos setores para concretização dos projetos; Participar da R.A.E (reunião de análise estratégica), realizadas quadrimestralmente com a Presidência e o Comitê de Gestão Estratégica, para informar a Presidência acerca do andamento das estratégias deste Poder; Anualmente, realizar ajustes no plano para que o mesmo possa atender a necessidade de acordo com a análise de atingimento do plano Elaboração do plano operacional anual: Elaborar formulário, que deverá conter a descrição de todas as atividades planejadas para o ano subsequente (cada setor estabelece as atividades, materiais, cursos e o custo); Enviar o formulário para os setores; Estipular prazo para preenchimento;

8 Página: 8 de Após a devolução dos formulários, fazer uma análise com alguns setores (Orçamento, Patrimônio e Secretaria Geral de Administração), elaborar relatório e encaminhar para Presidência, Orçamento e Secretaria Geral de Administração; A Presidência analisa os formulários juntamente com a Divisão de Orçamento e Finanças; Relatório Circunstancial de Atividades Referentes o Ano Anterior Elaborar formulário, que deverá conter a descrição de todas as atividades executadas no ano anterior; Enviar formulário para os setores; Estipular prazo para preenchimento dos formulários; Após a devolução, fazer a análise dos formulários junto com a Divisão de Orçamento e Finanças, Divisão de Patrimônio e Material e Secretaria Geral de Administração; Elaborar relatório e encaminhar para Presidência, Divisão de Orçamento e Finanças Secretaria Geral de Administração; O Relatório é encaminhado para a Presidência juntamente com o balanço patrimonial; O relatório é encaminhado para a Secretaria de Controle Interno; Após, é encaminhado para o TCE; Participações no Comitê de Gestão e Orçamentário do 1º Grau de Jurisdição Participar da reunião semanal com os setores e Órgãos externos para melhoria do 1º grau de jurisdição; Participar da elaboração do plano de ação do comitê; Setor de ação Estratégica Acompanhar e avaliar o cumprimento das metas estratégicas da Organização, por meio dos relatórios mensais, encaminhados através de pelos gestores dos projetos;

9 Página: 9 de Acompanhar e avaliar os indicadores estratégicos da Organização, através de solicitação do setor; Acompanhar os projetos e os planos de ações junto com o Setor de Projeto da Divisão de Planejamento Estratégico, para tomar ciência dos indicadores e metas; Acompanhar as metas prioritárias nacionais estipuladas pelo CNJ, juntamente com a Coordenadoria do SAJ (Setor de Informática), encaminhar os dados para o acompanhamento das metas e alimentar mensalmente o site do CNJ; O acompanhamento das metas abrange os dados do interior e da capital, tanto do 1º quanto do 2º grau; Elaborar relatórios mensais sobre as metas nacionais e encaminhar ao Juiz Auxiliar da Presidência Setor de Projetos Analisar os projetos apresentados e verificar se os mesmos são compatíveis com os macrodesafios, garantindo assim, que os projetos propostos estejam alinhados as iniciativas estratégica do plano vigente; Identificar os setores que possuem relação com os indicadores e metas definidos pela Divisão de Planejamento Estratégico, mas que não apresentaram projetos. Realizar reuniões com esses setores para incentivá-los a elaborar planos de ação e projetos que possam contribuir para atingir a meta estabelecida e para a melhoria deste Poder Estabelecer os padrões de documentos a serem seguidos na elaboração dos planos e projetos Prestar apoio e assessoramento técnico às equipes para que possam consolidar suas idéias, propostas e ações em planos e projetos Acompanhar o andamento de todos os planos e projetos através de relatórios que sirvam de apoio à alta administração Manter atualizados e organizados todos os planos e projetos em vigência no TJAM, através de arquivos digitais e documentos físicos.

10 Página: 10 de Promover Reuniões com os Gestores de Projetos para avaliação dos projetos e planos Apoiar a Direção do setor em atividades administrativas solicitadas pela Assessoria da Presidência e/ou Secretaria Geral de Administração.

11 Página: 11 de ANEXOS Não há.

12 Página: 12 de 12 CONTROLE DAS REVISÕES Data da Revisão Nº da Revisão Descrição 04/09/ Emissão Inicial