ADMINISTRAR O ACERVO DOCUMENTAL DA DIREH HISTÓRICO

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1 Ministério da Saúde FIOCRUZ Fundação Oswaldo Cruz ADMINISTRAR O ACERVO DOCUMENTAL DA DIREH HISTÓRICO Data Revisão Descrição 00 Emissão Inicial 10/03/ /08/ Alteração do Formato; Exclusão do item 16 - Indicadores. Item 3 Inclusão do Termo Tabela de Temporalidade ; Complementação e alteração nos textos dos itens: 6.6, 7.2, 8.3.1, 11.5, 11.7, 11.10, 12.3, 12.4, 12.13, 12.14, 15, 15.1, , 15.4, Elaborado por: Revisado por: José Wilson Carlos de Carvalho Lucina Matos Lucina Matos Aprovado por: Juliano Carvalho Lima Juliano Carvalho Lima Juliano Carvalho Lima Próxima revisão: após 1 ano da ultima aprovação REV.02 Página 1 de 19

2 1 OBJETIVO Definir os procedimentos para realização da gestão de documentos produzidos e recebidos pela Diretoria de Recursos Humanos da Fiocruz. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Este Procedimento Operacional Padrão (POP) prescreve requisitos pertinentes ao Núcleo de Arquivo da Diretoria de Recursos Humanos da Fiocruz (Direh), passando a vigorar a partir da data estabelecida no rodapé deste documento. 3 DEFINIÇÕES Acervo Acesso TERMO/SIGLA Acondicionamento Agrupamento Arquivamento Arquivo Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Código de Classificação de Documentos da Fiocruz Descarte OBJETO Conjunto de bens e/ou documentos que constituem ou integram um patrimônio Possibilidade de consulta ao acervo de um arquivo, em conformidade com a Política de Segurança da Informação da Companhia e respectivos níveis de permissões de acesso. Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso Atividade que reúne os documentos que possuem a mesma identificação e/ou código no arquivo com o objetivo de agrupar todos os documentos pertencentes a um único dossiê, tipo documental ou assunto. Metodologia de organização, acondicionamento, armazenamento e recuperação de documentos/informações. Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por processo de acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicos ou privados, e conservados em decorrência de seu valor. Arquivo que dispõe de documentos que constituem objeto de consultas frequentes. Arquivo que dispõe de documentos de uso não frequente, originários de arquivos correntes, que devem aguardar destinação final em depósito temporário. Instrumento técnico utilizado nos arquivos correntes e intermediários para consolidar codificação hierárquica de assuntos de documentos, visando, principalmente, ao respectivo agrupamento lógico e físico. Destruição dos documentos considerados no processo analítico sem valor para guarda permanente. REV.02 Página 2 de 19

3 TERMO/SIGLA Documento corrente Documento intermediário Levantamento documental Mobiliário arquivístico Prazo de retenção Guia de Transferência de Documentos Tabela de Temporalidade de Documentos da Fiocruz (TTD) Termo de Eliminação OBJETO Aquele de uso constante, por tratar de assunto vigente ou de teor informacional relevante, necessitando permanecer armazenado junto ao cliente em arquivo corrente. Aquele que, não sendo de uso corrente, por razões de interesse empresarial, aguarda o seu descarte ou recolhimento para arquivo permanente. Documento que relaciona os tipos de documentos, dossiês e assuntos, identificados no acervo durante o processo de levantamento de itens documentais. Conjunto de móveis utilizados para o arquivamento de coleções documentais (armários, estantes etc.). Refere-se ao tempo de guarda necessário para manter o documento arquivado, observando todos os aspectos de representação da informação tais como: forma, suporte, e o valor do seu conteúdo para a empresa. Documento que formaliza a remessa de documentos de um local para outro, por meio da descrição dos dados documentais, podendo ocorrer para fins de doação, alteração de responsabilidade de guarda, devolução de empréstimo, encaminhamento para processamento técnico, restauração etc. Instrumento técnico de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos. Documento que formaliza a autorização para eliminação de documentos sem valor para o seu gestor. 4 REFERÊNCIAS Legislação Arquivística; Resoluções do Conselho Nacional de Arquivo (Conarq) e do Arquivo Nacional do Brasil; Código de Classificação de Documentos de Arquivo da Fiocruz; Tabela de Temporalidade de Documentos da Fiocruz. 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor da DIREH RESPONSABILIDADE Aprovar a política de gestão documental da Direh. REV.02 Página 3 de 19

4 FUNÇÃO Coordenador do Núcleo de Arquivo Trabalhadores do Núcleo de Arquivo Seção de Arquivo e Microfilmagem da Diretoria de Administração da Fiocruz (SAM/Dirad) RESPONSABILIDADE Implementar a política de gestão documental da Direh. Realizar as atividades que constituem o ciclo de gestão documental da Direh. Realizar a gestão do acervo documental mantido no arquivo intermediário da Fiocruz. 6 CONDIÇÕES GERAIS 6.1 Os documentos gerados pelos departamentos/setores da Direh são mantidos nos seus respectivos setores, no período de 2 anos, após a data de produção. 6.2 O documento que extrapola esse período é mantido no arquivo intermediário SAM/Dirad, com exceções determinadas em conjunto com o Núcleo de Arquivo e o setor produtor. 6.3 No mês de março de cada ano é realizado o recolhimento dos documentos dos setores com prazo de guarda vencido e encaminhado ao arquivo intermediário SAM/Dirad. 6.4 No Núcleo de Arquivo á realizado o tratamento dos documentos acumulados pela Direh e/ou que serão recolhidos ao arquivo intermediário SAM/Dirad. Sendo o Núcleo caracterizado como um pré-arquivo onde as operações arquivísticas são realizadas. 6.5 Os documentos administrativos do Núcleo possuem arquivamento próprio no sistema de rede eletrônico na pasta arquivo direh dadosdirehx e no suporte em papel na pasta do arquivo localizada no Núcleo. 6.6 Toda solicitação de documento ao SAM, seja para empréstimo ou consulta, deve ser realizada por intermédio do Núcleo de Arquivo, inclusive dos SRH s. 6.7 A solicitação de documentos ao Núcleo de Arquivo é realizada, obrigatoriamente, por meio do Sistema de Atendimento ao Usuário do Núcleo disponibilizado na página da intranet da Direh na área denominada Serviços e Ações. Após a solicitação o Núcleo tem um prazo padrão de cinco dias úteis para realizar a entrega REV.02 Página 4 de 19

5 em cópia ou original. No caso de cópia, não há retorno do material cedido. Para empréstimo do original, o solicitante tem o prazo de 30 dias para utilização, caso necessite de maior período, este deve enviar solicitação de extensão de prazo ao Núcleo de Arquivo, por meio do Sistema. Tão logo, o tempo de empréstimo expire o Núcleo solicita pelo Sistema o seu retorno por meio do envio de mensagem ao solicitante. 6.8 A Coordenação do Núcleo de Arquivo é responsável pelo acompanhamento do processo de eliminação de documentos e pela solicitação da autorização junto à Diretoria e respectivos setores geradores da documentação. 7 REALIZAR DIAGNÓSTICO DA DOCUMENTAÇÃO 7.1 A atividade de diagnóstico do acervo documental de um determinado setor da Direh tem como finalidade identificar as características da documentação gerada, para estabelecer o nível de acesso, os prazos de arquivamento, as formas de organização e de recuperação. 7.2 O diagnóstico da documentação considera: a análise das condições gerais do acervo e do respectivo acondicionamento; a legislação existente para cada assunto ou documentos; as necessidades e as práticas de gestão dos setores geradores; os processos de trabalho realizados pelos setores e os respectivos documentos produzidos por esses processos. O ambiente físico e a infraestrutura existente. 7.3 Ao final do diagnóstico, o Núcleo de Arquivo elabora o Relatório de Diagnóstico que servirá para subsidiar as ações do tratamento do acervo documental. Uma cópia do Relatório é encaminhada ao setor objeto do trabalho. 8 RECEBER A DOCUMENTAÇÃO 8.1 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo 1. REV.02 Página 5 de 19

6 8.2 Os procedimentos descritos a seguir são executados por um ou mais trabalhadores lotados no Núcleo de Arquivo, observada a atribuição para a execução da atividade prescrita. 8.3 Recebe a documentação dos setores para organização e posterior arquivamento no Arquivo do SAM/Dirad, com a respectiva Guia de Remessa (GR) A documentação deve ser encaminhada anualmente, conforme calendário estabelecido pelo Núcleo de Arquivo ou a partir do trabalho realizado junto aos setores para implementação da rotina arquivística, o qual considera o tratamento do passivo documental de cada área A documentação encaminhada é entregue ao Núcleo de Arquivo devidamente organizada e identificada com etiqueta própria. 8.4 A documentação é conferida com as informações da Guia de Remessa (GR) sendo analisada a quantidade e/ou volumes recebidos e os assuntos Caso ocorram divergências entre a documentação recebida e as informações da Guia de Remessa, informa na própria Guia a situação encontrada, devolvendo-a ao setor de origem para acerto. 8.5 O responsável pelo recebimento atesta o recebimento na 2ª via da GR e devolve ao usuário. A 1ª via da GR é arquivada no Núcleo de Arquivo, por um período de 2 anos e posteriormente eliminada. 8.6 A documentação recebida é identificada e mantida na área de tratamento, para organização e encaminhamento ao SAM/Dirad. 9 INSPECIONAR A DOCUMENTAÇÃO 9.1 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo Os procedimentos descritos a seguir são executados por um ou mais trabalhadores lotados no Núcleo de Arquivo, observada a atribuição para a execução da atividade prescrita. REV.02 Página 6 de 19

7 9.3 A Equipe responsável pela inspeção e higiene da documentação, avalia o estado de limpeza e conservação do acervo recebido Caso haja necessidade de aplicação de técnicas de higienização, separa a documentação avaliada em área específica para o tratamento, a fim de evitar contaminação do restante do acervo. 9.4 Após o tratamento, a documentação reintegra o acervo tratado a respectiva unidade de arquivamento (caixa ou pasta), para posterior organização. 10 ORGANIZAR A DOCUMENTAÇÃO Classificação da Documentação 10.1 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo Os procedimentos descritos a seguir são executados por um ou mais trabalhadores lotados no Núcleo de Arquivo, observada a atribuição para a execução da atividade prescrita A Equipe procede à leitura do documento e a definição do assunto principal e identifica o respectivo código correlato no Código de Classificação de Documentos, o qual deve ser indicado no canto superior direito do documento O registro do código no documento deve ser feita com lápis 2B, sendo vetado o uso de caneta esferográfica Os métodos de classificação e arquivamento, abaixo descritos, consideram a melhor forma de arranjo da documentação, podendo ser estabelecido de forma separada ou em conjunto: REV.02 Página 7 de 19

8 Alfabético; Alfanumérico; Numérico-cronológico; Numérico-simples O método alfabético consiste em separar os documentos ou dossiês em ordem alfabética por local e acondicionar em caixas ou pastas, obedecendo a sequência das letras do alfabeto. Por exemplo: Aarão; Eva; Marcos etc O método alfa-numérico consiste em separar os documentos ou dossiês em ordem alfabética, obedecendo a sequência numérica e acondicionar em caixas ou pastas. O documento deve ser arquivado em ordem alfabética. Por exemplo: 1.1 Aarão; 1.2 Eva; 1.3 Marcos etc O método numérico-cronológico consiste em separar os documentos em ordem numérica, obedecendo a sequência cronológica, ou seja, a data de emissão do documento e acondicionar em caixas ou pastas. O documento deve ser arquivado de forma crescente, da data mais antiga para data mais recente, que deve ficar por cima. Por exemplo: 001/2011; 002/2011; 003/2011 etc O método numérico-simples consiste em separar os documentos em ordem numérica e acondicionar em caixas ou pastas, obedecendo a sequência numérica de forma crescente de baixo para cima ou da esquerda para direita, ou seja, o documento com numeração mais antiga é arquivado por baixo. Por exemplo: 1.1; 1.2; 1.3 etc. Higienização da Documentação 10.5 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo Os procedimentos descritos a seguir são executados por um ou mais trabalhadores lotados no Núcleo de Arquivo, observada a atribuição para a execução da atividade prescrita. REV.02 Página 8 de 19

9 10.7 A higienização é feita utilizando as técnicas descritas em normas específicas de conservação e higienização de acervos documentais, sendo retirados os grampos, clips, post-it, fita adesiva, elástico, sacos plásticos e troca da bailarina de metal por plástico Os documentos danificados por cola ou rasgados são encaminhados ao Setor de Conservação da Casa de Oswaldo Cruz para restauração. Acondicionamento da Documentação 10.9 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo Os procedimentos descritos a seguir são executados por um ou mais trabalhadores lotados no Núcleo de Arquivo, observada a atribuição para a execução da atividade prescrita Todo conjunto documental, após a higienização, é acondicionado em camisas (folha de papel almaço sem pauta), no qual é indicado o código, assunto e datalimite e, em seguida, é colocado em caixas-arquivo ou pastas, conforme a sua característica de arquivamento. 11 ARQUIVAR DOCUMENTOS 11.1 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo Os procedimentos descritos a seguir são executados por um ou mais trabalhadores lotados no Núcleo de Arquivo, observada a atribuição para a execução da atividade prescrita Como resultado da organização da documentação é elaborado, para cada setor e assunto, o Mapa Documental, com as seguintes informações: assunto; descrição do assunto; tipos de documentos; REV.02 Página 9 de 19

10 valor documental (legal, administrativo, fiscal e histórico); nível de acesso; original ou cópia; nome do setor detentor da documentação original; tempo de arquivamento no arquivo corrente, intermediário e permanente; forma de organização (alfabética, numérica, cronológica); forma de recuperação; observação O Mapa Documental de cada setor é mantido no Núcleo de Arquivo que o utilizará como ferramenta para organização da documentação recebida para tratamento, bem como por cada setor para tratar o seu respectivo acervo documental Preenche a Planilha de Controle (X:\Arquivo Direh\Controle Transferência AI-CST) do Núcleo de Arquivo com os dados da unidade de arquivamento: número da caixa, observando a numeração sequencial da Direh; setor; código do assunto; descrição resumida do assunto; Data-limite; Observações, caso pertinente Após a conclusão dos procedimentos de organização é realizada a etapa de transferência ao arquivo intermediário (SAM/Dirad). Nesta fase, as caixas, compostas pelos conjuntos documentais, são identificadas com etiquetas específicas e transferidas. Esta etapa segue as orientações do SAM/Dirad no que se refere ao padrão de etiqueta e envio de listagem do conteúdo de cada caixa Identifica a unidade de arquivamento, atribuindo o seu respectivo código e registrando-o em etiqueta-padrão do SAM/Dirad, colada na unidade de arquivamento, tal que permita o gerenciamento visual. REV.02 Página 10 de 19

11 11.8 Emite, em duas vias, a Guia de Transferência com os dados da unidade de arquivamento Encaminha para a SAM/Dirad as Guias de Transferência com a documentação Recebe do SAM/Dirad a via da Guia de Transferência devidamente protocolada e providencia o seu arquivamento. 12 CONSULTAR E EMPRESTAR DOCUMENTOS 12.1 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo Os procedimentos descritos a seguir são executados por um ou mais trabalhadores lotados no Núcleo de Arquivo, observada a atribuição para a execução da atividade prescrita Verificar, diariamente, as solicitações dos setores registradas no sistema eletrônico de atendimento do Núcleo; 12.4 Localizar na planilha de controle de documentos a existência do documento no Núcleo ou no SAM/Dirad, em outros setores da Direh ou Fiocruz ou na área de arquivamento dos dossiês/processos de aposentados (atual Expansão 207); 12.5 Caso o documento se encontre no Núcleo ou na Expansão providencia a cópia ou original do documento Caso o documento se encontre no SAM/Dirad: encaminha mensagem eletrônica (arquivodirad@fiocruz.br) e aguarda a localização do documento; após a localização buscar o documento da Dirad Após a localização do documento, encaminha mensagem eletrônica ao solicitante com aviso para a retirada do material Elabora a guia de empréstimo com os dados do documento/solicitante que será emprestado e aguarda a retirada por parte do solicitante Ao retirar o documento o solicitante assina a guia de empréstimo atestando o recebimento do documento. REV.02 Página 11 de 19

12 No caso de documento original o solicitante tem o prazo de 30 dias para uso do documento, terminado o prazo o documento deve ser devolvido No caso da não devolução o Núcleo encaminha mensagem eletrônica solicitando devolução ou extensão de prazo São emitidas as seguintes respostas padrões do sistema eletrônico: Resposta imediata: Sua solicitação será atendida o mais breve possível. Núcleo de Arquivo Diretoria de Recursos Humanos - Direh Fundação Oswaldo Cruz - Fiocruz arquivo@direh.fiocruz.br Av. Brasil, 4365 Manguinhos Quinino Sl Tel.: /2114 Retirada de documento: A documentação solicitada está disponível no Núcleo de Arquivo. Documento não localizado: A documentação solicitada não foi localizada. Devolução/Prorrogação de empréstimo: Informamos que o prazo de 30 dias para consulta da documentação solicitada expirou. Favor prorrogar o prazo ou devolver a mesma. Extensão do prazo de atendimento: Informamos que o prazo de 5 dias para atendimento não foi suficiente. Sendo assim, prorrogamos o mesmo por igual período Após a devolução do documento, o responsável pelo empréstimo confere o documento com a guia de empréstimo e providencia o rearquivamento e atualização do Sistema Antes de rearquivar, o responsável confirma o local de guarda do documento Esse processo exige a emissão mensal do relatório demonstrativo dos atendimentos realizados para controle dos empréstimos realizado no período e, semestralmente, relatório com a consolidação das informações No caso de processos administrativos para arquivar e desarquivar no SAM/Dirad a rotina estabelecida é: Arquivamento os processos devem ser encaminhados para o NARQ às quintasfeiras, no horário das 11h e das 16h; REV.02 Página 12 de 19

13 Desarquivamento os setores da Direh devem registrar a solicitação no SGA e entregar a guia de desarquivamento no NARQ às quintas-feiras, no horário das 11h e das 16h; Demanda Horário Setor Arquivamento 11h e 16h quinta-feira Todos Desarquivamento 11h e 16h quinta-feira Todos No caso dossiês e processos de aposentados a rotina de arquivamento e desarquivamento estabelecida é: 13 ELIMINAR A DOCUMENTAÇÃO 13.1 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo Os procedimentos descritos a seguir são executados por um ou mais trabalhadores lotados no Núcleo de Arquivo, observada a atribuição para a execução da atividade prescrita Como princípio básico todo documento só pode ser descartado se respeitado as determinações da TTD. Após a identificação dos conjuntos documentais que devem ser descartados é providenciada o preenchimento de listagem e o termo de eliminação de acordo com o modelo de planilha do SAM/Dirad e encaminha para que esse setor providencie o de acordo da Comissão de Avaliação da Fiocruz e a devida publicação no Diário Oficial da União ou em outro meio de divulgação pertinente O processo de fragmentação dos documentos, também, é realizado pelo SAM/Dirad O Termo de Eliminação é mantido arquivado pelo Núcleo de Arquivo. 14 VERIFICAR A INTEGRIDADE DO ARQUIVO 14.1 Os procedimentos descritos a seguir são executados por um ou mais trabalhadores lotados no Núcleo de Arquivo, observada a atribuição para a execução da atividade prescrita Realiza, anualmente, a verificação da integridade da documentação arquivada, mediante conferência da Planilha de Controle do acervo com o acervo físico. REV.02 Página 13 de 19

14 14.3 Registra na Planilha de Controle as informações divergentes e procede ao acerto da Planilha ou a recuperação do documento Realiza a higienização da unidade de arquivamento e do mobiliário arquivístico, na ocasião da verificação do acervo. 15 REALIZAR ASSESSORIA/INSPEÇÃO DOCUMENTAL 15.1 Após o processo de implantação da gestão de documentos nos setores da Direh o Núcleo de Arquivo procede à etapa de orientação às áreas com objetivo de manter os procedimentos conformes. A qualquer tempo o Núcleo pode melhorar o modelo de gestão adotado Além dos departamentos da Direh, o Núcleo presta assessoria aos Serviços de Recursos Humanos da Fiocruz com objetivo de contribuir para o desempenho de uma gestão descentralizada adotada pela Direh. Nesse segmento é instituído um cronograma mensal de visitas aos SRH s de acordo com as necessidades identificadas A atualização das informações sobre gestão dos registros constantes nos Procedimentos Operacionais Padrão (POP) da Direh é realizada pelo Núcleo de Arquivo, a medida que os POPS forem elaborados ou revisados. As informações sobre os registros dizem respeito aos critérios sobre a responsabilidade, armazenamento, identificação, recuperação, prazos de guarda e destinação O Núcleo da Qualidade recebe dos setores da Direh os seus respectivos POPS elaborados ou revisados. O Núcleo da Qualidade encaminha os POPS ao Núcleo de Arquivo para obtenção das informações pertinentes sobre os registros O NARQ realiza mensalmente verificação da padronização documental analisando a formatação dos documentos oficiais da Direh, conforme padrão existente na Intranet O NARQ realiza verificação no fluxo e no trâmite documental dos processos administrativos subordinados a Direh. REV.02 Página 14 de 19

15 16 GESTÃO DE REGISTROS 16.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pelo Núcleo de Arquivo e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL CÓDIGO RESPONSÁVEL Guia de Remessa Planilha de Controle Guia de Empréstimo Guia de Transferência Relatório demonstrativo dos atendimentos realizados Relatório de Diagnóstico Mapa Documental Núcleo de Arquivo Núcleo de Arquivo Núcleo de Arquivo Núcleo de Arquivo Núcleo de Arquivo Núcleo de Arquivo Núcleo de Arquivo ARMAZENA MENTO IDENTIFICAÇÃO/ RECUPERAÇÃO PRAZO DE GUARDA NO NÚCLEO DE ARQUIVO (ARQUIVO CORRENTE) DESTINAÇÃO Pasta Data 2 anos Eliminação Pasta Data Enquanto vigorar Eliminação Pasta Data 2 anos Eliminação Pasta Data 2 anos Permanente Pasta Data 2 anos Eliminação Pasta Setor 2 anos Permanente Pasta Setor 2 anos Permanente 17 ANEXOS Anexo 1: Fluxograma dos processos de trabalho Receber, Inspecionar, Classificar, Higienizar e Acondicionar Documentos. Anexo 2: Fluxograma do processo de trabalho Arquivar a Documentação. Anexo 3: Fluxograma do processo de trabalho Consultar e Emprestar a Documentos. Anexo 4: Fluxograma do processo de trabalho Eliminar a Documentação. ========== REV.02 Página 15 de 19

16 ANEXO 1 FLUXOGRAMA DOS PROCESSOS DE TRABALHO RECEBER, INSPECIONAR, CLASSIFICAR, HIGIENIZAR E ACONDICIONAR DOCUMENTOS Documentos recebidos dos setores com guia remessa - rotina anual - após tratamento do passivo documental Conferir quantidade, volume e assunto Guia de Remessa OK? Não Solicita ao setor correção RECEBER Sim Atestar GR e devolver 2a via ao setor Arquivar 1a via da GR Identificar a document. e separar p/ tratamento Inspecionar a documentação INSPECIONAR Necessita higienização? Sim Separar documentação para higienização 1 Não Separar documentação para organização CLASSIFICAR Ler document. e identificar com o Código Definir método de classificação Código de Classificação de Documentos Alfabético, alfa-numérico, numérico cronológico ou numérico simples 1 HIGIENIZAR Realizar higienização no documento Docum. danificado? Sim Separar documentação para higienização Fim Não ACONDICION. Acondicionar documentos 1 Usar camisas com a informação do documento e depois colocar em caixas ou pastas REV.02 Página 16 de 19

17 ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO ARQUIVAR A DOCUMENTAÇÃO 1 Observar Mapa Documental Preencher Planilha de Controle Registrar: número da caixa, setor, código e descrição do assunto e data-limite ARQUIVAR Colocar etiqueta no material Emitir Guia de Trnasferência Enviar documento/ guia para SAM/Dirad Receber e arquivar Guia de Transfer. protocolada Fim REV.02 Página 17 de 19

18 ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO CONSULTAR E EMPRESTAR DOCUMENTOS Solicitação de consulta/ empréstimo documentos Setores encaminham pelo Sistema Eletrônico Localiza documentos Consulta na Planilha de Controle, no arquivo do SAM/Dirad e nos Setores Docum. Está no Núcleo? Sim Providencia cópia do documento Sim Encaminhar mensagem ao SAM/ Dirad Mensagem solicitando o documento Receber documento SAM/Dirad CONSULTAR E EMPRESTAR Avisar solicitante que o docum. está disponível Elaborar guia empréstimo Entregar documento e guia empréstimo ao solicitante Receber e arquivar guia de empréstimo protocolada Mensagem pelo sistema eletrônico Para documentos originais o prazo de devolução é de 30 dias Alfabético, alfa-numérico, numérico cronológico ou numérico simples Aguardar devolução do documentos Receber documento e conferir com a guia de emprést. Confirmar localização do documento Arquivar documento Fim REV.02 Página 18 de 19

19 ANEXO 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO ELIMINAR A DOCUMENTAÇÃO Analisar a documentação com base na TTD Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) Selecionar a documentação p/ eliminação ELIMINAR Elaborar Listagem e Termo Eliminação Encaminhar Listagem e Termo para SAM/Dirad Para aprovação da Comissão de Avaliação da FIOCRUZ Arquivar cópia Termo de Eliminação Fim REV.02 Página 19 de 19