MGS. Gestão de Documentos

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1 MGS CATÁLOGO DE SERVIÇOS Gestão de Documentos

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3 SUMÁRIO 1- Apresentação Gestão de Documentos Missão Objetivos Conceitos gerais Legislação arquivística Serviços oferecidos pela Gestão de Documentos Estrutura Modelo de protocolo utilizado para empréstimo de documentos Modelo de planilha de inventário Tela de entrada de dados do Sistema de Gestão de Documentos Tela de pesquisa de dados do Sistema de Gestão de Documentos Modelo de malote para transporte de documentos emprestados Modelo de caixa arquivo com etiqueta padrão Modelo de contêiner com caixas arquivo Modelo de etiqueta de código de barras usado para processo e caixa arquivo Modelo de processo com etiqueta código de barras Modelo padrão de etiqueta para caixa arquivo Modelo de contêiner (com lacre) para acondicionamento de documentos Modelo de etiqueta de localização de contêiner Recibo de documentos devolvidos Recibo de coleta de documentos Aviso de exclusão de documentos Modelo de protocolo para envio de documentos novos Contatos

4 1 - APRESENTAÇÃO Este catálogo apresenta todos os serviços, estrutura e modelos dos documentos necessários para a execução do trabalho desempenhado pela Gestão de Documentos. Tem como finalidade servir de parâmetro para o Cliente ter uma visão quanto à metodologia do trabalho adotada na Gestão de Documentos. A Gestão de Documentos tem como objetivo a prestação de serviço terceirizado de organização e gerenciamento de arquivos dos Órgãos/Secretarias de Estado, gerando otimização de custos e redução do espaço físico utilizado. 04

5 2 - GESTÃO DE DOCUMENTOS A princípio, o serviço de arquivo da Gestão de Documentos foi desenvolvido para dar suporte organizacional aos documentos da própria MGS Minas Gerais Administração e Serviços S/A. Com o intuito de organizar e gerenciar os documentos das Secretarias do Estado de Minas Gerais, a partir de 2007, foi desenvolvido um projeto para dar início ao serviço de gestão de documentos do setor público, oferecendo às Secretarias de Estado serviço terceirizado de organização e gerenciamento de arquivos. Oferecemos serviços com segurança e agilidade que a administração pública moderna necessita. 05

6 3 - MISSÃO Prestar serviços de guarda, conservação e movimentação de documentos, buscando a organização, conservação, qualidade e a satisfação dos clientes. 4 - OBJETIVOS Reduzir o volume da massa documental nos setores; Agilizar a recuperação dos documentos e das informações; Promover a eficiência administrativa; Melhorar o estado de conservação dos documentos; Racionalizar a produção e o fluxo de documentos; Contribuir para a liberação de espaço físico; Minimizar o custo de manutenção e conservação de arquivo pelo próprio Cliente. 06

7 5 - CONCEITOS GERAIS Arquivo É o conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoas físicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (Lei Federal 8.159/91) Documento de arquivo Conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou informação, independente da natureza dos suportes Arquivo Corrente Constituído de documentos em curso ou frequentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora. Seu uso se caracteriza pelo valor primário dos documentos, isto é, atender as finalidades de sua criação Arquivo Intermediário Constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados. A permanência dos documentos em arquivos intermediários é temporária. Conjunto de documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente Arquivo Permanente Constituído de documentos que já cumpriram as finalidades de sua criação, mas são preservados em razão de seu valor probatório, informativo, cultural, de pesquisa por parte da entidade que o produziu ou por terceiros (valor secundário, valor histórico) Gestão de Documentos Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente Comissão de avaliação Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo. Responsável pela emissão da tabela de temporalidade. 07

8 5.8 - Tabela de Temporalidade Documental Instrumento de destinação elaborada após a análise da documentação e aprovada por autoridade competente. A Tabela determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, os critérios para microfilmagem, a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente Plano de Classificação Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. 6 - LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA LEGISLAÇÃO FEDERAL Lei Federal nº de 08/01/1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Decreto Federal nº de 24/01/1997 Regulamenta o artigo 23 da Lei de 08 de janeiro de 1991 e dá outras providências. Decreto Federal nº de 29/12/1998 Estabelece normas para a salvaguarda de documentos, materiais, áreas, comunicações e sistema de informação de natureza sigilosa e dá outras providencias. Lei Federal nº de 18/11/2011 Regula o acesso pelos cidadãos a quaisquer tipos de informação ou documentos, desde que não estejam classificados como sigilosos, reservados ou ultra-secretos. Resolução Federal nº 06 de 15/05/1997 do Conselho Nacional de Arquivos Dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos. Decreto nº de 03/01/2001 Dispõe sobre a remessa por meio eletrônico de documentos a que se refere o artigo 57-A do Decreto nº de 29/01/1999, e dá outras providências. Decreto nº de 23/03/2001 Acresce o dispositivo do artigo 1º do Decreto nº de 03/01/2001, que dispõe sobre a remessa por meio eletrônico de documentos. 08

9 Decreto nº de 03/01/2002 Regulamenta a Lei nº de 08/01/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Decreto Federal nº de 13/07/2001 Estabelece requisito para contratação de serviços de certificação digital pelos órgãos públicos federais, e dá outras providências LEGISLAÇÃO ESTADUAL Lei Estadual nº de 30/12/1994. Dispõe sobre a política cultural do Estado de Minas Gerais. Lei Estadual nº de 11/01/2011 Estabelece a política estadual de arquivos. Decreto Estadual nº de 22/12/1998. Dispõe sobre a Gestão de Documentos Públicos. Deliberação nº 04 de 17/12/1998 do Conselho Estadual de Arquivos. Dispõe sobre procedimentos para eliminação de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública do estado de Minas Gerais. Decreto Estadual nº de 22/12/1998. Dispõe sobre a aprovação do Plano de Classificação de Documentos da Administração Pública do Estado de Minas Gerais, os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela de Temporalidade a ser adotada para os arquivos correntes dos órgãos e entidades da Rede Estadual de Arquivos Públicos. Deliberação nº 05 de 17/12/1998 do Conselho Estadual de Arquivos. Dispõe sobre procedimentos para transferência e recolhimento de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública do Estado de Minas Gerais. 09

10 7 - SERVIÇOS OFERECIDOS PELA GESTÃO DE DOCUMENTOS Serviço de organização da massa documental Consiste em fazer uma ordenação dos documentos separando por assunto e identificando através de um título documental. O processo de organização da massa documental consiste em preparar a documentação para arquivamento (separar, ordenar, descrever e arquivar na caixa arquivo ou contêiner) Serviço de indexação Processo pelo qual as informações são extraídas do documento e representadas por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação dos dados. A indexação tem como objetivo ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperação dos documentos, e pode ser feita de forma manual ou automática. Na Gestão de Documentos existem quatro modalidades: serviço de indexação por contêiner, por caixa arquivo, por processo e por documento avulso Serviço de indexação por contêiner Consiste em armazenar os documentos diretamente no contêiner (que deverá suportar o peso de até 20 kg ou 40 cm de documentos) e adotar um título que melhor represente o seu o conteúdo. 10

11 O título adotado deverá estar descrito numa etiqueta padrão que deverá estar fixada na frente do contêiner. As informações extraídas da etiqueta serão descritas numa planilha de inventário. Cada contêiner receberá uma etiqueta de localização para controle da Gestão de Documentos. A solicitação será por caixa (contêiner) Serviço de indexação por caixa arquivo Consiste em adotar um título que melhor represente o conteúdo documental que está armazenado na caixa arquivo. O conteúdo deverá estar descrito em uma etiqueta padrão fixada na frente da caixa. Cada caixa receberá uma etiqueta com código de barras (controle da Gestão de Documentos) individualizando a caixa arquivo dentro do contêiner. A solicitação será por caixa arquivo Serviço de indexação por conjunto de documentos Consiste em descrever numa planilha de inventário, as informações contidas em cada processo ou prontuário, consideradas importantes para pesquisa e sua localização. O Cliente irá definir os termos (palavras chaves) considerados importantes para a recuperação dos documentos. 11

12 Com o serviço de indexação por conjunto, a Gestão de Documentos terá o controle de todas as pastas armazenadas dentro do contêiner. Cada conjunto receberá uma etiqueta com código de barras para controle da Gestão de Documentos. A solicitação pelo Cliente será feita por processo. Modelos de processos com etiqueta código de barras Serviço de indexação por documento avulso Consiste em fazer o inventário por página do documento, adotando informações a ele referentes. Cada página do processo receberá uma etiqueta com código de barras para controle da Gestão de Documentos. Com o serviço de indexação por documento avulso, a Gestão de Documentos terá controle de todas as páginas que compõe o processo. A solicitação pelo Cliente será feita por documento avulso. 12

13 7.7 - Serviço de limpeza e conservação de documentos É um conjunto de ações que visam desacelerar o processo de degradação dos documentos com o uso de técnicas necessárias para o tratamento específico. Efetua-se a retirada da poeira e outros resíduos estranhos aos documentos (clips, grampos, goma elástica e outros) Serviço de descontaminação e desinfestação de documentos A preservação é a soma das medidas necessárias para garantir a acessibilidade permanente, que contribui direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. Os documentos são colocados em uma estufa e é aplicado gás para tratamento de pragas e microorganismos Expurgo / fragmentação de documentos Realiza-se a fragmentação de documentos que estão com a data de eliminação vencida, de acordo com a Tabela de Temporalidade Documental adotada pelo Órgão/Entidade. É realizada mediante aprovação do termo de eliminação pelo Arquivo Público Mineiro e com a presença de um membro da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, de acordo com a Lei Federal nº /91 e a Deliberação nº 04 de 17/12/1998, do Conselho Estadual de Arquivos. 13

14 Armazenamento É a disponibilização do espaço físico para armazenar contêiner, mapoteca, armário de microfilmes e microfichas Fornecimento de contêineres Trata-se da quantidade de contêineres adquirida pelo Cliente para armazenamento de documentos. Área de armazenagem Transporte de Documentos É o serviço realizado pela Gestão de Documentos, tanto para a coleta como para o empréstimo ou devolução Movimentação de contêineres Consiste na retirada e rearquivamento do documento (contêiner, caixa arquivo, processo ou documento avulso) da prateleira para o empréstimo ou consulta. A documentação será fornecida ao Cliente de acordo com o serviço executado. Exemplo: indexação de contêiner (será fornecido o contêiner), indexação de caixa arquivo (será fornecida a caixa arquivo), indexação de processo (será fornecido o processo), indexação de documento avulso (será fornecido o documento avulso). 14

15 Transmissão via internet/ Consiste em enviar a(s) página(s) digitalizada(s) por para o Cliente. Este serviço é realizado por documento avulso. Caso o documento seja indexado por caixa arquivo, processo ou contêiner, o Cliente deverá estar nas dependências da MGS, solicitar o documento para consulta e retirar a(s) página(s) a ser digitalizada(s) e solicitar o serviço de Digitalização de Documentos Cópia reprográfica A Gestão de Documentos presta serviço de reprografia aos Clientes, fornecendo a cópia do documento. Este serviço é realizado por documento avulso. Caso o documento seja indexado por caixa arquivo, processo ou contêiner, o Cliente deverá estar nas dependências da MGS, solicitar o documento para consulta e retirar a(s) página(s) a ser reproduzida(s) e solicitar o serviço ao Atendimento ao Cliente Sala de mídia Sala climatizada para acondicionamento de documentos em outros formatos: vídeos, microficha e microfilme e outros. Temperatura: 19º a 21º Umidade relativa do ar: 45% a 55% Armário para acondicionamento de microfilmes e microfichas A r m a ze n a m e n t o d e mapoteca E s p a ç o r e s e r v a d o p a r a armazenamento de mapotecas para acondicionar mapas, plantas, projetos, etc. 15

16 8 - ESTRUTURA Atendimento ao Cliente O Serviço de Atendimento ao Cliente SAC é responsável por atender todas as solicitações dos Clientes. O SAC irá fornecer suporte ao Cliente no que diz respeito às solicitações e acesso ao Sistema de Gestão de Documentos Preparação e Digitação de Documentos Realiza o preparo de toda a documentação recebida na Gestão de Documentos. O serviço de preparação de documentos consiste em: organização, análise, indexação, planilhamento e cadastro dos dados no Sistema de Gestão de Documentos. O pessoal é distribuído em equipes de trabalho, sendo um Bibliotecário responsável por cada equipe. O serviço de preparação de documentos poderá ser realizado tanto na Gestão de Documentos quanto no Cliente Digitalização de Documentos É responsável pela digitalização dos documentos que estão armazenados na Gestão de Documentos. O trabalho consiste na conversão do documento para o formato digital com o uso de scanner. 16

17 A digitalização é disponibilizada ao cliente da seguinte forma: Digitalização e gravação das imagens em mídia; Digitalização e envio por . Sendo que, a forma de execução do serviço será definida previamente pelo cliente Expedição de Documentos É responsável pelo transporte de documentos realizados da Gestão de Documentos para o Cliente e dele para a Gestão de Documentos. Serviços desempenhados: preparo dos documentos para serem enviados ao Cliente, envio dos documentos solicitados (emprestados), coleta e recebimento de documentos novos e devolvidos Baixa e Recebimento de Documentos É responsável pelo controle e b a i x a d e d o c u m e n t o s devolvidos e recebimento de documentos novos Guarda de Documentos Responsável pelo armazenamento, arquivamento e desarquivamento dos documentos (contêineres, caixas arquivo e processos) na prateleira. É responsável pelo carregamento dos documentos quando transportados ao Cliente. 17

18 MODELO DE PROTOCOLO UTILIZADO PARA EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS AO CLIENTE

19 10- MODELO DE PLANILHA DE INVENTÁRIO USADA PARA DESCRIÇÃO DO CONTEÚDO DOCUMENTAL E IMPORTAÇÃO DE DADOS PARA O SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS 19

20 11 TELA DE ENTRADA DE DADOS DO SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS 12 TELA DE PESQUISA DE DADOS DO SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS 20

21 13 - MODELO DE MALOTE (COM LACRE) PARA TRANSPORTE DE DOCUMENTOS 14 - MODELO DE CAIXA ARQUIVO COM ETIQUETA PADRÃO PARA ACONDICIONAMENTO DE DOCUMENTOS MEDIDAS: 13 cm (largura) x 24 cm (altura) x 35 cm (profundidade) 21

22 15 - MODELO DE CONTÊINER COM CAIXAS ARQUIVO MEDIDAS: 38 cm (largura) x 27 cm (altura) x 45 cm (profundidade) 16 - MODELO DE ETIQUETA DE CÓDIGO DE BARRAS USADO EM PROCESSO E CAIXA ARQUIVO 17 - MODELO DE PROCESSO COM ETIQUETA CÓDIGO DE BARRAS Planilhamento feito por processo. Acondicionamento em plástico com etiqueta código de barras. Planilhamento feito por documento avulso. Todas as páginas indexadas recebem código de barras e são acondicionadas em plástico com etiqueta código de barras. 22

23 18 - MODELO PADRÃO DE ETIQUETA PARA CAIXA ARQUIVO 19 - MODELO DE CONTÊINER (COM LACRE) PARA ACONDICIONAMENTO DE DOCUMENTOS 23

24 20- MODELO DE ETIQUETA DE LOCALIZAÇÃO DE CONTÊINER 21- RECIBO DE DOCUMENTOS DEVOLVIDOS RECIBO DE DOCUMENTOS DEVOLVIDOS CLIENTE: SETOR: ID: PESO: DATA DA DEVOLUÇÃO: DOCUMENTOS DEVOLVIDOS LOCALIZAÇÃO: LOCALIZAÇÃO: LOCALIZAÇÃO: LOCALIZAÇÃO: LOCALIZAÇÃO: LOCALIZAÇÃO: LOCALIZAÇÃO: LOCALIZAÇÃO: LOCALIZAÇÃO: ETIQUETA: ETIQUETA: ETIQUETA: ETIQUETA: ETIQUETA: ETIQUETA: ETIQUETA: ETIQUETA: ETIQUETA: RESPONSÁVEL PELO ENVIO: RESPONSÁVEL PELA COLETA: 1303-X 24

25 22- RECIBO DE COLETA DE DOCUMENTOS RECIBO DE COLETA DE DOCUMENTOS DATA: Estamos enviando à COGED, a quantidade de contêiner(es) para armanezamento, referentes ao(s) contêiner(es) a, do setor, do(a). Status do Documento Contaminado Mídia Convencional Forma de Planilhamento Contêiner Caixa Arquivo Conjunto de Documentos Assinaturas Responsável pela Remessa Responsável pelo Recebimento Responsável pelo Transporte Cliente X 23 AVISO DE EXCLUSÃO DOCUMENTOS 25

26 MODELO DE PROTOCOLO PARA ENVIO DE DOCUMENTOS NOVOS

27 25- CONTATOS SAC (31) ALBERTO SIMÕES (31) (31) MICHEL LOPES (31) (31) CALL CENTER MGS (31) Elaborado por: MGS - Minas Gerais Administração e Serviços S/A. / Gestão de Documentos Redação: Maria Ferreira Nascimento Diagramação: Edgard Cherubino Júnior É proibida a reprodução total e parcial deste. Somente com a permissão da MGS. 1ª edição MGS 27