GESTÃO DE INDICADORES HISTÓRICO DE REVISÕES. Elaborado por: Walker Dutra. Próxima revisão: após 1 ano da ultima aprovação

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1 GESTÃO DE INDICADORES HISTÓRICO DE REVISÕES Data Revisão Descrição da Revisão 00 Emissão inicial 19/04/ Alteração do item 3 Inclusão de Termos; inclusão dos itens de à ; Alteração do item 5.3; Complementação do item 5.4. Elaborado por: Walker Dutra Revisado por: Saada Chequer Saada Chequer Aprovado por: Juliano Lima Juliano Lima Próxima revisão: após 1 ano da ultima aprovação REV. 01 Página 1 de 6

2 1 OBJETIVO Padronizar e definir critérios para identificação, coleta, registro, distribuição, estabelecimento de metas e análise de Indicadores. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Este Procedimento aplica-se a todos os serviços/processos e atividades executados na Direh. 3 DEFINIÇÕES TERMO/SIGLA Indicador Processo Metas Processo Sistema Indicadores Indicadores Operacionais Indicadores Estratégicos de DESCRIÇÃO É uma variável, característica ou atributo de Estrutura, Processo ou Resultado que é capaz de sintetizar, representar ou dar maior significado ao que se quer avaliar. Geralmente é uma variável numérica, expressa em número absoluto ou (preferencialmente) em uma relação entre dois eventos. Conjunto de recursos e atividades que transformam insumos em produtos Valor pretendido para o indicador, a ser atingido em determinadas condições. Conjunto de recursos e atividades que transformam insumos em produtos Conjunto de indicadores que monitoram o desempenho da organização em todos os níveis e o atingimento dos objetivos estratégicos. Conjunto de indicadores que monitoram o desempenho local, com identificação, processamento, análise e melhoria de responsabilidade dos coordenadores de serviço, setores e/ou unidades. Originam-se dos processos táticos, dos procedimentos técnicos, dos protocolos clínicos, das Pesquisas de Satisfação do Cliente Interno e Externo, entre outros. Conjunto de Indicadores que monitoram o desempenho global da instituição e o atingimento dos objetivos estratégicos. Originam-se dos processos chaves, que estão relacionados aos fatores críticos de sucesso definidos no Planejamento Estratégico, das medidas de produtividade, qualidade técnica, financeira, da pesquisa de satisfação do cliente interno e externo e das medidas de monitoramento do cumprimento da missão e valores da instituição. REV. 01 Página 2 de 6

3 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Chefe do serviço CIQ Executores dos processos RESPONSABILIDADE Avaliar os resultados do serviço/processo através da análise de seus indicadores (de acordo com as metas) e encaminhar à Gestão da Qualidade o relatório de avaliação com as conclusões e a freqüência estabelecida no procedimento. Coletar as fichas dos indicadores e acompanhar a gestão do mesmo, apontando a tendência. Evidenciar os resultados junto à Direção. Manter o controle de documentos e o controle dos registros pertinentes aos processos de trabalho de sua área específica de atuação; Solicitar apoio técnico, sempre que houver dúvidas sobre os controles de documentos ou controle de registros. 5 CONDIÇÕES GERAIS 5.1 Identificando necessidade de criação de um indicador Um indicador deve ser criado quando é necessária a quantificação das características (previamente estabelecidas), ou do processo de forma a controlar e obter-se evidência suficiente para melhoria contínua, mediante comparação com as metas estabelecidas. Os indicadores são definidos pelo chefe de serviço, mas a responsabilidade de seu planejamento; execução e processamento são da área relacionada. O planejamento de todos os indicadores deve ser revisado a cada ano e deve ser aprovado pela chefia correspondente. 5.2 Planejando um indicador Ao se planejar um indicador devem-se definir os seguintes critérios: A atividade relacionada/característica, ou requisito do produto, serviço ou processo que se queira quantificar; A que exatamente o indicador mede ou quer tornar tangível. Para indicadores que medem ao mesmo tempo o desempenho operacional e estratégico, deve-se especificar o requisito dos dois níveis; Processo que é medido pelo indicador, é preciso especificar o título e código e a que processo o indicador está ligado, caso aplicável; REV. 01 Página 3 de 6

4 5.2.4 Referencial comparativo (caso haja) Referencial cujo desempenho seja melhor. Este referencial pode ser de outra instituição, da literatura ou ainda o melhor desempenho interno daquele indicador Estabelecimento de metas, assim como critério para sua revisão. A primeira meta deve ser estabelecida a partir do histórico dos resultados, ou ainda de um referencial. O critério de revisão da meta será anual, no entanto caso haja a necessidade de modificação, a partir de analises criticas subsequentes, poderá ser alterado Fonte de dados/coleta, fórmula. Neste item deve ser definido como os dados são coletados, quais os métodos, responsáveis, periodicidade e fórmula Divulgação Este item refere-se à maneira que o resultado do indicador vai ser distribuído aos interessados Frequência/Periodicidade da coleta Neste item deve estar definido qual o período que é significativo para que sejam coletados os dados do indicador. Este item não diz respeito ao período de análise crítica do indicador enquanto controle do processo que ele está ligado, mas sim enquanto medidor do alcance dos objetivos e metas. Período onde se possa observar uma tendência e não um quadro pontual ou eventual. No caso de indicadores que medem o desempenho operacional e estratégico ao mesmo tempo é necessário especificar o período de análise crítica para um e para outro Frequência/Periodicidade da análise Neste item deve estar definido qual o período que é significativo para ser analisado o resultado alcançado. Pode ser diário, mensal, trimestral, anual, etc. Este item diz respeito ao período de análise crítica do indicador enquanto controle do processo que ele está ligado. REV. 01 Página 4 de 6

5 Análise de indicador A periodicidade da análise do indicador é definida no seu planejamento pela área responsável. Na periodicidade indicada o responsável avalia se o resultado do indicador está dentro da meta estabelecida e outras análises como tendências e correlação. Caso o resultado esteja fora da meta, devem-se incluir ações para o alcance da meta no planejamento setorial da área. As análises críticas dos indicadores devem estar registradas nos formulários de Analise critica de indicadores, vide POP-DIREH-19 - Realizar Reunião de Análise Critica. Os indicadores que medem somente o desempenho estratégico são analisados pela Gestão com periodicidade definida, mas podem ter suas ações de melhoria encaminhadas para as áreas. 5.3 Responsáveis Neste campo deveremos registrar os responsáveis pela Coleta, Compilação, Divulgação e Aprovação do indicador. Encaminhar para a CIQ as informações necessárias para o cadastro e validação do indicador conforme ficha em anexo. 5.4 Acompanhamento/monitoramento do indicador: De acordo com frequência de coleta de cada indicador, periodicamente o gestor do processo deve analisar criticamente seus os indicadores, com base nos resultados do período anterior, priorizando ações sobre os processos de trabalho que tenham apresentado resultados menos eficazes ou menos eficientes. Estas análises são realizadas em reuniões de Analise Crítica, conforme descrito no POP-DIREH-19 - Realizar Reunião de Análise Crítica. Nota: Os indicadores que forem criados ou modificados devem ser notificados e validados pela área, pois somente assim, será considerada parte integrante do Sistema de Indicadores, REV. 01 Página 5 de 6

6 uma vez que se faz necessário essa integração para sistematização conjunta do alcance de metas da unidade. 6 ANEXOS ANEXO 1 - FICHA DO INDICADOR Ficha do Indicador Nome do indicador: Código: Órgão / Foco Definição: Processo relacionado: Apresentação Gráfica: Objetivo: Fonte de dados/coleta: Descrição da formula: Referencial comparativo: Frequência/periodicidade: Responsáveis: Interessados: Versão: Atualizado em: REV. 01 Página 6 de 6