SIG ApexBrasil Título da apresentação

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1 SIG ApexBrasil Título da apresentação Programação Financeira: Parcelas e Desembolsos SIG V Outubro/2011

2 Visão Geral De acordo com o Regulamento de Convênios da Apex-Brasil, os convênios referentes a Projetos Setoriais (PS) devem prever o aporte de recursos financeiros por parte da Agência em parcelas semestrais e respectivos desembolsos. Dessa forma, tradicionalmente (mas não obrigatoriamente), os PS possuem uma programação financeira semelhante à figura abaixo, onde cada parcela tem duração de 6 meses (M) e 2 desembolsos previstos a cada 3 meses. Parcela 1 Parcela 2 Parcela 3 Parcela 4 Des. 1.1 Des. 1.2 Des. 2.1 Des. 2.2 Des. 3.1 Des. 3.2 Des. 4.1 Des. 4.2 M1 M6 M12 M18 M24 Início do Projeto Fim do Projeto

3 Planejando a Programação Financeira Na fase de Planejamento dos PS, a Entidade é responsável pela programação financeira de parcelas e desembolsos a serem aportados pela Apex-Brasil. Hoje as Entidades planejam o projeto ignorando a programação de recursos financeiros. Assim, o projeto é enviado para análise e não pode ser aprovado, pois o SIG exige que o projeto entre em Execução com a programação de Parcelas e Desembolsos. Processo Ideal Entidade inicia Planejamento do Projeto Entidade programa Parcelas e Desembolsos Entidade envia projeto para Análise Apex analisa e aprova projeto Projeto entra em execução Processo Atual: Deadlock! Entidade inicia Planejamento do Projeto Entidade ignora Parcelas e Desembolsos Entidade envia projeto para Análise Apex analisa e SIG impede aprovação X Projeto entra em execução Projeto volta para Planejamento Unidade de Planejamento ajusta Parcelas e Desembolsos Entidade envia projeto para Análise Apex analisa e aprova projeto

4 Caminho Feliz dos Desembolsos Gestor, Coord.e Diretor aprovam pagamento do 1º desembolso Parcela 1 Prestação de Contas Entidade realiza prestação de contas da 1º parcela Parcela 2 Gestor, Coord.e Diretor aprovam pagamento do 1º desembolso Projeto entra em Execução Pagamento é efetuado Entidade Executa Recursos Prestação de contas é aprovada Pagamento é efetuado Recursos financeiros são executados Pagamento é efetuado Entidade Executa Recursos Gestor solicita pagamento do 2º desembolso Gestor, Coord.e Diretor aprovam pagamento do 2º desembolso

5 Reprogramação Financeira dos Desembolsos Projeto em Execução Equipe Entidade Gestor Projetos Gerente altera a programação financeira do projeto Analisa Mudança Mudança enviada para aprovação Reprogramação financeira aprovada

6 Cadastrando Parcelas Mantendo as Parcelas (Orçamento >> Parcelas) Para PS, o SIG cria automaticamente 4 parcelas em sua programação financeira, cada uma distante 6 meses da outra. Para cada parcela, o SIG cria os respectivos primeiros desembolsos com a data prevista igual à da parcela. É possível excluir ou incluir quantas parcelas forem necessárias Ações devem ser vinculadas às Parcelas. As datas das parcelas são editáveis e devem estar dentro do período do projeto. A data de uma parcela não pode ser posterior à data da parcela seguinte. Não é permitido excluir uma parcela com ação vinculada, ou com Lançamentos Realizados. Projetos em Planejamento: mudanças são feitas no SIG Principal (Azul) e não precisam ser aprovadas. Projetos em Execução: mudanças são feitas no SIG Simulação (Verde) e são sujeitas a aprovação.

7 DESEMBOLSO Visão Geral Orçamento >> Desembolsos [7] [10] [4] [6] [1] [2] [3] [5] [8] [9] [11] [12] [1] Início e Fim: Selecione pela data de início e fim que estão previstos os desembolsos. [2] Pagas e Não Pagas: Se preferir, selecione pelos desembolsos pagos e não pagos. [3] Filtro: Acione o botão para dar início a pesquisa dos desembolsos. [4] : Este ícone indica que a soma dos desembolsos é IGUAL ao valor da parcela. [5] : Este ícone aciona a solicitação manual dos desembolsos. [6] : Este ícone indica que a soma dos desembolsos é DIFERENTE do valor da parcela. [7] : Este ícone é usado para inserção de NOVOS desembolsos dentro da parcela escolhida. [8] Campos Editados: Os campos em amarelo indicam que foram editados e aguardam ser submetidos pelo botão Salvar alterações. [9] Desembolso Enviado: Após o envio do desembolso para pagamento, o status muda para Enviado. [10] Seleção: o campo para selecionar o desembolso a ser excluído. [11Salvar alterações: Botão que submete as informações editadas (em amarelo) para gravação no SIG. [12] Excluir: Botão que submete a exclusão dos desembolsos selecionados pelo campo [10]. Obs.: Os primeiros desembolsos de cada parcela são solicitados automaticamente quando um novo projeto é aprovado ou quando a prestação de contas da parcela anterior é aprovada. Os desembolsos seguintes de cada parcela deverão ser solicitados manualmente através do ícone.

8 Como cadastrar um DESEMBOLSO? Orçamento >> Desembolsos Para adicionar um desembolso, acesse a aba Orçamento >> Desembolso e em seguida o símbolo. Preencha os dados solicitados. No campo Número existe um padrão de preenchimento: Ex.: Número 01/ nº da parcela; - 04 quantidade de parcelas do projeto; - 1 nº do desembolso nesta parcela. Clique em Incluir e, em seguida, no botão Salvar Alterações para gravar os dados preenchidos.

9 Como cadastrar um DESEMBOLSO? Orçamento >> Desembolsos Caso obtenha a mensagem ao lado, após adicionar um desembolso em, ou realizar outra operação, possivelmente seu projeto está na fase de execução e só poderá ser alterado em Mudanças >> Projeto Simulação.

10 Como editar um DESEMBOLSO? Orçamento >> Desembolsos As informações editáveis são Nº, Data Prevista e Valor Previsto. As sinalizações em amarelo, significam que os campos foram alterados e ainda não foram salvos. Para salvar as modificações, clique em Salvar Alterações.

11 Como excluir um DESEMBOLSO? Orçamento >> Desembolsos Para excluir um ou mais desembolsos com status previsto, selecione o(s) desembolso(s) usando a caixinha de seleção e, em seguida, clique no botão Excluir.

12 Como solicitar pagamento de desembolsos? Orçamento >> Desembolsos As solicitações dos primeiros desembolsos de cada parcela serão feitos automaticamente, os posteriores devem ser feitos manualmente através do ícone. Ao clicar, aparecerá uma janela para que se façam as considerações necessárias e o posterior envio para pagamento, através do botão Enviar.

13 Como solicitar pagamento de desembolsos? Orçamento >> Desembolsos Após o envio da Solicitação do desembolso através do ícone o status apresentado será de Enviado. O ícone só aparecerá novamente para o 2º desembolso da próxima parcela, já que o primeiro será solicitado automaticamente a partir da aprovação da prestação de contas da parcela anterior.

14 Como aprovar solicitações de pagamento? Orçamento >> Parecer Solicitação Desembolso Ao enviar a solicitação de desembolso, será gerado um workflow de aprovação para o Gestor ou Líder do Projeto, que deverá submeter seu parecer ao Coordenador de Unidade Apex e este submeterá à aprovação do Diretor DGP (Diretoria de Gestão de Planejamento).

15 Como aprovar solicitações de pagamento? Orçamento >> Parecer Solicitação Desembolso A partir do parecer do Coord. Unidade Apex, será gerado um arquivo em PDF para a Autorização de Pagamento de Desembolso. Ao clicar no número do desembolso, será iniciado o download deste arquivo.

16 Como aprovar solicitações de pagamento? Orçamento >> Parecer Solicitação Desembolso Esta Autorização de Pagamento do Desembolso deverá ser impressa e encaminhada para a Diretoria de Gestão e Planejamento para assinatura do Diretor, em substituição ao Memorando de solicitação de pagamento.

17 Anotações