Título da apresentação

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1 SIG ApexBrasil Título da apresentação Gestão de Mudanças JULHO 2010

2 O que é mudança no projeto? Está relacionada a alterações que ocorrem durante a fase de Execução sobre aquilo que foi planejado. Ex.: Ações novas ou canceladas Empresas participantes aderindo e saindo do projeto Itens de despesa novos ou removidos Mercados-alvo novos ou removidos -Vou fazer diferente!

3 O que NÃO é mudança no projeto? Também na fase de execução, são registradas as atividades e despesas realizadas em conformidade com o que foi planejado, mas estas operações não geram mudanças. Ex.: Concluir marcos críticos Lançar despesas realizadas Prestar Contas -Fiz conforme o planejado!

4 1º Passo: Consultar o saldo do projeto Este quadro mostraos valores disponíveis para o projeto oriundos das ações canceladas. Este quadromostra os saldos gerados com as economias da realização financeira, ou seja, é a diferença entre previsto e realizado das ações concluídas. Após a primeira prestação de contasaprovada, o sistema reconhece o valor da aplicação financeira como um dos componentes do saldo.

5 1º Passo: Consultar o saldo do projeto Para que a mudança seja interpretada como remanejamentode recursos, as despesas acrescentadas devem respeitar o limite de saldo disponível do projeto. Caso contrário, o sistema, automaticamente, acionará o processo de aprovação de aditivo financeiro.

6 2º Passo: Gerar saldo para o projeto - cancelando ações - reduzindo o valor das ações (memória de cálculo) - economizando nos gastos - informando rendimento da aplicação financeira No caso do cancelamento de uma ação,por exemplo, clica-se com o botão direito do mouse no nome da ação e escolhe-se a opção Cancelar Ação No entanto, se esta operação for feita aqui, o sistema exibirá uma mensagem de erro como esta.

7 2º Passo: Gerar saldo para o projeto - cancelando ações - reduzindo o valor das ações (memória de cálculo) - economizando nos gastos - informando rendimento da aplicação financeira Neste caso, para fazer o cancelamento ou qualquer outra mudança, deve-se acionar o menu Mudanças >> Projeto Simulação.

8 2º Passo: Gerar saldo para o projeto - cancelando ações Ao acessar o menu Mudanças >> Projeto Simulação, o sistema abre uma nova tela, em que é exibida uma cópia do projeto original, na qual são registradas e visualizadas todas as mudanças.

9 2º Passo: Gerar saldo para o projeto - cancelando ações Uma vez no Projeto Simulação, podemos retomar as mudanças que precisam ser feitas, inclusive o cancelamento da ação, conforme imagem ao lado.

10 2º Passo: Gerar saldo para o projeto - cancelando ações No Projeto Simulação, é possível visualizar, imediatamente, as mudanças feitas e seus reflexos. No exemplo ao lado, ao acessar a tela do cronograma, a ação cancelada já aparece sinalizada desta forma.

11 2º Passo: Gerar saldo para o projeto - cancelando ações A tela do Projeto Original sempre apresenta a última situação formalizada entre Apexe Entidade, ou seja, convênio + mudanças aprovadas. No Projeto Original, a mesma ação cancelada ainda aparecerá no cronograma, conforme exibido na tela ao lado. Isso acontece para todasas alterações registradas no Projeto Simulação enquanto a mudança não for aprovada pelo gestor do projeto.

12 2º Passo: Gerar saldo para o projeto - reduzindo o valor das ações (memória de cálculo) Outra possibilidade de gerar saldo é reduzindo o valor das ações planejadas. No exemplo ao lado, o usuário exclui um item da memória de cálculo, sempre usando a tela do Projeto Simulação. O valor deste item, portanto, passa a compor o saldo do projeto.

13 3º Passo: Cadastrar e alterar novas ações Tendo gerado o saldo suficiente, pode-se iniciar a aplicação do recurso, por exemplo, cadastrando uma nova ação. Para cadastrar as novas ações, por exemplo, acione a aba Cronograma, e clique no link Nova Ação.

14 3º Passo: Cadastrar e alterar novas ações Depois, clique na opção Editarda nova ação para complementar as informações, se for o caso: Evento, Participantes, NCM/NBS, País alvo.

15 4º Passo: Inserir memória de cálculo das novas ações A nova ação cadastrada no cronograma aparecerá na memória de cálculo da tela do Projeto Simulaçãopara que seja cadastrado o seu orçamento. Este processo envolve alterar, remover ou inserir os itens de despesa previstos para a ação

16 5º Passo: Verificar os impactos das alterações registradas No Projeto Simulação, é possível visualizar, imediatamente, as mudanças feitas e seus reflexos. No exemplo ao lado, a ação cancelada já aparece sinalizada desta forma, e a nova ação já é exibida.

17 IMPORTANTE: Projeto original não reflete as alterações imediatamente Isso é útil para que o gerente compare o Projeto Simulação com o Projeto Original antes de submeter as mudanças para análise. No Projeto Original, a ação cancelada ainda aparecerá no cronograma, conforme exibido na tela ao lado. Isso acontece para todasas alterações registradas no Projeto Simulação enquanto a mudança não for aprovada pelo gestor do projeto.

18 6º Passo: Submeter o conjunto de alterações Todas as alterações feitas são acumuladas na tela Mudanças >> Enviar do Projeto Original. O gerente do projeto pode verificar cada alteração comparando antese depois, justificar e enviar para análise do gestor.

19 6º Passo: Submeter o conjunto de alterações Caso o gerente envie as mudanças para a Apex, o gestor do projeto recebe um solicitando que a análise seja feita. O gerente deve escolher entre as seguintes opções: Salvar caso não tenha concluído a sua justificativa. Enviar caso deseje encaminhar o conjunto de alterações para apreciação da Apex. Desfazer caso precise voltar ao status anterior às alterações.

20 Como as duas versões do projeto são apresentadas em janelas diferentes, recomenda-se o uso desse recurso para avaliação de impactos e visualização da necessidade ou não de aditivo financeiro após as alterações.

21 Gestão de Mudanças Operações Alterações em Tarefas, Marcos Críticos, Documentos Anexos; Alteração de NCM da ação; Alteração de dados de eventos; Inclusão de participante de evento. Alteração no Comitê Gestor; Incluir ou excluir participantes do projeto; Mudança de data de ação; Inclusão ou exclusão de mercado alvo; Alteração de meta; Inclusão de ação que não implique aumento de orçamento; Cancelamento de ação; Alteração no prazo do projeto Mudanças que aumentem o custo do projeto: Aumento do orçamento de itens já lançados; Inclusão de novos itens orçamentários; Inclusão de ações; Não se aplica Entidade Aprovação Unidade de Projetos Apex Diretoria

22 Avaliação e Encerramento Avaliação de ação Prestação de contas Encerramento do convênio Unidade de Planejamento planejamento@apexbrasil.com.br