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1 Este conteúdo faz parte da série: Gerenciamento de Projetos Ver 6 posts dessa série Nesse artigo falaremos sobre: Um problema comum em muitos Como fazer o cronograma de um projeto Não perca o prazo: Controle suas atividades planejadas Ferramenta para controlar cronogramas perfeitamente Um problema comum em muitos Não é de hoje que a gente ouve falar sobre atrasos em relação ao gerenciamento de ou pior, tem a péssima experiência de ter um projeto nosso atrasando. Esse problema não é exclusivo de um setor ou de outro. São obras, de consultoria, criação de sites e sistemas, planejamento estratégico, entre outros. Em um estudo recente, 78% de empresas (cerca de 3 em 4) relataram problemas com cumprimento de prazos. Normalmente esses problemas de atrasos se dão por algumas causas mais relevantes: Escopo mal definido Prazos mal estabelecidos Acompanhamento ruim do cronograma Equipe insuficiente Problemas de execução Para te ajudar nessa etapa de criação e controle vamos ver um exemplo de criação e controle de um cronograma no gerenciamento de um projeto de consultoria para criação de um plano de negócios. Para começar, vamos ver alguns dados mais gerais do projeto que constam na nossa planilha de gerenciamento de : 1

2 Se você já conversou com o cliente e entende exatamente o que ele quer, pode criar o escopo do seu projeto. No nosso caso, a consultoria de plano de negócios está dividida em 5 etapas, que possuem um entregável cada. Veja abaixo: As etapas são: Modelo de Negócios Plano de Marketing Planejamento Financeiro Plano Estratégico Sumário Executivo Observe que cada etapa possui algumas tarefas essenciais para que elas sejam realizadas. Esses são os chamados marcos de conclusão do escopo, que no decorrer do projeto, vão ser os principais indicadores de que estamos avançando ou não. É essa definição de um escopo bem feito e alinhado com os anseios do seu cliente que serão essenciais para que o cronograma seja realizado sem grandes mudanças. 2

3 Como fazer o cronograma de um projeto Se as suas etapas e escopo estão bem definidos, podemos passar para o próximo passo, que é a definição de prazos do seu projeto. Gosto de pensar na criação do cronograma como uma folha em branco, onde a gente vai organizando as datas e prazos de acordo com uma série de especificidades que englobam: Experiência passada com similares Quantidade de trabalho demandado Margem de erro dos prazos estabelecidos Riscos de problemas se concretizarem e atrasar etapas Trabalho de pesquisa e investigação extras Treinamento durante implementação de processos (quando for o caso) Veja como eu costumo fazer esse processo. O ponto inicial é a data de início do projeto. Supondo que a disponibilidade da minha equipe e do cliente é no dia 01/06/2015: A partir dali é possível analisar cada uma das etapas consecutivamente. Para a etapa de Modelo de Negócios eu já havia realizado diversos com uma duração média entre 8 e 10 dias, sendo que a atividade de prototipação e testes dos modelos prototipados eram o que dava mais trabalho, por isso separei 8 dias úteis para esse item e 1 dia (concomitante) para a definição do principal e desenho do mesmo. Essas duas últimas atividades estão programadas para acontecerem em uma reunião com o cliente, ou seja, se ele não puder nesse dia, já temos o risco do projeto atrasar. Por isso é importante alinhar com seus clientes sempre que não disponibilidade deles não acarreta em atraso para o projeto. 3

4 Da mesma forma que delimitamos os prazos da primeira etapa (modelo de negócios), passaremos para a segunda, que é a de plano de marketing. Mas agora, para tornar o nosso processo mais interessante de criação do cronograma, vamos supor que a nossa empresa nunca realizou um plano de marketing. Agora não temos mais a experiência passada para balizarmos a decisão. Em momentos que você vai fazer uma etapa ou parte do projeto inédita, não tem muita ciência exata. É preciso um pouco de achismo e de entendimento do que precisa ser entregue e de como isso vai ser feito. Obviamente que nesses momentos, como o risco de atraso é maior, vale a pena esticar um pouco mais o cronograma e prazos. Por isso estabeleci 11 dias (8 úteis) para a definição do mix de marketing e mais 10 dias (7 úteis) para a criação do plano de mídia. No final das contas, se você seguir esse passo a passo de delimitação dos prazos, terá o seu cronograma finalizado e essa visualização dele: 4

5 Nesse caso, temos um projeto com início em 01/06/2015 e término previsto para 01/09/2015, completando um total de 92 dias de projeto e 5 etapas (entregáveis) principais. Todas essas informações são essenciais tanto para o gerenciamento do projeto como para a sua precificação. Não perca o prazo: Controle suas atividades planejadas Agora chega o momento de você controlar o seu cronograma propriamente dito. Para isso, na nossa planilha de gerenciamento de, temos uma coluna (no lado esquerdo) para conclusão de tarefas. 5

6 Conforme você vai marcando OK para as atividades, a planilha vai entendendo que o projeto está sendo completado e avalia isso de acordo com o prazo delimitado para conclusão geral dele. Nessa análise do cronograma acima temos 2 etapas totalmente completas e a terceira etapa parcialmente completa: Isso totaliza 54% do projeto com um casto de cerca de 49 dias e 43 dias restantes para finalizar todas as atividades programadas. Se a gente for fazer uma análise mais detalhada do cronograma, vamos ver que quando etapa é concluída, ela gera esse tipo de informação: 6

7 Da mesma forma que se olharmos a terceira etapa (planejamento financeiro), ainda não temos ela totalmente concluída (realizamos 2 tarefas de 3 planejadas) e é essa a visão do acompanhamento e controle do cronograma que temos para essa etapa específica: Veja que claramente conseguimos entender que estamos dentro do prazo determinado para essa atividade, com 67% da etapa concluída e com a data prevista para 20/07/2015 e um custo previsto de R$250 para a mesma. Agora é só acompanhar o que está sendo feito diretamente pelo cronograma e pela marcação de conclusão das atividades programadas no escopo. Conforme você vai preenchendo, vai tendo uma visão de quanto do cronograma está em dia e consegue até mesmo ver por gráficos a porcentagem de cada etapa: 7

8 Se eu preencher mais, consigo acompanhar ainda mais os dados de conclusão do projeto. Essa é uma excelente forma de controlar o seu cronograma enquanto estiver gerenciando um projeto. Agora, no caso de ocorrer um atraso não desejado, você poderia seguir alguns caminhos: Quando a falha for interna (da sua equipe): Começar etapas concomitantemente Dividir os esforços da equipe envolvida com o projeto Contratar terceirizados temporariamente para apagar o incêndio Quando a falha for externa (do cliente): Seguir um dos passos anteriores e impressionar o cliente Alinhar com o cliente que haverá uma prorrogação do prazo de entrega do projeto Ferramenta para controlar cronogramas perfeitamente Como não queremos que esses atrasos indesejados ocorram com os seus, acredito que um dos passos mais importantes para conseguir criar, acompanhar e executar cronogramas bem, sem falhas ou atrasos, é uma boa planilha de gerenciamento de. Dessa forma é possível automatizar tarefas de controle e aviso mais chatas e se atentar ao mais importante, fazer um excelente projeto para seu cliente. 8

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