Informações e orientações para organização do processo decisório

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1 Informações e orientações para organização do processo decisório Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, Dr. Eng. Prod (Dep. Economia) [email protected] Prof. Maurício C. Lopes, Msc. Eng. Prod. (Dep. Computação) [email protected] A

2 1 DIRETORIA DE MERCADO: INFORMAÇÕES GERAIS O VIRTU@L 9 é um sistema baseado em Jogo de Empresas que permite a uma equipe de pessoas assumir a gestão de um empreendimento econômico no qual o foco da atividade reside na administração de um processo decisório e a tomada de decisões orientadas para resultados econômicos/financeiros. A empresa atua num mercado competitivo e o desafio é maximizar; o uso da capacidade de produção instalada; as vendas e a rentabilidade patrimonial. Para apoiar o processo decisório, a empresa dispõe de um sistema de informações gerenciais, capaz de gerar relatórios relativos ao fluxo de caixa, contas a pagar, contas a receber, demonstrativo de resultados e o demonstrativo patrimonial. Além disso, o sistema de informações oferece também um painel de indicadores de desempenho da produção, vendas, financeiras e contábeis. Um painel de gráficos permite visualizar a evolução e o comparativo entre as metas estabelecidas e realizadas. Apesar de ser bastante amplo o potencial de aprendizagem e desenvolvimento de aptidões gerenciais, merecem destaque as seguintes: - Organizar, coordenar e atuar num processo decisório baseado no trabalho em equipe; - Planejar e simular estratégias e cenários de mercado; - Lidar com situações de conflitos, imprevistos e incertezas; - Familiarizar-se e utilizar com proveito informações gerenciais de natureza econômica/financeira; - Praticar e testar a capacidade de resolução de problemas quantitativos de natureza econômica e financeira; - Analisar resultados e estabelecer relações sistêmicas de causa e efeito visando a identificação e o controle de fatores críticos/chaves de sucesso. As equipes responsáveis pela gestão devem considerar que: a) Pertencem a um grupo empresarial dividido em unidades de negócios idênticas. Portanto, não competem entre si, na mesma região. Existe um bom potencial de mercado, contudo, este mercado consumidor é bastante criterioso e sensível em relação a preços, prazo de vendas, juros, descontos e propaganda. b) Sendo as unidades de negócios de natureza idêntica, inicialmente estarão todas em igual condição de capacidade produtiva, financeira e oportunidades. O objetivo do grupo é alcançar os melhores resultados possíveis. c) As empresas podem cooperar entre si sobre questões relativas à eficiência e otimização no uso dos recursos. As estratégias devem ser sigilosas, pois as empresas serão avaliadas através de um RANKING global de desempenho, baseado em 4 indicadores de desempenho. d) O exercício tem comprovado que o desempenho alcançado está significativamente relacionado com os seguintes fatores: comprometimento do grupo com os resultados, divisão de tarefas, planejamento e simulação de cenários/estratégias, ousadia e disposição para lidar com imprevistos/oportunidades. - Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, FURB/Dep. Economia 1

3 2 O AMBIENTE EMPRESARIAL A empresa está submetida a um contexto que envolve diversas relações com o ambiente externo, conforme figura ao lado. Além das relações explicitadas na figura, a empresa sofre a influência de outros fatores sobre os quais não exerce nenhum controle, tais como as variáveis de natureza macroeconômica (inflação, taxa de crescimento da economia, cotações e taxas de juros) e as perturbações que configuram incertezas (sazonalidades, fatores climáticos, negociações sindicais e oportunidades de vendas no mercado externo). Fornecedor O MACRO AMBIENTE Composição e Relações B anco C onsulto ria Compra Vende Aplica Empresta Solicita Presta 3 ATRIBUIÇÕES DA DIRETORIA DE MERCADO Planejar a estratégia de vendas com base no plano estratégico da empresa, cumprir as metas de vendas, manter estoques adequados, visando manter ou melhorar a situação competitiva da empresa. Cabe ao diretor estabelecer uma política de formação de preços, compatível com as metas de rentabilidade e de vendas, considerar as necessidades de investimento em propaganda e definir uma política de prazo de parcelamento das vendas. Neste sentido, compete ao diretor de mercado decidir pela conveniência de adquirir consultoria de informações sobre o comportamento do mercado em relação aos benefícios da propaganda e do prazo de parcelamento nas vendas. Não é competência do diretor de mercado determinar a política de juros das vendas a prazo e oferecer eventuais descontos. Isto compete ao diretor financeiro, com o qual deve interagir. Para realizar esta tarefa, a diretoria conta com o apoio de um sistema de informações gerais, que além organizar e apresentar informações históricas permite realizar simulações para testar estratégias e verificar alternativas decisórias favoráveis. Contudo, compete ao Diretor de Mercado avaliar e verificar a consistência das informações, isto é, falhas no sistema de informação, de qualquer natureza, devem ser detectadas e comunicadas e cabe ao diretor dispor de controles alternativos para dar seqüência ao processo decisório Preço Prazo Juro Quantidades Leis e Imposttos A B C Clientes Governo Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, FURB/Dep. Economia 2

4 4 O mercado e suas regras 4.1 O comportamento do consumidor O mercado CONSUMIDOR atua de acordo com a lei da OFERTA e PROCURA, o que implica numa RELAÇÃO INVERSA entre PREÇO e QUANTIDADES. Além disso, a DEMANDA é também influenciada por diversos outros fatores : (+) Parcelamento = (+) vendas à prazo) (+) Propaganda =(+) vendas à vista (+) vendas à prazo) (+) Juros sobre as vendas à prazo = (-) vendas à prazo) (+) Desconto = (+) vendas à vista (-) vendas à prazo) e por fim, as condições conjunturais: taxa de crescimento da economia e nível de sazonalidade dos produtos. 4.2 Política de Prazo de Parcelamento O sistema de condições para prazo de pagamento nas vendas é o seguinte: - o prazo é concedido na forma de parcelamento do tipo , dias. Exemplo: - 1 parcela significa venda apenas à vista. - 3 parcelas significa 1 à vista + 1 em 30 dias + 1 em 60 dias.. Neste sentido, o maior número de parcelas é 10 e o menor é 1. - Informações sobre a importância do parcelamento nas vendas podem ser adquiridas através da empresa de consultoria. O custo desta informação é noticiado na Suma de Negócios do mês. Esta informação é adquirida uma só vez e vale para todo o exercício. 4.3 Política de Propaganda Uma adequada política de gastos com propaganda é necessária para divulgar a empresa do ponto de vista institucional e principalmente, para informar seus clientes sobre sua política de preços e prazos. Gastos muito baixos podem resultar num afastamento significativo de clientes. Gastos muitos elevados podem comprometer totalmente a relação benefício/custo. Informações sobre a estimativa dos impactos dos gastos em propaganda sobre as vendas podem ser obtidas com a empresa de consultoria. O custo desta informação é noticiado na Suma de Negócios do mês. Esta informação é adquirida uma só vez e vale para todo o exercício. O EFEITO multiplicador da PROPAGANDA ATUA de acordo com a média dos investimentos em propaganda nos últimos TRÊS meses. (considerando o mês corrente). Isto significa que o impacto da política de propaganda para o mês de janeiro depende dos gastos já realizados nos meses de novembro e dezembro, mais, o total que será investido em janeiro. Exemplo: Se as despesas de novembro foram de ,00 e dezembro ,00, então, se o gasto de janeiro atingir ,00 o efetivo impacto no mercado eqüivale a ( )/3 = , Condições de demanda e sazonalidade As condições de sazonalidade na demanda dos produtos da empresa, isto é, a forma como a procura dos produtos varia de acordo com as estações climáticas do ano é a seguinte: Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, FURB/Dep. Economia 3

5 Produto A: Este produto pode ser utilizado no inverno como no verão. Por isto, seu consumo é estável durante o ano todo. Contudo, por ser um produto exportável, a empresa deverá estar atenta para as oportunidades de exportação, que podem significar boa margem adicional. O custo adicional de exportação é de $50,00 por unidade. Porém, o IPI do produto exportado é recuperado e creditado para a empresa no mês da exportação. Produto B: É um produto dedicado para clima quente (verão) e por isto seu consumo se mantém elevado de maio até outubro atingindo o nível máximo entre julho e setembro (até 80% acima do mês de abril ). A fase negativa vai de novembro até março, sendo que os níveis mais baixos ocorrem geralmente entre janeiro e fevereiro (até 40% abaixo do mês de abril). Produto C: É um produto dedicado para clima frio (inverno) e por isto seu consumo se mantém elevado de novembro até abril atingindo o nível máximo entre janeiro e março (até 80% acima do mês de maio). A fase negativa vai de junho até setembro, sendo que os níveis mais baixos ocorrem geralmente entre julho e agosto (até 40% abaixo do mês de maio) 4.5 Estimativas das vendas A empresa dispõe de um sistema de informações gerenciais que permite estabelecer o nível de demanda dos produtos com elevado nível de precisão. Contudo, a precisão das estimativas depende do grau de conformidade de alguns parâmetros que afetam a conjuntura de mercado (taxa cresc. Econ. e sazonalidade). Erros ou falha na digitação destes parâmetros podem comprometer completamente a validade dos resultados alcançados. Isto significa dizer que os resultados verificados na fase do planejamento podem sofrer significativas alterações no final do mês em curso, quando o sistema será atualizado com os dados efetivamente ocorridos. Uma forma prática de avaliar a eficácia do processo de simulação dos cenários planejados, está na comparação entre os resultados planejados e efetivamente alcançados em relação as metas de vendas, rentabilidade e equilíbrio no fluxo de caixa. Todas as informações necessárias para realizar previsões adequadas podem ser encontradas na Suma para Planejamento e na Suma de Negócios de cada mês. Neste sentido, especial atenção deve ser dada na coleta, digitação e interpretação destas informações. Erros de lançamento e ou falhas de interpretação nestes parâmetros que afetam a conjuntura do mercado resultam em diversos problemas com destaque para os seguintes: - Saldos indesejados, muito altos ou nulos, nos estoques de produtos acabados e, elevado custo de estocagem. - Saldos de caixa indesejados, positivos ou negativos, que implicam em gastos desnecessários com juros ou, recursos financeiros parados sem remuneração. - Resultados alcançados com significativos desvios em relação às metas de vendas e de rentabilidade Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, FURB/Dep. Economia 4

6 5. Exercícios de fixação 5.1 Quais são as possibilidades de vender em janeiro 250 und do produto A, no mercado interno, considerando os resultados da política de venda da empresa no último trimestre do ano anterior? Qual é o potencial de venda deste produto no mercado interno, com base nas estatísticas do ano anterior? A que preço e prazo? 5.2 Qual foi à política de propaganda da empresa no ano anterior? Esta política foi adequada? Até que ponto vale à pena aumentar os investimentos em propaganda? 5.3 Se em janeiro deste ano desejarmos atingir um nível de médio de gastos com propaganda de ,00, qual deverá ser o valor a ser gasto em propaganda em janeiro? E quanto deverá ser o valor a ser gasto em fevereiro e em março, para manter esta média? 5.4 Que tipos de procedimentos eficazes podem ser adotados para estabelecer uma formação de preços de venda é adequada? 5.5 Em princípio, qual das políticas de mercado abaixo deverá produzir melhores resultados? Por que? 1) Preço = 500,00, Prazo=6 e Juro= 6% 2) Preço = 450,00, prazo=6 e Juro= 15% 5.6 Existe uma tendência em utilizar o DESCONTO no preço à vista como estratégia para estimular um aumento de vendas. Quais são os riscos e conseqüências desta estratégia? Por quê compete ao diretor financeiro decidir esta política? Aponte uma alternativa que pode substituir com vantagens, a pura prática do desconto, quando desejamos aumentar vendas. Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, FURB/Dep. Economia 5

7 Projeção do crescimento econômico : entre +2% e +4% para o ano Projeção do nível de inadimplência : entre +3% e +8% ao mês. O atual está em 6,6% Projeção da inflação : entre +0,5% e +1,0% ao mês Projeção da TR : entre +1,5% e +1,7% ao mês Tabela de previsão dos níveis de variação da Sazonalidade dos produtos B e C A Mês Inflação % Mês Inflação % 12 meses Cota Fundo de Ações US$ Taxa Juros(TR) Jul 0,85 6,97 10,14 2,51 2,00 Ago 0,56 7,22 9,77 2,50 1,90 Set 0,98 8,13 9,05 2,55 1,80 Out 0,47 8,99 9,81 2,58 1,70 Nov 0,70 9,48 10,22 2,62 1,60 Dez 0,18 9,69 10,69 2,68 1,60 Produtos Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez B mín 0,5 0,6 0,7 0,9 1,1 1,3 1,5 1,7 1,5 1,2 0,9 0,7 B máx 0,7 0,8 0,9 1,1 1,3 1,5 1,7 1,9 1,7 1,4 1,1 0,9 C mín 1,5 1,7 1,5 1,2 0,9 0,7 0,5 0,6 0,7 0,9 1,1 1,3 C máx 1,7 1,9 1,7 1,4 1,1 0,9 0,7 0,8 0,9 1,1 1,3 1,5 Política Salarial : O sindicato patronal deverá se reunir em MARÇO para discutir o índice de aumento salarial, que normalmente ocorre em abril. O sindicato dos trabalhadores está se movimentando e as informações dão conta que o pedido de aumento salarial é na ordem de +10%, considerando a inflação dos últimos 12 meses e a produtividade alcançada no ano anterior. Assembléia dos Acionistas: A assembléia dos acionistas ocorre sempre no mês de abril. A agenda da diretoria para esta assembléia é a seguinte: 1- Além do pagamento mínimo de 25% do lucro do ano anterior, deverá distribuir mais 20 % do saldo da reserva de lucros; 2- Solicitar a aprovação do investimento no projeto de modernização do processo produtivo. Projeto de Modernização no processo de produção: Tabela de Custos e Despesas ( Dez) Descrição Valor MP 1 (a vista) 160,00 MP 2 (a vista) 80,00 MP 3 (a vista) 120,00 Pesquisa Efeito Propag ,00 Pesquisa Efeito Prazo 3.000,00 Custo Operacional/hora 2,95 Prazo (dias) Piso Salarial 430,00 Taxas Bancárias(Dez) Desconto Duplicatas Renda Fixa Cheque Especial 30 1,62% 0,81% 4,85% 60 4,29% 1,96% -- No mês de abril, com um investimento de UM em instalações e UM em equipamentos, será possível diminuir os tempos de processamento dos produtos para; A=12,5h, B=8,0h e C=10,5h. Para implantar a modernização são necessários ,76% 3,44% -- meses (conclusão no final de maio). Esta decisão deve ser em ABRIL e é de responsabilidade do Diretor Geral. Caso a decisão seja positiva, o Diretor Geral deverá solicitar que o Diretor Financeiro aponte a melhor alternativa de financiamento. Existe uma linha de crédito bancário para esta finalidade, que financia até 60% do valor do investimento, com carência de 7 meses, em 12 parcelas a uma taxa equivalente a 50% do valor da taxa de desconto de duplicatas. Existe também a possibilidade de realizar uma chamada de aumento de capital, de parte ou até de todo o valor do investimento. Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, FURB/Dep. Economia 6

8 DECISÕES DE MERCADO Virtual9_Anterior_A.xls Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Fator de Sazonalidade B - previsão 0,80 0,60 0,70 0,80 1,00 1,20 1,40 1,60 1,80 1,60 1,30 1,00 0,80 Fator de Sazonalidade C - previsão 1,40 1,60 1,80 1,60 1,30 1,00 0,80 0,60 0,70 0,80 1,00 1,20 1,40 Vendas Prod A p/ Exportação Preço Prod A p/ Exportação (US$) 145,00 0,00 0,00 0,00 0,00 126,00 0,00 0,00 149,00 0,00 135,00 0,00 0,00 Meta de Vendas Prod A - Interno Meta de Vendas Prod B - Interno Meta de Vendas Prod C - Interno Meta Total de Vendas Preço Prod A ($) - Interno 500,00 390,00 400,00 400,00 400,00 420,00 390,00 410,00 430,00 430,00 410,00 390,00 400,00 Prazo Prod A (em Parcelas) Preço Prod B ($) - Interno 310,00 290,00 290,00 290,00 320,00 350,00 360,00 385,00 430,00 400,00 430,00 400,00 420,00 Prazo Prod B (em Parcelas) Preço Prod C ($) - Interno 450,00 350,00 350,00 350,00 350,00 350,00 330,00 350,00 385,00 350,00 410,00 380,00 390,00 Prazo Prod C (em Parcelas) Despesas Propaganda ($) Vendas A Exportacão Vendas A mercado Interno (estimadas) Vendas B mercado Interno (estimadas) Vendas C mercado Interno (estimadas) Vendas Totais Estimadas (Interno + Externo) MARGEM CONTRIBUIÇÃO (Líquida) Lucro Líquido no Mês Consultoria de Propaganda ($) Consultoria de Prazo ($) Margem Contribuição de VENDAS (%) 30,57 25,63 26,09 25,84 26,29 26,76 27,52 28,31 28,22 28,31 28,15 28,01 27,87 Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, FURB/Dep. Economia 7

9 RELATÓRIO DE MERCADO Virtual9_Anterior_A.xls PRODUTO A (quantidades) Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez (+) Estoque Inicial (+) Produção no mês (-) Vendas de exportação (-) Vendas Totais (merc. int.) (=) Estoque Final do mês Vendas à vista Vendas à prazo PRODUTO B (quantidades) (+) Estoque Inicial (+) Produção no mês (-) Vendas Totais (merc. int.) (=) Estoque Final do mês Vendas à vista Vendas à prazo PRODUTO C (quantidades) (+) Estoque Inicial (+) Produção no mês (-) Vendas Totais (merc. int.) (=) Estoque Final do mês Vendas à vista Vendas à prazo Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, FURB/Dep. Economia 8

10 FORMAÇÃO DE PREÇOS Virtual9_Anterior_A.xls Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Lucro Esperado Unit. 31,00 29,37 29,37 32,31 32,31 32,31 31,55 31,07 31,07 31,07 31,07 31,07 31,07 Desp.Op. ñ Aprop.Custo Unit. 40,40 35,47 26,04 24,52 24,41 31,81 27,99 29,54 39,28 24,82 26,92 20,35 25,19 Desp. Propaganda Unit. 113,60 55,43 44,61 44,37 41,14 54,19 50,50 55,91 86,56 58,66 78,30 74,25 74,50 Desp. Administrativas Unit. 49,50 60,51 50,10 55,54 54,86 58,75 59,28 61,38 58,02 59,23 51,84 67,91 76,13 Custo Total Fixo Unitário 234,50 180,78 150,12 156,75 152,72 177,05 169,32 177,90 214,94 173,79 188,12 193,58 206,89 Produto A Custo Prod. Vendido Unit. A 245,00 248,07 249,27 250,05 252,73 244,81 245,66 258,39 281,50 297,84 294,16 289,97 285,21 Preço Praticado A (à vista) 500,00 390,00 400,00 400,00 400,00 420,00 390,00 410,00 430,00 430,00 410,00 390,00 400,00 Preço Médio Efetivo* A (à vista+ à prazo)450,00 455,29 467,14 467,08 467,02 490,56 468,00 492,00 502,24 502,14 478,88 488,30 500,53 Preço Médio Sugerido** A 550,00 476,50 443,77 452,00 450,49 468,74 461,09 484,77 551,60 524,03 535,87 537,27 546,79 Preço Exportação Praticado 430,00 x x x x 323,82 x x 372,50 x 348,30 x x Preço Sugerido Exportação 450,00 x x x x 325,51 x x 361,01 x 373,68 x x Produto B Custo Prod. Vendido Unit. B 130,00 137,34 131,24 130,83 133,21 130,95 133,68 145,08 158,09 167,13 166,33 164,86 161,09 Preço Praticado B (à vista) 310,00 290,00 290,00 290,00 320,00 350,00 360,00 385,00 430,00 400,00 430,00 400,00 420,00 Preço Médio Efetivo* B (à vista+ à prazo)350,00 337,91 337,73 337,82 360,99 394,82 406,17 434,32 474,97 441,76 474,93 466,16 489,21 Preço Médio Sugerido** B 350,00 353,47 312,62 319,52 317,69 342,22 336,67 358,87 414,48 378,80 393,84 398,26 408,87 Produto C Custo Prod. Vendido Unit. C 185,00 183,81 197,92 200,29 197,83 192,92 190,40 188,54 187,57 189,39 184,48 185,78 193,11 Preço Praticado C (à vista) 450,00 350,00 350,00 350,00 350,00 350,00 330,00 350,00 385,00 350,00 410,00 380,00 390,00 Preço Médio Efetivo* C (à vista+ à prazo)500,00 407,42 407,57 407,57 414,55 414,61 390,96 407,68 448,34 418,64 477,91 429,05 486,63 Preço Médio Sugerido** C 500,00 405,11 386,71 396,71 389,49 411,08 399,68 407,16 447,23 403,53 413,99 421,50 444,45 Estoques/Metas/Vendas Estoque + Produção Mês (unidades) Meta de Vendas Mês (unidades) Vendas Efetivas Mês (unidades) * - Descontos de venda a vista + Juros de venda a prazo. ** Valor calculado com base na meta de rentabilidade. Cabe ao Diretor de Mercado avaliar o impacto deste preço no volume de vendas. Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, FURB/Dep. Economia 9