do OTB na gestão de compras

Transcrição

1 E-book Desvendando os mistérios do OTB na gestão de compras 1

2 índice Introdução.. 3 Você vende o que compra, ou compra o que vende? Mas, como fazer um bom planejamento? Pessoas.. 9 Processos. 10 Mas, o que é um OTB? Sistemas..14 Como você planeja seus estoques? Quick wins. 18 Vídeo webinar Sobre a EAC Software Sobre a Unous

3 Introdução A Gestão de Compras é primordial no dia a dia de um varejista. Manter o equilíbrio entre as compras e o estoque requer um grande investimento, além de ser um desafio aos varejistas que buscam gerar valor competitivo no mercado. Uma boa gestão de compras possibilita um melhor aproveitamento dos recursos disponíveis na empresa, evitando gastos desnecessários com a aquisição de materiais, depreciação e estocagem. Nesse e-book, você encontrará conteúdo textual e audiovisual, sobre os segredos para uma boa gestão de compras e estoque utilizando o OTB (Open to Buy). Aproveite! 3

4 Você vende o que compra, ou compra o que vende?

5 Você vende o que compra, ou compra o que vende? O setor de compras é um dos mais importantes do varejo. Isto porque a atividade principal do varejista é adquirir produtos que serão ofertados aos seus clientes. A lógica, nos diz que conhecer o perfil do cliente é essencial para comprar bem e assim ser premiado quando o cliente lhe dá a preferência de compra, reconhecendo que a loja fez um bom trabalho na escolha do mix de produtos corretos. Portanto, quando se fala de varejo é necessário entender o processo de gestão de compras no dia a dia. Por isso, deve-se refletir: Você vende aquilo que foi comprado? ou Você compra aquilo que planeja vender?. Ou seja, você atua de forma ativa em relação às demandas e os resultados que deseja atingir ou age de forma reativa? Para entender isso mais a fundo, você deve analisar o seu planejamento de vendas. Não se pode realizar um planejamento de compras sem a definição do plano de vendas. Este é o primeiro passo para uma boa gestão de compras e, consequentemente, de estoques. 5

6 Mas, como fazer um bom planejamento?

7 Mas, como fazer um bom planejamento? Para se fazer um bom planejamento, tenha em mente os 2 momentos do processo: Planejamento Inicial: Acompanhamento e Revisão do Plano Definição da estratégia (o papel das categorias) Projeção de demanda e Plano de Vendas Definição de Métricas de Vendas, Margem e Estoques Políticas de Estoque e Plano de Compras Acompanhamento das vendas e margens Níveis de estoque e recebimentos O processo de OTB (Open to Buy) Ajustes (Plano de Ação) 7

8 Não existe uma receita ou forma única para um bom planejamento. Mas seja qual for a metodologia utilizada, você deve atuar efetivamente nestes 3 pilares: Pessoas, Processos e Sistemas 8

9 Pessoas: Já há muito tempo se fala que sem pessoas competentes, colocadas nos lugares certos, devidamente gerenciadas e motivadas para o exercício da função, dificilmente uma empresa conseguirá crescer e prosperar. São as pessoas que fazem a empresa. Portanto, para as pessoas envolvidas no processo de planejamento os conceitos utilizados precisam estar claros, e serem praticados por todos na empresa. Todo varejista já carrega em sua essência, o comprar e o vender. Ele conhece o seu cliente, suas lojas, seus fornecedores e seus concorrentes. O desafio é como crescer, como ser eficiente, como dar mais lucro, mas sem perder essa identidade. Para isso, ele precisa se "multiplicar" através de pessoas capacitadas nos processos-chave da empresa para conseguir melhores resultados. Não apenas nos processos de vendas, mas também nos processos de compras e abastecimento de lojas. Sem as pessoas, nem os melhores processos e sistemas trarão sucesso. 9

10 Processos: Nosso segundo pilar são os processos. Eles podem ser entendidos por uma sequência de atividades feitas de forma encadeadas e que após o seu término entregam um resultado esperado. Pense em uma receita culinária, se você sabe cozinhar de posse de uma receita você consegue chegar em um resultado que é o prato pronto para ser servido. Este processo deve ser simples e eficiente, e todos precisam conhecer e respeitar o processo para ter sucesso. Um destes processos é o OTB (Open to Buy). 10

11 Mas, o que é um OTB? Desvendando os mistérios do OTB na gestão de compras

12 Mas o que é um OTB? Open to Buy é um processo, um modelo mental, uma cultura corporativa Mais que um orçamento de compra, o OTB ajuda a empresa a otimizar seu desempenho financeiro baseado numa visão precisa e consolidada de Vendas, Margem, Estoque e Recebimentos Permite alterar objetivos e atualizar o planejamento a qualquer momento, em qualquer canal ou produto, visualizando os impactos de curto e longo prazo; Possibilita a criação de cenários de planejamento e análises de sensibilidade. Veja o vídeo definindo OTB: 12

13 Calculando o OTB (Saldo de Compras) Estoque Final Estoque Inicial Meta de Vendas Recebimento Recebimento Pedidos em Carteira Saldo OTB O objetivo é saber o quanto (e se é necessário) comprar de cada categoria, ou grupo de produtos. 13

14 Sistemas: Para dar suporte às pessoas que irão executar os processos desenhados, são necessários sistemas que irão ajudar a acompanhar a execução do plano, e sinalizar os ajustes necessários. Mas o que realmente faz um bom sistema de planejamento? Utiliza o histórico como insumo para planejar o futuro Compara o Realizado com o Planejado Mostra os impactos de cada alteração nos resultados obtidos Permite projetar cenários e fazer versões destes cenários Permite ajustes top-down e bottom-up Permite ajustes entre categorias de produtos, lojas e meses Controla o Saldo de Compras Possui flexibilidade para se moldar às regras de negócios de cada varejista 14

15 Como você planeja seus estoques? Desvendando os mistérios do OTB na gestão de compras

16 Como você planeja seus estoques? Evite a adivinhação, não existe bola de cristal no planejamento. O que existe é uma grande preparação para que se possa executar corretamente os processos de planejamento, compras e vendas. Aqui é necessário traçar os objetivos que serão acompanhados, além de mecanismos de gestão que trarão resultados e impactos positivos para o seu negócio. Os saldos finais de estoques planejados, bem como todos os outros indicadores que forem incorporados no planejamento deverão ser acompanhados e gerenciados no dia a dia. As ações corretivas devem ser tomadas com agilidade e se forem necessárias revisões do planejamento este deve ser feito com toda a equipe, com transparência e à luz dos acontecimentos reais. O planejamento não é um fim em si mesmo, é uma bússola, um norte que nos permite verificar se estamos nos aproximando ou nos afastando da meta desejada. 16

17 Resultados: Quais são os resultados esperados de se implantar um bom sistema de planejamento de compras em uma rede varejista? Basicamente, podemos dizer que os resultados virão por meio de três grandes pilares: redução dos estoques, aumento do giro dos produtos e melhora da margem bruta de comercialização dos produtos. Confira os ganhos possíveis com a utilização de soluções de planejamento e gestão de mercadorias, com base na média do mercado: Incremento de até 5% no faturamento: Redução de 20% no markdown: Aumento de até 10% no giro de estoques: um planejamento de vendas assertivo melhora a qualidade da compra, reduzindo a perda da venda por não ter estoque disponível. ao ajustar as quantidades a serem compradas, diminui a necessidade de baixar o preço para eliminar estoques excedentes através de liquidações indesejadas. otimização dos investimentos em estoques conforme o desempenho de venda por categoria de produtos. Lembre-se: cliente gosta de novidades, mas, para que você tenha novidades é necessário ter espaço em seu estoque. Em média, ao reduzir 10% da cobertura de estoques, um varejista aumenta em 4% seu lucro líquido. 17

18 Quick wins Desvendando os mistérios do OTB na gestão de compras

19 Quick wins As Quick wins, ou ganhos rápidos, são oportunidades de melhoria para os processos de um negócio. Elas se caracterizam principalmente por serem de fácil implementação, não exigirem muitos recursos por parte dos empreendedores e trazer ganhos de curto prazo. Quais são os ganhos rápidos que consegue e busca com um plano de implantação de um processo de planejamento? Controle eficiente de Recebimentos (open to buy) Melhor gestão de estoque (capacidade e volume de investimento) Análise de desempenho por produto e canal venda e estoque Alerta de oportunidades e problemas Velocidade de resposta time to market 19

20 Webinar Quer saber mais sobre o tema? Fique tranquilo. Nós da Unous, em parceria com a EAC, preparamos um Webinar totalmente gratuito sobre o tema. Nele, abordamos os principais problemas de compras enfrentado pelo varejo, e a partir disso, mostramos como algumas empresas já se beneficiaram de uma gestão eficiente de compras, garantindo uma redução da ruptura com o menor estoque possível. Veja o webinar completo: 20

21 A Unous é uma empresa brasileira que desde 2012 contribui com grandes varejistas, atuando de forma conjunta para o aprimoramento dos processos de planejamento, resultando em ganhos significativos em vendas, margens e estoques. Especializada em planejamento comercial e gestão de mercadorias, a atuação da Unous une consultoria qualificada e software desenvolvido por quem entende de varejo. Para a Unous, a tecnologia é um meio para atender a necessidades de negócios, conectando o estratégico ao operacional. Essa visão e o conhecimento de negócios são os diferenciais da Unous, e facilitam o entendimento das necessidades de cada cliente. Quer conhecer mais? Acesse: Unous ou entre em contato por telefone: Tel: [email protected]

22 A EAC Software é referência nacional em desenvolvimento de soluções tecnológicas para o varejo. Com quase três décadas de expertise na dinamização e na integração de processos internos por meio da TI e pela presença marcante em 18 unidades da federação, a EAC trabalha com softwares personalizados, a fim de assegurar que todos os gaps de eficiência de seus clientes sejam preenchidos. A EAC conta com uma equipe de desenvolvedores para atender as demandas peculiares de cada comércio, bem como serviços complementares de consultoria, de suporte e de treinamento. Quer conhecer mais? Acesse: EAC Software. ou entre em contato por telefone: Tel: (31) SP: (11) [email protected]