Manual para departamentos de compras

Transcrição

1 Manual para departamentos de compras

2 Introdução 3 Afinal, o que são compradores profissionais? 6 O que um departamento de compras faz? 10 Quais são as informações essenciais que um comprador profissional precisa saber? 16 Como otimizar a gestão de compras? 20 Conclusão 30 Sobre o Eficiência Fiscal 33

3 Introdução

4 introdução Neste e-book elaborado pelo Eficiência Fiscal, você vai encontrar informações introdutórias sobre o que os compradores profissionais precisam saber para garantir a produtividade e o alto desempenho de suas atividades no departamento de compras. Além de entender de forma ampla a função desse departamento, você vai compreender quais são as questões que o profissional de compras deve dominar para garantir a efetividade de suas estratégias, como conhecimento de mercado, aspectos relacionados a emissão de notas fiscais e incidências tributárias, entre outras. 4

5 introdução Por fim, você vai aprender como otimizar a gestão de compras de sua empresa, trazendo resultados ainda mais eficientes para o negócio. Além disso, fique de olho em nossos conteúdos, em breve estaremos disponibilizando aos leitores do Eficiência Fiscal um material completo voltado para as questões tributárias vinculadas ao departamento de compras. Agora, continue a leitura deste e-book e garanta um desempenho singular da sua equipe de compras! 5

6 Afinal, o que são compradores profissionais?

7 Afinal, o que são compradores profissionais? Os compradores profissionais ocupam um papel significativo nos resultados alcançados pela empresa. Esses profissionais exercem a função de adquirir e manter os materiais, equipamentos e insumos necessários para o funcionamento do negócio. Dessa forma, estes atuam na análise de todos os materiais necessários dentro da empresa, desde a aquisição de insumos para a fabricação de produtos até a compra de maquinário e demais itens que permitam a continuidade da produção e o pleno desempenho das atividades pelos funcionários envolvidos em cada etapa. 7

8 Afinal, o que são compradores profissionais? O seu foco é adquirir os melhores produtos, visando o melhor custo-benefício e o menor impacto financeiro para a empresa. Para executar suas atividades, esses profissionais precisam ter amplo conhecimento a respeito de todos os processos da empresa, além de treinamento na área de análise de custos e estatística. Além disso, os profissionais que atuam no segmento de compras precisam ter habilidades de ordem organizacional, garantindo a manutenção do abastecimento da empresa e evitando que ela fique sem um insumo importante para a continuidade de suas atividades. Outra característica é o senso de economia. O profissional de compras deve ter um conhecimento técnico aprofundado sobre o tema, tendo condições de elaborar estratégias de compras que visem proporcionar o melhor custo-benefício para a empresa. 8

9 Afinal, o que são compradores profissionais? Por fim, a capacidade de negociação e de manutenção de relações também são características imprescindíveis para os colaboradores que atuam no departamento de compras. Eles devem saber lidar com vendedores, prezando pelo bom relacionamento, o fortalecimento de vínculos e a capacidade de formar parcerias que venham a trazer rentabilidade para as negociações realizadas. Em suma, além da capacidade técnica no ramo econômico e contábil e do senso de economia, é importante que esses profissionais se destaquem por sua habilidade de criar e manter bons relacionamentos interpessoais. 9

10 O que um departamento de compras faz?

11 O que um departamento de compras faz? Diferentemente do que muita gente ainda acredita, a função de um departamento de contas vai muito além de simplesmente adquirir produtos com preço mais interessante e melhores condições de pagamento. Hoje, a função do departamento de compras é muito mais estratégica e visa, além das funções citadas, outras atividades importantes para a realização dos melhores negócios, nas melhores condições, dentro das reais necessidades da empresa. 11

12 O que um departamento de compras faz? Os profissionais de compras devem agir com foco na eficiência. Dessa maneira, precisam exercer suas atividades em consonância com o planejamento estratégico e os objetivos de toda a organização empresarial. Para que isso aconteça, é preciso alinhar o trabalho com todos os setores desde a produção até a equipe logística, responsável pelo controle de estoques e acondicionamento de materiais dentro da companhia. Nesse sentido, a gestão está cada dia mais próxima do setor de compras, no sentido de garantir que a tomada de decisões seja integrada e conte com a participação e o empenho dos colaboradores envolvidos em todos os processos. Quando um gestor pensa a organização como um todo, dando suporte à coordenação das atividades e garantindo um trabalho focado na excelência do setor de compras, é possível melhorar a competitividade, reduzindo os custos e aumentando os lucros. 12

13 O que um departamento de compras faz? Pensando nesse novo departamento de compras, confira algumas funções e características importantes que o setor deve ter: ʝʝ capacidade de gestão e análise de informações baseadas nos indicadores de desempenho da empresa; ʝʝ conhecimento a respeito do mercado de atuação no qual a empresa está inserida; ʝʝ possuir um banco de dados atualizado com informações sobre os melhores fornecedores para cada produto/insumo; 13

14 O que um departamento de compras faz? ʝʝ conhecimento básico a respeito de custos, tributação e das finanças da empresa; ʝʝ capacidade de negociação e desenvolvimento de uma relação próxima com os fornecedores; ʝʝ controle da quantidade de insumos que podem ser adquiridos, considerando sua capacidade de utilização e de armazenamento; ʝʝ garantir que nenhum setor fique sem o fornecimento de produtos/insumos necessários para o bom funcionamento da empresa. O processo de compras precisa ser constante e deve garantir o ganho de vantagens competitivas no mercado, a melhora da qualidade dos produtos oferecidos e a redução de gastos para a empresa. 14

15 O que um departamento de compras faz? Sem dúvidas, o setor de compras é peça-chave para a melhora na qualidade dos produtos e serviços entregues pelas empresas. Isso justifica a importância e a necessidade de investimento contínuo nesse setor. Nesse sentido, confira no próximo capítulo quais são as informações essenciais que um comprador precisa saber para garantir um desempenho eficiente e que traga resultados reais para a empresa. 15

16 Quais são as informações essenciais que um comprador profissional precisa saber?

17 Quais são as informações essenciais que um comprador profissional precisa saber? Além de conhecer o mercado e ter uma excelente capacidade de comunicação e negociação, outras características são muito importantes para garantir um desempenho notável do profissional de compras. O comprador deve: ʝʝ ter conhecimento a respeito das regras de emissão de notas fiscais e todos os custos e tributos atrelados a elas; ʝʝ entender como funcionam as incidências tributárias, identificando, por exemplo, como ocorre a tributação nos casos em que o produto é comprado dentro do estado de origem e fora dele (esse dado pode fazer toda diferença no valor final de um produto); ʝ ʝ conhecer o planejamento estratégico da empresa, pautando suas condutas e suas atividades com foco nele. 17

18 Quais são as informações essenciais que um comprador profissional precisa saber? A questão técnica envolvendo indicadores tributários é um fator-chave na avaliação dos custos de um produto e na análise de seu custo-benefício para a empresa. Mesmo que o preço de um determinado produto seja mais alto no próprio estado de origem, por exemplo, a compra pode ser vantajosa em relação a outros estados, levando em consideração incidências tributárias que podem tornar inviáveis determinadas operações ou representar um custo final mais alto para a empresa compradora. 18

19 Quais são as informações essenciais que um comprador profissional precisa saber? Saber avaliar essas questões e identificar com clareza e de forma ampla quais são os reais custos que uma empresa vai ter com a aquisição de determinado item é um conhecimento fundamental e que poucos departamentos de compras têm. A partir do momento em que os compradores estão cientes dos aspectos tributários e entendem quais são as questões mais complexas que envolvem a compra, fica mais fácil garantir a eficiência e a rentabilidade financeira da organização. 19

20 Como otimizar a gestão de compras?

21 Como otimizar a gestão de compras? Você deve estar se perguntando: mas, afinal, como posso otimizar a gestão de compras na minha empresa? Bem, antes de mais nada, você deve considerar todos os fatores mencionados até então, capacitando o time de compras e investindo em um treinamento mais específico em tributação. Essa postura é imprescindível para garantir que esses profissionais estejam preparados para avaliar a composição de um preço de venda com base na correta análise dos tributos agregados no item. Além disso, alguns outros passos podem ser adotados visando a melhora na gestão do time de compras. Confira quais são eles: 21

22 Como otimizar a gestão de compras? Comece com uma análise do seu time atual Primeiramente, convoque uma reunião com os profissionais responsáveis pelo setor de compras, ou reúna toda equipe, caso ela seja reduzida. Essa reunião terá o objetivo de compreender em detalhes como funciona o atual processo de trabalho do setor e como se dá a organização e a abordagem estratégica para a realização das compras. Nesse momento, será possível identificar quais são as características que devem ser estimuladas e quais práticas deverão ser eliminadas visando a melhora do desempenho do setor. Se você tiver dificuldades nessa etapa, vale a pena contar com a assessoria de profissionais especializados que possam fornecer um diagnóstico imparcial. 22

23 Como otimizar a gestão de compras? Elabore um plano de mudanças O plano de mudanças vai levar em conta todas as informações trazidas na etapa do diagnóstico. Nesse momento, o gestor deverá colocar no papel todos os passos que devem ser adotados pelos profissionais do setor para garantir a melhoria no desempenho e o alinhamento de seus objetivos com os demais setores do negócio. Vale destacar que o plano de ação deve levar em consideração a necessidade de capacitar os profissionais, garantindo que eles tenham conhecimento necessário para a adoção de estratégias inteligentes e alinhadas com aspectos contábeis e tributários atrelados ao custo de compra de cada produto. Depois de colocar em prática o plano de ação, chega o momento de fazer uma análise completa dos fornecedores. 23

24 Como otimizar a gestão de compras? Comece uma análise completa dos fornecedores Essa é uma etapa muito importante para o negócio, pois é o momento em que o time de compras vai realizar a identificação, o cadastro e a avaliação de todos os fornecedores que abastecem ou abasteceram a empresa até então. A avaliação permitirá identificar quais são os melhores fornecedores, o que vai permitir o estreitamento de relacionamentos e uma dedicação maior aos profissionais que oferecem as melhores soluções para o negócio. 24

25 Como otimizar a gestão de compras? Para realizar este trabalho, utilize ferramentas digitais como planilhas ou softwares específicos. Eles vão facilitar o trabalho, além de permitir a atualização de dados com mais facilidade. Após realizar esse trabalho completo de análise dos fornecedores, é chegado o momento de avaliar e reestruturar os processos de requisição e cotação. 25

26 Como otimizar a gestão de compras? Analise os demais processos internos É importante que o departamento de compras tenha um controle otimizado de todas as requisições de compras realizadas pelos setores da empresa. Além disso, também deve investir na análise e gestão das cotações. Para isso, é importante avaliar algumas questões. 26

27 Como otimizar a gestão de compras? ʝʝ Como são feitas as requisições de compras dentro da empresa? ʝʝ Existe uma padronização nesses pedidos? ʝʝ Essa padronização é seguida por todos os setores? ʝʝ A cotação é realizada com base em quais indicadores? ʝʝ O departamento de compras escolhe os fornecedores para cotação com base em quais requisitos? ʝʝ Como é possível melhorar a realização das cotações, tendo em mente a qualidade e o histórico dos fornecedores? Por meio destas perguntas fica mais fácil traçar um planejamento estruturado e que leve em consideração as reais necessidades da organização e os objetivos globais da empresa. 27

28 Como otimizar a gestão de compras? Invista em capacitação constante Além de gerenciar e otimizar todos os processos internos envolvendo o time de compras, é importante investir na capacitação constante dos funcionários. Como já mencionamos, a equipe de compras deve conhecer todo o ciclo de funcionamento da empresa e deve estar ciente dos pontos fortes e fracos de cada um deles. Isso permitirá a adoção de estratégias mais alinhadas e a antecipação de possíveis problemas. 28

29 Como otimizar a gestão de compras? Além disso, esses treinamentos e capacitações vão garantir a melhora no conhecimento técnico em questões mais específicas, como aquelas relacionadas a tributação, contabilidade, estatística e custos de forma geral. Conhecimento nunca é demais e, em um setor de compras, esse pode ser o diferencial que faltava para garantir o melhor desempenho financeiro do negócio e o destaque que o seu empreendimento vem buscando no mercado. 29

30 Conclusão

31 Conclusão Não basta focar suas energias no time de vendas: uma equipe que atua em harmonia garante maior produtividade e desempenho para toda a organização empresarial. Nesse sentido, os seus compradores ocupam um papel de relevância em todo processo estratégico do negócio. Esteja atento às características desses profissionais e invista em treinamento avançado sobre custos dos produtos. Conhecer a respeito da tributação e da incidência desses valores no custo final de cada item faz toda diferença na avaliação da viabilidade e do custo-benefício na aquisição de uma mercadoria. 31

32 Conclusão Se você busca crescimento e melhora no desempenho da sua empresa, invista em conhecimento e soluções eficientes que tragam resultados reais para o seu negócio. Alie capacitação, tecnologia e domínio de capacidades importantes para o mercado, como o entendimento a respeito das regras de tributação. Você certamente vai enxergar a mudança quando começar a investir no que realmente faz a diferença nos custos da sua empresa! Lembre-se de ficar atento aos próximos materiais disponibilizados pelo Eficiência Fiscal: em breve estaremos aprofundando o tema das questões tributárias relacionadas ao departamento de compras. 32

33 Para auxiliar em todo o processo, o empresário poderá contar com o Eficiência Fiscal. Esse software em nuvem traz uma proposta inovadora, com funcionalidades e recursos de inteligência artificial que auxiliam Empresas e Contadores a administrar todos os dados necessários a uma gestão tributária eficiente. Sua empresa contará com a concentração das informações de forma organizada, melhorando a produtividade de sua companhia ou serviços rotineiros da sua empresa de contabilidade, otimizando o tempo da gestão tributária de seu negócio e proporcionando produtividade em vários outros departamentos. Entre as ferramentas disponíveis, há cálculos em tempo real dos tributos e contribuições que incidem sobre as operações de entrada e saída de mercadorias, com auxílio rápido e preciso para administrar as operações tributárias, mantendo-se em dia com as diretrizes da legislação estadual e federal. 33

34 A Eficiência Fiscal traz também funcionalidades importantes no auxílio do cadastramento de mercadorias, sendo o cadastramento errôneo, um problema comum durante os processos internos, inclusive durante a realização de etapas como a segregação das receitas para emissão do DAS. Invista na eficiência do seu negócio. Tenha sólidos demonstrativos sobre os cálculos de PIS, COFINS e ICMS, além de vários outros dados atualizados. Otimize todas as operações diárias de cálculos complexos e diminua os riscos de falhas que possam trazer autuações fiscais e penalidades onerosas para sua companhia. Quer conhecer mais sobre o Eficiência Fiscal? Entre em contato e saiba mais! 34