PMO dando sustentação à implementação da estratégia : O mundo esta se preparando para mudar. E agora?

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1 PMO dando sustentação à implementação da estratégia : O mundo esta se preparando para mudar. E agora?

2 As novas tecnologias tem o potencial de melhorar a maneira do mundo funcionar numa dimensão que antes só podia ser imaginada na ficção cientifica.

3 Toda esta tecnologia, permite que as empresas e instituições no mundo todo possam repensar seus processos, implementando sistemas e métodos inovadores e surpreendentes.

4 Inovar é gerar dinheiro novo Clemente Nóbrega

5 Fazenda do Futuro: Estruturas verticais construídas em espaços urbanos para abrigar plantações hidropônicas Frutas, verduras e legumes seriam plantados em água reutilizada, e a energia gerada com a queima de restos vegetais.

6 Transformando barulho em energia: Economia de energia através do aproveitamento de barulhos incômodos O som entra e é transformado em eletricidade dentro do aparelho, que retransmite a energia para onde for necessário, como se fosse uma tomada.

7 Universidade aceita vídeo do YouTube no lugar de redação para selecionar alunos Para ingressar em instituição de mais de 150 anos, candidato deve publicar gravação com cerca de um minuto e simplesmente fazer o que quiser diante da câmera.

8 Em um mundo mais inteligente, a questão é: Como determinar onde se deseja chegar e como se planejar para chegar até lá?

9 A adoção de um PMO Estratégico é uma alternativa? SIM! Inovações Tecnologias Concorrência Posicionamento Mercado Oportunidades Objetivos Cenário Previsto Objetivos & Metas Cenário Atual Resultados PMO Estratégico Corporativo Mapeamento de oportunidades Análise de viabilidade, projeto e implementação Resultados Figura 01: Atuação do PMO estratégico diante de novas oportunidades.

10 O PMO estratégico como resposta Em todo o mundo, as empresas estão se voltando para o gerenciamento de projetos como parte integrante da prática de negócios. As ações de implementação da estratégia sempre podem ser traduzidas em projetos e administradas como tal, com prazos, escopo, produtos e qualidade definidos. O projeto para implementação de uma ou mais estratégias organizacionais tem sempre o objetivo de levar a empresa de um determinado posicionamento presente para outro mais vantajoso no futuro. A estratégia da companhia e o seu contexto organizacional precisam estar alinhados para que sejam consistentes.

11 A mudança da estratégia ocorrerá sempre. O processo de elaboração de estratégias, envolvendo a analise de viabilidade, o modelo de projeto e de implementação poderá ser repetido pelo PMO para cada nova oportunidade. nível de maturidade timing dos projetos Estratégias corporativas perspectiva empresarial mapeamento de recursos Figura 02: Processo para implementação de uma ou mais estratégias corporativas

12 Uma abordagem corporativa para o Escritório Estratégico de Projetos Um escritório estratégico de Projetos estabelece processos para analisar, recomendar, autorizar, ativar, agilizar e monitorar práticas mais amplas e integradas de gestão, contemplando os ciclos necessários de planejamento e execução da estratégia corporativa.

13 Uma abordagem corporativa para o Escritório Estratégico de Projetos Opera ao nível Corporativo; Coordena e define políticas para todos os projetos; Gerencia o portfólio corporativo; Presta auxilio aos escritórios de controle e suporte de projetos, caso existam; Alinhamento dos projetos à estratégia corporativa;

14 Alguns tipos de Escritórios Estratégico de Projetos Podem existir diversos escritórios de projetos que funcionam de forma coordenada; Desenvolvimento de um plano empresarial estratégico, impulsionando os pontos fortes das disciplinas de gestão de projetos e recursos; Envolvimento organizacional e responsabilidade empresarial; Impacto de longo prazo na organização e nos negócios.

15 Uma abordagem global O conceito de PMO estratégico de coordenação se tornará lugar comum nos próximos anos em conseqüência de um maior numero de fusões, aquisições e joint ventures.

16 Missão, metas e princípios orientadores de um de Escritório Estratégico de Projetos Missão 1 2 Prover o desenvolvimento do planejamento corporativo de maneira estratégica, impulsionando os pontos fortes das disciplinas de gestão de projetos, processos e recursos. Identificar oportunidades; Analisar e garantir a saúde do portfólio corporativo; Desenvolver e liderar a gestão de projetos e mudanças. Princípios Metas Orientadores 3 Trabalho em equipe; Pensamento aberto; Tomada de decisões baseadas em fatos; Transparência; Orientação para resultados;

17 Identificando ferramentas e processos de PMO Estratégico Estamos fazendo a coisa certa? Estamos fazendo o suficiente? Estamos fazendo as coisas certas do modo certo?

18 Identificando ferramentas e processos de PMO Estratégico Os projetos estão de acordo com as metas estratégicas? Vamos atingir os objetivos do ano fiscal? Quais os resultados e os benefícios realizados?

19 Identificando ferramentas e processos de PMO Estratégico Perguntas orientadoras Contexto Ferramenta/processo Estamos fazendo a coisa certa? Os projetos estão de acordo com as metas estratégicas? Priorização eficaz de projetos

20 Identificando ferramentas e processos de PMO Estratégico Perguntas orientadoras Contexto Ferramenta/processo Estamos fazendo a coisa certa? Estamos fazendo o suficiente? Os projetos estão de acordo com as metas estratégicas? Vamos atingir os objetivos do ano fiscal? Priorização eficaz de projetos Relatório preciso do portfólio

21 Identificando ferramentas e processos de PMO Estratégico Perguntas orientadoras Contexto Ferramenta/processo Estamos fazendo a coisa certa? Estamos fazendo o suficiente? Estamos fazendo as coisas certas do modo certo? Os projetos estão de acordo com as metas estratégicas? Vamos atingir os objetivos do ano fiscal? Quais os resultados e os benefícios realizados? Priorização eficaz de projetos Relatório preciso do portfólio Relatório de status padronizado

22 Sistemas de informação em Escritório de Projetos Mensuração de valor agregado Gestão de riscos Sistema de Informação em Gestão de Projetos Gestão de falhas de desempenho Análise post-mortem (Lições Aprendidas)

23 Sistemas de informação para mensuração de valor agregado Fornece informações para responder duas questões: Onde o projeto se encontra hoje? Aonde o projeto vai chegar? Capta ou calcula os valores reais e planejados para o trabalho, os custos reais, as variações de custos e prazos, o custo e o tempo estimado na conclusão, porcentagem concluída e tendências.

24 Sistemas de informação para gerenciamento de riscos Disponibiliza dados para a criação de relatórios e serve como repositório para todas as informações atuais e passadas relacionadas com riscos em projetos. Utilização de templates de gerenciamento de riscos, cada projeto produzirá um conjunto de relatorios padrão para comunicação periódica e poderá criar relatórios ad hoc em casos especiais.

25 Sistemas de informação de falhas de desempenho A falha pode ser total fracasso de um projeto ou simplesmente de alguns testes durante o projeto. O sistema deve identificar a(s) causa(s) da falha de possíveis recomendações para sua eliminação. As causas podem ser identificadas como sendo provenientes de problemas completamente internos da organização ou como tendo sido originadas pelas interações com os terceirizados. É responsabilidade do PMO desenvolver padrões para manutenções dos riscos e não para validar as falhas. A validação esta a cargo dos membros da equipe que desempenha o trabalho.

26 Sistemas de informação de falhas de desempenho A falha pode ser total fracasso de um projeto ou simplesmente de alguns testes durante o projeto. O sistema deve identificar a(s) causa(s) da falha de possíveis recomendações para sua eliminação. As causas podem ser identificadas como sendo provenientes de problemas completamente internos da organização ou como tendo sido originadas pelas interações com os terceirizados. É responsabilidade do PMO desenvolver padrões para manutenções dos riscos e não para validar as falhas. A validação esta a cargo dos membros da equipe que desempenha o trabalho.

27 Sistemas de informação post-mortem (lições aprendidas) Oferece informações valiosas sobre o aperfeiçoamento de padrões, sobre estimativas para futuras licitações e sobre o modo como o negócio foi conduzido. Todas essas informações constituem propriedade intelectual e devem ser captadas para uso futuro. O que fizemos direito? O que fizemos errado? Que recomendações futuras podem ser feitas? Como, quando e a quem as informações devem ser transmitidas? Dentro da metodologia, deverão estar incorporadas as orientações associadas como oportunidade, participação e recomendações.

28 Sistemas de informação post-mortem (lições aprendidas) Mensurações do projeto Mensurações de desempenho Resultados Análise de desempenho Lições Aprendidas

29 Sistemas de informação post-mortem (lições aprendidas) Mensurações do projeto (tempo): Os prazos eram realistas? O nível de detalhes estava correto? Era fácil avaliar o desempenho a partir do cronograma?

30 Sistemas de informação post-mortem (lições aprendidas) Mensurações do projeto (tempo, custo, qualidade e escopo): O que fizemos direito? O que fizemos errado? Que recomendações futuras podem ser feitas? Como, quando e a quem as informações devem ser transmitidas? Os prazos eram realistas? O nível de detalhes estava correto? Era fácil avaliar o desempenho a partir do cronograma? Os objetivos estavam claramente definidos? Ostrade-offs foram obtidos?

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32 Sistemas de informação post-mortem (lições aprendidas) Mensurações de desempenho (KPIs): Os funcionários designados tinham o conhecimento exigido? A quantidade certa de recursos foi desvendada? Houve sobrecarga dos recursos? A alta administração demonstrou apoio? A alta administração descentralizou as tomadas de decisão? A equipe de projetos teve autoridade suficiente para o trabalho exigido? A metodologia possibilitava respostas rápidas? O planejamento foi realizado corretamente?

33 Sistemas de informação post-mortem (lições aprendidas) Satisfação do cliente: O cliente ficou satisfeito com a relação preço qualidade valor? Os produtos foram entregues no prazo? Existem oportunidades de valor agregado ou um trabalho de acompanhamento à disposição?

34 Sistemas de informação post-mortem (lições aprendidas) Oportunidades de negócios: Suas pressuposições eram validas? Há oportunidades de vendas adicionais que não sejam pra esse cliente? O projeto possibilitará o crescimento da organização ou do negocio?

35 Ativos de um Escritório Estratégico de Projetos Recursos Humanos: A identificação de pessoas com as habilidades adequadas necessárias à função em um ambiente de gestão de projetos. Nem todos têm as habilidades ou interesse necessários para se tornarem gerente de projetos...e tudo bem.

36 Ativos de um Escritório Estratégico de Projetos Analogia do Iceberg Know-what Know-how

37 ... a empresa que não buscar eficiência, em qualquer setor da economia, não vai sobreviver. Entenda por eficiência a perfeita combinação entre custos baixos, equipe qualificada, estrutura enxuta e produtos adequados. Eliezer Batista

38 Bibliografia: Um Guia para o Corpo de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) 4ª Edição. Gestão de Projetos: As Melhores Práticas - Harold Kerzner ( ) AMA - Manual de Gerenciamento de Projetos - Paul Campbell Dinsmore, Jeannette Cabanis - BREWIN ( )

39 OBRIGADO!