Gestão de Projetos Planejamento, Programação e Controle de Projetos Professor Marcio Cardoso Machado Semestre II 2014 Aula 02 1
O que é um projeto? Um projeto é um esforço temporário para criação de um produto único. Exemplos: Lançamento de um novo produto Mudanças organizacionais Desenvolvimento de um sistema de informação Construção de um prédio Elaboração e apresentação de espetáculo artístico Campanhas políticas Redação e impressão de uma edição de um jornal ou revista Manutenção de usina de açúcar e álcool (Troca de ferramentas em empresas de produção intermitente) Posicionamento estratégico dos projetos Projetos são, frequentemente, os edificadores da gestão estratégica das organizações que, quando concebidos, estruturados produzidos e colocados na organização, facilitam o seu crescimento e sobrevivência. Exemplos: Um oleoduto para transportar óleo que abastece uma refinaria Um novo viaduto na cidade, melhorando o trânsito Uma nova fábrica aumentando a capacidade da empresa Uma nova casa melhorando o padrão de vida de uma família 2
O sucesso de um projeto RECURSOS Qualidade O Universo do Conhecimento em Gestão de Projetos - PMBOK Contratação E Suprimentos Escopo Prazo Risco Custo Comunicações RH Qualidade 3
As áreas de Conhecimento Integração Inclui os processos exigidos para assegurar que os vários elementos do projeto sejam devidamente coordenados. Escopo Inclui os processos exigidos para assegurar que, no projeto, estejam todas as tarefas necessárias, e somente as tarefas necessárias, para completá-lo de forma bem sucedida. O gerenciamento implica definir e controlar o que será incluido ou não no projeto. Prazo Inclui os processos exigidos para assegurar a conclusão do projeto no tempo planejado. Custo Inclui os processos para assegurar que o projeto seja concluído dentro do orçamento aprovado. As áreas de conhecimento Qualidade Inclui os processos exigidos para assegurar que o projeto satisfaça às necessidades planejadas. Recursos Humanos Inclui os processos exigidos para administrar eficientemente o pessoal disponível para o projeto Comunicação Inclui processos necessários para assegurar a produção, coleta, divulgação, armazenamento e disposição de informações a tempo e de forma adequada. Risco Inclui os processos relacionados com identificação, análise, e resposta aos riscos do projeto. Contratação e suprimentos Incui os processos exigidos para obter bens e serviços de terceiros 4
Pradigmas a serem quebrados Para gerir projetos basta saber PERT ou CPM Para gerir Projetos basta comprar um software Gerenciar projetos é algo mais amplo É um facilitador O planejamento deve ser feito pelos especialistas do departamento de planejamento O planejamento do projeto deve ser feito por quem vai executálo. Especialistas em planejamento devem dar suporte às atividade O planejamento do projeto é estático; uma vez feito não é preciso fazer mais nada. O planejanto é dinâmico e adaptativo. Planejamento está ligado à incerteza Projetos e incertezas T1 T2 T3 T4 5
RECURSOS 11/08/2014 O ciclo de vida de um projeto São os estágios ou fases do projeto. Cada fase é caracterizada pela entrega de algum produto, tais como: Um estudo de viabilidade Um relatório de acompanhamento Um desenho detalhado Um protótipo As entregas podem ser: Parciais: ex: uma planta, um protótipo, uma versão de programa para teste Finais: o cumprimento do objetivo final do projeto. Ex: um prédio, a versão final do sistema, o produto pronto para produção. O ciclo da vida I II III IV tempo Fases: I- Concepção II- Estruturação III- Implementação IV- Conclusão 6
Atividades típicas fase conceitual Identificação de necessidade Estabelecimento de objetivos Definição do problema Definição de metas e escopo Análise de ambiente Análise de potencialidades e recursos disponíveis Viabilidade dos objetivos Estimação de recursos necessários Elaboração de proposta Apresentação de proposta Avalicação/seleção da proposta Decisão de execução Atividades típicas fase estrutural Detalhamento de metas e objetivos Programação de atividades Determinação de pontos de controle Programação de recursos Delegação de autoridade Estruturação formal Montagem do sistema de comunicação 7
Atividades típicas fase de implantação Execução das etapas previstas Utilização dos recursos dentro do programado Controle e reprogramação de atividades Ativação da comunicação entre os membros do projeto Atividades típicas fase conclusiva Realocação de recursos para outras atividades Elaboração da memória do projeto Transferência dos resultados finais Levantamento de informações sobre o desempenho Acompanhamento ex-post 8
O ciclo de vida de lançamento de um novo produto Conceituação Definição Projeto Desenvolvimento Aplicação Encerramento Pesquisa de mercado Montagem dos objetivos Elaboração de projeto técnico Início de campanhas publicitárias Teste de campo Desmobilizaçã o final Análise de viabilidade tecnológica Avaliação de competidores Elaboração de procedimentos de garantia da qualidade Montagem do sistema de controle Revisão do projeto Redação de relatórios de avaliação Elaboração de procedimentos de controle de qualidade Execução de revisoes e correções Inícios da desmobilizaçã o de pessoal Análise Final Redação de relatórios finais Montagem da estrutura organizacional Revisão das metas de custo e desempenho O ciclo de vida de uma construção tempo Fase 1 Conceituação Fase 2 Preparação Fase 3 Obras Fase 4 Encerramento Aprovação orçamentária Licitação encerrada Recebimento de obra Termo de encerramento $ acumulados 1 2 3 4 tempo 9
O ciclo de vida de um projeto de software Avaliar Físico Lógica Conceito Identificar Construir Projetar Os Gates entre as fases Na transição ente os estágios/fases do ciclo de vida de um projeto, existem gates, que seriam pontos de revisão do que foi feito naquela fase e em que é tomada a decisão de seguir adiante ou revisar alguma coisa e até mesmo abortar o projeto. Estes gates são também conhecidos como kill points 10
projetos Processo: uma série de ações que trazem um resultado - PMBOK Entrada Processo Saída Grupos de processos de projetos: Inicialização Planejamento Execução Controle Encerramento Os grupos de processos nas fases inicialização planejamento controle execução encerramento 11
RECURSOS inicialização controle planejamento encerramento execução inicialização controle planejamento encerramento execução inicialização controle planejamento encerramento execução inicialização controle planejamento encerramento execução 11/08/2014 Os processos de gestão Início Planejamento Inicialização Planejamento do escopo Definição Atividades Sequência Programação Definição do escolpo Planejamento De recursos Duração de atividades Orçamento Qualidade Estimativa de custo Desenvolvi/o do plano Comunicação Identificação riscos Quantificação riscos Planejamento De recursos Organização Aquisição Staff Suprimentos Solicitação Controle Execução Relatório desempenho Controle Mudanças Execução plano Garantia Qualidade Mudanças escopos Controle programa Custo Fechamento Distrib. Informação Desenv. equipe Verificação escopo Controle Qualidade Risco Contrato Administ. Solicitção Seleção Contratos Os processos no ciclo de vida Em cada fase, ocorrem todos os processos. I II III IV tempo 12
A superposição dos processos em uma fase do ciclo de vida Nível de atividade Execução Inicialização Planejamento Controle Conclusão tempo Stakeholders (Interessados) Quem tem algum interesse no projeto Alguém que pode influenciar um projeto ou ser influenciado por ele O gerente do projeto Interessados-chave num projeto O cliente O indivíduo ou organização que usará o produto A organização à qual o projeto está ligado Os empregados da empresa que estão trabalhando no projeto O financiador O indivíduo ou grupo dentro da organização que proporciona recursos financeiros e apoio ao projeto 13
Os grupos de interessados Interessados Acionistas Agentes de financiadores Empregados Consumidores Fornecedores Órgãos do governo Sindicatos Concorrentes Comunidades locais O público em geral Interesses Participar na distribuição de lucros e dividendos; inspecionar os livros contábeis, eleger os membros do conselho e outros direitos estabelecidos em contato Recebimento de juros e do principal do valor investido; prioridade em caso de liquidação; garantias de recebimento Satisfação econômica, social e psicológica; participar nos lucros da empresa.; liberdade de associação a sindicatos, condições adequadas de trabalho Bom serviço, associado ao produto, garantias, peças de reposição, facilidade de crédito Continuidade de fornecimento, relação profissional para compra e recebimento de produtos e serviços Taxas e impostos; garantir a concorrência; origações legais Reconhecimento como agentes negociadores dos empregados; oportunidade de perpetuar o sindicato Normas estabelecidas pela sociedade e pelo setor para conduta e ética na concorrência Emprego e saúde para a comunidade, participação dos membros da organização nos assuntos da comunidade; valores de desapropriação justos, etc Participação e contribuição da sociedade como um todo; estar informado sobre os benefícios de um projeto para a sociedade; pagar um preço justo pelos produtos e serviços oferecidos Os conflitos de interesses Num projeto de um novo sistema de informações: O gerente do departamento quer baixo custo. O analista de sistema quer excelência técnica. A consultoria contratada quer maximizar os lucros. Num projeto de construção imobiliária: O proprietário está focado no cumprimento do prazo. A Prefeitura pode estar interessada no aumento da arrecadação. Um grupo ambientalista pode querer preservar o meio ambiente. Os residentes do local podem querer realocar o projeto. 14
Gestão dos interessados Identificar os interessados Juntar informação sobre os interessados Implementar a estratégia de gestão Equipe do projeto Identificar a missão do interessado Prever seu comportamento Identificar as estratégias Determinar seus pontos fortes e fracos Os interesses dos stakeholders Tipo de Interesse 1 2 3 4 5 6 7 8 Relevância do propósito Econômico Legal Político Saúde e segurança Estilo de vida Oportunista Sobrevivência Grau de Interesse A- Alto B- Baixo M- Médio Stakeholders 15
Processo de inicialização ENTRADAS Descrição do produto Plano estratégico Histórico Critérios de seleção SAÍDAS Project Charter Inicialização é o processo de reconhecimento formal da existência de um novo projeto ou da comunidade (ou não) de um projeto existente ao se mudar de uma fase para outra o ciclo de vida do projeto. Project Charter Documento que reconhece formalmente a necessidade de um projeto e suas premissas. Conteúdo do Project Charter: 1. Objetivo/escopo e prioridade do projeto 2. Identificação, necessidades e requisitos do cliente 3. Metas da organização proprietária quanto ao projeto 4. A definição do gerente de projeto e suas responsabilidades 5. Eventuais ligações com outros projetos 6. Aprovações 16
Project Charter Objetivo/escopo Projeto de um livro sobre a ilha de Bali Nosso objetivo é desenvolver um livro bem ilustrado sobre a ilha de Bali, detalhando sua história, os costumes e religião de seus habitantes atuais e dos passados. O livro será para o público em geral. Ele será desenvolvido pela equipe da editora Global, através do uso de pesquisadores, fotógrafos e outras pessoas. A redação será contratada com escritores autônomos. Project Charter Identificação, necessidades e requisitos do cliente Por exemplo, num projeto de implantação de um ERP: O cliente seria a empres em que está sendo impantado o ERP Necessidades do cliente (em relação ao que vai ser entregue) Integração de vendas, produção e estoque Requisitos Implantar o sistema com o mínimo de investimento em hardware 17
Project Charter Metas da organização proprietária Por exemplo: A administração da organização proprietária de um projeto de uma nova fábrica tem a meta de aumentar o market-share em 15% com a conclusão desse projeto. Obs.: Nem sempre é simples a quantificação de metas de um projeto. 18