PPP Plano Preliminar do Projeto 1

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1 PPP Plano Preliminar do Projeto 1 Objetivos da aula de hoje Saber diferenciar um plano de uma proposta de projeto. Estrutura de um plano de projeto. Estágios na elaboração de um plano de projeto. Critérios para avaliar planos e propostas de projetos. Plano e proposta de Projeto Plano de Projeto é o registro das decisões e a orientação das ações sobre a condução do projeto. Alguns elementos básicos de qualquer plano de projeto são as decisões sobre produto, prazo. O planos de um projeto podem ser: Informais (uma festa de aniversário, por exemplo) o Não exigem mais do que uma pequena lista de itens; Documentados e formalizados o Construção de uma casa plantas e documentação junto aos órgãos competentes; o Uma edição dos jogos olímpicos caderno de encargos ou caderno de projeto tão detalhado que pode requerer diversos volumes de documentos com até centenas de páginas. Proposta de projeto é Um plano escrito, em formato que possibilita sua análise e eventual aprovação. O registro das ideias a respeito do projeto e de suas condições de realização. Algumas situações em que pode ser necessária uma proposta de projeto como elemento de persuasão para que sejam aprovados: Necessidade de um patrocinador existe uma ideia, mas sem meios para realizá-la; Boas informações sobre produto, prazo e custo muitas ideias, mas se quer dar maior visibilidade a uma em especial; Vencer uma licitação ilustrar as vantagens de uma das propostas de licitação de uma organização; Exigência de um sistema de gerenciamento de projetos a empresa possui um sistema que obriga a elaboração de uma proposta; 1 MAXIMIANO (2010) Cap. 7.

2 Ingresso em carreira profissional, programa de aprimoramento profissional ou de pós-graduação exigência para ingresso em um desses casos. Objetivos de um plano de projeto: Analisar, esclarecer e tomar decisões, além de evidenciar a clareza, qualidade técnica e lógica de quem a preparou. Ser a base para negociação e venda da ideia do projeto. Estabelecer critérios para evitar que um projeto de má qualidade seja aprovado. Estágios na preparação de um plano O plano de projeto é a principal ferramenta de gerenciamento. Ela acompanha o seu ciclo de vida e evolui com ele, como mostra a figura 1. Figura 1 Evolução das versões do plano do projeto. Fonte: MAXIMIANO (2010), fig Sua estrutura, conteúdo e extensão dependem dos fatores abaixo: Das metodologias usadas por diferentes organizações; Da fase do ciclo de vida e do estágio de planejamento do projeto; Do tempo investido na preparação do plano;

3 Da cultura gerencial pode ser mais ou menos favorável ao processo de planejamento; Da competência de quem está planejando. Tipos principais de planos (figura 2): A figura 2 mostra que podem existir três tipos principais de planos de projeto. Figura 2 Principais tipos de planos e propostas de projetos. Fonte: MAXIMIANO (2010), figura ) Primeira fase Primeiro plano do projeto Proposta básica ou Ideia de projeto Documento enxuto que serve para fornecer informações resumidas sobre o projeto, testar a aceitação da ideia e, eventualmente, convencer um sponsor a investir no projeto. Finalidade considerar as possibilidades e mostrar que análises devem ser feitas antes dos investimentos não é produzir, de imediato, decisões sobre a realização do projeto. Também chamado de ideia de projeto, proposta básica ou preliminar, Project charter ou termos de referência, a. Termo de referência declaração de escopo utilizada para encomendar um projeto (ou uma proposta de projeto). b. RFP (request for proposals) solicitação de propostas ou licitação.

4 c. Project charter (ou termo de abertura) documento que reconhece a existência do projeto e autoriza o seu início. d. Proposta documento apresentado por um fornecedor potencial em resposta a uma encomenda ou licitação. e. Briefing (resumo) apresentação sucinta do projeto feita por escrito ou verbalmente. É apresentada tanto como resposta a uma RFP, a uma solicitação específica de um cliente ou a um balcão de projetos (bancos e agências de fomento). Ideia de Projeto Elementos fundamentais: Descrição do projeto foco no entregável principal. Ex: O projeto consiste em desenvolver e implantar o sistema XYZ ou o projeto é a construção de uma rodovia feita de placas solares, com 30 km de extensão, para testar a tecnologia e verificar sua viabilidade como fonte de energia elétrica. Justificativas do projeto (business case) descrição do problema e dos benefícios de resolvê-los. Sua função é mostrar a necessidade e as vantagens de realizar o projeto. Origem da ideia solicitação ou sugestão do cliente, fornecedor, usuário, desenvolvimento de produto existente, oportunidade, inovação etc. Entregáveis descrição sucinta do escopo do projeto, ex.: os produtos do projeto são a implantação do sistema e treinamento dos operadores e usuários, os manuais de instruções e manutenção, o teste de funcionamento e a operação assistida durante um período de seis meses. Estimativas de custo e tempo com grande margem de variação, ex: o projeto terá duração de seis a oito meses, com custo entre e reais. Principais características: Rapidez de compilação mínimo de tempo necessário para compilar as informações básicas. Baixo nível de precisão grande quantidade de variáveis desconhecidas ou pouco conhecidas.

5 Dá apenas uma noção aproximada ou ordem de grandeza dos valores envolvidos. Nível de precisão muito dependente do tipo de projeto e da experiência do planejador. Avaliação da ideia de projeto: Determinar se vale a pena levar o projeto adiante méritos intrínsecos ao projeto (não da forma ou do conteúdo do documento que o descreve. Primeiro passo: avaliar a qualidade do documento como abaixo: O documento está completo? O projeto é coerente com as justificativas se as justificativas forem atendidas caso o projeto seja realizado. Orçamento coerente com o projeto se os recursos financeiros são suficientes ou não, ou se são excessivos. 2) Segunda fase Estudos e viabilidade Dependem da natureza do projeto grau de incerteza quanto ao sucesso do projeto. Alto grau de incerteza: Elevado grau de experimentação, ex.: desenvolvimento de um novo produto; Solução e caminho para ela pouco conhecidos. Determinísticos: Baixíssimo grau de incerteza, ex.: realização de uma competição esportiva (Copa do Brasil 2014); Podem ser planejados antecipadamente até o último detalhe. Princípio geral: quanto mais elevado o grau de incerteza, menores as possibilidades de previsão e planejamento e maiores os riscos. Maior grau de incerteza menos previsão/planejamento mais riscos Caminhos possíveis: Caderno de conceitos

6 Ou Plano Básico é a versão preliminar do plano detalhado do projeto. Dependendo do porte do projeto pode ser, por si só, um projeto dentro de outro projeto. Objetivo: fornecer o maior volume possível de informações sobre o produto e o projeto, para que uma decisão possa ser tomada sobre sua realização. Elementos de um caderno de conceitos: o Produto descrição do produto, com especificações básicas de desempenho e estudo prévio das características de qualidade. Pode incluir comparação com produtos alternativos, similares ou concorrentes. o Estrutura Analítica do Projeto (EAP) lista de componentes até, por exemplo, o terceiro nível de detalhamento. o Justificativas do projeto explicações sobre o problema que o produto do projeto deverá resolver, necessidades a serem atendidas, oportunidade a ser aproveitada ou objetivo a ser atingido. Exemplo: aprimoramento competitivo da empresa através do lançamento de um novo produto ou impacto positivo na economia de um pais pela realização de um evento (copa do mundo); o Mercado, cliente ou público-alvo identificação dos consumidores ou usuários do produto, seu potencial de consumo etc. o Metodologia melhores práticas para desenvolvimento do projeto; o Recursos recursos necessários para a realização do projeto; o Legislação que afeta o projeto ou seu produto; o Produção processo de produção do produto ou serviço e do investimento necessário para isso; o Custos do produto e do projeto; o Cronograma o Equipe do projeto. Estudos de impacto e viabilidade Caminho obrigatório para projetos de grandes proporções. São projetos dentro de projetos. Objetivo: analisar os impactos produzidos pelo projeto e seus produtos sob diversos pontos de vista (técnica, ambiental, financeira etc.) para estabelecer melhor o seu escopo, tempo e custo. Principais focos: o Viabilidade econômico-financeira do projeto potencial de retorno e recuperação do investimento;

7 o Impactos sobre o ambiente, a saúde e a segurança (EHS Environment, Health and Safety-security); o Impactos sociais efeitos do projeto sobre as populações envolvidas e sobre o patrimônio cultura. Abrange todo o ciclo de vida do projeto, do produto e dos processos de produção, chegando até o descarte dos resíduos (pneus usados, por exemplo) e ao fim do negócio, quando o produto morre e é substituído por outro. 3) Terceira fase Plano detalhado de projeto Também chamado de caderno de encargos ou plano operacional de projeto é a descricao detalhada do produto e projeções de prazo, custo e outras variáveis do projeto. É a ferramenta para conduzir e controlar a execução do projeto. Procura assegurar elevado grau de precisão nas estimativas de prazo e custo variação de 5 a 10%. Contém: Descrição detalhada do produto; Descrição detalhada das atividades necessárias para produzi-lo; Pode envolver a produção de protótipos ou modelos. Também é um projeto dentro de um projeto com custos elevados no caso de produtos complexos. Objetivo: dar o máximo possível de informações para a tomada de decisões e a segurança na execução do projeto.

8 Questões para revisão 1) Faça pesquisas sobre o Ciclo de Vida Estendido do Projeto.