IMPLANTAÇÃO DA SOLUÇÃO DA MICROSOFT EPM

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1 IMPLANTAÇÃO DA SOLUÇÃO DA MICROSOFT EPM Marcia Carvalho de Almeida, André Lucio de Oliveira Leonardo Soares Vianna Rodrigo de Paula Cordeiro RESUMO Este artigo tem por objetivo apresentar um problema na área de projetos (PMO Project Management Office) de uma empresa de consultoria em tecnologia da informação fictícia e buscar uma solução, sob o ponto de vista de hardware e software. A fim de resolver ou mitigar esse problema, desenvolveu-se então um projeto para a implantação do modulo EPM da Microsoft como solução. Palavras Chaves: PMO; Microsoft EPM; Primavera P6 EPM.

2 Introdução Este artigo descreve uma empresa de PMO que possui uma deficiência em controlar seus projetos. Foram apresentados de forma sucinta dois sistemas para a implantação de um sistema EPM, que viria a ajudar a empresa no controle pessoal e material. O Escritório de Projetos PMO A área de projetos da empresa tratada neste documento já possui processos definidos e implementados. Trata-se de um PMO de nível operacional, onde apenas projetos para clientes são gerenciados. Sendo assim, todas as demandas são enviadas pela área comercial, após o fechamento de um negócio. Neste momento, estamos na etapa de Iniciação do projeto. Após o recebimento da demanda pelo PMO, o gerente do PMO define um gerente para o projeto e os recursos disponíveis para o projeto. A partir daí, é de responsabilidade do gerente de projetos entender o projeto, com o auxílio da área comercial e do cliente. Normalmente, esse entendimento ocorre em uma reunião chamada start-up. Neste momento, estamos na etapa de Planejamento do projeto. Após o entendimento, é elaborado o Plano do Projeto e o cronograma. Estes são apresentados e aprovados pelo cliente na reunião de kick-off. Essa reunião marca o início da etapa de execução do projeto. Também há uma etapa que é a etapa de Controle. Essa etapa ocorre desde o recebimento da demanda pelo PMO. Através dela é possível coletar informações sobre o andamento do projeto e compará-las aos baselines criados na etapa de Planejamento. A principal saída dessa etapa é o status report, que deve ser enviado semanalmente para o cliente. Após o término da execução, as informações técnicas e gerencias do projeto são consolidadas, apresentada para o cliente, e o projeto é encerrado. Essa etapa é chamada de Encerramento. O Problema O PMO conta apenas com um servidor de arquivo que serve de repositório para todos os documentos de todos os projetos. Seguem abaixo alguns problemas relatados:

3 Dificuldade na padronização dos documentos Cada gerente de projeto adota um modelo, sendo difícil para o gerente do PMO fazer o controle; Morosidade na produção de documentos Alguns documentos demoram a serem produzidos, devido a falta de automatização das ferramentas; Ausência de uma base de pesquisa centralizada de informações históricas de projetos Os documentos ficam espalhados e não há um método de pesquisa; Dificuldade no controle de horas dos recursos e dos projetos Não há um timesheet dos projetos; Desenvolvimento: A solução proposta é a adoção de um EPM (Enterprise Project Manager). O EPM, em termos gerais, é o campo do desenvolvimento organizacional que trata do gerenciamento de projetos dentro de uma empresa. Do ponto de vista da Tecnologia da informação (TI), o EPM é relacionado com o gerenciamento de redes corporativas, que se tornaram extremamente complexas nos dias atuais. O ambiente das empresas, geralmente, não atende apenas a um cliente, portanto, dentro das empresas podem conviver diversas informações de clientes diferentes. Dentro das opções para aquisição de um EPM, listamos duas, conforme explanação abaixo: 1- Microsoft EPM A Microsoft Office Enterprise Project Management é um ambiente colaborativo completo de gerenciamento de portfólios e projetos. A Office EPM Solution ajuda as organizações a obter visibilidade, percepção e controle de todo o trabalho, o que permite aperfeiçoar o processo de tomada de decisões, melhorar o alinhamento com a estratégia de negócios, maximizar a utilização de recursos, bem como avaliar e aumentar a eficiência operacional. Utilizando-se a solução Microsoft EPM, obtém-se os seguintes benefícios: Padronizar e automatizar os processos de governança; Alinhar os portfólios selecionados à estratégia de negócios; Gerenciar recursos com eficiência;

4 Colaborar e coordenar com facilidade; Avaliar e controlar o desempenho dos Projetos; Pouca infra-estrutura necessária; Facilidade de utilização; Integração nativa com outros produtos Microsoft. 2- Primavera EPM Primavera P6 é uma líder de mercado para gerenciamento de projetos. O software foi desenvolvido pela Primavera Systems Inc que foi fundada em Maio de Em Janeiro de 2009, a Oracle adquiriu a Primavera System Inc. Primavera foi considerado uma das melhores tecnologias de Gerencia de Projetos, conforme aponta recente pesquisa realizada pela Forrester. Com mais de usuários em mais de empresas, é o atual líder de mercado mundial em participação de mercado. Seguem abaixo algumas considerações sobre o Primavera: Líder de mercado; Considerado um dos melhores softwares de EPM do mercado; Possui arquitetura totalmente modular; Integração nativa com outros produtos Oracle e SAP; Utilizado em grandes empresas; Difícil de ser implementado; Necessita de uma grande infraestrutura para suporta-lo. IMPLANTAÇÃO DA SOLUÇÃO DA MICROSOFT EPM Ficará aqui relacionado os recursos de Hardware e Software, equipe, custos, impactos e cronograma. a. Recursos de Hardware Dois servidores PowerEdge 2950 de alto desempenho da Dell baseado na Intel: Oferece excelência, segurança, gerenciabilidade e baixo consumo de energia em um chassi de rack 2U para um equilíbrio entre a capacidade de expansão e a densidade de rack

5 Dois nobreake senoidal b. Recursos de Software Microsoft Windows Server 2008, Enterprise; Microsoft SQL Server 2008 e o Analysis Services; Microsoft SharePoint Server 2010; Project Server 2010 A Figura 1, por sua vez, apresenta as camadas dos Softwares ligados a Interface com usuário Figura 1 Interface com usuário e softwares c. Recursos Humanos (Equipe) A finalidade da Equipe de iniciativa da solução de EPM é garantir que as tarefas da iniciativa sejam concluídas conforme o planejado. As funções e os cargos típicos na Equipe de iniciativa da solução de EPM podem incluir: Contratar Especialista em implantação do Project Server; Contratar Desenvolvedor de aplicativos Realocar Gerente de projeto do PMO: principal analista de negócios Realocar Líder da infraestrutura de TI: administrador do sistema e principal arquiteto de tecnologia, responsável pela especificação da arquitetura do sistema Realocar Gerente de lançamento, sistemas de TI: responsável pela transição suave para operações e aprovação de lançamento

6 Realocar Gerente de projeto: responsável pelo fornecimento de solução com restrições de escopo, cronograma e orçamento Realocar Engenheiro de rede: responsável pela topologia da rede, pelo balanceamento de carga e os firewalls Realocar Administrador de banco de dados: responsável pela instalação e manutenção de bancos de dados d. Custos O custo total de todo a implantação ficou esipulado em R$ ,00, segue abaixo a descrição: Hardware: Servidores: R$ ,00; NoBreaks: R$ 4.000,00. Softwares: Microsoft Windows Server 2008, Enterprise: Vem instalado no Servidor; Microsoft SQL Server 2008 e o Analysis Services: A empresa ja possui; Microsoft SharePoint Server 2010: A empresa ja possui; Project Server 2010: R$ 6.000,00 Equipe: Total para os 100 dias de implantação: R$ ,00 Treinamento: Curso para gerente de projetos de MS-Project Server EPM: R$ 7.000,00;

7 Conclusão O objetivo deste artigo foi apresentar, a partir da análise de casos, a identificação dos aspectos positivos e negativos da etapa atual de implantação de um modelo informatizado e integrado SAP que permitisse o planejamento e controle de informações da empresa e os possíveis fatores críticos que pudessem levar ao sucesso da empresa. Os dados inferem que estes objetivos foram alcançados na medida em que o modelo utilizado para a Gestão Integrada da empresa é plenamente aderente a este tipo de atividade e adequado a outras empresas com estrutura operacional similar, e ainda por permitir que os aspectos positivos, negativos e fatores críticos de sucesso percebidos durante a implantação do SAP R/3 fossem claramente apresentados.

8 Referências HABERKORN, Ernesto. Teoria do ERP. Enterprise Resource Planning. São Paulo: Makron, Disponível em: YIN, Robert K. Estudo de Caso: Planejamento e Métodos. 2.ed. Porto Alegre: Bookman, 2001.