SGP+Formulários do PMO

Transcrição

1 SGP+Formulários do PMO Janeiro 2017

2 Objetivo Manual de utilização dos formulários do PMO contemplado no projeto de Implantação do PMO Corporativo. Formulários: Canvas; Termo de Abertura do Projeto; Plano de Comunicação; Pauta; Memória de Reunião; Visualizadores Web; Riscos; Problemas; Itens de Ação; Calendário de Ações e Recursos; Lições Aprendidas e; Tramitações.

3 Instalação do Plugin SPG+MV Antes de iniciarmos a utilização do SGP+, acesse o site mudar o endereço para baixar a aplicação que será instalada no seu MS Project. Um arquivo no formato zip será baixado no seu computador. Certifique-se que você possui permissões de administrador para instalar o plugin e os componentes citados no site (caso o seu computador não possua).

4 Visão Geral Após a instalação, o plugin será instalado dentro do MS Project. Para visualizar os formulários, clique em SGP+MV no ribbon do MS Project: Antes de iniciar o uso do SGP+, o usuário deve logar no EPM da MV e selecionar o projeto ao qual será utilizado os formulários.

5 Configuração do Projeto Com o projeto cadastrado na Web e liberado para construção do cronograma, acesse o SGP+ e clique em Configurações:

6 Configuração do Projeto Selecione o projeto liberado e escolha o Template do projeto. Após selecionar o Template, escolha a equipe do projeto e clique em Salvar. O projeto será salvo e publicado no EPM da MV.

7 Canvas Na fase de iniciação, são identificadas as necessidades e a viabilidade de implementação do projeto na MV. Nessa fase, são elaborados a Modelagem do Projeto (Canvas) e Termo de Abertura do Projeto. Para auxiliar o Gerente do Projeto, o SGP+MV possui o formulário Canvas em formato.jpeg integrado a solução para que a equipe do projeto possa imprimir o documento e realizar a reunião de construção do modelo do Projeto. Para baixar o Modelo através do Plugin, clique no ícone Canvas. O arquivo será salvo na área de trabalho.

8 Termo de Abertura do Projeto Modelo baseado no painel de modelagem. No Termo de Abertura, deverão ser preenchidas as informações gerais do projeto - extraídas do Painel de Modelagem (Canvas).

9 Termo de Abertura do Projeto A primeira fase do cadastro do projeto deverá ser a de seleção do Patrocinador do Projeto e da data de Término Prevista: Após o primeiro cadastro, preencha as informações que foram extraídas do Canvas: Descrição do Projeto; Justificativas; Objetivos; Benefícios; Produto; Restrições; Premissas; Requisitos; Riscos; Escopo Negativo e; Custo.

10 Termo de Abertura do Projeto Para finalizar o Termo de Abertura, detalhe as entregas do Projeto: E cadastre os Stakeholders, clicando no ícone. Todos os Stakeholders cadastrados poderão ser inseridos nas Pautas, Memórias de Reunião e Itens de Ação do Projeto.

11 Plano de Comunicação É feito o registro da responsabilidade de cada Stakeholder envolvido no projeto (Matriz RACI). O plano de comunicação identifica e documenta a abordagem de comunicação mais efetiva com as partes interessadas.

12 Plano de Comunicação No Plano de Comunicação, a tabela Grupo de apoio irá trazer todos os Stakeholders cadastrados no TAP. Caso precise inserir um novo usuário que fará parte do Grupo de Apoio, clique no ícone para inserir novos integrantes ao Projeto. Para definir as variáveis de Comunicação durante o projeto, é possível definir a atividade na qual será feita a Comunicação, sua Forma e Frequência. Após este preenchimento, escolha os Departamentos que farão parte do Plano de Comunicação e defina sua Responsabilidade no Projeto. Clique no quadrado correspondente ao Departamento e defina se ele é Responsável, Aprova, se é Consultado, Informado ou é Substituto nos diversos tipos de atividades pertinentes ao Projeto.

13 Pauta de Reunião Durante a execução do projeto, faz-se necessário alinhar as entregas e monitorar as atividades do projeto. Para isso, foram criado formulários de Pauta e Memória de Reunião. Para convocar a reunião de acompanhamento semanal, utilize a Pauta de Reunião. O objetivo da reunião e os tópicos a serem abordados serão definidos na pauta, bem como os documentos que serão necessários para a reunião.

14 Pauta de Reunião Na Pauta, os campos Regional, Projeto, Gerente e Patrocinador são preenchidos automaticamente (Dados extraídos do TAP). Para completar as informações da Pauta de Reunião, selecione a Data da Reunião, seu Início e Término e o Local onde a reunião ocorrerá. Preencha o Objetivo da Reunião, os Tópicos a serem abordados e os Documentos relacionados e anexados pertinentes à reunião.

15 Pauta de Reunião Participantes da Reunião Para definir os Participantes da Reunião e enviar a Pauta de Reunião via para os mesmos, clique no ícone de Participantes. Uma nova janela abrirá para realizar o preenchimento das informações necessárias. Clique em Salvar, logo após o preenchimento para garantir que as informações sejam armazenadas. Para inserir um novo usuário que fará parte dos Participantes, clique no ícone para inserir novos integrantes a equipe do Projeto.

16 Pauta de Reunião Após criar a Pauta de Reunião, o usuário deve enviar as informações para o servidor para disparar os e- mails para os participantes da reunião.

17 Memória de Reunião Utilizado para registrar os pontos discutidos na reunião de acompanhamento e gerar encaminhamentos. Na memória de reunião o Gerente pode repactuar itens pendentes ou atrasados para a equipe do projeto.

18 Memória de Reunião As informações de Projeto, Carteira, Gerente e Patrocinador são preenchidas automaticamente. O usuário deve definir a Data de Reunião, seu Início e Término. Para preencher a lista de Participantes, clique no ícone e selecione os participantes do projeto. Clique nos ícones para inserir os Tópicos e Evoluções/Deliberações da Memória de Reunião. O gerente do Projeto poderá trazer as informações das Pautas registradas no projeto. Ao selecionar a pauta, o Tópico da reunião e os participantes são preenchidos de acordo com a pauta registrada previamente.

19 Memória de Reunião Na Memória a de reunião é possível revisar itens de ação cadastrados nas últimas reuniões, possibilitando a atualização da data limite, responsável e status. Todos os itens atualizados serão repactuados no controle das ações do projeto.

20 Memória de Reunião Na memória o usuário também poderá criar novos itens de ações para a equipe do projeto, clicando no ícone. Na edição da ação, o usuário poderá descrever a Ação, o Assunto, inserir o Responsável (Lista de Stakeholders do Projeto), colocar a Data limite para conclusão da atividade. Caso queira inserir mais informações sobre a ação, poderá descrever mais detalhes em Comentários.

21 Memória de Reunião O usuário poderá anexar arquivos no formulário. Todos os arquivos anexados poderão ser baixados ao clicar no link dentro da memória de reunião.

22 Memória de Reunião Após criar a Memória de Reunião, o usuário deve enviar as informações para o servidor para disparar os s para os participantes da reunião.

23 Riscos Utilizado para registrar os riscos levantados com suporte da gestão de conhecimento do EGP. Nesse formulário os riscos são identificados, classificados e definidas ações que poderão resolver, mitigar o impacto do risco.

24 Riscos Dividimos o formulário em três partes para facilitar sua compreensão: 1 2 3

25 Riscos Parte I O Projeto, a Carteira, o Patrocinador e o Gerente do Projeto são preenchidas automaticamente. O campo Risco é aberto para digitação e os campos Fase e Área de Identificação do Risco são listas para seleção da opção adequada.

26 Riscos Parte II A classificação do risco é realizada através dos campos Probabilidade e Faixa de impacto em prazo, custo e escopo. Todos possuem cinco alternativas. Ao selecionar os campos, automaticamente é calculado o grau do risco que pode ser baixo, médio ou alto.

27 Riscos Parte III Após registrar o Risco e classificá-lo, é possível gerar ações para mitigar o risco. Na seção 3, o gerente poderá criar ações para a equipe do projeto. Todas as ações serão enviadas por para os responsáveis.

28 Problemas Formulário responsável pelo registro dos problemas diagnosticado com suporte da gestão de conhecimento do EGP. Nesse formulário os problemas são tratados, classificados e definidas ações que poderão resolver ou mitigar o impacto do problema.

29 Problemas Dividimos o formulário em três partes para facilitar sua compreensão:

30 Problemas Parte I O Projeto, a Carteira, o Patrocinador e o Gerente do Projeto são preenchidas automaticamente. O campo Problema é aberto para digitação. Os Stakeholders mais afetados são selecionados a partir de uma lista com todos os Stakeholders cadastrados no Termo de Abertura do Projeto.

31 Problemas Parte I Ao clicar no ícone será aberto o formulário de Tratamento de Problema. No formulário, deve-se preencher os Efeitos Negativos do problema e selecionar os pacotes afetados. No diagrama de Ishikawa, descreva as principais causas do problema e os porquês. Para finalizar o tratamento do problema, selecione os principais Porquês e descreva o motivo do problema.

32 Problemas Parte II A Classificação do Problema é realizada através dos campos Faixa de impacto em prazo, custo e escopo. Todos possuem cinco alternativas. Ao selecionar os campos, automaticamente é calculado o grau do problema que pode ter a criticidade baixa, média ou alta. É possível selecionar um peso maior para as Faixas na classificação do Problema. Para que ela tenha um peso maior, selecione a opção + Crítico.

33 Problemas Parte III Após registrar o Problema e classificá-lo, é possível gerar ações para mitigar o problema. Na seção 3, o gerente poderá criar ações para a equipe do projeto. Todas as ações serão enviadas por para os responsáveis.

34 Itens de Ação e Calendário de Ações O Formulário de Itens de ação e Calendário de Ações e Recursos auxiliam as equipes de trabalho no controle das ações e atividades dos projeto.

35 Itens de Ação O Formulário Itens de Ação é utilizado para tratar as ações dos Encaminhamentos da Memória de Reunião, Contramedidas registradas nos Riscos e Problemas e Ações registradas no Relatório de Tramitações. Para concluir ou cancelar itens de ação, deve-se escolher uma opção na coluna Realizada. Para inserir comentários, clique no botão as observações.... para abrir uma nova janela e inserir

36 Calendário de Ações e Recursos No calendário de ações e recursos, o usuário pode criar itens de ações e visualizá-los no plugin. O calendário pode ser visualizado através da disposição diária, semanal, mensal e linha do tempo. Para criar um item de ação, clique no próprio calendário ou no botão Nova Tarefa.

37 Tramitação Toda a gestão de documentos do projeto pode ser controlada através do formulário de Tramitação. Todas as ações vinculadas as tratativas do documento também são registradas através de ações vinculadas aos responsáveis e Datas de Início, Término para o controle do andamento das atividades.

38 Tramitação Para cadastrar o item, clique no ícone. No Cadastro, insira o Nome do Documento, Responsável, Tipo do Documento, Orgão Expeditor e as Datas de Início e de Expiração do Documento. Para cadastrar a data de expiração do Documento, o campo Duração auxilia no cadastro do tempo. Para facilitar, primeiro insira a escala de tempo (Dia, Semana, Mês ou Ano) e logo em seguida insira a Duração. O formulário irá calcular a data de expiração de acordo com as configurações selecionadas.

39 Tramitação Para inserir novos prazos ao documento, clique em Aditivos:

40 Tramitação Para adicionar documentos no formulário, clique na aba Anexos: Selecione o ícone + para adicionar um arquivo referente ao documento registrado. Para baixar o arquivo salvo no documento clique no nome do arquivo. O arquivo será baixado para o computador do usuário.

41 Tramitação Após registrar o documento e classificá-lo, é possível gerar ações para controlar o processo da documentação. Na tabela de Itens de ação, o usuário poderá gerar ações para a equipe do projeto. Todas as ações serão enviadas por para os responsáveis.

42 Lições Aprendidas Durante o projeto, surgem as lições aprendidas do projeto. Elas devem ser registradas para futuras consultas para projeto novos. No formulário, selecione se a Lição Aprendida é Negativa ou Positiva, selecione a data de registro, descreva sobre a lição aprendida; Selecione o impacto no projeto e qual é a sugestão para os próximos projetos.