Roteiro Prático para Administração de um Projeto 1

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1 Roteiro Prático para Administração de um Projeto 1 Objetivos da aula de hoje Saber planejar as etapas para administrar um projeto. Saber administrar as etapas de um projeto. Administrar um Projeto Administrar um projeto significa planejar, executar e controlar as fases de seu ciclo de vida. Também chamados de processos do projeto são necessários para o projeto todo e para cada fase de seu ciclo de vida. É também, segundo YOUNG (2011) o processo de criar a ordem a partir do caos aparente, tornado complexo pelo ambiente em que você está atuando. Um dos seus principais objetivos é evitar a necessidade de refazer o trabalho mais tarde (YOUNG, 2011). Primeiro passo responder algumas perguntas essenciais (YOUNG, 2010): Que ações precisam ser executadas? Quando essas ações serão executadas? Quem vai executá-las? Que equipamentos e ferramentas são necessários? O que não será feito? Para que responder essas questões? R: Para converter o conteúdo dos documentos da definição do projeto em um plano de ação distribuído ao longo do tempo que seja compreendido por todos (YOUNG, 2010). Objetivos do Planejamento do Projeto (YOUNG, 2010): Identificar tudo o que precisa ser feito; Reduzir os riscos e as incertezas ao mínimo; Estabelecer padrões de desempenho; Oferecer uma base estruturada para a execução do trabalho; Estabelecer procedimentos para o controle eficaz do trabalho; Obter os resultados exigidos em um tempo mínimo. Partes de um Plano de Projeto (YOUNG, 2010): 1 MAXIMIANO (2010) Cap. 2, pág. 38; YOUNG (2011), cap. 8.

2 O Cronograma do projeto; A decomposição do trabalho, com as definições do trabalho a ser feito; A análise dos recursos humanos; O orçamento do projeto; O plano de comunicações; O plano de controle dos riscos; O processo de controle dos problemas; O cronograma dos marcos de referência dos progressos. Obs.: esses documentos, devem ser criados na fase de planejamento do projeto, mas acompanharão e serão atualizados durante todo o desenvolvimento do projeto. Quem precisa ser envolvido (YOUNG, 2010)? O gerente do projeto e a sua equipe principal. Essa atividade é participativa e vai contribuir para o fortalecimento dos laços entre os componentes da equipe e criar um compromisso em relação ao plano elaborado. O início do Planejamento (YOUNG, 2010). Antes de prosseguir, devem ser definidos alguns termos a serem utilizados daqui para a frente: Uma Tarefa uma parte (relativamente) pequena do trabalho executada por uma pessoa. Uma Atividade uma parcela do trabalho do projeto compreendendo várias tarefas, cada uma delas executada por pessoas diferentes. Uma Etapa Estratégica um conjunto de atividades com resultados mensuráveis, geralmente confinadas a uma área funcional. Atividades Simultâneas atividades (ou tarefas) designadas para serem executadas em paralelo, isto é, ao mesmo tempo. Atividades em Série atividades (ou tarefas) que são designadas para serem executadas uma depois da outra, cada uma delas estritamente dependente da conclusão da atividade anterior. Duração o tempo real em horas, dias ou semanas trabalhadas, que uma tarefa ou atividade requer para ser concluída. Roteiro prático para administração de um projeto: YOUNG (2010: 119) sugere que se identifiquem as Etapas Estratégicas do projeto através da utilização de dois métodos: sintético e analítico, que devem ser usados dependendo da natureza do projeto e fazem parte do Processo de

3 planejamento, cujo fluxo pode ser verificado na figura 1, que vai definir basicamente o que deve ser feito no projeto. Figura 1 Processo de planejamento. Fonte: YOUNG (2010), ilustração 8.1. Depois de identificar e definir as etapas estratégicas elas devem ser organizadas em uma sequência lógica para maximizar a cooperação e criar uma dependência lógica entre as etapas estratégicas, para evitar erros na lógica do projeto. A figura 2 mostra um exemplo de um gráfico lógico do projeto construído

4 através da técnica de ordenamento das tarefas (a ser discutido em detalhes em uma próxima aula). Figura 2 Gráfico lógico do projeto. Fonte: YOUNG (2010), ilustração 8.2. Nessa aula, porém, vamos nos ater ao roteiro prático proposto a seguir (MAXIMIANO, 2010). A figura 3 mostra de forma resumida as principais etapas para o planejamento e administração de um projeto. A seguir elas serão mais detalhadas:

5 Figura 3 Roteiro prático para a administração de um projeto. Fonte: MAXIMIANO (2010), fig ) Planejar o projeto. Decisão de lançar um projeto começa com a percepção e o esclarecimento de: Um problema; Uma oportunidade; Uma ideia criativa. Dá origem a um Plano Básico, ou Termo de Abertura, ou Project charter, ou ideia do projeto. Conteúdo mínimo de um Plano Básico: Justificativas do projeto (business case) o Descrição do problema (necessidade ou oportunidade) e os benefícios de resolvê-lo. o Análise de diferentes soluções, pontos fortes e fracos de cada uma e a superioridade de uma delas. o Função mostrar a necessidade e as vantagens de realizar o projeto e convencer o leitor do plano (membro da administração superior, patrocinador ou cliente) a aprová-lo. Descrição do projeto o Descrição da solução proposta para o problema. o Exemplo de enunciado: o projeto consiste em desenvolver e implantar o sistema XYZ; Entregáveis o Descrição sucinta do escopo do projeto. o Exemplo de enunciado: os produtos do projeto são a implantação do sistema, o treinamento dos operadores e usuários, os manuais de instruções e manutenção, o teste de funcionamento e a operação assistida durante um período de seis meses. Estimativas de custo e tempo o Valores estimados de custo e tempo com grande margem de variação, quando isso é possível, para evitar que um eventual atraso em uma etapa não prejudique o projeto. o Exemplos de estimativas de custo e tempo: o projeto terá duração de seis a oito meses, com custo entre e reais. Processo de Planejamento gradual e sucessivo. Plano básico primeiro plano do projeto o Baixo nível de detalhamento o Alto grau de incertezas o Alto grau de riscos o Avaliado de acordo com critérios anteriormente relacionados.

6 Plano Operacional planos subsequentes atualizados de acordo com o andamento do projeto o Maior quantidade de detalhes o Menor grau de incertezas o Menor grau de riscos o Submetido a sucessivos processos de avaliação conforme o andamento do projeto 2) Executar o projeto Momento de adquirir, organizar e mobilizar os recursos definidos no plano. Organizar dispor os recursos em uma estrutura de distribuição de tarefas e definição de responsabilidades e autoridade. Processo envolve, dentre outras: o Designação de um gerente e da equipe do projeto; o Designação de pessoal de apoio nas áreas funcionais; o Designação de recursos materiais; o Contratação de fornecedores. Objetivo dessa etapa Realizar as atividades planejadas. Os principais processos para a execução dessas atividades são: Uso dos recursos planejados; Liderar pessoas; Determinar a realização dos serviços contratados com fornecedores; Acompanhar a realização de suas atividades. - Concretização do produto À medida que essas atividades são completadas e os recursos são consumidos ou utilizados o produto do projeto se concretiza. - Processo de controle O processo de controle é a administração das variações em relação ao planejado. Finalidades: Garantir a realização do projeto; Indicar a necessidade de mudança dos planos. Principais atribuições: Avaliar o desempenho das pessoas; Acompanhar os prazos e custos da realização das atividades; Verificar se as entregas dos fornecedores correspondem aos contratos; Avaliar a qualidade dos produtos

7 3) Encerrar o projeto Momento de entregar ou apresentar o produto, ou transferi-lo para um processo produtivo ou operacional. Exemplo: quando um protótipo se transforma em um item de fabricação seriada ou quando um novo sistema de informações entra em operação. Depende da natureza do produto e de como foi definido se ciclo de vida no processo de planejamento. São alguns exemplos de condições para encerramento de um projeto: Entrega do produto ou serviço; Fase de testes do produto seguida pela sua entrega ou entrada em produção; Período de manutenção após a entrega ou entrada em produção do produto ou serviço objeto do projeto ele passa por um período de manutenção. Inclui atividades de natureza administrativa, tais como: Fechamento das contas e dos contratos; Desmobilização da equipe; Registro das lições aprendidas. Sobreposição de planejamento e execução O planejamento de um projeto não é um processo distinto de sua execução, nem confinado a um determinado momento específico do projeto. Ele é um processo contínuo que segue em paralelo com o processo de execução. Processo de fast-tracking (ritmo acelerado) é quando há a sobreposição das fases de um projeto. É quando uma fase seguinte do ciclo de vida do projeto é iniciada antes do término da fase anterior, desde que haja elementos que permitam que isso aconteça. Exemplos de condições que permitem o fast-tracking: Construção de uma casa o terreno pode ser preparado e alguns materiais podem ser comprados enquanto a planta está sendo finalizada. Peça de teatro os ensaios podem ser começados e a sua divulgação pode ser realizada enquanto os cenários ainda estão sendo montados. A eficácia do fast-tracking depende da qualidade do planejamento. Uma fase deve começar com planos muito bem definidos, enquanto as próximas tem planos esboçados, que ainda esperam por mais detalhes. Quanto mais se aproxima essa nova fase, mais detalhes devem ser sucessivamente incluídos

8 nos planos. Quando a fase se aproxima do final, a próxima já está definida enquanto a seguinte aguarda definição, e assim por diante. Processo de Rolling wave planning (planejamento em ciclos ou ondas) é quando o detalhamento dos planos de uma fase seguinte é feito à medida que ela se aproxima.

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10 Atividades Propostas Aqui MAXIMIANO (2010) propõe os exercícios: 1,2,4,5,8,9,10,11,12,13,14,22, 29, 34, 35.

11 1) Exercício 5 Reconstrução do Haiti 2) Exercício x