O objetivo do aluno: ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS. Administração de empresas. Aprender a Pensar Aprender a Criticar (analisar, separar, inovar, criar)

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1 Administração de empresas O objetivo do aluno: ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS Aprender a Pensar Aprender a Criticar (analisar, separar, inovar, criar) Aprender a Aprender 1 Prof.: Carlos Roberto O. Souza Carga Horária: 80 ha 2 O conhecimento é volátil. A capacidade de pensar, criticar, aprender, NÂO. Formação acadêmica não garante empregabilidade: UM PROJETO DE ENGENHARIA LAY-OUT GERAL DA FABRICA Para um profissional se manter no mercado, ele precisa ter um domínio técnico, uma especialização na área que esta desenvolvendo sua experiência.lizete Araújo, Grupo Catho 3 EDUCAÇÃO CONTINUADA PÓS-GRADUAÇÃO ou MESTRADO/DOUTORADO 4 ÁREA DO GALPÃO: 2.830m² ÁREA TOTAL: m² 1

2 Aprender a aprender A ABORDAGEM DE ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS 5 PESQUISA: A ELABORAÇÃO DE PROJETOS EXIGE, SEMPRE, MUITA PESQUISA! Pesquisa em CLASSE, em CASA, no TRABALHO, na BIBLIOTECA, em EMPRESAS e na INTERNET! Comece Logo! Sugestão: Consiste na aplicação de conceitos, técnicas, ferramentas e metodos para administrar projetos dentro das duas situações mencionadas: isoladamente ou no contexto de uma organização. A abordagem de projetos também pode ser utilizada na administração de problemas internos das organizações, não necessariamente caracterizados como um projeto. Por exemplo a implantação de novos sistemas, filosofias de trabalho, programas de desenvolvimento organizacional, desenvolvimento de novos produtos, implantação de politicas de governo. ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS Tipos de organizações onde a abordagem de administração de projetos se aplica. 7 Administração de projetos divide-se em dois problemas básicos: 1- administrar um projeto em si, separado de uma organização, como um sistema de recursos e atividades que procuram fornecer um produto dentro de um prazo. 2- administrar o projeto dentro do contexto de uma organização. Ou seja, administrar um sistema temporário dentro de outro permanente. O projeto exige consenso, formação e coordenação de equipes, divisão de responsabilidades, apoio da alta administração e coordenação de fornecedores internos e externos. 8 Publicas Privadas Mistas ONG Tradicionais Virtuais Em rede Serviços Manufatura 2

3 Um projeto caracteriza-se por: OS ELEMENTOS CARACTERISTICOS DE UM PROJETO 9 É uma atividade temporária com início, meio e fim; geralmente é uma atividade singular, única e com certa complexidade. (Porém, nem toda atividade temporária é um projeto. Atividades repetitivas e pouco complexas são encomendas ou ordens de serviço.) Tem um escopo ou definição clara do que se obterá ao final do projeto, o que inclui a qualidade. Tem restrições orçamentárias ou seja, uma estimativa de custo. Métodos, técnicas e ferramentas da administração de projetos tiveram origem, em grande parte, nos programas espaciais e nucleares dos EUA Atualmente o Project Management Institute (PMI), concentra os resultados dos esforços no desenvolvimento desta disciplina em nível mundial. 10 OBJETIVO Definido por custo, qualidade, prazo COMPLEXIDADE As tarefas são numerosas e complexas UNICIDADE Não é um empreendimento repetitivo INCERTEZA Todo projeto carrega um risco, uma incerteza NATUREZA TEMPORÁRIA Têm inicio e fim definidos CICLO DE VIDA Os recursos necessários mudam com as fases do projeto O produto de um projeto pode ser: físico, um conceito ou um evento. Incerteza e complexidade estão presentes em todos os projetos 11 Projetos Físicos (técnicos) Construção de uma Ponte Ampliação de uma fabrica Instalações Novas/ampliação Fabricar espaçonave Projetos Mistos Projetos Não-físicos (Sistemas e pessoas) Conceitos Novo hardware e software Sist. de logística Sist de orçamento empresarial Plano Real Viagem a Marte Treinamento gerencial Programa de qualidade Mudanças organizacionais Show Evento Grande Comício Viagem presidencial Uma parada cívica 12 Dinsmore(2000) A certeza no cumprimento dos prazos, custos e na realização do escopo previsto depende do nível do planejamento Quanto mais detalhado e preciso for o planejamento, mais caro custará. Contudo, nesse caso, o custo da execução será menor, uma vez que se errará menos e os imprevistos, inevitáveis, serão menores na execução. custo Custo total planejamento incerteza execução O gráfico ao lado ilustra a relação da imprecisão ou incerteza no planejamento com o custo final do projeto 3

4 Administrar pela abordagem de projeto significa: PROGRAMA, SUBPROJETO E SISTEMA Decidir que é um projeto Designar um gerente de projeto e uma equipe Preparar e executar um plano de projeto Os projetos podem variar muito em dimensão, volume e complexidade. Em alguns casos é interessante estabelecer uma hierarquia. Assim: 13 O caráter temporário e a unicidade dos projetos implicam em que: O gerente de projetos seja um profissional com características específicas, sua autonomia e responsabilidade são maiores que a de um gerente comum. A equipe de projetos, também, tem peculiaridades próprias. O essencial na adm. de projetos é usar as técnicas adequadas para controlar: ESCOPO, PRAZO, CUSTO Cronograma, gráfico de barras, planilhas, check-list, fluxogramas, manuais, desenhos, estrutura analítica são algumas das ferramentas utilizadas na administração de projetos 14 PROGRAMA: é um grupo, conjunto ou família de projetos administrados de forma coordenada. Ex.: programa espacial, programa de recuperação de estradas, programa de pesquisas. SUBPROJETO: é uma parte de um projeto de grande porte. Ex.: estudo de viabilidade, projeto da alimentação dentro do projeto de motor. SISTEMA: tem muitos significados. Pode ser um subprojeto ou um conjunto de projetos. Sistema de manutenção da vida em uma espaçonave. PMBOK E O CICLO DO PROJETO Guide to the Project Management Body of Knowledge Guia dos conhecimentos sobre a administração de projetos Fases do projeto (ciclo de vida) 15 Conceitos, técnicas e processos da adm. de projetos estão sistematizados no PMBOK. O projeto tem um ciclo de vida característico que pode ser dividido em quatro ou cinco fases: idéia ou conceito; planejamento; execução ou desenvolvimento; conclusão; encerramento ou entrega No PMBOK os processos estão As fases de um projeto não são agrupados em: estanques e podem se sobrepor. inicio È uma forma de acelerar o projeto planejamento execução Entrega controle Desenvolvimento encerramento Desenho 16 Idéia RECURSOS Levantamento Plano de da situação utilização de Estudos recursos: alternativos Pessoal Fixação de Material metas Maquinas Estabelecimen Dinheiro to de critérios Planos gerais detalhados: Delineamento Escopo de estratégias Tempo Estimativas Custos pré-liminares Qualidade de custo e programação Mobilização Organização Rede de comunicações Dirigir e monitorar o trabalho Prosseguir e ajustar planos Motivar e liderar Resolver problemas CONCEITUAL PLANEJAMENTO EXECUÇÃO CONCLUSÃO Encerrar os trabalhos Entregar as operações Negociar acordos Avaliar e rever Finalizar registro permanente TEMPO Fonte: Slack (2002); Dinsmore (2000) 4

5 Um roteiro prático para administrar projetos O PODER DA VISÃO Conceitual Desenvolvimento Execução Conclusão 17 Idéia inicial Definição do produto Definição de atividades, prazos e custos Proposta básica Aprovação Montagem da equipe Detalhamento dos planos Aprovação Mobilização dos recursos Início do projeto Realização das atividades Controle do progresso Administração de mudanças no escopo, prazo e custo Conclusão do produto Apresentação do produto Aprovação do cliente Fechamento administrativo (relatórios, balanços) Desmobilização dos recursos Início de novo ciclo de vida 18 UMA VISÃO SEM AÇÃO NÃO PASSA DE UM SONHO. AÇÃO SEM UMA VISÃO É SÓ PASSATEMPO. UMA VISÃO COM AÇÃO PODE MUDAR O MUNDO. Joel A Baker A definição do produto, que é o meio para o atendimento de uma necessidade. O II A Idéia Inovadora O produto origina-se de necessidades, essas são a justificativa do projeto. A administração do projeto tem vários objetivos, chamados de hierarquia dos objetivos. Ex.: Projeto de Jogos Olímpicos: a realização dos jogos é o produto, que serve aos objetivos intermediários ou imediatos de promover o país ou cidade que os realiza, atrair turistas e o objetivo final é movimentar a economia do país. A necessidade que originou o produto foi decadência da cidade sede ou a promoção do país, por exemplo. O gerente do projeto deve estar atento e sintonizado com todos os objetivos do projeto e com as necessidades que o originaram para ter uma definição clara do produto do projeto. Necessidade Produto Objetivos 19 Para esclarecer bem estes pontos o gerente do projeto deve fazer perguntas às partes interessadas Foco no cliente, sempre! 20 5

6 Como evolui o projeto. Origem das necessidades e fontes de informação para definir o produto do projeto Clientes (Focus Group) Gerentes/Supervisores Marketing Produção/Operações Engenharia Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) Pesquisa básica Pesquisa aplicada Concorrentes (Engenharia Reversa) Pesquisa e Novo produto Melhoria interna Mudança organizacional Mudança locacional Gestão estratégica da empresa Prazos e recursos limitados Compartilhamento de Fonte: Slack(2002) Partes interessadas (ou stakeholders) de um projeto Como o projeto pode impactar nos objetivos de desempenho da produção 23 Equipe do projeto Fornecedores de equipamentos e serviços Usuarios do produto do projeto Administração superior a acionistas da empresa Gerentes de outras areas que emprestam pessoas para compor a equipe do projeto Habitantes de regiões próximas a grandes obras, como rodovias, shopping centers, aeroportos, hidrelétricas etc. Habitantes de cidades onde são realizados grandes eventos, como a Copa do Mundo Clientes que comprarão ou utilizarão o produto Contribuintes ou financiadores que fornecerão fundos para a realização do projeto Organismos regulamentadores que interferem no andamento do projeto. 24 6

7 O ESCOPO DO PROJETO O escopo do projeto é definido por: 25 A administração do escopo é feita em dois níveis: Planejamento do escopo Declaração sucinta dos produtos que serão entregues e/ou dos que não serão entregues Definição do escopo Detalhamento dos produtos do projeto Utiliza-se a técnica da estrutura análitica, divindo o projeto em partes. Deve-se usar substantivos para definir as partes. Definir o foco do projeto Focar o projeto é importante para evitar confusão e conflitos na hora da entrega. Focar significa diminiuir ao mínimo a abragência do resultado esperado, ter um objetivo muito preciso 26 Partes da organização que são afetadas Período de tempo envolvido Processos internos/externos envolvidos Recursos a serem utilizados Responsabilidades dos contratados Especificações técnicas Especificações de materiais Normas a serem observadas Fonte: Slack (2002) O projeto deve considerar a questão ecológica Fatores internos que demandam projetos nas organizações 27 Fontes de materiais Quantidades e fontes de energia Quantidade e o tipo de material rejeitado O tempo de vida do produto O descarte do produto após sua vida útil 28 Melhoria em produto Novo produto Melhoria interna Mudança organizacional Mudança locacional Gestão estratégica da empresa Prazos e recursos limitados Compartilhamento de recursos escassos 7

8 TÉCNICAS PARA SELEÇÃO DE ALTERNATIVAS Fatores que que interferem: Produção Marketing Financeiro Humanos Administrativos Como selecionar: Formulas de seleção Analise custo-beneficio Pontuação amostral do projeto Custo de oportunidade Analise de valor presente Analise de fluxo de caixa descontado Taxa interna de retorno Comparação de orçamento de investimento Ranking de projetos Parametrização 29 8