O GERENCIAMENTO DE PROJETOS COM PMBOK

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1 O GERENCIAMENTO DE PROJETOS COM PMBOK Haroldo Geraldo Peixoto Jardim 61 Dra. Marcela Lima Cardoso Selow 62 RESUMO Este trabalho teve por objetivo apresentar o Guia PMBOK com suas práticas no gerenciamento de projetos, com o intuito de obter os melhores resultados. O trabalho foi construído a partir de pesquisa bibliográfica de artigos técnicos publicados, com ênfase em gerenciamento de projetos. Concluiu-se que projetos realizados e executados com a utilização das práticas adequadas do Guia PMBOK, apresentam qualidade elevada, com os recursos envolvidos no projeto, humanos ou materiais, trabalhados de forma eficiente e por fim, apresentam resultados e entregas muito superiores se comparados a outros projetos. Palavras-chave: Gerenciamento de Projetos. PMBOK. PMI. Melhores práticas. ABSTRACT This work has the objective to present PMBOK Guide with its practices for use in projects with the aim of having projects with better results. This article will be constructed from an exploratory research based on technical papers published on the internet in sites with an emphasis on project management. It is concluded that projects executed with the use of best practices from PMBOK Guide, have a high quality, with resources involved in the project, be they human or material resources, worked more efficiently and finally, have results and deliveries much higher if compared to others projects. Keywords: Project Management. PMBOK. PMI. Best practices. 1 INTRODUÇÃO O Guia PMBOK, que atualmente está em sua 5ª edição, é um conjunto de práticas criado para auxiliar no gerenciamento de projetos, mantido, publicado e atualizado pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI - Project Management Institute), instituição internacional sem fins lucrativos que associa profissionais de gestão de projetos com mais de membros em mais de 170 países, ao redor do mundo. (LINS, 2013). Desde a 1ª edição, em 1996, uma das características do PMBOK e um dos motivos que o transformou em uma das grandes referências nas melhores práticas relativas ao gerenciamento de projetos, é o fato 61 Aluno do Curso de Pós-Graduação Gerenciamento de Projetos - Faculdade Dom Bosco. 62 Coordenadora dos Cursos de Pós- Graduação Faculdade Dom Bosco. 304 Vitrine Prod. Acad., Curitiba, v.3, n.2, p , jul/dez

2 dele fornecer e disseminar um vocabulário comum para tratar e trabalhar o gerenciamento de projetos para que todas as pessoas envolvidas criem e tenham uma comunicação única e eficaz na sua gerência. O PMBOK é um conjunto de melhores práticas baseado em processos e subprocessos, que se relacionam e interagem no decorrer do próprio projeto em seus três termos essenciais que são: Entradas, Ferramentas e Técnicas, e Saídas. (MACÊDO, 2014). 2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA A área de gerência de projetos é de extrema relevância e o guia PMBOK pode ser um aliado na gerência desses projetos. Como escreveu Gervazoni (2014), a expressão PMBOK vem do inglês Project Management Body of Knowledge. Definido para o português como Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projeto, se trata de um guia de melhores práticas internacionalmente utilizado e reconhecido, feito pelo PMI - Project Management Institute. Ele procura contemplar os principais aspectos que podem ser abordados no gerenciamento de um projeto genérico, independentemente do segmento, área, dimensões, pessoas envolvidas, prazos e orçamentos do projeto, de acordo com Gervazoni (2014). Esse guia é revisado a cada quatro anos, com a incorporação de novas práticas adotadas e reconhecidas por profissionais de todo o mundo que colaboram com o seu desenvolvimento. Espinha (2015) escreve que o principal objetivo do PMBOK é conseguir estabelecer fluxos eficientes de informações e de ações dentro da organização, em busca de uma maior produtividade, redução de custos e satisfação dos profissionais envolvidos nos projetos. De acordo com o PMBOK, 5ª edição, o projeto consiste em um trabalho temporário para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Nesse sentido, (2013) detalha que: temporário porque todo projeto tem início e fim definidos; com produto, serviço ou resultado exclusivo porque o produto ou serviço é diferente de todos os produtos pré-existentes, ainda que da mesma área ou semelhantes a algo já em produção. Esse autor (2013), ainda ressalta que o PMBOK, 5ª edição, tem o conceito de agregar valor, pois segundo ele, os objetivos estratégicos, em grande parte, são atingidos por meio da execução de projetos. Porém, vale lembrar que, conforme Foresti (2015), os projetos, apesar da característica de temporários, com seu início, meio e fim definidos, não significa que eles tenham sempre a mesma duração e que essa duração seja por um período curto; alguns projetos podem durar anos e seu prazo varia de acordo com cada projeto. Vitrine Prod. Acad., Curitiba, v.3, n.2, p , jul/dez

3 O guia PMBOK, disponibilizado pelo PMI, está estruturado em 47 processos, dividido em 05 grupos e em 10 áreas de conhecimentos. (TRENTIM, 2013). Conforme Trentim (2013, p. 1) descreve, a partir do Guia PMBOK, 5ª edição, os 05 grupos de processos da seguinte forma: Grupo de Processos de Iniciação: possui os processos que definem um novo projeto ou mesmo, uma nova fase dentro de um projeto. Grupo de Processos de Planejamento: possui os processos necessários para definir o escopo do projeto. Grupo de Processos de Execução: possui os processos para executar o trabalho durante o andamento do projeto. Grupo de Processos de Monitoramento e Controle: possui processos para o acompanhamento e medições regulares do desempenho do projeto, identificando os riscos e iniciando mudanças necessárias para que o projeto atenda a seus objetivos. Grupo de Processos de Encerramento: possui processos para finalização das atividades, visando o encerramento formal do projeto e a liberação dos recursos. O PMBOK sugere quais processos devem ser executados, durante o gerenciamento de projetos, nas áreas de Escopo, Tempo, Custo, Recursos Humanos, Comunicação, Risco, Aquisições e Qualidade, propondo também, um conjunto de processos para a integração dessas áreas. (GERVAZONI, 2015). Em relação às 10 áreas de conhecimento do PMBOK, Reis (2014) coloca que cada área de conhecimento representa um conjunto de conceitos e processos específicos, termos e atividades que compõem um campo de especialização do gerenciamento de projeto, que são: Gerenciamento da Integração, Gerenciamento do Escopo, Gerenciamento do Tempo, Gerenciamento dos Custos, Gerenciamento da Qualidade, Gerenciamento dos Recursos Humanos, Gerenciamento das Comunicações, Gerenciamento dos Riscos, Gerenciamento das Aquisições e Gerenciamento das Partes Interessadas. A figura abaixo ilustra os 05 grupos de processos e seus subprocessos, relacionados às áreas de conhecimento, de acordo com o guia PMBOK, 5ª edição: 306 Vitrine Prod. Acad., Curitiba, v.3, n.2, p , jul/dez

4 FIGURA 1 CINCO RUPO DE PROCESSOS E SEUS SUBPROCESSOS. FONTE: Disponível em: Acesso em: julho de 2015 Um bom projeto deve ter as premissas apresentadas no PMBOK, 5ª edição, e um bom gerente que será a pessoa responsável pela coordenação e andamento do projeto e suas entregas. Uma boa definição das características necessárias para um gerente de projetos é escrita por Foresti (2015). Ele cita que um gerente de projetos deve ser um profissional preparado para identificar as necessidades da organização e alinhar as entregas e objetivos do projeto. Necessita estabelecer objetivos claros e fáceis de alcançar, controlar o escopo, tempo e custo de forma otimizada, além de entender às diversas partes interessadas no projeto, tanto as externas quanto as internas. Alcança, dessa forma, os benefícios, a eficiência e a eficácia que as organizações esperam e que são cruciais para essas organizações se manterem no atual mercado globalizado e competitivo. Foresti (2015) ressalta que o gerente de projeto deve ter extrema atenção na chamada tripla restrição, ou seja, Gerenciamento do Escopo, Tempo e Custo. Vitrine Prod. Acad., Curitiba, v.3, n.2, p , jul/dez

5 Macedo (2014) ainda acrescenta mais três fatores: Qualidade, Recursos e Riscos. Assim, se qualquer um desses seis fatores for afetado e sofrer mudanças, os demais fatores também sofrerão. O guia PMBOK, 5ª edição, apresenta a importância de minimizar possíveis impactos gerados a partir de mudanças e/ou alterações inesperadas. Outro ponto destacado no guia PMBOK, 5ª edição, em capítulo e apêndice específico que trata assuntos referentes ao gerente de projeto, é que esse profissional deve ter um equilíbrio entre habilidades conceituais, éticas e interpessoais. Cita como habilidades interpessoais: a liderança, o trabalho em equipe, a motivação, a comunicação, a influência, a tomada de decisão, a consciência política e cultural, e a negociação. Porém, um importante alerta que consta no PMBOK, é que esse gerente de projetos pode participar da elaboração do termo de abertura de projeto, mas jamais, o próprio gerente do projeto pode assinar tal termo, embora isso seja algo que acontece muito no cotidiano. Segundo o PMBOK, a sistemática citada anteriormente resulta em prejuízo na comunicação e então, algumas pessoas da organização não têm conhecimento do início do projeto, o que pode acarretar no seu fracasso. Com a utilização do PMBOK no gerenciamento de projetos, Gervazoni (2014) enumera alguns benefícios à organização, que justificam a adoção de melhores práticas propostas no guia, como por exemplo: - As atividades do Gerenciamento do Projeto são padronizadas, sendo dessa forma executadas da mesma maneira, independente do projeto e de modo mais eficiente possível. - A comunicação é padronizada entre os integrantes da equipe e subcontratados, garantindo assim, que as informações do projeto sejam geradas e transmitidas para as partes interessadas. - Reduz-se o número de atividades que poderiam ser esquecidas no decorrer do projeto. - Fornece informações aos gerentes e diretores da organização sobre o real andamento do projeto. - Reduz a ocorrência de surpresas negativas no projeto, com a adequada administração dos riscos. - Aumenta-se, significativamente, a probabilidade de sucesso do projeto, e principalmente, dentro do prazo, do orçamento, e de acordo com suas especificações estipulados na abertura do projeto. - Redução no custo de desenvolvimento de projetos. Outra importante característica do PMBOK, é que suas melhores práticas podem ser utilizadas tranquilamente em conjunto com outras ferramentas no gerenciamento de projetos. Como escreve Carvalho (2015), a convivência das práticas sugeridas pelo guia PMBOK com outras ferramentas, metodologias completas e complexas ou Scrum (metodologia ágil para a gestão e o planejamento de projetos de software), é algo adaptável nas organizações e/ou empresas. A partir disso, o gerenciamento do projeto deverá ser mais eficaz e, consequentemente, com um resultado final melhor. 308 Vitrine Prod. Acad., Curitiba, v.3, n.2, p , jul/dez

6 De acordo com Ribeiro (2014), um dos pilares para o sucesso de um projeto deve ser a comunicação. O mesmo autor explica que de acordo com o PMBOK, a comunicação é uma das áreas de conhecimento de maior importância no gerenciamento de projetos, por representar as ideias, a ligação entre as pessoas e a troca de informações no projeto. Portanto, boa parte dos erros que ocorrem ao longo de um projeto, são evitáveis por meio de uma comunicação adequada entre as pessoas envolvidas. O nível de eficiência da comunicação é um fator determinante para o sucesso ou fracasso do projeto. Gerenciar a comunicação inclui todos os processos necessários para garantir que as informações do projeto sejam geradas e transmitidas para as partes interessadas. 3 CONSIDERAÇÕES FINAIS Concluiu-se que o Guia PMBOK apresenta as melhores práticas para utilizar no decorrer do gerenciamento de projetos, em busca de uma melhor eficiência, aumento da qualidade e da eficácia na utilização dos recursos alocados, durante todo o projeto e consequentemente, em sua entrega final, Ressalta-se que o Guia PMBOK não é uma metodologia que exija seguir à risca as suas recomendações de forma impositiva no gerenciamento de projetos. Contudo, o Guia PMOBK é um conjunto de melhores práticas recomendadas, com uma estrutura flexível que pode ser adaptada às necessidades e peculiaridades de cada empresa. Os projetos não podem ser engessados de tal forma que precisem passar por todos os processos de gerenciamento, cada projeto é diferente, único, devendo ser tratado de maneira individualizada. O PMBOK não possui nem fornece fórmulas ou mapas detalhados para aplicar no gerenciamento de projetos. Ele apenas categoriza as melhores práticas em grupos de processos, áreas do conhecimento e fornece os fundamentos e informações necessárias para tratar da melhor maneira o projeto como um todo, de tal forma que ele alcance melhores resultados e/ou performance. REFERÊNCIAS ALBERGARIAS, Raphael. Competência: O que é importante na Gestão de Projetos. Disponível em: < mundopm.com.br/2015/04/19/competencia-o-que-e-importante-na-gestao-de-projetos/>. Publicado em Acesso em: julho de CARVALHO, Emmanuel. 5 Mitos sobre o PMBOK. Disponível em: -mitos-sobre-o-pmbok/ >. Publicado em Acesso em: julho de COIMBRA, Rodrigo. Índice PMBOK 5ª edição. Disponível em: Publicado em Acesso em: julho de ESPINHA, Roberto. Por que vale a pena usar o PMBOK? Disponível em: -usar-o-pmbok/>. Publicado em Acesso em: julho de FORESTI, Andressa. PMBOK: Guia de Gerenciamento de Projetos: conceitos iniciais. Disponível em: Vitrine Prod. Acad., Curitiba, v.3, n.2, p , jul/dez

7 oficinadanet.com.br/post/14643-guia-pmbok-conceitos-iniciais>. Publicado em Acesso em: julho de GERVAZONI, Thiago. Iniciação ao PMBOK no Gerenciamento de Projetos. Disponível em: Publicado em Acesso em: julho de LINS, Rodrigo. A Gestão de Projetos aplicada a Produção de Eventos Apresentação. Disponível em: >. Publicado em Acesso em: julho de MACÊDO, Diego. Gerenciamento da integração, PMBOK 5ª edição. Disponível em: com.br/gerenciamento-da-integracao-pmbok-5a-ed/>. Publicado em Acesso em: julho de REIS, Marcos. Você conhece o guia PMBOK? Disponível em: -conhece-o-guia-pmbok/>. Publicado em Acesso em: julho de RIBEIRO, Celina. Aplicação prática do PMBOK em gerenciamento de projetos Parte 2. Revista Net Magazine 105. Disponível em: -parte-2-revista-net-magazine-105/27904>. Publicado em Acesso em: julho de TRENTIM, Mário. Guia PMBOK 5ª Edição a importância do planejamento. Disponível em: Publicado em Acesso em: julho de Os 47 Processos do Guia PMBOK 5ª edição. Disponível em: br/2013/03/14/47-processos-do-pmbok-5/>. Publicado em Acesso em: julho de Vitrine Prod. Acad., Curitiba, v.3, n.2, p , jul/dez