A IMPORTÂNCIA DE UM ESCOPO BEM DEFINIDO NO GERENCIAMENTO DO PROJETO

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1 Faculdade Ietec Pós-graduação GESTÃO DE PROJETOS - Turma nº /10/2017 A IMPORTÂNCIA DE UM ESCOPO BEM DEFINIDO NO GERENCIAMENTO DO PROJETO RAFAEL PORTO MAIA ENGENHEIRO MECÂNICO rafaporto19@gmail.com RESUMO O escopo de um projeto pode ser definido como todo o trabalho e entregas necessárias para completar um projeto. Avançar um projeto sem uma definição clara do escopo e um bom gerenciamento do mesmo afetará de forma direta setores relacionados ao prazo, custo e qualidade, podendo gerar prejuízos, levando o projeto ao fracasso, portanto, este estudo teve como objetivo demonstrar a importância de um escopo bem definido para o sucesso no gerenciamento de projetos. Como metodologia de estudo, pesquisas bibliográficas em diversos acervos disponíveis, fisicamente, e também via online foram realizadas. Palavras-chave: Escopo, Projeto, Qualidade, Sucesso. 1 INTRODUÇÃO Na literatura podemos encontrar diferentes definições para o termo projeto, contudo todas remetem à um esforço temporário que visa algum resultado ou objetivo específico. Segundo o Guia PMBOK (2013), projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. De acordo com Vargas (2009), o gerenciamento de projetos proporciona inúmeras vantagens sobre as demais formas de gerenciamento, mostrando-se mais eficaz em conseguir os resultados desejados dentro do prazo e do orçamento definido. Muitas vezes ouvimos dizer que a única certeza em um projeto é que o escopo irá mudar, contudo, avançar um projeto sem uma definição clara do escopo e um bom gerenciamento do

2 2 mesmo afetará de forma direta setores relacionados ao prazo, custo e qualidade, podendo gerar prejuízos, levando o projeto ao fracasso. Kerzner (2006) define o escopo do projeto como a soma de todas as entregas necessárias como parte do projeto, o que inclui todos os produtos, serviços e resultados. Com isso, Portillo define que o escopo do projeto inclui todo o trabalho e entregas necessárias para completar o projeto. Grande parte de insucessos dos projetos, independente da área de atuação, está ligada à parte inicial do processo, ou seja, à inexistência de um escopo, ou mesmo uma definição de escopo ineficiente e incorreta. Dessa forma, é muito importante que o escopo seja bem definido, visto que, nele consta o conjunto de todos os requisitos necessários para a entrega completa de um projeto. Este estudo teve como objetivo demonstrar a importância de um escopo bem definido para o sucesso no gerenciamento de projetos. 2 REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 STAKEHOLDERS Os stakeholders são conhecidos por serem as partes interessadas que participam da base da gestão de comunicação e são muito importantes para o planejamento e execução de um projeto. De acordo com o PMBOK (2004), os stakeholders do projeto são pessoas e organizações, como clientes, patrocinadores, organizações executoras e o público, que estejam ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses possam ser afetados de forma positiva ou negativa pela execução ou término do projeto. Dentro de um projeto, umas das primeiras ações é identificar cada um dos stakeholders, entender suas necessidades e expectativas, além de gerenciar a influência que os mesmos terão com relação aos requisitos. 2.2 PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DO ESCOPO De acordo com o Guia PMBOK (2013), o gerenciamento de escopo inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para terminar o projeto com sucesso. No gerenciamento do escopo estão

3 3 envolvidos seis processos: planejamento, coleta de requisitos, definição, criação da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), validação e controle. Planejamento de gerenciamento do escopo - é o processo de criação um plano de gerenciamento do escopo que documente como o mesmo será definido, validado e controlado. A Figura 1 ilustra as entradas, ferramentas e técnicas, e saídas deste processo. FIGURA 1 - Planejamento de gerenciamento do escopo Coleta dos requisitos - é o processo de definição, documentação e gerenciamento dos requisitos e necessidades das partes interessadas para se alcançar os objetivos do projeto. A coleta de requisitos deve envolver criteriosamente todas as partes interessadas no projeto para que o produto entregue ao final do projeto responda exatamente às expectativas e necessidades do cliente A Figura 2 ilustra as entradas, ferramentas e técnicas, e saídas deste processo. FIGURA 2 - Coleta de requisitos Definição do escopo - é o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e seu produto. Caracteriza-se por um documento de entendimento comum para todas as partes interessadas, onde se definem todas as entregas do projeto, o que elas compõem e o trabalho necessário para alcançá-las. A Figura 3 ilustra as entradas, ferramentas e técnicas, e saídas deste processo.

4 4 FIGURA 3 - Definição do escopo Criação da estrutura analítica do projeto (EAP) - é o processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. A Estrutura Analítica do Projeto (EAP), segundo o Guia PMBOK (2004), é uma decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executada pela equipe do projeto, para atingir os objetivos do projeto e criar entregas necessárias. A EAP organiza e define o escopo total do projeto. A Figura 4 ilustra as entradas, ferramentas e técnicas, e saídas deste processo. FIGURA 4 - Criação da estrutura analítica do projeto (EAP) Validação do escopo - é o processo de formalização da aceitação das entregas do projeto. A validação explicita todos os parâmetros que serão avaliados pelo cliente em cada entrega definida no escopo do projeto, visando uma abordagem mais clara, evitando assim, falhas na comunicação e quebras de expectativas das partes interessadas. A Figura 5 ilustra as entradas, ferramentas e técnicas, e saídas deste processo. FIGURA 5 - Validação do escopo

5 5 Controle do escopo - é o processo de monitoramento do status do projeto e do escopo do produto e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base de escopo. A Figura 6 ilustra as entradas, ferramentas e técnicas, e saídas deste processo. Figura 6 - Controle do escopo 2.3 MUDANÇA NO ESCOPO Em determinados projetos, mudanças no escopo são inevitáveis, mas é extremamente importante que sejam comunicadas ao gerente de projetos, aos responsáveis pelo planejamento do escopo, além dos stakeholders. Essas mudanças serão avaliadas quanto aos impactos que poderão causar dentro do projeto. Dependendo da fase em que são solicitadas as mudanças no escopo do projeto, estas podem impactar, de diferentes maneiras, os custos e o cronograma do mesmo. Quando a solicitação de mudança ocorre na fase de iniciação, seu impacto será menor, visto que, o cronograma e os custos estimados ainda não foram finalizados. Ao longo do projeto essas mudanças terão um impacto maior exigindo um planejamento adicional, gerando aumento nos custos e atraso no cronograma. Outro impacto, devido às mudanças no escopo do projeto é sobre a moral com a equipe. Para Portillo (2010), mudanças realizadas tardiamente no ciclo de vida de um projeto podem gerar sentimentos negativos dentro da equipe, o que por sua vez pode ter um efeito negativo sobre a dinâmica da equipe, o trabalho em equipe, a moral, e a organização em geral. É recomendável que toda solicitação de mudança seja documentada e apresentada para aprovação. 3 METODOLOGIA Para a elaboração deste artigo foram realizadas pesquisas bibliográficas em diversos acervos disponíveis, fisicamente, e também via online. Para identificação, determinação e conceitos

6 6 teóricos, foram utilizadas fontes bibliográficas primárias e secundárias. Como fonte primária, utilizou-se livros e artigos científicos. Já as fontes bibliográficas secundárias utilizadas foram dissertações. 4 DISCUSSÃO O sucesso do projeto é diretamente influenciado pelo envolvimento ativo das partes interessadas na descoberta e decomposição das necessidades em requisitos, por isso, é importantíssimo que os stakeholders sejam identificados observando sua influência (positiva ou negativa) e o grau de poder de cada um deles junto ao projeto. É um processo que deve ser realizado no início do projeto. Devido a importância do plano de gerenciamento de escopo, muitas empresas de projetos possuem um modelo previamente definido, o qual deve ser adequado a cada projeto e aos interesses dos stakeholders, facilitando assim sua elaboração e evitando mudanças durante o andamento do projeto. O impacto das alterações nos processos de trabalho pode ser pequeno e não demandar respostas significativas, mas é bom evitá-las, pois nem sempre isso acontece. Em sua maioria, mudanças no escopo afetam tanto o cronograma como os recursos previamente alocados, podendo afetar a qualidade do projeto. A chamada restrição tripla define que um produto de qualidade atende todas as necessidades do cliente (escopo), dentro do cronograma (prazo) e com os recursos previamente alocados (custo). 5 CONCLUSÃO É de extrema importância que, ao iniciar um processo de gerenciamento de escopo, sejamos simples e objetivos, pois mudanças no mesmo terão impactos sobre cronograma, recursos e, consequentemente, afetará a qualidade do projeto. Para que um projeto seja gerenciado com eficiência é necessária uma definição clara e apropriada do escopo. O gerente de projetos deve minimizar ao máximo as mudanças no escopo, principalmente após os trabalhos serem iniciados, pois quanto mais tardias, mais impacto terão sobre o projeto. Para isso, o gerenciamento do escopo deve ser bem detalhado com relação ao trabalho a ser executado, além de prever possíveis riscos ao longo do projeto.

7 7 Para alcançar o sucesso no gerenciamento do escopo é necessário um bom gerenciamento de mudanças ou, simplesmente, evitar que elas ocorram. Pois um escopo bem definido levará à êxitos quanto ao cronograma e prazo, garantindo assim, a qualidade do projeto. REFERÊNCIAS Kerzner, H. Project management: A systems approach to planning, scheduling, and controlling. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons, Inc, PMI Project Management Institute. Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. (Guia PMBOK ) 5ª ed. Globalstandard, PORTILLO, Cesar A. Gerenciamento eficaz do escopo do projeto. Livraria virtual do PMI, Disponível em < 3603EE4F17.ashx>. Acesso em 14 de Out VARGAS, R. Gerenciamento de projetos Estabelecendo diferenciais competitivos. 7ª ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2009.

8 <<Ano de entrega>> Autorização de Divulgação de Artigo Técnico AUTORIZAÇÃO DE PUBLICAÇÃO AUTORIZO A PUBLICAÇÃO DO ARTIGO TÉCNICO NA INTERNET, JORNAIS E REVISTAS TÉCNICAS EDITADAS PELO IETEC. NÃO AUTORIZO A PUBLICAÇÃO OU DIVULGAÇÃO DO ARTIGO TÉCNICO. BELO HORIZONTE, / / CURSO: SEMESTRE/ANO: TURMA: TÍTULO DO ARTIGO: NOME DO AUTOR (LEGÍVEL) ASSINATURA