Gestão da Comunicação, sua importância e melhorias

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1 Faculdade Ietec Pós-graduação Gestão de Projetos - Turma nº de setembro de 2017 Gestão da Comunicação, sua importância e melhorias Glayson Carvalho Naves Engenheiro de Produção glayson_naves@yahoo.com.br Gustavo Caneschi Mattos Duarte Engenheiro Civil e Engenheiro de Segurança do Trabalho gustavo.caneschi@hotmail.com RESUMO Todo o desenvolvimento da sociedade moderna se deu graças a capacidade de se comunicar, em um projeto não ocorre de forma diferente. A comunicação é uma parte vital de qualquer projetos e em qualquer área, podendo levar um projeto do sucesso ao fracasso. Para que o sucesso ocorra é necessário que os Gerentes de Projetos demandem mais tempo projetando a gestão da comunicação, parte tão importante quanto tempo e custo, para que possa melhorar a comunicação apresentamos algumas dicas úteis para aumentar a assertividade do planejamento da comunicação. Palavras-chave: Comunicação. Gestão de Projetos. 1 INTRODUÇÃO A comunicação é uma parte crucial do projeto e deve ser analisada e projetada. Ela pode ocorrer de várias formas e possui três elementos chaves (emissor, mensagem e receptor) que devem estar em sintonia para que a comunicação seja efetiva. A sua importância pode ser comprovada no trecho escrito por Silas Serpa: Existem estudos que indicam que a comunicação ineficaz põe em risco 7,5% do capital do projeto e é responsável por quase 70% dos problemas dentro de um projeto.

2 2 Muitas vezes, durante os projetos, ocorrem desencontros de posições e opiniões devido à comunicação falha, pois o emissor pensa e cria uma mensagem que é interpretada de forma incorreta pelo receptor. Desentendimento que pode ocorrer através das diversas formas de comunicação que podem existir: ser escrita ou oral, ocorrer de forma verbal e/ou não verbal, ser interna ou externa ao projeto, ser feita de maneira formal e/ou informal, além da questão hierárquica, comunicação vertical ou horizontal. O sistema de comunicação possui barreiras para as quais o Gerente de Projetos deve atentar-se quando for realizar a gestão desta ferramenta. Dentre as quais estão: analisar os pontos críticos, estabelecer padrões de qualidade, definir os canais de comunicações e o número com que estes ocorrem, a língua oficial e a distância física entre o emissor e o receptor. Este trabalho apresentará algumas dicas de pontos de atenção para o desenvolvimento de um bom plano de gestão. 2 REFERENCIAL TEÓRICO A Gestão de Projetos pode ser definida como a área de conhecimento dedicada a utilizar ferramentas, habilidades e técnicas para a execução de projetos (conjunto de atividades desempenhadas por um período temporário com o intuito de produzir um serviço ou produto), objetivando um sucesso (atendimento dos anseios e desejos do cliente) que é definido antes de se começar a caminhada. Como descrito no livro Gestão de Projetos Brasil, apesar do Gerente de Projetos investir 85% a 90% de seu tempo exercendo comunicação, este é o ultimo dos temas das áreas de conhecimento consideradas no planejamento. De acordo com Eduardo Montes, estudos comprovam que se a linguagem oral for desmembrada em partes, existirão três áreas de estudos. Cada área tem um peso para que a mensagem seja captada com sucesso pelo receptor sendo: 7% referente à escolha das palavras da mensagem, 38% da tonalidade da voz e 55% da linguagem não verbal. O que comprova a complexidade do assunto comunicação. A filosofia de gerenciamento PMI divide a Gestão de Projetos em 5 processo (Início, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento) e a área de conhecimento Comunicação é de fundamental importância para que todos estes processos ocorram conforme planejado, já que ela realiza a união e esta 2

3 3 presente no desenvolver de todas as etapas citadas, além de permitir que a interação ocorra de forma saudável e eficaz. 3 METODOLOGIA Para desenvolver e melhorar a Gestão da Comunicação deve-se seguir algumas dicas, como as evidenciadas na tabela abixo, Ouvir Ativo : O U V I R Tabela 1 - "Ouvir Ativo" Ouvir com atenção, visualizar, atentar para a linguagem corporal, os tons de voz e os aspectos não verbais. Use os espaços entre o emissor e o receptor de forma produtiva, elimine distâncias. Verifique se entendeu a mensagem, parafrasear para verificar a compreensão. Interesse-se, envolva-se. Reflita, tente ver as coisas do ponto de vista do outro. Fonte: Gestão de Projetos Brasil Com o uso tabela acima, pode-se aperfeiçoar a Gestão da Comunicação ao realizar 7 passos, explanados a seguir: integração de setores, distribuição de responsabilidades, dar feedbacks, ouvir os colaboradores, ativar as linhas externas de comunicação, realizar reunião e criar uma agenda para a comunicação. Integração entre os setores: atividade necessária para tornar público no projeto quem são os envolvidos e quais são as responsabilidades de cada um, permitindo que a comunicação ocorra de forma direta e seja feita ao receptor correto. Evita-se, dessa forma, que a informação seja reencaminhada diversas vezes até alcançar o receptor correto, o que poderia gerar uma perda de conteúdo e o momento correto da ação, uma vez que a mensagem ficou transitando pro diversos receptores que não estavam envolvidos no conteúdo. Atrasos como estes podem causar a ruína do projeto; Realizar reunião: cria a oportunidade de aplicar a comunicação entre as partes funcionais e as partes administrativas, onde são definidas as metas e 3

4 4 estratégias do processo. Deve acontecer de forma regular, breve e devem estar presentes somente aqueles que estão envolvidos diretamente com os assuntos da reunião; Distribuir responsabilidades: permite que cada componente da equipe esteja apta a realizar uma função com precisão (aquela para a qual foi contratada) agindo, assim, de forma eficiente e objetiva. Quando não se têm as responsabilidades da equipe bem definidas, todos se tornam aptos a executar todas as atividades, o que torna uma pessoa não qualificada para uma atividade importante, apta a realizá-la, podendo gerar, com isso, atrasos, devido à falta de conhecimento, e/ou um produto final de baixa qualidade. Com as responsabilidades bem definidas, os membros de uma equipe saberão o que podem e devem fazer, além de saber a quem encaminhar-se ao receber uma demanda incoerente com as suas responsabilidades; Ouvir os colaboradores: que podem contribuir com uma opinião especializada, oriunda da experiência vivida, fazendo-os se sentirem valorizados e mantendo-os estimulados no projeto, desenvolvendo um projeto melhor; Feedbacks: é uma ferramenta muito importante quando bem aplicada, pois desenvolve um ambiente de respeito e troca de conhecimento, além de um fluxo de informações que tendem a realizar melhorias no projeto, sempre agregando pontos positivos de experiências anteriores e evidenciando pontos de vista diferentes. Ativar as linhas externas de comunicação: permite que a interação entre fornecedores, clientes, equipe de trabalho e Gerente de Projetos resulte em benefícios para o projeto, através das experiências vividas, de outros pontos de vista, além da melhor relação que possibilita um melhor entendimento do projeto e dos anseios das partes externas a ele; Criar uma agenda para a comunicação: serve para que todos da equipe mantenham o foco, criando uma agenda com datas e horários para debate de 4

5 5 questões durante o andamento do projeto. Devem ser determinados quais os critérios para que a comunicação de emergência (fora do horário de trabalho) ocorra e com quem determinar encontros com a equipe. Os canais de comunicação nas empresas devem ser bem estruturados e bem delimitados para que as informações não se percam. Com a comunicação estruturada o projeto flui de maneira melhor, sem falta de informações, mantendo todos os interessados atualizados, conforme avança o andamento do projeto, de maneira adequada. Toda comunicação no projeto deve ocorrer de maneira formal, com a língua estipulada pelo Gerente de Projetos, e deve ser sempre documentada para existir uma base histórica de informações que servirá de apoio às decisões futuras e servirá de exemplo das lições aprendidas. Faz parte do planejamento das Comunicações: a definição do sistema de Gerenciamento de Mudanças, os relatórios de desempenho do trabalho, a atualização de documentações e o registro de problemas. 4 CONCLUSÃO O Gerente de Projetos demanda a maior parte do seu tempo comunicandose. Desta forma, a Comunicação é uma área de conhecimento que não pode ficar em último lugar quando se trata do planejamento, como já foi apontado por pesquisas. Todo o projeto depende da comunicação efetiva entre todos os envolvidos externos e internos ao projeto. Quando bem realizada, desenvolverá uma atmosfera de prosperidade ao projeto, minimizando os pontos de conflito entre pessoas e entre atividades. Foram apresentados pontos que devem ser otimizados e aplicados ao Planejamento do Projeto, a fim de viabilizar-se um sucesso para o projeto, de maneira menos turbulenta, no processo de execução. 5

6 6 REFERÊNCIAS MONTES, Eduardo. Gerenciamento da comunicação Disponível em : < Acessado em 08/2017 PROJECT BUILDER. 7 formas de otimizar a comunicação na gestão de projetos. Disponível em: < Acessado em 08/2017 Project Management Institute (PMI). Um guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) - 5ª Edição. Global Standard, SERPA, Silas. Importância da comunicação. Disponível em : < Acessado em 08/2017 SOUZA, Arnaldo R. P. CAMPOS, Breno. e outros - Gestão de Projetos Brasil - Conceitos e Técnicas. Belo Horizonte: 3ª Edição. IETEC,

7 2017 Autorização de Divulgação de Artigo Técnico AUTORIZAÇÃO DE PUBLICAÇÃO X AUTORIZO A PUBLICAÇÃO DO ARTIGO TÉCNICO NA INTERNET, JORNAIS E REVISTAS TÉCNICAS EDITADAS PELO IETEC. NÃO AUTORIZO A PUBLICAÇÃO OU DIVULGAÇÃO DO ARTIGO TÉCNICO. BELO HORIZONTE, _29_/ 09 /_2017_ CURSO: Gestão de Projetos SEMESTRE/ANO: Primeiro semestre / 2017 TURMA: 164 TÍTULO DO ARTIGO: Gestão da Comunicação, sua importância e melhorias NOME DO AUTOR (LEGÍVEL) Glayson Carvalho Naves ASSINATURA NOME DO AUTOR (LEGÍVEL) Gustavo Caneschi Mattos Duarte ASSINATURA