FOLLOW UP EM COMPRAS: ENFRENTANDO DESAFIOS E COLHENDO RESULTADOS

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1 Faculdade Ietec Pós-graduação Compras e Suprimentos - Turma nº de Agosto de 2017 FOLLOW UP EM COMPRAS: ENFRENTANDO DESAFIOS E COLHENDO RESULTADOS Fabiana de Sousa tins fabiana.smartins@yahoo.com.br Ildeu Jachson dos Santos ildeu.jsantos@gmail.com RESUMO Identificar possibilidades de melhoria do processo de compras e suprimentos a partir da implementação de um sistema de follow up. Apresentar os resultados obtidos em empresa de médio porte do segmento industrial a partir do uso de um sistema de follow up, valendose do controle do lead-time interno e externo através do mapeamento de processos previamente realizado, como possibilidade de benchmarking. A análise das informações pesquisadas e levantadas permite afirmar que a implementação do sistema de follow up não garante por si só o cumprimento de 100% das entregas planejadas, mas seu uso permite antecipar as tomadas de decisões, estabelecimento prévio de planos de ação, medições do nível de desempenho de seus fornecedores, criação de indicadores para acompanhamento de desempenho das áreas internas, e levantamento do moral do time envolvido a partir de resultados mensuráveis. Palavras-chave: Sistema de follow up. Follow up. Lead-time. 1 INTRODUÇÃO As empresas têm efetuado várias ações para fazer frente a este mercado globalizado, lidando com recursos escassos e com uma competitividade mais forte. Consequentemente, têm sido cada vez mais exigido um maior desempenho das cadeias produtivas e flexibilidade com relação aos prazos, custos e qualidade. Isso acentua a importância do

2 2 estudo das vantagens competitivas em Compras e Suprimentos como um gerador de inteligência estratégica entre os gestores e operadores destas áreas. Alinhado a este desafio está o follow up, com a função de assegurar o abastecimento contínuo dos itens que entram na fabricação de bens e produtos, em decorrência da programação conjunta de Vendas e Produção. O principal objetivo é ter os materiais certos e disponíveis no tempo certo para atender a demanda dos produtos da empresa (lead-time). Vale salientar que a demanda e a oferta por componentes se modificam constantemente. Neste ambiente, o follow up como ferramenta auxiliar do planejamento e controle dos materiais é relevante para a minimização de impactos. Neste estudo, objetiva-se apresentar e propor a implementação das metodologias e práticas de follow up em um setor de Compras e Suprimentos a fim de reduzir os atrasos gerados por fornecedores (internos e externos), e perdas financeiras e de tempo nos processos. 2 REFERENCIAL TEÓRICO A área de compras não é uma atividade fim em si mesma, e sim uma área de apoio ao processo produtivo, responsável por abastecê-lo em relação às suas demandas de materiais, bens e serviços. Para Pozo (2007), a atividade de compras está relacionada com o sistema logístico empresarial, como atividades pares envolvidas em ações voltadas para manter a empresa em posição competitiva no mercado. Ainda segundo o autor, Compras é essencial para a busca de redução de custos através da negociação de preços, na busca de materiais alternativos e no desenvolvimento de novos fornecedores. Em sua análise, dentre as atividades inerentes à área de Compras, está o follow up. Destaca-se o follow up como uma ferramenta indispensável na gestão de processos de compra, até a efetiva entrega do que foi adquirido, dentro do especificado e com a qualidade exigida. Para Dias (1999), é necessário fazer avaliações ao longo do processo quando estabelecemos metas ou gerenciamos uma rotina. É um processo clássico no gerenciamento o monitoramento frequente a fim de se ter mais oportunidades de se identificar desvios e tomar ações corretivas com brevidade, trazendo o negócio de volta à situação aceitável. Conforme ilustra a FIGURA 1, o follow up pode ser preventivo ou corretivo, e realizado internamente ou externamente. No ambiente externo, sua execução poder ser nos formatos pessoal ou eletrônico.

3 3 FIGURA 1 - Mapeamento e gestão por processos. Fonte: Elaborado pelos autores, O follow up preventivo tem a finalidade de evitar os atrasos na entrega dos produtos, serviços ou materiais que foram encomendados aos fornecedores. Trata-se do monitoramento sobre aquilo que ainda vai vencer. Quando corretivo evita que atrasos já existentes sejam mais longos do que deveriam, a fim de evitar (mais) problemas. Nesta situação, o que foi previamente planejado já não será cumprido sem alguma perda ou custo. O follow up interno consiste em acompanhar os processos internos (ou áreas) da organização envolvidos no processamento do pedido, usualmente realizado nos Suprimentos. Consideram-se também as atividades produtivas necessárias para a finalização do produto, em Produção. Envolve várias áreas, e, por conseguinte, processos. Para uma análise eficaz destas interações entre processos, recomenda-se o uso do Mapeamento de Processos, cuja ferramenta eficaz e visual é o Diagrama SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers; em português, FIPOC: Fornecedores, Insumos, Processos, Saídas, Clientes), e pode ser ilustrado na FIGURA 2. FIGURA 2 - Hierarquia dos processos. Fonte: COELHO, Vera, 2017, p.4.

4 4 Através do follow up externo, busca-se manter o fluxo contínuo de insumos e matériasprimas no setor produtivo, sem que ocorram atrasos ou faltas, sendo o monitoramento de entregas acompanhado diretamente com os fornecedores. Este monitoramento vai desde o contato com o fornecedor no envio e aceite do Pedido de Compra aprovado, até o recebimento do material (aprovado). Usualmente, este follow up é realizado pelo time de Compras, mas conforme o porte da empresa pode ser realizado pelo requisitante, um diligenciador designado, ou mesmo através de empresa terceirizada contratada. A FIGURA 3 ilustra o macro fluxo de compras com a interação entre o follow up interno e externo. FIGURA 3 - Macro-fluxo em Compras, e a interação entre o FUP interno e externo. Fonte: Elaborado pelos autores, No follow up externo, quando realizado de forma direta ao fornecedor é chamado de pessoal. Classifica-se como pessoal por não utilizar ferramentas do sistema ERP, ou mesmo módulos eletrônicos específicos de monitoramento. O monitoramento pode ser realizado através de ligações telefônicas, do comprador direto ao fornecedor, ou através de visitas. Neste tipo de follow-up, o estabelecimento de prioridades entre Compras e Suprimentos auxilia na eficácia deste monitoramento, frente a eventual número de fornecedores e itens a serem monitorados. No caso do follow up eletrônico, pode-se utilizar softwares disponíveis no mercado, que podem compor o sistema ERP, caso seja usado pela organização. Outra ferramenta pode ser a criação de Portal Eletrônico, com acesso pelos fornecedores ou através de s automáticos com informações de seus itens em carteira. 3 METODOLOGIA

5 5 A metodologia adotada neste estudo de caso foi a coleta de dados em uma indústria de médio porte localizada em Betim-MG, do segmento elétrico, no que tange seus processos de Compras e Suprimentos, considerando os resultados apresentados antes e após a priorização do sistema de follow up em sua rotina. As evidências serão apresentadas mediante o uso de indicadores, os quais compõem a medição de acompanhamento do sistema de follow up implementado pela própria organização. 4 RESULTADOS E DISCUSSÃO Os dados tomados como base de comparação aos dados atuais são de um momento da organização que retrata a transição da gestão de Compras ocorrida na planta de Betim-MG, para uma gestão corporativa (nos cargos de Supervisor e Gerente), diretamente da Matriz América Latina da organização, em Cotia-SP. O time de Compradores permaneceu em Betim-MG. Esta transição ocorreu em o de 2015, e permaneceu durante quase um ano, trazendo uma série de dificuldades: os compradores deixaram de ter ponto de apoio local frente às dificuldades e emergências, tornando lento o processo decisório, e o follow up preventivo deixou de ser realizado com prioridade e importância. Isso gerou muitos atrasos e faltas de materiais, paradas de produção, baixa eficiência produtiva e atrasos nas entregas dos produtos aos clientes finais. A partir de ço de 2016 o sistema gerencial foi novamente revisto na planta de Betim-MG, e a partir de então a gestão voltou a ser local. A área de Compras passou por forte alteração de sua política e rotinas, e a maior delas o monitoramento da entrega pelos fornecedores, no prazo acordado, a partir de negociações eficientes realizadas pelos compradores. 4.1 Itens em follow up Situação crítica após decisão transitória de gestão pode ser observada do GRÁFICO 1, através do elevado volume de atrasos de itens adquiridos. As compras eram realizadas por cinco compradores, e houve a contratação de um sexto integrante, um Analista de Material Pleno, o qual ficou responsável pela realização de follow up da área. Apesar do esforço individual, os efeitos foram pequenos frente ao alto volume de itens comprados.

6 Jan/16 Ago Set Out Nov Dez Jan/ % 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 9% Atrasos de entrega de Fornecedores - / % 15% 55% 0-3 dias 4-15 dias dias or 31 dias Meta não definida GRÁFICO 1 - Atrasos de entrega de fornecedores ho/2015. Fonte: Empresa pesquisada, A partir da nova restruturação na planta de Betim-MG, com um novo Supervisor local, observou-se queda do volume de atrasos, após a reestruturação do time (agora com quatro compradores), priorização do follow up, e a delegação pelo mesmo a cada comprador. Conforme GRÁFICO 2, os dados a partir da entrada da nova gestão, em ço/2016, representa esta melhoria. Uma meta foi estabelecida e monitorada junto a cada comprador: 80% dos itens comprados entregues dentro da tolerância de três dias de atraso. Atrasos de Entrega de Fornecedores - Jan/16 a /17 100% 80% 60% 40% 20% 77% 64% 64% 64% 32% 37% 37% 45% 53% 54% 58% 61% 53% 43% 42% 46% 38% 43% 45% 0-3 dias 4-15 dias dias or que 31 dias 0% Meta 0-3 dias GRÁFICO 2 - Atrasos de entrega de fornecedores Janeiro/16 a ho/17. Fonte: Empresa pesquisada, Resultados financeiros das compras A partir da delegação do follow up preventivo a cada comprador o resultado financeiro de cada compra passou a ser monitorado, tanto individualmente quanto para toda a área através do PPV Purchase Price Variance (Variação do Preço de Compra), no qual se compara a compra realizada de cada item com o preço base do mesmo, tomado em um período anterior. Através do GRÁFICO 3, a evolução positiva do PPV pode ser evidenciada

7 Jan-16 Ago Set Out Nov Dez Jan-17 Jan-16 Ago Set Out Nov Dez Jan-17 7 com a melhoria dos valores acumulados de fechamento de 2016, que foi de 3,5%, na média do ano, para -1,5% em média no período de Janeiro a ho de ,0% 5,0% 4,0% 3,0% 2,0% 1,0% 0,0% -1,0% -2,0% -3,0% -4,0% -5,0% -6,0% PPV Geral de Compras - Jan/16 a /17 4,8% 5,1% 4,2% 3,3% 3,6% 3,8% 4,1% 2,6% 2,9% 1,9% 1,9% 0,6% -1,9% 3,3% -1,5% -0,9% -3,1% -3,3% R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ 0,00-0,8% R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ % GRÁFICO 3 - Atrasos de entrega de fornecedores Janeiro/16 a ho/17. Fonte: Empresa pesquisada, Prazo para fechamento de Pedidos de Compra A partir do follow up de cada entrega sendo rigorosamente acompanhado, foi estabelecido como meta o prazo de cinco dias para o fechamento dos Pedidos de Compra. No GRÁFICO 4, os dados coletados desde o início de 2016, demonstram quão extenso era o prazo gasto (jan-fev /2016), chegando a uma média de 60% dos PC s fechados fora da meta, de seis dias. Em 2017, em média, o volume de pedidos fechados com mais de seis dias caiu para 37% do total, o que demonstra uma evolução satisfatória dos resultados. 100% 80% 60% 40% 20% 0% Tempo de Fechamento de PC's - Jan/16 a /17 85% 76% 77% 77% 72% 67% 65% 63% 67% 64% 64% 64% 56% 58% 61% 45% 49% 53% 36% 0-5 dias 6-15 dias dias or que 31 dias Meta 0-5 dias GRÁFICO 4 - Tempo de fechamento de PC s Janeiro/16 a ho/17. Fonte: Empresa pesquisada, 2017.

8 8 5 CONCLUSÃO A reestruturação dos processos de aquisição se fez necessária como uma saída para se obter diferenciais que tornem a organização mais competitiva. Nesta linha, o fator principal que motivou o desenvolvimento deste estudo foi apresentar o processo de implantação de um sistema de follow up para o controle do lead-time interno e externo, sob a perspectiva de sua aplicabilidade, considerando que o controle e monitoramento podem ser ferramentas eficazes para o cumprimento ou melhoria daquilo que foi planejado. O trabalho foi marcado pela análise qualitativa baseada num estudo de caso. Foi possível evidenciar resultados positivos pós-implementação e priorização do follow up. A adoção do sistema de follow up demonstra a expectativa na assertividade daquilo que foi planejado, não apenas com foco no fornecedor (ambiente externo), como também internamente, integrando os processos. O envolvimento do time provoca um sentimento de união em prol de um objetivo comum. REFERÊNCIAS COELHO, Vera. Suprimentos, compras e competitividade: 2.2 mapeamento dos processos de compras e suprimentos. Belo Horizonte: IETEC, p. DIAS, co Aurélio Pereira. Administração de materiais: uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, POZO, Hamilton. Administração de recursos materiais e patrimoniais, uma abordagem logística: São Paulo: Atlas, 2000.

9 2017 Autorização de Divulgação de Artigo Técnico AUTORIZAÇÃO DE PUBLICAÇÃO AUTORIZO A PUBLICAÇÃO DO ARTIGO TÉCNICO NA INTERNET, JORNAIS E REVISTAS TÉCNICAS EDITADAS PELO IETEC. NÃO AUTORIZO A PUBLICAÇÃO OU DIVULGAÇÃO DO ARTIGO TÉCNICO. BELO HORIZONTE, 22/ 08/ 2017 CURSO: Administração de Compras e Suprimentos SEMESTRE/ANO: 1º Semestre/ 2017 TURMA: 24 TÍTULO DO ARTIGO: Follow up: Enfrentando desafios e colhendo resultados NOME DO AUTOR (LEGÍVEL) ASSINATURA Fabiana de Sousa tins Ildeu Jachson dos santos