Introdução ao Gerenciamento de Projetos. Equipe DeIT

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1 Introdução ao Gerenciamento de Projetos Equipe DeIT

2 Sumário Túlio Conceitos Iniciais Ciclo de Vida do Projeto Renata Rossi Processos de gerenciamento de projetos Paulo Henrique Gerenciamento do escopo Gerenciamento de recursos humanos Renata Guanaes Gerenciamento da qualidade Gerenciamento das comunicações Guilherme Moisés Gerenciamento de riscos

3 Conceitos Iniciais Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo Elaboração progressiva: desenvolvido por etapas, continuado em incrementos

4 Projetos x Operações Realizados por pessoas; restringidos por recursos limitados;planejados, executados e controlados Temporários e exclusivos Finalidade: atingir seus objetivos e terminar Exemplos: desenvolvimento de um novo produto ou serviço; efetuar mudança de estrutura, de pessoal, ou de estilo de uma organização; construção de um prédio ou instalação Realizadas por pessoas; restringidas por recursos limitados;planejadas, executadas e controladas Contínuas e repetitivas Finalidade: manter o negócio Exemplos: manutenção de produtos; rotinas administrativas; help desk

5 Gerenciamento de Projetos Aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, a fim de atender aos seus requisitos Gerenciar um projeto inclui: Identificação de necessidades Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis Balanceamento das demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas Projetos de alta qualidade entregam o produto, serviço ou resultado dentro do escopo, no prazo e dentro do orçamento.

6 Gerenciamento de Projetos

7 Habilidades Interpessoais Comunicação eficaz Influência sobre a organização Liderança Motivação Negociação e gerenciamento de conflitos Resolução de problemas

8 Ciclo de vida do projeto Os ciclos de vida do projeto geralmente definem: Que trabalho técnico deve ser realizado em cada fase Quando as entregas devem ser geradas em cada fase e como cada entrega é revisada, verificada e validada Quem está envolvido em cada fase Como controlar e aprovar cada fase.

9 Características do ciclo de vida do projeto As fases geralmente são seqüenciais e normalmente são definidas por algum formulário de transferência de informações técnicas ou de entrega de componentes técnicos Os níveis de custos e de pessoal são baixos no início, atingem o valor máximo durante as fases intermediárias e caem rapidamente conforme o projeto é finalizado O nível de incertezas é o mais alto e, portanto, o risco de não atingir os objetivos é o maior no início do projeto. A certeza de término geralmente se torna cada vez maior conforme o projeto continua A capacidade das partes interessadas de influenciarem as características finais do produto do projeto e o custo final do projeto é mais alta no início e torna-se cada vez menor conforme o projeto continua

10 Características do ciclo de vida do projeto

11 Características do ciclo de vida do projeto

12 Características das fases do projeto O término e a aprovação de um ou mais produtos caracteriza uma fase do projeto *Produto: resultado mensurável e verificável do trabalho Uma fase do projeto em geral é concluída com uma revisão do trabalho realizado e dos produtos para definir a aceitação, se ainda é necessário algum trabalho adicional ou se a fase deve ser considerada encerrada

13 Partes interessadas no projeto Gerente de projetos Cliente/usuário Organização executora. Membros da equipe do projeto. Equipe de gerenciamento de projetos. Patrocinador Influenciadores PMO

14 Estrutura organizacional

15 Organização funcional

16 Organização por projeto

17 Organização matricial fraca

18 Organização matricial balanceada

19 Organização matricial forte

20 Organização composta

21 Perguntas

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23 Processos de Gerenciamento de Projetos de um projeto Renata Rossi

24 Processos de Gerenciamento de Projetos de um projeto Execução do Processo O objetivo do Processo de Gerência de Projetos é estabelecer e manter os planos que definem as atividades do projeto. Dividem-se em: Ô1. Grupos de processos de gerenciamento de projetos; Ô Detalhamento dos processos de cada um dos grupos. Ô2. Interação entre processos; Ô 3. Mapeamento dos processos de gerenciamento de projetos.

25 Grupos de processos de gerenciamento de projetos l l l l Grupo de processos de iniciação: define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto. Grupo de processos de planejamento: define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi realizado. Grupo de processos de execução: integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto do projeto. Grupo de processos de monitoramento e controle: mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas ações corretivas quando necessário para atender aos objetivos do projeto. l Grupo de processos de encerramento: formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduz o projeto ou fase do projeto a um final ordenado.

26 Grupo de Processos de Iniciação l É constituído pelos processos que facilitam a autorização formal para iniciar um novo projeto. São frequentemente realizados fora do escopo de controle do projeto pela organização, o que pode tornar os limites do projeto menos evidentes para as entradas iniciais do projeto. l Nele são desenvolvidas descrições claras dos objetivos, incluindo as razões pelas quais um projeto específico se constitui na melhor solução alternativa para satisfazer os requisitos. l Esse grupo de processos inicia um projeto ou uma fase do projeto e as saídas definem a finalidade do projeto, identificam os objetivos e autorizam o gerente de projetos a iniciar o projeto.

27 Grupo de Processos de Iniciação

28 Grupo de Processos de Planejamento l Os processos de planejamento desenvolvem o plano de gerenciamento do projeto. l Esses processos também identificam, definem e amadurecem o escopo do projeto, o custo do projeto e agendam as atividades do projeto que ocorrem dentro dele. l Mudanças significativas que venham a ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto irão provocar uma necessidade de reexaminar um ou mais processos de planejamento e, possivelmente, alguns processos de iniciação.

29 Grupo de Processos de Planejamento Grupo de Processos de Planejamento

30 Grupo de Processos de Execução l l l Este grupo de processos envolve a coordenação das pessoas e dos recursos, além da realização das atividades do projeto de acordo com o plano de gerenciamento do projeto. Este grupo de processos também aborda o escopo definido na declaração do escopo do projeto e implementa as mudanças aprovadas. As variações normais de execução podem incluir durações de atividades e disponibilidade de recursos, e riscos não esperados. Tais variações podem ou não afetar o plano de gerenciamento do projeto, e possilvelmente exigir o estabelecimento de uma nova linha de base.

31 Grupo de Processos de Execução

32 Grupo de Processos de Monitoramento e Controle l l É constituído pelos processos realizados para observar a execução do projeto, de forma que possíveis problemas possam se identificados, para que possam ser tomadas as ações corretivas, com antecedência, para acompanhar a execução do projeto. Monitora as atividades em andamento do projeto em relação ao plano de gerenciamento e à linha de base do desempenho do projeto. l Identifica os fatores que poderiam dificultar o controle integrado de mudanças de forma que somente mudanças aprovadas sejam implementadas.

33 Grupo de Processos de Monitoramento e Controle

34 Grupo de Processos de Encerramento l O encerramento inclui os processos usados para finalizar formalmente todas as atividades de um projeto ou de uma fase do projeto. l Este grupo, quando terminado, verifica se os processos definidos estão terminados dentro de todos os outros grupos.

35 Interação entre os processos Os grupos de processos de gerenciamento de projetos estão ligados pelos objetivos que produzem. Em geral, as saídas de um processo se tornam entradas para outro processo ou são entregas do projeto. Os grupos de processos raramente são eventos distintos ou únicos; eles são atividades sobrepostas que ocorrem em diversos níveis de intensidade durante todo o projeto.

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37 Definição dos Processos e suas Interações Assim como nem todos os processos serão necessários em todos os projetos, nem todas as interações se aplicarão a todos ou todas as fases do projeto. Ô Caso: Algumas entradas do processo são predefinidas como restrição Ex.: O gerenciamento pode especificar uma data alvo para término, em vez de permitir que ela seja determinada pelo processo de planejamento. Uma data de término imposta irá muitas vezes exigir que a elaboração do cronograma seja feitra de modo inverso (dessa data para trás) e poderá aumentar o risco ou exigir redução do escopo. Quando um processo que normalmente ocorre durante o planejamento é reexaminado ou atualizado durante a execução, ele ainda é o mesmo processo que foi realizado no processo de planejamento, e não um novo processo adicional.

38 Brigadooo!

39 Gerenciamento das Comunicações do Projeto Renata Guanaes Janeiro/ 2009

40 Gerenciamento das Comunicações Tópicos Introdução A Comunicação hoje e alguns problemas atuais Motivação para boa comunicação em Projetos Falsas Percepções e Requisitos de Comunicação em Projetos Objetivos do Gerenciamento das Comunicações Processos do PMBOK para Gerenciamento das Comunicações Boas Práticas

41 Contexto da Comunicação Comunicação hoje é mais fácil Artefatos fisiológicos fala, expressões corporais Artefatos físicos escrita Artefatos tecnológicos Telefone, , Internet, Celular

42 Alguns problemas atuais... Diferenças na interpretação das informações que recebemos ou emitimos!

43 Alguns problemas atuais... Excesso de informações!

44 Motivação para boa comunicação em projetos

45 Falsas Percepções Muitos consideram a Comunicação como algo que flui naturalmente não sendo necessário planejamento... não sendo necessário uma maior atenção... não sendo necessário preparação por parte do Gerente de Projeto

46 Requisitos de Comunicação em Projetos É um desafio para o Gerente de Projeto Requer Planejamento Requer Habilidades do Gerente em... Saber falar, saber ouvir Estabelecer/ Fortalecer relacionamentos Motivar e Direcionar equipe Tratar expectativas dos clientes e equipes Resolver conflitos; eliminar mal-entendidos

47 Requisitos de Comunicação em Projetos Fundamental o Gerente de Projeto ter habilidades de comunicação pois 80% de sua atividade restringe apenas em comunicação com stakeholders, patrocinadores, clientes e equipe.

48 Gerenciamento das Comunicações Tópicos Introdução A Comunicação hoje e alguns problemas atuais Motivação para boa comunicação em Projetos Falsas Percepções e Requisitos de Comunicação em Projetos Objetivos do Gerenciamento das Comunicações Processos do PMBOK para Gerenciamento das Comunicações Boas Práticas

49 Objetivos do Gerenciamento das Comunicações Garantir geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação das informações sobre o projeto. Comunicações bem-sucedidas envolve as pessoas certas, no tempo e momento oportuno. Evitar desinformações e ruídos entre as partes interessadas no projeto.

50 Gerenciamento das Comunicações Tópicos Introdução A Comunicação hoje e alguns problemas atuais Motivação para boa comunicação em Projetos Falsas Percepções e Requisitos de Comunicação em Projetos Objetivos do Gerenciamento das Comunicações Processos do PMBOK para Gerenciamento das Comunicações Boas Práticas

51 Processos do PMBOK para Gerenciamento das Comunicações Planejar Comunicaçõe s Gerenciar Partes Interessadas Plano de Ger. das Comunicaçõ es Distribuir Comunicaçõe s Relatar desempenho do projeto

52 Planejamento das Comunicações Fases iniciais do projeto Quais necessidades de informação De que forma comunicá-las/ divulgá-las às partes interessadas no projeto Quais informações... Quem envia / Quem recebe... Horizontal/ vertical... Quando enviar/ Quando receber... Como ela será fornecida, transmitida ou apresentada... Utilizar apoio da TI para disseminar/ publicar

53 Planejamento das Comunicações Entradas Fatores ambientais estilo organizacional Ativos de processos lições aprendidas e histórico de projetos Declaração do Escopo comum entendimento e futuras decisões Plano Projeto premissas e restrições

54 Planejamento das Comunicações Saídas - Plano de Gerenciamento das Comunicações Requisitos de comunicação Informações que serão comunicadas, inclusive o formato, meio, conteúdo e nível de detalhes Quem informa/ quem recebe Meios, métodos ou tecnologias para transmitir as informações - reuniões, conferências, correio de voz, cronogramas, memorandos, , comunicados à imprensa, publicações na web, portais, sistemas colaborativos... Freqüência da comunicação A quem informar problemas para serem resolvidos

55 Processos do PMBOK para Gerenciamento das Comunicações Planejar Comunicaçõe s Gerenciar Partes Interessadas Plano de Ger. das Comunicaçõ es Distribuir Comunicaçõe s Relatar desempenho do projeto Relatórios do Projeto

56 Distribuição das Comunicações Coletar, compartilhar e disponibilizar as informações das partes interessadas no momento oportuno. Por todo o ciclo de vida do projeto Implementar o plano que foi planejado. Responder às solicitações de informações não previstas

57 Distribuição das Comunicações Saídas Registros/ Relatórios do Projeto Solicitações de Mudanças Lições Aprendidas Sucessos e Fracassos do Projeto Problemas/ Ações Corretivas Recomendações para projetos futuros

58 Processos do PMBOK para Gerenciamento das Comunicações Planejar Comunicaçõe s Gerenciar Partes Interessadas Distribuir Comunicaçõe s Relatar desempenho do projeto Relatórios de Desempenho do Projeto

59 Relatório de Desempenho Coletar todas as informações de linha de base; Compilar, organizar e sintetizar as informações de andamento até o momento; Comparar com linha de base/ previsto; e Distribuir as informações sobre o desempenho do projeto às partes interessadas Escopo, cronograma, custos, recursos, qualidade, riscos, aquisições...

60 Relatório de Desempenho Entradas... Linha de Base - desvios Orientar e gerenciar a execução do projeto Medições de desempenho Medições de Qualidade Relatar desempenho do projeto Entregas previstas/ realizadas Solicitações de Mudança Aprovadas Cronograma, custos, qualidade, recursos, etc.

61 Relatório de Desempenho Saídas... Relatórios Andamento e Desempenho: Progresso Físico e Financeiro Variações Previsto/ Realizado Previsões refeitas Mudanças Solicitadas conforme análise do desempenho Ações corretivas para garantir desempenho futuro esperado Atualizações nos ativos de processos

62 Processos do PMBOK para Gerenciamento das Comunicações Planejar Comunicaçõe s Gerenciar Partes Interessadas Distribuir Comunicaçõe s Relatar desempenho do projeto

63 Gerenciar Partes Interessadas Gerenciar as Comunicações Resolver problemas de Comunicação Garantir bons relacionamentos e a sinergia da equipe e partes interessadas Evitar conflitos e interrupções de projeto devido aos ruídos de comunicação A cargo do Gerente de Projeto

64 Gerenciamento das Comunicações Tópicos Introdução A Comunicação hoje e alguns problemas atuais Motivação para boa comunicação em Projetos Falsas Percepções e Requisitos de Comunicação em Projetos Objetivos do Gerenciamento das Comunicações Processos do PMBOK para Gerenciamento das Comunicações Boas Práticas

65 Boas Práticas Ajuste o seu plano de comunicação ao estilo/ preferências do cliente e da equipe. Estabeleça uma rotina de comunicação e seja consistente. Numa reunião convoque/ envolva apenas as pessoas necessárias. Volume adequado de informação disponibilizado.

66 Boas Práticas Estabeleça um processo para obter o retorno sobre as ações tomadas em decorrência da mensagem e de seu status. Repositório comum para acesso, pela equipe, às informações do projeto e aos planos de comunicação.

67 Dúvidas?

68 Workshop PMBoK Gerenciamento de Escopo Paulo H. J. Alves Departamento de Inovação Tecnológica DeIT Divisão de Gerenciamento de Projetos e Avaliação DGPA Janeiro de 2009

69 Gerenciamento de Escopo Propósito: "... garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para terminar o projeto com sucesso... " janeiro de 2009 PMBoK - Gerenciamento de Escopo 70

70 Gerenciamento de Escopo Escopo pode ser Do produto Do projeto ( o PMBoK trata apenas desse!) Os processos, ferramentas e técnicas associadas, variam por área de atuação (são documentados no plano de gerenciamento do escopo) janeiro de 2009 PMBoK - Gerenciamento de Escopo 71

71 Gerenciamento de Escopo Medição do término do escopo janeiro de 2009 PMBoK - Gerenciamento de Escopo 72

72 Processos de gerenciamento de escopo de projeto (1 / 2) Planejamento do escopo Definição do escopo Criar EAP Verificação do escopo Controle do escopo janeiro de 2009 PMBoK - Gerenciamento de Escopo 73

73 Processos de gerenciamento de escopo de projeto (2 / 2) janeiro de 2009 PMBoK - Gerenciamento de Escopo 74

74 Planejamento do escopo (1/5) Descreve como a equipe irá desenvolver as outras atividades do gerenciamento de escopo janeiro de 2009 PMBoK - Gerenciamento de Escopo 75

75 Planejamento do escopo (1/5) Plano de gerenciamento de escopo Definir Verificar Controlar Estrutura Analítica de Projeto (EAP) Criar Definir janeiro de 2009 PMBoK - Gerenciamento de Escopo 76

76 Definição do escopo (2/5) Necessidades, desejos e expectativas das partes interessadas são analisados e convertidos em requisitos janeiro de 2009 PMBoK - Gerenciamento de Escopo 77

77 Definição do escopo (2/5) A declaração de escopo detalhada inclui: Objetivos do projeto (*) Descrição do escopo do produto (*) Requisitos do projeto (*) Limites do projeto (*) Entregas do projeto (*) Critérios de aceitação de produtos janeiro de 2009 PMBoK - Gerenciamento de Escopo 78

78 Definição do escopo (2/5) - continuação... - Restrições do projeto (*) Premissas do projeto (*) Organização inicial do projeto Riscos iniciais definidos Marcos do cronograma (*) Limitação de fundos Estimativa de custos janeiro de 2009 PMBoK - Gerenciamento de Escopo 79

79 Definição do escopo (2/5) - continuação... - Requisitos do gerenciamento de configuração do projeto Especificações do projeto Requisitos de aprovação * Elementos usados nas declarações de escopo dos projetos Janos e e-voto janeiro de 2009 PMBoK - Gerenciamento de Escopo 80

80 Criar E.A.P. (3/5) Decomposição hierárquica, orientada à entrega do trabalho para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias Subdivide o trabalho do projeto em partes menores e mais facilmente gerenciáveis Também conhecida por WBS (Work Breakdown Structure Estrutura de decomposição do trabalho) janeiro de 2009 PMBoK - Gerenciamento de Escopo 81

81 Criar E.A.P. (3/5) janeiro de 2009 PMBoK - Gerenciamento de Escopo 82

82 Criar E.A.P. (3/5) Exemplo de EAP / WBS janeiro de 2009 PMBoK - Gerenciamento de Escopo 83

83 Verificar escopo (4/5) Inclui a revisão das entregas para garantir que cada uma delas foi terminada de forma satisfatória Busca a aceitação formal das partes interessadas no escopo do projeto terminado e das entregas associadas janeiro de 2009 PMBoK - Gerenciamento de Escopo 84

84 Verificar escopo (4/5) janeiro de 2009 PMBoK - Gerenciamento de Escopo 85

85 Controlar escopo (5/5) Influenciar os fatores que criam mudanças no escopo do projeto Garante que as mudanças solicitadas passem pelo Controle integrado de mudanças A mudança é inevitável e, portanto, exige algum tipo de processo de controle janeiro de 2009 PMBoK - Gerenciamento de Escopo 86

86 Controlar escopo (5/5) janeiro de 2009 PMBoK - Gerenciamento de Escopo 87

87 janeiro de 2009 PMBoK - Gerenciamento de Escopo 88