Gestão Documental na Administração Pública

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1 Gestão Documental na Administração Pública 6 de dezembro de 2012 Auditório da Torre do Tombo Patrocínio Gold Patrocinadores Globais APDSI Patrocínio Prata

2 Juntos partilhamos eficiência Conferência Gestão documental na Administração Pública APDSI, dezembro de 2012

3 Torre do Tombo 2 Arquivo Nacional da Torre do Tombo (ANTT) éum arquivo central do Estado que preserva documentos originais desde o séc. IX até à actualidade, cabendo lhe, por consequência da sua perenidade, preservar também os novos arquivos electrónicos no âmbito de actuação do organismo, a par do mandato explícito para dar execução àlei que estabelece as bases da política e do regime de protecção e valorização do património cultural, na sua vertente de património arquivístico e património fotográfico. O bem e o mal, gárgulas de José Aurélio

4 Agenda Serviços Partilhados na AP Breve enquadramento Alguns exemplos Recursos financeiros Recursos humanos Compras públicas Desafios da Gestão Documental na AP Que guidelines para a AP? Normas abertas Retenção de correio electrónico? Estratégia para o legacy? Estratégia para o procurement? Gestão documental nos Serviços Partilhados Onde estamos e próximos passos? A componente arquivística? O papel? 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 3

5 Criação de valor na AP através dos serviços partilhados Resultados Criação de valor Destruição de valor Limiar admissível de eficácia Eficiência

6 Razões para a mudança Quantos somos? Não existe forma imediata de conhecer à data quantos trabalhadores existem na AP (no entanto, todos os trabalhadores são pagos mensalmente) Como nos organizamos? O modelo organizacional é complexo (diferentes lógicas orçamentais/organizacionais) Organização e Pessoas Processos Como fazemos? Os processos administrativos repetemse nos serviços da AP, não sendo normalizados e exigindo operações e investimentos desnecessários Tecnologia O que temos? As aplicações funcionam como silos: não partilham informação não fornecem conhecimento não fornecem serviços integrados O que temos? Redundância de aplicações autónomas (p. ex., no caso de RH, há mais de 150 conhecidas) 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 5

7 Os eixos da mudança Desenvolvimento de uma cultura centrada no Cliente Fornecedor/parceiro Unidade de negócio Valor Prestador de serviços Lealdade ao Cliente Organização e Pessoas Processos Tecnologia 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 6

8 Os eixos da mudança Organização e Pessoas Tecnologia Processos Reengenharia de processos com criação de valor Processos baseados nas necessidades dos clientes Alinhamento dos processos com o negócio Processos normalizados, melhores práticas 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 7

9 Os eixos da mudança Organização e Pessoas Processos Estratégia tecnológica alinhada com a de negócio Sistema integrado Reduzida manutenção de dados Integração de dados Validação de dados na fonte Informação relevante e em tempo útil Tecnologia Caraterísticas de base da solução tecnológica Funcionalidades integradas Integração e interfaces Configuração Escalabilidade 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 8

10 Iniciativas Ministério das Finanças REFORMAS DESAFIOS INICIATIVAS Reforma do processo orçamental: Generalização do POCP Orçamentação por programas Orientações do PRACE Novo regime de VCR SIADAP 123 Compromissos PEC Redução de custos Normalização de processos Maior eficiência Maior transparência (métricas) Melhoria da qualidade dos sistemas e dos serviços Disponibilização de informação de qualidade e integrada Mecanismos de alerta e controlo Rapidez na mudança GeRFiP + GeRHuP + GeADAP + SNCP + PVE espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 9

11 A espap Administração Pública espap Ministério das Finanças DGO IGF SG SP Finança s SP Recursos Humanos Compra s Públicas SP PVE DGAEP INA... Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 10

12 Agenda Serviços Partilhados na AP Breve enquadramento Alguns exemplos Recursos financeiros Recursos humanos Compras públicas Desafios da Gestão Documental na AP Que guidelines para a AP? Normas abertas Retenção de correio electrónico? Estratégia para o legacy? Estratégia para o procurement? Gestão documental nos Serviços Partilhados Onde estamos e próximos passos? A componente arquivística? O papel? 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 11

13 Execução da Despesa PABS NPD Autorização Despesa Cabimento Compromisso Compromisso Anos Futuros Contabilidade Orçamental Imobilizado / Contratos Contrato Imobilizado Aquisição Bens e Serviços Nota Encomenda Gestão Existências em Armazém Recepção Bens e Serviços Contas a Pagar Factura PAP/PAP OT Pagamento Retenções LEGENDA: ACTIVIDADES ACTIVIDADES EVENTUAIS ACTIVIDADE APROVAÇÃO PARTILHA SERVIÇOS (espap ) Reconciliação Bancária Tesouraria

14 Sistema de Gestão de Recursos Humanos (GeRHuP) 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 13

15 Acordos Quadro celebrados 236 cocontratantes / 270 empresas qualificadas, 76% dos quais são PME Despesa Pública Anual coberta pelos AQ da ANCP: M EUR (cerca de 80% do total da despesa pública transversal) Poupanças Previstas: 150 M EUR ( ) Poupanças obtidas a Dez.2010: 168 M EUR ( )