GANEC - Gabinete de Análise Económica

Transcrição

1 Serviços de Suporte Técnico aos Agrupamentos de Centros de Saúde GANEC - Gabinete de Análise Económica Viseu, 12 de Junho de 2007

2 Índice 1. Enquadramento 2. Modelo Proposto 3. Modelos Alternativos 4. Reorganização das Linhas de Serviço 2

3 Organograma da SRS Coordenador SRS Direcção de Serviços de Administração Geral Direcção de Serviços de Saúde Repartição Administrativa Divisão de Apoio Técnico Divisão de Gestão Financeira Divisão de Gestão Recursos Humanos Gabinetes e Assessorias 3

4 Custos das SRS 70 Custos Operacionais das SRS 60 Custos (Milhões de Euros) Total Custos Pessoal Fornecimentos Serv. Externos Custo Merc. Vendidas e Mat. Cons. Out. Custos Op. Transf. Correntes. Conc. Prest. Sociais 4

5 Custos por unidades orgânicas das SRS 35% Coordenação 10% Divisão de Apoio Técnico Repartição Administrativa 9% Direcção de Serviços de Administração Geral 22% 12% 11% Direcção de Serviços de Saúde Assessorias e Gabinetes 5

6 Produtividade Recursos Humanos Produtividade dos Serviços de Recursos Humanos das SRS Média Nacional Vila Real V. Castelo Porto Bragança Braga Setúbal Santarém Lisboa Viseu Leiria Guarda Coimbra C. Branco Aveiro Portalegre Évora Beja Faro Efectivos das SRS/Colaborador de RH 6

7 Areas Chave e Critérios de Análise Foi realizada uma análise crítica, recorrendo a um conjunto de critérios objectivos, a partir da qual se elaborou uma proposta acerca da entidade que as deve executar, seja o ACS, uma entidade externa ou ainda a ARS. Critérios de Decisão Gestão de Recursos Humanos Gestão Financeira Aprovisionamento/Compras/Logística Gestionário vs Transaccional Proximidade à actividade assistencial Potencial de obtenção de economias de escala Ganhos de produtividade por via da especialização Actividades Sistemas de Informação Instalações e Equipamentos Assessoria Jurídica Serviços de Apoio Geral Serviços de Saúde ACS Externamente ARS 7

8 Índice 1. Enquadramento 2. Modelo Proposto 3. Modelos Alternativos 4. Modelos Alternativos 8

9 Modelo Proposto Serviços Partilhados O modelo proposto - serviços partilhados prestados numa lógica de mercado por entidades empresariais públicas ou privadas com ou sem fins lucrativos. Critérios Económicos Outras Condicionantes Contabilidade Contas a Pagar Gestão de RH Compras Contas a Receber Fonte: Accenture 2002 Potencial de Redução de Custos 25% 25% 35% 45% 55% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% As ARS não devem acumular as funções de financiador, de prestador de cuidados de saúde primários e de prestador de serviços de back-office aos ACS, O recurso a serviços partilhados vai libertar as ARS e os ACS de actividades de suporte, permitindo que estas tenham um maior enfoque na suas áreas chave de actuação, O facto de as actividades de suporte passarem a ser asseguradas por uma entidade especialmente vocacionada para esta actividade irá contribuir para melhorar a eficácia e qualidade dos serviços. 9

10 Serviços Partilhados Modelo de Funcionamento Áreas de Actividade Contratos de Prestação As empresas de serviços partilhados centram o seu negócio no processamento de actividades não nucleares para outras entidades, tais como: Actividades de suporte (e não de missão); Actividades de forte pendor transaccional; Actividades passíveis de normalização ( standardização ); Actividades de baixo valor acrescentado. A relação entre o prestador e o cliente é regida por contratos que definem o modelo de prestação, este incluem: Definição de linhas de serviço; Definição de acordos de níveis de serviço,: Indicadores de avaliação de performance; Modelo de pricing. A existência de uma relação cliente/fornecedor é a base para a criação de um círculo virtuoso, onde a exigência dos clientes torna os fornecedores mais eficientes, levando assim à excelência operacional. 10

11 Vantagens Através de: Melhor Gestão Melhorar a gestão estratégicas Concentração de recursos qualificados; Processo de decisão mais célere; Políticas melhor informadas; Gestão efectivas da força de trabalho disponível; Partilha e troca de conhecimento; Melhor alinhamento do recursos com a missão. Eficiência Operacional Melhorar a eficiência operacional dos sistemas de gestão Normalização de processos; Redução dos tempos das operações; Flexibilidade nas alterações orgânicas; Melhor acesso à informação; Reports mais céleres, fiáveis e acessíveis; Melhores rácios de serviços e tempos de resposta. Poupança/Redução de custos Conseguir poupanças nas actividades Melhores serviços Melhorar os serviços prestados e aumentar a satisfação dos clientes. Obtenção de economias de escala; Redução de duplicações(tarefas, software, hardware) Maior ambiente competitivo; Maior foco no cliente e no seu valor; Melhor comunicação e tempos de resposta; Mais qualidade, fiabilidade e consistência. 11

12 Serviços Partilhados Repartição de Actividades Princípios da Repartição de Actividades ARS vs Serviços Partilhados Exemplos: Administrações Regionais de Saúde Unidade de Serviços Partilhados Decisão Suporte à Decisão Reporting Processos transaccionais Definição de estratégias; Tomada de decisão Análise financeira; Propostas de estratégias; Gestão dos custos. Obrigações Legais; Fecho de contas; Contabilidade Analítica. Execução orçamental; Contabilidade; Contas a receber; O controlo do processo, a definição de estratégias e as decisões mantêm-se sempre na esfera do cliente, suportando-se este na unidade de serviços partilhados para assegurar os processos transaccionais e a produção de informação. O nível de envolvimento no âmbito do Suporte á Decisão, por parte dos serviços partilhados será determinado pelas escolhas que o cliente venha a realizar. 12

13 Gestão Financeira Apenas as actividades de carácter gestionário ou cuja necessidade a proximidade à actividade assistencial serão executadas ao nível do ACS, as restantes cujo pendor transaccional é mais vincado ou onde existe um grande potencial de obtenção de economias de escala deverão se asseguradas externamente. Planeamento e Controlo Contabilidade Tesouraria Gestão Patrimonial Externamente Emissão de facturas; Lançamento de facturas; Reconciliações bancárias; Obrigações fiscais. Pagamentos; Recolha de valores; Elaboração de folhas de caixa. Codificação e registo de imobilizado; Registo e controlo de reparações; Cálculo de amortizações. ACS Elaboração do orçamento; Análise da situação económica e financeira; Controlo da execução orçamental. Receitas (Unidades Funcionais); Gestão de tesouraria do fundo de maneio. 13

14 Recursos Humanos Gestão Administrativa de Pessoal Formação Vencimentos e Abonos Selecção e Recrutamento Externamente Aposentações; Actualização dos processos de cadastro; Alteração de regimes de trabalho. Componente processual. Processamento de remunerações, abonos; Emissão de guias de vencimento. Componente processual. ACS Envio de informação e documentação. Identificação de necessidades de formação do pessoal; Elaboração do plano anual de formação; Avaliação da formação. Registo de assiduidade e horas extraordinárias. Identificação das necessidades de pessoal; Definição de critérios de selecção e recrutamento em articulação com a tutela. 14

15 Índice 1. Enquadramento 2. Modelo Proposto 3. Modelos Alternativos 4. Reorganização das Linhas de Serviço 15

16 Modelos Alternativos ARS podem proceder a implementação das novas estruturas de acordo com uma estratégia de gradualismo e testagem em pilotos Serviços Partilhados Regionais Empresas de Serviços Partilhados Contratação com Hospitais 16

17 Monitorização de Modelos Alternativos G. Financeira Modelos Alternativos Modelo 1 Modelo 2 Modelo 3 Modelo 4 Monitorização e Avaliação Para assegurar que os objectivos de eficiência e eficácia são atingidos. Devem ser implementados mecanismos de monitorização que permitam avaliar a competitividade dos vários modelos de prestação. Esta avaliação deverá ter por base métricas de desempenho objectivas e ter consequências práticas a nível da evolução do modelo de prestação. Ranking de Competitividade Modelo 1 Modelo 2 Modelo 3 Modelo 4 Objectivo Implicações Externo: Mudança de fornecedor Interno: Externalização de Linha de Serviço Externo: Renovação do Contrato Interno: Spin-off do departamento Competitividade 17

18 Índice 1. Enquadramento 2. Modelo Proposto 3. Modelos Alternativos 4. Reorganização das Linhas de Serviço 18

19 COMPRAS Procedimento por Ajuste Directo CA ARS -Autoriza a abertura do procedimento -Autoriza a despesa e a adjudicação ACS Serviços Partilhados - Compras Formulam pedidos Fornecem especificação -Recepciona os pedidos; -Obtém cabimento previsional -Elaboração e envio de ofícios convite -Recepciona as propostas; Serv Part Gestão Financeira Informação de cabimento orçamental Se no ambito de delegação autoriza a abertura do procedimento -Solicita autorização para abertura de procedimento nos termos da Lei -Verifica requisitos para habilitação dos concorrentes e para admissão de propostas. Obtenção de parecer Técnico -Autoriza a despesa e a adjudicação Serv Part Apoio Técnico -Elabora parecer técnico -Elaboração de mapa comparativo de propostas - Elaboração de relatório fundamentado e proposta de adjudicação Remete para o orgão competente segundo a cadeia hierarquica de decisão Notifica os concorrentes da adjudicação 19

20 Resumo das propostas Os serviços de apoio técnico à gestão dos ACS devem ser assegurados de forma eficiente e eficaz. O ACS deve focar-se na prestação de cuidados de saúde e promoção da saúde. Realização de pilotos para testar a evolução para o modelo de serviços partilhados empresarias. Sistema de incentivos que ajudem a promover a produtividade na prestação de serviços técnicos aos ACS. Sistema de monitorização, transversal ao Serviço Nacional do Saúde, que avalie a performance dos vários modelos de prestação de serviços de suporte técnico aos ACS que forem implementados pelas ARS. 20