ELABORADO VERIFICADO APROVADO

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1 Pág. n.º 1/7 LISTA DE ALTERAÇÕES Descrição da alteração Páginas Edição Data ELABORADO VERIFICADO APROVADO

2 Pág. n.º 2/7 1. OBJECTIVO: Descrever a forma como se processam as aquisições de bens e serviços na Câmara Municipal de Portimão, incluindo o Processo de Aquisição e o Processo de Despesa. 2. ÂMBITO: Aplica-se às aquisições efectuadas pela Secção de Aprovisionamento, Património e Notariado (pertencente ao Departamento Administrativo e Financeiro) da Câmara Municipal de Portimão. 3. REFERÊNCIAS: - NP EN ISO 9001:2008 Sistemas de Gestão da Qualidade. Fundamentos e Vocabulário. - Lei n.º 54-A/99 de 22 de Fevereiro: Aprova o Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL). - Decreto-Lei n.º 18/2008 de 29 de Janeiro: Estabelece a disciplina aplicável à contratação pública. - Sistema de Controlo Interno - Orçamento da Receita e da Despesa - Grandes Opções do Plano - Despacho de Delegação de Competências 4. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS: Cabimento: cativar a verba de uma despesa numa determinada classificação. Classificação da despesa: identificar a rubrica a que pertence a despesa (POCAL). Estorno: anulação total ou parcial de uma despesa. AQE: Aquisição Externa (nota de encomenda ao fornecedor) PAM: Plano de Actividades Municipal, PAQ: Proposta de Aquisição PFO: Pedido de Fornecimento ao Fornecedor PPI: Plano Plurianual de Investimentos REC: Requisição Externa Contabilística RQI: Requisição Interna 5. RESPONSABILIDADES: A gestão do presente procedimento é da responsabilidade do Chefe da Divisão Administrativa (Processo de Aquisição) e do Chefe da Divisão Financeira (Processo de Despesa). As responsabilidades de execução das tarefas estabelecidas neste procedimento encontram-se definidas no ponto 6. Modo de Proceder.

3 Pág. n.º 3/7 6. MODO DE PROCEDER: 6.1. Fluxograma RESPONSÁVEIS ACÇÕES REGISTOS Todas as Unidades Orgânicas Requisitantes Necessidade de efectuar uma aquisição Informação Chefe de Divisão, Director de Departamento ou Executivo PC1 Autorização da despesa Informação Secção de Aprovisionamento, Património e Notariado Abertura do Processo de Aquisição PAQ ou RQI Cabimento da despesa Proposta de Cabimento Secções de Aprovisionamento, Património e Notariado e de Contabilidade Compromisso de despesa e Encomenda ao fornecedor Requisição Externa Contabilística / AQE ou PFO Todas as Unidades Orgânicas Recepção dos bens ou serviços Guia de remessa, Guia de transporte Todas as Unidades Orgânicas Recepção e registo da factura Factura Unidade Orgânica Requisitante PC2 Conferência da factura Factura Serviço de Tesouraria Liquidação e pagamento Plano de Pagamentos Ordem de Pagamento Arquivo Processo de Despesa

4 Pág. n.º 4/ Descrição das operações Etapa Necessidade de efectuar uma aquisição Autorização da despesa Descrição Qualquer Unidade Orgânica que identifique a necessidade de efectuar uma aquisição informa o superior hierárquico, que tem a possibilidade de consultar o documento Grandes Opções do Plano de forma a averiguar se a proposta tem dotação disponível. É elaborada uma informação no sistema informático, que é tramitada à Secção de Aprovisionamento, Património e Notariado, com a seguinte informação: - bem ou serviço a adquirir - valor com e sem IVA - fornecedor (Designação, NIF e Morada) - modo de aquisição - rubrica (orçamental, PPI ou PAM) - dotação Dependendo do montante da despesa, pode a despesa ser autorizada pela Câmara Municipal, pelo Executivo, pelos Dirigentes das unidades orgânicas ou pelos Coordenadores de gabinetes, de acordo com o definido na legislação em vigor. A autorização é formalizada através da colocação do carimbo digital na informação (sistema informático): Autorizado e proceda-se ao processo de despesa. Data: Assinatura: PC1 Responsabilidade Chefe de Divisão, Director de Departamento ou Executivo Critérios Registo Existe algum impedimento à compra? Informação carimbada Abertura do Processo de Aquisição Cabimento da despesa O colaborador da Secção de Aprovisionamento, Património e Notariado que recebe a informação abre o Processo de Aquisição, emitindo: - uma PAQ (proposta de aquisição) para bens de stock; - uma RQI (requisição interna) para bens que saem automaticamente do stock. Esta operação gera automaticamente uma Proposta de Cabimento na aplicação POCAL. A verifica a classificação da despesa, corrigindo as incorrecções e procede ao cabimento da despesa. No caso de existir cabimento, a dá o cabimento e tramita a proposta de cabimento à Secção de Aprovisionamento, Património e Notariado. A verba relativa à despesa fica cativa.

5 Pág. n.º 5/7 Etapa Compromisso da Despesa e Encomenda ao fornecedor Recepção dos bens ou serviços Descrição O colaborador da Secção de Aprovisionamento, Património e Notariado elabora um documento de compra na aplicação informática: - PFO (pedido de fornecimento ao fornecedor), sempre que estão envolvidos contratos que geram contracção de dívida (fornecimentos faseados), ou - AQE (aquisição externa) nos restantes casos. É gerada automaticamente uma REC requisição externa contabilística na aplicação POCAL, a qual é conferida, preenchidos os campos em falta e comprometida. A AQE ou PFO é assinada pelo colaborador que a elabora e enviada ao fornecedor. Para as prestações de serviços / fornecimentos cujo montante exceda 1000 vezes o valor correspondente ao índice 100 da escala indiciária do regime geral da função pública, terá o contrato de ir a visto do tribunal de contas. Os bens de stock (ex.: consumíveis) são recepcionados na Secção de Aprovisionamento, Património e Notariado. Os restantes bens e serviços são recepcionados na unidade requisitante. Sempre que ocorra um fornecimento, o responsável da compra ou quem recepciona o bem compara a documentação do fornecedor com os bens recepcionados, verificando os seguintes pontos: o Verificação qualitativa: 1) se o local de entrega é o correcto; 2) através de inspecção visual verificar se o material/equipamento entregue corresponde ao tipo de material previamente encomendado; 3) detectar a existência de bens com defeitos/anomalias: No caso de serviços, verificar se os trabalhos descritos nos documentos do fornecedor (neste caso prestador de serviços) são os trabalhos efectuados; o Verificação quantitativa: 1) averiguar se as quantidades que são entregues estão concordantes com as quantidades encomendadas. Nota: ao nível da verificação qualitativa pode, ainda, ser efectuada uma análise ao cumprimento do prazo de entrega, podendo originar não conformidades. No caso de existir bem não conforme, o mesmo será devolvido imediatamente e é efectuado o registo no documento do fornecedor (assinalar qual o produto, a quantidade e o motivo da recusa; sendo assinado pelo transportador/quem entregou e pelo colaborador da CMP). Caso o bem não possa ser devolvido de imediato fica armazenado devidamente identificado, através de um identificador de cor vermelha. Recepção e registo da factura A unidade orgânica que recebe a factura (por correio, em mão ou ) digitaliza-a e tramita-a para a (a factura em suporte papel acompanha este circuito para ser anexada ao processo de despesa). A confere a factura com a REC, indica que se encontra em conferência e tramita-a por via electrónica para a Unidade Orgânica requisitante para confirmar a entrega do bem ou a prestação do serviço. Caso a factura não tenha processo de despesa, é registada e tramitada para a previsível unidade orgânica para confirmação da despesa e realização do respectivo processo.

6 Pág. n.º 6/7 Etapa Conferência da factura Descrição A unidade orgânica requisitante confirma a aquisição do bem ou serviço prestado, se está conforme e se a factura corresponde ao que foi fornecido. Se a encomenda estiver completamente satisfeita, regista na factura digitalizada através do carimbo e tramita-a para a. Se por ventura o valor da factura for superior ao valor dos bens recepcionados ou dos serviços prestados, informa a contabilidade do sucedido e solicita que seja pedida a respectiva nota de crédito, tudo através do sistema informático (carimbo para o efeito). Após a conferência da factura, a Contabilidade disponibiliza-a no sistema informático à Secção de Aprovisionamento, Património e Notariado para que seja movimentado o stock e se feche o respectivo processo de aquisição. No caso de se tratar de um bem imobilizado, é efectuado o respectivo registo na aplicação do Património. PC2 Responsabilidade Unidade Orgânica requisitante Critérios Registo A encomenda foi completamente satisfeita? Carimbo na factura digitalizada Liquidação e pagamento Arquivo Após a confirmação da factura pelas respectivas unidades orgânicas, a Secção de Contabilidade processa a factura e fica a aguardar disponibilidade de tesouraria. A Tesouraria comunica o montante disponível para pagamentos à Secção de Contabilidade, que elabora um Plano de Pagamentos (por data de emissão da factura). São emitidas as ordens de pagamento (de facturas, gerais ou de tesouraria), as quais são conferidas pelo colaborador da, aprovadas pelo Director do Departamento Administrativo e Financeiro que, as tramita para o Serviço de Tesouraria. A Tesouraria procede ao pagamento, registando-o na ordem de pagamento digital, que é tramitada para a Contabilidade. Após o pagamento, a Contabilidade imprime a Ordem de Pagamento e arquiva o processo de despesa (em papel e digital). 7. REGISTOS ASSOCIADOS Processo de Aquisição: Informação; Requisição Interna (RQI); Proposta de Aquisição (PAQ); Proposta de cabimento; Aquisição Externa (AQE) ou Pedido de Fornecimento ao Fornecedor (PFO); Requisição Externa Contabilística (REC).

7 Pág. n.º 7/7 Processo de Despesa: Proposta de cabimento; Requisição Externa Contabilística; Guia de Remessa; Factura; Nota de Crédito; Nota de Débito Ordem Pagamento; Recibo.