Modelos de Contabilidade Analítica nas Universidades Portuguesas

Transcrição

1 Modelos de Contabilidade Analítica nas Universidades Portuguesas O c a s o d a U n i v e r s i d a d e d e C o i m b r a

2 Índice 1 Contexto 2 O conceito de Contabilidade Analítica 3 O caso da Universidade de Coimbra 4 A Gestão da Mudança 5 Conclusões

3 1 Contexto Sistema de Ensino Superior em Portugal Explosão do Sistema de Ensino Superior (anos 80 e 90); Nº de Instituições Politécnico Universitário Total Público Privado Total Recente decréscimo significativo de alunos tradicionais (licenciaturas); Forte pressão do Estado no sentido de reduzir o financiamento público; Contexto fortemente competitivo, em particular na Investigação; 2000: Mudança no Sistema de Contabilidade Educação (POC-E); Últimos anos com fortes perturbações de enquadramento ( políticas de financiamento; mudanças de regras do Tesouro; etc.) 2007: Mudança no Regime Jurídico das IES (RJIES) 7.º Programa Quadro Financiamento a Custos Totais

4 2 O conceito de Contabilidade Analítica O que é? Sistema contabilístico de apoio à decisão e gestão, obrigatório de acordo com o POC-E; Sistema de informação orientado (custos, proveitos e resultados) para os objectivos prosseguidos pelas Universidades; Sistema de enquadramento institucional assente no princípio das actividades baseadas em custos; Abordagem holística aos custos do Ensino, Investigação e serviços.

5 2 O conceito de Contabilidade Analítica Principais Objectivos apoiar uma alocação eficiente de recursos; compreender os cost drivers ; fornecer indicadores que permitam acompanhar actividades e processos; compreender desvios entre custos reais e previsionais.

6 2 O conceito de Contabilidade Analítica O que permite? complementar a informação da contabilidade orçamental e da contabilidade patrimonial. ORÇAMENTAL PATRIMONIAL ANALÍTICA Regista as operações de gestão e controlo orçamental das despesas e receitas Apura os custos por funções Apura os custos e os proveitos de uma forma global Mapas orçamentais Indicadores de utilização dos recursos financeiros Custos dos serviços, actividades e produtos Desvios Demonstração resultados por funções Controlo dos movimentos com terceiros Imobilizado (CIBE) DR globais Balanço

7 2 O conceito de Contabilidade Analítica O que permite? complementar a informação da contabilidade orçamental e da contabilidade patrimonial. desagregar funcionalmente os custos por actividades intermédias e finais: custo por curso, disciplina e aluno; custo de cada projecto de investigação; custo da prestação de serviços à comunidade; custo dos serviços e actividades internas.

8 3 O caso da Universidade de Coimbra Em 2000, um conjunto de factores contribuíram para o desenvolvimento de um Projecto de Contabilidade Analítica: Estratégicos a UC sentiu necessidade de: apoiar uma afectação eficiente dos recursos; compreender os costs drivers; estabelecer indicadores que permitam a monitorização das actividades e dos processos; compreender o desvio entre os custos reais e os estimados; Executivos: desenvolvimento de um sistema integrado de princípios relativamente a custos e rendimentos institucionais; Operacionais: mudança do sistema de informação, orientado para a gestão dos objectivos (despesas, receitas e resultados)

9 3 O caso da Universidade de Coimbra Concepção do sistema na UC Estrutura vertical por unidades orgânicas com autonomia relevante, que permite o controlo dos custos, dos proveitos e dos resultados por unidades independentes. UC dispõe não de uma, mas de várias contabilidades analíticas, pelo menos uma para cada Faculdade e outra para a Estrutura Central. Modelo Conceptual da Estrutura Analítica da UC Estrutura Central Letras Direito Farmácia Economia Psicologia Desporto III Objectos de Reclassificação Objectos de Reclassificação Objectos de Reclassificação Objectos de Reclassificação Objectos de Reclassificação Objectos de Reclassificação Objectos de Reclassificação Objectos de Reclassificação Centros Custo Centros Custo Centros Custo Centros Custo Centros Custo Centros Custo Centros Custo Centros Custo Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades programas programas programas programas programas programas programas programas

10 3 O caso da Universidade de Coimbra Cronograma 1ªfase Ano lectivo 2002/2003 Teste teste na Faculdade de Economia, constituindo o projecto-piloto. 2ªfase Ano lectivo 2003/2004 Implementação desenvolvimento nas Faculdades de Letras, Direito, Farmácia, Psicologia e Desporto a partir de Outubro de 2003 (primeiro Relatório com informação integrada para o ano lectivo2003/2004). 3ªfase Ano lectivo 2004/2005 Acompanhamento Pós- Implementação reajustamento de algumas chaves de repartição, por parte das Faculdades, com base na experiência do ano anterior. 4ªfase Ano lectivo 2005/2006 Implementação na FMUC

11 3 O caso da Universidade de Coimbra ESTRUTURA Actividades Ensino Investigação Prestação Serviços Licenciatura; Mestrado, Doutoramento, etc. Projectos Investigação individuais; Unidades de I&D; Inv. corrente Serviços prestados à comunidade interna e externa Centros de Custo Órgãos de Gestão Núcleos Serviços Reclassificação/Repartição de outros custos

12 3 O caso da Universidade de Coimbra os dirigentes serão responsabilizados pelas informações a contabilidade analítica reflecte o funcionamento da instituição e, por conseguinte, requer uma permanente actualização sendo objecto de aperfeiçoamento sucessivo e constante; a definição dos critérios de imputação dos custos com pessoal docente às actividades constitui uma das análises mais importantes e complexas do processo; a abordagem deve ser simples e pouco burocrática.

13 3 O caso da Universidade de Coimbra No apoio à decisão os Presidentes dos Órgãos de Gestão passam a ter à sua disposição: Indicadores de Estrutura Indicadores de Tendência Indicadores de Desempenho Alguns resultados

14 3 O caso da Universidade de Coimbra Alguns resultados (exemplo de uma Faculdade) Indicadores de Estrutura Actividades 2006/2007 Indicadores de Tendência 80% 60% 40% 20% 0% 64,73% 32% 1% 5% Indicadores de Desempenho 62,49% 27,94% 32,32% 0,81% 0,59% Ensino Investigação Prestação de Serviços 62% 6,53% 4,59% Programas Ensino Investigação Prestação de Serviços Programas 2005/ /2007

15 4 A Gestão da Mudança A importância do Benchmarking Factores de Incentivo Dificuldades Benefícios

16 4 A Gestão da Mudança A Importância do Benchmarking Projecto Transparent Costing in European Higher Education Institutions (TCE IES) 10 Universidades Europeias Conclusões da EUA Experts Conference: [Requisitos: maior autonomia; capacidade para identificar a totalidade dos custos relacionados com as actividades e projectos das Instituições] [ Recomendações: Comissão Europeia; Governos; Instituições] Conclusões Os princípios gerais dos Custos Totais são partilhados pelas IES na Europa, contudo, não é possível encontrar um entendimento comum relativamente à terminologia e aos métodos de identificação dos custos totais: associados a projectos vs actividade institucional; inclui ou não: custos do Investimento; risco; custos de oportunidade; etc.? Custos Económicos Totais (UK) Custos Totais : as amortizações numa base de custos correntes, o que assegura os custos de manutenção e substituição das infra-estruturas físicas; custo do capital investido (taxa de juro e risco) o que assegura uma margem que pode ser utilizada em novos investimentos.

17 4 A Gestão da Mudança Factores de Incentivo De natureza interna (prática de uma gestão adequada em contexto de elevada competitividade) - ferramenta de gestão (uso do tempo de RH; custos; etc.) - ferramenta para fixação do preço em interacção com o mercado - accountability De natureza externa: - FP7 - Sétimo Programa Quadro para a Investigação e o Desenvolvimento Tecnológico ( ) - possibilidade de gerir os fundos

18 4 A Gestão da Mudança Dificuldades Financeiras o desenvolvimento deste projecto tem custos que em Portugal têm que ser assumidos integralmente pelas Instituições - UK TRAC (Transparent Approach to Costing) com fundos públicos adicionais para o projecto; Técnicas avaliação de um sistema de full costs avaliação de risco Contabilísticas novos requisitos (codificar, reporte, etc.) conciliação do custo analítico com o balanço financeiro Culturais medição e registo de tempo pela RH enfrentar questões sensíveis nas instituições resistência à mudança

19 4 A Gestão da Mudança Benefícios Estruturas de Gestão e Responsabilidade Modelo de Afectação de Recursos Novos critérios: no desenvolvimento de actividade e na sustentabilidade das actividades Pessoas: envolvimento e comprometimento Cultura Organizacional

20 5 Conclusões A implementação da Contabilidade Analítica: -Tem impacto transversal na Instituição; -Cria oportunidade de clarificação nas actividades e a nível institucional: Avaliação e Certificação; - Alicerça mudança: técnica, de gestão e cultural.

21 Obrigada pela Vossa atenção.

22 UC Pessoal; Funcionamento; Amortizações e Provisões; Custos Actividades Principais Actividades Auxiliares Faculdade A Imputação Custos Indirectos Ensino Investigação Reitoria Administração Estabelecimentos Órgãos de Gestão Serviços de Apoio Geral Prestação de Serviços Programas Faculdade B