A Função de Apoio das UAG Reunião Nacional de Directores Executivos dos ACES

Transcrição

1 A Função de Apoio das UAG Reunião Nacional de Directores Executivos dos ACES GANEC - Gabinete de Análise Económica Consolação, 6 Março de 2009

2 1. Enquadramento 2. Competências da UAG 3. Composição e perfil de liderança 4. Repartição de Actividades entre UAG e Serviços Centralizados 2

3 Porquê os ACES Optimização da utilização de recursos; UAG Introdução da Governação Clínica; Integração das actividades das unidades funcionais; UAG Gestão das actividades transversais às unidades funcionais; UAG Identificação das necessidades das populações e definição de programas de actuação de acordo com estas necessidades. 3

4 Pilares da Autonomia Gestionária Planeamento Responsabilidade de planear a actividade e investimentos em novos recursos A aprovação pelo CA da ARS do plano de actividades, investimentos, contratação de pessoal e compras, e materializado em termos financeiros num orçamento programa detalhado Delegação de competências Competências efectivamente delegadas pelo CA da ARS que atribui ao Director do ACES responsabilidade na cadeia hierárquica de decisão Capacidade de de tomar decisões nos domínios estratégico, funcional, administrativo, financeiro e organizacional, no quadro dos seus projectos e em função das competências e dos meios que lhe estão consignados Contratualização Contratualização da prestação com a ARS e com as unidades funcionais Torna efectiva a disponibilização de capacidade, promovendo e monitorizando a sua eficiência e eficácia. 4

5 Competências dos directores das ACES : Gestão de recursos humanos: Administração de pessoal em matéria de escalas, prestação de trabalho extraordinário, férias, assiduidade, mobilidade dentro do respectiva ACES. Autorizar a abertura de concursos e celebração de contratos individuais de trabalho dentro do quadro de pessoal aprovado; Elaborar e executar o plano de formação em função dos objectivos fixados no plano de actividade; Empossar o pessoal dentro do ACES; Gestão orçamental: Constituição de fundos de maneio; Autorização de despesas em assuntos de gestão corrente, os pagamentos efectivos serão feitos sempre que possível por uma unidade de serviços partilhados; Autorização da prestação de serviços ou aquisição de bens até montantes predeterminados (serviços negociados centralmente tais como segurança, limpeza e higiene serão autorizados pelo CD da ARS); Autorizar despesas com empreitadas dentro do quadro fixado pelo plano de investimentos acordado com o CD da ARS; 5

6 Princípios da Delegação Confiança Aceitação Monitorização Feedback 6

7 Contratualização: Fonte: MSCP 7

9 Competências da UAG Funções de planeamento e controlo de gestão Funções Administrativas e interface com serviços partilhados 9

10 Competências da UAG Funções de planeamento e controlo de gestão Planeamento Monitorização Informação, Comunicação e Reporte Qualidade, Riscos e Melhoria Continua; Desenvolvimento dos Recursos Humanos; 10

11 Competências da UAG Funções de planeamento e controlo de gestão Assessoria técnica nas actividades de planeamento e contratualização (produção, compras, contratação de pessoal, investimentos); Gestão orçamental do ACES Elaboração do orçamento económico e financeiro; Cabimento de despesas e actualização das dotações orçamentais; Controlo da execução orçamental; Análise económico-financeira dos projectos de investimento; Apoio à elaboração e avaliação do orçamento-programa das USF. Produção e análise da informação de gestão; Estudos sobre melhoria da estrutura, procedimentos e sistemas; Apoio técnico na acreditação de qualidade e ao desenvolvimento organizacional das ACES; Apoio na definição e promoção de políticas de desenvolvimento dos Recursos Humanos, satisfação dos profissionais; Gestão do sistema de distribuição de incentivos e prémios 11

12 Competências da UAG Administrativas e interface com serviços partilhados Aprovisionamento Gestão de Stocks Gestão Administrativa de Pessoal Contratação Processamento de Vencimentos Tesouraria Expediente e Serviço Geral 12

13 Processos de suporte à actividade dos ACES Critérios de Decisão Gestão de Recursos Humanos Gestão Financeira Aprovisionamento/Compras Gestionário vs Transaccional Proximidade à actividade assistencial Potencial de obtenção de economias de escala Ganhos de produtividade por via da especialização Actividades Sistemas de Informação ç Instalações e Equipamentos Assessoria Jurídica Serviços de Apoio Geral Serviços de Saúde ACES Centralizado 13

14 Competências da UAG Administrativas e interface com serviços partilhados Aprovisionamento Identificação de necessidades, planeamento e especificação; Decisão de compra; Compra efectiva quando o material não está disponível através dos serviços de apoio ou central de compras do estado. Gestão de Stocks Previsão de necessidades; Requisição de material; Gestão dos Stock dos produtos requisitados. Registo dos consumos. Gestão Administrativa de Pessoal Envio de informação e documentação para processamento; Iniciar processos no âmbito desta área; Mobilidades dentro do ACES; 14

15 Competências da UAG Administrativas e interface com serviços partilhados Contratação Identificação das necessidades de pessoal; Critérios de selecção e recrutamento de pessoal em articulação com ARS; Participação no júri de concursos com voto de qualidade. Processamento de Vencimentos Registo de Assiduidade; Registo de horas extraordinárias; Preparação de informação relativa a reembolsos. Tesouraria Cobrança de taxas moderadoras (unidades funcionais); Expediente e Serviço Geral Pedido de obras em instalações; Reporte de avarias em equipamento; Controlo da qualidade dos serviços prestados. 15

17 Composição da UAG Coordenador; Conjunto de técnicos que constituem o apoio à gestão (15-20 conforme dimensão); Perfil do Coordenador da UAG Deverá ter primariamente características de gestor; Formação académica graduada ou pós-graduada na área de Gestão/Economia; Experiência profissional em funções de planeamento e organização. Preferencialmente experiência na área da prestação de cuidados de saúde. 17

19 Compras ACES Centralizado Identificação de necessidades, planeamento e especificação; Decisão de compra; Compra efectiva quando o material não está disponível através dos serviços de apoio ou para materiais de consumo disponíveis através da central de compras do estado. Prospecção de mercado; Manutenção de um catálogo de produtos: Negociação e aquisição de bens e serviços, cumprindo o plano de compras; Controlo da satisfação das encomendas e avaliação dos fornecedores; Conferência das facturas dos fornecedores de bens e serviços. Envio dos documentos para processamento contabilístico; Desenvolvimento dos procedimentos administrativos e legais; 19

20 Gestão de Stocks ACES Centralizado Previsão de necessidades; Requisição de material; Gestão dos Stock dos produtos requisitados. Definição do plano anual de compras em articulação com o serviço de Compras; Avaliação dos consumos e do perfil dos utilizadores; Inventário anual; Registo da saída dos produtos por centro de custo; Análise de necessidades e de consumos por centro de custo; Registo de entradas dos produtos em armazém. 20

21 Gestão Administrativa de Pessoal ACES Centralizado Envio de informação e documentação para processamento; Iniciar processos no âmbito desta área; Mobilidades dentro do ACES e comunicação aos serviços partilhados para tratamento administrativo;. Organização, informação e desenvolvimento dos processos: alguns exemplos - mobilidades, aposentação, reclassificação profissional, ADSE, Segurança Social, Cofre de Previdência, abono de família, acidentes em serviço, juntas médicas; Análise de indicadores de gestão de recursos humanos: 21

22 Contratação ACES Centralizado Identificação das necessidades de pessoal; Definição dos critérios de selecção e recrutamento de pessoal em articulação com a tutela; Participação no júri de concursos com voto de qualidade. Organização e desenvolvimento dos procedimentos de selecção e recrutamento de pessoal; Desenvolvimento dos procedimentos concursais; Apoio e supervisão aos júris dos concursos relativamente aos actos por si praticados naquele âmbito; Análise, informação e preparação da pronúncia em situações de recurso hierárquico. 22

23 Formação ACES Centralizado Identificação de necessidades de formação; Elaboração, acompanhamento, controlo de execução do plano anual de formação anual; Avaliação da formação. Informação e controlo de prazos dos processos de dispensa e ou redução de horário para formação em serviço, com informação aos serviço de gestão de pessoal; Instrução dos pedidos de comissão gratuita de serviço e de equiparação a bolseiro; Instrução dos processos de formação externa com e sem custos; Registo de formação dos profissionais Elaboração das candidaturas aos programas operacionais. 23

24 Processamento de Vencimentos ACES Centralizado Registo de Assiduidade; Registo de horas extra-ordinárias; Preparação de informação relativa a reembolsos devidos aos colaboradores do ACES. Processamento de remunerações, abonos e descontos; Manutenção dos ficheiros de pessoal no aplicativo de gestão de RH (actualmente RHV); Processamento de trabalho extraordinário; Geração de listas de antiguidade; Verificação de ausências para efeito de progressão; Envio de ficheiros à ARS para consolidação dos ficheiros da Caixa Geral de Aposentações (mensal); Envio do ficheiro de IRS à ARS para consolidação (anual); Envio de ficheiro referente à relação de descontos para a Segurança Social, via internet, à Segurança Social (mensal); Envio à contabilidade do ficheiro para pagamento dos vencimentos, ficheiro para a DGT (Direcção-Geral do Tesouro); Emissão das guias de vencimento; Codificação e pagamento dos reembolsos da ADSE; Elaboração do ficheiro da BDAP (Base de dados da Administração Pública); 24

25 Planeamento e Controlo ACES Centralizado Elaboração do orçamento económico e financeiro; Cabimento de despesas e actualização das dotações orçamentais; Elaboração periódica de documentos de análise da situação económico-financeira; Controlo e conferência de custos e proveitos das unidades funcionais/operacionais; Controlo da execução orçamental; Análise económico-financeira dos projectos de investimento; Apoio à elaboração e avaliação dos orçamentosprograma das USF. Monitorização 25

26 Contabilidade ACES Centralizado. Emissão de facturas e cobrança de receitas próprias; Controlo de dívidas de clientes; Imputação dos proveitos por centros de responsabilidade. Processamento de despesas; Emissão dos meios de pagamento; Controlo de notas de encomenda não facturadas; Conferência e controlo das contas correntes; Imputação dos custos por centros de custo. Conferência, processamento de despesas e receitas, emissão dos meios de pagamento, recebimento das operações com pessoal e dos encargos sobre remunerações; Imputação de custos por centro de custo; Conferência dos extractos bancários; Elaboração mensal das reconciliações bancárias; Controlo das ordens permanentes de pagamento. Envio dos mapas de IRC/IRS/Imposto de Selo todos os meses para a ARS; Envio de mapas de valores processados e retidos de IRS, todos os meses para a ARS. Mapas de Gestão; 26

27 Tesouraria ACES Centralizado Cobrança de taxas moderadoras (unidades funcionais); Gestão do fundo de maneio. Pagamentos; Recolha de valores; Elaboração da folha de caixa. 27

28 Patrimonial ACES Centralizado Identificação das necessidades de investimento; Apoio na definição dos termos das propostas submetidas PIDDAC. Codificação e registo de aquisição dos bens e respectiva afectação aos centros de custo; Registo das transferências efectuadas; Registo e controlo de reparações; Elaboração de autos de abate e seu registo; Cálculo de amortizações e imputação por centros de custo; Reavaliação dos bens totalmente reintegrados; Contagem física dos bens e a regularização do inventário; Envio de mapa mensal à DGP com dados das viaturas da Sede e CS; Registo e manutenção de imóveis no SITES. 28

29 Instalações e Equipamento ACES Centralizado Pedido de obras em instalações; Reporte de avarias em equipamento; Controlo da qualidade dos serviços prestados. Elaboração de estudos técnicos para remodelação e reestruturação de edifícios do ACES; Acompanhamento de empreitadas (edifícios novos) financiados através do PIDDAC; Análise das obras solicitadas pelas unidades de saúde, execução dos estudos necessários (cadernos de encargo) elaboração dos procedimentos legais e acompanhamento da sua execução; Gestão do serviço de manutenção negociação e controlo da qualidade; Elaboração de Planos Globais de aquisição de equipamentos com base na análise das necessidades e solicitações das unidades de saúde CS nas áreas administrativas, médico-cirúrgicas, imagiologia, mobiliário hospitalar, laboratório, desinfecção e esterilização e hotelaria; e respectivas propostas de aquisição. 29

30 Informática ACES Centralizado Apoio básico a nível de suporte a problemas de hardware Gestão dos sistemas de informação e comunicação dos ACES Avaliação de necessidades em termos de hardware e software e respectivas propostas de aquisição (integrado num Plano Director de Informação). Apoio aos utilizadores (HelpDesk). Planeamento, organização e implementação, de novos projectos informáticos nacionais e regionais (ex: SINUS, SAM, USFs e Alert P1). 30

31 Serviços Gerais ACES Centralizado Coordenar o trabalho das assistentes sociais localizadas nas unidades de saúde; Organizar e distribuir informação; Garantir a articulação com autarquias e outras entidades da segurança social. Gabinete do cidadão Esterilização, hotelaria (lavandaria e transportes), reprografia e audiovisuais. Externamente todas as actividades de, Serviços Farmacêuticos, Comissão de Controlo de Infecções e o Serviço de Prestações Indirectas e Diferenciadas. 31

32 Painel de Indicadores ACES Ganhos em Saúde Financeiro Utentes/Comunidade Processo Clínico Processos Internos e Aprendizagem 32