Serviços Partilhados: Uma realidade na Saúde

Transcrição

1 SEMINÁRIO Centro de Recursos Partilhados. Algumas Experiências. Que Aplicação às Universidades? Serviços Partilhados: Uma realidade na Saúde SUCH Serviço Utilização Comum dos Hospitais Lourdes Hill Universidade de Lisboa, 12 de Dezembro de 2007

2 Serviços Partilhados: Uma realidade na Saúde Quem Somos O Posicionamento como Serviços Partilhados O Benchmarking Internacional Sector Saúde A Solução do SUCH Os Ganhos Potenciais

3 Quem somos

4 Quem Somos Missão Reassumindo a sua Missão de Origem Ser uma instituição sem fins lucrativos que visa promover a redução dos custos pelo aumento da qualidade e eficiência nos seus Associados e no SNS Plano Estratégico

5 Quem Somos Visão Pressupôs uma Visão para o futuro Ser referência na área da Saúde como estrutura de Serviços Partilhados de elevada responsabilidade social Plano Estratégico

6 Quem Somos Hoje Associação sem fins lucrativos 96 Associados do sector Saúde públicos e privados Mais de 40 anos a prestar serviços às instituições de saúde Organização com reconhecida experiência no sector exercida com mérito por excelentes profissionais especialistas Mais de trabalhadores Volume de negócios 2007 previsto

7

8 O Posicionamento como Serviços Partilhados

9 Benchmark Contextualização Quem Somos O Princípio dos Serviços Partilhados Posicionamento As melhores práticas definem que as funções de decisão (funções core) deverão estar afectas às áreas operacionais enquanto que as funções associadas a processos transaccionais (não core), responsáveis por grandes volumes e actividades repetitivas, têm uma grande potencialidade de serem elegíveis para integrar a SP. Áreas Operacionais Unidade de Serviços Partilhados Decisão Decisão Suporte à Decisão Reporting Processos Transaccionais Exemplos: Tomada de decisão; Definição de estratégias. Exemplos: Análises financeiras, proposta de estratégias, gestão de custos. Exemplos: Reports legais, fecho de contas, contabilidade analítica. Exemplos: Contas a pagar, contas a receber, contabilidade.

10 LIMITES VANTAGENS OBJECTIVO Quem Somos Posicionamento Modelos de organização alternativos CENTRALIZAÇÃO OUTSOURCING SERVIÇOS PARTILHADOS Maiores níveis de eficácia e produtividade Externalizar as áreas de competência não nuclear, permitindo a concentração nas actividades core Concentração nas actividades core Actividades não core confiadas a um parceiro - USP Racionalização de circuitos, normalização de processos, eliminação redundâncias Qualificação e especialização dos profissionais Propriedade dos meios Especialização nas actividades externalizadas Benefício de preço no arranque se o fornecedor trabalha em grande escala Objectivos contratualizados Acordos Níveis Serviços Escala e especialização Investimentos partilhados com outros Melhor informação gestão Redução de custos e controlo da sua evolução Escala esgotada no hospital Investimento suportado integralmente Dependente de consultadoria para desenvolvimento Difícil controlo da evolução dos custos ao longo do tempo Ausência de sinergias com outros hospitais Excesso de dependência em relação a terceiros Enfoque nos resultados Competências internas residentes nas pessoas que gerem os SLA Dependência em relação à USP

11 Quem Somos Motores de Desempenho e Custos Posicionamento Motores de desempenho Centralização, normalização, redesenho e automatização de processos Economias de escala e aumento de capacidade negocial junto de fornecedores Agregação de experiência e de competências - sinergias Organização horizontal e leve Sistemas de suporte e informação uniformes e transversais Normas e controles consistentes Monitorização e melhoria contínua do desempenho Gestão da relação com as entidades associadas/servidas Níveis de serviço contratualizados Utilização das melhores práticas de gestão Processos de governo robustos, transparentes e participados Custos Investimento - Sistemas de informação, espaço, equipamentos, mobiliário,. Pessoas - Recrutamento e selecção, formação, gestão da mudança,.

12 Quem Somos Benefícios Posicionamento Qualitativos Melhoria dos serviços prestados Abrangência e rigor da informação de gestão Maior controlo Focagem da organização nos processos em que é especialista e no serviço ao cliente Motivação dos colaboradores Gestão e difusão do conhecimento Quantitativos Redução do custo total dos produtos e serviços adquiridos Partilha dos custos de implementação e manutenção de soluções informáticas e redução dos custos de licenças e consumíveis Eliminação de redundâncias Libertação de espaços Redução dos outros custos operacionais e de estrutura

13 Benchmarking Internacional Sector Saúde

14 Quem Somos Posicionamento Objectivos de Constituição da Unidade de Serviços Partilhados USP Benchmark O PRINCIPAL OBJECTIVO É PRESTAR UM MELHOR SERVIÇO Fonte: Benchmark de USP s na área da saúde

15 Quem Somos Processos realizados Posicionamento Outros Benchmark SI RH Sourcing, Procurement e Logística Financeira AS ÁREAS FINANCEIRA, COMPRAS E RECURSOS HUMANOS SÃO AS MAIS COMUNS EM SERVIÇOS PARTILHADOS Fonte: Benchmark de USP s na área da saúde

16 Quem Somos Estrutura Organizativa Posicionamento Adesão Voluntária Benchmark Adesão Obrigatória A APLICABILIDADE DOS SERVIÇOS PARTILHADOS É TRANSVERSAL À TIPOLOGIA DAS UNIDADES DE SAÚDE ADMITINDO-SE A ADESÃO VOLUNTÁRIA Fonte: Benchmark de USP s na área da saúde

17 Quem Somos Modelo de Governance Posicionamento Benchmark O MODELO DE GOVERNANCE ENFATIZA A RELAÇÃO COM OS CLIENTES DOS SERVIÇOS PARTILHADOS Fonte: Benchmark de USP s na área da saúde

18 Quem Somos Serviço ao cliente Relação entre a USP e as entidades Mecanismos de contacto da USP com as entidades Posicionamento Benchmark Fonte: Benchmark de USP s na área da saúde A MAIORIA DAS USP RELACIONA-SE COM OS CLIENTES POR CONTRATUALIZAÇÃO Fonte: Benchmark de USP s na área da saúde A DEFINIÇÃO DE SLAs É A FORMA MAIS COMUM DE ARTICULAÇÃO COM OS CLIENTES DA USP

19 Quem Somos Modelo de Costing & Pricing Modelo de Pricing Método de recuperação dos custos Posicionamento Benchmark Fonte: Benchmark de USP s na área da saúde Fonte: Benchmark de USP s na área da saúde A RECUPERAÇÃO DOS INVESTIMENTOS E A PROPORCIONALIDADE COM AS TRANSACÇÕES COM OS CLIENTES SÃO A BASE DO COSTING E PRICING

20 Quem Somos Tecnologia utilizada Ferramentas e tecnologias a investir pelas USP Posicionamento Benchmark A MODERNIZAÇÃO TECNOLÓGICA É UMA DAS CARACTERÍSTICAS TÍPICAS DA USP Fonte: Benchmark de USP s na área da saúde

21 Quem Somos Posicionamento Benefícios Económicos e Financeiros Payback Poupanças Benchmark Fonte: Benchmark de USP s na área da saúde Fonte: Benchmark de USP s na área da saúde AS PREVISÕES DOS ESTUDOS DE VIABILIDADE SÃO NORMALMENTE MAIS PRUDENTES NA POUPANÇA E MAIS OUSADOS NO TEMPO DE IMPLEMENTAÇÃO E DE RECUPERAÇÃO DOS INVESTIMENTOS

22 Quem Somos Benefícios Económicos e Financeiros Posicionamento Benchmark Peso dos principais motores de redução dos custos operacionais R A C I O N A L I Z A O Ã Ç Economias de Escala OS PRINCIPAIS MOTORES RESPONSÁVEIS PELA REDUÇÃO DOS CUSTOS OPERACIONAIS RESULTAM DAS ECONOMIAS DE ESCALA E DA RACIONALIZAÇÃO DE ESTRUTURAS E PROCESSOS

23 Quem Somos Factores Críticos de Sucesso Posicionamento 1º Fundamental, o compromisso da gestão de topo Benchmark 2º A prossecução de ganhos rápidos (quick wins) 3º O perfil adequado dos RH aos processos e à cultura de serviço ao cliente 4º 5º A existência de tecnologia e sistemas avançados adequados (ERP, help desk, ) A Comunicação da iniciativa e dos progressos aos clientes e aos colaboradores

24 Quem Somos Riscos da implementação Posicionamento Benchmark Resistência cultural à mudança Implementação sofisticada especializada dos Sistemas de informação Subestimar o tempo de implementação: Tempo dispendido com formação acrescida Transição de RH Alinhamento do Executivo Adequação da tecnologia

25 A solução do SUCH

26 Quem Somos Arquitectura geral da solução Posicionamento HOSPITAIS CENTROS DE SAÚDE MISERICÓRDIAS OUTROS Benchmark Solução PLATAFORMA DE SERVIÇOS PARTILHADOS OUTROS MERCADOS DE BENS E SERVIÇOS

27 Quem Somos Posicionamento Benchmark Solução Criação das Unidades Serviços Partilhados Escolha de parceiros especializados que aportam competência e experiência provada com transferência de saber para os RH da USP. Determinação dos clientes que aderem no projecto-piloto, com massa crítica suficiente para obter escala. Business Plan a 5 anos. Devolução dos ganhos aos clientes. Criação de Unidades Empresariais sem fins lucrativos - Agrupamentos Complementares de Empresas, ACE.

28 Quem Somos Príncipios gerais de operação nos Serviços Partilhados do SUCH Posicionamento Benchmark Solução Fotografia real dos custos validada pelo cliente Relações contratualizadas: Contrato de adesão Níveis de Serviço definidos Facturação de acordo com a utilização Recuperação total do investimento em 5 anos

29 Os Ganhos Potenciais

30 Quem Somos Libertação de 220 Milhões para os Cuidados de Saúde Posicionamento Benchmark ÁREA DE POUPANÇA Produtos e Serviços Adquiridos Produtos farmacêuticos Materiais de consumo clínico Poupança anual estimada Este valor equivale ao encargo anual do Estado com os cuidados continuados estimados necessários para de cidadãos com idade superior a 65 anos Outros 90 Solução Total 200 Ganhos Funções de natureza administrat. Gestão Financeira RH (Proc. salários) Gestão de Frota 15 3,2 2,6 Este valor equivale ao encargo anual do Estado com 180 médicos e 360 enfermeiros hospitalares Total 21 Total Geral 221 Valores em milhões de euros

31 Quem Somos Posicionamento Benchmark Solução Ganhos SUCH Serviços Partilhados em Saúde Criar Valor e Gerar Escala Manter controlo sobre a despesa Libertar fundos para a prestação de saúde e centrar os cuidados no CIDADÃO E SE Devolver poupanças aos Associados

33 Anexos Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

34 1 Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

35 I Somos Compras Missão Oferecer um serviço de Gestão de Compras e Logística com elevada redução de custos, por ganhos crescentes de escala, assegurando a sua transparência total e a transferência imediata das poupanças concretizadas para as entidades aderentes Somos pela poupança Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

36 I Somos Compras Serviços Planeamento Pagamento Monitorização Estratégia de compras Pagamento Negociação e contratação Gestão Armazéns e Distribuição Aprovisionamento Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

37 I Somos Compras Hoje asseguramos Estratégia de Compras Planeamento das necessidades Estratégias de negociação Negociação e Contratação Prospecção Fornecedores Gestão de contratos Aprovisionamento Gestão de encomendas Recepção e controlo das entregas Logística Gestão de stocks Gestão de armazéns Pagamentos Processamento de facturas Gestão dos pagamentos Monitorização Controlo das poupanças e preços Análise Perfomance Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

38 I Somos Compras Modelo futuro GESTÃO DO HOSPITAL Tesouraria Regularização Contabilidade Banco Informação da factura GESTÃO SOMOS COMPRAS Ordem de pagamento Pagamento Pagamento Serviços Hospitalares Requisição Armazéns Hospitalares Pedido de encomenda Compras Hospitalares Encomenda Factura Compras Agregadas Encomenda Factura Fornecedores Distribuição Entrega Espaço físico pertencente aos Hospitais Espaço físico pertencente ao Somos Compras Entidades terceiras Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

39 I Somos Compras A mais valia da nossa oferta EFICIÊNCIA Uniformização e agregação de processos Redução de custos QUALIDADE Partilha de melhores práticas Introdução de melhorias contínuas CONCENTRAÇÃO NO CORE Menos tempo em tarefas administrativas Mais tempo para a gestão e tomada de decisão Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

40 I Somos Compras Plano de implementação Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Assinatura do Contrato de Adesão Levantamento da Informação e Diagnóstico da Situação Actual Proposta de serviço e aprovação Fase de implementação Testes Migração para o Somos Compras Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

42 I Somos Compras II Somos Contas Missão Oferecer um serviço de Gestão Financeira e Contabilidade, de elevada especialização, assegurando rigor na informação a disponibilizar às entidades aderentes, essencial a uma gestão exigente Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

43 I Somos Compras Serviços II Somos Contas Tesouraria Planeamento e Preparação Orçamento Controlo Orçamental Imobilizado Controlo de Gestão Contabilidade Analítica e Geral Gestão de Contratos Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

44 I Somos Compras Hoje asseguramos II Planeamento Orçamento Preparação Orçamento Somos Contas Criar Controlo Orçamental Gerir Controlo Orçamental Controlar orçamento de produção Encerrar períodos ao nível do orçamento Gerir Controlo de Gestão Gerir Contratos Contabilidade Analítica Criar Classes de Custo e Centros de Custo Planear e Orçamentar Centros de Custo Realizar Lançamentos a Centros de Custo Encerrar períodos ao nível dos Centros de Custo Contabilidade Geral Geral Criar Plano de Contas Gerir Plano de Contas Encerrar períodos/ Exercícios Contabilísticos Contas a Pagar/ Receber Dados Mestre Fornecedores/ Clientes Gestão de Facturas Gestão de pagamentos/ recebimentos Gestão Contas Correntes e Controlo de Crédito Imobilizado Cadastro de imobilizados Contabilizar Aquisições de Imobilizados Contabilizar abates e transferências imobilizados Encerrar períodos/ Exercícios Contabilísticos (Imobilizado) Tesouraria Movimentos diversos de caixa e bancos Gerir a Posição de Tesouraria Gerir a Previsão de Tesouraria Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

45 I Somos Compras Modelo Futuro II HOSPITAL INFANTE D. PEDRO Somos Contas TOMADA DE DECISÃO Planeamento e preparação Orçamento Contabilidade Geral Definição da Estratégia Financeira Controlo Orçamental Controlo de Gestão Contas a Pagar Contas a Receber Execução Orçamental Gestão de Contratos Imobilizado Coordenação e Supervisão da Área Financeira Contabilidade Analítica Tesouraria SISTEMAS DE INFORMAÇÃO INTEGRADOS DE SUPORTE UNIFICADO Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

46 I Somos Compras A mais valia da nossa oferta II Somos Contas EFICIÊNCIA QUALIDADE Redução do esforço administrativo Valorização da função financeira e dos recursos Partilha de melhores práticas Introdução de melhorias contínuas POUPANÇA Diminuição dos custos Ganhos de sinergia RESPONSABILIZAÇÃO Controlo sobre a actividade financeira Cumprimento dos acordos de nível de serviço Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

47 I Somos Compras II Somos Contas Plano Implementação Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Assinatura do Contrato de Adesão Levantamento da Informação e Diagnóstico da Situação de Partida Proposta de serviço e aprovação Fase de transição Transferência para o Somos Contas Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

49 I Somos Compras II Somos Contas III Somos Pessoas Missão Oferecer um serviço de Gestão de Recursos Humanos assegurando a padronização de processos, com elevada eficiência e níveis de automatização, disponibilizando apoio técnico especializado e libertando as entidades aderentes para a vertente estratégica da gestão de recursos humanos Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

50 I Somos Compras II Somos Contas Serviços Processamento de Salários III Somos Pessoas Formação Selecção e Recrutamento Avaliação de Desempenho Gestão de Contratos Gestão de Benefícios Alargamento oferta a médio prazo Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

51 I Somos Compras II Somos Contas III Somos Pessoas Hoje asseguramos Processamento de salários Cadastro dos Colaboradores Início de Actividade 3 macro processos Controlo de Assiduidade e de Trabalho Suplementar Absentismo Processamento de Salários Variáveis Gestão de Dados Pessoais Férias Processamento e Contabilização Gestão de Dados Profissionais Promoções Movimentações de Pessoal Trabalho Suplementar Horas Extra Planificação/ Manutenção de Turnos Aposentação/ Contagens de Tempo Ajudas de Custo Saídas de Pessoal Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

52 I Somos Compras II Somos Contas Processamento após adesão APÓS ADESÃO AGORA HOSPITAL INFANTE D. PEDRO III Somos Pessoas Carregamento de dados Validação de informação Processamento salarial Emissão de recibos Emissão de relatórios e mapas legais Estratégia de Recursos Humanos Tomada de decisão Processamento salarial Emissão de recibos Emissão de relatórios e mapas legais Produção dos Ficheiros Estudos de benchmarking Concepção de novas funcionalidades Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

53 I Somos Compras II Somos Contas Principais Funcionalidades HOSPITAL INFANTE D. PEDRO - AVEIRO III Somos Pessoas SUPERIOR HIERÁRQUICO COLABORADOR FRONT OFFICE RH (1) BACK OFFICE Portal Employee Self Service (ESS) E- Mind Funcionalidades Funcionalidades Funcionalidades Registar alteração de dados pessoais Actualizar processo individual Comunicar/ solicitar ausência Analisar /validar pedido de ausência Receber justificativo ausência Preencher plano de férias Validar e emitir plano de férias Solicitar alteração de plano e férias Registar e validar trabalho suplementar Registar e validar ajudas de custo Registar Admissão Seleccionar RH e registar promoção Registar movimentações de pessoal Contagens de Tempo Registar saídas do colaborador Calcular abonos de saída Solicitar plano de férias Actualizar dados de abonos e descontos FRONT-OFFICE VALIDA SALÁRIOS Simular Processamento de Salários Corrigir dados de processamento Efectuar Processamento de Salários Efectuar Transferência Bancária Emitir recibos de Vencimentos Emitir Mapas Legais e de Reporte BACK OFFICE PROCESSA SALÁRIOS (1) Colaboradores responsáveis pelo Processamento de Salários no Associado Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

54 I Somos Compras II Somos Contas III Somos Pessoas Responsabilidades PROCESSOS Iniciar Actividade Gestão Dados Pessoais Gestão Dados Profissionais Aposentação e Contagem de Tempos Saídas de Pessoal Absentismo Férias Trabalho Suplementar Ajudas de Custo Variáveis Processamento e Contabilização HOSPITAL INFANTE D. PEDRO Introdução Validação FrontOffice Colaborador Chefia X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Processa / Valida X X X X X Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

55 I Somos Compras A mais valia da nossa oferta II Somos Contas III Somos Pessoas CONCENTRAÇÃO NO CORE FIABILIDADE POUPANÇA Menos tempo em tarefas administrativas Mais tempo para a gestão e tomadas de decisão Automatização dos processos Diminuição das taxas de erro Diminuição dos custos Ganhos de sinergia RESPONSABILIZAÇÃO Garantia do cumprimento dos tempos de resposta Cumprimento dos acordos de nível de serviço Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

56 I Somos Compras II Somos Contas III Somos Pessoas Plano Implementação Assinatura do Contrato de Adesão Mês 1 Mês 2 Mês 3 Levantamento e Análise da Informação Validação pelo Associado Formação Parametrização (1ª Fase) 1ª Migração de dados Parametrização (2ª Fase) 2ª Migração de dados Paralelos Arranque Ponto crítico Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

57 Sistemas de Informação Documento propriedade do SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2007

58 Camada Infra-estrutura Camada Aplicacional Camada Utilizador Arquitectura global e comum a todas as entidades, permitindo a redução de custos e potenciando o crescimento Hospitais ARS SCM SUCH. CSP Infraestrutura local Infraestrutura local Infraestrutura local Infraestrutura local Infraestrutura local Infraestrutura local Recursos Humanos Camada de Comunicações Sistema central Aplicações de back - office partilhadas ERP Administrativa e financeira Compras e Logística Infra-estrutura centralizada, normalizada e virtualizada de suporte global às aplicações Datacenter de Produção Datacenter de Disaster Recovery