NOTA DE ORGANIZAÇÃO. Campo de Aplicação: Grupo Efacec

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1 1. Introdução Este documento tem como objetivo definir o enquadramento organizacional, responsabilidades e atribuições da () de Sistemas (Unidades de Negócio de Energia, Ambiente e Indústria e Transportes), tendo em conta as diretrizes definidas no âmbito do Plano Estratégico EFACEC Enquadramento organizacional A () reporta à Comissão Executiva e atua transversalmente no desenvolvimento e execução de contratos geridos a partir de Portugal (1ª fase) para as Unidades de Negócio (s) de Sistemas: Energia, Ambiente e Indústria, e Transportes. A inclui uma área de Controlo de Operações comum às cinco áreas de Produção em que está organizada: Produção de Energia; Transmissão e Distribuição; Renováveis; Ambiente; Transportes Missão A tem como missão garantir a execução dos contratos de forma eficiente e eficaz, assegurando a otimização dos recursos empregues e o cumprimento dos requisitos contratuais, com vista à melhoria contínua e satisfação do Cliente, reduzindo os riscos de execução para a Efacec. Subjacente à criação da encontra-se o objetivo de definição e promoção de práticas e modelos de Gestão de Contratos, que fomentem sinergias de execução, entre as várias áreas de Produção, potenciando o intercâmbio e a partilha de recursos, minimizando os riscos de execução e garantindo consistência e previsibilidade dos resultados obtidos Efacec PT01 Modelo de Nota de Organização Página 1 de 11

2 2.2. Responsabilidades A tem como principais responsabilidades: Propor à CE a estratégia global para o desenvolvimento das Operações em Sistemas, numa perspetiva integrada e em linha com os objetivos de médio e longo-prazo da Efacec; Promover sinergias operacionais entre negócios de Sistemas, potenciando a partilha de conhecimento e a sistematização da presença operacional; Definir e implementar mecanismos de acompanhamento e controlo operacional (KPIs), em articulação com as s; Definir e implementar metodologias e ferramentas integradas de aplicação transversal para uma gestão de projetos eficiente e eficaz, assegurando a execução dos contratos no âmbito, prazo e custo previstos, mitigando os riscos e otimizando os recursos utilizados, procurando a maximização das margens; Assegurar transversalmente uma gestão eficiente dos recursos, de forma a garantir a competitividade, rentabilidade e sustentabilidade dos diferentes negócios; Gerir a articulação com Clientes e Parceiros em temas de índole operacional, promovendo a melhoria contínua com vista à satisfação do Cliente; Assegurar o cumprimento e atualização do plano de formação dos Recursos Humanos da Atribuições A encontra-se organizada em áreas de Produção Produção de Energia, Transmissão e Distribuição, Renováveis, Ambiente e Transportes, com três vertentes de atuação: Gestão de Contratos: responsável pela gestão dos contratos, assegurando a entrega ao Cliente do projeto/ solução com a qualidade e no prazo contratualmente estabelecidos, destacando-se as seguintes atribuições: Gerir e executar os contratos, assegurando a entrega ao Cliente do projeto/ solução com a qualidade e no prazo contratualmente estabelecidos; Efacec PT01 Modelo de Nota de Organização Página 2 de 11

3 Assegurar o cumprimento do orçamento, controlando os custos e os riscos, e procurando maximizar as margens; Assegurar a emissão das especificações para aprovisionamento de equipamentos, materiais e serviços (articulando-se com a área de Engenharia das s) e fazer a análise das propostas dos Fornecedores (em articulação com as Compras e Logística Serviços Corporativos); Fornecer, instalar, testar, comissionar e colocar em serviço os equipamentos e sistemas, de acordo os requisitos contratuais; Gerir os subcontratos, quando aplicável; Manter, atualizar e gerir toda a documentação de contrato/ projeto, incluindo a documentação final; Identificar e implementar perfis de risco para cada contrato, em articulação com as áreas Jurídica e de Compliance, e de Gestão de Riscos e Contratos (Serviços Corporativos), e/ou outras aplicáveis; Documentar e comunicar as lessons learned dos projetos. Implementação de Contratos: responsável pela execução dos contratos, podendo os elementos da equipa estar alocados a um ou mais projetos que reportam funcionalmente aos Gestores dos Contratos. Esta área de atuação divide-se em duas vertentes: Desenvolvimento de contratos: responsável pelo desenvolvimento dos contratos e respetivo controlo, integrando os seguintes perfis: Gestores de Projeto; Engenheiros membros da equipa, responsáveis por funções técnicas no âmbito da execução dos contratos; Técnicos membros da equipa, que dão apoio à execução dos contratos; Controllers e apoio de backoffice dedicado aos contratos. Montagem no site: responsável pela execução no site, integrando os seguintes perfis: Gestores de Projeto (Site Managers), quando aplicável; Técnicos de instalação; Supervisores (Encarregados, Chefes de Equipa, Team Leaders); Mão de Obra especializada; Efacec PT01 Modelo de Nota de Organização Página 3 de 11

4 Mão de Obra geral. Na área de Transportes, foi criada uma equipa fixa dedicada à execução de contratos de Infraestruturas de Telecomunicações, e que integra todas as funções e responsabilidades da área de Implementação de Contratos e parte da atividade comercial deste segmento. Comissionamento (excluindo na área de Produção de Transportes): responsável pela realização, coordenação e planeamento dos ensaios e colocação em serviço, destacandose as seguintes atribuições: Emitir toda a documentação associada aos ensaios (protocolos, fichas, etc.); Garantir a realização das tarefas no terreno; Assegurar a coordenação/ planeamento; Supervisionar eventuais recursos externos necessários; Articular o interface com a equipa do Cliente dedicada a esta mesma função. A área de Engenharia de cada emite as especificações para a colocação em serviço e ensaios de performance de cada subsistema. As especificações são adaptadas ao projeto em concreto pela área de Comissionamento, que deverá recorrer à Engenharia, sempre que necessário, quer para a realização de trabalho técnico, quer para a obtenção de recursos especializados. Nas Renováveis, dada a especificidade de execução deste tipo de contratos, e à curta permanência on site, a área de Comissionamento assegura também as funções de projeto, parametrização, testes e comissionamento dos sistemas SCADA específicos das Centrais Solares Fotovoltaicas. Nos Transportes, existe uma área de atuação adicional de: Produção: responsável por executar as montagens e os testes elétricos em fábrica dos sistemas de Transportes, destacando-se as seguintes atribuições: Executar a montagem em fábrica dos armários/ shelters, equipamentos e sistemas de acordo com o projeto de execução aplicável e realizar os respetivos ensaios elétricos; Efacec PT01 Modelo de Nota de Organização Página 4 de 11

5 Participar ativamente com as equipas de projeto na definição dos aspetos construtivos da solução a ser executada em fábrica; Assegurar o cumprimento dos procedimentos internos e das normas técnicas e de segurança em vigor. A inclui ainda uma área de Controlo de Operações, comum a todas as áreas de Produção, com as seguintes atribuições: Especificar e definir as ferramentas e os modelos de gestão de contrato, e sua implementação e acompanhamento transversal; Acompanhar e controlar operacionalmente os indicadores (KPIs) das diferentes áreas; Gerir transversalmente todos os recursos; Planear globalmente as operações; Coordenar e realizar o interface com as Compras, Controlo de Gestão e Tesouraria; Articular a logística externa e o apoio local à execução dos contratos; Gestão de transversal de equipamentos de ensaio; Agilizar processos de licenciamento, quando necessário Modelo de relacionamento entre as s e a Tendo em vista a responsabilidade partilhada na obtenção de resultados dos negócios, pretende-se que o modelo de relacionamento adotado seja o de Parceiro Interno por oposição ao de Cliente Interno. Neste sentido, o resultado de cada é gerado a partir do resultado obtido na execução de cada contrato pela. A responsabilidade pela obtenção dos resultados é partilhada entre as s e a, uma vez que: A estratégia de negócio, a condução comercial dos negócios e o projeto de Engenharia são atividades da ; A estratégia de execução de cada contrato, a afetação de recursos ao mesmo, o planeamento e controlo da execução são atividades da Efacec PT01 Modelo de Nota de Organização Página 5 de 11

6 Dado que as atividades acima enunciadas não são totalmente indissociáveis entre si, os resultados só podem ser obtidos pela partilha de responsabilidades. A tabela em anexo pretende sistematizar as atividades e respetivas responsabilidades entre a e as s. Os colaboradores da, para além das atividades relacionadas com as Operações, poderão ter que assumir temporariamente (a tempo inteiro ou parcial) funções noutras áreas (ex.: Engenharia, Comercial, etc.), reportando, nestes casos, funcionalmente aos responsáveis das áreas para as quais se encontram a desempenhar funções Organização de Contratos Cada contrato possui uma equipa definida pela no processo de transferência do contrato das s para a. Esta equipa tem como responsável um Gestor de Contrato (no caso de contratos menos complexos, poderá ser um Gestor de Projeto da equipa de Implementação de Contratos a assegurar esta função). A equipa conta ainda com um conjunto de recursos (da, das s e/ou dos Serviços Corporativos) alocados em regime exclusivo, ou não-exclusivo, ao contrato, de acordo com a fase de execução do mesmo, que reportam funcionalmente ao Gestor de Contratos. Os recursos são alocados matricialmente aos contratos, e alocados dinamicamente no tempo Casos particulares de equipas de Gestão de Negócio Devido a especificidades de mercado (Clientes), tecnológica ou outras foram criadas equipas fixas, que desenvolvem vários tipos de atividade no âmbito das s e da : Despoeiramento: responsável pelo desenvolvimento do negócio, atividade Comercial, Engenharia, Gestão de Contratos, Implementação de Contratos e Comissionamento de projetos de despoeiramento. Esta equipa reporta hierarquicamente ao responsável da direção Indústria ( de Ambiente e Indústria), e funcionalmente (para as atividades de operações) ao responsável da área de Ambiente na Efacec PT01 Modelo de Nota de Organização Página 6 de 11

7 Subestações EDP e REN: responsável pela atividade Comercial, Engenharia, Gestão de Contratos, Implementação de Contratos e Comissionamento de projetos de subestações para a EDP e REN. Esta equipa reporta hierarquicamente ao responsável da área de Transmissão e Distribuição na. 3. Organograma Consultar páginas seguintes Efacec PT01 Modelo de Nota de Organização Página 7 de 11

8 01.000Efacec PT01 Modelo de Nota de Organização Página 8 de 11

9 Anexo 1: Matriz de Responsabilidades Atividades 1. RH Recrutamento e desenvolvimento dos colaboradores Reporte hierárquico dos colaboradores das operações Aprovação de viagens internacionais Aprovação de faltas e férias Aprovação de despesas (viaturas, km, refeições, ) Aprovação de expatriações 2. Comercial e Marketing Marketing Prospeção, definição e acompanhamento de agentes / parceiros comerciais Prospeção de oportunidades de negócio Decisão sobre a participação, ou não, em oportunidades de negócio Seleção de parceiros de negócio (consorciados) Seleção de fornecedores lock-in em proposta Preparação técnico-comercial da proposta Custeio das propostas relacionadas com as operações (prazos de execução, custos das operações, estrutura do projeto, contingências, ) Análise e discussão da proposta com o cliente Negociação contratual Pre-award meetings 3. Gestão de Contrato a) Gestão de Recursos Passagem do contrato às operações Parametrização do projeto (MB de Fechos; Prazos de execução; Contingências) Definição da estratégia (parceiros, Make or buy), atribuição de recursos e abertura do projecto Reunião de Kick Off e acompanhamento do projeto Planeamento do projeto e suas revisões Informação para Steering Committee Decisão (opção) em atrasar o projeto b) Financeira Planeamento e controlo da faturação Responsabilidade (Conhecimento) () () () e (se necessário) e e Observações Não havendo acordo, decisão da Administração Efacec PT01 Modelo de Nota de Organização Página 9 de 11

10 Planeamento e controlo do recebimento dos clientes Mapa de fluxo de caixa Planeamento e controlo da Garantias Bancárias Licenças de construção Acompanhamento do pagamento a parceiros (fornecedores) Mapas de fechos mensais e Revisões ao orçamento e c) Projecto/Engenharia Engenharia da conceção / A definir para cada Projeto de detalhe / A definir para cada Especificações técnicas de compra de Serviços de Engenharia, equipamentos e materiais / A definir para cada Procedimentos para Comissionamento, Colocação em Serviço e Ensaios / A definir para cada Documentação técnica para aprovação do cliente / A definir para cada Manuais de Operação e Manutenção para cliente / A definir para cada Validação, aprovação e integração de informação técnica dos fornecedores / A definir para cada Planos de formação do cliente d) Procurement e Compras Definição das condições contratuais de equipamentos e materiais Consulta de fornecedores (via compras) Apoio à negociação com fornecedores Aprovação de compras e contratações de entidades externas para a execução de projetos Acompanhamento e gestão de fornecedores e parceiros e) Construção Controlo da execução dos trabalhos Acompanhamento de FAT de equipamentos nos fornecedores Alterações/revisões ao âmbito do projeto com o cliente, nomeadamente adicionais Acompanhamento de ocorrências durante a execução dos contratos com impacto no preço e/ou prazo Acompanhamento de ocorrências durante a execução dos contratos Reporting das Operações ( se necessário) ( se necessário) Se houver impacto na política comercial da, informação prévia Efacec PT01 Modelo de Nota de Organização Página 10 de 11

11 Controlo da qualidade de execução Receção provisória As-builts / A definir para cada f) Fecho Projeto Reunião de passagem para O&M - Inicio de contrato Relatório / reunião de fecho do projeto (lessons learned) After Sales (suporte ao cliente durante o período de garantia) ( se necessário) O&M contratualizado (Prestação de serviços ao cliente dentro ou fora do período de garantia) Receção definitiva / Legenda = ( ): a área entre parêntesis recebe a informação ou tem acesso à mesma para conhecimento. e e e : as áreas têm que acordar no assunto, se não existir acordo o assunto é colocado à hierarquia. A área que está indicada em primeiro lugar tem a responsabilidade de identificar, comunicar e promover a discussão do assunto, bem como formas de o resolver Efacec PT01 Modelo de Nota de Organização Página 11 de 11