PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE PLANEAMENTO ESTRATÉGICO E OPERACIONAL, REVISÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE E CONCEÇÃO DE SERVIÇOS

Transcrição

1 PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE PLANEAMENTO ESTRATÉGICO E OPERACIONAL, REVISÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE E CONCEÇÃO DE Nº: PSQ 01 Orientações da Tutela Resp: Tutela Objetivo: Definir a forma como é efetuado o planeamento global da atividade, a revisão do SGQ e a conceção de novos serviços Audição de clientes e partes interessadas Resp: Administração IT Imp Indicadores das atividades correntes Orientações, Objetivos Estratégicos e Avaliação de Riscos IT IT Planos Capacidade, Disponibilidade e continuidade do negócio Resp: DACV e GSI Análise do Contexto Resp: DACV e GSI e Relatório e Contas Resp: Conselho Geral Imp Resultados de Estudos Internos Resp: GPAQ/GGAC IT Decisão de conceção de novos Serviços 2-Análise dos dados de entrada Conceção da solução 3-Revisão da conceção 13-Recolha e organização de dados. Preparação de Objetivos Operacionais dos Serviços Resp: GPAQ IT IT Versão preliminar do Plano, Orçamento e Objetivos Anuais / Administração Imp IT Reunião de revisão do SGQ Elaboração/aprovação da ata Resp: Conselho da Qualidade 21-Sistema de Gestão da Qualidade eficaz? IT IT IT Imp Março de cada ano 11-Definição de alterações 4-Adequada? 5-Desenvolvimento da solução 6- Verificação da conceção, GQ e 7-Adequada? 8-Início da utilização do novo serviço 9-Validação da conceção e desenvolvimento 10-Adequada? 15- Análise e aprovação do Plano e Orçamento Resp: Conselho Geral 16- Confirmação dos Objetivos Anuais. Difusão pelos Dirigentes e colaboradores 17-Execução do Plano e Orçamento e monitorização da execução operacional e financeira / Administração 19- Ações Corretivas PSQ 06 Resp: Dirigente do Serv. 18-Necessárias ações corretivas? Imp (aplicado ao Plano de Atividades) Imp (aplicado ao Plano de Atividades) IT IT IT IT Utilização corrente do novo Serviço. Monitorização e avaliação. 22-Identificação de ações corretivas e de melhoria Resp: Conselho da Qualidade 23-Elaboração de Plano de Ações Resp: Dirigente do Serviço/ GPAQ Imp Implementação do Plano de Ações Resp: Colaboradores 25-Continuidade da prestação de serviços Resp: Colaboradores Imp Análise de dados e elaboração do e Relatório e Contas /GPAQ Imp Se optou por imprimir este documento, verifique previamente a sua validade antes da sua próxima utilização Pág 1 de 5

2 Entrada/Origem Atividade Saída/Destino Audição de clientes e Partes interessadas (PI) Objetivos Estratégicos Avaliação de Riscos Resultados de Estudos Internos 1- Face aos dados de entrada, nomeadamente aos resultados da audição de clientes realizada de acordo com as orientações da IT 01-01, e recolhida através dos Imp e dos dados do Mapa Estratégico, do Balanced Scorecard, do resultado da análise do contexto da UAb e dos Planos de Capacidade, disponibilidade e continuidade do negócio, realizado com recurso a uma análise SWOT o Reitor, quando entender adequado, decide sobre a criação de novos serviços a prestar aos clientes e desencadeia o processo de conceção e desenvolvimento respetivo, registando essa decisão em relatório. O Dirigente do serviço e os colaboradores nomeados iniciam o processo com o preenchimento do (). preenchido no campo Identificação do Serviço preenchido no campo Identificação do Serviço preenchido nos campos Identificação do Serviço e Plano de Controlo da Conceção e respetivos anexos (Especificação do Serviço e outros aplicáveis) 2- O dirigente do serviço efetua a análise dos dados de entrada e o planeamento das atividades de conceção e desenvolvimento, identifica os Serviços da Universidade Aberta, bem como eventuais entidades externas que deverão contribuir e ser ouvidas neste processo. Propõe a equipa de desenvolvimento ao Reitor e, depois de obtida a sua concordância, coordena as atividades de conceção da solução até à elaboração da Especificação do Serviço. 3, 4 - Os colaboradores nomeados para efetuarem a revisão da conceção analisam a solução apresentada e verificam se a mesma dá resposta aos objetivos estabelecidos pelo Reitor. Se necessário identificam as alterações a efetuar e decidem se se justifica efetuar nova revisão da conceção, ou se, efetuadas as alterações se pode prosseguir para o desenvolvimento da solução. Estas atividades e decisões são registadas no. preenchido nos campos Identificação do Serviço e Plano de Controlo da Conceção e respetivos anexos (Especificação do Serviço e outros aplicáveis) preenchido nos campos até à Revisão da Conceção Página 2 de 5

3 preenchido nos campos até à Revisão da Conceção 5 O Diretor do Serviço envolvido coordena as atividades de desenvolvimento da solução que, envolvendo Serviços da Universidade Aberta ou entidades externas, vão concretizar, no terreno, as soluções antes concebidas, revistas e consideradas adequadas para se atingirem os objetivos. preenchido até ao campo Desenvolvimento, bem como os respetivos anexos. preenchido até ao campo Desenvolvimento, bem como os respetivos anexos. preenchido até ao campo Validação, bem como os respetivos anexos. Audição de clientes e PI Orientações e Objetivos Estratégicos 6, 7 Durante a fase de Desenvolvimento os dirigentes e colaboradores nomeados para efetuarem a verificação da conceção efetuam uma ou mais ações de verificação nas quais, através de reuniões e análises técnicas, verificam se as soluções que estão a ser executadas permitem concretizar a conceção (projeto) e satisfazer os objetivos estabelecidos pelo Reitor. Se necessário identificam-se as alterações a efetuar. Estas atividades e decisões são registadas no. 8, 9, 10, 11, 12 Concluídas as Atividades de Conceção e desenvolvimento dá-se início à utilização do novo Serviço. No entanto, os dirigentes e colaboradores nomeados para efetuarem a validação da Conceção, durante o período definido no, acompanham os resultados de modo a validar os resultados da Conceção e desenvolvimento assegurando que os mesmos dão resposta aos Objetivos iniciais fixados pelo Reitor. Decorrentes das Atividades de validação podem ser identificadas necessidades de correção e/ou melhoria, as quais são registadas no e posteriormente executadas e novamente avaliadas. Validada a Conceção, o novo Serviço é prestado de acordo com as condições estabelecidas sendo monitorizado e avaliado de acordo com o respetivo processo de prestação de serviços. 13, 14 Face aos dados de entrada, em especial os decorrentes do último, dos Indicadores da atividade e dos Objetivos Estratégicos, tratados pelo Mapa Estratégico () e Balanced Scorecard, o GPAQ promove, a partir do mês de setembro, a recolha e organização de dados visando a definição dos Objetivos Anuais e o respetivo QUAR, de acordo com o definido na IT O GPAQ dinamiza a preparação do Plano de Atividades (Imp 01-05) e Orçamento visando a elaboração de uma versão final a apresentar ao Reitor. As atividades de elaboração, controlo e acompanhamento da gestão orçamental encontram-se definidas na IT preenchido até ao campo Verificação, bem como os respetivos anexos. totalmente preenchido e aprovado, bem como os respetivos anexos. Processo de prestação do serviço atualizado. QUAR (até 15/12). Plano de Atividades (até 31/12, versão final) e Orçamento (até 31/08), mapa Estratégico, Balanced Scorecard, Objetivos Anuais (4º trimestre) Página 3 de 5

4 Resultados de Estudos Internos Orçamento Orçamento aprovados Plano de Atividades, Orçamento e Matriz de Objetivos anuais aprovados 15 O Conselho Geral analisa a proposta de o Orçamento, de acordo com o definido na IT O Orçamento deve ser submetido até 31 de agosto, o QUAR até 15 de dezembro e o Plano de Atividades até 31 de outubro de cada ano. 16 Face às condições concretas de aprovação do do Orçamento e às eventuais alterações que tenham sofrido face às propostas iniciais o Reitor revê, se necessário, os Objetivos Anuais e procede à sua divulgação junto dos Dirigentes e outros colaboradores que entenda adequado. Esta atividade desenvolve-se de acordo com o disposto na IT , 18, 19 Todos os Serviços e respetivos Dirigentes realizam as suas atividades em conformidade com o Plano de Atividades e Orçamento aprovados visando alcançar os Objetivos Anuais estabelecidos. Cada Serviço efetua a monitorização da execução física do Plano. Caso seja necessário proceder a alterações orçamentais, atua-se em conformidade com o disposto na IT Ao longo do ano são efetuados os pedidos de libertação de créditos, de acordo com a IT Para a gestão da tesouraria, procede-se de acordo com a IT Sempre que, na execução do orçamento seja necessária a aquisição, alienação ou abate de bens, procede-se em conformidade com a IT e IT Os Gestores da Sistema de Gestão da Qualidade obtém dados relativos à performance dos vários Serviços e processam essa informação sob a forma de Indicadores de Gestão que fornecem à Reitoria. Se da análise efetuada se constata a necessidade de efetuar ações corretivas procede-se de acordo com as orientações do Procedimento PSQ 06. Orçamento aprovados Plano de Atividades, Orçamento e Matriz de Objetivos anuais aprovados Matriz dos Objetivos Anuais. Orçamento, Indicadores de Gestão Página 4 de 5

5 Audição de clientes e PI Orientações e Objetivos Estratégicos Avaliação de Riscos 20 Face aos dados de entrada, especialmente o e ao resultado da avaliação de riscos realizada de acordo com o exposto na IT e na IT 01-10, o Conselho da Qualidade efetua a reunião de revisão do Sistema de Gestão da Qualidade de acordo com as orientações e disposições da IT As constatações e conclusões da reunião de revisão do Sistema de Gestão da Qualidade são registadas em relatório específico (Imp 01-07). As revisões ordinárias do SGQ realizam-se, salvo decisão em contrário do Reitor, em março de cada ano. Relatório de reunião de revisão do SGQ (Imp 01-07) Relatório de reunião de revisão do SGQ (Imp 01-07) Relatório de reunião de revisão do SGQ (Imp 01-07), Plano de Ações (Imp 01-08) preparado, aprovado e completamente preenchido Resultados das Atividades de Conceção e desenvolvimento, resultados da aplicação e controlo do Plano e Orçamento e resultados da revisão do SGQ 21, 22, 23, 24 Todas as situações em que o SGQ seja considerado ineficaz, ou passível de melhoria, são objeto de identificação de ações corretivas e/ou de melhoria, explicitando-se em detalhe as ações a realizar, o prazo de realização e as responsabilidades pela sua execução. O conjunto destas ações é transcrito para um Plano de Ações (Imp 01-08) que permite efetuar o seguimento e controlo da execução de cada uma das ações e evidenciar a sua conclusão e respetiva eficácia. 25 Sendo o Sistema de Gestão da Qualidade considerado eficaz, ou realizadas as ações necessárias a assegurar a sua eficácia, garante-se a integridade do SGQ pelo que a prestação de serviço pode prosseguir de acordo com as disposições do Manual do Sistema de Gestão da Qualidade, Procedimentos dos Sistema de Gestão da Qualidade e demais documentação e práticas do SGQ. 26 O GPAQ, com os contributos dos Dirigentes, dinamiza a elaboração do (Imp 01-01) através do qual se explicita o trabalho realizado pela Universidade Aberta e respetivos resultados, incluindo as atividades e resultados, no domínio da Qualidade. Plano de Ações (Imp 01-08) preparado, aprovado e completamente preenchido Utilização das disposições do SGQ por parte de todos os dirigentes e colaboradores Página 5 de 5