ELABORADO VERIFICADO APROVADO

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1 Pág. n.º 1/6 LISTA DE ALTERAÇÕES Descrição da alteração Páginas Edição Data ELABORADO VERIFICADO APROVADO

2 Pág. n.º 2/6 1. OBJECTIVO: Estabelecer a forma como a Câmara Municipal de Portimão planifica, realiza e trata os resultados das auditorias internas ao Sistema de Gestão da Qualidade implementado, como forma de avaliar a sua conformidade e o seu estado de implementação e manutenção, bem como se processa as auditorias à tesouraria e ao Imobilizado. 2. ÂMBITO: Aplica-se ao Departamento Administrativo e Financeiro (Divisões: Administrativa, Financeira e Recursos Humanos), à Divisão Informática, e ao Sector de Aprovisionamento do DOSG Departamento de Obras e Serviços Gerais. 3. REFERÊNCIAS: - NP EN ISO 9000: Sistemas de Gestão da Qualidade. Fundamentos e Vocabulário. - NP EN ISO 9001: Sistemas de Gestão da Qualidade. Requisitos. - Sistema de Controlo Interno da Câmara Municipal de Portimão 4. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS: : Gestor da Qualidade CQ: Comissão da Qualidade - Não conformidade: não satisfação de um requisito (NP EN ISO 9000:2005). - Auditoria: processo sistemático, independente e documentado para obter evidências de auditoria e respectiva avaliação objectiva com vista a determinar em que medida os critérios de auditoria são satisfeitos (NP EN ISO 19011:2003). VER DOCUMENTO INTERNO. - Critérios da auditoria: conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos (NP EN ISO 19011:2003). - Evidências de auditorias: registos, afirmações factuais ou outra informação, que sejam verificáveis e relevantes para os critérios de auditoria (NP EN ISO 19011:2003). - Constatações da auditoria: resultados da avaliação das evidências de auditoria de acordo com os critérios da auditoria (NP EN ISO 19011:2003). - Conclusões da auditoria: resultados finais de uma auditoria, decididos pela equipa auditora após ter tido em consideração os objectivos da auditoria e todas as constatações da auditoria (NP EN ISO 19011:2003). 5. RESPONSABILIDADES: O de Internas é da responsabilidade do Gestor da Qualidade. As responsabilidades da execução das tarefas estabelecidas neste procedimento encontram-se definidas no fluxograma.

3 Pág. n.º 3/6 6. MODO DE PROCEDER: O encontra-se descrito no fluxograma seguinte Fluxograma RESPONSÁVEIS ACÇÕES REGISTOS CQ Planeamento anual das Modelo.CMP Programa Anual de Vereador do Pelouro Aprovação do Programa Anual de PC1 Modelo.CMP Programa Anual de Nomeação da Equipa Auditora ---- Equipa Auditora Preparação da auditoria Modelo.CMP Plano de Auditoria Interna Convocação Equipa Auditora Realização da auditoria Modelo.CMP Lista de Colaboradores Auditados Modelo.CMP Relatório de Auditoria Termo da contagem dos montantes CQ Acções Correctivas P.6.2. Acções Correctivas e Preventivas Modelo.CMP.013 Ficha de Melhoria CQ Verificação / acompanhamento PC 2 Modelo. CMP Seguimento às Fichas de Melhoria

4 Pág. n.º 4/ Descrição das operações: Etapa Plano Anual das Aprovação do Programa Anual de Descrição O Gestor da Qualidade conjuntamente com a Comissão da Qualidade planeiam as auditorias internas a realizar no ano corrente. Poderão ser realizadas auditorias completas, abrangendo todo o Sistema de Gestão da Qualidade implementado, ou auditorias parciais, incidindo apenas sobre uma parte do S (por exemplo, um determinado processo, uma Divisão da CMP e/ou um local especifico). Poderá, ainda, ser englobado no Programa as auditorias à tesouraria, aprovisionamento e ao património, sempre que a Comissão da Qualidade, assim o decida. O número de auditorias a realizar irá depender do estado actual do sistema, tendo sempre que cobrir a totalidade do Sistema de Gestão da Qualidade em cada ano. Sempre que se verificar a necessidade de realizar auditorias internas adicionais às que foram inicialmente previstas (por exemplo, para verificar a implementação de um novo procedimento, ou para avaliar a eficácia de uma dada acção de melhoria), o procede à alteração do Programa Anual de e apresenta-o a Comissão da Qualidade para análise. O Vereador do Pelouro, depois de avaliar todas as potenciais incompatibilidades (de calendário, de auditores, ou outras), aprova o Programa Anual de. Após a aprovação, o plano é divulgado na organização através da sua afixação no Placard informativo e disponibilizado na rede informática. O original é arquivado pelo Gestor da Qualidade. PC 1 Responsabilidade Representante da Gestão Critérios Registo Inexistência de acontecimentos incompatíveis com a realização das auditorias (férias, ausências, outras auditorias, etc.) Programa Anual de a realizar no corrente ano Nomeação da Equipa Auditora Poderão ser convocados auditores internos (colaboradores da CMP) ou auditores externos à Organização. Os auditores deverão ter formação nas normas NP EN ISO 9001:2000 e NP EN ISO 19011:2003, num mínimo de 40 horas (no conjunto) e conhecimento do S implementado no Departamento DAF e Divisão Informática. Em caso algum poderão auditar o seu próprio trabalho. No caso das auditorias à tesouraria, aprovisionamento e património encontra-se definido no Sistema Controlo Interno da Câmara Municipal de Portimão, quem pode ser nomeado para a sua execução. Preparação da Auditoria 1. Auditoria ao SQA A Equipa Auditora estabelece o Plano de Auditoria e prepara a documentação a ser utilizada, usando como base a documentação do S (Manual da Qualidade, Processos, s e Regulamentos e outra documentação considerada relevante) e a norma de referência. O Plano de Auditoria deve incluir a seguinte informação: 1. Objectivos da auditoria 2. Âmbito da auditoria processos e requisitos a serem auditados 3. Duração, datas e locais 4. Equipa Auditora 5. Critérios da auditoria e documentos de referência 6. Horário e duração esperados para as actividades no terreno, incluindo reuniões com a gestão e reuniões da Equipa Auditora. No caso da auditoria ser efectuada por colaboradores internos da CMP o Plano da Auditoria a ser apresentado é suportado pelo Modelo.CMP.016. Se a auditoria for efectuada por auditores externos, poderá o plano de auditoria ser suportado por outro tipo de documento. 2. Auditoria à tesouraria, aprovisionamento e património Neste caso a preparação das auditorias está definido no Sistema Controlo Interno da Câmara Municipal de Portimão.

5 Pág. n.º 5/6 Etapa Convocação Realização da Auditoria Descrição O convoca os colaboradores a serem auditados através de ou de qualquer outra forma, dando-lhes conhecimento do Plano de Auditoria ou de outra informação necessária a respectiva preparação. O Plano de Auditoria é também afixado no Placard informativo e disponibilizado no Sistema Informático 1. auditoria ao S A auditoria desenrola-se nas seguintes fases: Reunião de abertura, onde a equipa auditora apresenta o Plano de Auditoria e são clarificadas as regras de funcionamento; Realização, durante a qual a equipa auditora constata a coerência das práticas do município de Portimão com os documentos que as descrevem e com o referencial normativo, e regista os desvios de forma objectiva e rastreável; todos os colaboradores auditados assinam o Lista de Colaboradores Auditados; Reunião Final com o, Director de Departamento e os Chefes de Divisão ou Responsáveis de secção mais directamente envolvidos com os processos auditados, na qual são apresentadas as conclusões (ou o relatório) da auditora. Elaboração do relatório de Auditoria pela equipa auditora, apresentando as constatações e conclusões da auditoria. O Relatório da Auditoria deverá ser completado no prazo de uma semana, sendo preferencialmente realizado no próprio dia. Deve conter, no mínimo, a seguinte informação: 1. Objectivos da auditoria 2. Âmbito da auditoria processos e requisitos auditados e o período de tempo abrangido 3. Duração, datas e locais 4. Equipa Auditora 5. Critérios da auditoria e documentos de referência 6. Constatações da auditoria 7. Conclusões da auditoria No caso da auditoria ser efectuada por colaboradores internos da CMP o Relatório da Auditoria e respectiva Lista de Colaboradores auditados, será evidenciado pelo Modelo.CMP.018 e Modelo.CMP.017, respectivamente. Se a auditoria for efectuada por auditores externos, poderá a evidencia ser suportada por outro tipo de documento. 2. Auditoria à tesouraria, aprovisionamento e património Para este tipo de acção a metodologia encontra-se definida no sistema de controlo interno da CMP e no caso do património também suportado no P.2.5 Imobilizado e no Sistema Controlo Interno da Câmara Municipal de Portimão. Acções Correctivas e /ou Preventivas Verificação / Acompanhamento O abre Fichas de Melhoria (Modelo.CMP.013) relativas às constatações da auditoria, e encaminha-as para o Director do Departamento e para os Chefes de Divisão ou para os respectivos responsáveis pelos processos a que dizem respeito, conforme o P.6.2 Acções Correctivas e Preventivas. O procede ao acompanhamento das acções de melhoria, pelo menos antes de cada nova auditoria, de forma a avaliar a implementação e a eficácia das medidas tomadas. PC 2 Responsabilidade Critérios Registo O problema diagnosticado está resolvido Ficha de Melhoria

6 Pág. n.º 6/6 7. REGISTOS: Modelo. CMP. 013 Ficha de Melhoria Modelo. CMP.014 Seguimento às Fichas de Melhoria Modelo. CMP.015 Programa Anual de Registos da auditoria interna: Modelo. CMP.016 Plano de Auditoria Modelo. CMP.017 Lista de Colaboradores Auditados Modelo. CMP.018 Relatório de Auditoria Documento de suporte às evidências