Nº 6/2016 Data 30/06/2016

Transcrição

1 NOME FUNÇÃO Clara Ganhão Gabriela Sousa Graça Silva Gestor da Qualidade; Gestor dos Processos: Gestão de Infraestruturas; Plano e Orçamento; Planeamento e Gestão da Melhoria; Gestão Ambiental. Gestor do Processo Gestão Recursos Humanos Coordenadora Técnica Taxas, Licenças, Águas e Saneamento Guilhermina Perry Coordenadora Técnica Obras Particulares Loteamentos Saulina Costa Isabel Amaral Apoio ao Gestor da Qualidade Gestor do Processo Aprovisionamento e Gestão de Armazém Silvina Rocha Coordenadora Técnica Expediente Geral, Contratação Pública e Assuntos Comunitárias INTRODUÇÃO: O Sistema de Gestão da Qualidade é anualmente revisto, no sentido de avaliar a sua eficácia, verificar a prossecução da Política da Qualidade, o cumprimento dos objetivos e das metas estabelecidas, dando particular importância à identificação de oportunidades de melhoria. Destas reuniões resultam uma ata contendo as eventuais alterações, ações decorrentes, alocações das responsabilidades e principais conclusões. Esta ata é apresentada, à Gestão de Topo (Presidente da Câmara Municipal). Esta ata reflete o primeiro semestre do corrente ano. AGENDA: Consideram-se como inputs para a revisão, pela Gestão, a seguinte informação: 1) Política da Qualidade; 2) Grau de cumprimento dos Objetivos; 3) Desempenho dos processos (Grau de cumprimento dos objetivos e metas dos processos); CML011/2 1

2 4) Resultados das Auditorias (internas, externas e inspeções); 5) Informação relativa às Não Conformidades (relativas aos serviços prestados); 6) Informação relativa a comunicações das partes interessadas externas, incluindo Reclamações (relativas aos serviços prestados); Resultados da monitorização da satisfação dos clientes/munícipes; 7) Estado das Ações Corretivas e Preventivas; 8) Resultado da avaliação dos fornecedores; 9) Resultado da avaliação da eficácia das Ações de Formação; 10) Ações decorrentes das anteriores revisões pela Gestão; 11) Outros fatores que possam ter impacto na Câmara Municipal; 12) Comentário Final Os outputs destas revisões são decisões e ações de melhoria relativas a: Melhoria da eficácia do Sistema; Melhoria do desempenho dos processos; Melhoria dos serviços; Necessidades de recursos (Financeiros, Humanos; Materiais) Identificação de futuras necessidades da Câmara Municipal. CML011/2 2

3 1. Adequabilidade da Política (Qualidade) A Política da Qualidade foi revista em janeiro de 2016 e mantém-se adequada ao propósito da organização. CML011/2 3

4 2. Grau de cumprimento dos Objetivos e do Programa de Gestão Os objetivos, metas e programa para 2016 encontram-se definidos e aprovados (CLM028). Para 2016foram definidos 4 objetivos estratégicos. Relativamente ao primeiro semestre de 2016 em análise, verifica-se a entrada de duas reclamações que foram devidamente analisadas e respondidas. No primeiro semestre de 2016, em relação ao cumprimento do plano de formação, foram realizadas 609 horas de formação, num total de 75% das formações previstas. De realçar que foram realizadas 11 ações que não se encontravam planeadas no Plano de Formação. Em relação à melhoria do Sistema Informática, foram adquiridos 4 máquinas, tendo-se mantido o sistema de backups para a Cloud. Na melhoria das instalações dos serviços, foi proposto efetuarmos em 2016 melhorias no que se refere à pintura do edifício e respetivos gabinetes, manutenção do ar condicionado dos diversos gabinetes, iluminação da fachada do Edifício dos Paços do Concelho, colocação de uma porta guarda-vento no GAM, remoção de aparelhos de ar condicionado que se encontram obsoletos, nos gabinetes de Informática, calafetação de janelas, manutenção do elevador, manutenção do alarme de incêndio, reparação de infiltrações de água, reparação do para-- raios, manutenção de desumidificadores e reparação da porta de vidro do Centro de Documentação. Neste momento, já efetuamos a manutenção do ar condicionado dos gabinetes, a iluminação da fachada do edifício, a colocação da porta guarda-vento no GAM, a remoção dos aparelhos que se encontravam obsoletos de ar condicionada no Gabinete da Informática, manutenção e aquisição de desumidificadores, reparação da porta de vidro do Centro de Documentação e pintura do Salão Nobre do Edifício dos Paços do Concelho. CML011/2 4

5 No GAM, concretamente, foi colocada uma porta na entrada e uma rampa também na entrada. Foi ainda retirada o ar condicionado que se encontrava obsoleto. Foi ainda aplicado o inquérito satisfação aos clientes de 17de maio a 17 de junho do corrente ano. CML011/2 5

6 3. Desempenho dos processos (Grau de cumprimento dos objetivos e metas dos processos) O Sistema de Gestão da Qualidade da CML é constituído por 7 processos, sendo 1 deles operacional, 1 de gestão, 4 de suporte e 1 de medição análise e melhoria. O desempenho dos processos é avaliado tendo por base o definido na Matriz de Monitorização de Processos. No primeiro semestre de 2016 em análise, constata-se o seguinte: Nas monitorizações efetuada sem 2016, os resultados estão alinhados com as metas previstas, exceto em 1item a saber: Licenças Diversas, foi aberta a OM 9/2016 tendose verificado o não cumprimento da meta, por diversos motivos, entre eles destaque para o circuito mal atribuído, resposta tardia do munícipe e a aguardar despachos superiores. Sendo assim, foi proposta a alteração da meta para 20 dias e a utilização da opção aguarda munícipe no circuito; e Número de Polícia, foi aberta a OM 10/2016 tendo-se verificado o não cumprimento da meta por aguardar despachos internos. Em relação à entrada de reclamações, até à data foram registadas 2 reclamações. Foram abertas as OM 7/2016 e 8/2016; No que respeita a avaliação de fornecedores, a mesma é efetuada em relação aos fornecedores relacionados com o serviço do GAM. Relativamente os fornecedores foram classificados como Classe A e Classe B, até ao momento; Em relação ao Plano de Atividades, foram planeadas 24 atividades, tendo já 17 atividades sido desenvolvidas. CML011/2 6

7 AÇÔES (a preencher quando aplicável): CML011/2 7

8 4. Resultados das Auditorias (internas, externas e inspeções) Está previsto que a auditoria interna decorra no dia 1 de julho e a auditoria externa dias 11 e 12 de julho, pelo que ainda não temos resultados das mesmas. CML011/2 8

9 5. Informação relativa às Não Conformidades (relativas aos serviços prestados) Até ao momento não foram registadas não conformidades fora do âmbito da auditoria interna e da auditoria externa. CML011/2 9

10 6. Informação relativa a comunicações das partes interessadas externas, incluindo Reclamações (relativas aos serviços prestados); Resultados da monitorização da satisfação dos clientes/munícipes Até ao momento foram registadas 2 reclamações no Livro de Reclamações. Estas encontram-- se registadas nos respetivos registos de ocorrências. O livro de Reclamações encontra-se disponibilizado no local de atendimento do GAM. Todas as reclamações foram devidamente tratadas e respondidas. Em relação aos resultados da monitorização da satisfação dos clientes/munícipes em 2016 tivemos 99,38% de clientes muito satisfeitos/satisfeitos, tendo o mesmo sido de 94,24% em 2015, em conformidade o score médio foi de 4,4 em 2015 e 4,7 em CML011/2 10

11 7. Estado das Ações Corretivas e Preventivas Este ano foram abertas9ações preventivas, sendo que destas 8 encontram-se devidamente encerradas e prevê-se fechar a restante no período de 6 meses. Encerrar OM aberta GQ 6 meses Orçamento Aquisição de novo servidor Planeado CML011/2 11

12 8. Resultado da avaliação dos fornecedores A avaliação de fornecedores é efetuada em relação aos fornecedores relacionados com o serviço do GAM. No primeiro semestre de 2016, os fornecedores foram classificados como Classe A e B. CML011/2 12

13 9. Resultado da avaliação da eficácia das Ações de Formação Para o primeiro semestre de 2016 foram planeadas 20 ações de formação, sendo que já foram realizadas 15 formações, num total de 609 horas. A avaliação da eficácia será realizada conforme previsto no Plano de Formação de No que respeita às formações on-job, no primeiro semestre de 2016foram realizadas 7ações, com uma duração de8,5 horas. AÇÔES (a preencher quando aplicável): CML011/2 13

14 10. Ações decorrentes das anteriores revisões pela Gestão As ações decorrentes de reuniões anteriores serão analisadas e registadas na primeira reunião e ata de revisão de CML011/2 14

15 11. Outros fatores que possam ter impacto na Câmara Municipal Em relação ao Plano de Manutenção, foram programadas13 ações para o primeiro semestre de 2016, das quais 7 já se encontram realizadas. Proceder em conformidade com o Plano GQ 2016 A definir Planeado de Manutenção de 2016 CML011/2 15

16 12. Comentário Final Tal como indicado na ata 5/2016, o sistema continua no processo de evolução positiva com o envolvimento da gestão de topo e de todos os intervenientes dos processos. De referir que neste à data a Autarquia propõe que se aumente o âmbito de aplicação da Gestão da Qualidade contemplando, para além dos Serviços do Gabinete de Atendimento ao Munícipe GAM, outros serviços autárquicos nomeadamente: Recursos Humanos, Obras Particulares e Loteamentos, Taxas, Licenças, Águas e Saneamento, Contabilidade, Património, Contratação Pública e Posto de Atendimento do Rosário. Neste sentido tudo será feito para que em 2017, este objetivo seja alcançado. CML011/2 16