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2 índice 01 introdução 4 nota introdutória 4 02 enquadramento enquadramento e atribuições missão, visão e valores estrutura organizativa principais clientes, serviços e parceiros processo de planeamento estratégico objetivos e planeamento de atividades objetivos estratégicos e QUAR objetivos operacionais objetivos e planeamento de atividades recursos financeiros e pessoas recursos financeiros pessoas 42 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 2

3 01 introdução espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 3

4 01 introdução nota introdutória A criação da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (espap) foi concretizada através do Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, tendo assumido a missão e atribuições dos anteriores Instituto de Informática (II), Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E. (GeRAP) e Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E. (ANCP). O ano de 2013 foi, para a espap, o primeiro ano integral de atividade da organização. Um ano de pleno e intenso desafio, com exigência e complexidade acrescidas, durante o qual se deu continuidade ao esforço e ação de consolidação de uma nova organização e de uma nova cultura, iniciados desde a criação formal da espap em junho de 2012, e que em muito transcendeu a publicação da respetiva orgânica e estatutos. O processo de criação de uma nova organização é, em si mesmo, sempre exigente. No caso da espap, assumiu especial complexidade e desafio, pelas particularidades decorrentes da fusão de três organismos jurídica, cultural e operacionalmente heterogéneos, e sobretudo quando assegurado em simultâneo com a continuidade (e melhoria) da prestação de serviço e expansão da atividade, como foi claramente o nosso caso. Em 2014, construindo sobre o que muito já foi feito, e sabendo existir sempre espaço para melhoria e evolução, dar-se-á continuidade à consolidação da nova organização, que ganhou sentido, cultura e identidade próprias, e à concretização de projetos e iniciativas em todas as áreas de atividade da espap, embora de forma inevitavelmente seletiva, dadas designadamente as restrições de natureza orçamental impostas pelo Orçamento de Estado para Tratar-se-á, certamente, de mais um ano exigente, em que será essencial o foco e seletividade nas iniciativas que se considere terem o melhor compromisso de equilíbrio entre os recursos exigidos, e os resultados que se espera que proporcionem. Poderá tratar-se, apesar disso, tudo indica, de um ano de colheita dos resultados de muitas iniciativas desenvolvidas e colocadas em marcha em 2013, cujos tempos de execução extravasaram inevitavelmente o ano transacto, e que agora poderão ver a luz do dia. Quer por terem sido, em 2013, objecto de repriorização inevitável os ritmos de execução (ditados, em grande medida, pelo orçamento retificativo), quer porque, para muitas medidas, os ciclos de construção são, por definição, superiores a um ano, muito poderá em 2014 ser concretizado. Será, por exemplo, o caso das Compras Públicas, em que se esperam muito breve trecho: a aprovação do novo Regulamento do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), com importantes melhorias no sentido da simplificação e do aumento de eficácia (como a flexibilização das compras de baixo valor, a dispensa de Portarias de Extensão de Encargos para categorias previsíveis, entre outras); a regulação da contratação pública eletrónica, com a publicação do diploma respetivo, colmatando um vazio de anos na matéria; a entrada em espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 4

5 vigor de novas versões, profundamente revistas, esperamos que para melhor, de 13 dos 17 acordos quadro existentes, aumentando drasticamente os respetivos níveis de eficácia e cobertura de necessidades; o lançamento de 5 novas categorias transversais até à data não previstas (Cloud, serviços TIC, manutenção de edifícios, gestão de frota/manutenção, desenvolvimento de software). Será também o caso dos Serviços Partilhados de Finanças, em que, mais do duplicado o número de organismos-cliente desde 2012 (de 156 para 351), e fechado que está o perímetro de cobertura pelo POC-P de toda a Administração Central do Estado (pela primeira vez, desde 1997), podem ser introduzidos instrumentos tão úteis para o Estado como a faturação eletrónica e a oferta de capacidades de informação de gestão (business analytics) sobre o GeRFiP, possibilitando aos organismos tirar partido, de forma analítica e flexível, da informação residente no sistema. E será, também, o caso, em geral, das restantes áreas de atuação da espap, prevendo-se, entre outras iniciativas, a expansão a novos universos da oferta de Serviços Partilhados de Recursos Humanos, com o fecho do piloto no Ministério das Finanças; a revisão do regime jurídico do Parque de Veículos do Estado e a centralização da gestão de frota/manutenção; ou a prestação de serviços TIC a um conjunto mais alargado de organismos e com níveis de serviço acrescidos, uma vez colmatadas, desde a criação da entidade, insuficiências infraestruturais, operacionais e organizacionais não coadunáveis com a criticidade dos sistemas de informação desenvolvidos e mantidos pela espap, e explorados diariamente no seu Centro de Processamento de Dados. Todo o esforço desenvolvido, resultados obtidos, e a obter no curto prazo, só foram e serão possíveis com a continuidade do empenho, profissionalismo, dedicação e brio dos colaboradores da espap, que julgamos poder afirmar reverem-se no projeto, nas linhas de rumo e ritmos imprimidos pela sua liderança, e na identidade da nova organização criada em conjunto, que respira no dia-a-dia com o seu contributo. Deixando o nosso reconhecido agradecimento a toda a equipa, duplamente devido no contexto das restrições impostas à Administração Pública (e, em particular, aos seus colaboradores) esperamos que a espap possa continuar a contar com esse ativo, absolutamente determinante e essencial, sem o qual a entidade não seria certamente a mesma coisa, nem teria (ou terá) os resultados esperados. Afonso Silva Presidente Conselho Diretivo Eugénio Antunes Vice-Presidente Conselho Diretivo Gonçalo Caseiro Vogal Conselho Diretivo espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 5

6 02 enquadramento espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 6

7 02 enquadramento 2.1 enquadramento e atribuições enquadramento No âmbito do Plano de Redução e Melhoria da Administração Central (PREMAC), têm vindo a ser implementadas diversas medidas com vista à racional e eficiente utilização de recursos públicos, bem como à redução da despesa pública, nas quais se inseriu a criação da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (espap). A espap, cuja criação foi concretizada através do Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, assumiu a missão e atribuições dos anteriores Instituto de Informática (II), Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E. (GeRAP) e Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E. (ANCP), extintos por fusão. A fusão das atribuições do II, da GeRAP e da ANCP, na espap, teve como objetivo refundar e melhorar o desempenho das funções ligadas ao desenvolvimento e à gestão dos serviços partilhados na Administração Pública, agilizando a adoção de soluções e modelos de operação comuns e mais eficientes, nomeadamente nas áreas de gestão de recursos financeiros, humanos e de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), potenciando sinergias das valências até aqui dispersas pelas três entidades. A criação da espap, integrada na administração indireta do Estado, mantém o propósito de extensão do modelo de serviços partilhados a toda a Administração Pública, procurando assim uma alocação mais eficiente dos recursos existentes, bem como melhorias no plano da eficácia. A prestação de serviços partilhados tem como objetivo permitir a redução de custos de funcionamento e a criação de oportunidades de melhoria, traduzidas, entre outras, no aproveitamento de soluções e capacidades de uso comum, na redução de esforço administrativo promovida pela uniformização, integração e automatização de processos, na disponibilização de ferramentas adequadas ao processo de tomada de decisão e na partilha de informação com as entidades da Administração Pública que dela necessitam, no âmbito das suas atribuições. A aposta na prestação de serviços partilhados constitui também uma resposta ao compromisso assumido no âmbito do Programa de Assistência Económica e Financeira (PAEF), acordado com o Fundo Monetário Internacional (FMI), a Comissão Europeia (CE) e o Banco Central Europeu (BCE), de modo a reforçar a racionalidade da atuação pública e reduzir a despesa, contribuindo para o equilíbrio das contas públicas. Na área das TIC, promove-se a utilização das capacidades existentes como instrumentos de dinamização e suporte à prestação de serviços partilhados e à promoção da reutilização e partilha de recursos comuns, designadamente em sintonia com os objetivos estabelecidos no Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de custos com as TIC (PGERRTIC) na espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 7

8 Administração Pública, aprovado pela Resolução do Conselho de Ministros n.º 12/2012, de 7 de fevereiro. A espap assumiu ainda as funções de entidade gestora do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) definido no Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de fevereiro, bem como do Parque de Veículos do Estado (PVE), sucedendo à ANCP. Esta transição de atribuições não implica qualquer alteração ao regime disciplinador do SNCP, da contratação pública e do PVE, nem prejudica a sua revisão (atualmente em curso, em ambos os casos, atendendo às oportunidades de melhoria identificadas). Fig. 1 Criação da espap Fusão GeRAP, ANCP e II A espap é um instituto público de regime especial, integrado na administração indireta do Estado, dotado de autonomia administrativa e financeira e de património próprio, prosseguindo as atribuições do Ministério das Finanças, sob superintendência e tutela do respetivo ministro. A entidade rege-se pelo disposto no Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, que originou a sua criação, e pela Portaria n.º 275/2012, de 10 de setembro, que aprova os seus estatutos. atribuições A espap tem por missão assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados no âmbito da Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o Sistema Nacional de Compras Públicas e assegurar a gestão do Parque de Veículos do Estado, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas de TIC do Ministério das Finanças, garantindo o planeamento, conceção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos. São atribuições da espap: A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão orçamental e de recursos financeiros, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades de apoio técnico ou administrativo: Contabilidade orçamental, através da gestão, monitorização e controlo do orçamento e respetiva execução orçamental; Contabilidade geral, incluindo a produção dos diferentes mapas e peças contabilísticas; Contas a receber, através do registo da faturação de recebimentos de clientes; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 8

9 Contas a pagar, através da contabilização e registo de faturas de fornecedores e respetivos pagamentos; Tesouraria, através da gestão de dados de bancos, contas bancárias, emissão de meios de pagamento e respetiva reconciliação bancária; Imobilizado, através do registo e controlo contabilístico dos ativos fixos e imobilizado em curso, disponibilizando informação sobre transações de imobilizado e amortizações efetuadas; Gestão de contratos, através do registo e monitorização da informação relativa a contratos; Contabilidade analítica, através do registo das operações relevantes; Gestão da aquisição de bens e serviços, através do registo e monitorização da componente de aprovisionamentos; Gestão de existências em armazém, através do registo e monitorização dos movimentos de armazém; Vendas e distribuição, através do registo e monitorização do processo. A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão de recursos humanos, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades de apoio técnico ou administrativo: Planeamento de necessidades de pessoal; Criação, caracterização e alteração de postos de trabalho; Orçamentação de despesas com pessoal; Recrutamento e seleção de pessoal; Constituição, alteração e cessação das relações jurídicas de emprego; Registo e atualização de dados profissionais e pessoais necessários para a gestão dos recursos humanos; Mobilidade de trabalhadores; Assiduidade e trabalho extraordinário; Deslocações em serviço; Processamento de abonos e descontos; Proteção social e sistemas ou subsistemas de saúde; Formação profissional; Avaliação do desempenho de trabalhadores e serviços; Informação, operacional e analítica, de apoio à gestão, incluindo mapas legais obrigatórios. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 9

10 No âmbito das compras públicas: Negociar e celebrar acordos quadro ou outros contratos públicos de obras e de fornecimento de bens ou de serviços destinados às entidades públicas adjudicantes compradoras; Acompanhar e apoiar as Unidades Ministeriais de Compras (UMC) nas negociações dos contratos públicos a celebrar a nível ministerial; Agregar e tratar a informação relativa às compras públicas; Definir, desenvolver e implementar estratégias de compra e negociação para as aquisições centralizadas, preservando e incrementando os níveis de concorrência nos respetivos setores de atividade; Elaborar propostas de legislação, de procedimentos e de adoção de sistemas de informação de suporte relacionados com as compras públicas; Apoiar o membro do Governo da tutela na definição de políticas e linhas de orientação para as compras públicas; Coordenar e apoiar os serviços, organismos e entidades públicas e seus fornecedores na adoção das normas e procedimentos definidos para o aprovisionamento público; Promover a adoção de procedimentos de natureza normativa relativos à aquisição e utilização de sistemas informáticos de suporte ao aprovisionamento público; Implementar e manter uma plataforma que permita gradualmente assegurar o suporte ao ciclo integral de compras, privilegiando o relacionamento desmaterializado entre as empresas fornecedoras e a Administração Pública; Gerir as aplicações centralizadas que integram o Sistema de Compras Públicas Eletrónicas; Adotar práticas e privilegiar a aquisição de bens e serviços que promovam o equilíbrio adequado entre a eficiência financeira e a proteção do ambiente; Avaliar permanentemente o desempenho do SNCP, designadamente mediante a promoção da realização de auditorias pelos serviços de inspeção e controlo competentes para o efeito. No âmbito do parque de veículos do Estado: Gerir o PVE, assegurando a aquisição e locação, em qualquer das suas modalidades, e a afetação, manutenção, assistência, reparação, abate e alienação de veículos, bem como dos bens e serviços necessários para o efeito; Assegurar a satisfação das necessidades das entidades e organismos abrangidos pelo regime jurídico do PVE, no que se refere à utilização de veículos, incluindo a gestão das respetivas frotas; Assegurar a elaboração e atualização do inventário do PVE; Proceder à recolha e controlo de dados relativos aos veículos que integram o PVE e respetiva utilização; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 10

11 Proceder ao tratamento estatístico dos dados relativos ao PVE e ao apuramento de indicadores que permitam aferir o nível de eficiência na gestão e utilização dos veículos, bem como a identificação de desvios; Promover o cumprimento das normas aplicáveis aos veículos que integram o PVE; Propor, ao membro do Governo da tutela, projetos de regulamentação necessária à adequada gestão e utilização dos veículos que integram o PVE e que, pela sua natureza, não possam ser por si aprovados. No âmbito das tecnologias de informação e comunicação (TIC): Promover e assegurar, em sintonia com os objetivos estabelecidos no Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de custos com as TIC (PGERRTIC) na Administração Pública, a disponibilização, gestão e operação de sistemas e infraestruturas de TIC, que promovam a racionalização e reutilização de recursos tecnológicos, numa lógica de serviços partilhados; Promover a racionalização, em articulação com outras entidades, designadamente com a Agência para a Modernização Administrativa, I. P. (AMA), da evolução do modelo de governação das TIC, ajustando as modalidades de aquisição às ofertas do mercado e às soluções adotadas para a Administração Pública; Promover, em articulação com outras entidades, designadamente com a AMA, a racionalização, flexibilização e agilização da utilização de meios tecnológicos pela Administração Pública, melhorando a qualidade do serviço prestado e diminuindo os custos envolvidos; Assegurar a articulação com os serviços e organismos com atribuições interministeriais na área das TIC, garantindo a participação em iniciativas de natureza transversal, a aplicação de normas e orientações comuns, a utilização de infraestruturas tecnológicas partilhadas da Administração Pública e a integração em processos aquisitivos agregados com outros ministérios; Assegurar a articulação entre o PGERRTIC na Administração Pública e a prestação de serviços partilhados e as compras públicas; Apoiar a definição de políticas de regulação, aquisição e gestão de recursos de TIC, com vista à racionalização global de meios e recursos, em articulação com outros serviços ou organismos inter e intraministeriais com responsabilidades neste domínio; Assegurar a definição, gestão e administração de bases de dados do Ministério das Finanças e/ou globais, de utilização comum pela Administração Pública, que lhe sejam cometidas e proceder à gestão e apoio à utilização dos sistemas operacionais a seu cargo, nomeadamente o suporte à elaboração, gestão e controlo do Orçamento do Estado; Prestar outros serviços que venham a ser determinados pelos membros do Governo com poderes de tutela ou superintendência ou solicitados por serviços e organismos do Ministério das Finanças ou de outros ministérios e outras entidades. Pode ainda ser determinada à espap, por despacho do membro do Governo da tutela, a atribuição de prestação de serviços partilhados noutros domínios nos quais se considere existir espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 11

12 oportunidade de reutilização e partilha de dados, recursos ou soluções comuns à Administração Pública. 2.2 missão, visão e valores missão Assegurar a obtenção de ganhos de eficácia e eficiência, através da utilização racional de recursos públicos comuns e da prestação de serviços partilhados, contribuindo para um Estado mais ágil e direcionado para o desenvolvimento sustentável do país. visão Ser a opção de referência para a Administração Pública na utilização de recursos públicos comuns e na prestação de serviços partilhados. valores Os valores fundamentais que pautam a atividade da espap são: Agimos de modo a assegurar um legado para as gerações futuras, através da racionalidade da gestão e proteção dos recursos comuns. Somos uma organização que aprende e evolui, procurando sempre inovar e otimizar os serviços prestados, numa perspetiva de melhoria contínua. Valores espap Em tudo o que fazemos, temos como princípio a criação de valor para o Estado e a prevalência do interesse público, através da eficácia e eficiência dos nossos serviços. Pautamos a nossa conduta pela ética e honestidade e desenvolvemos as nossas relações com base na confiança. Prestamos serviços de excelência e qualidade, orientados às necessidades dos nossos stakeholders e à eficácia, racionalidade e eficiência da gestão de recursos públicos, assumindo um compromisso partilhado com os resultados. Fig. 2 Valores espap espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 12

13 2.3 estrutura organizativa organização e diretrizes A organização interna da espap encontra-se definida nos seus estatutos e teve como principais diretrizes: organização por funções e unidades de negócio, potenciando a eficácia e eficiência dos serviços prestados Estruturação por áreas de serviços partilhados Finanças, Recursos Humanos, Compras Públicas, Veículos do Estado e Logística, Sistemas de Informação e Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) que concebem, desenvolvem e operam os serviços e soluções/produtos, consoante a área de atividade a que respeitam; As funções de Sistemas de Informação e Infraestruturas de TIC assumem um duplo e importante papel: Prestador de serviços interno, que assegura serviços essenciais às restantes funções de negócio; Prestador de serviços externo, ao Ministério das Finanças e à Administração Pública em geral, com a prestação direta de serviços de sistemas e tecnologias de informação. orientação ao cliente e à excelência do serviço Reforço de competências de gestão da relação com o cliente e de gestão de serviços, na perspetiva de articulação entre as suas necessidades e a conceção, desenvolvimento e gestão do portefólio de serviços; Reforço da gestão da qualidade e inovação, com vista ao desenvolvimento de processos e serviços. agilidade e flexibilidade com vista a uma organização dinâmica e inovadora Estrutura flat, com reduzido número de níveis hierárquicos, assegurando contudo a governabilidade da mesma. Privilegia-se a lógica de funcionamento por projeto, na qual a eficácia e inovação organizacional são potenciadas pela aplicação das competências e experiência dos colaboradores em iniciativas e projetos, em função das necessidades e evolução da organização. O desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores é enriquecido pela transversalidade de contributos e diversidade de experiências acumuladas, numa perspetiva global da organização. A organização encontra-se estruturada por funções, instanciadas nas diferentes orgânicas, com foco nas unidades de negócio/serviços: funções de negócio, que assumem a gestão e operação do ciclo de vida dos serviços prestados, bem como a gestão de clientes e inovação Direção de Serviços Partilhados de Finanças; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 13

14 Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos; Direção de Compras Públicas; Direção de Veículos do Estado e Logística; Direção de Sistemas de Informação; Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação; Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação. funções corporativas, que apoiam o Conselho Diretivo em áreas críticas para o planeamento e desenvolvimento da organização Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional; Gabinete de Apoio Jurídico. funções de suporte, que asseguram as atividades transversais de gestão de pessoas, gestão financeira, patrimonial e de recursos logísticos e aprovisionamento, bem como o apoio administrativo Direção de Administração Geral. organograma Funções Corporativas Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional Conselho Diretivo Direção de Administração Geral Funções de Suporte Gabinete de Apoio Jurídico Gestão Financeira e Administrativa Gestão de Recursos Humanos Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação Funções de Negócio Gestão de Clientes e Serviços Gestão de Processos e Inovação Direção de Serviços Partilhados de Finanças Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos Direção de Compras Públicas Direção de Veículos do Estado e Logística Direção de Sistemas de Informação Direção de Infraestruturas de TIC Desenvolvimento de Negócio de Finanças Expansão de Serviços Partilhados de Finanças Desenvolvimento de Negócio de RH Expansão de Serviços Partilhados de RH Centro de Serviços Partilhados Legenda: Direção/Gabinete Núcleo Gestão de Projetos, Produtos e Qualidade de SW Análise de Requisitos e Processos Arquitetura e Engenharia de SW Centro de Competências ERP e BI Aplicações de Orçamento e Tesouraria Administração de Sistemas Segurança, CPD e Comunicações Novos Produtos e Gestão de Capacidade Service Desk, Suporte e Monitorização Gestão de Portefólio, Níveis de Serviço e Sourcing Fig. 3 Organograma espap espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 14

15 2.4 principais clientes, serviços e parceiros clientes A atividade da espap destina-se potencialmente a todos os serviços, entidades e organismos da Administração Pública. Na área das TIC, a espap assume o papel de prestador de serviços da função informática do Ministério das Finanças e da Administração Pública, em geral. Administração Pública espap Ministério das Finanças SP Finanças SP Recursos Humanos Compras Públicas Parque de Veículos do Estado DGO IGF SG DGAEP INA... Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) Fig. 4 Clientes e serviços espap A espap é, ainda, cliente dos seus próprios serviços, nomeadamente: Serviços Partilhados de Finanças e de Recursos Humanos, sendo a Direção de Administração Geral (DAG) um cliente interno destes serviços. Nesta perspetiva, a DAG assume uma missão relevante, participando na conceção, teste e avaliação de novos serviços ou expansão de funcionalidades, bem como nos programas de melhoria dos serviços existentes; Todas as orgânicas espap são cliente interno dos serviços de TIC. serviços A atividade da espap está estruturada em cinco áreas de serviço específicas: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 15

16 TIPIFICAÇÃO DOS PRINCIPAIS SERVIÇOS CLIENTES!! Serviços Partilhados de Finanças!! GeRFiP Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado!! Serviços Partilhados de Gestão de Recursos Humanos!! GeRHuP Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado!! GeADAP Solução de Gestão da Avaliação de Desempenho da AP!! Desenvolvimento do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP)!! Desenvolvimento de instrumentos de contratação de bens e serviços transversais!! Gestão do Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP)!! Processo de aquisição, alienação e abate de veículos do Parque de Veículos do Estado (PVE)!! Gestão do PVE!! Serviços Partilhados TIC para o Ministério das Finanças (MF)!! Desenvolvimento e manutenção aplicacional!! Centro de dados, infraestruturas e comunicações A D M IN I S T R A Ç Ã O P Ú BL I C A Fig. 5 Tipificação de serviços espap serviços partilhados de finanças A disponibilização de Serviços Partilhados de Finanças tem como objetivo a integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos serviços da Administração Pública. Os Serviços Partilhados de Finanças são suportados na solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado GeRFiP que integra a gestão orçamental, financeira, patrimonial e logística, com base no Plano Oficial de Contabilidade Pública (POC-P), abrangendo as áreas: Financeira: Contabilidade orçamental; Contabilidade geral; Contas a receber; Contas a pagar; Tesouraria; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 16

17 Imobilizado; Gestão de contratos; Contabilidade analítica. Logística: Gestão de aquisição de bens e serviços; Gestão de existências em armazém; Vendas e distribuição. Os serviços podem ser prestados em modalidades distintas, por opção do cliente: Partilha de serviços contempla a execução de processos e atividades por parte da espap, por conta do cliente, de acordo com a atribuição de responsabilidades a cada uma das partes; Partilha de plataforma contempla a disponibilização e a manutenção da solução informática, alojada em infraestrutura da espap, cabendo ao cliente a execução dos processos contabilísticos, financeiros e logísticos no âmbito da sua atividade. serviços partilhados de recursos humanos A disponibilização de Serviços Partilhados de Recursos Humanos tem como objetivo a integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos serviços da Administração Pública. A disponibilização dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos é suportada na solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado GeRHuP que integra os processos de gestão de recursos humanos e na solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da Administração Pública GeADAP que implementa o Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública (SIADAP). O GeRHuP suporta os processos do ciclo de vida do trabalhador, nas áreas de: Gestão administrativa de pessoal: Gestão organizacional; Início de funções; Gestão do cadastro pessoal e profissional; Saídas temporárias e definitivas. Vencimentos. Serão gradualmente disponibilizados serviços de gestão de recursos humanos nas áreas de: Gestão da assiduidade e trabalho extraordinário; Gestão de deslocações em serviço; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 17

18 Recrutamento e seleção; Gestão da formação; Gestão previsional de pessoal; Orçamentação de custos com pessoal. Está ainda prevista a disponibilização do portal do trabalhador e do portal do dirigente, permitindo a obtenção de informação para o trabalhador e para a gestão, bem como a descentralização dos processos para os vários intervenientes. O GeADAP suporta os processos de avaliação de serviços, dirigentes e trabalhadores nos termos preconizados pela Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, que cria o SIADAP. Esta constitui uma solução orientada para a qualidade e simplificação da aplicação do processo de avaliação, orientando avaliadores e informando os intervenientes em cada fase do processo, fomentando o envolvimento dos participantes e contribuindo para a transparência do processo. Esta solução contempla duas componentes: Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Central; Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Local. compras públicas A par do esforço de consolidação orçamental e de reforma da Administração Pública, a modernização das compras públicas assume um papel central na estratégia de redução da despesa pública, através da contratação centralizada de bens e serviços transversais. Esta estratégia de atuação tem em vista a criação de valor, a obtenção de ganhos financeiros, poupanças e redução de custos, mediante a realização de concursos públicos que permitam a celebração de acordos quadro que potenciem as sinergias e economias de escala resultantes da centralização de procedimentos aquisitivos. Os acordos quadro pré-qualificam os fornecedores para o fornecimento de bens e/ou a prestação de serviços à Administração Pública e estabelecem as condições e requisitos que estes são obrigados a cumprir, em termos de preços máximos/descontos mínimos, níveis e qualidade de serviço, entre outros. As condições e requisitos mínimos definidos para cada acordo quadro podem ser consultados no Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP), uma das aplicações que a espap disponibiliza às entidades que integram o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP). O CNCP é uma referência essencial para a contratação de bens e serviços na Administração Pública, estando a sua atualização sob a responsabilidade da espap. No CNCP estão disponíveis as diversas categorias de produtos e serviços, informação sobre fornecedores de bens e prestadores de serviços, bem como os preços máximos estabelecidos nos acordos quadro. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 18

19 No final de 2013, estavam em vigor 15 acordos quadro nas seguintes categorias: Combustíveis rodoviários; Cópia e impressão; Eletricidade; Equipamento informático; Higiene e limpeza; Mobiliário de escritório; Papel, economato e consumíveis de impressão; Refeições confecionadas; Serviços de comunicação de voz e dados em local fixo; Serviço móvel terrestre; Veículos automóveis e motociclos; Veículos automóveis e motociclos elétricos; Viagens, transportes aéreos e alojamentos; Vigilância e segurança; Consultadoria, desenvolvimento e manutenção de software (acordo quadro de utilização facultativa e disponível apenas para entidades vinculadas ao SNCP). veículos do Estado e logística O Parque de Veículos do Estado (PVE) visa a gestão da frota de veículos dos vários serviços e organismos do Estado, de modo global e integrado. O modelo de prestação do serviço assenta em 3 pilares base: Aplicação do regime jurídico do PVE, que define a condução dos procedimentos de contratação das aquisições nas categorias de veículos automóveis e motociclos e de seguro automóvel, como competência exclusiva da espap; Lançamento de concursos públicos para a celebração de acordos quadro para seleção de fornecedores de veículos automóveis e motociclos e para seleção de prestadores de serviço de seguro automóvel; Definição, implementação e disponibilização do Sistema de Gestão do PVE (SGPVE) às entidades e serviços utilizadores do PVE, sendo este o sistema único de informação de suporte à gestão da frota do Estado. Este serviço, suportado pelo SGPVE, assume as seguintes responsabilidades: Analisar e verificar a existência de disponibilidade de veículos; Efetuar o processo de aquisição, observando os critérios financeiros e ambientais definidos; Tratar dos processos administrativos de aquisição, alienação e abate de veículos; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 19

20 Efetuar a gestão do PVE; Definir políticas e critérios de aquisição para as categorias de veículos automóveis, motociclos e seguro automóvel; Disponibilizar e gerir centralmente o SGPVE com o objetivo de implementar mecanismos de recolha e tratamento de informação atualizada, de modo a fornecer indicadores de gestão, planeamento e controlo que permitam aferir o nível de eficiência e eficácia da aquisição de veículos e gestão do PVE. tecnologias de informação e comunicação A espap assegura a prestação de um vasto conjunto de serviços nas áreas do desenvolvimento e manutenção de software aplicacional e da gestão de infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação. Estes serviços destinam-se principalmente ao Ministério das Finanças, mas também a toda a Administração Pública, transversalmente, abrangendo um alargado e diversificado universo de utilizadores que se estende a entidades, empresas e cidadãos. A espap, com a sua vocação de prestação de serviços em modo partilhado, tem como objetivo alargar progressivamente o leque da sua oferta a outras entidades da administração central e local, através do desenvolvimento de um catálogo de serviços que potencie sinergias e promova eficiência. Os serviços prestados, que cobrem todo o ciclo de vida do desenvolvimento aplicacional, incluindo as componentes de alojamento e administração de sistemas, podem dividir-se em duas áreas de atuação principais: Desenvolvimento aplicacional, sendo assegurada a manutenção e evolução de um conjunto de aplicações, desenvolvidas à medida ou suportadas em produtos de mercado (packages), bem como a atualização resultante de alterações legislativas; Infraestruturas de TIC, em que o Centro de Processamento de Dados (CPD) assegura as condições logísticas e técnicas necessárias ao alojamento, operação e administração das soluções aplicacionais desenvolvidas pela espap ou pelo cliente. Os serviços de operação e administração englobam todas as atividades de sistemas e bases de dados, segurança e comunicações. São ainda prestados serviços de infraestruturas TIC de suporte global à atividade dos clientes, como os serviços de correio eletrónico, fileshare ou acesso à internet, entre outros. Das mais de três dezenas de aplicações suportadas são de referir: Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (GeRFiP); Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (GeRHuP); Solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da Administração Pública (GeADAP); Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP); Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (SGPVE); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 20

21 Sistema de Recolha e Validação de Informação (SRVI); Bolsa de Emprego Público (BEP); Programa de Estágios Profissionais da Administração Central (PEPAC); Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO); Sistema de Orçamento de Estado (SOE); Sistema de Gestão da Receita (SGR); Sistema de Gestão de Contas e Pagamentos do Tesouro (SGT); Sistema de Produtos de Aforro (SPA); Sistema de Mobilidade Especial (sigame). parceiros A espap assume-se como uma entidade de prestação de serviços à Administração Pública e, atendendo à natureza da sua atividade, articula-se com outras entidades da Administração Pública, quer tenham responsabilidade de superintendência, gestão, normalização e controlo nas suas áreas de intervenção, quer assegurem serviços ou atividades relacionadas ou complementares à sua, nomeadamente: Direção-Geral do Orçamento (DGO); Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMF); Direção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP); Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas (INA); Agência para a Modernização Administrativa, I. P. (AMA); Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, E. P. E. (SPMS); Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública, E. P.E. (IGCP); Autoridade Tributária e Aduaneira (AT); Direção-Geral de Proteção Social aos Trabalhadores em Funções Públicas (ADSE); Caixa Geral de Aposentações (CGA); Direção-Geral da Segurança Social (DGSS); Unidades Ministeriais de Compras (UMC); Instituto da Construção e do Imobiliário, I. P. (InCI). Para além das entidades referidas, a espap mantém relações de parceria com outras entidades, no setor público e privado. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 21

22 2.5 processo de planeamento estratégico abordagem para a elaboração do plano de atividades O Plano de Atividades de 2014 foi elaborado considerando o contexto económico e financeiro do país e atendendo, nomeadamente, às Grandes Opções do Plano para 2014 e Grandes Opções do Plano para O presente plano foi elaborado de acordo com a seguinte metodologia: Definição das linhas estratégicas pelo Conselho Diretivo em articulação com os diretores; Definição dos objetivos e planos de ação por cada uma das unidades orgânicas e alinhamento global com os objetivos espap; Revisão dos planos pelo Conselho Diretivo e respetivos dirigentes; Consolidação dos planos de todas as orgânicas e elaboração do Plano de Atividades de 2014; Apresentação das linhas estratégicas e ações a desenvolver pelo Conselho Diretivo e diretores a todos os colaboradores, na 3.ª RGE Reunião Geral espap. O acompanhamento e monitorização da atividade planeada serão assegurados nas reuniões mensais de Comité de Planeamento e Operações (CPO), com os instrumentos desenvolvidos para o efeito, bem como nas demais instâncias previstas na agenda de gestão. NÍVEL ESTRATÉGICO!Planeamento e coordenação global de operações Reunião de Conselho Diretivo (RCD) Comité de Planeamento e Operações (CPO) NÍVEL OPERACIONAL TRANSVERSAL!Gestão de programas e projetos globais PMO Global (PMOG) Program Management Office NÍVEL OPERACIONAL SETORIAL!Coordenação e gestão de projetos setoriais/serviços Reuniões de Coordenação Setoriais Unidades orgânicas PMO Setorial (PMOS) Project Management Office GPDO GAJ DAG DGCSI DSPF DSPRH DCP DVEL DSI DITIC Fig. 6 Planeamento estratégico agenda de gestão espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 22

23 Neste âmbito, estão previstas as seguintes reuniões periódicas: CPO Comité de Planeamento e Operações reuniões mensais entre o Conselho Diretivo e os dirigentes, para planeamento e acompanhamento da atividade e do desempenho da organização; PMO Program Management Offfice reuniões mensais ou quinzenais entre o Conselho Diretivo e os dirigentes e responsáveis dos projetos em curso, para acompanhamento de progresso. Estes fóruns são realizados por área setorial de atividade ou iniciativa específica, de modo a assegurar a articulação de prioridades e de iniciativas, prevendo-se a implementação do PMO Global durante este ano; RCS Reuniões de Coordenação Setorial com periodicidade definida em função das necessidades de cada área, reunindo um representante do Conselho Diretivo com os respetivos dirigentes; forhum espap que reúne bimestralmente o presidente do Conselho Diretivo com um representante de cada orgânica, para debater as questões críticas na organização e implementar melhorias; RGE Reunião Geral espap realizada anualmente, com o Conselho Diretivo, dirigentes e todos os colaboradores, com o objetivo de avaliar o ano anterior e apresentar as diretrizes para o ano seguinte. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 23

24 03 objetivos e planeamento de atividades espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 24

25 03 objetivos e planeamento de atividades 3.1 objetivos estratégicos e QUAR O Plano de Atividades de 2014 foi estruturado de acordo com os objetivos estratégicos e operacionais definidos para a espap que, por sua vez, estão alinhados com as orientações e políticas definidas pela tutela. O Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) identifica os objetivos estratégicos e operacionais estabelecidos para a avaliação da atividade da espap. QUAR Quadro de Avaliação e Responsabilização 2014 Organismo: Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (espap) MISSÃO: Assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados na Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o Sistema Nacional de Compras Públicas e assegurar a gestão do PVE, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas TIC do Ministério das Finanças, garantindo o planeamento, conceção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos. Objetivos Estratégicos DESIGNAÇÃO OE 1. OE 2. OE 3. OE 4. Aumentar a eficácia dos serviços prestados Contribuir para a redução da despesa pública Promover a excelência operacional e qualidade do serviço Desenvolver capacidades e competências críticas Objetivos Operacionais EFICÁCIA Ponderação: 60% OO 1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Peso: 30% INDICADORES IND1. N.º entidades na AP implementadas em Serviços Partilhados de Finanças/GeRFiP IND2. N.º trabalhadores com vencimentos processados em Serviços Partilhados de RH/GeRHuP IND3. N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso público) na 762 1, META 2014 Tolerância Valor Crítico PESO % 15,200 1,700 17,000 50% OO 2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Peso: INDICADORES META % Tolerância Valor Crítico PESO % IND4. % redução do n.º de pedidos de exceção a AQ's (1) na na na 50% 10% 70% 30% OO 3. Aumentar a eficácia da gestão do Parque de Veículos do Estado (PVE) Peso: 20% INDICADORES IND5. % redução de frota PVE (exclui inventariação de veículos anteriormente existentes) % 3.73% 3.24% META 2014 Tolerância Valor Crítico PESO 1.00% 0.15% 1.20% 50% IND6. N.º veículos abatidos no PVE 1,794 1,234 1, % OO 4. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Peso: 10% INDICADORES META 2014 Tolerância Valor Crítico PESO IND7. Disponibilidade dos principais sistemas em produção na na 99.73% 99.80% 0.05% 99.90% 100% OO 5. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Peso: 15% INDICADORES META 2014 Tolerância Valor Crítico PESO IND8. N.º centros de dados consolidados na espap na na % EFICIÊNCIA OO 6. Reduzir tempos de resposta a clientes Ponderação: 15% Peso: 100% INDICADORES META 2014 Tolerância Valor Crítico PESO IND9. % redução do tempo de resposta a pedidos de exceção (SNCP) (2) na na na 25% 5% 35% 100% espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 25

26 QUALIDADE OO 7. OO 8. Assegurar a satisfação dos organismos cliente INDICADORES IND10. % cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no catálogo de serviços espap Aumentar a qualidade dos serviços prestados INDICADORES na na 78.10% META 2014 Ponderação: 90.00% 2.00% 94.00% 100% META 2014 Tolerância Tolerância Valor Crítico Peso: 50% Valor Crítico 25% Peso: 50% PESO PESO IND11. N.º serviços certificados em ISO na na % Notas: (1) Condicionado à aprovação da proposta de revisão do Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de Fevereiro (flexibilização de compras até ao montante de 5,000! s/iva) (2) Condicionado à delegação de competências na espap para autorizar dispensa da aquisição centralizada de bens e serviços e de aquisição ao abrigo de AQs (até ao montante de 100,000! s/iva) Fig. 7 Quadro de Avaliação e Responsabilização QUAR 2014 Os objetivos estratégicos foram definidos considerando que este será o segundo ano integral de operação da espap, durante o qual se pretende continuar a expandir os serviços prestados e a alargar a base de clientes, através da disseminação progressiva aos organismos da Administração Pública. Num contexto de crescentes desafios e exigências que se colocam e continuarão a colocar à espap, surge a necessidade de desenvolver o modelo de prestação de serviços da entidade, com vista ao aumento de eficácia e eficiência, nomeadamente em 3 eixos de atuação: Abrangência do modelo, através do reforço da prestação de Serviços Partilhados de Finanças, Recursos Humanos e TIC. Pretendem-se mais e melhores serviços partilhados, alinhados com as boas práticas de mercado, que assegurem maior qualidade, rigor e eficiência na Administração Pública, potenciando as oportunidades de partilha de recursos e racionalização de custos. No domínio das Compras Públicas e do Parque de Veículos do Estado, pretende-se o reforço da centralização, sempre que tal represente maior eficiência, como é caso dos instrumentos de contratação pública, das aquisições centralizadas ou da centralização da gestão de frota; Adequação dos instrumentos, promovendo a consolidação e desenvolvimento contínuo das soluções disponibilizadas; Abrangência do universo, promovendo a expansão progressiva dos serviços prestados a um maior universo de organismos na Administração Pública, na medida em que as soluções de serviços partilhados se justificam essencialmente pela escala. Neste sentido, o foco será no desenvolvimento e aumento de eficácia dos serviços prestados. Este é um objetivo que, atendendo à natureza da atividade da espap, contribui para a redução da despesa pública, pelo alargamento da utilização e partilha de recursos comuns a um número progressivamente crescente de serviços e organismos da Administração Pública. A excelência operacional e qualidade do serviço são fatores essenciais à prossecução do aumento de eficácia dos serviços prestados, suportado pelo aumento da eficiência dos processos. Será também essencial manter a aposta no desenvolvimento da organização recentemente criada, quer na consolidação da cultura, quer na otimização dos processos e na criação dos instrumentos de suporte ao desempenho organizacional. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 26

27 O desenvolvimento de capacidades e competências críticas torna-se assim decisivo para que os restantes objetivos possam ser cumpridos. Desde as competências organizacionais, às processuais, tecnológicas e de desenvolvimento dos colaboradores, todas elas decisivas para a consolidação da organização e desenvolvimento do novo modelo de prestação do serviço. Objetivos estratégicos OE1. OE2. OE3. OE4. Aumentar a eficácia dos serviços prestados Foco na criação de valor através da atuação em três vertentes: Abrangência do modelo, privilegiando a dimensão dos serviços partilhados nas áreas de finanças, RH e TIC; e a centralização, no caso das Compras Públicas e do PVE; Adequação dos instrumentos, de modo a que os mesmos evoluam de acordo com as necessidades dos clientes; Universalidade, aumentando a abrangência de atuação na Administração Pública. Contribuir para a redução da despesa pública Através da eficácia e eficiência dos serviços prestados, assegurar a contribuição para a redução da despesa pública, promovendo a utilização racional de recursos públicos comuns e a prestação de serviços partilhados. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço Assegurar a excelência da operação e a qualidade dos serviços prestados, suportada pelo aumento da eficiência dos processos. Desenvolver capacidades e competências críticas Desenvolver as capacidades críticas na organização, nomeadamente, a cultura organizacional, as competências e desempenho dos colaboradores, os processos, bem como a gestão eficiente dos meios e recursos que permitem atingir os objetivos definidos. Fig. 8 Objetivos estratégicos QUAR 2014 Satisfação do Stakeholder/Cliente STAKEHOLDER CLIENTE FINANCEIRA PROCESSOS DESENVOLVIMENTO E INOVAÇÃO OE1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados OE2. Contribuir para a redução da despesa pública OE3. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço OE5. Desenvolver capacidades e competências críticas O objetivo é assegurar a satisfação do stakeholder/cliente espap, na dupla perspetiva:! Stakeholder, através da maior abrangência de serviços prestados e do maior número de clientes na Administração Pública, o que contribui para o aumento transversal da eficácia e eficiência e, consequentemente, para a redução da despesa pública;! Cliente, através da maior eficácia e qualidade do serviço prestado.!! A contribuição para a redução da despesa pública advém da maior eficiência na atividade e serviços da espap e da própria natureza e objeto dos serviços prestados, sendo a aposta na maior abrangência e disseminação.!! O desenvolvimento e consolidação de capacidades e competências críticas, aliados à excelência operacional e qualidade do serviço, potenciarão o aumento da eficácia dos serviços prestados. É na prossecução destes objetivos que se concentram as atividades planeadas para Fig. 9 Mapa de objetivos estratégicos QUAR 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 27

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