CADERNO DE ENCARGOS CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE PROCESSAMENTO DE DOCUMENTOS DE DESPESA, DE

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1 CADERNO DE ENCARGOS CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE PROCESSAMENTO DE DOCUMENTOS DE DESPESA, DE RECEITA E DE CONTABILIDADE PARA O CENTRO DE SERVIÇOS PARTILHADOS DE FINANÇAS DA ESPAP PARA 2017

2 ÍNDICE CLÁUSULAS JURÍDICAS... 3 Cláusula 1.ª Objeto... 3 Cláusula 2.ª Local da prestação de serviços... 3 Cláusula 3.ª Preço base... 3 Cláusula 4.ª Duração do contrato... 3 Cláusula 5.ª Condições de pagamento... 3 Cláusula 6.ª Direitos de propriedade intelectual e industrial... 4 Cláusula 7.ª Sigilo... 5 Cláusula 8.ª Cessão da posição contratual e subcontratação... 5 Cláusula 9.ª Foro competente... 5 Cláusula 10.ª Legislação aplicável... 6 CLÁUSULAS TÉCNICAS... 7 Cláusula 11ª Descrição técnica do contrato... 7 Cláusula 12ª Perfis técnico dos recursos a afetar aos serviços... 7 Cláusula 13ª Substituição das equipas... 8 Cláusula 14ª Níveis de serviço... 9 Cláusula 15ª Sanções

3 CLÁUSULAS JURÍDICAS Cláusula 1.ª Objeto 1 - O contrato a celebrar tem como objeto a aquisição da prestação de serviços de processamento de documentos de despesa, de receita e de contabilidade para o Centro de Serviços Partilhados de Finanças da ESPAP para 2017, para o reforço da capacidade operacional que possibilite o cumprimento dos níveis de serviço acordados contratualmente com os organismos-clientes, nos termos melhor definidos nas cláusulas técnicas do presente caderno de encargos. 2 - O contrato compreende o mínimo de e o máximo de horas de serviço. Cláusula 2.ª Local da prestação de serviços Os serviços são prestados nas instalações da ESPAP sitas à Avenida Leite de Vasconcelos, n.º 2, Alfragide, Amadora. Cláusula 3.ª Preço base 1 - O preço base é de ,67 (duzentos e sessenta e seis mil seiscentos e sessenta e seis euros e sessenta e sete cêntimos) para o número máximo de horas de prestação de serviço indicado na Cláusula 1.ª. 2 - São excluídas as propostas cujo valor seja superior ao preço base. Cláusula 4.ª Duração do contrato 1 - O contrato cessa automaticamente quando esgotado o número máximo de horas previsto no n.º 2 da cláusula 1ª, não podendo o seu prazo ser superior a 1 ano. 2 - Após a utilização do limite mínimo de horas os serviços poderão cessar a todo o tempo, mediante comunicação efetuada pela ESPAP com uma antecedência mínima de 2 meses relativamente à data do termo pretendido. Cláusula 5.ª Condições de pagamento 1 - A faturação é efetuada por folha de horas mensal. 3

4 2 - O pagamento será efetuado no prazo máximo de 30 dias a contar da data da receção das faturas correspondentes, as quais só podem ser emitidas após o vencimento da obrigação a que se referem. 3 - Nos termos da Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro, a ESPAP emitirá notas de encomenda parciais dos serviços objeto do presente contrato, em função dos fundos disponíveis, que devem conter inscrito, sob pena de nulidade, um número de compromisso válido e sequencial, que o cocontratante deverá indicar nas faturas. 4 - Desde que devidamente emitidas e observado o disposto na presente cláusula, as faturas são pagas através de transferência bancária, para o IBAN a indicar pelo cocontratante. 5 - O cocontratante não pode efetuar a transmissão de créditos ao abrigo de contratos de factoring ou proceder à cessão de créditos, sem autorização prévia da ESPAP. 6 - Sem prejuízo do previsto no artigo 14.º, n.º 2, do Decreto-Lei n.º 18/2016, de 13 de abril, em caso de atraso no cumprimento das obrigações pecuniárias por parte da ESPAP, o cocontratante de serviços tem o direito aos juros de mora sobre o montante em dívida, nos termos previstos no artigo 326.º do CCP e da Lei n.º 3/2010, de 27 de abril. Cláusula 6.ª Direitos de propriedade intelectual e industrial 1 - São da responsabilidade do cocontratante quaisquer encargos decorrentes da utilização, na prestação de serviços, de marcas registadas, patentes registadas ou licenças. 2 - O cocontratante obriga-se a transferir a posse e a propriedade dos elementos a desenvolver ao abrigo do contrato para a ESPAP incluindo os direitos autorais sobre todas as criações intelectuais abrangidas pelos serviços a prestar, bem como de outros direitos de propriedade intelectual, relativos aos serviços objeto do presente caderno de encargos, produtos dele resultantes nomeadamente, código fonte, documentação e elementos afins, bem como dos produtos consequentes a todas as ulteriores adaptações que se venham a revelar necessárias. 3 - O cocontratante entregará à ESPAP no termo do contrato toda a documentação e desenvolvimento, relativo aos trabalhos desenvolvidos, incluindo as respetivas fontes que serão propriedade da ESPAP. 4 - A ESPAP poderá transformar e reproduzir todos os documentos e todo o software desenvolvido, bem como proceder à sua distribuição, onerosa ou gratuita, de forma inteiramente livre. 5 - Pela cessão dos direitos a que alude o número anterior não é devida qualquer contrapartida para além do preço a pagar nos termos do presente caderno de encargos. 4

5 Cláusula 7.ª Sigilo 1 - O cocontratante obriga-se a observar sigilo quanto a informação e documentação, técnica e não técnica, comercial ou outra, relacionada com a atividade da ESPAP ou qualquer outra entidade envolvida na execução do contrato. 2 - A informação e documentação cobertas pelo dever de sigilo não podem ser transmitidas a terceiros, nem objeto de qualquer uso ou modo de aproveitamento que não o destinado direta e exclusivamente à execução do contrato. 3 - O cocontratante obriga-se ainda a respeitar a confidencialidade sobre todos os dados ou informações de carácter funcional ou processual dos serviços da Administração Pública a que tenha acesso na execução do contrato. 4 - O cocontratante assume igualmente o compromisso de remover e destruir, no final do contrato, todo e qualquer registo, eletrónico ou em papel, relacionado com os dados e processos analisados e que a ESPAP lhe indique para esse efeito. 5 - O cocontratante obriga-se, de um modo especial, a guardar sigilo quanto ao conteúdo e utilização dos sistemas de informação da responsabilidade da ESPAP, nos termos legalmente previstos na Leis n.º 67/98, de 26 de Outubro, relativa à proteção de dados pessoais e Decreto- Lei n.º 122/2000, de 4 de Julho, relativa à proteção jurídica de bases de dados. 6 - O cocontratante garante que terceiros que envolva na execução dos serviços respeitem as obrigações de sigilo e confidencialidade constantes nos números anteriores. Cláusula 8.ª Cessão da posição contratual e subcontratação O cocontratante não pode ceder a sua posição no contrato ou subcontratar total ou parcialmente os serviços incluídos no mesmo sem autorização prévia da ESPAP. Cláusula 9.ª Foro competente Para a resolução de todos os litígios relativos, designadamente, à interpretação, execução, incumprimento, invalidade, resolução ou redução do contrato é competente o Tribunal Administrativo de Círculo de Lisboa. 5

6 Cláusula 10.ª Legislação aplicável Em tudo o omisso neste Caderno de Encargos, observar-se-á o previsto no Código dos Contratos Públicos e demais legislação aplicável. 6

7 CLÁUSULAS TÉCNICAS Cláusula 11ª Descrição técnica do contrato 1 - O presente contrato tem por objeto a aquisição da prestação de serviços de processamento de documentos de despesa, de receita e de contabilidade para o Centro de Serviços Partilhados de Finanças da ESPAP para 2017, para o reforço da capacidade operacional que possibilite o cumprimento dos níveis de serviço acordados contratualmente com os organismos-clientes. 2 Os serviços de processamento de documentos de despesa, de receita e de contabilidade devem ser efetuados através da utilização do portal do GeRFiP e do SAP e assegurando o cumprimento dos processos e regras estabelecidas pela Direção de Serviços Partilhados de Finanças, documentadas em manuais e outra documentação acessória, que será disponibilizada aos técnicos do cocontratante. 3 - Os serviços de processamento de documentos de despesa, de receita e de contabilidade serão desempenhados no âmbito dos processos e atividades de Finanças que decorrem da missão do Centro de Serviços Partilhados de Finanças e deverão cumprir os níveis de serviço descritos na Cláusula 14ª. Cláusula 12ª Perfis técnico dos recursos a afetar aos serviços 1 - O cocontratante deve disponibilizar os seguintes perfis e com os seguintes requisitos mínimos para execução do contrato: a. Perfil de Técnico Especialista: i. Licenciatura em Contabilidade, Gestão de Empresas, Economia, Administração Pública ou Auditoria; ii. Conhecimento da solução da ligação da Tesouraria do Estado implementada no GeRFiP que pode derivar da participação em projetos semelhantes na Administração Pública, nomeadamente migrações para POCP; iii. Capacidade de aplicação de boas práticas em processos, distribuição de trabalho e controlo de níveis de serviço, adquiridos com a experiência de trabalho na solução da ligação da Tesouraria do Estado implementada no GeRFiP; 7

8 iv. Domínio da língua portuguesa, escrita e falada; b. Perfil de Técnico Administrativo: i. Licenciatura em contabilidade, gestão, economia, administração pública ou auditoria (ou equivalente); ii. Conhecimento da solução da ligação da Tesouraria do Estado implementada no GeRFiP que pode derivar da participação em projetos semelhantes na Administração Pública, nomeadamente migrações para POCP. iii. Domínio da língua portuguesa, escrita e falada. 2 - No caso de algum dos técnicos não ser de nacionalidade portuguesa, o cocontratante deve apresentar uma certificação de fluência na língua portuguesa, escrita e falada nos termos do acordo ortográfico definidos na Resolução do Conselho de Ministros n.º 8/2011, de 25 de janeiro. Cláusula 13ª Substituição das equipas 1 - Qualquer alteração à composição da equipa indicada em sede de formação do contrato deve ser previamente comunicada à ESPAP e só é aceite caso reúna os requisitos mínimos exigidos na cláusula anterior, podendo, para o efeito, ser solicitada informação e documentação adicional para confirmação dos elementos curriculares apresentados. 2 - A substituição referida no número anterior deve ocorrer da seguinte forma: a) O cocontratante deve, em 5 dias úteis, identificar o seu melhor recurso considerando os requisitos mínimos exigidos e obter a aceitação pela ESPAP; b) O cocontratante deve assegurar que nos 5 dias úteis após a aceitação o recurso inicia a prestação do serviço. 3 - Sempre que se constate a inadequação de algum elemento da equipa encarregue da execução dos serviços contratados, tendo em conta os requisitos exigidos e o comportamento comummente expectável, pode a ESPAP exigir a sua substituição, aplicando-se, com as devidas adaptações, o disposto nos números anteriores. 8

9 Cláusula 14ª Níveis de serviço Os serviços de processamento de faturas são desempenhados no âmbito dos processos e atividades de Finanças que decorrem da missão do Centro de Serviços Partilhados de Finanças e devem cumprir os níveis de serviço descritos na seguinte tabela: TIPOLOGIA INDICADOR RESPONSABI- LIDADE TIPO INDICADOR UNIDADE NÍVEL DE SERVIÇO Pedidos de Dados Mestre (PDM) Pedido de Dados Mestre (PDM) espap Tempo Nº horas úteis (8 horas) 1 dia útil* Pedidos de Serviço (PSE) Pedido de Serviço (PSE) espap Tempo Nº dias úteis 2 dias úteis Pedidos de Apoio Técnico (PAT) Pedido Apoio Técnico (PAT) espap Tempo Nº dias úteis 3 dias úteis Pedidos de Apoio Funcional (PAF) Pedido Apoio Funcional (PAF) espap Tempo Nº dias úteis 3 dias úteis Pedidos classificados incorretamente (PDM/PSE/PAT/PAF) Pedido espap Tempo Nº dias úteis 3 dias úteis Pedidos Urgentes 50% do período de tempo indicado nas linhas anteriores para cada tipo de serviço Cláusula 15ª Sanções 1 - Pelo incumprimento de obrigações emergentes do contrato, a ESPAP pode exigir ao cocontratante o pagamento de uma sanção pecuniária num montante a fixar em função da gravidade do incumprimento, nos seguintes termos: a) Pelo incumprimento dos níveis de serviço em 10% mensais do total de pedidos de serviço (PSE) lançados no GeRFiP, até 1% do valor da fatura, antes de IVA, referente ao mês ao qual se refere o incumprimento dos níveis de serviço. 9

10 b) Pelo incumprimento das regras estabelecidas quanto à substituição das equipas, nos termos previstos na cláusula 13.ª, até 5% do valor da fatura referente ao mês no qual se verificou o incumprimento. 2 - Na determinação da gravidade do incumprimento, a ESPAP tem em conta, nomeadamente, a duração da infração, a sua eventual reiteração, o grau de culpa do cocontratante e as consequências do incumprimento. 3 - A sanção aplicada será descontada na fatura imediatamente seguinte ao facto que a originou ou, caso tal não seja possível, será emitida nota de crédito. 4 - O valor acumulado das sanções pecuniárias não pode exceder 20 % do preço contratual, sem prejuízo do poder de resolução do contrato. 5 - Nos casos em que seja atingido o limite previsto no número anterior e a ESPAP decida não proceder à resolução do contrato, por dela resultar grave dano para o interesse público, aquele limite é elevado para 30 %. 10