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1 INNOVATION THROUGH TECHNOLOGY

2 Link Consulting Governo Regional dos Açores Agenda O Problema O que foi feito Desafio para o Continente, a experiência da Link Alguns exemplos O que aprendemos com o projecto do Governo Regional dos Açores

3 O PROBLEMA

4 Projecto do Governo Regional dos Açores 1) Serviços GRA essencialmente centrados em 3 ilhas 2) Serviços da Saúde e Agricultura, dispersos pelas 9 ilhas Dificuldade e morosidade na circulação de informação entre os diferentes organismos do Governo Regional

5 Projecto do Governo Regional dos Açores O QUE FOI FEITO

6 Projecto do Governo Regional dos Açores DECISÃO POLÍTICA Definir toda a infra-estrutura e arquitectura de suporte aos sistemas de informação a implementar a nível do Governo Regional Assegurar uma uniformização a nível de todos os Organismos do Governo Regional dos sistemas que viessem a ser implementados 2003 DECISÃO ESTRATÉGICA Escolha de uma plataforma tecnológica única de suporte a todos as soluções a implementar na Região, opção por plataforma Microsoft Implementação de uma solução, que pela sua natureza fosse transversal a todo o Governo Regional, tendo sido decidido que a área da Gestão Documental era aquela que melhor respondia a esse requisito.

7 Projecto do Governo Regional dos Açores FASEAMENTO PLANEADO

8 Projecto do Governo Regional dos Açores 1ª FASE ESTRUTURAR A INFORMAÇÃO EM CADA ENTIDADE Registo e controlo da circulação de toda a informação dentro de cada entidade do Governo Regional dos Açores Registo e controlo da circulação de toda a informação dentro de cada entidade do Governo Regional dos Açores Porque cada Organismo tem a sua identidade, para cada um foi efectuado um trabalho de: Levantamento de requisitos; Parametrização específica; Formação; Apoio Local

9 Arquivo Documental e Workflow Entrada de Formulários Entrada de Documentos Digitalização Registo Encaminhamento Pesquisa de toda a Informação Entrada de Saída de Documentos Elaboração da Resposta com Registo automático Associação ao Processo

10 Projecto do Governo Regional dos Açores 1ª FASE ESTRUTURAR A INFORMAÇÃO EM CADA ENTIDADE Registo e controlo da circulação de toda a informação dentro de cada entidade do Governo Regional dos Açores 2ª FASE O GOVERNO COMO UM TODO Implementação do módulo de ligação entre instâncias, para assegurar a tramitação electrónica de documentos/processos entre as diferentes entidades do Governo Regional DESMATERIALIZAÇÃO COMPLETA

11 Projecto do Governo Regional dos Açores Cada local tem uma instância da solução de Gestão Documental, completamente autónoma, sendo assegurada a tramitação electrónica de documentos e processos entre todos os Organismos. O QUE FOI FEITO: Normalização de Procedimentos; Definição de regras de tramitação de informação; Disponibilização de Plataforma de Interoperabilidade Implementação de um Data-Warehouse Plataforma de Interoperabilidade Um Continente de Informação

12 Projecto do Governo Regional dos Açores DESAFIO PARA O CONTINENTE A EXPERIÊNCIA DA LINK

13 Desafio para o Continente ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA CENTRAL 13 Ministérios Organismos da Administração Pública Central + de funcionários públicos OUTRAS ENTIDADES Institutos Públicos Empresas Públicas ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA LOCAL

14 VÁRIAS PLATAFORMAS TECNOLÓGICAS Desafio para o Continente MÚLTIPLAS SOLUÇÕES DE GESTÃO DOCUMENTAL O grande problema: Inexistência de Interoperabilidade

15 Desafio para o Continente O QUE É URGENTE CONCRETIZAR: Concertar a vontade Política; Definir os requisitos funcionais e de integração que as aplicações devem possuir para poderem ser utilizadas na AP; Definir regras e uniformizar procedimentos; Estabelecer normas para a tramitação de informação entre entidades; Envolvimento directo de diferentes entidades: AMA, CEGER, DGLB e parceiros tecnológicos. IMPLEMENTAR UMA PLATAFORMA DE INTEROPERABILIDADE.

16 Desafio para o Continente ONDE A LINK PODE COLABORAR: Conhecimento das organizações, sedimentado em mais de 200 projectos de desmaterialização Competências para a definição e normalização dos metadados Experiência na implementação de plataformas de Interoperabilidade (GRA, Ministério da Justiça, Ordem Advogados) Capacidade de definir e implementar plataformas SOA Experiência na migração de diferentes sistemas (SmartDocs, FileNet, Gescor, Oracle, SharePoint) PARTILHAR A EXPERIÊNCIA

17 Projecto do Governo Regional dos Açores VOLTANDO AOS AÇORES ALGUNS EXEMPLOS

18 Projecto do Governo Regional dos Açores CONTROLO SOBRE TODA A ACTIVIDADE: Implementação de um Data Warehouse centralizado, que permite em qualquer momento obter: Número de documentos tratados Total processos em curso Tempos médios de resposta Tipos de processos em fase de tramitação Métricas de produtividade e indicadores para o SIADAP Todos os dados estatísticos podem ser obtidos por: Direcção Regional Secretaria Regional Agregados a nível do Governo

19 Projecto do Governo Regional dos Açores PEGANDO EM ALGUNS DADOS, FAÇAMOS UMA PEQUENA SIMULAÇÃO

20 Projecto do Governo Regional dos Açores Nº de documentos Registados Nº de Processos que circularam Nº do final de 2012 Nº do final de 2012 Cerca de 5,3 milhões Volume de documentos 2TB Nº Processos 3,8 milhões

21 Projecto do Governo Regional dos Açores Valores acumulados no final de 2012 Nº processos que circularam Nº médio de etapas por processo 4 Nº total de etapas Se não existisse GD, se considerarmos tempo Médio de 2 min, para transporte do processo físico entre secretárias Em dias Em meses Em anos 160

22 Projecto do Governo Regional dos Açores Valores acumulados no final de 2012 Nº processos que circularam Nº médio de etapas por processo 4 Nº total de etapas Se não existisse GD, se considerarmos tempo Médio de 2 min, para transporte do processo físico entre secretárias Em dias Em meses Em anos 160 Mas o dia de trabalho só tem 8h 480

23 Projecto do Governo Regional dos Açores Valores acumulados no final de 2012 Nº processos que circularam Nº médio de etapas por processo 4 Nº total de etapas Se não existisse GD, se considerarmos tempo Médio de 2 min, para transporte do processo físico entre secretárias Em dias Em meses Em anos 160 Mas o dia de trabalho só tem 8h 480 Considerando que este trabalho era executado por um administrativo que ganhava o salário mínimo ,69 Redução de Custos

24 Projecto do Governo Regional dos Açores EXTRAPOLANDO PARA O CONTINENTE? É UM DESAFIO QUE VOS DEIXAMOS

25 UMA CURIOSIDADE

26 Projecto do Governo Regional dos Açores Considerando alguns dados: População Total: Nº utilizadores edoclink PGRA População Activa: Nº utilizadores edoclink Saúde Sector Serviços: Nº utilizadores edoclink EDA 750 Nº utilizadores edoclink SATA 350 Nº utilizadores edoclink UA % da População activa que trabalha na área dos Serviços, utiliza regularmente a mesma solução de Gestão Documental

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