01 introdução nota introdutória a espap... 7

Transcrição

1

2 Índice 01 introdução nota introdutória 4 02 a espap enquadramento e atribuições missão, visão e valores estrutura organizativa principais clientes, serviços e parceiros planeamento de atividades processo de planeamento estratégico objetivos estratégicos QUAR objetivos operacionais objetivos e planeamento de atividades por unidade orgânica 37 Direção de Serviços Partilhados de Finanças (DSPF) Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos (DSPRH) Direção de Compras Públicas (DCP) Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL) Direção de Sistemas de Informação (DSI) Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (DITIC) Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação (DGCSI) Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional (GPDO) Direção de Administração Geral (DAG) Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ) recursos financeiros e pessoas recursos financeiros pessoas siglas e abreviaturas espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 2

3 01 introdução espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 3

4 01 introdução 1.1 nota introdutória O ano de 2015 foi o terceiro ano integral de atividade da espap. Um ano de consolidação da reflexão estratégica sobre o modelo futuro dos serviços partilhados na Administração Pública, desenvolvida no último trimestre de 2014, que se materializou no Plano Estratégico dos Serviços Partilhados da Administração Pública (PESPAP), para o triénio de Em 2015 iniciou-se a implementação do PESPAP, que preconiza a centralização dos serviços nas áreas de governação com dimensão relevante para a otimização da utilização dos recursos comuns, evitando replicação de funções e eliminando estruturas duplicadas, com recurso à uniformização e standardização de processos e procedimentos. A operacionalização do PESPAP foi iniciada com um projeto piloto de articulação com duas áreas de governação (Finanças e Economia), nas quais o movimento de centralização de serviços nas Secretarias-Gerais, embora com limitações, já tem alguma maturidade. Com o objetivo de medir o sucesso dos serviços partilhados e identificar novas fontes de redução da despesa, realizou-se o trabalho, em cada área de governação, de caracterização da situação atual, de identificação de ações a implementar para atingir os objetivos definidos e de identificação dos principais constrangimentos e fatores críticos de sucesso. Verificou-se, nas duas áreas, que permanecem estruturas duplicadas em vários organismos, devido essencialmente à inexistência do enquadramento legal necessário. O processo de definição da abordagem ao novo modelo de serviços partilhados, no piloto das Finanças e Economia, identificou a necessidade de consolidar a centralização das funções transversais, ainda retidas nos organismos da administração direta e indireta, nos serviços comuns das Secretarias-Gerais. A espap acredita que a implementação do PESPAP irá promover a eficiência, poupança e transparência na utilização dos recursos do Estado, mas para evoluir para esta realidade identificou-se como necessária a concretização de um quadro legal que defina o papel e as competências dos vários intervenientes no modelo de serviços partilhados. A espap apostou, em 2015, na criação e dinamização de redes de parcerias estratégicas de partilha e disseminação do conhecimento, potenciadoras de soluções inovadoras, modelos organizativos mais eficazes e processos mais eficientes na área dos serviços partilhados. Com este objetivo, promoveu-se a discussão no território do modelo de serviços partilhados, preconizado no PESPAP, com a colaboração das Comissões de Coordenação e Desenvolvimento Regional (CCDR) do Norte, Centro, Lisboa e Vale do Tejo, Alentejo e Algarve; das Áreas Metropolitanas (AM), das Comunidades Intermunicipais (CIM) e das Universidades e dos Institutos Politécnicos. Estas experiências estiveram na base da construção de Redes espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 4

5 informais de Serviços Partilhados de Base Territorial (rspbt) e de Inovação e Conhecimento (rspic). Destaca-se também a formalização da criação da Rede Operacional de Serviços Partilhados de Tecnologias de Informação e Comunicação da Administração Pública (rsptic), gerida pela espap, como um importante passo na prossecução dos objetivos de racionalização da utilização das TIC, no que respeita à utilização de soluções TIC partilhadas ou unificadas. Em 2015, foi ainda atribuída à espap a competência para prestação de serviços partilhados na área de Project Management Office (PMO). Paralelamente, a espap apostou na criação do espap Lab, dinamizando a inovação, a partilha de conhecimento e de experiências para potenciar a eficácia dos planos de ação em cada uma das áreas centrais de serviços partilhados: Finanças, Recursos Humanos, Compras Públicas, Gestão do Parque de Veículos do Estado, Tecnologias de Informação e Comunicação e Project Management Office. Foram realizadas doze iniciativas do espap Lab, entre workshops temáticos, visitas de benchmarking e demonstrações de soluções, e a 2.ª edição da Conferência Anual de Serviços Partilhados e Compras Públicas, que contaram com a presença de mais de representantes, do setor público e privado. Em 2016, a espap continuará a implementar a estratégia definida no PESPAP, iniciada em 2015, dando seguimento a projetos emblemáticos de expansão dos serviços partilhados na Administração Pública, tais como o novo Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas (SNC-AP), a Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP), a conclusão da implementação do GeRHuP na Autoridade Tributária e Aduaneira e a sua expansão fora da área das Finanças, a interoperabilidade das plataformas informáticas das Compras Públicas, o catálogo de serviços da rsptic e o desenvolvimento de centros de competências TIC e PMO. A promoção de iniciativas do espap Lab continuará a ser uma aposta em 2016, pretendendo-se construir um caminho de inovação aberta, dinamizando redes de parcerias estratégicas com as Secretarias-Gerais (rede central) e com as CCDR (rede territorial), junto dos atores do território CIM, AM, Universidades e Politécnicos, bem como com parceiros privados. O reforço das redes colaborativas contribuirá para o desenvolvimento de novas soluções e disseminação das melhores práticas, na área dos serviços partilhados, promovidas por entidades de referência como a OCDE e a NESTA (Agência de Inovação do Reino Unido). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 5

6 02 a espap espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 6

7 02 a espap 2.1 enquadramento e atribuições enquadramento No âmbito do Plano de Redução e Melhoria da Administração Central (PREMAC), foram implementadas diversas medidas com vista à racional e eficiente utilização de recursos públicos, bem como à redução da despesa pública, nas quais se inseriu a criação da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (espap). A espap, cuja criação foi concretizada através do Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, assumiu a missão e atribuições dos anteriores Instituto de Informática (II), Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E. (GeRAP) e Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E. (ANCP), extintos por fusão. A fusão das atribuições do II, da GeRAP e da ANCP, na espap, teve como objetivo refundar e melhorar o desempenho das funções ligadas ao desenvolvimento e à gestão dos serviços partilhados na Administração Pública, agilizando a adoção de soluções e modelos de operação comuns e mais eficientes, nomeadamente nas áreas de gestão de recursos financeiros, humanos e de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), potenciando sinergias das valências até aqui dispersas pelas três entidades. A criação da espap, integrada na administração indireta do Estado, mantém o propósito de extensão do modelo de serviços partilhados a toda a Administração Pública, procurando assim uma alocação mais eficiente dos recursos existentes, bem como melhorias no plano da eficácia. A prestação de serviços partilhados tem como objetivos a redução de custos de funcionamento e a criação de oportunidades de melhoria, traduzidas, entre outras, no aproveitamento de soluções e capacidades de uso comum, na redução de esforço administrativo promovida pela uniformização, integração e automatização de processos, na disponibilização de ferramentas adequadas ao processo de tomada de decisão e na partilha de informação com as entidades da Administração Pública que dela necessitem, no âmbito das suas atribuições. A aposta na prestação de serviços partilhados constitui também uma resposta ao compromisso assumido no âmbito do Programa de Assistência Económica e Financeira (PAEF), acordado com o Fundo Monetário Internacional (FMI), a Comissão Europeia (CE) e o Banco Central Europeu (BCE), de modo a reforçar a racionalidade da atuação pública e reduzir a despesa, contribuindo para o equilíbrio das contas públicas. Na área das TIC promove-se a utilização das capacidades existentes, como instrumentos de dinamização e suporte à prestação de serviços partilhados, e à promoção da reutilização e partilha de recursos comuns. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 7

8 Enquanto entidade gestora de Rede operacional de Serviços Partilhados TIC (rsptic), formalizada pelo Decreto-Lei n.º 151/2015, de 6 de agosto, a espap assume a responsabilidade de operacionalizar a estratégia de racionalização da utilização das TIC, no que respeita à utilização de soluções TIC partilhadas ou unificadas, designadamente através da opção por soluções centralizadas de comunicações, bem como do aproveitamento da capacidade computacional instalada na Administração Pública. A espap assumiu também as funções de entidade gestora do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) definido no Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de fevereiro, bem como do Parque de Veículos do Estado (PVE), sucedendo à ANCP. Esta transição de atribuições não implica qualquer alteração ao regime disciplinador do SNCP, da contratação pública e do PVE, nem prejudica a sua revisão (atualmente em curso, em ambos os casos, atendendo às oportunidades de melhoria identificadas). Fig. 1 Criação da espap Fusão GeRAP, ANCP e II No cumprimento da sua missão de assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados no âmbito da Administração Pública, a espap apostou no lançamento do novo serviço partilhado de Project Management Office (SP PMO). A competência para prestação de serviços partilhados na área de Project Management Office (PMO) foi formalmente atribuída à espap por despacho do Senhor Secretário de Estado da Administração Pública, a 8 de junho de A espap é um instituto público de regime especial, integrado na administração indireta do Estado, dotado de autonomia administrativa e financeira e de património próprio, prosseguindo as atribuições do Ministério das Finanças, sob superintendência e tutela do respetivo ministro. A entidade rege-se pelo disposto no Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, que originou a sua criação, e pela Portaria n.º 275/2012, de 10 de setembro, que aprova os seus estatutos. atribuições A espap tem por missão assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados no âmbito da Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o Sistema Nacional de Compras Públicas e assegurar a gestão do Parque de Veículos do Estado, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas de TIC das Finanças, garantindo o planeamento, conceção, espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 8

9 execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos. São atribuições da espap: A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão orçamental e de recursos financeiros, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades de apoio técnico ou administrativo: Contabilidade orçamental, através da gestão, monitorização e controlo do orçamento e respetiva execução orçamental; Contabilidade geral, incluindo a produção dos diferentes mapas e peças contabilísticas; Contas a receber, através do registo da faturação de recebimentos de clientes; Contas a pagar, através da contabilização e registo de faturas de fornecedores e respetivos pagamentos; Tesouraria, através da gestão de dados de bancos, contas bancárias, emissão de meios de pagamento e respetiva reconciliação bancária; Imobilizado, através do registo e controlo contabilístico dos ativos fixos e imobilizado em curso, disponibilizando informação sobre transações de imobilizado e amortizações efetuadas; Gestão de contratos, através do registo e monitorização da informação relativa a contratos; Contabilidade analítica, através do registo das operações relevantes; Gestão da aquisição de bens e serviços, através do registo e monitorização da componente de aprovisionamentos; Gestão de existências em armazém, através do registo e monitorização dos movimentos de armazém; Vendas e distribuição, através do registo e monitorização do processo. A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão de recursos humanos, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades de apoio técnico ou administrativo: Planeamento de necessidades de pessoal; Criação, caracterização e alteração de postos de trabalho; Orçamentação de despesas com pessoal; Recrutamento e seleção de pessoal; Constituição, alteração e cessação das relações jurídicas de emprego; Registo e atualização de dados profissionais e pessoais necessários para a gestão dos recursos humanos; Mobilidade de trabalhadores; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 9

10 Assiduidade e trabalho extraordinário; Deslocações em serviço; Processamento de abonos e descontos; Proteção social e sistemas ou subsistemas de saúde; Formação profissional; Avaliação do desempenho de trabalhadores e serviços; Informação, operacional e analítica, de apoio à gestão, incluindo mapas legais obrigatórios. No âmbito das compras públicas: Negociar e celebrar acordos quadro ou outros contratos públicos de obras e de fornecimento de bens ou de serviços destinados às entidades públicas adjudicantes compradoras; Acompanhar e apoiar as Unidades Ministeriais de Compras (UMC) nas negociações dos contratos públicos a celebrar a nível ministerial; Definir, desenvolver e implementar estratégias de compra e negociação para as aquisições centralizadas, preservando e incrementando os níveis de concorrência nos respetivos setores de atividade; Elaborar propostas de legislação, de procedimentos e de adoção de sistemas de informação de suporte relacionados com as compras públicas; Apoiar o membro do Governo da tutela na definição de políticas e linhas de orientação para as compras públicas; Coordenar e apoiar os serviços, organismos e entidades públicas e seus fornecedores na adoção das normas e procedimentos definidos para o aprovisionamento público; Promover a adoção de procedimentos de natureza normativa relativos à aquisição e utilização de sistemas informáticos de suporte ao aprovisionamento público; Implementar e manter uma plataforma que permita gradualmente assegurar o suporte ao ciclo integral de compras, privilegiando o relacionamento desmaterializado entre as empresas fornecedoras e a Administração Pública; Gerir as aplicações centralizadas que integram o Sistema de Compras Públicas Eletrónicas; Adotar práticas e privilegiar a aquisição de bens e serviços que promovam o equilíbrio adequado entre a eficiência financeira e a proteção do ambiente; Avaliar permanentemente o desempenho do SNCP, designadamente mediante a promoção da realização de auditorias pelos serviços de inspeção e controlo competentes para o efeito. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 10

11 No âmbito do parque de veículos do Estado: Gerir o PVE, assegurando a aquisição e locação, em qualquer das suas modalidades, e a afetação, manutenção, assistência, reparação, abate e alienação de veículos, bem como dos bens e serviços necessários para o efeito; Assegurar a satisfação das necessidades das entidades e organismos abrangidos pelo regime jurídico do PVE, no que se refere à utilização de veículos, incluindo a gestão das respetivas frotas; Assegurar a elaboração e atualização do inventário do PVE; Proceder à recolha e controlo de dados relativos aos veículos que integram o PVE e respetiva utilização; Proceder ao tratamento estatístico dos dados relativos ao PVE e ao apuramento de indicadores que permitam aferir o nível de eficiência na gestão e utilização dos veículos, bem como a identificação de desvios; Promover o cumprimento das normas aplicáveis aos veículos que integram o PVE; Propor, ao membro do Governo da tutela, projetos de regulamentação necessária à adequada gestão e utilização dos veículos que integram o PVE e que, pela sua natureza, não possam ser por si aprovados. No âmbito das tecnologias de informação e comunicação (TIC): Promover e assegurar, em sintonia com os objetivos estabelecidos no Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de custos com as TIC (PGERRTIC) na Administração Pública, a disponibilização, gestão e operação de sistemas e infraestruturas de TIC, que promovam a racionalização e reutilização de recursos tecnológicos, numa lógica de serviços partilhados; Promover a racionalização, em articulação com outras entidades, designadamente com a Agência para a Modernização Administrativa, I. P. (AMA), da evolução do modelo de governação das TIC, ajustando as modalidades de aquisição às ofertas do mercado e às soluções adotadas para a Administração Pública; Promover, em articulação com outras entidades, designadamente com a AMA, a racionalização, flexibilização e agilização da utilização de meios tecnológicos pela Administração Pública, melhorando a qualidade do serviço prestado e diminuindo os custos envolvidos; Assegurar a articulação com os serviços e organismos com atribuições interministeriais na área das TIC, garantindo a participação em iniciativas de natureza transversal, a aplicação de normas e orientações comuns, a utilização de infraestruturas tecnológicas partilhadas da Administração Pública e a integração em processos aquisitivos agregados com outras áreas de governação; Apoiar a definição de políticas de regulação, aquisição e gestão de recursos de TIC, com vista à racionalização global de meios e recursos, em articulação com outros serviços ou organismos inter e intra áreas de governação com responsabilidades neste domínio; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 11

12 Assegurar a definição, gestão e administração de bases de dados das Finanças e/ou globais, de utilização comum pela Administração Pública, que lhe sejam cometidas e proceder à gestão e apoio à utilização dos sistemas operacionais a seu cargo, nomeadamente o suporte à elaboração, gestão e controlo do Orçamento do Estado; Operacionalizar a estratégia de racionalização da utilização das TIC, no que respeita à utilização de soluções TIC partilhadas ou unificadas, bem como ao aproveitamento da capacidade computacional instalada na Administração Pública, enquanto entidade gestora de Rede operacional de Serviços Partilhados TIC (rsptic); Prestar outros serviços que venham a ser determinados pelos membros do Governo com poderes de tutela ou superintendência ou solicitados por serviços e organismos das Finanças ou de outras áreas de governação e outras entidades. No âmbito da prestação de serviços partilhados de project management office (PMO), mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades de gestão de projetos: Definir e divulgar metodologias e boas práticas no âmbito da gestão de projetos; Apoiar a gestão integrada do portefólio de programas e projetos, com manutenção de toda a documentação relacionada; Garantir a coordenação da execução dos projetos em curso, através da articulação com as entidades envolvidas; Monitorizar a execução com foco no cumprimento do custo, tempo, âmbito e qualidade e na maximização dos benefícios; Otimizar a afetação de recursos humanos, financeiros, e tecnológicos; Produzir indicadores de desempenho do portfólio dos projetos da organização; Identificar atempadamente riscos e antever desvios de execução. Pode ainda ser determinada à espap, por despacho do membro do Governo da tutela, a atribuição de prestação de serviços partilhados noutros domínios nos quais se considere existir oportunidade de reutilização e partilha de dados, recursos ou soluções comuns à Administração Pública. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 12

13 2.2 missão, visão e valores missão Assegurar a obtenção de ganhos de eficácia e eficiência, através da utilização racional de recursos públicos comuns e da prestação de serviços partilhados, contribuindo para um Estado mais ágil e direcionado para o desenvolvimento sustentável do país. visão Ser a opção de referência para a Administração Pública na utilização de recursos públicos comuns e na prestação de serviços partilhados. valores Os valores fundamentais que pautam a atividade da espap são: Fig. 2 Valores espap espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 13

14 2.3 estrutura organizativa organização e diretrizes A organização interna da espap encontra-se definida nos seus estatutos e no regulamento interno da espap, que têm como principais diretrizes: organização por funções e unidades de negócio, potenciando a eficácia e eficiência dos serviços prestados Estruturação por áreas de serviços partilhados Finanças, Recursos Humanos, Compras Públicas, Veículos do Estado e Logística, Sistemas de Informação e Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) que concebem, desenvolvem e operam serviços e soluções/produtos, consoante a área de atividade a que respeitam; As funções de Sistemas de Informação e Infraestruturas de TIC assumem um duplo e importante papel: Prestador de serviços interno, que assegura serviços essenciais às restantes funções de negócio; Prestador de serviços externo, à área de governação das Finanças e à Administração Pública em geral, com a prestação direta de serviços de sistemas e tecnologias de informação. orientação ao cliente e à excelência do serviço Reforço de competências de gestão da relação com o cliente e de gestão de serviços, na perspetiva de articulação entre as suas necessidades e a conceção, desenvolvimento e gestão do portefólio de serviços; Reforço da gestão da qualidade e inovação, com vista ao desenvolvimento de processos e serviços. agilidade e flexibilidade com vista a uma organização dinâmica e inovadora Estrutura flat, com reduzido número de níveis hierárquicos, assegurando contudo a governabilidade da mesma. Privilegia-se a lógica de funcionamento por projeto, na qual a eficácia e inovação organizacional são potenciadas pela aplicação das competências e experiência dos colaboradores em iniciativas e projetos, em função das necessidades e evolução da organização. O desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores é enriquecido pela transversalidade de contributos e diversidade de experiências acumuladas, numa perspetiva global da organização. A organização encontra-se estruturada por funções, instanciadas nas diferentes orgânicas, com foco nas unidades de negócio/serviços: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 14

15 funções de negócio, que assumem a gestão e operação do ciclo de vida dos serviços prestados, bem como a gestão de clientes e inovação Direção de Serviços Partilhados de Finanças; Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos; Direção de Compras Públicas; Direção de Veículos do Estado e Logística; Direção de Sistemas de Informação; Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação; Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação. funções corporativas, que apoiam o Conselho Diretivo em áreas críticas para o planeamento e desenvolvimento da organização Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional; Gabinete de Apoio Jurídico. funções de suporte, que asseguram as atividades transversais de gestão de pessoas, gestão financeira, patrimonial e de recursos logísticos e aprovisionamento, bem como o apoio administrativo Direção de Administração Geral. organograma Fig. 3 Organograma espap espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 15

16 2.4 principais clientes, serviços e parceiros clientes A atividade da espap destina-se potencialmente a todos os serviços, entidades e organismos da Administração Pública. Na área das TIC, a espap assume o papel de prestador de serviços da função informática das Finanças e da Administração Pública, em geral. Fig. 4 Clientes e serviços espap A espap é, ainda, cliente dos seus próprios serviços, nomeadamente: Serviços Partilhados de Finanças e de Recursos Humanos, sendo a Direção de Administração Geral (DAG) um cliente interno destes serviços. Nesta perspetiva, a DAG assume uma missão relevante, participando na conceção, teste e avaliação de novos serviços ou expansão de funcionalidades, bem como nos programas de melhoria dos serviços existentes; Todas as orgânicas espap são cliente interno dos serviços de TIC, quer na área de infraestruturas e comunicação quer no desenvolvimento dos sistemas de informação. A espap é, ainda, a entidade gestora da Rede operacional de Serviços Partilhados de Tecnologias de Informação e Comunicação da Administração Pública (rsptic), que visa aproveitar a capacidade instalada na Administração Pública. A rsptic junta serviços e organismos da Administração Pública, detentores de sistemas e de infraestruturas que permitam a prestação de serviços de TIC, através da reutilização e racionalização dos meios existentes, quando se verifiquem vantagens do ponto de vista económico e financeiro. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 16

17 Fig. 5 Funcionamento da rsptic serviços A atividade da espap está estruturada em seis áreas de serviço específicas: Fig. 6 Tipificação de serviços espap espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 17

18 serviços partilhados de finanças A disponibilização de Serviços Partilhados de Finanças tem como objetivo a integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência, e consequente redução de custos nos serviços da Administração Pública. Os Serviços Partilhados de Finanças são suportados na solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado GeRFiP que integra a gestão orçamental, financeira, patrimonial e logística, com base no Plano Oficial de Contabilidade Pública (POC-P), abrangendo as áreas: Financeira: Contabilidade orçamental; Contabilidade geral; Contas a receber; Contas a pagar; Tesouraria; Imobilizado; Gestão de contratos; Contabilidade analítica. Logística: Gestão de aquisição de bens e serviços; Gestão de existências em armazém; Vendas e distribuição. Os serviços podem ser prestados em modalidades distintas, por opção do cliente: Partilha de serviços contempla a execução de processos e atividades por parte da espap, por conta do cliente, de acordo com a atribuição de responsabilidades a cada uma das partes; Partilha de plataforma contempla a disponibilização e a manutenção da solução informática, alojada em infraestrutura da espap, cabendo ao cliente a execução dos processos contabilísticos, financeiros e logísticos no âmbito da sua atividade. serviços partilhados de recursos humanos A disponibilização de Serviços Partilhados de Recursos Humanos tem como objetivo a integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos serviços da Administração Pública. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 18

19 A disponibilização dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos é suportada na solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado GeRHuP que integra os processos de gestão de recursos humanos e na solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da Administração Pública GeADAP que implementa o Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública (SIADAP). O GeRHuP suporta os processos do ciclo de vida do trabalhador, nas áreas de: Gestão administrativa de pessoal; Vencimentos; Gestão da assiduidade e trabalho extraordinário (em desenvolvimento); Gestão de deslocações em serviço (em desenvolvimento). Está ainda prevista a disponibilização do portal do trabalhador e do portal do dirigente, permitindo a obtenção de informação para o trabalhador e para a gestão, bem como a descentralização dos processos para os vários intervenientes. O GeADAP suporta os processos de avaliação de serviços, dirigentes e trabalhadores nos termos preconizados pela Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, que cria o SIADAP. Esta constitui uma solução orientada para a qualidade e simplificação da aplicação do processo de avaliação, orientando avaliadores e informando os intervenientes em cada fase do processo, fomentando o envolvimento dos participantes e contribuindo para a transparência do processo. Esta solução contempla duas componentes: Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Central; Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Local. compras públicas A par do esforço de consolidação orçamental e de reforma da Administração Pública, a modernização das compras públicas assume um papel central na estratégia de redução da despesa pública, através da contratação centralizada de bens e serviços transversais. Esta estratégia de atuação tem em vista a criação de valor, a obtenção de ganhos financeiros, poupanças e redução de custos, mediante a realização de concursos públicos que permitam a celebração de acordos quadro que potenciem as sinergias e economias de escala resultantes da centralização de procedimentos aquisitivos. Os acordos quadro pré-qualificam os fornecedores para o fornecimento de bens e/ou a prestação de serviços à Administração Pública e estabelecem as condições e requisitos que estes são obrigados a cumprir, em termos de preços máximos/descontos mínimos, níveis e qualidade de serviço, entre outros. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 19

20 As condições e requisitos mínimos definidos para cada acordo quadro podem ser consultados no Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP), uma das aplicações que a espap disponibiliza às entidades que integram o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP). O CNCP é uma referência essencial para a contratação de bens e serviços na Administração Pública, estando a sua atualização sob a responsabilidade da espap. No CNCP estão disponíveis as diversas categorias de produtos e serviços, informação sobre fornecedores de bens e prestadores de serviços, bem como os preços máximos estabelecidos nos acordos quadro. No final de 2015, estavam em vigor 13 acordos quadro nas seguintes categorias: Fornecimento de eletricidade em regime de mercado livre; Papel e economato; Manutenção de instalações de elevação; Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicações (TIC); Mobiliário; Higiene e limpeza; Licenciamento de software e serviços conexos; Vigilância e segurança; Refeições confecionadas; Consultadoria, desenvolvimento e manutenção de software (acordo quadro de utilização facultativa e apenas para entidades vinculadas ao SNCP); Serviço móvel terrestre; Combustíveis rodoviários; Veículos automóveis e motociclos. veículos do Estado e logística O Parque de Veículos do Estado (PVE) visa a gestão da frota de veículos dos vários serviços e organismos do Estado, de modo global e integrado. O modelo de prestação do serviço assenta em três pilares base: Aplicação do regime jurídico do PVE, que define a condução dos procedimentos de contratação das aquisições nas categorias de veículos automóveis e motociclos e de seguro automóvel, como competência exclusiva da espap; Lançamento de concursos públicos para a celebração de acordos quadro para seleção de fornecedores de veículos automóveis e motociclos e para seleção de prestadores de serviço de seguro automóvel; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 20

21 Definição, implementação e disponibilização do Sistema de Gestão do PVE (SGPVE) às entidades e serviços utilizadores do PVE, sendo este o sistema único de informação de suporte à gestão da frota do Estado. Este serviço, suportado pelo SGPVE, assume as seguintes responsabilidades: Efetuar o processo de aquisição, observando os critérios financeiros e ambientais definidos; Tratar dos processos administrativos de aquisição, alienação e abate de veículos; Efetuar a gestão do PVE; Definir políticas e critérios de aquisição para as categorias de veículos automóveis, motociclos e seguro automóvel; Disponibilizar e gerir centralmente o SGPVE com o objetivo de implementar mecanismos de recolha e tratamento de informação atualizada, de modo a fornecer indicadores de gestão, planeamento e controlo que permitam aferir o nível de eficiência e eficácia da aquisição de veículos e gestão do PVE. tecnologias de informação e comunicação A espap assegura a prestação de um vasto conjunto de serviços nas áreas do desenvolvimento e manutenção de software aplicacional e da gestão de infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação. Estes serviços destinam-se principalmente à área de governação das Finanças, mas também a toda a Administração Pública, transversalmente, abrangendo um alargado e diversificado universo de utilizadores que se estende a entidades, empresas e cidadãos. A espap, com a sua vocação de prestação de serviços em modo partilhado, tem como objetivo alargar progressivamente o leque da sua oferta a outras entidades da administração central e local, através do desenvolvimento de um catálogo de serviços que potencie sinergias e promova eficiência. Os serviços prestados, que cobrem todo o ciclo de vida do desenvolvimento aplicacional, incluindo as componentes de alojamento e administração de sistemas, podem dividir-se em duas áreas de atuação principais: Desenvolvimento aplicacional, sendo assegurada a manutenção e evolução de um conjunto de aplicações, desenvolvidas à medida ou suportadas em produtos de mercado (packages), bem como a atualização resultante de alterações legislativas; Infraestruturas de TIC, em que o Centro de Processamento de Dados (CPD) assegura as condições logísticas e técnicas necessárias ao alojamento, operação e administração das soluções aplicacionais desenvolvidas pela espap ou pelo cliente. Os serviços de operação e administração englobam todas as atividades de sistemas e bases de dados, segurança e comunicações. São ainda prestados serviços de infraestruturas TIC de suporte global à atividade dos clientes, como os serviços de correio eletrónico, fileshare ou acesso à internet, entre outros. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 21

22 Das mais de três dezenas de aplicações suportadas são de referir: Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (GeRFiP); Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (GeRHuP); Solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da Administração Pública (GeADAP); Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP); Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (SGPVE); Sistema de Recolha e Validação de Informação (SRVI); Bolsa de Emprego Público (BEP); Programa de Estágios Profissionais da Administração Central (PEPAC); Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO); Sistema de Orçamento de Estado (SOE); Sistema de Gestão de Contas e Pagamentos do Tesouro (SGT); Sistema de Mobilidade Especial (sigame); Sistema de Produtos de Aforro (SPA); AforroNet (AFN). serviços partilhados de project management office A espap lançou em 2015 o novo serviço partilhado de Project Management Office (SP PMO), suportado por uma solução integrada de Gestão Estratégica de Recursos e de Projetos (GERProj), mantida pela espap e disponibilizada em regime de SaaS (Software as a Service), visando o alinhamento estratégico dos projetos, a otimização da sua execução e a maximização dos respetivos benefícios. Com o objetivo de maximizar o retorno dos investimentos já feitos nesta área pelo Estado Português, foi estabelecida uma parceria de colaboração técnica e tecnológica entre a Marinha, a Secretaria-Geral da Defesa Nacional e a espap para a partilha da plataforma de suporte à gestão estratégica desenvolvida pela Marinha. Este protocolo, assinado no dia 9 de abril, prevê a troca de conhecimento e o apoio técnico mútuo nas áreas tecnológicas de maior expertise de cada um dos signatários. Adicionalmente, a oferta inclui serviços de PMO prestados por profissionais certificados e com experiência relevante em gestão no ecossistema público, que apoiarão o desenvolvimento dos processos de gestão de projetos nos organismos clientes. Os principais drivers do serviço são: Definição e divulgação de metodologias e boas práticas; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 22

23 Gestão integrada do portefólio de programas e projetos, com manutenção de toda a documentação relacionada; Articulação com as entidades envolvidas, tendo em vista a coordenação da execução dos projetos em curso; Monitorização da execução com foco no cumprimento do custo, tempo, âmbito e qualidade e na maximização dos benefícios; Otimização da afetação de recursos humanos, financeiros e tecnológicos; Produção de indicadores de desempenho do portfólio dos projetos da organização; Identificação atempada de riscos e antevisão dos desvios de execução. parceiros A espap assume-se como uma entidade de prestação de serviços à Administração Pública e, atendendo à natureza da sua atividade, articula-se com outras entidades da Administração Pública, quer tenham responsabilidade de superintendência, gestão, normalização e controlo nas suas áreas de intervenção, quer assegurem serviços ou atividades relacionadas ou complementares à sua, nomeadamente: Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública (IGCP); Agência para a Modernização Administrativa (AMA); Agência Portuguesa do Ambiente (APA); Autoridade da Concorrência (AdC); Autoridade Tributária e Aduaneira (AT); Caixa Geral de Aposentações (CGA); Direção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP); Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas (INA); Serviços Partilhados da Saúde (SPMS); Direção-Geral da Segurança Social (DGSS); Direção-Geral de Proteção Social aos Trabalhadores em Funções Públicas (ADSE); Direção-Geral do Orçamento (DGO); Instituto de Gestão Financeira da Educação (IGeFE); Instituto dos Mercados Públicos de Imobiliário e da Construção (IMPIC). Secretaria-Geral das Finanças (SGF); Tribunal de Contas (TdC); Unidades Ministeriais de Compras (UMC); No sentido de dinamizar estas parcerias, a espap tem vindo a reforçar as redes colaborativas para partilha e disseminação de conhecimento, destacando-se a rede central com as diversas espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 23

24 Secretarias-Gerais, a rede de base territorial (rspbt) com parceria das CCDR s e CIM s e a rede de inovação e conhecimento (rspic) em articulação com as Universidades e Institutos Politécnicos. Todos estes parceiros têm uma participação ativa nas diversas iniciativas do espap Lab promovidas pela espap. Fig. 7 Redes colaborativas Para além das entidades referidas, a espap mantém relações de parceria com outras entidades, no setor público e privado. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 24

25 03 planeamento de atividades 2016 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 25

26 03 planeamento de atividades processo de planeamento estratégico Orientações estratégicas O Plano de Atividades de 2016 foi elaborado considerando o contexto económico e financeiro do país e atendendo, nomeadamente, aos seguintes documentos: O Programa de Estabilidade e Crescimento ; Programa do XXI Governo Constitucional ; Resolução da Assembleia da República n.º 140/2015 de 14/12; Proposta de Grandes Opções do Plano ; Proposta de Orçamento de Estado para abordagem para a elaboração do plano de atividades O presente plano foi elaborado de acordo com a seguinte metodologia: Elaboração do PESPAP para o horizonte temporal de ; Revisão das linhas estratégicas, pelo Conselho Diretivo em articulação com os diretores; Definição dos objetivos e planos de ação, para o ano de 2016, por cada uma das unidades orgânicas, atendendo aos recursos disponíveis e alinhamento global com os objetivos da espap; Revisão dos planos pelo Conselho Diretivo e respetivos dirigentes; Consolidação dos planos de todas as orgânicas e elaboração do Plano de Atividades de O acompanhamento e monitorização da atividade planeada serão assegurados nas reuniões quinzenais de Comité de Planeamento e Operações (CPO), com os instrumentos desenvolvidos para o efeito, bem como nas demais instâncias previstas na agenda de gestão. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 26

27 Fig. 8 Planeamento estratégico agenda de gestão Neste âmbito, estão previstas as seguintes reuniões periódicas: CPO Comité de Planeamento e Operações reuniões quinzenais entre o Conselho Diretivo e os diretores, para planeamento e acompanhamento da atividade e do desempenho da organização; espap 2016 reuniões mensais entre o Conselho Diretivo e os dirigentes (diretores e coordenadores), para alinhamento da estratégia e dos planos de ação; PMO Program Management Office reuniões quinzenais entre o Conselho Diretivo, os dirigentes e os responsáveis dos projetos em curso, para acompanhamento de progresso. Estes fóruns são realizados globalmente e por área setorial de atividade ou iniciativa específica, de modo a assegurar a articulação de prioridades e de iniciativas; RCS Reuniões de Coordenação Setorial com periodicidade definida em função das necessidades de cada área, reunindo um representante do Conselho Diretivo com os respetivos dirigentes e/ou equipas; forhum espap que reúne mensalmente representantes do Conselho Diretivo (presidente e vogal) com um representante de cada orgânica, para debater as questões críticas na organização e implementar melhorias; RGE Reunião Geral espap realizada semestralmente, com o Conselho Diretivo, dirigentes e todos os colaboradores, para partilha de objetivos e linhas de orientação, bem como pontos de situação das atividades e de projetos relevantes e consolidação da cultura organizacional. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 27

28 3.2 objetivos estratégicos O Plano de Atividades de 2016 foi estruturado de acordo com os objetivos estratégicos e operacionais definidos para a espap que, por sua vez, estão alinhados com as orientações e políticas definidas pela tutela e com as linhas estratégicas estabelecidas no PESPAP. Os objetivos estratégicos foram definidos considerando que este será o quarto ano integral de operação da espap, durante o qual se pretende continuar a expandir os serviços prestados e a alargar a base de clientes, através da disseminação progressiva aos organismos da Administração Pública. Num contexto de crescentes desafios e exigências que se colocam e continuarão a colocar à espap, surge a necessidade de desenvolver o modelo de prestação de serviços da entidade, com vista ao aumento de eficácia e eficiência, nomeadamente em três eixos de atuação: Abrangência do modelo, através do reforço da prestação de Serviços Partilhados de Finanças, Recursos Humanos e TIC. Pretendem-se mais e melhores serviços partilhados, alinhados com as boas práticas de mercado, que assegurem maior qualidade, rigor e eficiência na Administração Pública, potenciando as oportunidades de partilha de recursos e racionalização de custos. No domínio das Compras Públicas e do Parque de Veículos do Estado, pretende-se o reforço da centralização, sempre que tal represente maior eficiência, como é caso dos instrumentos de contratação pública, das aquisições centralizadas ou da centralização da gestão de frota. Em 2016 iniciar-se-á igualmente a prestação de serviços partilhados na área de Project Management Office (PMO); Adequação dos instrumentos, promovendo a consolidação e desenvolvimento contínuo das soluções disponibilizadas; Abrangência do universo, promovendo a expansão progressiva dos serviços prestados a um maior universo de organismos na Administração Pública, na medida em que as soluções de serviços partilhados se justificam essencialmente pela escala. Neste sentido, o foco será no desenvolvimento e aumento de eficácia dos serviços prestados. Este é um objetivo que, atendendo à natureza da atividade da espap, contribui para a redução da despesa pública, pelo alargamento da utilização e partilha de recursos comuns a um número progressivamente crescente de serviços e organismos da Administração Pública. A excelência operacional e qualidade do serviço são fatores essenciais à prossecução do aumento de eficácia dos serviços prestados, suportado pelo aumento da eficiência dos processos. Será também essencial manter a aposta no desenvolvimento da organização, quer na consolidação da cultura, quer na otimização dos processos, e na criação dos instrumentos de suporte ao desempenho organizacional. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 28

29 O desenvolvimento de capacidades e competências críticas torna-se assim decisivo para que os restantes objetivos possam ser cumpridos. Desde as competências organizacionais, às processuais, tecnológicas e de desenvolvimento dos colaboradores, todas elas decisivas para a consolidação da organização e desenvolvimento do novo modelo de prestação de serviços. Objetivos estratégicos OE1. OE2. OE3. OE4. Aumentar a eficácia dos serviços prestados Foco na criação de valor através da atuação em três vertentes: Abrangência do modelo privilegiando a dimensão dos serviços partilhados nas áreas de finanças, RH, TIC e PMO, e a centralização no caso das Compras Públicas e do PVE; Adequação dos instrumentos, de modo a que os mesmos evoluam de acordo com as necessidades dos clientes; Universalidade, aumentando a abrangência de atuação na Administração Pública. Contribuir para a redução da despesa pública Através da eficácia e eficiência dos serviços prestados, assegurar a contribuição para a redução da despesa pública, promovendo a utilização racional de recursos públicos comuns e a prestação de serviços partilhados. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço Assegurar a excelência da operação e a qualidade dos serviços prestados, suportada pelo aumento da eficiência dos processos. Desenvolver capacidades e competências críticas Desenvolver as capacidades críticas na organização, nomeadamente a cultura organizacional, as competências e desempenho dos colaboradores e os processos, bem como a gestão eficiente dos meios e recursos que permitem atingir os objetivos definidos. Fig. 9 Mapa de objetivos estratégicos QUAR 2016 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 29

30 3.3 QUAR O Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) identifica os objetivos estratégicos e operacionais estabelecidos para a avaliação da atividade da espap. QUAR Quadro de Avaliação e Responsabilização 2016 Organismo: Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (espap) MISSÃO: Assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados na Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o Sistema Nacional de Compras Públicas e assegurar a gestão do PVE, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas TIC do Ministério das Finanças, garantindo o planeamento, conceção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos. Objetivos Estratégicos Objetivos Operacionais OO 1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Peso: 50% M ET A INDICADORES Tolerância Valor Crítico PESO IND1. N.º de fornecedores a faturar eletronicamente a entidades da AP em Serviços Partilhados de Finanças FE- AP (acumulado) D ESIGN A ÇÃ O OE 1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados OE 2. Contribuir para a redução da despesa pública OE 3. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço OE 4. Desenvolver capacidades e competências críticas EFICÁCIA Ponderação: 60% na na na % IND2. N.º trabalhadores com vencimentos processados em Serviços Partilhados de RH GeRHuP (acumulado) % OO 2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Peso: 25% M ET A INDICADORES Tolerância Valor Crítico PESO IND3. N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso no ano) IND4. N.º de Procedimentos de aquisição centralizada (recolhas de necessidades no ano) % % OO 3. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Peso: 10% M ET A INDICADORES Tolerância Valor Crítico PESO IND5. Disponibilidade dos principais sistemas em produção (média anual) IND6. N.º de organismos das Finanças (para além da espap e excluindo a AT) cuja função de segurança informática é operacionalizada pela espap 99,73% 99,58% 99,76% 99,80% 0,05% 99,90% 50% na na na % espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 30

31 OO 4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Peso: 15% M ET A INDICADORES Tolerância Valor Crítico PESO IND7. % de redes ministeriais ligadas ao PTT (Ponto de Troca de Tráfego) Nó central de comunicações da AP na na 45,45% 60,00% 15,00% 80,00% 50% IND8. N.º centros de dados consolidados na espap (no ano) % EFICIÊNCIA Ponderação: 15% OO 5. Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Peso: 100% M ET A INDICADORES Tolerância Valor Crítico PESO IND9. % média de redução do preço de adjudicação de veículos face ao preço base IND10. N.º médio de dias para aquisição de veículos (entre data de lançamento e data de adjudicação dos procedimentos ao abrigo de Acordo Quadro) Nota: A contagem de tempo pode ser suspensa ou ajustada caso seja intentada alguma ação judicial. na 13,66% 12,00% 16,00% 6,00% 23,00% 50% na 46 56, % QUALIDADE Ponderação: 25% OO 6. Assegurar a satisfação dos organismos cliente Peso: 50% IN D IC A D OR ES IND11. % cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no catálogo de serviços espap (média anual) IND12. Grau de satisfação do Cliente com os Serviços Partilhados da espap (1-4) M ET A 2015 Tolerância Valor Crítico PESO % 86% 92% 87% 7% 95% 50% na na 3,1 3,0 0,5 3,6 50% OO 7. Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Peso: 50% M ET A INDICADORES Tolerância Valor Crítico PESO IND13. N.º de serviços novos ou melhorias de desenvolvimento aplicacional em produtivo (clientes internos e externos) na na % Fig. 10 Objetivos Operacionais e Indicadores do Quadro de Avaliação e Responsabilização QUAR 2016 Descrição dos indicadores do QUAR 2016 Apresenta-se de seguida, a descrição detalhada de cada um dos indicadores, por objetivo operacional constante do QUAR EFICÁCIA Ponderação 60% OO 1. IND1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública N.º de fornecedores a faturar eletronicamente a entidades da AP em Serviços Partilhados de Finanças FE-AP (acumulado) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso na na % espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 31

32 EFICÁCIA Ponderação 60% O indicador 1 traduz o número de fornecedores a utilizar a plataforma de faturação eletrónica FE-AP para clientes com GeRFiP. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo de fornecedores [2; 8]. O valor crítico corresponde à implementação máxima espectável atendendo ao n.º de fornecedores em piloto. A tolerância prevista pretende mitigar o risco deste indicador não ser cumprido por motivos alheios à espap e que se prendem com a decisão dos próprios fornecedores não submeterem as faturas através da plataforma ou eventuais orientações legislativas. IND2. N.º trabalhadores com vencimentos processados em Serviços Partilhados de RH GeRHuP (acumulado) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso % O indicador 2 traduz o número acumulado de trabalhadores com vencimentos processados em Serviços Partilhados de RH com recurso ao sistema GeRHuP. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [11.400; ] e como valor crítico. A tolerância prevista pretende mitigar o risco deste indicador não ser cumprido por motivos alheios à espap e que se prendem com a decisão dos próprios organismos, bem como com eventuais orientações legislativas. OO 2. IND3. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso no ano) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso % O indicador 3 traduz o número de concursos públicos, ou concursos limitados por prévia qualificação, lançados no ano para celebração de acordos quadro, independentemente de se tratar de um novo AQ ou de uma renovação. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [4; 6] e 8 como valor crítico, que inclui o lançamento de concursos pela Direção de Compras Públicas (DCP) e pela Direção de Veículos e Logística (DVEL). A tolerância prevista pretende mitigar o risco deste indicador não ser cumprido por motivos alheios à própria espap. IND4. N.º de Procedimentos de aquisição centralizada (recolhas de necessidades no ano) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso % O indicador 4 traduz o n.º de recolhas de necessidades, junto de entidades vinculadas ou voluntárias, relativas aos procedimentos de agregação para aquisição centralizada que poderão ser lançados no decorrer do ano. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [1; 3] e 5 como valor crítico. A tolerância prevista pretende mitigar o risco deste indicador não ser cumprido por motivos alheios à própria espap. OO 3. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção IND5. Disponibilidade dos principais sistemas em produção (média anual) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso 99,58% 99,76% 99,80% 0,05% 99,90% 50% O indicador 5 traduz a média anual da disponibilidade dos principais sistemas em produção. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [99,75%; 99,85%] e 99,90% como valor crítico. O risco associado ao indicador reflete a incerteza associada ao histórico do indicador. IND6. N.º de organismos das Finanças (para além da espap e excluindo a AT) cuja função de segurança informática é operacionalizada pela espap Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso na na % O indicador 6 traduz o número de organismos da área de governação das Finanças (para além da espap e excluindo a AT) cuja função de segurança informática é operacionalizada pela espap. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [1; 3] e 4 como valor crítico. A tolerância prevista pretende mitigar o risco deste indicador não ser cumprido por motivos alheios à própria espap e que se prendem com a decisão das próprias entidades. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 32

33 EFICÁCIA Ponderação 60% OO 4. IND7. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações % de redes ministeriais ligadas ao PTT (Ponto de Troca de Tráfego) Nó central de comunicações da AP Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso na 45,45% 60,00% 15,00% 80,00% 50% O indicador 7 traduz a percentagem de redes ministeriais ligadas ao Ponto de Troca de Tráfego (PPT), ou nó central de comunicações da Administração Pública. No ano de 2015 foram ligados 5 ministérios (no universo total de 11). Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [45,00%; 75,00%] a que correspondem mais 3 a 7 redes ministeriais (considerando o atual universo de 17 áreas de governação) e 80,00% como valor crítico. A tolerância prevista pretende mitigar o risco deste indicador não ser cumprido por motivos alheios à própria espap e que se prendem com a decisão das áreas de governação. IND8. N.º centros de dados consolidados na espap (no ano) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso % O indicador 8 traduz o número de centros de processamento de dados consolidados na espap no decorrer do ano. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [1; 3] e 4 como valor crítico. A tolerância prevista pretende mitigar o risco deste indicador não ser cumprido por motivos alheios à própria espap e que se prendem com a decisão das próprias entidades. EFICIÊNCIA Ponderação 15% OO 5. Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado IND9. % média de redução do preço de adjudicação de veículos face ao preço base Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso 13,66% 12,00% 16,00% 6,00% 23,00% 50% O indicador 9 traduz a redução média de preço, expressa em %, entre o preço base definido no concurso e o preço final de compra. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo de redução [10%; 22%] e 23% como valor crítico. A grande amplitude da tolerância neste indicador deve-se principalmente ao nível de incerteza relacionado com alterações legislativas (com eventual impacto no Imposto sobre Veículos), mas também com o aumento dos preços de mercado que são influenciados por diversos fatores incontroláveis como o preço do combustível, por exemplo. O preço final de compra depende, também, do número de fornecedores que se apresentam a concurso. O valor crítico previsto é de 23% e está associado ao melhor resultado histórico. IND10. N.º médio de dias para aquisição de veículos (entre data de lançamento e data de adjudicação dos procedimentos ao abrigo de acordo quadro) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso 46 56, % O indicador 10 traduz o número médio de dias necessários para condução de procedimentos de aquisição de veículos (entre a data de lançamento do concurso e a data de adjudicação dos procedimentos ao abrigo do acordo quadro). Este é um indicador de incremento negativo atendendo a que o resultado é tanto melhor quanto menor for o n.º de dias. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [31; 57] e 30 como valor crítico. A grande amplitude da tolerância neste indicador pretende mitigar o risco deste indicador não ser cumprido por motivos alheios à própria espap e que se prendem, principalmente com o nível de incerteza associado a eventuais pronúncias em audiência prévia, impugnações ou outras reclamações sobre os procedimentos ao abrigo dos acordos quadro de contratação de veículos ou AOV (Aluguer Operacional de Veículos), por parte dos interessados, concorrentes ou adjudicatários. A contagem do tempo pode ser suspensa ou ajustada caso seja intentada alguma ação judicial. Este indicador resulta das metas conjugadas de indicadores dos serviços jurídicos (GAJ) e veículos do Estado (DVEL). O valor crítico previsto é de 30 dias e está associado ao melhor resultado histórico. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 33

34 QUALIDADE Ponderação 25% OO 6. Assegurar a satisfação dos organismos cliente IND11. % cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no catálogo de serviços espap (média anual) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso 86% 92,4% 87% 7% 95% 50% O indicador 11 traduz o cumprimento dos níveis de serviço estabelecidos no Catálogo de Serviços Partilhados da espap com os clientes e é essencial para a eficácia da prestação de serviços da espap. Os níveis de serviço resultam do contributo das áreas de serviço da espap: Serviços Partilhados de Finanças - prazos de resposta a pedidos de: serviço, dados mestre, apoio técnico, funcional e pedidos classificados incorretamente; Serviços Partilhados de Recursos Humanos - prazos de processamento mensal de vencimentos (envio dos ficheiros de remunerações para entidades bancárias, emissão e envio de notas de abonos e descontos); Compras Públicas - prazos de resposta aos pedidos de exceção aos AQ, considerando a delegação de competências no Conselho Diretivo da espap para pedidos < 100 K ; Parque de Veículos do Estado - gestão do processo de aquisição de veículos, desde a receção e análise de pedidos, à agregação de necessidades e condução do procedimento de aquisição ao abrigo de AQ. Os prazos monitorizados são referentes à emissão de parecer sobre os pedidos e ao lançamento do procedimento de aquisição. Infraestruturas TIC prazos de resolução de incidentes para os serviços em produção, sob certificação ISO, cuja prioridade de resolução tenha sido classificada como crítica, alta ou média. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [80%; 94%] e 95% como valor crítico. A amplitude do intervalo da meta definida para o indicador reflete o risco associado às diferentes situações que podem concorrer para a performance dos diferentes serviços e ao facto do indicador incorporar um novo serviço incluído no catálogo. O valor crítico de 95% reflete o referencial de excelência. IND12. Grau de satisfação do Cliente com os Serviços Partilhados da espap (1-4) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso na 3,1 3,0 0,5 3,6 50% O indicador 12 traduz o nível de satisfação dos clientes com os serviços disponibilizados pela espap. Este indicador decorre do resultado médio dos questionários de satisfação efetuados pelos seguintes serviços: Serviços Partilhados de Finanças; Serviços Partilhados de Recursos Humanos; Compras Públicas; Parque de Veículos do Estado. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [2,5; 3,5] e 3,6 como valor crítico. A amplitude do intervalo da meta definida para o indicador reflete o risco associado às diferentes situações que podem concorrer para a performance dos diferentes serviços e ao facto do indicador incorporar dois novos serviços sem histórico (SPRH e SPCP). O valor crítico de 3,6 reflete o referencial de excelência. OO 7. Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas IND13. N.º de serviços novos ou melhorias de desenvolvimento aplicacional em produtivo (clientes internos e externos) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso na % espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 34

35 QUALIDADE Ponderação 25% O indicador 13 traduz o número de novos serviços ou de melhorias de desenvolvimento aplicacional em produtivo, independentemente de terem sido solicitadas por clientes externos ou internos. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [8; 24] e 25 como valor crítico. A grande amplitude da tolerância (8 projetos) neste indicador pretende mitigar o risco deste indicador não ser cumprido por motivos alheios à própria espap e que se prendem com as eventuais alterações na legislação, que podem tornar obsoletos requisitos definidos anteriormente, e também com o facto de poder haver alteração de prioridades na implementação dos projetos, por parte das entidades externas e/ou internas. O valor crítico de 25 projetos reflete o referencial de excelência, face aos recursos existentes. Fig. 11 Indicadores QUAR 2016 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 35

36 3.4 objetivos operacionais No processo de planeamento estratégico foram definidos os objetivos operacionais que contribuem para a execução dos objetivos estratégicos. Para o QUAR 2016 foram apresentados os objetivos operacionais com maior impacto, pelo que se apresenta, de seguida, a matriz de relacionamento entre os objetivos operacionais e os objetivos estratégicos. Objetivos operacionais da espap OO1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública OO2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Objetivos estratégicos OE1 OE2 OE3 OE4 OO3. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção OO4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações OO5. Aumentar a eficiência da gestão do Parque de Veículos do Estado OO6. Assegurar a satisfação dos organismos cliente OO7. Aumentar o catálogo de serviços partilhados e as funcionalidades dos sistemas OO8. Aumentar a qualidade dos serviços prestados OO9. Aprofundar as metodologias de capacitação da espap OO10. Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas OO11. Desenvolvimento organizacional Legenda: relação direta; relação indireta. Fig. 12 Objetivos operacionais e relação com objetivos estratégicos QUAR espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 36

37 3.5 objetivos e planeamento de atividades por unidade orgânica De modo a assegurar a prossecução dos objetivos estratégicos e operacionais, foi elaborado o seguinte planeamento de atividades para 2016, que sintetiza: Objetivos estratégicos; Objetivos operacionais da espap, que contribuem diretamente ou indiretamente para o cumprimento dos objetivos estratégicos; Objetivos operacionais de cada unidade orgânica, que contribuem diretamente para o cumprimento dos objetivos operacionais da espap, com apresentação da matriz de relacionamento; Indicadores (que permitem aferir o grau de execução dos objetivos operacionais) e metas a atingir em 2016; Atividades previstas e unidades orgânicas responsáveis, com as seguintes abreviaturas/designações: Direção de Serviços Partilhados de Finanças (DSPF); Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos (DSPRH); Direção de Compras Públicas (DCP); Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL); Direção de Sistemas de Informação (DSI); Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (DITIC); Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação (DGCSI); Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional (GPDO); Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ); Direção de Administração Geral (DAG). De seguida apresentam-se as atividades previstas para cada uma das unidades orgânicas da espap. Direção de Serviços Partilhados de Finanças (DSPF) Compete à DSPF desenvolver, gerir e operar o ciclo de vida dos serviços partilhados no âmbito da gestão orçamental, financeira, contabilística, patrimonial e logística, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e execução de atividades de apoio técnico ou administrativo. Em especial, segundo o artigo 13.º do regulamento interno, compete à DSPF: Coordenar o desenvolvimento e implementação dos serviços partilhados de finanças, bem como dos processos e soluções de suporte, designadamente, nas seguintes áreas: - Financeira: contabilidade orçamental, contabilidade geral, contabilidade analítica, contas a receber, contas a pagar, tesouraria, imobilizado, gestão de contratos; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 37

38 - Logística: gestão da aquisição de bens e serviços, gestão de existências em armazém, vendas e distribuição; Propor o desenvolvimento da oferta de soluções e serviços partilhados de finanças, tendo como objetivo a eficácia e eficiência, através da partilha de recursos; Propor o desenvolvimento da carteira de clientes e expansão de serviços; Assegurar a gestão do relacionamento com clientes, na sua área de atuação, em articulação com a DGCSI; Assegurar os contributos necessários para a contratualização de serviços, definição de níveis de serviço e modelo de pricing, em articulação com a DGCSI; Avaliar permanentemente o desempenho dos serviços partilhados de finanças e a satisfação dos clientes, numa perspetiva de melhoria contínua, promovendo a eficiência dos processos e a excelência dos serviços prestados. A DSPF é composta por três núcleos cujas atribuições se descrevem de seguida: Desenvolvimento de Negócio de Finanças, abreviadamente designado por DNF, ao qual compete assegurar a conceção e desenvolvimento das soluções e serviços partilhados de finanças, garantindo a sua permanente adequação face à evolução do mercado, aos normativos em vigor e às necessidades dos clientes. Expansão de Serviços Partilhados de Finanças, abreviadamente designado por ESF, ao qual compete assegurar a implementação e evolução contínua do modelo de disseminação do serviço, com vista à integração dos clientes no portefólio de soluções e serviços partilhados de finanças. Centro de Serviços Partilhados de Finanças, abreviadamente designado por CSPF, ao qual compete a gestão e operação dos serviços partilhados de finanças. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 38

39 Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Objetivos Operacionais da UO Desenvolvimento organizacional DSPF.OO01. Operacionalizar a Fatura Eletrónica na Administração Pública DSPF.OO02. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço DSPF.OO03. Assegurar a satisfação do Cliente Fig. 13 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DSPF No âmbito da DSPF, as áreas de foco em 2016 serão: Implementação do novo Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas (SNC-AP), no que se refere à evolução da atual solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (GeRFiP) para o SNC-AP - GeRFiP 4.0. Operacionalização da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP) e coordenação do respetivo grupo de trabalho; Garantia da satisfação dos organismos clientes, cumprindo os níveis de serviço estabelecidos. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 39

40 Serão implementadas as seguintes iniciativas: Objetivo Operacional da UO DSPF.OO01. Operacionalizar a Fatura Eletrónica na Administração Pública DSPF.OO02. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço Atividade/ Iniciativa FE-AP Implementar Faturação Eletrónica na AP SPFIN Gerir Níveis de Serviço do Centro de Serviços Partilhados de Finanças ID Indicador Meta DSPF.IND01 DSPF.IND02 N.º de fornecedores a faturar eletronicamente a entidades da AP em Serviços Partilhados de Finanças FE-AP (acumulado) (IND1. QUAR) % Cumprimento de níveis de serviço (Catálogo Serviços Partilhados de Finanças) (IND11.QUAR) Valor Crítico Responsável [2;8] 10 DSPF [80%; 94%] 95% DSPF DSPF.OO03. Assegurar a satisfação do Cliente SPFIN Avaliar nível de satisfação do cliente com os SPFIN DSPF.IND3 Grau de satisfação do Cliente com os Serviços Partilhados de Finanças (1-4) (IND12.QUAR) [2,5; 3,5] 3,6 DSPF Fig. 14 Atividades e indicadores da DSPF E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente: Programa de Implementação de Melhorias de Funcionalidades no GeRFiP Implementar Business Analytics (otimização de mapas) em cooperação com a DSI, nomeadamente no controlo de projeto (definição de requisitos, testes de aceitação, disseminação e gestão da mudança); Programa de Implementação de Melhorias de Funcionalidades no GeRFiP Implementar GeRFiP 4.0 em cooperação com a DSI, nomeadamente no controlo de projeto (definição de requisitos, testes de aceitação, disseminação e gestão da mudança); Programa de Melhorias Rigore Central Integrar e analisar a informação em SNC-AP no Rigore Central (S3CP - Sistema Central de Contabilidade e Contas Públicas) em cooperação com a DSI e DGO, nomeadamente no controlo de projeto (definição de requisitos e testes de aceitação); Desenvolver o Portal de apoio à Comissão de Normalização Contabilística (CNC) para monitorização dos pilotos do SNC-AP em cooperação com a DSI e CNC, nomeadamente no controlo de projeto (definição de requisitos e testes); Realizar inquérito de satisfação aos Clientes dos Serviços Partilhados de Finanças. Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos (DSPRH) Compete à DSPRH desenvolver, gerir e operar o ciclo de vida dos serviços partilhados no âmbito da gestão de recursos humanos, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e execução de atividades de apoio técnico ou administrativo. Segundo o artigo 16.º do regulamento interno compete à DSPRH: Coordenar o desenvolvimento e implementação dos serviços partilhados de recursos humanos, bem como dos processos e soluções de suporte, designadamente, nas espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 40

41 seguintes áreas: gestão administrativa de pessoal, gestão de estruturas organizativas, vencimentos, assiduidade e trabalho extraordinário, deslocações em serviço, recrutamento e seleção, formação, avaliação de desempenho, gestão previsional de pessoal; orçamentação de custos com pessoal, informação de gestão e mapas legais. Propor o desenvolvimento da oferta de soluções e serviços partilhados de recursos humanos, tendo como objetivo a eficácia e eficiência, através da partilha de recursos; Propor o desenvolvimento da carteira de clientes e expansão de serviços; Assegurar a gestão do relacionamento com clientes, na sua área de atuação, em articulação com a DGCSI; Assegurar os contributos necessários para a contratualização de serviços, definição de níveis de serviço e modelo de pricing, em articulação com a DGCSI; Avaliar permanentemente o desempenho dos serviços partilhados de recursos humanos e a satisfação dos clientes, numa perspetiva de melhoria contínua, promovendo a eficiência dos processos e a excelência dos serviços prestados. A DSPRH possui dois núcleos, cujas funções são as seguintes: Desenvolvimento de Serviços Partilhados de Humanos, abreviadamente designado por DRH, ao qual compete assegurar a conceção e desenvolvimento das soluções e serviços partilhados de recursos humanos, garantindo a sua permanente adequação face à evolução do mercado, aos normativos em vigor e às necessidades dos clientes, bem como a implementação e evolução contínua do modelo de disseminação do serviço, com vista à integração dos clientes no portefólio de soluções e serviços partilhados de recursos humanos. Centro de Serviços Partilhados de Recursos Humanos, abreviadamente designado por CSPRH ao qual compete a gestão e operação dos serviços partilhados de recursos humanos. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 41

42 Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Objetivos Operacionais da UO Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Desenvolvimento organizacional DSPRH.OO01. Fechar implementação SPRH nas Finanças DSPRH.OO02. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço DSPRH.OO03. Assegurar a satisfação do Cliente DSPRH.OO04. Implementar Melhorias de Funcionalidades no GeRHuP DSPRH.OO05. Atualizar sistema GeRHuP Fig. 15 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DSPRH No âmbito da DSPRH, as áreas de foco em 2016 serão: Conclusão do rollout do GeRHuP na área de governação das Finanças, com a expansão para a Autoridade Tributária e Aduaneira; Preparação de um piloto do GeRHuP para os Agrupamentos de Escolas da Educação; Conclusão das fases de back end do GeRHuP: gestão administrativa e vencimentos, gestão de assiduidade e trabalho extraordinário, e gestão de deslocações; Consolidação do desenvolvimento do portal GeRHuP front end que permite a desmaterialização dos processos administrativos, com a implementação de processos de suporte à gestão de recursos humanos, e a disponibilização do portal do trabalhador e do portal do dirigente; Garantia da satisfação dos organismos clientes, cumprindo os níveis de serviço estabelecidos. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 42

43 Serão implementadas as seguintes iniciativas: Objetivo Operacional da UO Atividade/ Iniciativa ID Indicador Meta Valor Crítico Responsável DSPRH.OO01. Fechar implementação SPRH nas Finanças SPRH Processamento de vencimentos DSPRH.IND01 N.º de trabalhadores com vencimentos processados em SPRH/GeRHuP (IND2. QUAR) [11400; 14600] DSPRH DSPRH.OO02. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço SPRH Gestão dos níveis de serviço DSPRH.IND02 % Cumprimento de níveis de serviço (Catálogo Serviços Partilhados de RH) (IND11. QUAR) [80%; 94%] 95% DSPRH DSPRH.OO03. Assegurar a satisfação do Cliente Avaliar nível de satisfação do cliente com os SPRH DSPRH.IND03 Grau de satisfação do Cliente com os Serviços Partilhados de RH (1-4) (IND12. QUAR) [2,5; 3,5] 3,6 DSPRH GeRHuP Back end Fase 1 - Lote 1 Gestão administrativa e vencimentos DSPRH.IND04 Conclusão do desenvolvimento do Lote 1 100% na DSPRH DSPRH.OO04. Implementar Melhorias de Funcionalidades no GeRHuP GeRHuP Back end Fase 1 - Lote 2 Gestão de assiduidade e trabalho extraordinário DSPRH.IND05 Conclusão do desenvolvimento do Lote 2 100% na DSPRH GeRHuP Back end Fase 1 - Lote 3 Gestão de deslocações em serviço DSPRH.IND06 Conclusão do desenvolvimento do Lote 3 100% na DSPRH DSPRH.OO05. Atualizar sistema GeRHuP GeRHuP Atualizar o sistema de acordo com as alterações legislativas em vigor DSPRH.IND07 % de cumprimento de atualização do sistema (média mensal) 90% na DSPRH Fig. 16 Atividades e indicadores da DSPRH E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente: Implementar as releases 1.1 e 1.2 do portal GeRHuP (front end) e a Interface Financeira de Vencimentos (IFV) em cooperação com a DSI, nomeadamente no controlo de projeto (definição de requisitos, testes de aceitação, disseminação e gestão da mudança); Concluir a implementação do piloto GeRHuP na área de governação das Finanças com o rollout da AT - Autoridade Tributária e Aduaneira; Preparar o sistema GeRHuP para os rollouts nos Agrupamentos de Escola da área de governação da Educação (grupo 0 - piloto); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 43

44 Elaborar proposta para modelo de pricing dos serviços partilhados de RH em cooperação com a DGCSI; Realizar inquérito de satisfação aos Clientes dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos. Direção de Compras Públicas (DCP) Compete à DCP desenvolver, gerir e operar o ciclo de vida dos serviços de compras públicas, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e execução de atividades de apoio técnico e ou administrativo. Segundo o artigo 20.º do regulamento interno, compete à DCP: Propor políticas e linhas de orientação para as compras públicas; Elaborar propostas de legislação, de procedimentos e de adoção de sistemas de informação de suporte relacionados com as compras públicas, em articulação com o GAJ; Desenvolver e implementar estratégias de compra e negociação para as aquisições centralizadas, preservando e incrementando os níveis de concorrência nos setores de atividade; Negociar e celebrar acordos quadro ou outros contratos públicos de fornecimento de bens e serviços destinados às entidades públicas adjudicantes; Coordenar e apoiar os serviços e entidades públicas e respetivos fornecedores na adoção das normas e procedimentos definidos para o aprovisionamento público; Acompanhar e apoiar as Unidades Ministeriais de Compras (UMC) nas negociações dos contratos públicos a celebrar ao nível ministerial; Assegurar a gestão do relacionamento com clientes, na sua área de atuação, em articulação com a DGCSI; Assegurar o desenvolvimento de uma plataforma que permita gradualmente suportar o ciclo integral de compras, promovendo a desmaterialização; Assegurar a evolução das aplicações centralizadas que integram o Sistema de Compras Públicas Eletrónicas, em articulação com a DSI; Promover a adoção de procedimentos de natureza normativa relativos à aquisição e utilização de sistemas informáticos de suporte ao aprovisionamento público; Adotar práticas e privilegiar a aquisição de bens e serviços que promovam o equilíbrio adequado entre a eficiência financeira e a proteção do ambiente; Agregar e tratar a informação relativa às compras públicas; Avaliar permanentemente o desempenho do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), designadamente, mediante a promoção da realização de auditorias pelos serviços de inspeção e controlo competentes para o efeito. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 44

45 A DCP é composta pelo Núcleo de Planeamento e Gestão do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), abreviadamente designado por NPG, ao qual compete assegurar o acompanhamento e avaliação do desempenho do SNCP, a elaboração do Plano Nacional de Compras Públicas e controlo do seu grau de execução e cumprimento, o apoio às Unidades Ministeriais de Compras e demais entidades adquirentes por ele abrangidas, a agregação e tratamento da informação relativa às compras públicas e a elaboração dos respetivos relatórios estatísticos. Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Objetivos Operacionais da UO DCP.OO01. Aumentar o n.º de acordos quadro (AQ) DCP.OO02. Aumentar o n.º de procedimentos centralizados DCP.OO03. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço DCP.OO04. Assegurar a satisfação dos organismos clientes DCP.OO05. Implementar Sistema Integrado de Informação e Gestão do SNCP (SIIG) DCP.OO06. Ministrar formação para entidades do SNCP DCP.OO07. Dinamizar o SNCP Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Fig. 17 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DCP Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Desenvolvimento organizacional No âmbito da DCP, as áreas de foco em 2016 serão: Lançamento de procedimentos concursais conducentes à celebração de acordos quadro, não só para renovação, mas também em áreas de despesa não cobertas pelos acordos quadro em vigor, aumentando o número de acordos quadro disponibilizados às entidades que integram o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) e potenciando o conhecimento mais aprofundado das categorias de compra; Consolidação da gestão centralizada de compras de âmbito voluntário, alargando categorias de bens e serviços e criando maior volume de compras com as entidades a agregar; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 45

46 Melhoria do sistema de informação e gestão do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) com a integração dos diversos sistemas existentes; Promoção da realização de Fóruns Operacionais de Compras (FOC) com as Unidades Ministeriais de Compras (UMC) e alargando o seu âmbito às entidades voluntárias, bem como Comissões Técnicas para a criação de novos AQ e a definição de Equipas Multidisciplinares nos júris dos concursos; Promoção da capacitação de elementos das Unidades Ministeriais de Compras (UMC) e de responsáveis de todo o universo de entidades que integram o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) que trabalham na área da contratação pública; Garantia da satisfação dos organismos clientes, definindo novos níveis de serviço e cumprindo os níveis já estabelecidos. Serão implementadas as seguintes iniciativas: Objetivo Operacional da UO DCP.OO01. Aumentar o n.º de acordos quadro (AQ) DCP.OO02. Aumentar o n.º de procedimentos centralizados DCP.OO03. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço DCP.OO04. Assegurar a satisfação dos organismos clientes DCP.OO05. Implementar Sistema Integrado de Informação e Gestão do SNCP (SIIG) DCP.OO06. Ministrar formação para entidades do SNCP DCP.OO07. Dinamizar o SNCP Atividade/ Iniciativa Lançar procedimento concursal conducente a celebração de AQ Recolher necessidades para lançamento de procedimentos centralizados conduzidos pela espap, de forma a potenciar um maior volume ( ) de compras das entidades a agregar Gerir Níveis de Serviço das Compras Públicas Avaliar nível de satisfação sobre a qualidade dos Serviços Prestados pelo SNCP Integrar os diversos sistemas de informação de Compras Públicas existentes na espap, criando um cockpit único, que permita monitorizar o desempenho do SNCP Definir e implementar o plano de formação para as entidades compradores vinculadas e voluntárias do SNCP Organizar Fóruns Operacionais de Compras (FOC) vocacionados para entidades compradoras vinculadas e voluntárias ID Indicador Meta DCP.IND01 DCP.IND02 DCP.IND03 DCP.IND04 DCP.IND05 DCP.IND06 DCP.IND07 N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso no ano) (IND3. QUAR) N.º de Procedimentos de aquisição centralizada (Recolhas de necessidades) (IND4.QUAR) Valor Crítico Responsável [3; 5] 8 DCP [1; 3] 5 DCP % Cumprimento de níveis de serviço estabelecidos [80%; 94%] no catálogo de serviços 95% DCP dos SPCP (IND11.QUAR) Grau de satisfação dos organismos clientes dos Serviços Partilhados de Compras Públicas (1-4) (IND12.QUAR) [2,5; 3,5] 3,6 DCP % de sistemas integrados 28% na DCP N.º de Formações efetuadas N.º de Fóruns Operacionais de Compras (FOC) realizados 6 na DCP 8 na DCP Fig. 18 Atividades e indicadores da DCP espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 46

47 E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente: Promover a entrada em vigor de acordos quadro (AQ) para novas categorias ou renovação; Realizar inquérito sobre a qualidade dos Serviços Prestados ao SNCP. Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL) Compete à DVEL desenvolver, gerir e operar o ciclo de vida dos serviços de logística e de gestão do Parque de Veículos do Estado (PVE), mediante disponibilização de instrumentos de suporte e execução de atividades de apoio técnico e ou administrativo. Segundo o artigo 21.º do regulamento interno, compete em especial à DVEL: Elaborar propostas e projetos de regulamentação, políticas de frota e orientações necessárias à adequada gestão e utilização dos veículos que integram o PVE, em articulação com o GAJ; Promover o cumprimento das normas aplicáveis aos veículos que integram o PVE; Gerir o PVE, assegurando a aquisição, locação e a afetação, manutenção, assistência, reparação, abate e alienação de veículos, bem como dos bens e serviços necessários para o efeito; Manifestar interesse sobre a integração de veículos apreendidos no PVE, procedendo à atribuição e legalização, nos casos em que tal se verifique; Assegurar a satisfação das necessidades das entidades abrangidas pelo regime jurídico do PVE, no que se refere à utilização de veículos, incluindo a gestão das respetivas frotas; Assegurar a gestão do relacionamento com clientes, na sua área de atuação, em articulação com a DGCSI; Assegurar a elaboração e atualização do inventário do PVE; Proceder à recolha e monitorização de dados relativos aos veículos que integram o PVE e à respetiva utilização; Divulgar a informação relativa ao PVE com desagregação de categorias e segmentos de veículos e níveis de emissão de CO2, assegurando a atualização dos critérios financeiros e ambientais a que obedecem as aquisições centralizadas; Avaliar o desempenho do modelo centralizado de gestão do PVE com vista à melhoria contínua e assegurar o apuramento de indicadores que permitam aferir o nível de eficiência na gestão e utilização de veículos. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 47

48 Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Objetivos Operacionais da UO DVEL.OO01. Aumentar o n.º de acordos quadro (AQ) DVEL.OO02. Melhorar as aquisições de veículos para o PVE DVEL.OO03. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço DVEL.OO04. Avaliar e apresentar sugestões de melhoria, quando aplicável, para a satisfação dos organismos DVEL.OO05. Gerir o PVE Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Desenvolvimento organizacional Fig. 19 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DVEL No âmbito da DVEL, as áreas de foco em 2016 serão: Otimização das aquisições de veículos para o PVE, reduzindo o preço médio de contratação e o prazo médio na condução dos procedimentos; Lançamento de procedimento(s) concursal(is) conducente(s) à celebração de acordos quadro relativos à Gestão do PVE potenciando o conhecimento mais aprofundado das categorias de compra; Melhoria do Sistema de Gestão do PVE (SGPVE) com o lançamento de novas funcionalidades e interoperabilidade entre sistemas com informação conexa; Garantia da satisfação dos organismos clientes, avaliando o nível de satisfação e cumprindo os níveis de serviço estabelecidos. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 48

49 Serão implementadas as seguintes iniciativas: Objetivo Operacional da UO DVEL.OO01. Aumentar o n.º de acordos quadro (AQ) DVEL.OO02. Melhorar as aquisições de veículos para o PVE DVEL.OO03. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço DVEL.OO04. Avaliar e apresentar sugestões de melhoria, quando aplicável, para a satisfação dos organismos DVEL.OO05. Gerir o PVE Atividade/ Iniciativa Lançar procedimento concursal conducente a celebração de acordo quadro Reduzir preço médio de contratação Reduzir o prazo médio de condução de procedimentos (Nota: A contagem do tempo pode ser suspensa ou ajustada caso seja intentada alguma ação judicial.) Gerir Níveis de Serviço do SPVL Avaliar nível de satisfação dos organismos vinculados Interoperabilidade com sistemas de informação, públicos e privados, sobre veículos ID Indicador Meta DVEL.IND01 DVEL.IND02 DVEL.IND03 DVEL.IND04 DVEL.IND05 DVEL.IND06 N.º de acordos quadro para renovação (lançamento de concurso no ano) (QUAR IND3.) % média de redução do preço de adjudicação de veículos face ao preço base (IND9. QUAR) Valor Crítico Responsável 1 na DVEL [10%; 22%] 23% DVEL N.º médio de dias para aquisição de veículos (entre data de lançamento e data de adjudicação dos procedimentos ao abrigo de acordo quadro) (IND10.QUAR) <40 na DVEL % Cumprimento de níveis de serviço (Catálogo Serviços Partilhados [80%; 94%] 95% DVEL Veículos Estado) (IND11.QUAR) Grau de satisfação dos organismos vinculados ao PVE (escala 1-4) (IND12.QUAR) N.º de entidades externas com interoperabilidade (IRN, IMT ou Entidade Privada) [2,5; 3,5] 3,6 DVEL 1 na DVEL Fig. 20 Atividades e indicadores da DVEL E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente: Implementar, em colaboração com a DSI, melhorias de funcionalidades no SGPVE que incidirão sobre o pedido de abate, a comunicação de veículos apreendidos e a gestão do pedido de atribuição; Realizar um estudo para a implementação do Sistema de monitorização do Parque de Veículos do Estado (PVE) com a recolha automática de quilómetros no veículo e registo no SGPVE. Direção de Sistemas de Informação (DSI) Segundo o artigo 22.º do regulamento interno compete à Direção de Sistemas de Informação (DSI) a prestação de serviços partilhados de desenvolvimento e manutenção de sistemas de informação para o Ministério das Finanças, bem como os de utilização comum pela Administração Pública (AP) que lhe sejam cometidos. Em especial, compete à DSI: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 49

50 Promover a racionalização, em articulação com outras entidades, designadamente com a Agência para a Modernização Administrativa, I.P. (AMA), da evolução do modelo de governação das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), no âmbito do desenvolvimento de sistemas de informação, e propor políticas e estratégias garantindo o alinhamento com o negócio; Promover e assegurar, em sintonia com os objetivos estabelecidos no plano global estratégico de redução e racionalização de custos das TIC na AP, o desenvolvimento de sistemas de informação que promovam a racionalização e reutilização de recursos tecnológicos, na lógica de serviços partilhados; Assegurar, em articulação com a DITIC e DGCSI, a gestão do portefólio de SI/TI e o desenvolvimento de serviços e produtos, de acordo com as definições estratégicas e as necessidades dos clientes; Assegurar a gestão do relacionamento com clientes, na sua área de atuação, em articulação com a DGCSI; Assegurar a estratégia e implementação dos sistemas de informação do MF e globais, de utilização comum pela AP, que lhe sejam cometidas; Gerir a relação com fornecedores e parceiros no seu âmbito de atuação, assegurando a monitorização dos contratos e a coordenação de serviços; Monitorizar os níveis de serviço e operacionais, bem como de indicadores de desempenho, com vista à eficácia e eficiência, implementando as medidas necessárias para a promoção da melhoria contínua. A DSI é composta por cinco núcleos cujas atribuições se descrevem de seguida: Gestão de Projetos, Produtos e Qualidade de Software, abreviadamente designado por PPQ, ao qual compete a gestão de projetos de sistemas de informação do Ministério das Finanças, bem como de utilização comum pela Administração Pública. Compete, ainda, a este núcleo, a gestão de produtos e a qualidade de software. Análise de Requisitos e Processos, abreviadamente designado por ARP, ao qual compete o levantamento de requisitos, a análise funcional e a definição dos processos e soluções, visando a implementação de sistemas de informação. Compete, ainda, a este núcleo, assegurar a realização de testes às soluções orientadas a processos. Arquitetura e Engenharia de Software, abreviadamente designado por AES, ao qual compete a definição da arquitetura empresarial e dos sistemas de informação e a execução das atividades inerentes à engenharia de software, de acordo com as definições estratégicas e necessidades da organização e clientes. Centro de Competências ERP e BI, abreviadamente designado por CC, ao qual compete a evolução e manutenção do Enterprise Resource Planning (ERP), bem como a gestão de soluções de apoio à decisão; Aplicações de Orçamento e de Tesouraria, abreviadamente designado por AOT, ao qual compete o desenvolvimento e manutenção dos sistemas de informação do orçamento e tesouraria do Estado. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 50

51 Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Desenvolvimento organizacional Objetivos Operacionais da UO DSI.OO01.Desenvolver aplicações para entidades externas DSI.OO02.Desenvolver aplicações para entidades internas Fig. 21 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DSI No âmbito da DSI, as áreas de foco em 2016 serão: Concretização dos projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes externos, tendo em consideração os planos de projeto aprovados, nomeadamente: IGCP Sistema de Produtos de Aforro (SPA) e AforroNet; DGO Sistema de Gestão de Contas do Tesouro (SGT); DGO Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO); INA Bolsa de Emprego Público (BEP); DGTF e DGAEP Sistema de arquivos e gestão documental. Concretização dos projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes internos, tendo em consideração os planos de projeto aprovados: DSPF GeRFiP 3.1 implementar Business Analytics (otimização de mapas), GeRFiP 4.0, Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP), S3CP (Sistema Central de Contabilidade e Contas Públicas), Portal para a Comissão Normalização Contabilística (CNC-AP); DSPRH Releases 1.1 e 1.2 do portal GeRHuP (front end); Interface Financeira de Vencimentos (IFV); DVEL Melhorias no Sistema de Gestão do PVE; GPDO Intranet 2.0 da espap. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 51

52 Aumentar as competências internas da DSI, de modo a poder continuar a garantir e a melhorar a satisfação dos clientes (internos e externos). Serão implementadas as seguintes iniciativas: Objetivo Operacional da UO DSI.OO01.Desenvolver aplicações para entidades externas DSI.OO02.Desenvolver aplicações para entidades internas Atividade/ Iniciativa Entregar projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes externos à espap Entregar projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes internos (dentro da espap) ID Indicador Meta DSI.IND01 DSI.IND02 N.º de projetos em produtivo (considerando os pedidos aprovados, de acordo com o plano de projeto e para o âmbito acordado) (IND13.QUAR) N.º de Projetos internos (IND13.QUAR) Valor Crítico [4;10] 11 [4;14] 15 Responsável DSI e outros DSI e outros Fig. 22 Atividades e indicadores da DSI E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente: Assegurar o suporte e a manutenção dos sistemas em produção; Definir a evolução do GeADAP; Elaborar o Plano Estratégico dos Sistemas de Informação (PESI); Certificar o Centro de Competências em SAP. Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (DITIC) Compete à DITIC a prestação de serviços partilhados de infraestruturas das tecnologias de informação e comunicação para o Ministério das Finanças, bem como os de utilização comum pela Administração Pública que lhe sejam cometidos. Em especial, segundo o artigo 28.º do regulamento interno, compete à DITIC: Promover a racionalização, em articulação com outras entidades, designadamente com a Agência para a Modernização Administrativa, I.P. (AMA), e a evolução do modelo de governação das TIC, no âmbito da gestão de infraestruturas, e propor políticas e estratégias garantindo o alinhamento com o negócio; Promover e assegurar, em sintonia com os objetivos estabelecidos no plano global estratégico de redução e racionalização de custos das TIC na AP, a disponibilização, gestão e operação de sistemas e infraestruturas de TIC que promovam a racionalização, melhoria contínua e reutilização de recursos tecnológicos, na lógica de serviços partilhados; Assegurar, em articulação com a DSI e DGCSI, o desenvolvimento e gestão do portefólio de serviços de SI/TI e o desenvolvimento de serviços e produtos de acordo com as definições estratégicas e necessidades de clientes; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 52

53 Assegurar a gestão do relacionamento com clientes, na sua área de atuação, em articulação com a DGCSI; Monitorizar os níveis de serviço e operacionais, bem como de indicadores de desempenho, com vista à eficácia e eficiência, implementando as medidas necessárias para a promoção da melhoria contínua, no seu âmbito de atuação. A DITIC é composta por cinco núcleos cujas atribuições se descrevem de seguida: Administração de Sistemas, abreviadamente designado por ASI, ao qual compete assegurar as operações e administração de sistemas e bases de dados de suporte à arquitetura tecnológica do Ministério das Finanças, bem como de utilização comum pela Administração Pública. Segurança, Centro de Processamento de Dados e Comunicações, abreviadamente designado por SCC, ao qual compete a implementação das políticas de segurança, a gestão do centro de processamento de dados e a administração de redes e serviços de comunicações de suporte à arquitetura tecnológica do Ministério das Finanças, bem como de utilização comum pela Administração Pública. Novos Produtos e Gestão de Capacidade, abreviadamente designado por PGC, ao qual compete assegurar o desenho e transição de serviços, a gestão de configurações e gestão de ativos, bem como a gestão de capacidade. Service Desk, Suporte e Monitorização, abreviadamente designado por SSM, ao qual compete assegurar a gestão e operação do service desk para os serviços TIC, bem como o suporte aos sistemas locais e a gestão do sistema de monitorização. Gestão de Portefólio, Níveis de Serviço e Sourcing, abreviadamente designado por PNS, ao qual compete assegurar o sistema de gestão de serviços, o modelo de custeio, a gestão de clientes e níveis de serviço TIC e a gestão de fornecedores, bem como a definição e avaliação de políticas de segurança, em suporte à DSI e DITIC. Compete, ainda, a este núcleo, a evolução do modelo de governação das TIC no Ministério das Finanças, assegurando o seu enquadramento nas iniciativas globais da Administração Pública. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 53

54 Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Objetivos Operacionais da UO DITIC.OO01. Disponibilidade dos sistemas em produção DITIC.OO02. Racionalizar infraestruturas TIC DITIC.OO03. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço DITIC.OO04. Qualidade dos serviços prestados DITIC.OO05. Implementar a Gov-Cloud DITIC.OO06. Expandir SPTIC DITIC.OO07. Implementar PCN Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Fig. 23 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DITIC Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Desenvolvimento organizacional No âmbito da DITIC, as áreas de foco em 2016 serão: Reforço e melhoria de infraestruturas, assegurando um melhor desempenho dos sistemas e continuar a estratégia de centralização faseada dos centros de dados das Finanças e da Administração Pública na espap; Aumento do número de organismos cuja função de segurança informática é operacionalizada pela espap; Fomento da prestação de serviços partilhados de centros de dados, de computação em nuvem e de comunicações à Administração Pública, quer diretamente, quer através da consolidação do papel da rsptic; Expansão das redes ministeriais ligadas ao Ponto de Troca de Tráfego Nó central de comunicações da AP; Garantia da satisfação dos organismos clientes, cumprindo os níveis de serviço estabelecidos. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 54

55 Serão implementadas as seguintes iniciativas: Objetivo Operacional da UO DITIC.OO01. Disponibilidade dos sistemas em produção DITIC.OO02. Racionalizar infraestruturas TIC DITIC.OO03. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço DITIC.OO04. Qualidade dos serviços prestados DITIC.OO05. Implementar a Gov-Cloud DITIC.OO06. Expandir SPTIC DITIC.OO07. Implementar PCN Fig. 24 Atividades e indicadores da DITIC Atividade/ Iniciativa Gerir disponibilidade dos principais sistemas em produção Implementar Centro Operacional de Segurança da Informação (COSI) para as Finanças Alargar a vista de gestão sobre a monitorização de serviços TIC Implementar PTT no âmbito da rsptic Disponibilizar apoio a processos de desenho e operacionalização de migração e consolidação de infraestruturas tecnológicas Gerir Níveis de Serviço das Infraestruturas TIC Implementar normas ISO relevantes para a prestação de serviços TIC na espap Apresentar candidatura para a implementação da Gov-Cloud no âmbito do Portugal 2020 Alargar número de clientes para os serviços dos SPTIC Apresentar a candidatura para a implementação do PCN (Plano de Continuidade de Negócio) no âmbito do Portugal 2020 ID Indicador Meta DITIC.IND01 DITIC.IND02 DITIC.IND03 DITIC.IND04 DITIC.IND05 DITIC.IND06 DITIC.IND07 DITIC.IND08 DITIC.IND09 DITIC.IND10 Disponibilidade dos principais sistemas em produção (média anual) (IND5. QUAR) N.º de organismos das Finanças (para além da espap e excluindo a AT) cuja função de segurança informática é operacionalizada pela espap (IND6. QUAR) N.º de novos sistemas com dashboards de gestão disponibilizados aos clientes % de redes ministeriais ligadas ao PTT (Ponto de Troca de Tráfego) Nó central de comunicações da AP (IND7. QUAR) N.º centros de dados consolidados na espap (no ano) (IND8. QUAR) % Cumprimento de níveis de serviço para os tempos de resolução de incidentes, de acordo com a prioridade, nos serviços de produção sob certificação (IND11. QUAR) Pedido de auditoria externa de certificação para o SGI ISO e ISO efetuado até 31/12/2016 N.º de candidaturas apresentadas para a Gov- Cloud N.º médio de novos clientes para os serviços Exploração de plataformas aplicacionais (Hosting) e disponibilização de máquinas virtuais ou IaaS N.º de candidaturas apresentadas para o PCN Valor Crítico Responsável [99,75%; 99,85%] 99,90% DITIC [1; 3] 4 DITIC 4 na DITIC [45%; 75%] 80% DITIC [1; 3] 4 DITIC [80%; 94%] 95% DITIC 1 na DITIC 1 na DITIC 3 na DITIC 1 na DITIC espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 55

56 E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente: Iniciar a implementação do Plano de Continuidade de Negócio (PCN) para serviços TIC certificados no âmbito do processo ISO 20000; Concluir a implementação do Sistema de Gestão Integrado, através da adoção plena das normas ISO (gestão de serviços TI) e ISO (gestão da segurança da informação); Desenhar a arquitetura de referência para a Cloud da Administração Pública e iniciar o processo conducente à sua implementação no seio da rsptic. Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação (DGCSI) Compete à DGCSI assegurar a gestão do relacionamento com clientes e a gestão de serviços da entidade, em articulação com as unidades de negócio, o desenvolvimento e implementação de programas de inovação, qualidade e melhoria contínua, bem como a coordenação e suporte metodológico à gestão de projetos. Segundo o artigo 10.º do regulamento interno compete à DGCSI: Apoiar o CD no desenvolvimento e implementação de políticas e estratégias de gestão de clientes e serviços; Coordenar transversalmente o desenvolvimento do modelo de relacionamento com clientes e a gestão de clientes, em articulação com as unidades de negócio; Promover transversalmente a divulgação do portefólio de serviços e suportar as unidades de negócio no desenvolvimento da carteira de clientes e expansão de serviços; Assegurar a gestão de contratos com clientes, em articulação com as unidades de negócio; Desenvolver o plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas e monitorizar a sua execução; Promover, planear e coordenar a realização de auditorias internas e a implementação de ações corretivas e melhorias identificadas, em articulação com as demais unidades orgânicas; Acompanhar auditorias externas e coordenar a elaboração de contraditórios, em articulação com as demais unidades orgânicas; Desenvolver e monitorizar o sistema de controlo interno; Desenvolver os processos e procedimentos internos, articulando a implementação com as restantes unidades orgânicas, promovendo a eficiência e melhoria contínua; Desenvolver o sistema de qualidade e coordenar a sua implementação, em articulação com as restantes unidades orgânicas; Promover e coordenar a certificação e acreditação dos serviços; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 56

57 Promover a partilha de conhecimento e a implementação de boas práticas na organização, tendo como objetivo a inovação e eficiência nos processos e serviços; Coordenar e suportar metodologicamente a gestão de programas e projetos, em articulação com as restantes unidades orgânicas, assegurando a monitorização de progresso e execução, bem como a consolidação e reporte de informação; Disponibilizar os meios e promover a partilha de conhecimento no que se refere à disciplina de gestão de projetos. A DGCSI engloba um núcleo, o Núcleo de Gestão de Clientes e Serviços (GCS) ao qual compete a gestão do relacionamento com os clientes e respetivas atividades de suporte. Compete, ainda, a este núcleo, assegurar a gestão do portefólio integrado de serviços da organização, assegurando a sua evolução e adequação às necessidades dos clientes. Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Objetivos Operacionais da UO Desenvolvimento organizacional DGCSI.OO01. Gerir serviço do Centro de Contacto DGCSI.OO02. Ampliar valor entregue pela Gestão de Clientes DGCSI.OO03. Fortalecer Controlo Interno Fig. 25 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DGCSI No âmbito da DGCSI, as áreas de foco em 2016 serão: Promover a excelência de serviço no Centro de Contacto; Rever ou definir, no caso de novos serviços, o modelo de relacionamento com os clientes da espap; Promover o desenvolvimento da nova área de Serviços Partilhados de PMO. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 57

58 Serão implementadas as seguintes iniciativas: Objetivo Operacional da UO Atividade/ Iniciativa ID Indicador Meta Valor Respon- Crítico sável DGCSI.OO01. Gerir serviço do Centro de Contacto Avaliar o nível de satisfação aos serviços do Centro de Contacto DGCSI.IND01 Nível de satisfação dos clientes do Centro de Contacto 3 na DGCSI DGCSI.OO02. Ampliar valor entregue pela Gestão de Clientes DGCSI.OO03. Fortalecer Controlo Interno Definir (ou rever) o modelo de relacionamento com os clientes em função da necessidade e evolução dos diferentes negócios da espap Gestão do PGRCIC (Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas), desenvolvimento do SCI (Sistema de Controlo Interno) e realização de ações de compliance DGCSI.IND02 DGCSI.IND03 N.º de modelos de relacionamento com os clientes definidos ou revistos (total ou parcialmente) Grau de Execução do Plano de Compliance aprovado pelo CD [1; 2] 3 DGCSI 90% na DGCSI Fig. 26 Atividades e Indicadores da DGCSI E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente: Desenvolver a Solução de Gestão Estratégica de Recursos e de Projetos (GERProj); Desenvolver o Serviço Partilhado SPPMO, dinamizando os primeiros pilotos. Realizar o acompanhamento de programas e projetos, trabalhando na evolução e divulgação das metodologias de gestão de projetos e no coaching dos gestores; Proceder à contratualização dos serviços da espap, garantindo a standarização dos instrumentos usados para o efeito. Assegurar a prestação dos serviços de atendimento institucional, e de suporte de primeira linha aos clientes da maioria dos serviços prestados pela espap, assim como proceder à avaliação da satisfação regular dos clientes do Centro de Contacto. Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional (GPDO) Compete ao GPDO apoiar o CD no planeamento estratégico e gestão do desenvolvimento e desempenho organizacional, bem como na gestão da marca e comunicação. Segundo o artigo 5.º do regulamento interno, compete ao GPDO em especial: Apoiar o CD no planeamento estratégico, assegurando as necessárias atividades de suporte; Contribuir para a elaboração de documentos previsionais e de gestão, designadamente, o plano e relatório de atividades, em articulação com a DAG; Coordenar o sistema de indicadores de desempenho organizacional e avaliar a sua execução, assegurando a articulação com os objetivos estratégicos; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 58

59 Coordenar e monitorizar programas estratégicos e ou transversais, nos termos que lhe sejam propostos; Avaliar a adequação e evolução da orgânica interna; Promover a divulgação da missão, visão, valores e objetivos da organização, bem como das competências das unidades orgânicas; Apoiar o CD na definição e implementação da estratégia de gestão da marca e comunicação; Desenvolver e implementar o normativo da marca e comunicação, promovendo e apoiando a sua aplicação em articulação com as unidades orgânicas; Elaborar e implementar o plano de comunicação, avaliando a execução e a eficácia das ações; Assegurar o desenvolvimento e gestão dos canais e conteúdos de comunicação corporativa, designadamente, o sítio de internet e a intranet; Promover a divulgação interna de informação com relevância para a organização. Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Objetivos Operacionais da UO Desenvolvimento organizacional GPDO.OO01. Planear e Monitorizar GPDO.OO02. Promover a Comunicação Externa GPDO.OO03. Promover a Comunicação Interna GPDO.OO04. Assegurar Desenvolvimento Organizacional Fig. 27 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais do GPDO No âmbito do GPDO, as áreas de foco em 2016 serão: Desenvolvimento e consolidação do planeamento e monitorização do desempenho organizacional; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 59

60 Definição e implementação dos Planos de Comunicação, interna e externa, garantindo a eficácia das ações e meios de comunicação utilizados. Evolução da intranet corporativa, implementando a nova versão, como instrumento promotor da comunicação organizacional, partilha de conhecimento e suporte aos processos internos; Desenvolvimento e evolução dos instrumentos de aferição da motivação e satisfação de colaboradores, bem como de feedback a dirigentes. Serão implementadas as seguintes iniciativas: Objetivo Operacional da UO GPDO.OO01. Planear e Monitorizar Atividade/ Iniciativa Preparar e monitorizar documentos previsionais e de gestão da espap (QUAR, Plano de Atividades, Relatório de Atividades, PESPAP - Plano Estratégico de Serviços Partilhados da AP) ID Indicador Meta GPDO.IND01 Valor Crítico Responsável Monitorizações realizadas face ao Plano de Monitorização [85%;95%] da Estratégia 100% GPDO (PESPAP, RA, QUAR e PA) da espap GPDO.OO02. Promover a Comunicação Externa Elaborar e Implementar o Plano de Comunicação Externa GPDO.IND02 Grau de satisfação com ações de comunicação externa (1-4) [3,0;3,3] 3,6 GPDO GPDO.OO03. Promover a Comunicação Interna Elaborar e Implementar o Plano de Comunicação Interna GPDO.IND03 Grau de satisfação com ações de comunicação interna (1-4) [2,8;3,0] 3,6 GPDO GPDO.OO04. Assegurar Desenvolvimento Organizacional in_espap Avaliar a satisfação de colaboradores GPDO.IND04 Grau de satisfação global de colaboradores (1-5) [3,3;3,6] 4,5 GPDO Fig. 28 Atividades e indicadores do GPDO E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente: Preparar e acompanhar reuniões do Comité de Planeamento e Operações (CPO) e reuniões de dirigentes (espap 2016); Implementar a componente estratégica do projeto de evolução da solução de Gestão Estratégica de Recursos e Projetos (GERProj) para monitorizar os instrumentos de gestão da espap (QUAR e Plano de Atividades), como piloto; Acompanhar reuniões de trabalho do Conselho Diretivo com as entidades das redes operativas central (com as Secretarias-Gerais das diversas áreas de governação) e territorial (com as CCDR Comissões de Coordenação e Desenvolvimento Regional, CIM Comunidades Intermunicipais, AM Áreas Metropolitanas, Universidades e Politécnicos); Preparar e acompanhar reuniões mensais do forhum espap (fórum de recursos humanos da espap), apoiando na resolução das ações em que o GPDO é interveniente; Realizar as ações previstas nos Planos de Comunicação Externa e Interna, no âmbito do espap Lab, nomeadamente: workshops temáticos, ações de demonstração ou de espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 60

61 benchmarking e a conferência anual de Serviços Partilhados e Compras Públicas; garantido a satisfação dos stakeholders; Implementar o projeto intranet 2.0 da espap, aliando a evolução tecnológica de Sharepoint 2007 para 2013, à melhoria da usabilidade e das ferramentas colaborativas essenciais à comunicação organizacional; Obter feedback a dirigentes, numa perspetiva de 180º, a que corresponde pares (restantes dirigentes), equipas e autoavaliação, garantindo o tratamento de dados agregados e o fornecimento do feedback individual essencial ao desenvolvimento dos dirigentes; Dinamizar a realização de ações de responsabilidade social. Direção de Administração Geral (DAG) Compete à DAG assegurar o apoio administrativo ao CD, bem como assegurar as atividades transversais de apoio administrativo geral, a gestão financeira e patrimonial, de recursos humanos, de recursos logísticos e de aprovisionamento, inerentes ao funcionamento da espap. Em especial, segundo o artigo 7.º do regulamento interno compete à DAG: Apoiar o CD no desenvolvimento e implementação de políticas e estratégias de gestão orçamental, financeira, contabilística, patrimonial e de gestão de recursos humanos; Coordenar o desenvolvimento de estudos e projetos económico-financeiros de suporte à atividade da entidade; Promover estudos e iniciativas de desenvolvimento pessoal e profissional dos trabalhadores, com vista ao alinhamento de capacidades às necessidades da entidade, numa perspetiva de aumento da eficiência e racionalidade da gestão de recursos humanos; Coordenar o sistema de controlo de gestão e a produção de indicadores de suporte à tomada de decisão, designadamente, na gestão orçamental, financeira, contabilística, patrimonial e de gestão de recursos humanos; Assegurar o apoio administrativo geral, em especial o apoio administrativo ao Conselho Diretivo. A DAG é composta por dois núcleos cujas atribuições se descrevem de seguida: Finanças e Controlo de Gestão, abreviadamente designado por FCG, que visa responder ao incremento das exigências da gestão financeira e controlo de gestão, de reportes de informação externa e interna e de modelos de custeio e pricing de serviços partilhados. Gestão de Recursos Humanos, abreviadamente designado por GRH, ao qual compete executar as políticas de recursos humanos da organização e assegurar as atividades de suporte à gestão do ciclo de vida dos colaboradores, promovendo a sua valorização e desenvolvimento. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 61

62 Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Objetivos Operacionais da UO Desenvolvimento organizacional DAG.OO01. Programa de requalificação do edifício DAG.OO02. Modelo de custeio DAG.OO03. Desenvolvimento profissional Fig. 29 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DAG No âmbito da DAG, as áreas de foco em 2016 serão: Continuação do programa de requalificação do edifício; Promoção do desenvolvimento de capacidades nas equipas, definindo e implementando o plano de formação anual; Monitorização e otimização do modelo de custeio em toda a organização. Serão implementadas as seguintes iniciativas: Objetivo Operacional da UO Atividade/ Iniciativa ID Indicador Meta Valor Crítico Responsável DAG.OO01. Programa de requalificação do edifício Renovar do edifício: Pintura exterior do edifício DAG.IND01 Empreitada finalizada 100% na DAG DAG.OO02. Modelo de custeio Monitorizar e otimização do Modelo de Custeio DAG.IND02 Relatório do modelo de custeio referente a dados de % na DAG DAG.OO03. Desenvolvimento profissional Executar do plano de formação de colaboradores DAG.IND03 % de implementação do plano de formação de colaboradores 90% na DAG Fig. 30 Atividades e Indicadores da DAG E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 62

63 Disponibilizar informação de gestão às unidades orgânicas internas quer na área financeira quer nos recursos humanos; Automatizar processo de emissão e cobrança de receita; Definir e/ou desenhar os principais processos na área de formação; Reformular os formulários de Recursos Humanos; Implementar as recomendações identificadas nos relatórios dos serviços de Higiene, Saúde e Segurança no Trabalho. Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ) Compete ao GAJ prestar apoio jurídico ao Conselho Diretivo e às unidades orgânicas da espap. Segundo o artigo 6.º do regulamento interno, compete ao GAJ em especial: Elaborar estudos jurídicos, informações e emitir pareceres que lhe sejam solicitados; Apoiar as unidades orgânicas na aplicação de normas legais, regulamentares, processuais e procedimentais; Definir procedimentos a adotar na condução de matérias com relevância jurídica; Assegurar a preparação e formalização de atos notariais, contratos, protocolos e outros instrumentos jurídicos; Colaborar na elaboração de diplomas legais ou outros afins; Instruir e acompanhar os procedimentos de contratação pública; Elaborar os regulamentos internos; Divulgar internamente normas legais, regulamentares, pareceres e/ou orientações com relevância para a atividade da espap; Assegurar o patrocínio judiciário da espap, dos titulares dos seus órgãos e Trabalhadores, por atos legitimamente praticados no exercício de funções, no interesse daquela; Intervir, quando solicitado, em processos disciplinares, sindicâncias, inquéritos ou averiguações; Assegurar o acompanhamento da evolução do direito comunitário e dos assuntos regulamentares em domínios no âmbito das atribuições da espap, garantindo a sua aplicação. Em suma, as principais atribuições do GAJ são prestar apoio jurídico ao CD e às unidades orgânicas da espap e melhorar as competências internas relativamente à área jurídica. A tabela abaixo identifica a relação entre o objetivo operacional do GAJ e o objetivo operacional da espap com impacto no QUAR. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 63

64 Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Objetivos Operacionais da UO Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Desenvolvimento organizacional GAJ.OO01. Prestar apoio jurídico à espap Fig. 31 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais do GAJ A tabela abaixo reflete a atividade do GAJ cuja meta tem impacto direto no indicador 10 do QUAR da espap. Objetivo Operacional da UO GAJ.OO01. Prestar apoio jurídico à espap Atividade/ Iniciativa Apoiar juridicamente a Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL) na resposta a pronúncias em audiência prévia, impugnações ou outras reclamações sobre os procedimentos ao abrigo dos acordos quadros de contratação de veículos ou AOV. (Nota: A contagem do tempo pode ser suspensa ou ajustada caso seja intentada alguma ação judicial.) ID Indicador Meta GAJ.IND01 N.º médio de dias de resposta desde a data do pedido de apoio jurídico até à data de envio da resposta ao interessado, concorrente, adjudicatário ou Tribunal. Valor Crítico Responsável < 13 na GAJ Fig. 32 Atividades e Indicadores do GAJ com impacto direto nos indicadores de QUAR Adicionalmente o GAJ pretende realizar outras iniciativas, nomeadamente: Elaborar e rever minutas de procedimentos de contratação pública; Realizar formação interna em contratação pública para as unidades orgânicas da espap; Implementar e dinamizar base de dados de jurisprudência, com especial enfoque nas decisões relativas a assuntos de interesse das áreas de negócio da espap; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 64

65 Compilar processos de autorização ou notificação para tratamento de dados pessoais, atualização dos processos e levantamento de novas necessidades de pedidos de autorização ou notificação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD); Levantamento de sistemas proprietários da espap e registo de propriedade intelectual/industrial dos mesmos. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 65

66 04 recursos financeiros e pessoas espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 66

67 04 recursos financeiros e pessoas 4.1 recursos financeiros O orçamento da espap, para 2016, é de , antes de cativos. Este montante, relativamente a 2015, representa um acréscimo de 11,03% face à dotação inicial, justificado pela otimização de receita própria Variação Fonte Financiamento Dotação inicial Dotação inicial Valor % Orçamento de Estado ,54% Receitas Próprias ,35% Fundos Europeus ,83% Total ,03% Fig. 33 Orçamento 2016 variação face a 2015 No que respeita ao orçamento de funcionamento, está prevista uma dotação de A espap, desde a sua constituição, tem como objetivo otimizar os custos operacionais libertando verbas para as suas atividades de negócio. No que respeita ao orçamento de investimento (PIDDAC), está prevista uma dotação de Em 2016, está contemplado um investimento significativo no GeRHuP, prevendo-se a conclusão da implementação do piloto nas Finanças, bem como a criação das condições necessárias para a expansão para os outros organismos públicos. Também o Centro de Serviços Partilhados de Recursos Humanos será desenvolvido e capacitado durante este ano, para acomodar a expansão prevista dos serviços. Paralelamente pretende-se o desenvolvimento e melhoria do GeRFiP, implementado desde o final de 2013 em todos os serviços integrados da Administração Central do Estado, com a implementação da fatura eletrónica e a adaptação ao SNC-AP. No âmbito do Sistema Nacional de Compras Públicas, estão contemplados investimentos de melhoria dos sistemas de informação, com vista à melhoria de procedimentos e de melhoria da qualidade da informação. Prevê-se, ainda, o investimento necessário para cumprir os objetivos definidos para a espap, no âmbito do Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de custos nas TIC (PGERRTIC) na Administração Pública, designadamente, na capacitação da Rede operacional de Serviços Partilhados de TIC (rsptic), em conjunto com vários atores da Administração Pública. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 67

68 Por fim, o orçamento contempla a verba necessária para continuar o programa de renovação do edifício da espap, em Alfragide, que passou a acomodar mais do que o dobro das equipas (internas e prestadores de serviços externos), por força da concentração de toda a operação da espap em junho de Torna-se assim necessário garantir as condições mínimas de funcionamento. No plano patrimonial, a espap utiliza o edifício de Alfragide propriedade do Estado (pagando por isso o contemplado no princípio da onerosidade que em 2016 ascende a 4 /m 2 por mês), sendo o armazém do Parque de Veículos do Estado, no Quimiparque, ocupado em regime de arrendamento. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 68

69 4.2 pessoas Os recursos humanos da espap pertencem a dois regimes distintos de vínculos laborais: Contrato de Trabalho em Funções Públicas (CTFP) e Contrato Individual de Trabalho (CIT). Para a concretização do plano de atividades de 2016, a espap prevê um mapa de pessoal com 325 postos de trabalho, igual ao de Cargo/carreira/categoria Nº postos de trabalho Dirigentes Direção superior 4 Dirigentes Direção intermédia e Chefes de equipa 29 Técnico Superior e Especialista de Informática 198 Coordenador Técnico 2 Técnico de Informática 27 Assistente Técnico 62 Assistente Operacional 3 Total 325 Fig. 34 Mapa de pessoal Nota: De modo a permitir o reporte e análise de informação, e apenas para este efeito, equipararamse, por correspondência, as carreiras das extintas ANCP, GeRAP, bem como do pessoal contratado pela espap, a carreiras da Administração Pública. Apesar da elevada percentagem de pessoas com grau académico superior, a espap considera determinante o investimento no desenvolvimento e formação contínuos das equipas para assegurar a missão da organização e promover a excelência na prestação de serviços à Administração Pública. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 69

70 05 siglas e abreviaturas espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 70

71 05 siglas e abreviaturas AdC ADSE AES AFN AM Autoridade da Concorrência Direção-Geral de Proteção Social aos Trabalhadores em Funções Públicas Arquitetura e Engenharia de Software AforroNet Área Metropolitana AMA Agência para a Modernização Administrativa, I. P. ANCP Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E. AOT AOV AP APA AQ ARP ASI AT BBP BCE BEP BI CC CCDR CD CE CGA CIC CIM CIT CNC CNCP COSI CPD Aplicações de Orçamento e de Tesouraria Aluguer Operacional de Veículos Administração Pública Agência Portuguesa do Ambiente Acordo quadro Análise de Requisitos e Processos Administração de Sistemas Autoridade Tributária e Aduaneira Business BluePrint Banco Central Europeu Bolsa de Emprego Público Business Intelligence Centro de Contacto Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional Conselho Diretivo Comissão Europeia Caixa Geral de Aposentações Comissão Interministerial de Compras Comunidade Intermunicipal Contrato Individual de Trabalho Comissão de Normalização Contabilística Catálogo Nacional de Compras Públicas Centro Operacional de Segurança da Informação Centro de Processamento de Dados espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 71

72 CPO CSPF CSPRH CTFP DAG DCP DITIC DGAEP DGCSI DGO DGSS DGTF DNF DRH DSI DSPF DSPRH DVEL ERP espap ESF FCG FE-AP FMI FOC GAJ GCS GeADAP Comité de Planeamento e Operações Centro de Serviços Partilhados de Finanças Centro de Serviços Partilhados de Recursos Humanos Contrato de Trabalho em Funções Públicas Direção de Administração Geral Direção de Compras Públicas Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação Direção-Geral da Administração e do Emprego Público Direção de Gestão de Clientes, Serviços e Inovação Direção-Geral do Orçamento Direção-Geral da Segurança Social Direção-Geral do Tesouro e Finanças Desenvolvimento de Negócio de Finanças Desenvolvimento de Serviços Partilhados de Humanos Direção de Sistemas de Informação Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos Direção de Veículos do Estado e Logística Enterprise Resource Planning Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública Expansão de Serviços Partilhados de Finanças Finanças e Controlo de Gestão Fatura Eletrónica na Administração Pública Fundo Monetário Internacional Fórum Operacional de Compras Gabinete de Apoio Jurídico Gestão de Clientes e Serviços Gestão integrada da Avaliação de Desempenho da Administração Pública GeRAP Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E. GeRFiP GeRHuP GERProj GPDO GRH IaaS Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado Gestão Estratégica de Recursos e de Projetos Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional Gestão de Recursos Humanos Infrastructure as a service espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 72

73 IFV Interface Financeira de Vencimentos IGCP Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública, E. P E. IGeFE II IMPIC INA IRN ISO MF NPG OCDE PA PAEF PCN PCP PEPAC PESI PESPAP PGC PGERRTIC PGRCIC PIDACC PMO PNS POC-P PPQ PREMAC PTT PVE QUAR RA RCS RGE RH rspbt Instituto de Gestão Financeira da Educação Instituto de Informática Instituto dos Mercados Públicos de Imobiliário e da Construção Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas Instituto Nacional de Registos International Organization for Standardization Ministério das Finanças Núcleo de Planeamento e Gestão do Sistema Nacional de Compras Públicas Organisation for Economic Co-operation and Development Plano de Atividades Programa de Assistência Económica e Financeira Plano de Continuidade do Negócio Pre-Comercial Procurement Programa de Estágios Profissionais da Administração Central Plano Estratégico dos Sistemas de Informação Plano Estratégico de Serviços Partilhados da Administração Pública Novos Produtos e Gestão de Capacidade Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de custos com as TIC Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas Programa de Investimentos e Despesas de Desenvolvimento da Administração Central Project Management Office Gestão de Portefólio, Níveis de Serviço e Sourcing Plano Oficial de Contabilidade Pública Gestão de Projetos, Produtos e Qualidade de Software Plano de Redução e Melhoria da Administração Central Ponto de Troca de Tráfego Parque de Veículos do Estado Quadro de Avaliação e Responsabilização Relatório de Atividades Reunião de Coordenação Setorial Reunião Geral espap Recursos Humanos Rede de Serviços Partilhados de Base Territorial espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 73

74 rspic rsptic S3CP SaaS SCC SCI SGF SGPVE SGT SI SIADAP sigame SIIG SIGO SNC-AP SNCP SOE SP SPA SPCP SPFIN Rede de Serviços Partilhados de Inovação e Conhecimento Rede operacional de Serviços Partilhados de Tecnologias de Informação e Comunicação da Administração Pública Sistema Central de Contabilidade e Contas Públicas Software as a Service Segurança, Centro de Processamento de Dados e Comunicações Sistema de Controlo Interno Secretaria-Geral das Finanças Sistema de Gestão do PVE Sistema de Gestão de Contas do Tesouro Sistemas de Informação Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública Sistema Integrado de Gestão e Apoio à Mobilidade Especial Sistema de Informação Integrado de Gestão Sistema de Informação de Gestão Orçamental Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas Sistema Nacional de Compras Públicas Sistema de Orçamento de Estado Serviços Partilhados Sistema de Produtos de Aforro Serviços Partilhados de Compras Públicas Serviços Partilhados de Finanças SPMS Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, E. P. E. SPPMO SPRH SP TIC SPVL SRVI SSM TdC TIC UMC Serviços Partilhados de PMO Serviços Partilhados de Recursos Humanos Serviços Partilhados de TIC Serviços Partilhados de Veículos e Logística Sistema de Recolha e Validação de Informação Service Desk, Suporte e Monitorização Tribunal de Contas Tecnologias de Informação e Comunicação Unidades Ministeriais de Compras espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 74

75 Juntos, partilhamos eficiência Plano de atividades 2016 Março 2016 versão inicial 1.0 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Av. Leite de Vasconcelos, 2 Alfragide AMADORA PORTUGAL Tel.: (+351) Fax: (+351) cc@espap.pt