01 introdução nota introdutória a espap... 8

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2 Índice 01 introdução nota introdutória 5 02 a espap enquadramento e atribuições missão, visão e valores estrutura organizativa principais clientes, serviços e parceiros planeamento de atividades processo de planeamento estratégico objetivos estratégicos QUAR objetivos operacionais objetivos e planeamento de atividades por unidade orgânica 32 Direção de Serviços Partilhados de Finanças (DSPF) Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos (DSPRH) Direção de Compras Públicas (DCP) Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL) Direção de Sistemas de Informação (DSI) Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (DITIC) Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação (DGCSI) Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional (GPDO) Direção de Administração Geral (DAG) Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ) medidas de modernização administrativa publicidade institucional recursos financeiros e pessoas recursos financeiros pessoas siglas e abreviaturas espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 2

3 Índice de Figuras Fig. 1 Criação da espap Fusão GeRAP, ANCP e II... 9 Fig. 2 Valores espap Fig. 3 Organograma espap Fig. 4 Clientes e serviços espap Fig. 5 Funcionamento da rsptic Fig. 6 Tipificação de serviços espap Fig. 7 Redes colaborativas Fig. 8 Planeamento estratégico agenda de gestão Fig. 9 Mapa de objetivos estratégicos QUAR Fig. 10 Objetivos Operacionais e Indicadores do QUAR Fig. 11 Indicadores QUAR Fig. 12 Objetivos operacionais e relação com objetivos estratégicos QUAR Fig. 13 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DSPF Fig. 14 Atividades e indicadores da DSPF Fig. 15 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DSPRH Fig. 16 Atividades e indicadores da DSPRH Fig. 17 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DCP Fig. 18 Atividades e indicadores da DCP Fig. 19 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DVEL Fig. 20 Atividades e indicadores da DVEL Fig. 21 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DSI Fig. 22 Atividades e indicadores da DSI Fig. 23 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DITIC Fig. 24 Atividades e indicadores da DITIC Fig. 25 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DGCSI Fig. 26 Atividades e Indicadores da DGCSI Fig. 27 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais do GPDO Fig. 28 Atividades e indicadores do GPDO Fig. 29 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DAG Fig. 30 Atividades e Indicadores da DAG Fig. 31 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais do GAJ Fig. 32 Atividades e Indicadores do GAJ com impacto direto nos indicadores de QUAR Fig. 33 Orçamento 2017 variação face a Fig. 34 Mapa de pessoal espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 3

4 01 introdução espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 4

5 01 introdução 1.1 nota introdutória O ano de 2016 foi o quarto ano integral de atividade da espap, marcado por um contexto desafiante de fortes restrições orçamentais, no qual se deu continuidade à prestação e expansão dos Serviços Partilhados e Compras Públicas, à consolidação de Rede Operacional de TIC (rsptic) e à dinamização das redes de partilha de informação e conhecimento. Em 2017, a espap manterá a sua atividade de mobilização da agenda de Serviços Partilhados e Compras Públicas, assegurando a operação ao nível das diferentes áreas de intervenção e dando sequência aos diferentes projetos em curso, em articulação com as prioridades estratégicas definidas pelo Governo. Os objetivos estratégicos foram definidos considerando que se pretende continuar a expandir os serviços prestados e a alargar a base de clientes, através da disseminação progressiva aos organismos da Administração Pública. Neste sentido, o foco estará na manutenção da operação e desenvolvimento da eficácia dos serviços prestados. Estes objetivos, atendendo à natureza da atividade da espap, contribuem para a redução da despesa pública, pelo alargamento da utilização e partilha de recursos comuns a um número progressivamente crescente de serviços e organismos da Administração Pública. A excelência operacional e qualidade do serviço são fatores essenciais à prossecução do aumento de eficácia dos serviços prestados, suportado pelo aumento da eficiência dos processos. Será também essencial manter a aposta no desenvolvimento da organização, quer na consolidação da cultura, quer na otimização dos processos, e na criação dos instrumentos de suporte ao desempenho organizacional. O desenvolvimento de capacidades e competências críticas torna-se assim decisivo para que os restantes objetivos possam ser cumpridos. Desde as competências organizacionais, às processuais, tecnológicas e de desenvolvimento dos colaboradores, todas elas decisivas para a consolidação da organização e desenvolvimento do novo modelo de prestação de serviços. Nestes termos, as diferentes áreas de intervenção dos Serviços Partilhados e Compras Públicas, bem como as atividades de suporte ao funcionamento da entidade, manterão a sua agenda operacional de acordo com os objetivos fixados para o novo ano e continuarão a implementar os projetos em curso, articulados com as prioridades estratégicas definidas a nível central pelo Governo. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 5

6 A promoção de iniciativas de partilha de conhecimento continuará a ser uma aposta em 2017, pretendendo-se construir um caminho de inovação aberta, dinamizando redes de parcerias estratégicas com as diferentes áreas governativas (como a rsptic e a rede das UMC), com as Secretarias-Gerais (rede central) e com as Comissões de Coordenação e Desenvolvimento Regional (CCDR) (rede territorial), junto dos atores do território: Comunidades Intermunicipais (CIM), Áreas Metropolitanas (AM), Universidades e Institutos Politécnicos. O reforço das redes colaborativas contribuirá para o desenvolvimento de novas soluções e disseminação das melhores práticas, na área dos serviços partilhados, promovidas por entidades de referência como a OCDE e a NESTA (Agência de Inovação do Reino Unido). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 6

7 02 a espap espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 7

8 02 a espap 2.1 enquadramento e atribuições enquadramento No âmbito do Plano de Redução e Melhoria da Administração Central (PREMAC), foram implementadas diversas medidas com vista à racional e eficiente utilização de recursos públicos, bem como à redução da despesa pública, nas quais se inseriu a criação da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (espap). A espap, cuja criação foi concretizada através do Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho e pela Portaria n.º 275/2012, de 10 de setembro que aprova os seus estatutos, assumiu a missão e atribuições dos anteriores Instituto de Informática (II), Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E. (GeRAP) e Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E. (ANCP), extintos por fusão. A criação da espap, integrada na administração indireta do Estado, mantém o propósito de extensão do modelo de serviços partilhados a toda a Administração Pública, procurando assim uma alocação mais eficiente dos recursos existentes, bem como melhorias no plano da eficácia. A prestação de serviços partilhados tem como objetivos a redução de custos de funcionamento e a criação de oportunidades de melhoria, traduzidas, entre outras, no aproveitamento de soluções e capacidades de uso comum, na redução de esforço administrativo promovida pela uniformização, integração e automatização de processos, na disponibilização de ferramentas adequadas ao processo de tomada de decisão e na partilha de informação com as entidades da Administração Pública que dela necessitem, no âmbito das suas atribuições. As funções de entidade gestora do SNCP e do PVE formalizadas no Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de fevereiro, foram assumidas pela espap na sua criação, tendo integrado a missão e atribuições da anterior ANCP. Enquanto entidade gestora da Rede operacional de Serviços Partilhados TIC (rsptic), formalizada pelo Decreto-Lei n.º 151/2015, de 6 de agosto, a espap assume a responsabilidade de operacionalizar a estratégia de racionalização da utilização das TIC, no que respeita à utilização de soluções TIC partilhadas ou unificadas, designadamente através da opção por soluções centralizadas de comunicações, bem como do aproveitamento da capacidade computacional instalada na Administração Pública. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 8

9 Fig. 1 Criação da espap Fusão GeRAP, ANCP e II atribuições A espap tem por missão assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados no âmbito da Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o Sistema Nacional de Compras Públicas e assegurar a gestão do Parque de Veículos do Estado, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas de TIC das Finanças, garantindo o planeamento, conceção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos. As suas atribuições encontram-se explicitadas no Artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 117- A/2012, de 14 de junho. No cumprimento da sua missão de assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados no âmbito da Administração Pública, a espap apostou no lançamento do novo serviço partilhado de Project Management Office (SPPMO). A competência para prestação de serviços partilhados na área de Project Management Office (PMO) foi formalmente atribuída à espap por despacho do Senhor Secretário de Estado da Administração Pública, a 8 de junho de espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 9

10 2.2 missão, visão e valores missão Assegurar a obtenção de ganhos de eficácia e eficiência, através da utilização racional de recursos públicos comuns e da prestação de serviços partilhados, contribuindo para um Estado mais ágil e direcionado para o desenvolvimento sustentável do país. visão Ser a opção de referência para a Administração Pública na utilização de recursos públicos comuns e na prestação de serviços partilhados. valores Os valores fundamentais que pautam a atividade da espap são: Fig. 2 Valores espap espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 10

11 2.3 estrutura organizativa organização A organização interna da espap encontra-se definida nos estatutos e no regulamento interno da espap. organograma Fig. 3 Organograma espap espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 11

12 2.4 principais clientes, serviços e parceiros clientes A atividade da espap destina-se potencialmente a todos os serviços, entidades e organismos da Administração Pública. Na área das TIC, a espap assume o papel de prestador de serviços da função informática das Finanças e da Administração Pública, em geral. Fig. 4 Clientes e serviços espap A espap é, ainda, cliente dos seus próprios serviços, nomeadamente:» Serviços Partilhados de Finanças e de Recursos Humanos, sendo a Direção de Administração Geral (DAG) um cliente interno destes serviços. Nesta perspetiva, a DAG assume uma missão relevante, participando na conceção, teste e avaliação de novos serviços ou expansão de funcionalidades, bem como nos programas de melhoria dos serviços existentes;» Serviços Partilhados de Compras Públicas, utilizando os acordos quadro que celebra para a aquisição de bens e serviços transversais;» Serviços Partilhados de Veículos do Estado e Logística, na aquisição dos veículos de serviços da própria entidade;» Todas as orgânicas espap são cliente interno dos serviços de PMO e de TIC, quer na área de infraestruturas e comunicação quer no desenvolvimento dos sistemas de informação. A espap é, ainda, a entidade gestora do SNCP, PVE e da Rede operacional de Serviços Partilhados de Tecnologias de Informação e Comunicação da Administração Pública (rsptic). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 12

13 A rsptic junta serviços e organismos da Administração Pública, detentores de sistemas e de infraestruturas que permitam a prestação de serviços de TIC, através da reutilização e racionalização dos meios existentes, quando se verifiquem vantagens do ponto de vista económico e financeiro. Fig. 5 Funcionamento da rsptic serviços A atividade da espap está estruturada em seis áreas de serviço específicas: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 13

14 Fig. 6 Tipificação de serviços espap serviços partilhados de finanças A disponibilização de Serviços Partilhados de Finanças tem como objetivo a integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência, e consequente redução de custos nos serviços da Administração Pública. Os Serviços Partilhados de Finanças são suportados na solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado GeRFiP que integra a gestão orçamental, financeira, patrimonial e logística, com base no Plano Oficial de Contabilidade Pública (POC-P), abrangendo as áreas:» Financeira:» Contabilidade orçamental;» Contabilidade geral;» Contas a receber;» Contas a pagar;» Tesouraria; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 14

15 » Imobilizado;» Gestão de contratos;» Contabilidade analítica.» Logística:» Gestão de aquisição de bens e serviços;» Gestão de existências em armazém;» Vendas e distribuição. Os serviços podem ser prestados em modalidades distintas, por opção do cliente:» Partilha de serviços contempla a execução de processos e atividades por parte da espap, por conta do cliente, de acordo com a atribuição de responsabilidades a cada uma das partes;» Partilha de plataforma contempla a disponibilização e a manutenção da solução informática, alojada em infraestrutura da espap, cabendo ao cliente a execução dos processos contabilísticos, financeiros e logísticos no âmbito da sua atividade. serviços partilhados de recursos humanos A disponibilização de Serviços Partilhados de Recursos Humanos tem como objetivo a integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos serviços da Administração Pública. A disponibilização dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos é suportada na solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado GeRHuP que integra os processos de gestão de recursos humanos e na solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da Administração Pública GeADAP que implementa o Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública (SIADAP). O GeRHuP suporta os processos do ciclo de vida do trabalhador, nas áreas de:» Gestão organizacional;» Início de situação profissional;» Gestão do cadastro pessoal e profissional;» Saídas temporárias e definitivas;» Abonos e descontos;» Vencimentos. Serão gradualmente disponibilizados serviços de gestão de recursos humanos nas áreas de:» Gestão da assiduidade (férias, faltas e licenças); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 15

16 » Trabalho extraordinário;» Gestão de deslocações em serviço. Está ainda prevista a disponibilização do portal do trabalhador e do portal do dirigente, permitindo a obtenção de informação para o trabalhador e para a gestão, bem como a descentralização dos processos para os vários intervenientes. O GeADAP suporta os processos de avaliação de serviços, dirigentes e trabalhadores nos termos preconizados pela Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, que cria o SIADAP. Esta constitui uma solução orientada para a qualidade e simplificação da aplicação do processo de avaliação, orientando avaliadores e informando os intervenientes em cada fase do processo, fomentando o envolvimento dos participantes e contribuindo para a transparência do processo. Esta solução contempla duas componentes:» Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Central;» Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Local. compras públicas A par do esforço de consolidação orçamental e de reforma da Administração Pública, a modernização das compras públicas assume um papel central na estratégia de redução da despesa pública, através da contratação centralizada de bens e serviços transversais. Esta estratégia de atuação tem em vista a criação de valor, a obtenção de ganhos financeiros, poupanças e redução de custos, mediante a realização de concursos públicos que permitam a celebração de acordos quadro que potenciem as sinergias e economias de escala resultantes da centralização de procedimentos aquisitivos. Os acordos quadro pré-qualificam os fornecedores para o fornecimento de bens e/ou a prestação de serviços à Administração Pública e estabelecem as condições e requisitos que estes são obrigados a cumprir, em termos de preços máximos/descontos mínimos, níveis e qualidade de serviço, entre outros. As condições e requisitos mínimos definidos para cada acordo quadro podem ser consultados no Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP), uma das aplicações que a espap disponibiliza às entidades que integram o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP). O CNCP é uma referência essencial para a contratação de bens e serviços na Administração Pública, estando a sua atualização sob a responsabilidade da espap. No CNCP estão disponíveis cerca de itens nas diversas categorias de produtos e serviços, informação sobre fornecedores de bens e prestadores de serviços, bem como os preços máximos ou os descontos mínimos estabelecidos nos acordos quadro. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 16

17 veículos do Estado e logística O Parque de Veículos do Estado (PVE) visa a gestão da frota de veículos dos vários serviços e organismos do Estado, de modo global e integrado. O modelo de prestação do serviço assenta em três pilares base:» Aplicação do regime jurídico do PVE, que define a condução dos procedimentos de contratação das aquisições nas categorias de veículos automóveis e motociclos e de seguro automóvel, como competência exclusiva da espap;» Lançamento de concursos públicos para a celebração de acordos quadro para seleção de fornecedores de veículos automóveis e motociclos e para seleção de prestadores de serviço de seguro automóvel;» Definição, implementação e disponibilização do Sistema de Gestão do PVE (SGPVE) às entidades e serviços utilizadores do PVE, sendo este o sistema único de informação de suporte à gestão da frota do Estado. Este serviço, suportado pelo SGPVE, assume as seguintes responsabilidades:» Efetuar o processo de aquisição, observando os critérios financeiros e ambientais definidos;» Tratar dos processos administrativos de aquisição, alienação e abate de veículos;» Efetuar a gestão do PVE;» Definir políticas e critérios de aquisição para as categorias de veículos automóveis, motociclos e seguro automóvel;» Disponibilizar e gerir centralmente o SGPVE com o objetivo de implementar mecanismos de recolha e tratamento de informação atualizada, de modo a fornecer indicadores de gestão, planeamento e controlo que permitam aferir o nível de eficiência e eficácia da aquisição de veículos e gestão do PVE. tecnologias de informação e comunicação A espap assegura a prestação de um vasto conjunto de serviços nas áreas do desenvolvimento e manutenção de software aplicacional e da gestão de infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação. Estes serviços destinam-se principalmente à área de governação das Finanças, mas também a toda a Administração Pública, transversalmente, abrangendo um alargado e diversificado universo de utilizadores que se estende a entidades, empresas e cidadãos. A espap, com a sua vocação de prestação de serviços em modo partilhado, tem como objetivo alargar progressivamente o leque da sua oferta a outras entidades da administração central e local, através do desenvolvimento de um catálogo de serviços que potencie sinergias e promova eficiência. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 17

18 Os serviços prestados, que cobrem todo o ciclo de vida do desenvolvimento aplicacional, incluindo as componentes de alojamento e administração de sistemas, podem dividir-se em duas áreas de atuação principais:» Desenvolvimento aplicacional, sendo assegurada a manutenção e evolução de um conjunto de aplicações, desenvolvidas à medida ou suportadas em produtos de mercado (packages), bem como a atualização resultante de alterações legislativas;» Infraestruturas de TIC, em que o Centro de Processamento de Dados (CPD) assegura as condições logísticas e técnicas necessárias ao alojamento, operação e administração das soluções aplicacionais desenvolvidas pela espap ou pelo cliente. Os serviços de operação e administração englobam todas as atividades de sistemas e bases de dados, segurança e comunicações. São ainda prestados serviços de infraestruturas TIC de suporte global à atividade dos clientes, como os serviços de correio eletrónico, file share ou acesso à internet, entre outros. Das mais de quarenta aplicações suportadas são de referir:» Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (GeRFiP);» Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (GeRHuP);» Solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da Administração Pública (GeADAP);» Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP);» Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (SGPVE);» Sistema de Recolha e Validação de Informação (SRVI);» Bolsa de Emprego Público (BEP);» Programa de Estágios Profissionais da Administração Central (PEPAC);» Sistema de Gestão de Recursos Humanos (SRH);» RIGORE Central;» Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO);» Sistema de Gestão de Contas do Tesouro (SGT);» Sistema Integrado de Gestão e Apoio à Requalificação (sigame);» Sistema de Produtos de Aforro (SPA);» AforroNet (AFN);» Sistema de Crédito Bonificado à Habitação (SCH). serviços partilhados de project management office Os SPPMO posicionam-se como um centro de excelência em gestão estratégica e de portefólio e projetos, mantido por profissionais com experiência relevante no setor público e cuja atividade é suportada por uma solução integrada de Gestão Estratégica de Recursos e de Projetos (GERProj), espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 18

19 fornecida pela espap em regime de SaaS (Software as a Service), permitindo no seu conjunto potenciar o alinhamento estratégico dos projetos, otimizar a sua execução e maximizar os respetivos benefícios. Com o objetivo de maximizar o retorno dos investimentos já feitos nesta área pelo Estado Português, foi estabelecida uma parceria de colaboração técnica e tecnológica entre a Marinha, a Secretaria-Geral da Defesa Nacional e a espap para a partilha da plataforma de suporte à gestão estratégica desenvolvida pela Marinha. Este protocolo, assinado no dia 9 de abril de 2015, prevê adicionalmente a troca de conhecimento e o apoio técnico mútuo nas áreas tecnológicas de maior expertise de cada um dos signatários. Os principais drivers do serviço são:» Definição e divulgação de metodologias e boas práticas no âmbito da gestão estratégica e de projetos;» Apoiar a gestão integrada do portefólio de programas e projetos, com manutenção de toda a documentação relacionada;» Apoiar o alinhamento de objetivos bem como a formulação e monitorização de indicadores de acordo com as boas práticas de gestão estratégica;» Garantir a coordenação da execução dos projetos em curso, através da articulação com as entidades envolvidas;» Monitorizar a execução com foco no cumprimento do custo, tempo, âmbito e qualidade e na maximização dos benefícios;» Otimizar a afetação de recursos humanos, financeiros e tecnológicos;» Produzir indicadores de desempenho do portefólio dos projetos da organização;» Identificar atempadamente riscos e antever desvios de execução. parceiros A espap assume-se como uma entidade de prestação de serviços à Administração Pública e, atendendo à natureza da sua atividade, articula-se com outras entidades da Administração Pública, quer tenham responsabilidade de superintendência, gestão, normalização e controlo nas suas áreas de intervenção, quer assegurem serviços ou atividades relacionadas ou complementares à sua, nomeadamente:» Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública (IGCP);» Agência para a Modernização Administrativa (AMA);» Agência Portuguesa do Ambiente (APA);» Associação Portuguesa de Gestão de Projetos (APOGEP);» Autoridade da Concorrência (AdC);» Autoridade Tributária e Aduaneira (AT); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 19

20 » Direção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP);» Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas (INA);» Direção-Geral da Segurança Social (DGSS);» Direção-Geral do Orçamento (DGO);» Instituto de Gestão Financeira da Educação (IGeFE);» Instituto de Proteção e Assistência na Doença, IP (ADSE);» Instituto dos Mercados Públicos de Imobiliário e da Construção (IMPIC);» Marinha;» Project Management Institute (PMI);» Secretaria-Geral do Ministério da Defesa Nacional (SGDN);» Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGF);» Tribunal de Contas (TdC);» Unidades Ministeriais de Compras (UMC). No sentido de dinamizar estas parcerias, a espap tem vindo a reforçar as redes colaborativas para partilha e disseminação de conhecimento, destacando-se a rede central com as diversas Secretarias-Gerais, a rede de base territorial (rspbt) com parceria das Comissões de Coordenação e Desenvolvimento Regional (CCDR), Áreas Metropolitanas e Comunidades Intermunicipais (CIM) e a rede de inovação e conhecimento (rspic) em articulação com as Universidades e Institutos Politécnicos. Todos estes parceiros têm uma participação ativa nas diversas iniciativas promovidas pela espap. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 20

21 Fig. 7 Redes colaborativas Para além das entidades referidas, a espap mantém relações de parceria com outras entidades, no setor público e privado. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 21

22 03 planeamento de atividades 2017 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 22

23 03 planeamento de atividades processo de planeamento estratégico Orientações estratégicas O Plano de Atividades de 2017 foi elaborado considerando o contexto económico e financeiro do país e atendendo, nomeadamente, aos seguintes documentos:» Programa de Estabilidade e Crescimento ;» Programa do XXI Governo Constitucional ;» Lei n.º 7-B/2016, de 31 de março (Grandes Opções do Plano );» Programa Nacional de Reformas ;» Lei n.º 41/2016, de 28 de dezembro (Grandes Opções do Plano 2017);» Lei n.º 42/2016, de 28 de dezembro (Orçamento de Estado para 2017);» Decreto-Lei n.º 25/2017, de 3 de março (DLEO 2017). abordagem para a elaboração do plano de atividades O presente plano foi elaborado de acordo com a seguinte metodologia:» Consulta do PESPAP para o horizonte temporal de ;» Revisão das linhas estratégicas, pelo Conselho Diretivo em articulação com os diretores;» Definição dos objetivos e planos de ação, para o ano de 2017, por cada uma das unidades orgânicas, atendendo aos recursos disponíveis e alinhamento global com os objetivos da espap;» Revisão dos planos pelo Conselho Diretivo e respetivos dirigentes;» Consolidação dos planos de todas as orgânicas e elaboração do Plano de Atividades de O acompanhamento e monitorização da atividade planeada serão assegurados nas reuniões mensais de Comité de Planeamento e Operações (CPO), com os instrumentos desenvolvidos para o efeito, bem como nas demais instâncias previstas na agenda de gestão. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 23

24 Fig. 8 Planeamento estratégico agenda de gestão Neste âmbito, estão previstas as seguintes reuniões periódicas:» CPO Comité de Planeamento e Operações reuniões mensais entre o Conselho Diretivo e os diretores, para planeamento e acompanhamento da atividade e do desempenho da organização;» espap 2017 reuniões periódicas entre o Conselho Diretivo e os dirigentes (diretores e coordenadores), para alinhamento da estratégia e dos planos de ação;» PMO Portfolio Management Office reuniões quinzenais entre o Conselho Diretivo, os dirigentes e os responsáveis dos projetos em curso, para acompanhamento de progresso. Estes fóruns são realizados globalmente e por programa, de modo a assegurar a articulação de prioridades e de iniciativas e a monitorização da sua execução;» RCS Reuniões de Coordenação Setorial com periodicidade definida em função das necessidades de cada área, reunindo um representante do Conselho Diretivo com os respetivos dirigentes e/ou equipas;» forhum espap que reúne bimestralmente representantes do Conselho Diretivo (presidente e vogal) com um representante de cada orgânica, para debater as questões críticas na organização e implementar melhorias;» RGE Reunião Geral espap realizada semestralmente, com o Conselho Diretivo, dirigentes e todos os colaboradores, para partilha de objetivos e linhas de orientação, bem como pontos de situação das atividades e de projetos relevantes e consolidação da cultura organizacional. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 24

25 3.2 objetivos estratégicos O Plano de Atividades de 2017 foi estruturado de acordo com os objetivos estratégicos e operacionais definidos para a espap que, por sua vez, estão alinhados com as orientações e políticas definidas pela tutela. Os objetivos estratégicos foram definidos considerando que se pretende continuar a expandir os serviços prestados e a alargar a base de clientes, através da disseminação progressiva aos organismos da Administração Pública. Num contexto de crescentes desafios e exigências que se colocam e continuarão a colocar à espap, existe a necessidade de desenvolver continuamente o modelo de prestação de serviços da entidade, com vista ao aumento de eficácia e eficiência, nomeadamente em três eixos de atuação:» Abrangência do modelo, através do reforço da prestação de Serviços Partilhados de Finanças, Recursos Humanos e TIC. Pretendem-se mais e melhores serviços partilhados, alinhados com as boas práticas de mercado, que assegurem maior qualidade, rigor e eficiência na Administração Pública, potenciando as oportunidades de partilha de recursos e racionalização de custos. No domínio das Compras Públicas e do Parque de Veículos do Estado, pretende-se o reforço da centralização, sempre que tal represente maior eficiência, como é caso dos instrumentos de contratação pública, das aquisições centralizadas ou da centralização da gestão de frota. Em 2017 iniciar-se-á igualmente a prestação de serviços partilhados na área de Project Management Office (PMO);» Adequação dos instrumentos, promovendo a consolidação e desenvolvimento contínuo das soluções disponibilizadas;» Abrangência do universo, promovendo a expansão progressiva dos serviços prestados a um maior universo de organismos na Administração Pública, na medida em que as soluções de serviços partilhados se justificam essencialmente pela escala. Neste sentido, o foco estará na manutenção da operação e no desenvolvimento da eficácia dos serviços prestados. Estes objetivos, atendendo à natureza da atividade da espap, contribuem para a redução da despesa pública, pelo alargamento da utilização e partilha de recursos comuns a um número progressivamente crescente de serviços e organismos da Administração Pública. A excelência operacional e qualidade do serviço são fatores essenciais à prossecução do aumento de eficácia dos serviços prestados, suportado pelo aumento da eficiência dos processos. Será também essencial manter a aposta no desenvolvimento da organização, quer na consolidação da cultura, quer na otimização dos processos, e na criação dos instrumentos de suporte ao desempenho organizacional. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 25

26 O desenvolvimento de capacidades e competências críticas torna-se assim decisivo para que os restantes objetivos possam ser cumpridos. Desde as competências organizacionais, às processuais, tecnológicas e de desenvolvimento dos colaboradores, todas elas decisivas para a consolidação da organização e desenvolvimento do novo modelo de prestação de serviços. Objetivos estratégicos OE1. OE2. OE3. OE4. Aumentar a eficácia dos serviços prestados Foco na criação de valor através da atuação em três vertentes: Abrangência do modelo privilegiando a dimensão dos serviços partilhados nas áreas de Finanças, RH, TIC e PMO, e a centralização no caso das Compras Públicas e do PVE; Adequação dos instrumentos, de modo a que os mesmos evoluam de acordo com as necessidades dos clientes; Universalidade, aumentando a abrangência de atuação na Administração Pública. Contribuir para a redução da despesa pública Através da eficácia e eficiência dos serviços prestados, assegurar a contribuição para a redução da despesa pública, promovendo a utilização racional de recursos públicos comuns e a prestação de serviços partilhados. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço Assegurar a excelência da operação e a qualidade dos serviços prestados, suportada pelo aumento da eficiência dos processos. Desenvolver capacidades e competências críticas Desenvolver as capacidades críticas na organização, nomeadamente a cultura organizacional, as competências e desempenho dos colaboradores e os processos, bem como a gestão eficiente dos meios e recursos que permitem atingir os objetivos definidos. Fig. 9 Mapa de objetivos estratégicos QUAR 2017 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 26

27 3.3 QUAR O Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) identifica os objetivos estratégicos e operacionais estabelecidos para a avaliação da atividade da espap. QUAR Quadro de Avaliação e Responsabilização 2017 Organismo: Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (espap) MISSÃO: Assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados na Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o Sistema Nacional de Compras Públicas e assegurar a gestão do PVE, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas TIC do Ministério das Finanças, garantindo o planeamento, conceção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos. Objetivos Estratégicos DE S IG NAÇÃO OE 1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados OE 2. Contribuir para a redução da despesa pública OE 3. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço OE 4. Desenvolver capacidades e competências críticas Objetivos Operacionais EFICÁCIA Ponderação: 40% OO 1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Peso: 25% IND1. N.º de entidades com Serviços Partilhados de Project Management Office (SPPMO) META INDICADORES Tolerância Valor Crítico PESO na na % OO 2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Peso: 25% META INDICADORES Tolerância Valor Crítico PESO IND2. N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso no ano) % OO 3. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Peso: 25% META INDICADORES Tolerância Valor Crítico PESO IND3. Disponibilidade dos principais sistemas em produção (média anual) 99,76% 99,89% 99,90% 0,05% 99,99% 100% OO 4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Peso: 25% META INDICADORES Tolerância Valor Crítico PESO IND4. N.º de Serviços disponibilizados através do Ponto de Troca de Tráfego (acumulado) na % EFICIÊNCIA Ponderação: 15% OO 5. Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Peso: 100% META INDICADORES Tolerância Valor Crítico PESO IND5. % média de redução do preço de adjudicação de veículos face ao preço base IND6. N.º médio de dias para aquisição de veículos (entre data de lançamento e data de adjudicação dos procedimentos por concurso público) Nota: A contagem de tempo pode ser suspensa ou ajustada caso seja intentada alguma ação judicial. 12,00% 8,38% 16,00% 6,00% 23,00% 50% na na % espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 27

28 QUALIDADE Ponderação: 45% OO 6. Assegurar a satisfação dos organismos cliente Peso: 75% META INDICADORES Tolerância Valor Crítico PESO IND7. % cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no catálogo de serviços espap (média anual) IND8. Grau de satisfação do Cliente com os Serviços Partilhados da espap (1-4) 92% 86,6% 87% 7% 95% 50% 3,1 2,9 3,0 0,5 3,6 50% OO 7. Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Peso: 25% META INDICADORES Tolerância Valor Crítico PESO IND9. N.º de serviços novos ou melhorias de desenvolvimento aplicacional em produtivo (clientes internos e externos) % Fig. 10 Objetivos Operacionais e Indicadores do QUAR 2017 Descrição dos indicadores do QUAR 2017 Apresenta-se de seguida, a descrição detalhada de cada um dos indicadores, por objetivo operacional constante do QUAR EFICÁCIA Ponderação 40% OO 1. IND1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública N.º de entidades com Serviços Partilhados de Project Management Office (SPPMO) Meta 2017 Tolerância Valor Crítico Peso na na % O indicador 1 traduz o número de entidades com serviços partilhados de PMO (SPPMO). A meta fixada situa-se no intervalo de entidades [2; 4]. O valor crítico corresponde à implementação máxima expectável atendendo ao número de entidades que se prevê em piloto durante o ano de OO 2. IND2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso no ano) Meta 2017 Tolerância Valor Crítico Peso % O indicador 2 traduz o número de concursos públicos, ou concursos limitados por prévia qualificação, lançados no ano para celebração de acordos quadro, independentemente de se tratar de um novo AQ ou de uma renovação. Para 2017 fixou-se como meta o intervalo [4; 6] e 8 como valor crítico, que inclui o lançamento de 5 concursos pela Direção de Compras Públicas (DCP) e o lançamento de 1 concurso pela Direção de Veículos e Logística (DVEL). OO 3. IND3. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Disponibilidade dos principais sistemas em produção (média anual) espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 28

29 EFICÁCIA Ponderação 40% Meta 2017 Tolerância Valor Crítico Peso 99,76% 99,89% 99,90% 0,05% 99,99% 100% O indicador 3 traduz a média anual da disponibilidade dos principais sistemas em produção. Para 2017 fixou-se como meta o intervalo [99,85%; 99,95%] e 99,99% como valor crítico. O risco associado ao indicador reflete a incerteza associada ao histórico do indicador. OO 4. IND4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações N.º de Serviços disponibilizados através do Ponto de Troca de Tráfego (acumulado) Meta 2017 Tolerância Valor Crítico Peso na % O indicador 4 traduz o número acumulado de serviços disponibilizados através do Ponto de Troca de Tráfego (PPT), ou nó central de comunicações da Administração Pública. Em anos anteriores, o objetivo era ligar o maior número possível de áreas de governação através do PTT, uma vez que nos encontramos próximo de atingir a taxa de realização de 100% nesse indicador, durante o ano de 2017 a espap centrar-se-á no aumento dos serviços disponibilizados às entidades por essa via. A tolerância e o valor crítico indicados relacionam-se com o risco deste indicador, pois estamos a avançar para a segunda fase do projeto. EFICIÊNCIA Ponderação 15% OO 5. Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado IND5. % média de redução do preço de adjudicação de veículos face ao preço base Meta 2017 Tolerância Valor Crítico Peso 12,00% 8,38% 16,00% 6,00% 23,00% 50% O indicador 5 traduz a redução média de preço, expressa em %, entre o preço base definido no concurso e o preço final de compra. Para 2017 fixou-se como meta o intervalo de redução [10%; 22%] e 23% como valor crítico, à semelhança do que tinha sido definido para 2016, ano no qual não foi atingida a meta prevista. A grande amplitude da tolerância neste indicador deve-se principalmente ao nível de incerteza relacionado com alterações legislativas, mas também com o aumento dos preços de mercado que são influenciados por diversos fatores incontroláveis como o preço do combustível, por exemplo. O preço final de compra depende, também, do número de fornecedores que se apresentam a concurso. O valor crítico previsto é de 23% e está associado ao melhor resultado histórico. IND6. N.º médio de dias para aquisição de veículos (entre data de lançamento e data de adjudicação dos procedimentos por concurso público) Meta 2017 Tolerância Valor Crítico Peso na na % O indicador 6 traduz o número médio de dias necessários para condução de procedimentos de aquisição de veículos (entre a data de lançamento do concurso e a data de adjudicação dos procedimentos por concurso público). Este é um indicador de incremento negativo atendendo a que o resultado é tanto melhor quanto menor for o n.º de dias. Para 2017 fixou-se como meta o intervalo [67; 93] e 60 como valor crítico. A grande amplitude da tolerância neste indicador pretende mitigar o risco deste indicador não ser cumprido por motivos alheios à própria espap e que se prendem, principalmente com o nível de incerteza associado a eventuais pronúncias em audiência prévia, impugnações ou outras reclamações sobre os procedimentos por concurso público, por parte dos interessados, concorrentes ou adjudicatários. A contagem do tempo pode ser suspensa ou ajustada caso seja intentada alguma ação judicial. Este indicador resulta das metas conjugadas de indicadores do Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ) e da Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL). O valor crítico previsto é de 60 dias e está associado ao melhor resultado histórico. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 29

30 QUALIDADE Ponderação 45% OO 6. Assegurar a satisfação dos organismos cliente IND7. % cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no catálogo de serviços espap (média anual) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso 92,4% 86,6% 87% 7% 95% 50% O indicador 7 traduz o cumprimento dos níveis de serviço estabelecidos no Catálogo de Serviços Partilhados da espap com os clientes e é essencial para a eficácia da prestação de serviços da espap. Os níveis de serviço resultam do contributo das áreas de serviço da espap: Serviços Partilhados de Finanças - prazos de resposta a pedidos de: serviço, dados mestre, apoio técnico, funcional e pedidos classificados incorretamente; Serviços Partilhados de Recursos Humanos - prazos de processamento mensal de vencimentos (envio dos ficheiros de remunerações para entidades bancárias, emissão e envio de notas de abonos e descontos); Parque de Veículos do Estado - gestão do processo de aquisição de veículos, desde a receção e análise de pedidos, à agregação de necessidades e condução do procedimento de contratação. Os prazos monitorizados são referentes à emissão de parecer sobre os pedidos e ao lançamento do procedimento de contratação; Infraestruturas TIC - prazos de resolução de incidentes para os serviços em produção, sob certificação ISO, cuja prioridade de resolução tenha sido classificada como crítica, alta ou média; Centro de Contacto - percentagem de chamadas atendidas, face às recebidas, bem como contabilização do tempo de espera das chamadas atendidas; GeADAP prazo de resposta aos pedidos de apoio da plataforma GeADAP. Para 2017, à semelhança do que se verificou em 2016, fixou-se como meta o intervalo [80%; 94%] e 95% como valor crítico. A amplitude do intervalo da meta definida para o indicador reflete o risco associado às diferentes situações que podem concorrer para a performance dos diferentes serviços e ao facto do indicador incorporar dois novos serviços (Centro de Contacto e GeADAP) incluídos no catálogo. O valor crítico de 95% reflete o referencial de excelência. IND8. Grau de satisfação do Cliente com os Serviços Partilhados da espap (1-4) Meta 2017 Tolerância Valor Crítico Peso 3,1 2,9 3,0 0,5 3,6 50% O indicador 8 traduz o nível de satisfação dos clientes com os serviços disponibilizados pela espap. Este indicador decorre do resultado médio dos questionários de satisfação efetuados pelos seguintes serviços: Serviços Partilhados de Finanças; Serviços Partilhados de Recursos Humanos; Compras Públicas; Parque de Veículos do Estado; Centro de Contacto. Para 2017 manteve-se os mesmos valores definidos para 2016, ou seja, fixou-se como meta o intervalo [2,5; 3,5] e 3,6 como valor crítico. A amplitude do intervalo da meta definida para o indicador reflete o risco associado às diferentes situações que podem concorrer para a performance dos diferentes serviços e ao facto do indicador incorporar um novo serviço (Centro de Contacto). O valor crítico de 3,6 reflete o referencial de excelência numa escala de 1 a 4. OO 7. IND9. Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas N.º de serviços novos ou melhorias de desenvolvimento aplicacional em produtivo (clientes internos e externos) Meta 2017 Tolerância Valor Crítico Peso % espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 30

31 QUALIDADE Ponderação 45% O indicador 9 traduz o número de novos serviços ou de melhorias de desenvolvimento aplicacional em produtivo, independentemente de terem sido solicitadas por clientes externos ou internos. Para 2017 fixou-se como meta o intervalo [11; 29] e 32 como valor crítico. A grande amplitude da tolerância (9 projetos) neste indicador pretende mitigar o risco deste indicador não ser cumprido por motivos alheios à própria espap e que se prendem com as eventuais alterações na legislação, que podem tornar obsoletos requisitos definidos anteriormente, e também com o facto de poder haver alteração de prioridades na implementação dos projetos, por parte das entidades externas e/ou internas. O valor crítico de 32 projetos reflete o referencial de excelência, face aos recursos existentes. Fig. 11 Indicadores QUAR objetivos operacionais No processo de planeamento estratégico foram definidos os objetivos operacionais que contribuem para a execução dos objetivos estratégicos. Para o QUAR 2017 foram apresentados os objetivos operacionais com maior impacto, pelo que se apresenta, de seguida, a matriz de relacionamento entre os objetivos operacionais e os objetivos estratégicos. Objetivos operacionais da espap OO1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública OO2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Objetivos estratégicos OE1 OE2 OE3 OE4 OO3. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção OO4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações OO5. Aumentar a eficiência da gestão do Parque de Veículos do Estado OO6. Assegurar a satisfação dos organismos cliente OO7. Aumentar o catálogo de serviços partilhados e as funcionalidades dos sistemas OO8. Aumentar a qualidade dos serviços prestados OO9. Aprofundar as metodologias de capacitação da espap OO10. Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas OO11. Desenvolvimento organizacional Legenda: relação direta; relação indireta. Fig. 12 Objetivos operacionais e relação com objetivos estratégicos QUAR 2017 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 31

32 3.5 objetivos e planeamento de atividades por unidade orgânica De modo a assegurar a prossecução dos objetivos estratégicos e operacionais, foi elaborado o seguinte planeamento de atividades para 2017, que sintetiza:» Objetivos estratégicos;» Objetivos operacionais da espap, que contribuem diretamente ou indiretamente para o cumprimento dos objetivos estratégicos;» Objetivos operacionais de cada unidade orgânica, que contribuem diretamente para o cumprimento dos objetivos operacionais da espap, com apresentação da matriz de relacionamento;» Indicadores (que permitem aferir o grau de execução dos objetivos operacionais) e metas a atingir em 2017;» Atividades previstas e unidades orgânicas responsáveis, com as seguintes abreviaturas/designações: Direção de Serviços Partilhados de Finanças (DSPF); Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos (DSPRH); Direção de Compras Públicas (DCP); Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL); Direção de Sistemas de Informação (DSI); Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (DITIC); Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação (DGCSI); Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional (GPDO); Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ); Direção de Administração Geral (DAG). De seguida apresentam-se as atividades previstas para cada uma das unidades orgânicas da espap. Direção de Serviços Partilhados de Finanças (DSPF) Compete à DSPF desenvolver, gerir e operar o ciclo de vida dos serviços partilhados no âmbito da gestão orçamental, financeira, contabilística, patrimonial e logística, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e execução de atividades de apoio técnico ou administrativo, conforme descrito no artigo 13.º do regulamento interno da espap. A DSPF é composta por três núcleos cujas atribuições se descrevem de seguida:» Desenvolvimento de Negócio de Finanças, abreviadamente designado por DNF, ao qual compete assegurar a conceção e desenvolvimento das soluções e serviços partilhados espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 32

33 de finanças, garantindo a sua permanente adequação face à evolução do mercado, aos normativos em vigor e às necessidades dos clientes, entre outras funções.» Expansão de Serviços Partilhados de Finanças, abreviadamente designado por ESF, ao qual compete assegurar a implementação e evolução contínua do modelo de disseminação do serviço, com vista à integração dos clientes no portefólio de soluções e serviços partilhados de finanças, entre outras.» Centro de Serviços Partilhados de Finanças, abreviadamente designado por CSPF, ao qual compete a gestão e operação dos serviços partilhados de finanças. Os objetivos operacionais da DSPF contribuem diretamente para a prossecução do objetivo operacional da espap OO6. Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Objetivos Operacionais da UO Desenvolvimento organizacional DSPF.OO01. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço DSPF.OO02. Assegurar a satisfação do Cliente Fig. 13 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DSPF No âmbito da DSPF, as áreas de foco em 2017 serão:» Garantia da satisfação dos organismos clientes, cumprindo os níveis de serviço estabelecidos;» Implementação do novo Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas (SNC-AP), no que se refere à adaptação da atual solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (GeRFiP). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 33

34 Serão implementadas as seguintes iniciativas: Objetivo Operacional da UO DSPF.OO01. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço DSPF.OO02. Assegurar a satisfação do Cliente Atividade/ Iniciativa SPFIN Gerir Níveis de Serviço do Centro de Serviços Partilhados de Finanças SPFIN Avaliar nível de satisfação do cliente com os SPFIN ID Indicador Meta DSPF.IND01 DSPF.IND2 Valor Crítico Responsável % Cumprimento de níveis de serviço (Catálogo Serviços Partilhados de Finanças) (parte [80%; 94%] do IND7.QUAR) 95% DSPF Nota: Resulta da média mensal acumulada Grau de satisfação do Cliente com os Serviços Partilhados de Finanças (1-4) (parte do IND8.QUAR) [2,5; 3,5] 3,6 DSPF Fig. 14 Atividades e indicadores da DSPF E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:» Programa de Implementação de Melhorias de Funcionalidades no GeRFiP Implementar Business Analytics (otimização de mapas) em cooperação com a DSI, nomeadamente no controlo de projeto (testes de aceitação e disseminação);» Programa de Implementação de Melhorias de Funcionalidades no GeRFiP Implementar GeRFiP 3.1 (contabilização em SNC-AP) em cooperação com a DSI, nomeadamente no controlo de projeto (definição de requisitos, testes de aceitação, disseminação e gestão da mudança);» Realização de inquérito de satisfação aos Clientes dos Serviços Partilhados de Finanças. Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos (DSPRH) Compete à DSPRH desenvolver, gerir e operar o ciclo de vida dos serviços partilhados no âmbito da gestão de recursos humanos, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e execução de atividades de apoio técnico ou administrativo, segundo o artigo 16.º do regulamento interno. A DSPRH possui dois núcleos, cujas funções são as seguintes:» Desenvolvimento de Serviços Partilhados de Humanos, abreviadamente designado por DRH, ao qual compete assegurar a conceção e desenvolvimento das soluções e serviços partilhados de recursos humanos, garantindo a sua permanente adequação face à evolução do mercado, aos normativos em vigor e às necessidades dos clientes, bem como a implementação e evolução contínua do modelo de disseminação do serviço, com vista à integração dos clientes no portefólio de soluções e serviços partilhados de recursos humanos. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 34

35 » Centro de Serviços Partilhados de Recursos Humanos, abreviadamente designado por CSPRH ao qual compete a gestão e operação dos serviços partilhados de recursos humanos. Os objetivos operacionais da DSPRH contribuem diretamente para a prossecução dos objetivos operacionais da espap OO6 e OO7. Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Objetivos Operacionais da UO DSPRH.OO01. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço DSPRH.OO02. Assegurar a satisfação do Cliente DSPRH.OO03. Implementar Novas Funcionalidades e Melhorias no GeRHuP DSPRH.OO04. Atualizar sistema GeRHuP DSPRH.OO05. Expandir os SPRH na AP Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Desenvolvimento organizacional Fig. 15 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DSPRH No âmbito da DSPRH, as áreas de foco em 2017 serão:» Conclusão das fases de back end do GeRHuP: gestão administrativa e vencimentos, gestão de assiduidade e trabalho extraordinário, e gestão de deslocações em serviço;» Desenvolvimento da funcionalidade de Emissão de Declarações Individuais de Rendimentos por correio eletrónico no GeRHuP;» Atualização do GeRHuP de acordo com as alterações legislativas em vigor;» Expansão dos Serviços Partilhados de RH para entidades externas ao Ministério das Finanças;» Garantia da satisfação dos organismos clientes, cumprindo os níveis de serviço estabelecidos. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 35

36 Serão implementadas as seguintes iniciativas: Objetivo Operacional da UO DSPRH.OO01. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço Atividade/ Iniciativa SPRH Gerir Níveis de Serviço do Centro de Serviços Partilhados de Recursos Humanos ID Indicador Meta DSPRH.IND01 % Cumprimento de níveis de serviço (Catálogo Serviços Partilhados de RH) (parte do IND7.QUAR) Nota: Resulta da média mensal acumulada Valor Crítico Responsável [80%; 94%] 95% DSPRH DSPRH.OO02. Assegurar a satisfação do Cliente SPRH Avaliar nível de satisfação do cliente com os SPRH DSPRH.IND02 Grau de satisfação do Cliente com os Serviços Partilhados de RH (1-4) (parte do IND8.QUAR) [2,5; 3,5] 3,6 DSPRH GeRHuP Back end Fase 1 - Lote 1 Gestão administrativa e vencimentos DSPRH.IND03 Conclusão do desenvolvimento do Lote 1 100% na DSPRH DSPRH.OO03. Implementar Novas Funcionalidades e Melhorias no GeRHuP GeRHuP Back end Fase 1 - Lote 2 Gestão de assiduidade e trabalho extraordinário GeRHuP Back end Fase 1 - Lote 3 Gestão de deslocações em serviço DSPRH.IND04 DSPRH.IND05 Conclusão do desenvolvimento do Lote 2 Conclusão do desenvolvimento do Lote 3 100% na DSPRH 100% na DSPRH GeRHuP Emissão das Declarações Individuais de Rendimentos por correio eletrónico DSPRH.IND06 Conclusão do desenvolvimento 100% na DSPRH DSPRH.OO04. Atualizar sistema GeRHuP GeRHuP Atualizar o sistema de acordo com as alterações legislativas em vigor DSPRH.IND07 % de cumprimento de atualização do sistema (média mensal acumulada) 90% na DSPRH DSPRH.OO05. Expandir os SPRH na AP SPRH Expansão dos serviços partilhados para fora do Ministério das Finança (iniciativa dependente das orientações definidas pela tutela) DSPRH.IND08 N.º de trabalhadores migrados 6000 na DSPRH Fig. 16 Atividades e indicadores da DSPRH E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:» Consolidação do desenvolvimento do portal GeRHuP front end que permite a desmaterialização dos processos administrativos, com a implementação de processos de suporte à gestão de recursos humanos, e a disponibilização do portal do trabalhador e do portal do dirigente - implementação de novas versões, em colaboração com a DSI (definição de requisitos, testes de aceitação, disseminação e gestão da mudança); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 36

37 » Elaboração de proposta para modelo de pricing dos serviços partilhados de RH (SPRH) em cooperação com a DGCSI;» Realização de inquérito de satisfação aos Clientes dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos. Direção de Compras Públicas (DCP) Compete à DCP desenvolver, gerir e operar o ciclo de vida dos serviços de compras públicas, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e execução de atividades de apoio técnico e ou administrativo, segundo o artigo 20.º do regulamento interno. A DCP engloba um Núcleo de Planeamento e Gestão do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), abreviadamente designado por NPG, ao qual compete assegurar o acompanhamento e avaliação do desempenho do SNCP, a elaboração do Plano Nacional de Compras Públicas e controlo do seu grau de execução e cumprimento, o apoio às Unidades Ministeriais de Compras e demais entidades adquirentes por ele abrangidas, a agregação e tratamento da informação relativa às compras públicas e a elaboração dos respetivos relatórios estatísticos. Os objetivos operacionais da DCP contribuem diretamente para a prossecução dos objetivos operacionais da espap OO2 e OO6. Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Objetivos Operacionais da UO DCP.OO01. Aumentar o n.º de acordos quadro (AQ) DCP.OO02. Assegurar a satisfação dos organismos clientes DCP.OO03. Ministrar formação para entidades do SNCP DCP.OO04. Dinamizar o SNCP Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Desenvolvimento organizacional Fig. 17 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DCP espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 37

38 No âmbito da DCP, as áreas de foco em 2017 serão:» Lançamento de procedimentos concursais conducentes à celebração de acordos quadro, não só para renovação, mas também em áreas de despesa não cobertas pelos acordos quadro em vigor, aumentando o número de acordos quadro disponibilizados às entidades que integram o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) e potenciando o conhecimento mais aprofundado das categorias de compra;» Promoção da realização de Fóruns Operacionais de Compras (FOC) com as Unidades Ministeriais de Compras (UMC) e alargando o seu âmbito às entidades voluntárias, bem como de Comissões Técnicas para a criação de novos AQ e a definição de Equipas Multidisciplinares nos júris dos concursos;» Promoção da capacitação de elementos das Unidades Ministeriais de Compras (UMC) e de responsáveis de todo o universo de entidades que integram o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) que trabalham na área da contratação pública;» Garantia de satisfação dos organismos clientes. Serão implementadas as seguintes iniciativas: Objetivo Operacional da UO DCP.OO01. Aumentar o n.º de acordos quadro (AQ) DCP.OO02. Assegurar a satisfação dos organismos clientes DCP.OO03. Ministrar formação para entidades do SNCP DCP.OO04. Dinamizar o SNCP Atividade/ Iniciativa Lançar procedimento concursal conducente a celebração de AQ Avaliar nível de satisfação sobre a qualidade dos Serviços Prestados pelo SNCP Definir e implementar o plano de formação para as entidades compradoras vinculadas e voluntárias do SNCP Organizar Fóruns Operacionais de Compras (FOC) vocacionados para entidades compradoras vinculadas e voluntárias ID Indicador Meta DCP.IND01 DCP.IND02 DCP.IND03 DCP.IND04 N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso no ano) (parte do IND2.QUAR) Grau de satisfação dos organismos clientes dos Serviços Partilhados de Compras Públicas (1-4) (parte do IND8.QUAR) N.º de Formações efetuadas N.º de Fóruns Operacionais de Compras (FOC) realizados Valor Crítico Responsável 5 na DCP [2,5; 3,5] 3,6 DCP 6 na DCP 6 na DCP Fig. 18 Atividades e indicadores da DCP E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:» Promoção da entrada em vigor de acordos quadro (AQ) para novas categorias ou renovação;» Desenvolvimento do Sistema Informático de Agenciamento de Viagens (SIAV), em colaboração com a DSI, dependente de enquadramento legislativo;» Realização de inquérito sobre a qualidade dos Serviços Prestados ao SNCP. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 38

39 Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL) Compete à DVEL desenvolver, gerir e operar o ciclo de vida dos serviços de logística e de gestão do Parque de Veículos do Estado (PVE), mediante disponibilização de instrumentos de suporte e execução de atividades de apoio técnico e ou administrativo, segundo o artigo 21.º do regulamento interno. Os objetivos operacionais da DVEL contribuem diretamente para a prossecução dos objetivos operacionais da espap OO2, OO5 e OO6. Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Objetivos Operacionais da UO DVEL.OO01. Renovar o n.º de acordos quadro (AQ) DVEL.OO02. Melhorar as aquisições de veículos para o PVE DVEL.OO03. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço DVEL.OO04. Assegurar a satisfação dos organismos Cliente Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Desenvolvimento organizacional Fig. 19 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DVEL No âmbito da DVEL, as áreas de foco em 2017 serão:» Otimização das aquisições de veículos para o PVE, reduzindo o preço médio de contratação e o prazo médio na condução dos procedimentos;» Lançamento de procedimento concursal conducente à celebração de acordo quadro relativo à Gestão do PVE, potenciando o conhecimento mais aprofundado das categorias de compra;» Garantia da satisfação dos organismos Cliente, avaliando o nível de satisfação e cumprindo os níveis de serviço estabelecidos. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 39

40 Serão implementadas as seguintes iniciativas: Objetivo Operacional da UO DVEL.OO01. Renovar o n.º de acordos quadro (AQ) DVEL.OO02. Melhorar as aquisições de veículos para o PVE DVEL.OO03. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço DVEL.OO04. Assegurar a satisfação dos organismos Cliente Fig. 20 Atividades e indicadores da DVEL Atividade/ Iniciativa Lançar procedimento concursal conducente a celebração de acordo quadro Reduzir preço médio de contratação Reduzir o prazo médio de condução de procedimentos (Nota: A contagem do tempo pode ser suspensa ou ajustada caso seja intentada alguma ação judicial.) Gerir Níveis de Serviço do SPVL Avaliar nível de satisfação dos organismos vinculados ID Indicador Meta DVEL.IND01 DVEL.IND02 DVEL.IND03 DVEL.IND04 DVEL.IND05 N.º de acordos quadro para renovação (lançamento de concurso no ano) (parte do IND2.QUAR) % média de redução do preço de adjudicação de veículos face ao preço base (IND5.QUAR) N.º médio de dias para aquisição de veículos (entre data de lançamento e data de adjudicação dos procedimentos por concurso público) (parte do IND6.QUAR) % Cumprimento de níveis de serviço (Catálogo Serviços Partilhados Veículos Estado) (parte do IND7.QUAR) Nota: Resulta da média mensal acumulada Grau de satisfação dos organismos vinculados ao PVE (escala 1-4) (parte do IND8.QUAR) Valor Crítico Responsável 1 na DVEL [10%; 22%] 23% DVEL <75 na DVEL [80%; 94%] 95% DVEL [2,5; 3,5] 3,6 DVEL E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:» Desenvolvimento de novas funcionalidades para o SGPVE, em colaboração com a DSI;» Realização de inquérito de satisfação aos organismos vinculados ao PVE. Direção de Sistemas de Informação (DSI) Segundo o artigo 22.º do regulamento interno compete à Direção de Sistemas de Informação (DSI) a prestação de serviços partilhados de desenvolvimento e manutenção de sistemas de informação para o Ministério das Finanças, bem como os de utilização comum pela Administração Pública que lhe sejam cometidos. A DSI é composta por cinco núcleos cujas atribuições se descrevem de seguida:» Gestão de Projetos, Produtos e Qualidade de Software, abreviadamente designado por PPQ, ao qual compete a gestão de projetos de sistemas de informação do Ministério das Finanças, bem como de utilização comum pela Administração Pública. Compete, ainda, a este núcleo, a gestão de produtos e a qualidade de software.» Análise de Requisitos e Processos, abreviadamente designado por ARP, ao qual compete o levantamento de requisitos, a análise funcional e a definição dos processos e soluções, visando a implementação de sistemas de informação. Compete, ainda, a este núcleo, assegurar a realização de testes às soluções orientadas a processos. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 40

41 » Arquitetura e Engenharia de Software, abreviadamente designado por AES, ao qual compete a definição da arquitetura empresarial e dos sistemas de informação e a execução das atividades inerentes à engenharia de software, de acordo com as definições estratégicas e necessidades da organização e clientes.» Centro de Competências ERP e BI, abreviadamente designado por CC, ao qual compete a evolução e manutenção do Enterprise Resource Planning (ERP), bem como a gestão de soluções de apoio à decisão.» Aplicações de Orçamento e de Tesouraria, abreviadamente designado por AOT, ao qual compete o desenvolvimento e manutenção dos sistemas de informação do orçamento e tesouraria do Estado. Os objetivos operacionais da DSI contribuem diretamente para a prossecução dos objetivos operacionais da espap OO6 e OO7. Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Objetivos Operacionais da UO Desenvolvimento organizacional DSI.OO01.Desenvolver aplicações para entidades externas DSI.OO02.Desenvolver aplicações para entidades internas DSI.OO03. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço Fig. 21 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DSI espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 41

42 No âmbito da DSI, as áreas de foco em 2017 serão:» Concretização dos projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes externos pertencentes ao Ministério das Finanças, tendo em consideração os planos de projeto aprovados, nomeadamente: IGCP Sistema de Produtos de Aforro (SPA) e AforroNet; IGCP Sistema de Gestão de Contas do Tesouro (SGT); DGO Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO); INA Bolsa de Emprego Público (BEP); DGTF e DGAEP Sistema de arquivos e gestão documental.» Assessorar a Tutela em iniciativas transversais à Administração Pública, nomeadamente: Sistema de Incentivo e Eficiência da Despesa Pública (SIEF); Recolha de Informação de Vencimentos e Avaliações (RIVA).» Concretização dos projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes internos, tendo em consideração os planos de projeto aprovados: DSPF GeRFiP 3.1 implementar Business Analytics (conclusão do projeto de otimização de mapas existentes), GeRFiP 3.1 contabilização em SNC-AP; DSPRH Novas versões do portal GeRHuP (front end); DVEL Novas funcionalidades no Sistema de Gestão do PVE; DCP Sistema Informático de Agenciamento de Viagens (SIAV), dependente de enquadramento legislativo.» Aumentar as competências internas da DSI, de modo a poder continuar a garantir e a melhorar a satisfação dos clientes (internos e externos). Serão implementadas as seguintes iniciativas: Objetivo Operacional da UO DSI.OO01.Desenvolver aplicações para entidades externas DSI.OO02.Desenvolver aplicações para entidades internas Atividade/ Iniciativa Entregar projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes externos à espap Assessorar a Tutela em iniciativas transversais à Administração pública Entregar projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes internos (dentro da espap) ID Indicador Meta DSI.IND01 DSI.IND02 DSI.IND03 N.º de projetos em produtivo (considerando os pedidos aprovados, de acordo com o plano de projeto e para o âmbito acordado) (parte do IND9.QUAR) N.º de projetos em produtivo (considerando os pedidos aprovados, de acordo com o plano de projeto e para o âmbito acordado) (parte do IND9.QUAR) N.º de Projetos internos (parte do IND9.QUAR) [7;21] 23 2 na [2;6] 7 Valor Respon- Crítico sável DSI e outros DSI e outros DSI e outros espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 42

43 DSI.OO03. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço Gerir Níveis de Serviço dos SPTIC (DSI) DSI.IND04 % Cumprimento de níveis de serviço (Catálogo Serviços Partilhados de Sistemas de Informação) (parte do IND7.QUAR) Nota: Resulta da média mensal acumulada. [80%; 94%] 95% DSI Fig. 22 Atividades e indicadores da DSI E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:» Manutenção e suporte dos sistemas em produção;» Expansão da utilização do GeADAP, através de ações de formação e de divulgação e da promoção de novas adesões;» Implementação de medidas identificadas no Plano Estratégico dos Sistemas de Informação (PESI);» Melhoria do Centro de Especialização SAP;» Adoção de ferramentas no processo de desenvolvimento de software, utilizando metodologias LeanIT e Agile/Scrum. Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (DITIC) Compete à DITIC a prestação de serviços partilhados de infraestruturas das tecnologias de informação e comunicação para o Ministério das Finanças, bem como os de utilização comum pela Administração Pública que lhe sejam cometidos, conforme descrito no artigo 28.º do regulamento interno. A DITIC é composta por cinco núcleos cujas atribuições se descrevem de seguida:» Administração de Sistemas, abreviadamente designado por ASI, ao qual compete assegurar as operações e administração de sistemas e bases de dados de suporte à arquitetura tecnológica do Ministério das Finanças, bem como de utilização comum pela Administração Pública.» Segurança, Centro de Processamento de Dados e Comunicações, abreviadamente designado por SCC, ao qual compete a implementação das políticas de segurança, a gestão do centro de processamento de dados e a administração de redes e serviços de comunicações de suporte à arquitetura tecnológica do Ministério das Finanças, bem como de utilização comum pela Administração Pública.» Novos Produtos e Gestão de Capacidade, abreviadamente designado por PGC, ao qual compete assegurar o desenho e transição de serviços, a gestão de configurações e gestão de ativos, bem como a gestão de capacidade. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 43

44 » Service Desk, Suporte e Monitorização, abreviadamente designado por SSM, ao qual compete assegurar a gestão e operação do service desk para os serviços TIC, bem como o suporte aos sistemas locais e a gestão do sistema de monitorização.» Gestão de Portefólio, Níveis de Serviço e Sourcing, abreviadamente designado por PNS, ao qual compete assegurar o sistema de gestão de serviços, o modelo de custeio, a gestão de clientes e níveis de serviço TIC e a gestão de fornecedores, bem como a definição e avaliação de políticas de segurança, em suporte à DSI e DITIC. Compete, ainda, a este núcleo, a evolução do modelo de governação das TIC no Ministério das Finanças, assegurando o seu enquadramento nas iniciativas globais da Administração Pública. Os objetivos operacionais da DITIC contribuem diretamente para a prossecução dos objetivos operacionais da espap OO1, OO3, OO4, OO6, OO8 e OO9. Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Objetivos Operacionais da UO DITIC.OO01. Disponibilidade dos sistemas em produção DITIC.OO02. Racionalizar infraestruturas TIC DITIC.OO03. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço DITIC.OO04. Qualidade dos serviços prestados DITIC.OO05. Expandir SPTIC DITIC.OO06. Assegurar a Segurança Informática Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Desenvolvimento organizacional Fig. 23 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DITIC No âmbito da DITIC, as áreas de foco em 2017 serão:» Consolidação do serviço de backups na tecnologia CaumVault;» Apoio a processos de desenho e operacionalização de migração e consolidação de infraestruturas tecnológicas; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 44

45 » Apuramento de showback e/ou chargeback dos custos dos serviços prestados pela área de infraestruturas da espap;» Implementação de serviço de SaaS numa infraestrutura nova, com processo de migração de todos os domínios com conceito de multi-entidade;» Implementação de processos operacionais de Segurança Informática;» Expansão dos serviços disponíveis às redes ministeriais ligadas ao Ponto de Troca de Tráfego Nó central de comunicações da AP;» Garantia de disponibilidade dos principais sistemas em produção;» Garantia da satisfação dos organismos clientes, cumprindo os níveis de serviço estabelecidos. Serão implementadas as seguintes iniciativas: Objetivo Operacional da UO DITIC.OO01. Disponibilidade dos sistemas em produção Atividade/ Iniciativa Gerir disponibilidade dos principais sistemas em produção Consolidar o serviço de backups na tecnologia CaumVault ID Indicador Meta DITIC.IND01 DITIC.IND02 Disponibilidade dos principais sistemas em produção (média anual) (IND3.QUAR) % de sistemas de Informação da espap com o serviço de backups na tecnologia CaumVault Valor Crítico Responsável [99,85%; 99,95%] 99,99% DITIC 50% na DITIC Assegurar implementação do PTT no âmbito da rsptic DITIC.IND03 N.º de Serviços disponibilizados através do Ponto de Troca de Tráfego (acumulado) (IND4.QUAR) [6; 8] 10 DITIC DITIC.OO02. Racionalizar infraestruturas TIC DITIC.OO03. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço DITIC.OO04. Qualidade dos serviços prestados Disponibilizar apoio a processos de desenho e operacionalização de migração e consolidação de infraestruturas tecnológicas Gerir Níveis de Serviço das Infraestruturas TIC Efetuar showback e/ou chargeback dos custos dos serviços prestados pela área de infraestruturas da espap DITIC.IND04 DITIC.IND05 DITIC.IND06 Taxa de pedidos de alteração resolvidos com sucesso % Cumprimento de níveis de serviço para os tempos de resolução de incidentes, de acordo com a prioridade, nos serviços de produção sob certificação (parte do IND7.QUAR) Nota: Resulta da média mensal acumulada % de clientes com chargeback ou showback (efetivo ou pedagógico) 80% na DITIC [80%; 94%] 95% DITIC 50% na DITIC espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 45

46 DITIC.OO05. Expandir SPTIC Implementar serviço de SaaS em infraestrutura nova com processo de migração de todos os domínios com conceito de multientidade DITIC.IND07 % de domínios migrados face ao previsto 80% na DITIC DITIC.OO06. Assegurar a Segurança Informática Implementar processos operacionais de Segurança Informática DITIC.IND8 N.º de processos e políticas de segurança submetidos a aprovação do CD 3 na DITIC Fig. 24 Atividades e indicadores da DITIC E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:» Implementação de upgrade do sistema de transferência de ficheiros;» Realização de Proof of Concept (PoC) de Disaster Recovery para o SI em local ainda a definir;» Implementação de NAGIOS 4 permitindo aumentar do número de vistas de gestão na monitorização dos serviços disponibilizados;» Criação de landscape GeRHuP, de acordo com os requisitos do projeto e com a disponibilidade de recursos financeiros;» Disseminação das normas ISO relevantes para a prestação de serviços TIC na espap;» Criação de um grupo de trabalho liderado pela DITIC com o objetivo de elaborar um documento no que concerne à adequação da espap ao novo Regulamento de Proteção de Dados Pessoais;» Garantia de elaboração dos procedimentos de aquisição de acordo com o Orçamento disponível. Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação (DGCSI) Compete à DGCSI assegurar a gestão do relacionamento com clientes e a gestão de serviços da entidade, em articulação com as unidades de negócio, o desenvolvimento e implementação de programas de inovação, qualidade e melhoria contínua, bem como a coordenação e suporte metodológico à gestão de projetos, conforme descrito no artigo 10.º do regulamento interno da espap. A DGCSI engloba um núcleo, o Núcleo de Gestão de Clientes e Serviços (GCS) ao qual compete a gestão do relacionamento com os clientes e respetivas atividades de suporte. Compete, ainda, a este núcleo, assegurar a gestão do portefólio integrado de serviços da organização, assegurando a sua evolução e adequação às necessidades dos clientes. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 46

47 Os objetivos operacionais da DGCSI contribuem diretamente para a prossecução dos objetivos operacionais da espap, nomeadamente nos objetivos OO1 e OO6. Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Objetivos Operacionais da UO Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Desenvolvimento organizacional DGCSI.OO01. Desenvolver negócio SPPMO DGCSI.OO02. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço DGCSI.OO03. Assegurar a satisfação do cliente Fig. 25 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DGCSI No âmbito da DGCSI, as áreas de foco em 2017 serão:» Promoção da excelência de serviço no Centro de Contacto;» Prestação dos serviços de atendimento institucional, e de suporte de primeira linha aos clientes da maioria dos serviços prestados pela espap;» Garantia de satisfação dos clientes do Centro de Contacto;» Promoção do desenvolvimento da área de Serviços Partilhados de PMO, dinamizando os primeiros pilotos. Serão implementadas as seguintes iniciativas: Objetivo Operacional da UO DGCSI.OO01. Desenvolver negócio SPPMO Atividade/ Iniciativa Desenvolver pilotos de prestação do serviço e contratualizar primeiros clientes dos SPPMO ID Indicador Meta DGCSI.IND03 N.º de entidades com SPPMO (IND1.QUAR) Valor Respon- Crítico sável [2; 4] 6 DGCSI espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 47

48 DGCSI.OO02. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço DGCSI.OO03. Assegurar a satisfação do cliente Gerir Níveis de Serviço do Centro de Contacto Avaliar o nível de satisfação do cliente com os serviços do Centro de Contacto DGCSI.IND01 DGCSI.IND02 % Cumprimento de níveis de serviço (Centro de Contacto) [80%; 94%] 95% DGCSI (parte do IND7.QUAR) Nota: Resulta da média mensal acumulada Grau de satisfação do Cliente com o Centro de Contacto (parte do IND8.QUAR) [2,5; 3,5] 3,6 DGCSI Fig. 26 Atividades e Indicadores da DGCSI E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:» Evolução da solução de Gestão Estratégica de Recursos e de Projetos (GERProj);» Acompanhamento de programas e projetos, trabalhando na evolução e divulgação das metodologias de gestão de projetos e no coaching aos Gestores de Projeto;» Contratualização dos serviços prestados pelas Unidades de Negócio da espap, conforme previsto no modelo de relacionamento com os clientes do serviço, e gerir o contrato resultante;» Conceção da plataforma de gestão de Billing (Showback/Chargeback) a todos os clientes, incluindo os serviços que não tenham encargos para o cliente final;» Definição e implementação do Sistema de Gestão da espap;» Gestão do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (PGRCIC), desenvolver o Sistema de Controlo Interno (SCI) e realizar ações de compliance;» Realização de inquérito de satisfação de clientes do CC. Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional (GPDO) Compete ao GPDO apoiar o Conselho Diretivo no planeamento estratégico e gestão do desenvolvimento e desempenho organizacional, bem como na gestão da marca e comunicação, tal como descrito no artigo 5.º do regulamento interno da espap. Os objetivos operacionais do GPDO contribuem diretamente para a prossecução dos objetivos operacionais da espap, nomeadamente nos objetivos OO6, OO9 e OO11. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 48

49 Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Objetivos Operacionais da UO Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Desenvolvimento organizacional GPDO.OO01. Planear e Monitorizar GPDO.OO02. Promover a Comunicação Externa GPDO.OO03. Promover a Comunicação Interna GPDO.OO04. Assegurar Desenvolvimento Organizacional Fig. 27 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais do GPDO No âmbito do GPDO, as áreas de foco em 2017 serão:» Desenvolvimento e consolidação do planeamento e monitorização do desempenho organizacional;» Definição e implementação dos Planos de Comunicação, interna e externa, garantindo a eficácia das ações e meios de comunicação utilizados.» Consolidação da intranet corporativa, como instrumento promotor da comunicação organizacional, partilha de conhecimento e suporte aos processos internos;» Implementação dos instrumentos de aferição da motivação e satisfação de colaboradores. Serão implementadas as seguintes iniciativas: Objetivo Operacional da UO GPDO.OO01. Planear e Monitorizar Atividade/ Iniciativa Preparar e monitorizar documentos previsionais e de gestão da espap (QUAR, Plano de Atividades, Relatório de Atividades, PESPAP - Plano Estratégico de Serviços Partilhados da AP) ID Indicador Meta GPDO.IND01 Valor Crítico Responsável Monitorizações realizadas face ao Plano de Monitorização [85%;95%] 100% GPDO da Estratégia (QUAR e PA) da espap GPDO.OO02. Promover a Comunicação Externa Elaborar e Implementar o Plano de Comunicação Externa GPDO.IND02 Grau de satisfação com ações de comunicação externa (1-4) [3,0;3,3] 3,8 GPDO espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 49

50 GPDO.OO03. Promover a Comunicação Interna Elaborar e Implementar o Plano de Comunicação Interna GPDO.IND03 Grau de satisfação com ações de comunicação interna (1-4) [2,8;3,0] 3,8 GPDO GPDO.OO04. Assegurar Desenvolvimento Organizacional in_espap Avaliar a satisfação de colaboradores GPDO.IND04 Grau de satisfação global de colaboradores (1-5) [3,3;3,6] 4,5 GPDO Fig. 28 Atividades e indicadores do GPDO E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:» Acompanhamento das reuniões do Comité de Planeamento e Operações (CPO) e reuniões de dirigentes (espap 2017);» Apoio à DGCSI no âmbito da componente estratégica do projeto de evolução da solução de Gestão Estratégica de Recursos e Projetos (GERProj);» Acompanhamento das reuniões de trabalho do Conselho Diretivo com as entidades das redes operativas central (com as Secretarias-Gerais das diversas áreas de governação) e territorial (com as CCDR Comissões de Coordenação e Desenvolvimento Regional, CIM Comunidades Intermunicipais, AM Áreas Metropolitanas, Universidades e Politécnicos);» Preparação e acompanhamento das reuniões bimestrais do forhum espap (fórum de recursos humanos da espap), apoiando na resolução das ações em que o GPDO é interveniente;» Realização das ações previstas nos Planos de Comunicação Externa e Interna, no âmbito do espap Share, nomeadamente: workshops temáticos, ações de demonstração ou de benchmarking, garantido a satisfação dos stakeholders;» Aplicação do instrumento de obtenção de feedback a dirigentes, numa perspetiva de 180º, a que corresponde pares (restantes dirigentes), equipas e autoavaliação, garantindo o tratamento de dados agregados e o fornecimento do feedback individual essencial ao desenvolvimento dos dirigentes;» Realização de ações de responsabilidade social;» Realização de inquéritos de aferição de satisfação. Direção de Administração Geral (DAG) Compete à DAG assegurar o apoio administrativo ao Conselho Diretivo, bem como assegurar as atividades transversais de apoio administrativo geral, a gestão financeira e patrimonial, de recursos humanos, de recursos logísticos e de aprovisionamento, inerentes ao funcionamento da espap, conforme descrito no artigo 7.º do regulamento interno da espap. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 50

51 A DAG é composta por dois núcleos cujas atribuições se descrevem de seguida:» Finanças e Controlo de Gestão, abreviadamente designado por FCG, que visa responder ao incremento das exigências da gestão financeira e controlo de gestão bem como de reportes de informação externa e interna.» Gestão de Recursos Humanos, abreviadamente designado por GRH, ao qual compete executar as políticas de recursos humanos da organização e assegurar as atividades de suporte à gestão do ciclo de vida dos colaboradores, promovendo a sua valorização e desenvolvimento. Os objetivos operacionais da DAG contribuem diretamente para a prossecução do objetivo operacional OO11 da espap. Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Objetivos Operacionais da UO Desenvolvimento organizacional DAG.OO01. Disponibilizar informação de gestão Fig. 29 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais da DAG No âmbito da DAG, as áreas de foco em 2017 serão:» Produção de relatórios internos mensais com informação orçamental de suporte à tomada de decisão;» Produção de relatórios internos mensais com informação de recursos humanos de suporte à tomada de decisão, como por exemplo os Mapas de Pessoal Previsional, Trabalho Suplementar, Deslocações e Estadas, Assiduidade, Formação, entre outros. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 51

52 Serão implementadas as seguintes iniciativas: Objetivo Operacional da UO DAG.OO01. Disponibilizar informação de gestão Fig. 30 Atividades e Indicadores da DAG Atividade/ Iniciativa Produção de relatório interno mensal com informação de suporte à tomada de decisão Produção de relatório interno mensal com informação de suporte à tomada de decisão (Mapa de pessoal previsional, trabalho suplementar, deslocações e estadas, assiduidade, formação) ID Indicador Meta DAG.IND01 DAG.IND02 Relatório mensal de Informação Orçamental Relatório mensal de Gestão de Recursos Humanos Valor Crítico 100% na 100% na Responsável DAG/ FCG DAG/ GRH E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:» Encerramento mensal de contas, de modo a garantir uma gestão eficiente;» Produção e gestão de mapas de suporte à gestão de aquisições;» Preparação de informação contabilística para adequação às normas SNC-AP;» Promoção de uma gestão mais eficiente da manutenção das instalações, através da elaboração de um relatório com a identificação de dez ações corretivas;» Realização de ações de formação, sendo que as de caráter externo se encontram condicionadas à realização de acordos de colaboração sem encargos para a espap;» Monitorização das condições de Higiene, Segurança e Saúde no Trabalho (HSST);» Elaboração de fluxogramas e respetiva descrição de tarefas na tramitação interna do processo de acumulação de funções;» Monitorização e revisão dos dados constantes nos processos individuais dos colaboradores. Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ) Compete ao GAJ prestar apoio jurídico ao Conselho Diretivo e às unidades orgânicas da espap, conforme detalhado no artigo 6.º do regulamento interno. As principais atribuições do GAJ são prestar apoio jurídico ao Conselho Diretivo e às unidades orgânicas da espap e melhorar as competências internas relativamente à área jurídica. A tabela abaixo identifica a relação entre o objetivo operacional do GAJ e o objetivo operacional da espap com impacto no QUAR. Os objetivos operacionais do GAJ contribuem diretamente para a prossecução do objetivo operacional OO5 da espap. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 52

53 Objetivos Operacionais da espap OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11 Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Aumentar a qualidade dos serviços prestados Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Objetivos Operacionais da UO Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Desenvolvimento organizacional GAJ.OO01. Prestar apoio jurídico à espap Fig. 31 Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da espap e os Objetivos Operacionais do GAJ A tabela abaixo reflete a atividade do GAJ cuja meta tem impacto direto no indicador 6 do QUAR da espap. Objetivo Operacional da UO GAJ.OO01. Prestar apoio jurídico à espap Atividade/ Iniciativa Apoiar juridicamente a Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL) na resposta a pronúncias em audiência prévia, impugnações ou outras reclamações sobre os procedimentos ao abrigo dos acordos quadros de contratação de veículos ou AOV. (Nota: A contagem do tempo pode ser suspensa ou ajustada caso seja intentada alguma ação judicial.) ID Indicador Meta GAJ.IND01 N.º médio de dias de resposta desde a data do pedido de apoio jurídico até à data de envio da resposta ao interessado, concorrente, adjudicatário ou Tribunal (parte do IND6.QUAR) Valor Crítico Responsável < 13 na GAJ Fig. 32 Atividades e Indicadores do GAJ com impacto direto nos indicadores de QUAR Adicionalmente o GAJ pretende realizar outras iniciativas, nomeadamente:» Produção de alertas jurídicos e de FAQ jurídicas a publicar na intranet, em matérias de maior relevância para a espap;» Revisão dos fluxos e minutas de procedimentos de contratação pública e instrumentos de apoio às Unidades Orgânicas para a aplicação das mesmas; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 53

54 » Elaboração de nota síntese explicativa sobre as alterações decorrentes da LEO e do DLEO, em matéria de aquisições de serviços;» Internalização de know-how resultante do patrocínio judiciário externo e implementação de base de dados de jurisprudência relativa a procedimentos de contratação da DVEL e da DCP e dinamização da mesma;» Compilação de processos de autorização ou notificação para tratamento de dados pessoais, atualização dos processos e levantamento de novas necessidades de pedidos de autorização ou notificação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 54

55 3.6 medidas de modernização administrativa O Decreto-Lei n.º 73/2014, de 13 de maio, estipula que o Plano de Atividades deve contemplar, em capítulo próprio, as medidas de modernização administrativa que a entidade se proponha a desenvolver, nomeadamente as relativas à desburocratização, qualidade e inovação e, em especial, as que deem cumprimento à regra do digital. Relativamente às medidas de modernização administrativa a desenvolver, nomeadamente relativas à desburocratização, qualidade e inovação, destacamos as seguintes:» Continuação do programa de reengenharia e simplificação (seguindo os princípios LEAN) de processos internos da espap, perseguindo o objetivo final da desmaterialização dos mesmos, em alinhamento com a Resolução de Conselho de Ministros n.º 51/2017;» Prossecução da iniciativa espap 180º - instrumento de feedback a dirigentes, uma medida inovadora de desenvolvimento organizacional ao nível não só da Administração Pública, como também do setor privado. Trata-se de uma ação anual que visa o desenvolvimento pessoal e profissional dos dirigentes, um dos fatores críticos de sucesso para o desempenho das equipas e da organização;» Dinamização de Redes Colaborativas entre os diversos stakeholders da espap, que tem sido umas das apostas da espap. A colaboração em rede tem tido resultados significativos ao nível da partilha de conhecimento e de experiências, que potenciam a inovação e a adoção das melhores práticas em termos do modelo de serviços partilhados e compras públicas;» Lançamento do conceito inovador PMaaS através dos Serviços Partilhados de Project Management Office (SPPMO), que pretendem aumentar a eficácia e eficiência da gestão de recursos e de projetos na Administração Pública, e cujos primeiros pilotos estão já a ser operacionalizados;» Organização do seminário Projetos ao Cubo, alargando-o a todo o setor público. O seminário Projetos ao Cubo é uma iniciativa mensal, cujo objetivo é promover o fortalecimento dos laços e potenciar a troca de conhecimento e experiências entre a comunidade de gestores de projeto, envolvendo, para além do setor público, as universidades, e entidades privadas de referência;» Conceção e pilotagem do modelo de showback dos custos da prestação de serviço. Seguindo um modelo de utilização responsável dos serviços disponibilizados, e pretendendo a criação de condições para uma maior racionalidade e equidade da utilização dos meios;» Pilotagem do modelo de inovação, inspirado nos modelos de inovação interna e de gestão partilhada, abrindo a todos os colaboradores da espap a oportunidade de apresentar ideias que contribuam para a melhoria da capacidade de operação através da otimização de processos, melhoria da performance, redução de custos ou lançamento de novos serviços que se enquadrem na missão da espap;» Disponibilização de nova versão do GeRFiP, implementando o SNC-AP, acompanhando a evolução em curso do referencial contabilístico em uso no setor publico;» Lançamento de AQ em áreas não cobertas pelo atual ecossistema de AQ em vigor, permitindo a agilização do processo de compra e o incremento das poupanças associadas. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 55

56 3.7 publicidade institucional Nos termos definidos no n.º 2, do art.º 7.º, da Lei n.º 95/2015, os institutos públicos devem incluir, nos respetivos planos e relatórios de atividades uma secção especificamente dedicada à informação sintética sobre as iniciativas de publicidade institucional do Estado. A espap não prevê a realização de qualquer campanha de publicidade institucional no corrente ano. Encontrando-se prevista somente a publicação de anúncios, no cumprimento das atribuições e desenvolvimento da atividade, referentes aos procedimentos de contratação pública e às consultas públicas lançadas no âmbito dos trabalhos preparatórios de lançamento de procedimentos concursais para celebração de acordos quadro. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 56

57 04 recursos financeiros e pessoas espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 57

58 04 recursos financeiros e pessoas 4.1 recursos financeiros O orçamento aprovado da espap para 2017 é de , antes de cativos. Este montante, comparativamente com 2016, representa um decréscimo de 26,45% face à dotação inicial Variação Fonte Financiamento Dotação inicial Dotação inicial Valor % Orçamento de Estado ,08% Receitas Próprias ,06% Fundos Europeus ,37% Total ,45% Fig. 33 Orçamento 2017 variação face a 2016 No que respeita ao orçamento de funcionamento, está prevista uma dotação de A espap, desde a sua constituição, tem como objetivo otimizar os custos operacionais libertando verbas para as suas atividades de negócio. No que respeita ao orçamento de investimento (PIDDAC), está prevista uma dotação de Em 2017, está contemplado um investimento significativo no GeRHuP, prevendo-se a conclusão do desenvolvimento da Fase 1 do back end, a continuação do desenvolvimento do Portal front end, bem como a criação das condições necessárias para a expansão para outros organismos públicos. Paralelamente pretende-se apostar na adaptação do GeRFiP ao SNC-AP, bem como na continuação do seu desenvolvimento e melhoria. Esta ferramenta possui uma importância fulcral, uma vez que se encontra implementada desde o final de 2013, em todos os serviços integrados da Administração Central do Estado. Prevê-se, ainda, o investimento necessário para cumprir os objetivos definidos para a espap, no âmbito da Estratégia das TIC na Administração Pública, designadamente, na capacitação da Rede operacional de Serviços Partilhados de TIC (rsptic), em conjunto com vários atores da Administração Pública. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 58

59 4.2 pessoas Como em qualquer outra instituição, os recursos humanos são fundamentais para a prossecução dos objetivos institucionais e para o desenvolvimento das competências atribuídas às Instituições. Em particular, no caso da espap e dada a sua área de intervenção, torna-se, portanto, necessário assegurar que os seus recursos humanos possuam uma elevada especialização e diferenciação em termos técnicos e de competências. Os recursos humanos da espap pertencem a dois regimes distintos de vínculos laborais, designadamente Contrato de Trabalho em Funções Públicas (CTFP) e Contrato Individual de Trabalho (CIT). Para a prossecução das atribuições da espap encontra-se previsto um total de 310 postos de trabalho, dos quais 33 correspondem a cargos de direção (superior e intermédia), o que representa uma redução de 15 postos de trabalho face ao ano de Cargo/carreira/categoria Nº postos de trabalho Dirigentes Direção superior 4 Dirigentes Direção intermédia e Chefes de equipa 29 Técnico Superior e Especialista de Informática 237 Coordenador Técnico 1 Técnico de Informática 27 Assistente Técnico 9 Assistente Operacional 3 Total 310 Fig. 34 Mapa de pessoal 2017 Nota: De modo a permitir o reporte e análise de informação, e apenas para este efeito, equipararam-se, por correspondência, as carreiras das extintas ANCP, GeRAP, bem como do pessoal contratado pela espap, a carreiras da Administração Pública. No quadro acima representado, é efetuada a distribuição do mapa de pessoal previsional para o ano de 2017 da espap por cargo/carreira/categoria. Destaca-se a carreira de técnico superior e especialista de informática, uma vez que é a carreira com mais postos de trabalho previstos, com 237 postos de trabalhos. A segunda carreira mais representada é a de técnico de informática com 27 postos de trabalho previstos. Em 01 de janeiro de 2017 a espap contava com 297 postos de trabalho preenchidos, que representa cerca de 95,8% dos 310 postos de trabalho disponíveis. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 59

60 05 siglas e abreviaturas espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 60

61 05 siglas e abreviaturas AdC ADSE AES AFN AM Autoridade da Concorrência Instituto de Proteção e Assistência na Doença, IP Arquitetura e Engenharia de Software AforroNet Área Metropolitana AMA Agência para a Modernização Administrativa, I. P. ANCP Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E. AOT AOV AP APA APOGEP AQ ARP ASI AT B2AP BEP BI CC CCDR CIM CIT CNCP CNPD CPD CPO CSPF CSPRH CTFP DAG DCP DITIC Aplicações de Orçamento e de Tesouraria Aluguer Operacional de Veículos Administração Pública Agência Portuguesa do Ambiente Associação Portuguesa de Gestão de Projetos Acordo quadro Análise de Requisitos e Processos Administração de Sistemas Autoridade Tributária e Aduaneira Business to Administração Pública Bolsa de Emprego Público Business Intelligence Centro de Contacto Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional Comunidade Intermunicipal Contrato Individual de Trabalho Catálogo Nacional de Compras Públicas Comissão Nacional de Proteção de Dados Centro de Processamento de Dados Comité de Planeamento e Operações Centro de Serviços Partilhados de Finanças Centro de Serviços Partilhados de Recursos Humanos Contrato de Trabalho em Funções Públicas Direção de Administração Geral Direção de Compras Públicas Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 61

62 DGAEP DGCSI DGO DGSS DGTF DLEO DNF DRH DSI DSPF DSPRH DVEL ERP espap ESF FAQ FCG FOC forhum GAJ GCS GeADAP Direção-Geral da Administração e do Emprego Público Direção de Gestão de Clientes, Serviços e Inovação Direção-Geral do Orçamento Direção-Geral da Segurança Social Direção-Geral do Tesouro e Finanças Decreto-Lei de Execução Orçamental Desenvolvimento de Negócio de Finanças Desenvolvimento de Serviços Partilhados de Humanos Direção de Sistemas de Informação Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos Direção de Veículos do Estado e Logística Enterprise Resource Planning Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública Expansão de Serviços Partilhados de Finanças Frequently Asked Questions Finanças e Controlo de Gestão Fórum Operacional de Compras Fórum de Organização e Recursos Humanos Gabinete de Apoio Jurídico Gestão de Clientes e Serviços Gestão integrada da Avaliação de Desempenho da Administração Pública GeRAP Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E. GeRFiP GeRHuP GERProj GPDO GPP GRH HSST IaaS IFV Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado Gestão Estratégica de Recursos e de Projetos Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional Gabinete de Planeamento, Políticas e Administração Geral Gestão de Recursos Humanos Higiene, Segurança e Saúde no Trabalho Infrastructure as a service Interface Financeira de Vencimentos IGCP Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública, E. P E. IGeFE IGF II Instituto de Gestão Financeira da Educação Inspeção-Geral de Finanças Instituto de Informática espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 62

63 IMPIC INA IND ISO LEO NA NESTA NPG OCDE OE OO PA PCM PCN PEPAC PESI PESPAP PGC PGERRTIC PGRCIC PIDACC PMI PMO PNS PoC POC-P PPQ PREMAC PTT PVE QUAR RA RCS RGE RH RIGORE Instituto dos Mercados Públicos de Imobiliário e da Construção Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas Indicador International Organization for Standardization Lei de Enquadramento Orçamental Não Aplicável National Endowment for Science, Technology and the Arts Núcleo de Planeamento e Gestão do Sistema Nacional de Compras Públicas Organisation for Economic Co-operation and Development Objetivo Estratégico Objetivo Operacional Plano de Atividades Presidência do Conselho de Ministros Plano de Continuidade do Negócio Programa de Estágios Profissionais da Administração Central Plano Estratégico dos Sistemas de Informação Plano Estratégico de Serviços Partilhados da Administração Pública Novos Produtos e Gestão de Capacidade Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de custos com as TIC Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas Programa de Investimentos e Despesas de Desenvolvimento da Administração Central Project Management Institute Project Management Office Gestão de Portefólio, Níveis de Serviço e Sourcing Proof of Concept Plano Oficial de Contabilidade Pública Gestão de Projetos, Produtos e Qualidade de Software Plano de Redução e Melhoria da Administração Central Ponto de Troca de Tráfego Parque de Veículos do Estado Quadro de Avaliação e Responsabilização Relatório de Atividades Reunião de Coordenação Setorial Reunião Geral espap Recursos Humanos Rede Integrada de Gestão Orçamental e dos Recursos do Estado espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 63

64 RIVA rspbt rspic rsptic SaaS SCC SCI SCH SG SGDN SGF SGPVE SGT SI SIADAP SIAV SIEF sigame SIGO SNC-AP SNCP SP SPA SPFIN SPPMO SPRH SP TIC SPVL SRH SRVI SSM TdC TIC UMC UO Recolha de Informação de Vencimentos e Avaliações Rede de Serviços Partilhados de Base Territorial Rede de Serviços Partilhados de Inovação e Conhecimento Rede operacional de Serviços Partilhados de Tecnologias de Informação e Comunicação da Administração Pública Software as a Service Segurança, Centro de Processamento de Dados e Comunicações Sistema de Controlo Interno Sistema de Crédito Bonificado à Habitação Secretaria-Geral Secretaria-Geral do Ministério da Defesa Nacional Secretaria-Geral do Ministério das Finanças Sistema de Gestão do PVE Sistema de Gestão de Contas do Tesouro Sistemas de Informação Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública Sistema Informático de Agenciamento de Viagens Sistema de Incentivo e Eficiência da Despesa Pública Sistema Integrado de Gestão e Apoio à Requalificação Sistema de Informação de Gestão Orçamental Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas Sistema Nacional de Compras Públicas Serviços Partilhados Sistema de Produtos de Aforro Serviços Partilhados de Finanças Serviços Partilhados de PMO Serviços Partilhados de Recursos Humanos Serviços Partilhados de TIC Serviços Partilhados de Veículos e Logística Sistema de Gestão de Recursos Humanos Sistema de Recolha e Validação de Informação Service Desk, Suporte e Monitorização Tribunal de Contas Tecnologias de Informação e Comunicação Unidades Ministeriais de Compras Unidade Orgânica espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 64

65 Juntos, partilhamos eficiência Plano de atividades 2017 Maio 2017 versão inicial, aprovada 1.0 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Av. Leite de Vasconcelos, 2 Alfragide AMADORA PORTUGAL Tel.: (+351) Fax: (+351) cc@espap.pt