PRESTAÇÃO ANUAL E INTERCALAR DE CONTAS

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1 DOMÍNIO 04. Recursos Financeiros TEMA Gestão Orçamental ASSUNTO Prestação Anual e Intercalar de Contas UO RESPONSÁVEL DSF REVISTO EM: APROVADO EM: ENTRADA EM VIGOR: PRESTAÇÃO ANUAL E INTERCALAR DE CONTAS OBJETIVO ÂMBITO Estabelecer os procedimentos e as responsabilidades associadas ao processo de prestação anual e intercalar de contas. SGME e organismos da PCS REFERÊNCIAS NORMATIVAS Plano Oficial de Contabilidade Pública; Sistema de Normalização Contabilística Público; Instruções para a organização e documentação das contas abrangidas pelo Plano Oficial de Contabilidade Pública e Planos Setoriais; Lei de Enquadramento Orçamental, com as sucessivas alterações; Lei n.º 97/98, de 26 de agosto e respetivas alterações - Lei de Organização e Processo do Tribunal de Contas; Decretos-Lei de Execução Orçamental; Circulares da DGO; Instruções n.º 2/97-2ª Secção do Tribunal de Contas Instruções para a organização e documentação das contas dos serviços e organismos da Administração Pública (regime geral autonomia administrativa), integrados no novo Regime da Administração Financeira do Estado; Instruções n.º 1/2004, 2ª Secção do Tribunal de Contas; DSGRH/DPO 1 de 8

2 Resolução n.º 2/14 2.ª Secção do Tribunal de Contas. 1. DEFINIÇÕES/SIGLAS AGME - Ação Governativa do Ministério da Economia CGD Caixa Geral de Depósitos DACO Divisão de Acompanhamento e Controlo Orçamental DIR Direção DGO Direção Geral do Orçamento DSCPP Direção de Serviços da Contratação Pública e Património DSF Direção de Serviços Financeiros DSGRH Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos ESPAP - Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. GAFME Gestão Administrativa e Financeira do Ministério da Economia GerFIP Gestão de Recursos Financeiros e Patrimoniais IGCP Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública - IGCP, E.P.E ME Ministério da Economia NT Núcleo de Tesouraria PAP Pedidos de Autorização de Pagamentos PCS Prestação Centralizada de Serviços PLC - Pedido de Libertação de Créditos SIGO Sistema Integrado de Gestão Orçamental SOE Sistema do Orçamento de Estado SGME Secretaria-Geral do Ministério da Economia TC Tribunal de Contas UO - Unidade Orgânica. 2. ORIENTAÇÃO TÉCNICA A Secretaria-Geral do Ministério da Economia (SGME) é o serviço responsável pela entidade contabilística Gestão Administrativa e Financeira do Ministério da Economia (GAFME), que integra as seguintes subentidades do Ministério da Economia (ME): SGME; Gabinete de Estratégia e Estudos; Direção -Geral do Consumidor; Direção -Geral das Atividades Económicas; Gabinete de Prevenção e Investigação de Acidentes com Aeronaves; DSGRH/DPO 2 de 8

3 Gabinete de Investigação de Segurança e de Acidentes Ferroviários. Nos termos da legislação vigente, foi igualmente criada uma entidade contabilística Ação Governativa do Ministério da Economia (AGME), que integra as subentidades relativas aos orçamentos dos gabinetes dos respetivos membros do Governo, cuja gestão se encontra igualmente cometida à SGME. A prestação de contas das entidades contabilísticas autónomas é feita através da apresentação das Demonstrações Financeiras e dos Anexos às Demonstrações Financeiras, sem prejuízo da prestação de contas simplificada, na ótica orçamental, de cada uma das subentidades inseridas no novo modelo organizativo, sendo, neste caso, obrigatória a apresentação individual dos documentos que constam da Instrução n.º 1/2004, de 22 de janeiro, do TC e dispensada a apresentação do Balanço e Demonstração de Resultados e Anexos às Demonstrações Financeiras. A título de exemplo, anexa-se ao presente procedimento a guia de remessa dos documentos submetidos pelo portal eletrónico do TC, relativos à Conta de Gerência de 2014, da AGME (Anexo I). A apresentação da prestação de contas junto do Tribunal de Contas (TC) é efetuada por via eletrónica, utilizando para o efeito a aplicação informática disponibilizada no respetivo sítio institucional. As contas devem ser apresentadas por anos económicos e remetidas ao TC até ao dia 30 de abril do ano seguinte àquele a que respeitam (ano N+1), salvo disposição legal e específica, ou nos casos em que o seu período de vigência não termine a 31 de dezembro por substituição do responsável ou da totalidade dos responsáveis em administrações colegiais e, bem assim, da substituição parcial de gerentes em administrações colegiais por motivo de presunção ou apuramento de qualquer infração financeira no prazo de 45 dias a contar da data de substituição dos responsáveis (gerências partidas). 3. PROCEDIMENTOS 1. Durante o mês de janeiro, relativamente às contas anuais, e durante os primeiros 30 dias após a substituição dos responsáveis, relativamente às contas intercalares (referentes a gerências partidas), a DSF/DACO, solicita, via Ao NT, a extração e envio das certidões de saldos das contas bancárias sedeadas no IGCP, às quais tem acesso, através do serviço de homebanking, à data de 31/12 do ano a que respeita a prestação de contas anual ou à data de cessação de funções do(s) responsável(eis), no caso de prestação de contas intercalares (referentes a gerências partidas); DSGRH/DPO 3 de 8

4 Solicita igualmente aqueles elementos às entidades para as quais o NT não possui senha de acesso às respetivas contas; Este procedimento aplica-se a todas as contas que, eventualmente, se encontrem sedeadas fora do IGCP; À DSGRH, o preenchimento dos Anexos, às instruções do TC, VI - Relação de funcionários e agentes em situação de acumulação de funções (FR A) e IX - Relação nominal dos responsáveis (FR B); À DSCPP, o preenchimento dos mapas relativos à contratação administrativa Situação dos Contratos da AGME e GAFME (FR C) e à contratação administrativa Formas de Adjudicação da AGME e GAFME (FR D). 2. Com vista a facilitar os trabalhos referentes à prestação de contas da GAFME e da AGME, a SGME/DSF/DACO promove a resposta a um questionário para a elaboração das contas de gerência, com informação complementar necessária, enviado pela ESPAP via correio eletrónico, em princípio durante o 1º trimestre do ano. 3. Sem a resposta ao questionário, a ESPAP não conseguiria consolidar todos os elementos por forma a disponibilizar os mapas essenciais ao output requerido pelo Tribunal de Contas, para a apresentação da prestação de contas. 4. Em anexo ao presente procedimento encontra-se o questionário que foi enviado pela ESPAP para a prestação de contas referente ao exercício de 2014 (Anexo II). 5. Após o preenchimento do questionário pela DACO, e verificação pelo Chefe de Divisão da DACO, este documento é enviado para a ESPAP, por via eletrónica, de preferência até ao final do 1º trimestre do ano seguinte a que respeita a conta de gerência, no caso de contas anuais. No caso de contas intercalares (referentes a gerências partidas) o envio do questionário deverá ser efetuado até 30 dias após a sua receção da ESPAP. 6. Através de correio eletrónico, e após inserção dos elementos constantes do questionário, a ESPAP solicita à SGME/DSF/DACO, a confirmação/validação dos valores constantes nos mapas financeiros que se encontram no GerFIP; 7. Após o processo de validação, a DACO solicita à ESPAP, através de correio eletrónico, que diligencie o apuramento dos resultados e a conclusão das contas, quer para a AGME, quer para a GAFME; 6. Concluídos os trabalhos de elaboração das contas de gerência pela ESPAP, e após envio de informação por correio eletrónico, a DSF/DACO extrai do GerFIP os diversos mapas constantes nas DSGRH/DPO 4 de 8

5 instruções n.º 1/2004, 2ª Secção, do TC (Instruções para a organização e documentação das contas abrangidas pelo Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP- aprovado pelo Decreto-Lei nº. 232/97, de 3 de setembro) e planos sectoriais (POC - Educação aprovado pela Portaria 794/2000 de 20 de setembro, POCMS aprovado pela Portaria nº. 898/2000 de 28 de setembro e POCISSSS aprovado pelo Decreto-Lei nº. 12/2002 de 25 de janeiro) plasmados na Guia de Remessa, em anexo: os mapas de Controlo Orçamental (despesa e receita), do Balanço, da Demonstração de Resultados e dos mapas de Fluxos de Caixa são convertidos, por exigência da aplicação informática do TC, em formato xml, pelo que, não são os mesmos objeto de assinatura digital pelos dirigentes superiores respetivamente responsáveis; 7. A DSF/DACO procede ao envio das contas de gerência da AGME e da GAFME ao TC, através da aplicação informática disponibilizada por aquela instituição, até ao dia 30 de Abril, no caso de ser uma conta de gerência anual. No caso de ser uma conta de gerência intercalar (referente a gerências partidas), a DSF/DACO tem 45 dias para enviar a informação ao TC, contados a partir da data da substituição dos responsáveis; 8. Por fim, a DSF/DACO procede ao arquivo de uma cópia eletrónica de cada conta de gerência, numa pasta eletrónica partilhada para o efeito, no servidor da SGME; Quer a conta de Gerência da AGME, quer a conta de Gerência da GAFME, após submetidas no portal eletrónico do TC, não são remetidas, para conhecimento, respetivamente, para a tutela e para os dirigentes de cada uma das subentidades da GAFME; 9. No caso das contas intercalares compete à DSF/DACO solicitar à ESPAP, por correio eletrónico, no prazo de 15 dias a contar da data do fecho da gerência, o encerramento da conta, indicando para o efeito a entidade em questão e as datas de início e fim do exercício a encerrar; 10. No caso de se verificar a necessidade de prorrogação do prazo de entrega das contas de gerência, quer anuais, quer intercalares, a DSF/DACO propõe à Direção da SGME, no prazo mínimo de 8 dias antes do términus legal do prazo, o envio de um ofício dirigido à Direção Geral do TC, solicitando o respetivo adiamento da entrega da prestação de contas. 4. ARQUIVO DE DOCUMENTOS DE SUPORTE DOCUMENTO Questionário para Elaboração de Conta de Gerência FR A - Anexo VI - Relação de funcionários e agentes em situação de acumulação de funções RESPONSÁVEL PELO ARQUIVO ORIGINAL CÓPIA/DUPLICADO SUPORTE DSF Papel Eletrónico DSF DSGRH Papel Eletrónico DSGRH/DPO 5 de 8

6 DOCUMENTO FR B Anexo IX - Relação nominal dos responsáveis FR C - Situação dos Contratos FR D - Formas de adjudicação RESPONSÁVEL PELO ARQUIVO ORIGINAL CÓPIA/DUPLICADO SUPORTE DSF DSGRH Papel Eletrónico DSF DSCP Papel Eletrónico DSF DSCP Papel Eletrónico 4. FORMULÁRIOS FR A - Anexo VI - Relação de funcionários e agentes em situação de acumulação de funções FR B Anexo IX - Relação nominal dos responsáveis FR C - Situação dos Contratos FR D - Formas de Adjudicação 5. FLUXOGRAMAS FL A - Prestação anual e intercalar de contas (trabalhos preparatórios) FL B - Prestação anual e intercalar de contas DSGRH/DPO 6 de 8

7 FL A Prestação anual e intercalar de contas (trabalhos preparatórios) Responsável Atividade Descrição 1. DSF/DACO 1. A DSF/DACO solicita informação via às UO da SGME: 1. Durante o mês de janeiro, relativamente às contas anuais, e durante os primeiros 30 dias após a substituição dos responsáveis, NT ou entidades DSGRH DSCPP Trabalhos preparatórios de elaboração da conta de gerência A extração e envio das certidões de saldos das contas bancárias sedeadas no IGCP ou fora do IGCP Relação de funcionários e agentes em situação de acumulação de funções e relação nominal de responsáveis Situação dos contratos e formas de adjudicação relativamente às contas intercalares (referentes a gerências partidas), a DSF/DACO, solicita, via - Ao NT, a extração e envio das certidões de saldos das contas bancárias sedeadas no IGCP, às quais tem acesso, através do serviço de homebanking, à data de 31/12 do ano a que respeita a prestação de contas anual ou à data de cessação de funções do(s) responsável(eis), no caso de prestação de contas intercalares (referentes a gerências partidas). Solicita igualmente aqueles elementos às entidades para as quais o NT não possui senha de acesso às respetivas contas. Este procedimento aplica-se ainda a contas que, 2. NT ou entidades/ 2. Remetem a documentação solicitada à DSF eventualmente, se encontrem sedeadas fora do IGCP; DSGRH/ DSCPP - À DSGRH, o preenchimento dos Anexos VI - Relação de funcionários e agentes em situação de acumulação de funções e IX - Relação nominal dos responsáveis (anexos às instruções do TC); - À DSCPP, o preenchimento dos mapas relativos à contratação administrativa Situação dos Contratos da AGME e GAFME e à contratação administrativa Formas de Adjudicação da AGME e GAFME. 2. A informação é remetida pelas UO da SGME ou pelas entidades à DSF/DACO. DSGRH/DPO 7 de 8

8 FL B Prestação anual e intercalar de contas Responsável Atividade Descrição 1. ESPAP 1. ESPAP solicita a resposta a um questionário para elaboração das contas de gerência, via 1. Durante o primeiro trimestre de cada ano, a ESPAP envia à SGME, via correio eletrónico, um questionário, no contexto dos trabalhos de elaboração das contas de 2. DSF 2. DSF responde ao questionário da ESPAP gerência. 2. A SGME/DSF/DACO promove a resposta ao questionário da ESPAP. Após o preenchimento do questionário, o documento é enviado para a ESPAP, 3. ESPAP 3. ESPAP solicita, via , a confirmação/ validação dos valores constantes dos mapas do GerFIP por via eletrónica, de preferência até ao final do 1º trimestre do ano seguinte a que respeita a conta de gerência, no caso de contas anuais. No caso de contas intercalares o envio do questionário deverá ser efetuado 4. DSF/ DACO 5. DSF/ DACO Elaboração da conta de gerência N 4. DSF/DACO valida a informação dos mapas do GerFIP Informação dos mapas é validada? S 5. DSF/DACO solicita à ESPAP o apuramento dos resultados e a conclusão de contas até 30 dias após a sua receção; 3. A ESPAP solicita à DSF/DACO, via , a confirmação/validação dos valores constantes nos mapas financeiros que se encontram no GerFIP; 5. Após o processo de validação, a DSF/DACO solicita à ESPAP, através de , que diligencie o apuramento dos resultados e a conclusão das contas, quer para a AGME, quer para a GAFME; 6. A ESPAP conclui os trabalhos de elaboração das contas de informa a DSF/DACO, por correio eletrónico; 7. A DSF/DACO extrai do GerFIP os diversos mapas constantes nas instruções n.º 1/2004, 2ª Secção do TC; 8. A DSF/DACO procede ao envio das contas de 6. ESPAP 6. ESPAP informa a DSF/DACO, via , da conclusão dos trabalhos de elaboração das contas gerência da AGME e da GAFME ao TC, através da aplicação informática disponibilizada por aquela instituição, até ao dia 30 de Abril, no caso de ser uma conta de gerência anual. No caso de ser uma conta de 7. DSF/ DACO 7. DSF/DACO extrai os mapas do GerFIP gerência intercalar (referente a gerências partidas), a DSF/DACO tem 45 dias para enviar a informação ao TC, contados a partir da data da substituição dos 8. DSF/DACO 8. Envio das contas de gerência ao TC através da aplicação da página eletrónica responsáveis; 9. Por fim, a DSF/DACO procede ao arquivo de uma cópia eletrónica de cada conta de gerência, numa pasta eletrónica partilhada para o efeito. No caso das contas intercalares compete à DSF/DACO solicitar à ESPAP, 9. DSF/ DACO 9. Arquivo de uma cópia eletrónica das contas de gerência por correio eletrónico, no prazo de 15 dias a contar da data do fecho da gerência, o encerramento da conta. DSGRH/DPO 8 de 8