Conferência "Gestão Documental: utopia e realidade"

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José Azevedo Graça
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1 Conferência "Gestão Documental: utopia e realidade"

2 A Realidade da Gestão Documental

População alvo Trabalho de campo realizado durante 2016 Email para lista

Correio para Secretarias Gerais da AP Grau de Municípios Confiança de

3 População alvo Trabalho de campo realizado durante para lista da APDSI com 1000 empresas Correio para 200 maiores empresas 1200 Correio para Secretarias Gerais da AP Grau de Municípios Confiança de 95% Correio para > habitantes 300 Margem de Erro de 5% Dimensão da amostra

4 Características da população

5 Áreas de actividade

6 Distribuição geográfica (segundo NUTS II)

7 Número de colaboradores

8 Utilizados activos da Gestão Documental

9 Volume de documentos processados anualmente

10 Proporção entre suporte papel e nado-digital

11 Razões de manter um arquivo

12 Organização do arquivo em suporte papel

13 Responsabilidade pela documentação administrativa

14 Principais preocupações com a gestão documental

15 Sistema de Gestão Documental

16 Dispõe de sistema de gestão documental

17 Facilidade da pesquisa e recuperação

18 Organização da gestão documental

19 Áreas de negócio integradas com Gestão Documental

20 Funcionalidades Funcionalidades disponíveis desejáveis

21 Conclusões Amostra Amostra significativa significativa (NC (NC -- 95%; 95%; ME ME 5%); 5%); Distribuída Distribuída geográfica geográfica adequada adequada com com maior maior incidência incidência na na AP; AP; Entidades Entidades com com diferentes diferentes dimensões dimensões (colaboradores, (colaboradores, volume volume de de documentos documentos ee utilização utilização activa); activa); Documentação Documentação em em suporte suporte papel papel com com tendência tendência para para nado-digital; nado-digital; Constituição Constituição do do arquivo arquivo por por razões razões de de natureza natureza legal legal ee interesse interesse histórico; histórico; AA estratégia estratégia do do negócio negócio ee aa relação relação com com clientes clientes éé determinante determinante para para aa gestão gestão documental. documental. Valorização Valorização do do impacto impacto no no aumento aumento da da eficácia eficácia ee eficiência, eficiência, gestão gestão colaborativa colaborativa ee acesso acesso àà informação informação Responsabilidade Responsabilidade da da documentação documentação administrativa administrativa pelos pelos departamentos departamentos da da organização organização ou ou pela pela área área administrativa administrativa Documentos Documentos em em papel papel mantidos mantidos nos nos departamentos departamentos ou ou num num arquivo arquivo central. central.

22 Conclusões Maioria Maioria das das entidades entidades possui possui sistema sistema de de gestão gestão documental documental (74%); (74%); Boa Boa ou ou Suficiente Suficiente pesquisa pesquisa ee recuperação recuperação da da informação; informação; Organização Organização da da gestão gestão documental documental aa cargo cargo de de técnicos técnicos administrativos administrativos ou ou informáticos; informáticos; Integração Integração da da gestão gestão documental documental com com todas todas as as áreas áreas de de negócio negócio ee suporte; suporte; As As funcionalidades funcionalidades percepcionadas percepcionadas da da gestão gestão electrónica electrónica de de documentos documentos centradas centradas na na digitalização, digitalização, registo registo ee expedição expedição de de correspondência correspondência ligados ligados aos aos processos processos de de negócio; negócio; As As funcionalidades funcionalidades existentes existentes não não valorizam valorizam aa gestão gestão do do ciclo ciclo de de vida, vida, exportação/importação exportação/importação ee modelo (MoReq2010). modelo de de requisitos requisitos normalizado normalizado (MoReq2010) (MoReq2010) (MoReq2010).

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