ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO O SISTEMA DE CAPTURA, GERENCIAMENTO E DESCONTO DE CHEQUES COMEÇANDO A USAR O SISTEMA...17

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2 ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO O SISTEMA DE CAPTURA, GERENCIAMENTO E DESCONTO DE CHEQUES... 3 Onde e Como Obter o Programa de Instalação... 3 Instalando o Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques... 3 Primeiro Acesso... 4 Menus de Acesso... 5 Mapa do Sistema... 5 Onde Encontrar as Informações de que Você Precisa... 5 Novidades do Sistema Solução de Problemas Dúvidas Mais Freqüentes COMEÇANDO A USAR O SISTEMA FUNCIONALIDADES DO SISTEMA DE CAPTURA, GERENCIAMENTO E DESCONTO DE CHEQUES Menu Arquivo Menu Cheques Menu Relatórios Menu Utilitários Menu Tabelas Menu Ajuda DICAS IMPORTANTES PARA O USO DO SISTEMA...50 Definição Conceitual Importação e Exportação de Dados Campos de Uso da Empresa Como Efetuar a Seleção Simultânea de Vários Cheques INFORMAÇÕES SOBRE O PROGRAMA...53 Controle de Versão do Sistema LEITORAS DE CÓDIGO DE BARRAS CMC DÚVIDAS ADICIONAIS...55

3 1. INTRODUÇÃO Bem-vindo ao Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques. O HSBC Bank Brasil S.A. Banco Múltiplo, preocupado em criar facilidades e gerar segurança aos seus Clientes, disponibiliza a você o Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques. A captura dos cheques diretamente em seu escritório ou empresa proporciona maior segurança e redução de prejuízos, pois o registro eletrônico permite a compensação em casos de extravios ou assaltos. Além disso, o sistema possui diversas opções de consulta, permitindo o gerenciamento completo dos cheques entregues ao HSBC. As inovações disponibilizadas a você vão além da simples troca de informações via meios eletrônicos, pois também possibilitam a realização de operações com cheques, desde o envio para depósito à vista em sua conta corrente, para custódia no HSBC, até a realização de operações de desconto, por meio de arquivos gerados com informações cadastradas em sua base de dados local e transmitidos ao Banco. Este manual apresenta o Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques, permitindo iniciar o processo de captura rapidamente. Além disso, explica como realizar as tarefas mais usuais, oferece dicas e indica os recursos para controle e gerenciamento dos cheques. Se você deseja explorar o Sistema mais ativamente ou aprender sobre os recursos técnicos, o tópico Onde Encontrar as Informações de que Você Precisa indica outras fontes de informação. O Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques permite a captura de cheques para custódia e depósitos à vista. O controle e o gerenciamento dos cheques em custódia e à vista, enviados ao banco, é possível através dos arquivos retorno disponibilizados pelo HSBC e tratados no Sistema de Captura de Cheques. O retorno apresenta informações sobre a movimentação dos cheques nas carteiras de custódia simples, descontada e garantida, assim como dos cheques transmitidos para depósito à vista. 2

4 2. O SISTEMA DE CAPTURA, GERENCIAMENTO E DESCONTO DE CHEQUES DO HSBC ONDE E COMO OBTER O PROGRAMA DE INSTALAÇÃO Você pode obter o programa de instalação do Sistema de Captura de Cheques do HSBC por Download, no site do HSBC. Acesse o site e faça o download do programa de instalação do Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques, clicando em um dos links a seguir: > Para sua Empresa/Pagamentos e Recebimentos/HSBC Downloads/Captura de Cheques/ Software de Captura, Gerenciamento e Descontos de Cheques do HSBC. Se você já tiver instalado o Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques em sua máquina, você pode optar por realizar somente o download do programa de atualização de versão, sendo desnecessário baixar o programa completo. No mesmo endereço está disponível também o Manual Operacional do Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques. Para obtê-lo, clique no link: Manual Operacional do Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques. INSTALANDO O SISTEMA DE CAPTURA, GERENCIAMENTO E DESCONTO DE CHEQUES Para instalar o Sistema através do programa obtido no download, dê duplo clique sobre o programa ou, no Windows, acesse o Menu Iniciar/Executar, localize o programa e clique em <Abrir> e, em seguida, em <Ok>. Automaticamente o programa de instalação será acionado. Na primeira tela serão apresentadas as recomendações necessárias para a instalação. Para dar continuidade, clique em <Avançar>. 3

5 Leia as instruções apresentadas nas telas seguintes à instalação, as quais indicam o caminho de instalação e o nome da pasta. Você poderá alterar o caminho de instalação e/ou o nome da pasta. Na última tela de instalação do Sistema, clique em <Terminar> para concluir a instalação. Após a instalação do Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques do HSBC, será disponibilizado um atalho na área de trabalho do seu computador. Você também poderá acessá-lo com um clique no Menu Iniciar (do Windows)>Programas>Captura e Gerenciamento de Cheques>Captura de Cheques. Caso você já tenha instalado o Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques em sua máquina, realize novamente o procedimento de instalação do programa ou de atualização de versão. A configuração do sistema será mantida, assim como toda a base de dados existente na versão anterior. O Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques é monousuário, não sendo possível sua utilização em rede. PRIMEIRO ACESSO Para o primeiro acesso, você deve utilizar o Usuário Supervisor com a Senha MASTER (em maiúsculo ou minúsculo). No primeiro acesso, o Sistema solicitará automaticamente a alteração da senha Usuário Supervisor. A nova senha pode ser alfanumérica, de 6 a 10 caracteres, sem distinção entre letras maiúsculas e minúsculas. Somente através do Usuário Supervisor é possível o cadastramento de novos usuários. Portanto, essa nova senha deve ser mantida em absoluto sigilo. Veja como cadastrar usuários no tópico Cadastro de Usuários, na página 44. Depois de cadastrada a nova senha, o Sistema disponibilizará automaticamente a tela de Configuração do Programa, para que sejam informados os dados do Cliente do HSBC que estará utilizando o Sistema e, ainda, os critérios de exclusão automática dos cheques da base de dados. Para obter mais detalhes, veja o tópico Configuração do Programa, na página 6. Caso surjam problemas de acesso ou dificuldades com a senha, você deve entrar em contato com a Mesa de Apoio do HSBC (telefone ). O atendimento é de segunda a sextafeira, das 7 às 20 horas (horário de Brasília). 4

6 MENUS DE ACESSO Esta é a área de trabalho do Sistema, através da qual é possível acessar os menus de opções: Arquivo, Cheques, Relatórios, Utilitários, Tabelas e Ajuda. Para ter acesso às principais funcionalidades do sistema, basta clicar nos atalhos em forma de figuras posicionados abaixo do menu de opções. Para obter a descrição das funcionalidades representadas pelas figuras, posicione o mouse sobre uma delas. Com um clique sobre a figura, você acessará a função desejada. MAPA DO SISTEMA Você pode visualizar o mapa do Sistema através do Tópico 4 deste Manual (página 20): Funcionalidades do Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques. ONDE ENCONTRAR AS INFORMAÇÕES DE QUE VOCÊ PRECISA Ajuda para procedimentos Para iniciar a Ajuda, clique em Ajuda> Ajuda F1. A Ajuda é a principal fonte de informação sobre o Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques. Nesse menu você encontrará tarefas comuns no Conteúdo ou através da guia Pesquisar, a qual disponibilizará nova janela para acesso à informação desejada, através das guias Índice e Localizar. O Sistema em operação permite que você obtenha ajuda para um item específico, através da tecla F1 ou com um clique no botão de ajuda identificado com um ponto de interrogação barra de tarefas., posicionado na 5

7 Como fazer Configuração do Programa Como Configurar o Programa Essa opção deve ser utilizada para informar os dados do Cliente HSBC que estará utilizando o Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques e, ainda, informar o valor de referência para classificação dos cheques (valor inferior e valor superior) e os critérios de exclusão automática de cheques da base de dados. Para configurar o programa, clique em Utilitários>Configurar Programa. O sistema apresentará uma janela para preenchimento dos campos. Após o preenchimento dos campos, clique em <Gravar>. Não há obrigatoriedade de preenchimento prévio dos campos desta tela para iniciar a captura de cheques. Porém, para a emissão do Protocolo de Entrega e da Capa de Lote é extremamente necessário que as informações dos campos Valor Inferior e Valor Superior estejam preenchidas corretamente, permitindo ao Sistema classificar os cheques por valor (maior ou menor valor de referência), de acordo com os limites utilizados pelo sistema nacional de compensação de cheques. Caso haja dúvidas quanto aos valores informados nos campos Valor Inferior e Valor Superior, você pode confirmar as informações através da Mesa de Apoio do HSBC ou através de seu Gerente de Relacionamento. Captura de Cheques Como efetuar a captura de cheques Existem duas maneiras para iniciar a captura de cheques: a. Captura de cheques em novo grupo b. Captura de cheques em grupo já existente Captura de Cheques em Novo Grupo Para capturar cheques em novo grupo, clique em Cheques>Capturar Cheques em Novo Grupo. O Sistema criará automaticamente um novo grupo de captura de cheques e disponibilizará a tela para a captura, sobre a qual será disponibilizada uma nova janela, chamada Capa de Grupo. 6

8 A Capa de Grupo apresenta campos para preenchimento, os quais serão válidos para os cheques do grupo durante a captura dos mesmos. Com exceção do campo Conta Destino, os demais campos poderão ser alterados quando da captura de cada cheque. A informação relativa ao Valor do Grupo é utilizada para verificar possíveis erros de digitação dos valores dos cheques no processo de captura. Essa informação permanece disponível na tela de captura de cheques, no canto superior direito, permitindo que você visualize a evolução dos valores dos cheques capturados e perceba, ao final da captura de todos os cheques do grupo, se há diferença entre os valores informados. Para facilitar a captura dos cheques cujas datas de depósitos são iguais, preencha o campo Data de Depósito, pois, quando da captura dos cheques, o sistema apresentará a data informada previamente, não havendo a necessidade de digitá-la novamente para cada cheque. Caso haja a necessidade de alterar a data de depósito informada na Capa de Grupo, é possível alterá-la para cada cheque na tela de Captura de Cheques. Após o preenchimento dos campos Capa de Grupo, clique em <OK> e o sistema disponibilizará a tela de captura dos cheques. Nessa tela serão apresentados, previamente preenchidos, os campos já digitados na Capa de Grupo. Com exceção do campo Conta Destino, o sistema permite a alteração, na tela de Captura de Cheques, dos campos Valor do Cheque, Emissão do Cheque, Data de Depósito e Leitura. O campo CPF/CNPJ deve ser preenchido para os cheques do movimento de custódia. Os campos Origem, Dossiê/Contrato, Filial/Sucursal/Repres. e Qtde. de Parc. são de preenchimento opcional. A captura dos dados do cheque no campo Leitura deverá ocorrer preferencialmente através das informações da linha magnética CMC7. Essas informações podem ser capturadas automaticamente através da Leitora de Código de Barras CMC7, ou manualmente, por digitação. Caso não seja possível a captura dos dados do cheques pela linha magnética CMC7, você poderá capturá-los através das informações da linha superior. Essa funcionalidade deverá ser utilizada como contingência e somente pode ser feita através do botão Forçar Digitação, disponível na tela de captura dos cheques. Após o preenchimento dos campos da tela, clique em <Gravar> para que as informações do cheque sejam armazenadas na base de dados do sistema. Para encerrar o grupo de captura dos cheques, clique no botão <Fechar>. Havendo divergência entre o somatório dos cheques capturados e o valor informado na Capa de Grupo, o sistema apresentará aviso na tela, sendo possível ajustar automaticamente o valor da Capa de Grupo, conforme somatório dos cheques. 7

9 Captura de Cheques em Grupo Já Existente Para capturar cheques em grupo já existente, clique em Cheques>Cadastro de Cheques. A seleção de um grupo de cheques deverá ser efetuada através da lista de cheques cadastrados. Clique no botão <Incluir> e o Sistema disponibilizará a tela para captura de novos cheques. Utilizando a opção Cheques>Editar Grupos também é possível efetuar a captura de cheques em grupo já existente. Através dessa opção serão apresentados os grupos de cheques já existentes. Selecione um grupo específico e clique em <Capturar>. O Sistema disponibilizará a tela para captura de novos cheques. O processo de captura de cheques em grupo já existente é idêntico ao da captura de cheques em novo grupo, descrito anteriormente. Porém, após a captura de novos cheques no grupo, é aconselhável que você acesse a Capa de Grupo, através de botão específico na tela, e ajuste a informação no campo Valor do Grupo, adicionando os valores dos novos cheques capturados. Para encerrar o grupo de cheques capturados, clique no botão <Fechar>. Geração de Arquivo Remessa Como gerar arquivo remessa. Para gerar arquivo remessa de cheques para transmissão ao Banco, clique em Arquivo> Marcar Cheques/Gerar Arquivo. Você deve informar a conta corrente de destino, selecionar uma das finalidades do movimento Depósito à Vista, Custódia Simples, Desconto de Cheques ou Transferência da Custódia Simples para Desconto, e marcar os cheques que deverão compor o arquivo remessa. Para pesquisar os cheques da base do Sistema que serão marcados para geração, é possível definir alguns critérios de seleção, tais como Grupo e/ou Data de Depósito Inicial Final. Com um clique no botão <Mostrar Todos>, o Sistema apresentará todos os cheques disponíveis para envio ao Banco, considerando a finalidade selecionada para o movimento. Para selecionar os cheques, clique na caixa de seleção disponibilizada ao lado de cada cheque apresentado na tela. Você pode, ainda, marcar todos os cheques disponibilizados na tela, com um clique no botão <Selecionar Todos>. Após selecionar os cheques, clique em <Gerar Arquivo>. O Sistema disponibilizará uma janela informando o diretório padrão no qual será gravado o arquivo remessa. Para gravá-lo em outro diretório de sua preferência, selecione manualmente o diretório desejado. Para que os cheques do arquivo remessa sejam processados pelos Sistemas do HSBC, você deve transmitir o arquivo ao Banco e entregar o lote de cheques (físicos) em uma das agências HSBC. Para mais informações sobre a transmissão de arquivos, consulte o item Transmissão de Arquivos (página 9). 8

10 Os cheques que compõem o arquivo remessa enviado ao HSBC para processamento receberão, no arquivo retorno, um Número de Lote, também conhecido como Número da Operação, e outras informações adicionais, como data de entrada e situação do cheque na carteira de custódia. O lote de cheques (documentos físicos) do arquivo transmitido deve ser entregue em uma das agências do HSBC, na mesma data da transmissão do arquivo. Caso contrário, a transmissão efetuada se tornará inválida. Para a entrega dos cheques ao Banco, deve-se imprimir a Capa de Lote e o Protocolo de Entrega. Para mais informações sobre a Capa de Lote e o Protocolo de Entrega, consulte o item Entrega dos Cheques ao Banco (página 10). Para os cheques que compõem o arquivo com a finalidade Transferência da Custódia Simples para Desconto, o Sistema não possibilita a impressão da Capa de Lote e do Protocolo de Entrega, pois essa operação deve ser realizada com cheques que já estejam custodiados no Banco ou, ainda, que estejam em trânsito através do processo de captura para custódia simples. Através dessa funcionalidade, o sistema atribuirá os seguintes status para identificar a situação de cada cheque, conforme ação do usuário: a. Marcado para Geração Refere-se ao cheque que foi marcado para geração mas não teve o arquivo remessa gerado; b. Gerado Refere-se ao cheque que, depois de marcado para geração, foi incluído no arquivo gerado para transmissão ao Banco. Transmissão de arquivos Como enviar um arquivo de cheques através do Connect Bank Acesse o site do HSBC na Internet ( clique no link Para Sua Empresa e selecione a opção Connect Bank. Será disponibilizada a tela de acesso ao Connect Bank. Informe a Chave da Empresa, a Chave do Operador e a Senha. Depois de disponibilizadas as opções do Connect Bank, clique em Transferência de Arquivos>Enviar Arquivos> Produção. Nesse momento você deve localizar o diretório onde o arquivo remessa está gravado. Após localizar o diretório, selecione o arquivo a ser enviado (exemplo: CQ21803A.SEQ) e, na janela que será disponibilizada, clique em <Iniciar envio>. A mensagem Arquivo Transmitido, OK indica que o arquivo foi enviado com sucesso. Caso a mensagem seja diferente dessa ou gere dúvidas, contate a Mesa de Apoio do Connect Bank. 9

11 Depois de transmitido o arquivo, o Banco efetuará a validação de seu conteúdo e disponibilizará um arquivo retorno contendo o Protocolo Retorno ao Cliente, informando eventual ocorrência com o arquivo ou com os cheques que o compõem. Para mais informações sobre como recepcionar o arquivo retorno, consulte o item Recepção do Arquivo Retorno (página 10). Entrega dos Cheques ao Banco Como emitir os documentos para entregar os cheques ao Banco Para a entrega dos cheques ao Banco, deve-se imprimir a Capa de Lote, em uma via, a qual deve capear os cheques, e o Protocolo de Entrega, em duas vias, devidamente assinadas pelo titular da conta destino. Para imprimir a Capa de Lote, clique em Arquivo>Capa de Lote. O Sistema apresentará uma janela para identificação da data e horário da geração do arquivo correspondente ao documento a ser impresso. Para imprimir o Protocolo de Entrega de Cheques, clique em Arquivo>Protocolo de Entrega. Da mesma forma, o Sistema apresentará uma janela para identificação da data e horário da geração do arquivo correspondente ao documento a ser impresso. Para ambos os documentos, o Sistema primeiramente apresentará o arquivo para visualização em vídeo, com opção para imprimir. O funcionário da agência que receber os cheques irá conferir a quantidade e o valor dos cheques com a informação do Protocolo de Entrega. Estando as informações corretas, o funcionário assinará o documento e devolverá uma via para controle do cliente. O Protocolo de Entrega deve ser arquivado em local seguro, pois em caso de perda, roubo ou extravio dos cheques, o mesmo deve ser apresentado ao HSBC. A via do Protocolo de Entrega retida pelo funcionário da agência será mantida em poder do HSBC. Recepção do Arquivo Retorno Como receber um arquivo retorno de cheques através do Connect Bank Acesse o site do HSBC na Internet ( clique no link Para Sua Empresa e Selecione a opção Connect Bank. Será disponibilizada a tela de acesso ao Connect Bank. Informe a Chave da Empresa, a Chave do Operador e a Senha. Após a disponibilização das opções do Connect Bank, clique em Transferência de Arquivos> Receber Arquivos. 10

12 O Connect apresentará a lista dos arquivos disponíveis para a recepção. Indique o diretório ou a pasta onde o arquivo deve ser gravado, selecione o arquivo a ser recebido (exemplo: CCQ10000.DAT) e clique em <Iniciar recepção>. A mensagem Arquivo Recebido, Ok indicará que o arquivo foi recebido com sucesso. Para que o Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques possa atualizar a sua base de dados com as informações do arquivo recebido, você deve executar os seguintes passos: a. Acesse o Sistema, Menu Arquivo, funcionalidade Capturar Arquivo Retorno. O Sistema irá disponibilizar uma nova janela, com o título Selecione o arquivo. b. Indique o diretório onde o arquivo foi gravado, caso este seja diferente do qual será apresentado na tela. Selecione o arquivo a ser capturado e clique em <Abrir>. Automaticamente o Sistema atualizará sua base de dados e apresentará as informações dos cheques existentes no arquivo, em forma de relatório, para visualização e/ou impressão. Emissão de Relatórios Como emitir relatório de cheques no Sistema. O Sistema permite a visualização e impressão de diversos tipos de relatórios. Os relatórios possuem finalidade específica, permitindo o controle dos cheques armazenados na base de dados do Sistema. Para acessar os relatórios, clique em Relatórios. O sistema disponibilizará as seguintes opções: > Todos os cheques; > Cheques a Enviar ao Banco; > Cheques Gerados; > Cheques Enviados ao Banco; > Cheques em Custódia; > Cheques Devolvidos; > Cheques Retirados da Custódia; > Posição Sintética da Carteira (Custódia Simples; Desconto; Em Garantias; Todas as Carteiras) > Cheques em Carteira Totais Diários / Totais Mensais; > Cheques em Carteira Totais por Bancos; > Francesinha Resumo da Movimentação de Cheques; > Protocolo Retorno ao Cliente. Com exceção dos relatórios Cheques Gerados, Francesinha e Protocolo Retorno ao Cliente, é possível restringir a pesquisa dos demais relatórios na base de dados do Sistema, através de diversos filtros que permitem personalização das informações. 11

13 Você pode, ainda, definir a ordem em que as informações serão apresentadas no relatório e optar por: relatório analítico, que contém informações detalhadas dos cheques da pesquisa; ou relatório sintético, que apresenta as informações dos cheques pesquisados resumidas por total e quantidade. Todo relatório será classificado por conta corrente destino e apresentado para consulta em vídeo, com opção para imprimir. NOVIDADES DO SISTEMA São diversas as inovações apresentadas no Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques. Além de gerar arquivo de cheques para depósito à vista, também é possível transmitir arquivos para custódia simples e para operação de desconto. As operações da custódia simples contemplam a captura de cheques para inclusão na carteira, a alteração da data de depósito e a solicitação de retirada de cheques. O desconto de cheques via arquivo magnético pode ser viabilizado através de duas opções: cheques capturados para desconto ou transferência de cheques da custódia simples para desconto. A possibilidade de iniciar operação de desconto por meio eletrônico, podendo, ainda, informar quais cheques você deseja que participem da proposta, significa um grande avanço mercadológico e demonstra a preocupação do HSBC em disponibilizar aos seus clientes, serviços com a agilidade e segurança que você merece. Com o objetivo de proporcionar maior controle dos cheques que foram entregues ao HSBC, o Sistema disponibiliza arquivo retorno contendo informações da movimentação de cheques nas carteiras de custódia simples, descontadas e em garantias. O arquivo retorno, conforme a finalidade do movimento, poderá conter: Protocolo Retorno ao Cliente (com identificação diferenciada para cada arquivo transmitido pelo Cliente), Arquivo Retorno da Análise dos Cheques para Operação de Desconto, Arquivo Retorno da Movimentação de Cheques e Arquivo Retorno da Francesinha, com o resumo da movimentação na carteira, por período. Caso momentaneamente você deixe de realizar a captura do arquivo retorno e a atualização da base do Sistema, você tem a opção de solicitar ao Banco, através de acesso ao Connect Bank, o Arquivo de Cheques em Custódia, que tem por finalidade atualizar o banco de dados, de acordo com a posição existente em sua carteira de custódia no HSBC. 12

14 SOLUÇÃO DE PROBLEMAS Para solução de problemas, você pode procurar auxílio acessando o menu Ajuda, ou entrar em contato com a Mesa de Apoio do HSBC, responsável pelo esclarecimento de dúvidas sobre instalação e operacionalização do Sistema. O telefone da Mesa de Apoio do HSBC é para as capitais e para as demais localidades. O atendimento é de segunda a sexta-feira, das 7 às 20 horas (horário de Brasília). DÚVIDAS MAIS FREQÜENTES 1 O que é custódia automática de cheques? R: É um serviço em que o HSBC realiza a guarda física dos cheques pré-datados do cliente, encaminhando-os para depósito nas respectivas datas de vencimento. Os cheques custodiados no HSBC também poderão ser utilizados para operações de desconto e de garantia de empréstimos e financiamentos. 2 Como se dá a captura de cheques no Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques? R: A captura dos cheques pode ser realizada de duas maneiras: automaticamente, através de equipamento de leitora da linha magnética CMC7 do cheque; ou manualmente, através de digitação das informações da linha magnética CMC7 ou da linha superior do cheque. 3 Quais os benefícios que eu, cliente, tenho efetuando a captura dos cheques? R: São diversos os benefícios que o Cliente do HSBC possui com a captura dos cheques diretamente em sua empresa ou escritório, a saber: > Maior segurança e redução de prejuízos, pois o registro eletrônico permite a compensação do cheque em caso de assaltos ou extravios; > Agilidade na entrega dos cheques ao Banco; > Maior controle e gerenciamentos dos Cheques; > Possibilidade de realizar operação de desconto de cheques via meio eletrônico; > Redução de custos com a automatização de processos. 4 Como obter o equipamento de Leitora da Linha Magnética CMC7? R: Você deverá acionar o seu Gerente de Relacionamento para solicitar o equipamento. As opções de equipamentos estão listadas no tópico 7 deste Manual. 13

15 5 Onde eu poderei obter apoio técnico sobre a operacionalização do Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques? R: Você poderá obter apoio técnico com a Mesa de Apoio do HSBC, pelo telefone , responsável pelo atendimento sobre dúvidas na instalação e operacionalização do Sistema. O atendimento é de segunda a sexta-feira, das 7 às 20 horas (horário de Brasília). 6 O Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques poderá ser instalado para uso em rede? R: O Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques é monousuário, não podendo ser utilizado em rede. 7 O que eu faço com os cheques capturados? R: Você deve transmitir o arquivo lógico ao HSBC pelo Connect Bank ou por outro meio de intercâmbio de arquivos (para mais informações, consultar o seu Gerente de Relacionamento) e, na mesma data da captura, entregar os cheques físicos na agência. 8 O que eu devo possuir para realizar o intercâmbio de arquivos com o HSBC? R: Você deve possuir acesso ao Connect Bank ou a outro meio de intercâmbio de arquivos, com a opção de transmissão e de retorno de arquivos. Para tanto, você deverá estar cadastrado junto ao HSBC, no Dossiê de Cadastro de Meios Magnéticos. 9 Como poderei me cadastrar junto ao HSBC para o intercâmbio de arquivos de cheques? R: Você deverá entrar em contato com o seu Gerente de Relacionamento, para o cadastramento através do formulário Dossiê de Cadastro de Meios Magnéticos. 10 Os cheques custodiados podem ser usados em operação de crédito? R: Sim. Você poderá realizar operações de desconto ou de garantia de empréstimos e financiamentos. 11 Quais são as transações de manutenção de cheques? R: As transações são as de alteração da data de depósito e de baixa/retirada de cheques da custódia e podem ser comandadas por meio eletrônico (Software de Captura), Connect Bank ou através da Agência do HSBC. 12 Como poderei realizar a consulta das transações de manutenção de cheques? R: A consulta das transações de manutenção de cheques (alteração da data de depósito e de baixa/retirada de cheques da custódia) poderá ser realizada pelo acesso ao Connect Bank> Custódia de Cheques>Consulta Movimentação de Cheques. 14

16 13 É possível cancelar a solicitação de baixa/retirada de cheques da custódia? R: Sim. É possível cancelar a baixa/retirada de cheques, mas somente para solicitação comandada no mesmo dia. Você poderá comandar o cancelamento através do Connect Bank, das 8 às 19 horas (horário de Brasília), ou com o seu Gerente de Relacionamento, durante o expediente bancário. 14 Os cheques informados no arquivo remessa, para a finalidade de desconto, podem ser rejeitados na operação? R: Sim. Os cheques transmitidos para a operação de desconto podem ser aceitos ou não, de acordo com a análise realizada pelo HSBC. 15 O que acontece com o cheque capturado para desconto e que eventualmente não seja aceito na análise realizada pelo Banco? R: Ao gerar o arquivo de cheques para desconto, você deve optar por manter (ou não) os cheques na custódia simples, devido à possibilidade desses não serem aceitos na análise da operação. Caso a sua opção seja a de manter na custódia simples os cheques não aceitos para desconto, você deve enviá-los ao banco, juntamente com os demais cheques, na mesma data da transmissão do arquivo. Caso contrário, você deverá enviar ao HSBC somente os cheques aprovados para a operação. 16 Como acontece a liberação da operação de desconto? R: Existem duas formas para a liberação da operação de desconto: liberação automática, através da qual o Banco libera a operação pelo valor aprovado na análise, e; liberação após confirmação, através da qual o cliente deve acessar o Connect Bank > Empréstimos > Desconto de Cheques > Propostas Realizadas no Dia. No Sistema de Captura de Cheques, a escolha da forma de liberação da proposta é realizada no momento da geração do arquivo, através do Menu Arquivo> Marcar Cheques / Gerar Arquivo. Para qualquer das opções é imprescindível que os cheques físicos vinculados à operação sejam entregues ao Banco até o horário de expediente bancário, sob pena de cancelamento da operação. 17 Qual o horário limite para transmissão de solicitação de operações de Desconto para o HSBC? R: Os arquivos de cheques capturados diretamente para desconto devem ser transmitidos até às 15h30min (horário de Brasília). Após este horário serão acatados os arquivos transmitidos para a Custódia Simples. Os arquivos de cheques para transferência da custódia simples para desconto, devem ser transmitidos até o horário limite das 17 horas (horário de Brasília). Depois desse horário, serão rejeitados para desconto. 15

17 18 Qual o horário limite para a entrega dos cheques físicos ao Banco, para a operação de desconto? R: Os cheques que compõem a operação de desconto devem ser entregues ao Banco durante o horário de expediente bancário, na mesma data da transmissão do arquivo, sob pena de cancelamento da operação. 19 Qual o horário limite para liberar a operação de desconto através do Connect Bank? R: Caso na geração do arquivo você tenha optado por liberação após confirmação, você deve acessar a proposta de desconto através do Connect Bank (Empréstimos > Desconto de Cheques > Propostas Realizadas no Dia) e realizar a confirmação na mesma data da transmissão do arquivo, até o horário limite das 18h45min (horário de Brasília), sob pena de cancelamento da operação. 16

18 3. COMEÇANDO A USAR O SISTEMA Depois de concluído o processo de instalação, para iniciar o uso do Sistema, você deve efetuar o cadastramento das contas HSBC, de depósito e/ou custódia de cheques, que deseja movimentar via meio eletrônico. Para tanto, acesse o Menu Tabelas> Cadastro de Contas. Veja descrição mais detalhada no item Cadastro de Contas (página 45). Para o uso básico do Sistema relativo à captura de cheques e transmissão de arquivo para o HSBC, você deve acessar: 1 Menu Cheques, opção Captura de Cheques em Novo Grupo: preencha as informações da capa de lote disponibilizada na tela e inicie a Captura de Cheques. Caso você possua uma leitora de CMC7 conectada ao computador, basta efetuar a captura automaticamente através dela. Para forçar a digitação através da linha superior do cheque ou através da linha magnética, pressione o botão <Digitar>. Para cada cheque capturado, o botão <Gravar> deverá ser pressionado. 2 Menu Arquivo, opção Marcar Cheques/Gerar Arquivo: informe a conta corrente de destino, selecione a finalidade do movimento depósito à vista, custódia simples, desconto de cheques ou transferência da custódia simples para desconto, defina critérios de busca dos cheques na base do Sistema, selecione os cheques que deverão compor o arquivo remessa, clique no botão <Gerar Arquivos> e confirme. É possível alterar o diretório destino do arquivo remessa e do seu respectivo backup. 3 Menu Arquivo, opção Protocolo de Entrega: selecione a identificação do arquivo transmitido e comande a impressão do Protocolo de Entrega de cheques. Para a finalidade do movimento igual a Transferência da custódia simples para desconto, não devem ser impressos o Protocolo de Entrega e a Capa de Lote. 4 Menu Arquivo, opção Capa de Lote: selecione a identificação do arquivo transmitido e comande a impressão da Capa de Lote. Transmissão de arquivo remessa para o banco A transmissão do arquivo remessa de cheques ao HSBC poderá ser realizada através do Connect Bank, opção Transferência de Arquivos>Enviar Arquivos. 17

19 Para transmissão da remessa através de outros meios de intercâmbio de arquivos (exemplo: VANs / Redes EDI), consulte o fornecedor do respectivo serviço. Entrega dos cheques (físicos) capturados O lote de cheques capturados deve ser entregue em qualquer agência do HSBC, acompanhado do Protocolo de Entrega e da Capa de Lote emitidos pelo Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques. O Protocolo de Entrega de Cheques e a Capa de Lote podem ser emitidos no momento da geração do arquivo remessa ou, ainda, através do Menu Arquivo. Captura de arquivos retorno Após a transmissão do arquivo, será disponibilizado, em meio magnético, o Protocolo Retorno ao Cliente. Além desse retorno, também são disponibilizados pelo Banco os seguintes tipos de arquivos: retorno da movimentação de cheques nas carteiras de custódia, retorno da devolução de cheques, resumo da movimentação de cheques por período (Francesinha), retorno da análise dos cheques para operação de desconto e arquivo de cheques em custódia. Para obtê-los, acesse: 1 Connect Bank (ou outro meio de intercâmbio de arquivos), opção Transferência de Arquivos> Receber Arquivos: recepcione o arquivo retorno disponibilizado pelo HSBC e grave-o no diretório desejado. Para recepção do retorno através de outros meios de intercâmbio de arquivos (exemplo: VANs / Redes EDI), consulte o fornecedor do respectivo serviço. 2 Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques, Menu Arquivo, opção Capturar Arquivo Retorno: O Sistema irá disponibilizar uma nova janela, com o título Selecione o arquivo. Indique o diretório onde o arquivo foi gravado, caso este seja diferente do diretório padrão apresentado na tela. Em seguida, selecione o arquivo a ser capturado e clique em <Abrir>. Automaticamente o Sistema atualizará a sua base e apresentará os dados do arquivo em vídeo, no formato de relatório. Se desejar, você pode imprimir o relatório através do botão <Imprimir>. 18

20 Além de atualizar as informações dos cheques já existentes na base, através do arquivo retorno o Sistema realiza também a inclusão de cheques eventualmente ainda não cadastrados, possibilitando manter os dados atualizados de acordo com as operações de depósito ou de custódia realizadas no HSBC, por meios eletrônicos. Informações adicionais Importante: Além da geração de arquivo de cheques capturados para custódia ou para depósito à vista, também é possível efetuar a transmissão de arquivos para alteração da data de depósito e de baixa/retirada de cheques em custódia simples. Para tanto, selecione a função desejada no Menu Cheques e preencha as informações solicitadas para geração do arquivo. Este processo é similar ao da geração de arquivo para captura de cheques. Conforme pode ser consultado neste Manual, existem diversas outras funcionalidades disponíveis no Sistema, possibilitando o cadastramento de clientes, devedores, feriados, câmaras de compensação e bancos. Existem também processos de geração e de restauração de backup e critérios para a limpeza das tabelas internas do sistema. É possível, ainda, efetuar a emissão de relatórios de cheques, de acordo com as diversas opções do Menu Relatórios, permitindo realizar o controle e acompanhamento da sua carteira de custódia através de critérios de classificação das informações dos cheques na base do sistema. 19