Sispag Itaú Manual do Software de Instalação

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1 1 Sispag Itaú Manual do Software de Instalação Versão Simplificado Última revisão: 12/08/2002

2 2 Índice 1. VISÃO GERAL INSTALAÇÃO Pelo CD Fornecido pelo Gerente Por Download IMPORTAÇÃO DO ARQUIVO DE FAVORECIDOS (OPCIONAL) PERSONALIZAÇÃO Personalização do Ambiente Tipos e Formas de Pagamentos Limpeza de Arquivo CADASTROS De Empresa Pagadora De Favorecidos De Grupos de Favorecidos De Ocorrências De Bancos Depositários PAGAMENTOS Agendamento Pagamento Individual Pagamentos por Grupo de Favorecidos Alteração e Exclusão de Pagamentos já Enviados GERAÇÃO DE ARQUIVO DE PAGAMENTOS PARA ENVIO AO BANCO Geração do Arquivo Transmissão ao Banco Recuperação de Arquivos Remessa RESULTADO DO PROCESSAMENTO ARQUIVO RETORNO Recepção ALTERAÇÕES, INCLUSÕES E EXCLUSÕES DE PAGAMENTOS Pagamentos Ainda não Enviados ao Banco Pagamentos Já Enviados ao Banco CONSULTAS Consultas Básicas Relatórios SUPORTE AO CLIENTE... 25

3 3 1. VISÃO GERAL O Sispag Windows é o software criado pelo Itaú para permitir que você efetue o pagamento de seus compromissos pelo computador, sem ter que se deslocar até a agência. Além disso, permite que você fique sempre bem informado sobre a sua movimentação financeira, por meio da disponibilização de relatórios de gestão dos pagamentos agendados. E tudo isso sem precisar estar conectado permanentemente à internet. Você cadastra os seus pagamentos, o Sispag Windows prepara o arquivo para transmissão e, quando for conveniente, faz a conexão para envio do arquivo pelo Bankline ou por teleprocessamento. Veja os pagamentos que você pode realizar: - folha de salários; - fornecedores; - tributos. Qualquer dúvida com relação a instalação ou utilização do Sispag Windows poderá ser esclarecida com a Cese - Central de Suporte a Empresas pelo telefone (11) INSTALAÇÃO Antes de iniciar a instalação do software, verifique se o seu equipamento é compatível com os modelos da linha PC (Pentium ou superior), com a configuração mínima de: - 32Mb memória RAM (recomendado 64Mb); - monitor VGA resolução mínima de 640x480 (recomendado 800x600); - disco rígido: 30Mb livres (recomendado 40Mb); - Sistema Operacional Windows 9x; - leitor de CD. A instalação pode ser feita por meio de CD ou fazendo o download do software via Bankline/Internet. 2.1 Pelo CD Fornecido pelo Gerente O programa de instalação é iniciado automaticamente após inserir o CD no drive de leitura (Autorun). Em algumas versões do Windows este recurso pode não estar habilitado. Nesse caso, utilizando o Windows Explorer, acesse o drive de leitura de CD, normalmente denominado "D", e execute com um duplo clique o arquivo Setup.exe. Siga as instruções do programa de instalação.

4 4 2.2 Por Download O Sispag Windows está disponível para download no Itaú Bankline Empresa e I- taú Bankline Empresa Plus. 3. IMPORTAÇÃO DO ARQUIVO DE FAVORECIDOS (OPCIONAL) Após instalar o Sispag Windows é apresentada a opção de importação do arquivo de Favorecidos. Se você está utilizando esse software pela primeira vez, clique em "Não" e siga as instruções da próxima tela. Se você está atualizando o software Sispag e deseja salvar arquivos de favorecidos criados pelo software antigo, clique em "Sim" para salvar esses dados no Sispag Windows. Escolhendo "Sim", o sistema importará todos os dados do cadastro existente na versão anterior, evitando a necessidade de refazê-lo. Caso escolha "Não", essa importação poderá ser efetuada a qualquer momento, utilizando a opção "Arquivos", na pasta "Importação de Favorecidos". Nesse caso, para que o sistema localize o arquivo de favorecidos e faça a importação, preencha o campo "Caminho" da seguinte forma: - se você utilizava o Sispag DOS, informe a localização do arquivo "dbfavore.dbt"; - se você utilizava o PagSal, informe a localização do arquivo "diversos.dbf".

5 5 Se encontrar dificuldades ao localizar esse arquivo, você pode utilizar a opção "Localizar" do menu Ferramentas do Windows Explorer. Informe o nome do arquivo na tela que será apresentada, conforme exemplo: Digite o nome do arquivo aqui e clique em "Localizar agora" Em seguida, retorne ao Sispag Windows e clique no ícone "Importar Registros do Arquivo de Favorecidos". O sistema efetuará a importação e apresentará a tela para a personalização do Sispag Windows.

6 6 4. PERSONALIZAÇÃO Inicialmente é necessário que você defina as informações e serviços que utilizará no Sispag Windows. Essas configurações poderão ser alteradas sempre que necessário. Para isso, acesse o item "Personalização", na tela principal, e corrija os itens desejados. 4.1 Personalização do Ambiente Assinale esse campo para agilizar a digitação de informações. Ao completar a digitação do campo, o cursor muda automaticamente para o campo seguinte. Preencha os campos apresentados, adotando os seguintes critérios: A opção 2 é ideal para empresas que efetuam dois pagamentos de salários por mês. Só assinalar esse campo se a empresa já tiver contratado o Finabs com o Banco. Se você utiliza o Bankline Windows ou outro software para intercâmbio de arquivos, informe onde ele se encontra. Exemplo: C:/Nome da Pasta/Nome do Arquivo.exe. Calendário Calculadora Esse campo só deve ser assinalado após contato e aprovação do gerente comercial. Ajuda Sair

7 7 4.2 Tipos e Formas de Pagamentos Indique as formas de pagamento que você contratou com o seu gerente. Os i- tens aqui selecionados estarão disponíveis no cadastro da conta que você utilizará para efetuar os pagamentos (conta pagadora). Se tiver dúvidas com relação aos tipos e formas de pagamento contratados pela empresa, consulte o seu gerente. Assinale esse ícone se quiser selecionar todos os tipos e formas de pagamento. Assinale esse ícone se quiser cancelar a seleção de todos os tipos e formas de pagamento. Sair

8 8 4.3 Limpeza de Arquivo Esta opção permite que você faça, periodicamente, a limpeza da sua base de dados, otimizando a capacidade do disco rígido (winchester) do seu microcomputador. Caso não especifique um prazo para limpeza, o sistema armazenará as informações indefinidamente. Para programar a limpeza periódica, assinale o primeiro campo e digite o número de dias. Clique aqui para executar a limpeza de arquivo i- mediatamente.

9 9 5. CADASTROS 5.1 De Empresa Pagadora Na primeira utilização do Sispag Windows, é necessário cadastrar pelo menos uma empresa pagadora. Para isso, preencha os campos da tela a seguir, até o campo "Agência/Conta Corrente": Clique neste ícone para incluir nova conta de débito para este CNPJ. Clique neste ícone para incluir nova empresa pagadora. Clique nesse ícone para sair.

10 10 Se você optou, na tela anterior, pela inclusão de outra conta pagadora, é apresentada a tela a seguir para que você informe os dados da nova conta. Após preencher todos os campos, clique nesse ícone para salvar as informações.

11 De Favorecidos Esta função permite o gerenciamento de favorecidos. É possível incluir, alterar, excluir e imprimir relatórios de favorecidos. Os favorecidos podem ser ordenados clicando-se sobre os cabeçalhos de cada coluna (filtro), bem como podem ser localizados por nome, CPF, CNPJ e outros. Clique aqui para excluir o favorecido selecionado. Clique aqui para alterar o cadastro do favorecido selecionado Clique aqui para incluir favorecido. Clique aqui para aplicar filtro na lista de favorecidos.

12 De Grupos de Favorecidos Esta opção deve ser utilizada, caso você pretenda organizar os seus favorecidos em grupos, para seu controle.

13 De Ocorrências As ocorrências servem para você interpretar as informações resultantes do processamento do arquivo-remessa pelo Banco. Estas informações estão contidas no arquivo-retorno. É possível inserir, alterar e excluir as ocorrências, de acordo com a utilização destas pelo Banco. Qualquer alteração dos dados aqui digitados deve ser realizada por funcionários devidamente preparados. A inserção ou exclusão de informações de um dado inconsistente pode resultar na má compreensão do status dos pagamentos.

14 De Bancos Depositários Se você utiliza pagamentos por meio de DOC - Documento de Crédito ou TED - Transferência Eletrônica Disponível, o Sispag Windows permite selecionar o banco destinatário, utilizando os dados dessa tabela para que você não tenha que digitá-lo. Quando um banco é liquidado ou quando um novo banco passa a participar do serviço de compensação, pode-se excluir ou incluir seus respectivos códigos nesta tabela.

15 15 6. PAGAMENTOS 6.1 Agendamento Nesta função você inclui os pagamentos que irá efetuar. Após especificar a conta de débito, o tipo e a forma do pagamento a ser incluído, os ícones estarão disponíveis. Você poderá incluir o favorecido de forma individual ou por grupos que estejam pré-cadastrados. O sistema busca as informações previamente cadastradas, bastando que você indique a data e o valor do pagamento. Clique aqui para incluir favorecido de forma individual. Clique aqui para incluir favorecidos por grupo. Lembre-se de que, para cada conta de débito, estarão disponíveis apenas os tipos e as formas especificados no cadastro da empresa pagadora. Nesta tela também é possível visualizar os pagamentos já cadastrados mas a- inda não armazenados em um arquivo remessa, de acordo com o tipo e forma de pagamento especificados. Caso necessite alterar as informações do cadastro da empresa pagadora, siga as orientações do item 5 deste manual.

16 Pagamento Individual Selecione o favorecido, caso você já o tenha cadastrado anteriormente, caso contrário preencha os campos que estiverem em branco, lembrando que o campo "Seu Número/Ref.Empresa" é opcional, para o seu controle. O sistema disponibiliza a relação de favorecidos já cadastrados. Após a seleção, o sistema já preenche estes campos com os dados cadastrados. Preencha estes campos com as informações do pagamento. Utilize este campo para i- dentificação do pagamento. Ex: Número Funcional.

17 Pagamentos por Grupo de Favorecidos Nesta tela é possível realizar a inclusão do pagamento de um grupo de favorecidos. Selecione o grupo, escolha qual valor cadastrado será utilizado para o pagamento (disponível apenas para pagamento de salários, caso tenha especificado duas entradas de valor na personalização), digite a data do pagamento e selecione quais favorecidos deste grupo receberão o pagamento. Para cada grupo selecionado, serão apresentados os favorecidos que foram cadastrados para o tipo e a forma de pagamento especificados na tela anterior ou aqueles que foram cadastrados com o tipo e forma "Todos". Clique aqui para selecionar todos os funcionários cadastrados para o turno da Noite Escolha o Grupo de Favorecidos. Selecione o valor a ser pago, se utilizou essa opção no cadastramento da empresa. Informe a data do pagamento. 6.2 Alteração e Exclusão de Pagamentos já Enviados Nesta opção é possível alterar ou excluir os pagamentos agendados e ainda não debitados, de acordo com os prazos estabelecidos pelo Itaú. São visualizados os pagamentos que foram cadastrados no Sispag Windows enviados ao Itaú em um arquivo remessa e importados em um arquivo retorno.

18 7. GERAÇÃO DE ARQUIVO DE PAGAMENTOS PARA ENVIO AO BANCO Geração do Arquivo Gera arquivo remessa para envio ao Itaú. Os pagamentos incluídos na opção Pagamentos/Agendamentos e ainda não gravados em arquivo são apresentados na tela. Resumo dos dados cadastrados para pagamento. Clique aqui para gerar o arquivo remessa. Localização e nome do arquivo remessa. Clique aqui para iniciar o software de transmissão. Após gerar o arquivo remessa, o Sispag Windows pergunta se deseja iniciar o software de transmissão. O caminho para o software de transmissão do arquivo remessa pode ser especificado no item Personalização do menu principal.

19 Transmissão ao Banco Se você utiliza o Bankline (recomendável), acesse o Bankline Empresa ou Bankline Empresa Plus e acesse a opção "Transferência de Arquivos". O sistema efetuará a transmissão do arquivo e posteriormente indicará a disponibilização do arquivo retorno, informando as condições do processamento (registros processados, recusados, ocorrências, etc.) Acesse a opção "Transferência de Arquivo" para iniciar a transmissão. Acesse esta opção para i- niciar a remessa do arquivo. Clique aqui para verificar o resultado do processamento. Clique aqui para recepcionar o arquivo retorno. Se você utiliza outro meio de transmissão, adote os procedimentos do manual do respectivo software. Deve ser feito o download do arquivo retorno com o software de recepção e salvá-lo com 8 caracteres no nome e mais 3 caracteres na extensão. Uma vez que o arquivo retorno esteja em seu computador, basta selecioná-lo e clicar no ícone Importar. Um resumo do conteúdo do arquivo será mostrado na tela. Para analisá-lo melhor, acesse a tela Relatórios de Arquivos Remessa/Retorno do menu Consultas. 7.3 Recuperação de Arquivos Remessa Se desejar alterar um arquivo remessa antes de enviá-lo ao Itaú, é possível recuperar os registros já salvos e editá-los novamente por meio da função Recuperação de Movimento.

20 20 Para evitar que os pagamentos de vários arquivos remessa sejam misturados uns com os outros ou com os registros ainda não salvos, esta função só estará disponível quando todos os registros de pagamentos incluídos no menu Pagamentos>Agendamentos forem convertidos em arquivos remessa. 8. RESULTADO DO PROCESSAMENTO O resultado do processamento é disponibilizado por meio de arquivo retorno que apresentará todas as ocorrências, por registro, facilitando eventuais correções.

21 21 9. ARQUIVO RETORNO 9.1 Recepção Possibilita a importação do arquivo retorno a partir do Bankline Empresa/Empresa Plus ou do seu software de intercâmbio de arquivos. Clique aqui para i- niciar o software de intercâmbio de arquivos. Clique aqui para procurar o arquivo retorno caso o sistema não possa localizá-lo automaticamente. Clique aqui para importar os registros do arquivo retorno. É apresentado o resumo do arquivo retorno e se houve registros não gerados pelo sistema.

22 ALTERAÇÕES, INCLUSÕES E EXCLUSÕES DE PAGAMENTOS 10.1 Pagamentos Ainda não Enviados ao Banco Utilize a opção Pagamentos>Agendamentos, que permite alterar e excluir pagamentos já cadastrados, ainda não incluídos no arquivo remessa.

23 Pagamentos Já Enviados ao Banco Utilize a opção Pagamentos>Alteração/Exclusão, que permite alterar e excluir pagamentos já cadastrados e incluídos no arquivo remessa.

24 CONSULTAS 11.1 Consultas Básicas É possível realizar diversas consultas sobre a situação dos pagamentos. Selecione o tipo de consulta na barra de rolagem, o tipo de relatório (completo ou sintético) e o período que compreende os pagamentos de seu interesse. As consultas referentes a pagamentos agendados, cancelados, efetivados e rejeitados só apresentarão resultados coerentes se o arquivo remessa correspondente aos pagamentos enviados for importado. Após clicar no ícone de visualização do relatório, é possível imprimi-lo ou exportá-lo para um arquivo. Clique aqui ver os tipos de consulta disponíveis. Clique aqui para definir o período de consulta.

25 Relatórios Selecione o arquivo e o tipo de relatório (completo ou sintético), e será possível realizar diversas consultas de arquivos remessa e retorno. Pode-se também visualizar os arquivos retorno com layout de arquivos anteriores ao padrão CNAB 050. Após clicar no ícone de visualização do relatório, é possível imprimi-lo ou exportá-lo para um arquivo. Clique aqui para procurar os arquivos de relatório disponíveis SUPORTE AO CLIENTE Em caso de dúvidas, entre em contato com a Cese - Central de Suporte a Empresas, telefone (11)

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