GVcelog Centro de Excelência em Logística e Supply Chain FGV EAESP

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Octavio Branco de Sá
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OBSERVATÓRIO: Instituição ou Grupo que se propõe a

1 GVcelog Centro de Excelência em Logística e Supply Chain FGV EAESP 2015 OBSERVATÓRIO DE COMPRAS E SUPRIMENTOS (OCS) OBSERVATÓRIO: Instituição ou Grupo que se propõe a diagnosticar os resultados de projetos, ações e práticas em determinada área.

2 GESTÃO DE CONTRATOS Luis Alexandre Campos 2

3 CV Resumido - Luis Alexandre Campos. Luis Alexandre é Mestre em Administração de Empresas pela Universidade Presbiteriana Mackenzie, possui Executive MBA pela BSP/University of Toronto, pós-graduado em Administração de Empresas pelo CEAG/EAESP-FGV. É Engenheiro Eletricista formado pela Escola de Engenharia de São Carlos - USP. Cursou como aluno avulso disciplina no curso de Doutorado na Fundação Getúlio Vargas. Sua experiência profissional inclui doze anos nas áreas de Engenharia e Suprimentos do Banco Itaú, sete anos na Votorantim Metais onde atuou como Gerente de Meio Ambiente e Sustentabilidade e; Gerente Geral de Suprimentos Capex e Serviços para os negócios Alumínio, Níquel e Zinco nas plantas situadas no Brasil, Peru, Colômbia e Estados Unidos. Atualmente é Diretor de Suprimentos, Contratos e Informática na BSL, uma startup pertencente ao Pátria Investimentos. 3

4 Contrato É um conjunto de promessas, que para ser obrigatório e aplicável, deve satisfazer algumas condições: Ser resultado de um acordo real que represente verdadeiramente a intenção das partes com relação ao ESCOPO e CONDIÇÕES negociadas. O ESCOPO deve ser legal. Deve haver uma COMPENSAÇÃO suficiente. As partes obrigatoriamente devem ter capacidade legal para assumir as suas obrigações. 4 4

5 Por que Contratamos??? Teoria do Custo de Transação: Coase (1937) Ativos específicos Racionalidade Limitada Oportunismo Incerteza Teoria das Trocas Sociais: Homans (1958) Justiça; Troca; Reciprocidade; Confiança Interdependência Poder Oportunismo Normas 5

6 Principais Pontos Contratuais na Prática Obrigações e Direitos da Contratante Obrigações e Direitos da Contratada Formas de Medição e Pagamento Escopo Vigência Contratual Performance e Garantias Rescisão Multas Normas de SSMA & Q 6

7 Desafio... Foco Foco CONTRATO GESTÃO DE CONTRATOS 7

8 Atores / Influenciadores Internos na Gestão de Contratos Estratégia Processo Organização Tecnologia Pessoas e Cultura 8

9 Atores / Influenciadores Internos na Gestão de Contratos FORNECEDO RES CONTRATOS PESSOAS PROCESSOS 9 9

10 Atores / Influenciadores Internos na Gestão de Contratos Técnica Escopo Prazo Qualidade CONTRATO Financeira Jurídico Compliance Orçamento Comercial Escopo Prazo Custo 10

11 Inteligência de Gestão de Contratos Inteligência da Gestão de Aquisições e Contratos Processos Operacionais Especificar e Requisitar Serviços Contratar Serviços Mobilizar Medir Liberar Pagamento Encerrar Pagar Gerir Contratos Gerir Cadastro Avaliar e Desenvolver Fornecedores Processos de Apoio Gerir Informações Gerir Infra-Estrutura 11

12 Estratégias... Estratégias de redução de custos WORKING CAPITAL STRATEGIC SOURCING Metodologias de Gestão de Contratos SPEND ANALYSIS (TCO) ANÁLISE DE CONTRATOS LEAN MANUFACTURE LOGISTICS & SERVICES GESTÃO DE CONTRATOS INSOURCING X OUTSOURCING AUDITORIA DE CONTRATOS MODELOS DE GESTÃO DE CONTRATOS ESTRATÉGIAS DE AVALIAÇÃO DE CONTRATOS DIMENSIONAMENTO DE PESSOAL TRANSFORMAÇÃO DE PROCESSOS SINERGIAS DE CONTRATOS APRIMORAMENTODO MODELO DE FORNECIMENTO QUESTÕES REGULATÓRIAS & TRIBUTÁRIAS SHARED SERVICES CENTERS 12 12

13 Evolução da Maturidade Gestão de Contratos Nível de Maturidade Tradicional Administrador de vencimento de contrato. As Instituições Gerenciado Repositório único de contratos. Fácil acesso aos documentos; Controle sobre SLAs e compliance Padronizado Padronização de contratos; Adequação ao Processo; Eficiência na atualização de modelos. Colaborativo Especialização a elaboração; Redução de gargalo no jurídico, criando sinergia e validações somente quando necessário; Versionamento. Integrado Automatização no preenchimento; Integração total ao Procurement; Integração ao controle de medição; Integração ao controle de gastos; Integração à avaliação. Tempo 13 13

14 Principais pontos de atenção Ausência de padronização nos processos; Ausência de profissional dedicado às atividades de gestão de contratos; Ausência de controles e travas sistêmicas; Controles manuais de vencimentos de contratos; Dificuldade no controle de cláusulas obrigatórias e opcionais; Falta de um repositório único e centralizado de documentos; Ausência do domínio da totalidade dos contratos da área; Fuga de contrato entre as áreas; Ausência de monitoramento da performance do contratado

15 Riscos Ineficiência produtiva; Retrabalhos; Pagamentos indevidos; Pagamentos à contratados sem contrato existente/ assinado/ vigente; Contratos sem gestão; Recontratação do fornecedor; Não atendimento aos procedimentos e normas da empresa (compliance)

16 Exemplo Prático Gestão Comercial de Contratos Capex e Sustainning 16 16

Conteúdo FEL Front-End Loading = Carregamento Frontal (Melhor Planejamento) Melhor Planejamento Resulta Tipicamente em Melhores Resultados FEL1 Planejamento do Negócio FEL2 Seleção do Escopo FEL3

17 Conteúdo FEL Front-End Loading = Carregamento Frontal (Melhor Planejamento) Melhor Planejamento Resulta Tipicamente em Melhores Resultados FEL1 Planejamento do Negócio FEL2 Seleção do Escopo FEL3 Planejamento do Projeto Detalhamento e Construção Partida & Operação A fase de FEL1 Planejamento do Negócio - Estudo de mercado e levantamento das alternativas de tecnologia e local - Definição das restrições, premissas e identificação dos riscos gerais A fase de FEL2 Seleção de Escopo - Termina com a seleção de uma única alternativa tecnológica A fase de FEL3 Planejamento do Projeto - Desenvolvimento da engenharia básica e avançada para alternativa selecionada - Elimina as principais incertezas e congela o escopo de execução - Termina com a estimativa de custo e prazo e o planejamento da construção 17

18 Conteúdo FEL e Suprimentos FEL1 Planejamento do Negócio FEL2 Seleção do Escopo FEL3 Planejamento do Projeto AQUISIÇÃO E CONTRATAÇÃO EXECUÇÃO ENCERRAMENTO 1 - ORÇAMENTAÇÃO 2 - AQUISIÇÃO E CONTRATAÇÃO Atuação de Suprimentos 3 - GESTÃO DE CONTRATOS 18

19 Resultados Nº contratos % contratos com pleitos % Valor pleitos % Valor negociado % 14% 6% % 4% 2% 130 8% 3% 2% 160 5% 4% 1% 19

20 Complicar sempre é possível... Como o cliente explicou Como o líder de projeto entendeu Como o analista projetou Como o programador escreveu Como o consultor de negócios descreveu Como o projeto foi documentado Como operações instalou Como o cliente foi cobrado Que suporte técnico foi disponibilizado O que o cliente realmente precisava 20

21 Obrigado!!!! Luis Alexandre Campos 21

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