Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria

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1 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria 1ª Versão 1

2 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria PROCESSO DE LICITAÇÃO, DISPENSA OU INEXIGIBILIDADE 1ª Versão 2

3 ÍNDICE 1 - INTRODUÇÃO 2 - VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES 3 - DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO ATIVIDADES CRÍTICAS DO PROCESSO 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO 6 EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL 1ª Versão 3

4 1 INTRODUÇÃO No contexto do Sistema Indústria, o processo de Licitação, Dispensa ou Inexigibilidade é de responsabilidade da área de Suprimentos e tem como função garantir que a proposta vencedora para fornecimento seja a mais vantajosa, atendendo aos aspectos legais e técnicos e assegurando a utilização correta dos recursos financeiros. Este processo tem seu início no recebimento da solicitação aprovada e tipo de compra definido como licitação, dispensa ou inexigibilidade e seu término com o instrumento contratual assinado. Os principais indicadores propostos para medição deste processo são: tempo médio dos processos da licitação; e saving de licitação. Este processo possui interface com os processos de Especificação de compras e Gestão de Contratos, e tem como principal cliente as áreas solicitantes. 1ª Versão 4

5 Disponibilidade orçamentária Solicitação de compra 2 VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES Gestão orçamentária Especificação de compras Solicitação de compra aprovada com tipo de compra definida Cadastro de materiais e serviços Cadastro fornecedores Gestão de fornecedores Compras diretas Licitação, dispensa ou inexigibilidade Gestão de cadastro de materiais Pedido de compra aprovado NF do material NF do serviço e medição Recebimento de material e/ou serviço Gestão do Contrato Instrumento contratual assinado Material estocado Gestão do contas a pagar Gestão do patrimônio Gestão de estoque NF do serviço e medição 1ª Versão 5

6 ORIGEM Suprimentos ENTRADA Solicitação de compras aprovada com tipo de compras definido Termo de referência Justificativa técnica para aquisição Estimativa de preço 3 DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO FUNÇÃO: Garantir que a proposta vencedora para fornecimento seja a mais vantajosa, atendendo aos aspectos legais e técnicos e assegurando a utilização correta dos recursos financeiros PADRÕES, NORMAS, POLÍTICAS, DIRETRIZES, LEIS Regulamento de licitações e contratos do SESI e SENAI. Leis tributárias, previdenciárias e fiscais Política de aquisição de bens e serviços COMPRAS POR LICITAÇÃO INÍCIO Receber solicitação de compras aprovada e tipo de compras definido SAÍDA Edital da licitação DESTINO Fornecedores 1ª Versão 6 FIM Instrumento contratual assinado ÁREA RESPONSÁVEL Suprimentos Proposta vencedora Informação para prestação de contas Solicitantes Gestão de Contratos Órgãos de controle

7 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO 1ª Versão 7

8 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) 1ª Versão 8

9 ATIVIDADE CRÍTICA 1 CONFERIR DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA CHECK LIST - DOCUMENTAÇÃO INEXIGIBILIDADE/DISPENSA ITEM DESCRIÇÃO CHECADO? 1 SC - Solicitação de Compras aprovada para iniciar/abrir o processo de compra Proposta comercial da empresa, e demonstração de que o valor da proposta é o valor praticado no mercado. Justificativa da contratação e do preço/parecer Técnico fundamentado assinado pelo Gestor Responsável. Ratificação, assinada pela autoridade competente, da justificativa da contratação e do preço praticado. 5 Habilitação Jurídica - Contrato Social ou Estatuto. 6 Qualificação Econômica Financeira -Certidão Negativa de falência, ou recuperação judicial ou extrajudicial. 1ª Versão 9

10 ATIVIDADE CRÍTICA 1 CONFERIR DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA (CONTINUAÇÃO) CHECK LIST - DOCUMENTAÇÃO INEXIGIBILIDADE/DISPENSA ITEM DESCRIÇÃO CHECADO? Cartão do CNPJ. 7 Regularidade Fiscal (todos os documentos deverão estar no prazo de validade) Certidão Unificada expedida pela Secretaria da Receita Federal do Brasil, referente a prova da regularidade fiscal de todos os tributos federais, inclusive contribuições previdenciárias, tanto no âmbito da Receita Federal quanto no âmbito da Procuradoria da Fazenda Nacional. Certidão da Secretaria da Fazenda e Planejamento do Governo do Distrito Federal, para empresas sediadas em Brasília (DF). Certidão do ICMS e/ou ISS, se houver, com a Fazenda Estadual. Certidão do ICMS e/ou ISS, se houver, com a Fazenda Municipal. Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), negativo ou positivo com efeitos negativos, expedido pela Caixa Econômica Federal. 1ª Versão 10

11 ATIVIDADE CRÍTICA 1 CONFERIR DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA (CONTINUAÇÃO) CHECK LIST - DOCUMENTAÇÃO INEXIGIBILIDADE/DISPENSA ITEM DESCRIÇÃO CHECADO? 8 9 Documentação e comprovação que subsidie a inexigibilidade (exclusividade) ou dispensa, de acordo com o regulamento. Dados do representante legal com poderes para assinar o contrato (cópia do RG; cópia do CPF e procuração em caso do representante não ser sócio da empresa). 10 Dados bancários para fins de realização do pagamento (conta; agência e nome do banco). 1ª Versão 11

12 ATIVIDADE CRÍTICA 2 ELABORAR / AJUSTAR MINUTA DE EDITAL PONTOS DE OBSERVAÇÃO: Roteiro para se elaborar um Termo de Referência (TR): A elaboração de um TR consistente, auxilia na elaboração de um edital claro e no andamento do processo. Alguns itens do TR são obrigatórios e outros são opcionais, ou seja, não são norma. A seguir, os itens de um TR: a) Contextualização (item opcional): Para decidir sobre a inclusão ou não da Contextualização o elaborador do Termo de Referência (TR), deve avaliar se para o correto entendimento do objeto a ser contratado será necessário que as empresas interessadas em participar da licitação tenham uma visão geral das entidades integrantes do Sistema Indústria. b) Justificativa e finalidade (item obrigatório): O elaborador do Termo de Referência (TR) deve justificar a necessidade da contratação, evidenciando os resultados esperados e os benefícios para o Sistema Indústria 1ª Versão 12

13 ATIVIDADE CRÍTICA 2 ELABORAR / AJUSTAR MINUTA DE EDITAL ( CONTINUAÇÃO) c) Definições (item opcional): O solicitante, ao elaborar o TR, deve identificar se há necessidade de incluir definições específicas relacionadas ao objeto a ser contratado. d) Objeto (item obrigatório): A definição e as especificações do objeto são os principais itens do Termo de Referência (TR). Nele devem ser elencadas, de forma clara, todas as características do objeto, observando que não pode haver direcionamento a uma determinada marca, modelo ou empresa. Também devem constar no TR as condições e a forma que os serviços ou os produtos devem ser executados e/ou fornecidos. Outras informações que devem constar no TR são: o prazo e demais condições para os serviços de garantia e assistência técnica. e) Qualificação técnica da empresa (item obrigatório): Conforme determinação do TCU, não mais é permitida a exigência de equipe técnica para fins de HABILITAÇÃO. Se necessário, a exigência de equipe técnica pode ser incluída como condição para assinatura do Contrato com a empresa vencedora, com previsão de multa se esta condição não for cumprida. 1ª Versão 13

14 ATIVIDADE CRÍTICA 2 ELABORAR / AJUSTAR MINUTA DE EDITAL ( CONTINUAÇÃO) f) Unidade gestora do contrato (item obrigatório): Determinar qual gerência irá fazer a gestão do contrato. g)obrigações da empresa contratada (item obrigatório): Determinar quais as obrigações de empresa contratada. h) Obrigações da contratante (item obrigatório): Determinar quais as obrigações da contratante. i) Fontes de recursos (item obrigatório): Especificar de onde será a fonte de recurso e se há alguma forma de rateio entre entidades. j) Prazo de vigência (item obrigatório): Estabelecer prazo de vigência compatível com o objeto e com os prazos de execução estabelecidos no TR. k) Proposta de preço (item obrigatório): A proposta de preço deve ser apresentada conforme definido no edital. Deve constar na proposta de preço o valor total para a execução do objeto do TR. l) Sigilo e direito autoral (item opcional): A área demandante deve avaliar a aplicabilidade desta cláusula 1ª Versão 14

15 ATIVIDADE CRÍTICA 2 ELABORAR / AJUSTAR MINUTA DE EDITAL ( CONTINUAÇÃO) 1) ATENÇÃO: OS ITENS A SEGUIR SÓ SE APLICAM ÀS LICITAÇÕES DO TIPO TÉCNICA E PREÇO. Este tipo de licitação é bem mais complexo, envolve 3 fases (Fase de Habilitação, Fase de Propostas Técnicas e Fase de Propostas de Preços), e o tempo de conclusão/contratação costuma ser superior ao da licitação do tipo MENOR PREÇO. Nas licitações do tipo MENOR PREÇO é possível estabelecer critérios para a QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DA EMPRESA e, se for o caso, para a QUALIFICAÇÃO DA EQUIPE TÉCNICA DA EMPRESA, de forma a assegurar que a empresa vencedora da licitação tenha a QUALIFICAÇÃO TÉCNICA necessária para a execução do objeto. 1ª Versão 15

16 ATIVIDADE CRÍTICA 2 ELABORAR / AJUSTAR MINUTA DE EDITAL ( CONTINUAÇÃO) Além da qualificação técnica, também podem ser exigidos no edital do tipo Menor Preço uma qualificação financeira, de forma a comprovar a saúde econômico-financeira da empresa impedindo que empresas aventureiras se habilitem para a licitação. No Regulamento de Licitações e Contratos (SESI e SENAI), Art. 8º, parágrafos 1º e 2º, está disposto que: 1º O tipo de licitação técnica e preço será utilizado preferencialmente para contratações que envolvam natureza intelectual ou nas quais o fator preço não seja exclusivamente relevante, e, neste caso, DESDE QUE JUSTIFICADO TECNICAMENTE. 2º Nas licitações de técnica e preço a classificação dos proponentes será feita de acordo com a média ponderada das valorizações das propostas técnicas e de preço, de acordo com os pesos estabelecidos no instrumento convocatório, que serão objetivos. 1ª Versão 16

17 ATIVIDADE CRÍTICA 2 ELABORAR / AJUSTAR MINUTA DE EDITAL ( CONTINUAÇÃO) PONTOS DE OBSERVAÇÃO: 1) Quando se tratar de licitação do tipo técnica e preço deve ser apresentada justificativa para tal escolha, bem como para os respectivos pesos atribuídos (Ex.: técnica = 60% e preço = 40%). 2) Para atribuição da Pontuação da Proposta Técnica (PPT) a área solicitante deverá definir critérios claros para a atribuição de pontuação. Neste tipo de licitação normalmente são avaliados: a) Experiência Técnica da Empresa (ETE); b) Qualificação da Equipe Técnica (QET); e c) Qualificação do Plano de Trabalho (QPT). 1ª Versão 17

18 ATIVIDADE CRÍTICA 2 ELABORAR / AJUSTAR MINUTA DE EDITAL ( CONTINUAÇÃO) PONTOS DE OBSERVAÇÃO: 3) A Pontuação da Proposta Técnica (PPT) se dará mediante a aplicação da seguinte fórmula: PPT = ETE + QET + QPT Onde: PPT = Pontuação da Proposta Técnica ETE = Experiência Técnica da Empresa QET = Qualificação da Equipe Técnica QPT = Qualificação do Plano de Trabalho 1ª Versão 18

19 ATIVIDADE CRÍTICA 2 ELABORAR / AJUSTAR MINUTA DE EDITAL ( CONTINUAÇÃO) PONTOS DE OBSERVAÇÃO: 4) O Índice Técnico (IT) de cada proposta será determinado mediante a aplicação da seguinte fórmula: IT = PPT/>PPT Onde: IT = Índice Técnico PPT = Pontuação da Proposta Técnica em análise >PPT = Maior Pontuação da Proposta Técnica dentre as concorrentes 1ª Versão 19

20 ATIVIDADE CRÍTICA 2 ELABORAR / AJUSTAR MINUTA DE EDITAL ( CONTINUAÇÃO) PONTOS DE OBSERVAÇÃO (CONTINUAÇÃO): 5) O Índice de Preço (IP) de cada licitante será valorado mediante a seguinte fórmula: IP = < PP/ PP Onde: IP = Índice de Preço < PP = Menor Preço Proposto PP = Preço Proposto em julgamento 1ª Versão 20

21 ATIVIDADE CRÍTICA 2 ELABORAR / AJUSTAR MINUTA DE EDITAL ( CONTINUAÇÃO) PONTOS DE OBSERVAÇÃO (CONTINUAÇÃO): 6) Obtido o Índice Técnico (IT) e o Índice de Preço (IP), a CPL calculará a Nota Final (NF) do certame, valendose da seguinte fórmula: NF = (IT x 60) + (IP x 40) Onde: NF = Nota Final IT = Índice Técnico IP = Índice Preço Peso 60 = atribuído à técnica Peso 40 = atribuído ao preço 1ª Versão 21

22 ATIVIDADE CRÍTICA 2 ELABORAR / AJUSTAR MINUTA DE EDITAL ( CONTINUAÇÃO) PONTOS DE OBSERVAÇÃO: 1) No que se refere as modalidades e os tipos de licitação, deve-se consultar o Regulamento de Licitações e Contratos (RLC); 2) Ao se elaborar/ajustar a minuta de um edital de licitação, por tipo menor preço, os seguintes pontos devem ser observados: a) Definição do objeto: escrever de forma clara qual é o objeto do edital. Para um maior entendimento, utilizar o Termo de Referência; b) Estabelecer quais serão as condições de participação; c) Especificar como será feita a proposta de preço; d) Habilitação: para os fins de habilitação, o licitante deverá apresentar documentos, compreendendo a comprovação de habilitação jurídica, regularidade fiscal, qualificação econômico-financeira e qualificação técnica; 1ª Versão 22

23 ATIVIDADE CRÍTICA 2 ELABORAR / AJUSTAR MINUTA DE EDITAL ( CONTINUAÇÃO) PONTOS DE OBSERVAÇÃO: e) Definição de como será o procedimento da licitação; f) Determinar como será o julgamento e os recursos; g) Especificar como será a assinatura do contrato; os pagamentos; e as penalidades; h) Descriminar quais serão as fontes de recurso. 1ª Versão 23

24 ATIVIDADE CRÍTICA 2 ELABORAR / AJUSTAR MINUTA DE EDITAL ( CONTINUAÇÃO) PONTOS DE OBSERVAÇÃO: 1) Ao se elaborar/ajustar a minuta de um edital de licitação, por tipo técnica e preço, os seguintes pontos devem ser observados: a) Definição do objeto: escrever de forma clara qual é o objeto do edital. Para um maior entendimento, utilizar o Termo de Referência; b) Estabelecer quais serão as condições de participação; c) Habilitação: para os fins de habilitação, o licitante deverá apresentar documentos, compreendendo a comprovação de habilitação jurídica, regularidade fiscal, qualificação econômico-financeira e qualificação técnica; d) Especificar como será feita a proposta técnica; e) Especificar como será feita a valoração da proposta técnica; 1ª Versão 24

25 ATIVIDADE CRÍTICA 2 ELABORAR / AJUSTAR MINUTA DE EDITAL ( CONTINUAÇÃO) PONTOS DE OBSERVAÇÃO: f) Especificar como será feita a proposta de preço; g) Determinar como será o julgamento (determinação do índice técnico; índice de preço; e a pontuação final) e os recursos; h) Especificar como será a assinatura do contrato; os pagamentos; e as penalidades; i) Descriminar quais serão as fontes de recurso; j) Elaborar a minuta de contrato. 1ª Versão 25

26 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO FUNÇÃO DO PROCESSO: Garantir que a proposta vencedora para fornecimento seja a mais vantajosa, atendendo aos aspectos legais e técnicos e assegurando a utilização correta dos recursos financeiros COMO VAMOS MEDIR SE O PROCESSO EXECUTA SUA FUNÇÃO? INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 1 Saving licitações (para Pregões e Concorrência) [[1-(Somatório dos valores aprovados/ Somatório das melhores propostas iniciais)]] X 100 Custo % Maior, Melhor Mensal 2 Tempo médio de cotação para compras por dispensa [ Somatório (Data de conclusão da cotação Data inicial da cotação)/ Total de cotações realizadas] Prazo dias Menor, Melhor Mensal 1ª Versão 26

27 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 3 INEXIGIBILIDADE Tempo médio do processo Somatório Tempo total de processos de Inexigibilidade/ Número de processos de Inexigibilidade concluídos Prazo dias Menor, Melhor Mensal 4 CONVITE Tempo médio do processo Somatório Tempo total de processos de Convite/ Número de processos de Convite concluídos Prazo dias Menor, Melhor Mensal 5 PREGÃO Tempo médio do processo Somatório Tempo total de processos de Pregão / Número de processos de Pregão concluídos Prazo dias Menor, Melhor Mensal 1ª Versão 27

28 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 6 CONCORRÊNCIA Tempo médio do processo Tempo total de processos de Convite/ Número de processos de Convite concluídos Prazo dias Menor, Melhor Mensal 7 DISPENSA Tempo médio do processo Somatório Tempo total de processos de DISPENSA/ Número de processos de DISPENSA concluídos Prazo dias Menor, Melhor Mensal 1ª Versão 28

29 EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL Maurício Vasconcelos de Carvalho Gerente Executivo de Administração, Documentação e Informação Em caso de dúvidas e sugestões: Paulo Roberto Torres Guimarães Gerente de Compras paulo.guimaraes@cni.org.br telefone: (61) ª Versão 29