Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria. 1ª Versão

Transcrição

1 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria 1ª Versão 1

2 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria PROCESSOS DE FATURAMENTO E CONTAS A RECEBER 1ª Versão 2

3 ÍNDICE 1 - INTRODUÇÃO 2 - VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES 3 - DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO 4 - FLUXOGRAMAS DO PROCESSOS ATIVIDADES CRÍTICAS DO PROCESSO 5 - SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO 6 - EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL 1ª Versão 3

4 1 INTRODUÇÃO Os processos de Faturamento e Contas a Receber tem como função gerir o recebimento de receitas em conformidade com os aspectos contratuais e fiscais. Estes processos têm início na atividade receber documento de autorização de venda/faturamento dos produto e serviços classificado e término na atividade encaminhar movimento diário para contabilidade. Os indicadores propostos para sua medição são: índice de recebimento; prazo médio de recebimento; índice de inadimplência; índice de identificação de recebimentos; índice de identificação de inadimplentes. As saídas destes processos têm como destinos: os clientes, empregados, dirigentes, CNI, Federações, SESI, SENAI, CETIQT, CN SESI e os processos de Gestão Contábil e de Gestão Fluxo de Caixa e Aplicações Financeiras. 1ª Versão 4

5 2 VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES Unidades Operacionais e áreas de negócios Informação de autorização de venda / fatura dos produtos e serviços prestados Classificação / Escrituração fiscal e contábil Faturamento Emissão do documento fiscal pertinente (notas fiscais, boletos e recibos) Clientes e empregados Entidades Sistema Indústria Informações de repasses regulamentares, reembolsos, apoio financeiro, patrocínio e empréstimos, repasse de mantenedores e apoiadores Devolução de saldo de adiantamentos Arquivo bancário Informações gerenciais Dirigentes Gestão da Arrecadação Contribuições sindical e confederativa arrecadação direta / arrecadação indireta Empregados Contas a receber Movimentações diárias de entradas de recursos e disponibilidades Gestão do Fluxo de Caixa e Aplicações Financeiras Gestão de Convênios Cronograma financeiro / Recursos de convênios Receitas de contribuições distribuídas Condições negociadas Recebimentos conciliados Gestão Contábil Gestão de Viagens Devolução de saldo das prestações de contas de viagens CNI, Federações, SESI, SENAI, CETIQT, CN SESI Informações para cobrança Cobrança 1ª Versão 5

6 3 DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO CONTAS A RECEBER ORIGEM ENTRADA Mensalidades dos cursos / escolas FUNÇÃO: Gerir o recebimento de receitas em conformidade com os aspectos contratuais e fiscais. SAÍDA DESTINO Classificação Escrituração fiscal e contábil Informações de repasses regulamentares Reembolsos, apoio financeiro, patrocínio e empréstimos Repasse de mantenedores e apoiadores Contribuição sindical Contribuição confederativa Arrecadação direta Arrecadação indireta Recursos de convênios Cronograma financeiro de contratos Devolução de saldo das prestações de contas de viagens PADRÕES, NORMAS, POLÍTICAS, DIRETRIZES, LEIS Regimento, Regulamento, Estatuto do Sistema Indústria, Legislação fiscal, Norma Brasileira de Contabilidade, Legislação federal, Lei do Estágio, Padronização Contábil CNI, Contratos de convênios Faturamento e Contas a Receber INÍCIO Receber documento de autorização de venda/fatura dos produtos e serviços classificado ÁREA RESPONSÁVEL FIM Encaminhar movimento diário para contabilidade Emissão do documento fiscal pertinente (notas fiscais, boletos e recibos) Movimentações diárias de entrada de recursos e disponibilidades Informações gerenciais Movimento diário de caixa Receitas de contribuições distribuídas Clientes e empregados Gestão do Fluxo de Caixa e aplicações financeiras Dirigentes Gestão Contábil CNI, Federações, SESI, SENAI, CETIQT, CN SESI Devolução de saldo de adiantamento Financeiro 1ª Versão 6

7 4 FLUXOGRAMA DOS PROCESSOS FATURAMENTO E CONTAS A RECEBER FATURAMENTO Para melhor visualização do fluxograma, recomenda-se baixar esta página clicando no ícone abaixo. 1ª Versão 7

8 4 FLUXOGRAMA DOS PROCESSOS FATURAMENTO E CONTAS A RECEBER CONTAS A RECEBER Para melhor visualização do fluxograma, recomenda-se baixar esta página clicando no ícone abaixo. 1ª Versão 8

9 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 1 EMITIR NF E/OU RECIBO E/OU FATURA No faturamento deve ser observada a natureza da operação para emitir o documento fiscal pertinente. Quando na prestação de serviços, as Entidades SESI e SENAI devem garantir a imunidade dos impostos conforme Constituição Federal art. 150 inciso vi alínea c ; lei de 26/09/1955 art.11 a 13; art.9 e 14 da lei 5.172/66 do Código Tributário Nacional, destacando essa referência da legislação no documento fiscal emitido para pessoa jurídica. Quando solicitado pelo cliente, poderá ser encaminhada a DECLARAÇÃO A SER APRESENTADAS PELA PESSOA JURÍDICA CONSTANTE NO INCISO III DO ART. 4 (Redação dada pela Instrução Normativa RFB n 1.244, de 30 de janeiro de 2012) (Vide art. 3 da IN RFB n 1.244/2012) Previsão legal: IN-RFB de 11/01/2012 DOU de anexo II. 1ª Versão 9

10 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 1 EMITIR NF E/OU RECIBO E/OU FATURA (CONTINUAÇÃO) Quanto à CNI, Federação e IEL devem ser resguardadas suas isenções, quando as operações estiverem de acordo com as atividades precípuas, por se tratarem de entidades sem fins lucrativos, de caráter associativo, conforme instrumentos de criações (estatutos). Sendo necessário anexar a cada documento fiscal emitido para pessoa jurídica a Declaração a ser apresentadas pela pessoa jurídica constante no inciso IV do art. 4 - (Redação dada pela Instrução Normativa RFB n 1.244, de 30 de janeiro de 2012) (Vide art. 3 da IN RFB n 1.244/2012). Previsão legal: IN RFB de 11/01/2012 DOU de anexo III 1ª Versão 10

11 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 2 IDENTIFICAR O RECEBIMENTO É premissa básica da área de contas a receber ter as informações dos recebíveis. Os recebimentos não identificados impossibilitam a apropriação da receita e sua destinação. Como forma de minimizar essas ocorrências, é recomendável que o faturamento ocorra de forma centralizada; que as Entidades tenham as formas de recebimentos por meio de depósitos identificados, boleto/cobrança registrada e cartão de crédito. 1ª Versão 11

12 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO FUNÇÃO DO PROCESSO: Gerir o recebimento de receitas em conformidade com os aspectos contratuais e fiscais. COMO VAMOS MEDIR SE O PROCESSO EXECUTA SUA FUNÇÃO? INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 1 Índice de recebimento (Total em R$ recebidos / Total de receitas) x 100 Qualidade % Maior, Melhor Mensal 2 Prazo médio de recebimento ( (Valor recebido * Prazo de recebimento da nota)) / (Valor total recebido) Entrega Dias Menor, Melhor Mensal 1ª Versão 12

13 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 3 Índice de inadimplência com até 30, até 60, até 90, até 180 e acima de 180 dias (Total em R$ não recebido / Total de receitas) x 100 Qualidade % Menor, Melhor Mensal 4 Índice de inadimplência por cliente * (Total em R$ não recebidos por inadimplente / Total em R$ a receber) x 100 Qualidade % Menor, Melhor Mensal 5 Índice de identificação de recebimentos (Total de receitas identificadas / Valor total recebido) x 100 Qualidade % Maior, Melhor Mensal 6 Prazo médio de faturamento ( (Dia do faturamento dia do comando recebido)) / (Total de Comando recebidos) Qualidade dias Menor, melhor Mensal * Este indicador é complementar ao indicador 3 1ª Versão 13

14 6 EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL José Mauro Telles Silva Gerente Executivo de Finanças Lucineide de Santana Sousa Aguiar Gerente de Operações Financeiras Telefone: (61) Em caso de dúvidas e sugestões: Luciana Sarkis de Oliveira Araújo Analista Financeiro lsoliveira@cni.org.br Telefone: (61) ª Versão 14