Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria

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1 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria 1ª Versão 1

2 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ ESCRITURAÇÃO FISCAL CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS 1ª Versão 2

3 ÍNDICE 1 - INTRODUÇÃO 2 - VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES 3 - DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO 4 - FLUXOGRAMA DO PROCESSO ATIVIDADES CRÍTICAS DO PROCESSO 4.2 RECOMENDAÇÕES GERAIS 5 - SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO 6 - EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL 1ª Versão 3

4 1 INTRODUÇÃO O processo de Classificação/Escrituração Fiscal Contábil e Obrigações Acessórias tem como função assegurar a classificação contábil e o cumprimento das obrigações principais e acessórias. Este processo tem início na atividade de receber documentos fiscais, mapas e arquivos e término na atividade de encaminhar documentos liquidados e processados para o Contas a Pagar e Gestão Contábil. Os indicadores propostos para sua medição são: índice de documentos recebidos fora do prazo de competência, índice de documentos fiscais recebidos com não-conformidades, índice de inconsistências resolvidas dentro do prazo, índice de capacitação dos gestores que atestam documentos fiscais e índice de declarações retificadas. As saídas deste processo têm como destinos: A RFB, SEFAZ (Estadual e Municipal), CEF, INSS, MDIC e os processos de Gestão Contábil, Contas a Pagar, Faturamento e Regularidade Fiscal. 1ª Versão 4

5 2 VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES Recolhimento Faturamento Contas a Pagar Transmissão das informações Unidades Operacionais e Áreas de negócios Recebimento de materiais e serviços Documento fiscal Documento classificado Informação de autorização de venda / fatura dos produtos e serviços prestados Documentos de Recolhimento Documentos de recolhimento Classificação / escrituração fiscal e contábil Gestão da Folha de Pagamento Informações de FPA Obrigações acessórias Recibo de entrega das informações Documentos arquivados Consulta de documentos Gestão Contábil Regularidade Fiscal Mapa de distribuição da arrecadação Guias de contribuições Solicitação de adiantamento / despesas de viagens Devoluções de saldos e repasses Solicitações de repasses, reembolsos, apoios financeiros, patrocínios, empréstimos Gestão da Arrecadação Gestão de Patrimônio Gestão de Viagens Gestão de Convênios 1ª Versão Gestor do processo 5

6 3 DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO ORIGEM Recebimento de materiais e serviços Gestão da Folha de Pagamento ENTRADA Documento de autorização de pagamento acompanhado do documento fiscal pertinente Folha de pagamento gerada e autorizada e apuração de encargos da folha FUNÇÃO: Assegurar a classificação contábil e o cumprimento das obrigações principais e acessórias. PADRÕES, NORMAS, POLÍTICAS, DIRETRIZES, LEIS Plano de contas e pronunciamentos contábeis; Legislações fiscais e tributárias; SAÍDA Documentos fiscais classificados Títulos e guias DESTINO Faturamento Contas a Pagar Gestão Contábil Gestão de Patrimônio Gestão de Viagens Gestão da Arrecadação Guias de contribuições / impostos / taxas Adiantamento Mapa de distribuição da arrecadação Classificação / Escrituração Fiscal Contábil e Obrigações Acessórias INÍCIO FIM Documentos processados e liquidados Escrituração contábil / fiscal RFB SEFAZ (Estadual e Municipal) CEF Gestor do processo Gestão de Convênios Unidades Op. e áreas de negócios Solicitações de repasses regulamentares para as entidades, reembolsos, apoios financeiros, patrocínios e empréstimos Devolução de saldo e repasse para convenentes e executores Informação de autorização de venda / fatura dos produtos e serviços prestados Receber documentos fiscais, mapas e arquivos ÁREA RESPONSÁVEL Contábil / Fiscal Encaminhar documentos liquidados e processados para o Contas a Pagar e Gestão Contábil Cumprimento das obrigações principais / acessórias Contribuições e impostos a compensar Consulta de Documentos MDIC INSS Gestão da folha de pagamento Regularidade Fiscal 1ª Versão 6

7 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO SUBPROCESSO: CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL - CONTÁBIL 1ª Versão 7

8 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO SUBPROCESSO: OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS 1ª Versão 8

9 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO SUBPROCESSO: LIVROS FISCAIS 1ª Versão 9

10 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 1 ANALISAR DOCUMENTO FISCAL Documentos Fiscais São os documentos de emissão obrigatória que comprovam a venda de mercadoria ou a prestação de serviços, por meio do qual o fisco apura seus créditos tributários. O consumidor tem a garantia de que a compra está corretamente formalizada e que os seus direitos estão assegurados, e a empresa (emitente) faz prova, quando necessário, junto aos órgãos federais, estaduais e municipais. Tipos de documentos fiscais: - Nota Fiscal de venda, modelos 1 ou 1-A; - Nota Fiscal de Venda a Consumidor; - Cupom Fiscal Emitido por Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF); - Nota Fiscal de Produtor; 1ª Versão 10

11 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 1 ANALISAR DOCUMENTO FISCAL (CONTINUAÇÃO) Tipos de documentos fiscais (Continuação): - Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica; - Nota Fiscal de Serviço de Transporte; - Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas; - Conhecimento Aéreo; - Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas; - Bilhete de Passagem Rodoviário; - Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem; - Bilhete de Passagem Ferroviário; - Despacho de Transporte; - Resumo de Movimento Diário; 1ª Versão 11

12 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 1 ANALISAR DOCUMENTO FISCAL (CONTINUAÇÃO) Tipos de documentos fiscais (Continuação): - Ordem de Coleta de Cargas; - Autorização de Carregamento e Transporte; - Manifesto de Carga; - Relatório de Emissão de Conhecimentos Aéreos; - Relatório de Embarque de Passageiros; - Relação de Despachos; - Despacho de Cargas em Lotação; - Despacho de Cargas Modelo Simplificado; - Extrato de Faturamento; - Nota Fiscal de Serviço de Comunicação; 1ª Versão 12

13 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 1 ANALISAR DOCUMENTO FISCAL (CONTINUAÇÃO) Tipos de documentos fiscais (Continuação): - Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações; - Guia de Transporte de Valores GTV; - Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas; - Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário; - Nota Fiscal de Serviços; - Comprovante de Admissão a Diversões, Lazer e Entretenimento; - Boletim de Transportes Coletivos; - Recibos; - Faturas. 1ª Versão 13

14 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 1 ANALISAR DOCUMENTO FISCAL (CONTINUAÇÃO) ITENS DE ATENÇÃO: Sim Não Não se aplica Primeira via de Nota Fiscal * Prazo de validade da Nota Fiscal * Data do documento fiscal está adequado a escrituração fiscal/contábil Razão Social do Tomador (Federação, SESI, SENAI, IEL), Endereço do domicílio fiscal em que está sendo entregue o material ou o serviço, CNPJ, Inscrição estadual; Rasuras* Natureza da Operação, CFOP, Saída Dados do fornecedor do material ou serviço (Razão Social, CNPJ, Inscrição Estadual, Inscrição Municipal) Autorização para emissão de nota fiscal (AIDF) * Informações sobre o faturamento (Descrição do material ou serviço ) Validar chave de acesso no caminho Web indicado no documento fiscal * Em caso de Nota Fiscal manual 1ª Versão 14

15 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 2 REALIZAR CLASSIFICAÇÃO E ESCRITURAÇÃO Verificar a legalidade do documento para pagamento (check-list). Garantir a integração com o módulo contábil. CHECK-LIST ANÁLISE E CLASSIFICAÇÃO FISCAL E CONTÁBIL Dados do Tomador: - Razão Social, Endereço, CNPJ e Inscrição Estadual/Municipal; Dados do Prestador: - Razão Social, Endereço, CNPJ e Inscrição Estadual/Municipal; - Data de emissão (Dentro da validade para emissão Nota fiscal Manual). Tipo de Operação/Quantidades/Valores: - Natureza da operação e CFOP em consonância; - Descrição do Produto/Serviço; - Quantidades, valores unitários e totais corretos; - Impostos pertinentes a operação destacados conforme legislação; - Informações complementares destacadas (Impostos/Natureza Jurídica, etc..). Obs.: Itens em conformidade com a solicitação de compra/pedido. 1ª Versão 15

16 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 2 REALIZAR CLASSIFICAÇÃO E ESCRITURAÇÃO (CONTINUAÇÃO) Autorizações: - Atesto do documento pelo nome responsável; - Análise de contrato; - Informações complementares (CR/Rateio, etc..) ENQUADRAMENTO FISCAL PRESTAÇÃO DE SERVIÇO: Enquadramento da Tributação conforme Legislação Verificar Natureza Jurídica do Fornecedor (NORMAL/SIMPLES/EPP/MEI/EIRELI) IRRF Imposto de Renda Retido na Fonte; - Fato Gerador: Crédito ou Pagamento (o que ocorrer primeiro) - Alíquota: 1% cessão de mão de obra e 1,5% demais serviços. PCC PIS/COFINS/CSLL; - Fato Gerador: Pagamento - Alíquota: 4,65% Obs.: Reter nos pagamentos superiores a R$ 215,00 / documento. 1ª Versão 16

17 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 2 REALIZAR CLASSIFICAÇÃO E ESCRITURAÇÃO (CONTINUAÇÃO) INSS Previdência Social; - Fato Gerador: Emissão da Nota Fiscal - Alíquota: 11% e (3,5%-Empresa enquadradas na desoneração de Folha de Pagto) Obs.: Nos serviços de cessão de mão de obra, as notas fiscais deverão vir acompanhadas pelas cópias dos comprovantes de regularidade fiscal, previdenciária e trabalhista. ISS Imposto sobre Serviço. - Fato Gerador: Emissão da Nota Fiscal - Alíquota: 5%, 3% e 2% (Conforme legislação Estadual/Municipal) - Alíquota diferenciada para empresas optantes pelo simples, desde que informada na nota. Classificar os documentos fiscais nas respectivas despesas, enquadrando e descontando os devidos impostos, em conformidade com a legislação local, visando o recolhimento aos devidos órgãos fiscalizadores. AQUISIÇÃO DE MATERIAL/MERCADORIA: Enquadrar nas respectivas despesas os produtos/materiais adquiridos obedecendo a escrituração prevista em Lei/Decretos e Portarias. 1ª Versão 17

18 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 3 APURAR INFORMAÇÕES Garantir a consistência dos dados a serem transmitidos aos órgãos fiscalizadores, por meio da verificação e validação das informações geradas, confrontando os recolhimentos específicos a cada tipo de tributo. Inserir as informações adequadamente nas declarações / demonstrativos e livros fiscais previstos na legislação federal, estadual e municipal. Enviar os arquivos em conformidade com os layouts disponibilizados e nos prazos estabelecidos. 1ª Versão 18

19 4.2 RECOMENDAÇÕES GERAIS DO PROCESSO Atividade: Analisar se há incidência de impostos Recomendação: Classificar o documento fiscal a ser pago, verificando se a natureza de operação envolvida incidirá a retenção de tributos sobre o serviço, de acordo com a legislação vigente (Federal/Estadual). Consultar a natureza jurídica do prestador de serviço adequando as retenções conforme previsão legal. Quando da escrituração do documento fiscal, atentar: 1) Para o regime de competência contábil. 2) Os fatos geradores para retenção do ISS e INSS são determinados pela data de emissão da nota. 3) O fato gerador para retenção do IRRF dar-se-á pelo pagamento ou registro contábil (o que vier primeiro). 4) O fato gerado para retenção do PCC(PIS/COFINS/CSLL) dar-se-á pelo pagamento do documento. Os recolhimentos dos impostos deverão ocorrer em conformidade com os fatos geradores determinados na legislação, ensejando em acréscimos legais quando pagos fora do prazo legal. Recomenda-se vigilância quanto a eventuais alterações posteriores nas legislações. 1ª Versão 19

20 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO FUNÇÃO DO PROCESSO: Assegurar a classificação contábil e o cumprimento das obrigações principais e acessórias COMO VAMOS MEDIR SE O PROCESSO EXECUTA SUA FUNÇÃO? INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 1 Índice de documentos fiscais recebidos fora do prazo de competência contábil (total de documentos fiscais recebidos fora do prazo / total de documentos fiscais recebidos) x 100 Qualidade % Menor, Melhor Mensal 2 Índice de documentos fiscais recebidos com nãoconformidades (total de documentos fiscais recebidos com não-conformidades / total de documentos fiscais recebidos) x 100 Qualidade % Menor, Melhor Mensal 1ª Versão 20

21 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 3 Índice inconsistências resolvidas dentro do prazo (total de inconsistências resolvidas dentro do prazo / total de inconsistências identificadas) x 100 Qualidade % Maior, Melhor Mensal 4 Índice de capacitação dos gestores em processos fiscais (total de gestores capacitados em processos fiscais/ total de gestores) x 100 Qualidade % Maior, Melhor Mensal 5 Índice de declarações retificadas (total de declarações retificadas / total de declarações enviadas) x 100 Qualidade % Menor, Melhor Mensal 1ª Versão 21

22 PROCESSO GESTÃO FISCAL 6 EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL José Mauro Telles Silva Gerente Executivo de Finanças Dirley Silva dos Reis Gerente de Contabilidade dreis@cni.org.br Telefone: (61) Lucineide de Santana Sousa Aguiar Gerente de Operações Financeiras laguiar@cni.org.br Telefone: (61) Em caso de dúvidas e sugestões: Euzeferson Gonçalves da Costa Analista Financeiro II ecosta@cni.org.br Telefone: (61) ª Versão 22