Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria

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1 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria 1ª Versão 1

2 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria PROCESSO DE GESTÃO DE CONVÊNIOS 1ª Versão 2

3 ÍNDICE 1 - INTRODUÇÃO 2 - VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES 3 - DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO 4 - FLUXOGRAMA DO PROCESSO ATIVIDADES CRÍTICAS DO PROCESSO 5 - SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO 6 - EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL 1ª Versão 3

4 1 INTRODUÇÃO O processo de Gestão de Convênios tem como função assegurar a regularidade plena do convênio firmado contemplando as etapas de Planejamento, Celebração, Execução e Monitoramento e Prestação de Contas. Este processo tem seu início no recebimento da proposta de convênio e proposta de plano de trabalho e seu término com o arquivamento do convênio na contabilidade. Os principais indicadores propostos para sua medição são: eficácia da gestão da carteira de convênios, desvio médio do cronograma físico e financeiro da carteira de convênios, percentual de recursos de convênios glosados, índice de prestação de contas de convênios não conforme, índice de prestação de contas de convênios devolvidas e prazo médio de realização da prestação de contas de convênios. Tem como principais clientes os processos de Escrituração contábil e Arquivo, a entidade concedente, o gestor e o técnico do convênio. 1ª Versão 4

5 2 VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES Monitoramento Alçada de aprovação Convênio aprovado Parecer de análise da prestação de conta Gestor do convênio Proposta de convênio / Proposta de plano de trabalho Convênios formalizados Planejamento e celebração Gestão de Convênios Execução, monitoramento e controle Prestação de contas Prestação de contas aprovada Contabilidade Concedente / Convenente Parecer da análise técnica Parecer jurídico Recomendações da análise financeira, orçamentária e operacional Área Técnica Área Administrativa Financeira Área Jurídica 1ª Versão 5

6 3 DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO FUNÇÃO: Assegurar a regularidade plena do convênio firmado contemplando as etapas de Planejamento, Celebração, Execução e Monitoramento e Prestação de Contas. ORIGEM ENTRADA PADRÕES, NORMAS, POLÍTICAS, DIRETRIZES, LEIS SAÍDA DESTINO Política de Convênios para SESI e SENAI Política de Convênios do Concedente Relatórios e Extratos Concedente Convenente Proposta de Convênio Proposta de Plano de Trabalho Gestão de Convênios INÍCIO Receber proposta de convênio e proposta de plano de trabalho FIM Arquivar o convênio na contabilidade Prestação de contas para aprovação Parecer de análise da prestação de contas Prestação de contas aprovada Concedente Gestor e Técnico do Convênio Escrituração Contábil Arquivo de Convênios ÁREA RESPONSÁVEL Área Gestora do Convênio / Contabilidade 1ª Versão 6

7 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO SUBPROCESSO: PLANEJAMENTO E CELEBRAÇÃO 1ª Versão 7

8 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO SUBPROCESSO: EXECUÇÃO, MONITORAMENTO E CONTROLE 1ª Versão 8

9 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO SUBPROCESSO: PRESTAÇÃO DE CONTAS 1ª Versão 9

10 ATIVIDADE CRÍTICA 1 VERIFICAR A VIABILIDADE TÉCNICA DA PROPOSTA E CHECK-LIST DE DOCUMENTAÇÃO Check-list de documentos para análise da Proposta de Convênio Gestor (a) Responsável: Trata-se de ficha de conferência dos documentos necessários para a análise da proposta de convênio. A análise será realizada pela área competente, outros documentos poderão ser solicitados, conforme a necessidade. 1ª Versão 10

11 ATIVIDADE CRÍTICA 1 VERIFICAR A VIABILIDADE TÉCNICA DA PROPOSTA E CHECK-LIST DE DOCUMENTAÇÃO (CONTINUAÇÃO) Itens de atenção: Sim Não Não se aplica Descrição do objeto a ser executado Justificativa que demonstre o interesse recíproco, público-alvo, resultados esperados, entre outras informações Estimativa dos recursos necessários à execução, incluindo a contrapartida da entidade proponente Prazo para execução Informações sobre capacidade técnica e gerencial do proponente para execução do objeto, mediante apresentação de documentos que comprovem o exercício das atividades referentes à matéria objeto da parceria Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) Identificação da entidade Identificação dos dirigentes 1ª Versão 11

12 ATIVIDADE CRÍTICA 1 VERIFICAR A VIABILIDADE TÉCNICA DA PROPOSTA E CHECK-LIST DE DOCUMENTAÇÃO (CONTINUAÇÃO) Os seguintes pontos devem ser observados na Análise Técnica das propostas: A descrição do objetivo do convênio; A justificativa que demonstre o interesse recíproco, o público-alvo e os resultados esperados; O Plano de Trabalho; A descrição das metas a serem atingidas qualitativa e quantitativamente; A definição das etapas ou fases da execução; Cronograma de execução do objeto e cronograma de desembolso (início e término das etapas ou fases programadas); Previsão do início e do fim da execução do objeto, bem como da conclusão das etapas ou fases programadas; 1ª Versão 12

13 ATIVIDADE CRÍTICA 1 VERIFICAR A VIABILIDADE TÉCNICA DA PROPOSTA E CHECK-LIST DE DOCUMENTAÇÃO (CONTINUAÇÃO) Estimativa dos recursos necessários à execução, incluindo a contrapartida financeira; Comprovação de que os recursos próprios (contrapartida) estão assegurados; Cronograma dos repasses financeiros, vinculado às etapas e às metas; O plano de aplicação dos recursos; Informações sobre capacidade jurídica e técnica do Convenente; Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ); Identificação dos dirigentes; A regularidade fiscal do convenente deverá ser exigida quando o valor do recurso financeiro transferido for superior ao previsto no inciso II, c, do art. 6 do RLC. 1ª Versão 13

14 ATIVIDADE CRÍTICA 2 REALIZAR ANÁLISE FINANCEIRA, ORÇAMENTÁRIA E OPERACIONAL DAS PROPOSTAS Os seguintes pontos devem ser observados na Análise Operacional, Administrativa Financeira e Orçamentária das propostas de convênios: Adequação da proposta de convênio às regras de execução financeira estabelecidas no regulamento do Concedente; Detalhamento das especificidades/exceções de execução financeira no Termo de Convênio (se houver); Forma de alocação e detalhamento das rubricas no Plano de Trabalho, principalmente em casos de execuções descentralizada; Possibilidade de adequação das rubricas previstas no Plano de Trabalho ao Plano de Contas da entidade e a realidade da Instituição (conforme o caso); 1ª Versão 14

15 ATIVIDADE CRÍTICA 2 REALIZAR ANÁLISE FINANCEIRA, ORÇAMENTÁRIA E OPERACIONAL DAS PROPOSTAS(CONTINUAÇÃO) Adequação do cronograma de apresentação e análise de prestações de contas ao cronograma de desembolso; Análise da vinculação do cronograma financeiro ao cronograma físico e ao cronograma de desembolso; Inclusão de cláusulas financeiras obrigatórias no Termo de Convênio; Viabilidade de compras e contratações nos períodos previstos no convênio, tendo como base os processos e regulamentos de compras e/ou licitação da entidade (verificando prazos e estruturas necessárias); Previsão orçamentária dos recursos do convênio; Validação da disponibilidade orçamentária dos recursos previstos, conforme períodos de desembolso financeiro e valores estabelecidos no Termo de Convênio. 1ª Versão 15

16 ATIVIDADE CRÍTICA 3 REALIZAR ANÁLISE JURÍDICA DAS PROPOSTAS Os seguintes pontos devem ser observados na Análise Jurídica das propostas: Avaliação da natureza da ação; Aderência do objeto do convênio com os objetivos da entidade; Cumprimentos formais dos requisitos da política de convênio; Em caso de viabilidade jurídica a elaboração do Termo de Convênio. O Termo de Convênio deverá conter, no mínimo: A qualificação dos partícipes; O objetivo e seus elementos característicos, descritos de forma clara e sucinta, apontando o que se pretende alcançar, em consonância com o Plano de Trabalho, que integrará o Convênio independentemente de transcrição; 1ª Versão 16

17 ATIVIDADE CRÍTICA 3 REALIZAR ANÁLISE JURÍDICA DAS PROPOSTAS(CONTINUAÇÃO) As obrigações do concedente, do convenente e, quando houver, a do interveniente; O valor do convênio, individualizando a parte devida pelo concedente e a contrapartida a cargo do convenente; O cronograma de desembolso; A obrigatoriedade de manutenção dos recursos, quando não utilizados, em aplicação financeira que não cause prejuízo, se a previsão de seu uso for igual ou superior a um mês; A obrigatoriedade de aplicar os rendimentos auferidos por meio de aplicação financeira estritamente no cumprimento do objeto do convênio, não podendo ser computados como contrapartida; A vigência; 1ª Versão 17

18 ATIVIDADE CRÍTICA 3 REALIZAR ANÁLISE JURÍDICA DAS PROPOSTAS(CONTINUAÇÃO) A definição do direito de propriedade dos bens remanescentes na data da conclusão ou extinção do instrumento, e que, em razão deste, tenham sido adquiridos, produzidos, transformados ou construídos, respeitado o disposto na legislação pertinente; A faculdade de o Concedente e o Convenente denunciarem o convênio, a qualquer tempo e ressalvadas as obrigações e responsabilidades já assumidas; A obrigatoriedade de restituição de eventual saldo de recursos, inclusive os rendimentos da aplicação financeira, ao concedente; O acesso das entidades Concedentes a todas as informações relativas à execução do convênio; O prazo para apresentação de prestações de contas, bem como os relatórios que a compõem; 1ª Versão 18

19 ATIVIDADE CRÍTICA 3 REALIZAR ANÁLISE JURÍDICA DAS PROPOSTAS(CONTINUAÇÃO) O compromisso do Convenente de restituir ao Concedente o valor transferido, desde a data do recebimento, incluindo os rendimentos do período, se dará quando: não for executado o objeto do convênio; não for apresentada, no prazo exigido, a prestação de contas final; os recursos forem utilizados em finalidade diversa da estabelecida no convênio. O não estabelecimento de vínculo dos empregados do convenente com o concedente; O foro que, preferencialmente, deverá ser o do concedente. 1ª Versão 19

20 ATIVIDADE CRÍTICA 4 ORIENTAR EXECUTORES E COEXECUTORES (REUNIÃO DE ALINHAMENTO) Recomendações na atuação do Gestor de Convênio: Ter postura pedagógica de diálogo; Reconhecer e valorizar a correta aplicação dos recursos, a realização de metas, o alcance de resultados e dos benefícios que são almejados; Formular de forma objetiva e impessoal as observações críticas e constatações sobre possíveis irregularidades, evitando-se conflitos de ordem pessoal e julgamentos prévios de valor moral ou ético; Cortesia, tolerância, urbanidade e respeito, evitando-se qualquer forma de tratamento e informações pré-concebidas sobre a entidade, sua filosofia ou identidade (política, religiosa etc.) ou sobre o trabalho que realiza; 1ª Versão 20

21 ATIVIDADE CRÍTICA 4 ORIENTAR EXECUTORES E COEXECUTORES (REUNIÃO DE ALINHAMENTO) (CONTINUAÇÃO) Na formação de opinião, apoiar-se em fatos consistentes e em evidências claras que permitam posicionamentos claros e objetivos, traduzidos em pareceres e recomendações formuladas corretamente, com bom senso; Utilizar dados e informações de execução dos convênios com a descrição necessária e de forma restrita aos serviços de monitoramento, não sendo permitido o repasse de documento ou informação a terceiros que não estejam envolvidos diretamente no ciclo da gestão de convênio. 1ª Versão 21

22 ATIVIDADE CRÍTICA 4 ORIENTAR EXECUTORES E COEXECUTORES (REUNIÃO DE ALINHAMENTO) (CONTINUAÇÃO) Responsabilidades da Entidade Concedente: Gerir os programas, projetos e atividades por meio do monitoramento, acompanhamento e fiscalização do convênio e avaliação da execução e dos resultados; Definir as diretrizes gerais e procedimentos operacionais para sua implementação; Analisar o enquadramento e seleção das propostas; Divulgar atos normativos e de orientação aos executores; Analisar e aprovar a documentação técnica, institucional e jurídica das propostas selecionadas e o projeto básico; Acompanhar a execução e a regular aplicação dos recursos, condicionando a liberação dos valores estabelecidos ao cumprimentos de metas previamente definidas; 1ª Versão 22

23 ATIVIDADE CRÍTICA 4 ORIENTAR EXECUTORES E COEXECUTORES (REUNIÃO DE ALINHAMENTO) (CONTINUAÇÃO) Analisar e aprovar as prestações de contas (parciais e finais) dos recursos aplicados; Notificar o convenente em casos de atraso na apresentação das prestações de contas e no caso de necessidade de esclarecimentos de situações divergentes ao estabelecido no documento de celebração do convênio. Responsabilidades da Área Técnica: Alinhar com os parceiros os Termos de Convênio, interagindo com as áreas corporativas, sobre os itens pertinentes às respectivas áreas de atuação; Providenciar a abertura do processo e elaborar o Plano de Trabalho contendo as informações mínimas do convênio; 1ª Versão 23

24 ATIVIDADE CRÍTICA 4 ORIENTAR EXECUTORES E COEXECUTORES (REUNIÃO DE ALINHAMENTO) (CONTINUAÇÃO) Submeter à Área Jurídica, quando esta não atuar como emitente, o Termo de Convênio para avaliação das regras pactuadas; Coordenar a execução das atividades junto aos demais partícipes do convênio; Solicitar à Área de Orçamentos a abertura do centro de responsabilidade vinculado ao convênio, para garantir o controle financeiro e gestão dos recursos; Acompanhar a execução física e financeira do convênio analisando a realização de cada etapa frente à previsão; Solicitar à Área Financeira abertura de conta bancária específica, se for exigida, e informar ao concedente os dados bancários; Propor aditivação do Termo de Convênio, considerando a análise da sua execução físicofinanceira, antes do término de sua vigência e com as devidas justificativas; 1ª Versão 24

25 ATIVIDADE CRÍTICA 4 ORIENTAR EXECUTORES E COEXECUTORES (REUNIÃO DE ALINHAMENTO) (CONTINUAÇÃO) Sinalizar sobre as regras do convênio para compras, contratações (incluindo recursos humanos) e pagamentos; Monitorar e sinalizar sobre os prazos acordados de envio das prestações de contas pelos executores; Proceder à regularização dos apontamentos efetuados na análise contábil-financeira das prestações de contas e encaminhar à Área de Contabilidade, para ciência e acompanhamento, as correções procedentes das não conformidades observadas, bem como toda e qualquer alteração no Plano de Trabalho. 1ª Versão 25

26 ATIVIDADE CRÍTICA 4 ORIENTAR EXECUTORES E COEXECUTORES (REUNIÃO DE ALINHAMENTO) (CONTINUAÇÃO) Elaborar a resposta às notificações e solicitações de esclarecimentos efetuadas pelo concedente sobre a prestação de contas, observando o prazo desta, devendo recorrer às áreas de apoio, se necessário; Avaliar e orientar os executores quanto à conformidade dos gastos ao definido no Plano de Trabalho; Validar e assinar os formulários das prestações de contas parciais e final; Cumprir o cronograma de entrega das prestações de contas ao concedente, nos prazos acordados; Elaborar e validar os relatórios de acompanhamento parciais e final. 1ª Versão 26

27 ATIVIDADE CRÍTICA 4 ORIENTAR EXECUTORES E COEXECUTORES (REUNIÃO DE ALINHAMENTO) (CONTINUAÇÃO) MATRIZ DE CAPACITAÇÃO DO PROCESSO "GESTÃO DE CONVÊNIOS" Responsável : Data: 06/02/2015 Área Conhecimentos Específicos Observação Política de Convênios Manual Operacional de Convênios Processo de Gestão de Convênios (Fluxo, DEP e Indicadores) Atividade Crítica 1 -Verificar Viabilidade Técnica Atividade Crítica 2 -Realizar Análise Financeira, Orçamentária e Operacional Atividade Crítica 3 - Realizar Análise Jurídica Atividade Crítica 4 -Orientar Executores e Coexecutores Atividade Crítica 5 - Monitoramento Atividade Crítica 6 -Encaminhar informações sobre desvios e solicitar o plano de ação de correções na execução Atividade Crítica 7 -Check-listde envio de prestação de contas Atividade Crítica 8 -Fluxo de análise da prestação de contas Sistema ERP Conceitos de Gerenciamento de Projetos Sistemas dos Concedentes Manuais de Convênios dos Concedentes Política de Compras Área Técnica X X X X X X X X X X X X X X X X Área Executora X X X X X X X X X X X X X X X X Área Jurídica X X X X X Administrativo Financeiro X X X X X X X X X Área Prestação de Contas X X X X X X X Área Contábil X X X X X X X 1ª Versão 27

28 ATIVIDADE CRÍTICA 5 MONITORAMENTO PERIÓDICO MONITORAMENTO: Acompanhar sistematicamente uma ação durante a sua execução. Analisar detalhadamente um processo (ou ação) em andamento. Constituir um instrumento de observação qualitativa dos processos em execução e da verificação do alcance parcial de resultados previstos em um convênio. Coletar e avaliar sistematicamente a documentação e informações sobre um convênio. Acompanhar a execução do projeto durante a sua realização tendo por referências os objetivos definidos e a demanda da população beneficiária, possibilitando correção de rumos e ajustes necessários ao alcance dos resultados. 1ª Versão 28

29 ATIVIDADE CRÍTICA 5 MONITORAMENTO PERIÓDICO(CONTINUAÇÃO) OBJETIVOS DO MONITORAMENTO: Avaliar a execução físico-financeira dos convênios, verificando a legalidade, eficácia, eficiência e efetividade dos procedimentos adotados e das ações desenvolvidas pelos convenentes/executores; Verificar a compatibilidade entre as ações implementadas pelo convenente e as propostas apresentadas e aprovadas no Plano de Trabalho e convênios correspondentes; Prevenir a ocorrência de fatos que comprometam o atingimento do objeto do convênio; Oferecer dados relativos à execução, de forma a permitir a integração do planejamento ao controle, propiciando correção de distorções, prevenindo gastos com investimentos ou custeios desnecessários e, inclusive, contestados; Prestar cooperação técnica, orientar e supervisionar as ações em andamento e/ou concluídas, implantadas pelo Convenente. 1ª Versão 29

30 ATIVIDADE CRÍTICA 5 MONITORAMENTO PERIÓDICO(CONTINUAÇÃO) BENEFÍCIOS DO MONITORAMENTO E SUPERVISÃO DE CONVÊNIOS: Comprovar a boa e regular aplicação dos recursos, na forma da legislação aplicável; Compatibilizar a execução física do objeto e o que foi estabelecido no Plano de Trabalho; Manter a regularidade das informações registradas; Cumprir as metas do Plano de Trabalho nas condições estabelecidas; Alcançar os resultados previstos. INSTRUMENTOS DO MONITORAMENTO: Relatórios de acompanhamento parciais e finais; Visitas técnicas de acompanhamento e auditorias; Registro da execução; Participação em eventos programados na execução do objeto do convênio; Participação em Comissões, Comitês ou Conselhos gestores de ações. 1ª Versão 30

31 ATIVIDADE CRÍTICA 5 MONITORAMENTO PERIÓDICO(CONTINUAÇÃO) IMPORTÂNCIA DO MONITORAMENTO: Detectar tempestivamente práticas não previstas no Plano de Trabalho e/ou impropriedades; Corrigir possíveis lacunas para obter o resultado pactuado de forma satisfatória, além da execução integral com a qualidade esperada e a boa e regular aplicação do recurso; Verificar antecipadamente riscos de não cumprimento do cronograma inicialmente pactuado. 1ª Versão 31

32 ATIVIDADE CRÍTICA 5 MONITORAMENTO PERIÓDICO(CONTINUAÇÃO) Na elaboração do relatório de monitoramento, os seguintes pontos devem ser observados : A realização frente a previsão; Atendimentos realizados; Resultados finalísticos e intermediários (metas); Horizonte de planejamento (prazo da execução); Cronograma físico e financeiro; Público-alvo (nos casos específicos). 1ª Versão 32

33 ATIVIDADE CRÍTICA 6 ENCAMINHAR INFORMAÇÕES SOBRE DESVIOS E SOLICITAR O PLANO DE AÇÃO DE CORREÇÕES NA EXECUÇÃO EM CONVÊNIOS NÃO É ADMITIDO: Utilizar recursos em finalidade diversa da estabelecida no respectivo instrumento, ainda que em caráter de emergência; Realização de despesas em data anterior ao início da sua vigência ou posterior ao seu término, exceto se autorizado expressamente pelo Concedente ou cujo fato gerador tenha ocorrido durante a vigência do convênio; Pagamento de multas, juros ou correção monetária (inclusive referente a recolhimentos fora do prazo), impostos, encargos sociais e demais obrigações fiscais, secundárias e tributárias de responsabilidade exclusiva do Partícipe Executor; 1ª Versão 33

34 ATIVIDADE CRÍTICA 6 ENCAMINHAR INFORMAÇÕES SOBRE DESVIOS E SOLICITAR O PLANO DE AÇÃO DE CORREÇÕES NA EXECUÇÃO(CONTINUAÇÃO) Pagamento de gratificação, serviços de consultoria, assistência técnica, assemelhados, ou qualquer forma de remuneração a empregado que pertença, esteja lotado ou em exercício em qualquer das entidades partícipes; Na contratação de pessoal em regime por prazo indeterminado; Transferência de recursos para clubes, associações de servidores ou quaisquer entidades congêneres; Realização de despesas a título de taxa de administração, de gerência ou similar; Exceto se autorizado expressamente pelo Concedente. 1ª Versão 34

35 ATIVIDADE CRÍTICA 6 ENCAMINHAR INFORMAÇÕES SOBRE DESVIOS E SOLICITAR O PLANO DE AÇÃO DE CORREÇÕES NA EXECUÇÃO(CONTINUAÇÃO) Os seguintes pontos podem gerar ressalva ou glosa: Utilização de recursos fora do objetivo; Utilização da contrapartida fora dos objetivos e em valor menor do estipulado; Alteração do Plano de Trabalho, incluindo o remanejamento dos recursos, sem a autorização prévia do concedente; Falta de atesto nos documentos comprobatórios de despesas; Ausência de relatórios de viagem; Pagamento de juros e multas com recursos do convênio e/ou contrapartida; Documentos comprobatórios sem a indicação do fornecedor do bem ou prestador de serviços e do comprovante de quitação; 1ª Versão 35

36 ATIVIDADE CRÍTICA 6 ENCAMINHAR INFORMAÇÕES SOBRE DESVIOS E SOLICITAR O PLANO DE AÇÃO DE CORREÇÕES NA EXECUÇÃO(CONTINUAÇÃO) Ausência de documento comprobatório dos recolhimentos dos tributos, quando devidos; Encaminhamento da prestação de contas fora do prazo; Utilização dos recursos antes e após a vigência do convênio, exceto nos casos acordados; Notas fiscais com prazo vencido para sua emissão; Falta de aplicação financeira dos recursos não utilizados por período igual ou superior a um mês, exceto nos casos devidamente justificados; Ausência da relação de bens adquiridos, quando for o caso; Despesas identificas em rubricas genéricas, tais como outros. 1ª Versão 36

37 ATIVIDADE CRÍTICA 6 ENCAMINHAR INFORMAÇÕES SOBRE DESVIOS E SOLICITAR O PLANO DE AÇÃO DE CORREÇÕES NA EXECUÇÃO(CONTINUAÇÃO) Caberá à área gestora do convênio efetuar a glosa de gastos apresentados em desacordo ao estabelecido no Plano de Trabalho, inclusive propor suspensão de liberação dos recursos, concedendo prazo para saneamento ou apresentação de informações e esclarecimentos das pendências de ordem técnica. A inadimplência é indicador suficiente para a instauração de processo para apuração de fatos, identificação dos responsáveis e quantificação do dano ao Concedente. No entanto, esta situação somente será adotada quando esgotadas todas as outras formas de regularização dos problemas detectados. 1ª Versão 37

38 ATIVIDADE CRÍTICA 6 ENCAMINHAR INFORMAÇÕES SOBRE DESVIOS E SOLICITAR O PLANO DE AÇÃO DE CORREÇÕES NA EXECUÇÃO(CONTINUAÇÃO) As parcelas do convênio podem ser retidas até o saneamento das impropriedades ocorrentes quando: não tiver havido comprovação da boa aplicação da parcela anteriormente recebida, inclusive mediante procedimentos de fiscalização local realizados periodicamente; verificado desvio de finalidade na aplicação dos recursos ou inadimplemento do executor a outras cláusulas conveniais básicas; o executor deixar de adotar as medidas saneadoras apontadas pela área técnica. 1ª Versão 38

39 ATIVIDADE CRÍTICA 7 CHECK-LIST DE ENVIO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS Check-list de envio de Prestação de Contas Executor: Gestor(a) Responsável: Trata-se de ficha de conferência dos itens solicitados e necessários para o envio da prestação de contas. A análise detalhada será realizada pela área competente e havendo necessidade de ajustes, o Executor será acionado. 1ª Versão 39

40 ATIVIDADE CRÍTICA 7 CHECK-LIST DE ENVIO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS (CONTINUAÇÃO) Itens de atenção: Sim Não Não se aplica Os gastos estão obedecendo aos limites estabelecidos no Plano de Trabalho aprovado? Os documentos foram realizados no período de vigência do Convênio e após o recebimento dos recursos? Os documentos correspondem ao objeto do convênio? Estão ausentes multas, juros, correção monetária, ou taxa de administração? O Demonstrativo de Execução da Receita e Despesa está evidenciando os recursos transferidos, de contrapartida e os rendimentos financeiros? A movimentação bancária foi feita em conta específica? Os recursos de contrapartida financeira foram depositados à conta corrente do projeto? As cópias de todos os extratos bancários mensais do período da prestação de contas (corrente aplicação) estão sendo enviadas, mesmo quando não houver movimentação? Os recursos foram aplicados tempestivamente? 1ª Versão 40

41 PROCESSO DE GESTÃO DE CONVÊNIPS ATIVIDADE CRÍTICA 7 CHECK-LIST DE ENVIO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS (CONTINUAÇÃO) Itens de atenção: Sim Não Não se aplica A contrapartida econômica está sendo aplicada conforme percentuais estabelecidos? Foram observadas as regras de compras e contratações de obras e serviços conforme definido no Termo de Convênio? De acordo com as regras de compras e contratações de obras e serviços estou enviando a documentação exigida? As datas de emissão das notas fiscais ou recibos são anteriores às datas dos cheques ou das ordens bancárias? As notas fiscais apresentadas foram emitidas dentro do prazo de validade especificado? Os documentos possuem identificação do convênio e atesto (ex. carimbo)? As notas fiscais, faturas ou recibos foram emitidos em nome do partícipe executor? Todos os comprovantes de pagamentos e/ou recibos estão sendo enviados? Em caso de emissão de DANFES, a validação ou a própria nota fiscal eletrônica estão sendo enviadas? 1ª Versão 41

42 ATIVIDADE CRÍTICA 8 FLUXO DE ANÁLISE DA PRESTAÇÃO DE CONTAS 1ª Versão 42

43 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO FUNÇÃO DO PROCESSO: Assegurar a regularidade plena do convênio firmado contemplando as etapas de Planejamento, Celebração, Execução e Monitoramento e Prestação de Contas. COMO VAMOS MEDIR SE O PROCESSO EXECUTA SUA FUNÇÃO? INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 1 Índice de prestação de contas de convênios não conforme ( Número de prestações de contas não conforme ao plano de trabalho convênio / Total de prestações de contas de convênios realizadas) x 100 Qualidade % Menor, Melhor Mensal 2 Índice de prestação de contas de convênios devolvidas para correção ( Número de prestações de contas de convênios devolvidas para correção / Total de prestações de contas de convênios realizadas) Qualidade % Menor, Melhor Mensal 1ª Versão 43

44 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 3 Prazo médio da realização da prestação de contas de convênios ( Somatório do período (dias) de conclusão de todas as prestações de contas de convênios / Total de prestações de contas de convênios realizadas) Prazo Dias Menor, Melhor Mensal 4 Prazo médio da análise da prestação de contas de convênios ( Somatório do período (dias) da análise de todas as prestações de contas de convênios / Total de prestações de contas de convênios analisadas) Prazo Dias Menor, Melhor Mensal 5 Prazo médio da entrega das prestações de contas ( Somatório do período (dias) da entrega de todas as prestações de contas de convênios / Total de prestações de contas de convênios realizadas) Prazo Dias Menor, Melhor Mensal 1ª Versão 44

45 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 6 Prazo médio da retificação das prestações de contas ( Somatório do período (dias) das retificações de todas as prestações de contas de convênios / Total de prestações de contas de convênios realizadas) Prazo Dias Menor, Melhor Mensal 7 Quantidade média de devoluções por prestação de contas Somatório de devoluções de todas as prestações de contas / Total de prestações de contas de convênios realizadas Qualidade Dias Menor, Melhor Mensal 8 Eficácia da gestão da carteira de convênios Total de convênios com desempenho adequado / Total de convênios da carteira Qualidade % Maior, Melhor Mensal 9 Desvio médio do cronograma físico da carteira de convênios Somatório médio Índice de cumprimento do cronograma físico / Total de convênios na carteira Entrega % Menor, Melhor Mensal 1ª Versão 45

46 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 10 Desvio médio do cronograma financeiro da carteira de convênios Somatório médio de cumprimento do cronograma financeiro / Total de convênios na carteira Custo % Menor, Melhor Mensal 11 Percentual de recursos de convênio glosados Total de recursos glosados / Total de recursos do concedente Custo % Menor, Melhor Mensal 12 Percentual de recursos de convênio devolvidos por não execução Total de recursos devolvidos por não execução / Total de recursos do convênio Custo % Menor, Melhor Mensal 13 Percentual de convênio firmados sem o consentimento da área gestão de convênio Total de recursos firmados sem consentimento da área gestão de convênio / Total de convênios firmados Qualidade % Menor, Melhor Mensal 1ª Versão 46

47 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 14 Percentual de convênios sem retorno da análise da prestação de contas Total de convênios sem retorno da análise da PC / Total de convênios Entrega % Menor, Melhor Mensal 15 Prazo médio da resposta da análises da prestações de contas pelos parceiros ( Somatório do período (dias) da resposta de todas as análises de prestações de contas pelos parceiros / Total de prestações de contas de encaminhas) Prazo Dias Menor, Melhor Mensal 1ª Versão 47

48 PROCESSO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS DE CONVÊNIOS 6 EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL José Mauro Telles Silva Gerente Executivo de Finanças Dirley Silva dos Reis Gerente de Contabilidade dreis@cni.org.br Telefone: (61) Em caso de dúvidas e sugestões: Diana Prado Analista Financeiro I dprado@cni.org.br Telefone: (61) ª Versão 48