CARTILHA PARA ELABORAÇÃO DE CONTRATOS

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1 CARTILHA PARA ELABORAÇÃO DE CONTRATOS Esta cartilha tem o objetivo de subsidiar a elaboração e submissão de projetos de atividade de extensão no âmbito da Unifei, em conformidade com a norma para regulamentação das relações entre a Unifei e suas fundações de apoio. A proposição de Projetos completos e adequados à norma aceleram o trâmite dos processos e consequentemente sua aprovação. Definições importantes: Contrato: Acordo de vontades que, envolvendo interesses distintos, visam criar, modificar ou extinguir direitos e obrigações recíprocas entre as partes. Minuta: é a primeira redação feita do contrato que se sujeitará à revisão e posterior aprovação, pela Unidade Acadêmica, Pró-Reitoria correspondente, Fundações de Apoio, NIT, Procuradoria Federal na Unifei e CEPEAd. Cronograma físico-financeiro: Parte integrante dos contratos que deve sincronizar a programação financeira à execução física (realização). Embora o documento integrante do contrato seja o cronograma físico financeiro, recomenda-se que, no caso de contratos celebrados com a UNIFEI, seja inserido o Plano de Trabalho. O Plano de Trabalho facilita o acompanhamento da execução e a participação dos servidores pelo órgão público. Plano de Trabalho: Parte integrante dos convênios apresentado em propostas referentes à realização de projetos ou eventos de duração certa. Deve ser aprovado para que os contratos ou convênios sejam celebrados. Contratante: Órgão ou entidade signatária do instrumento contratual. Contratado: Pessoa física ou jurídica signatária de contrato com a Administração Pública. CARTILHA PARA ELABORAÇÃO DE CONTRATOS 1

2 Interveniente: órgão da administração pública direta e indireta de qualquer esfera, bem como entidade privada que participa do contrato para manifestar consentimento ou assumir obrigações em nome próprio. Termo aditivo: instrumento que tenha por objeto a modificação do contrato já celebrado, vedada a alteração do objeto aprovado. Objeto: o produto do contrato, observados o programa de trabalho e as suas finalidades. INSTRUÇÃO PARA ELABORAÇÃO DE CONTRATOS Nos contratos devem existir cláusulas específicas que definam de modo claro, inequívoco e mensurável as obrigações de cada partícipe, ou seja, as obrigações não podem ser genéricas, impossíveis de serem auditadas, verificadas e quantificadas. DEVE NECESSARIAMENTE CONSTAR Qualificação completa dos partícipes, incluindo C.N.P.J., endereço, representante legal e seu C.P.F., bem como a indicação do coordenador dos projetos; Objeto e seus elementos característicos, de forma clara e objetiva, com descrição sucinta do que se pretende realizar ou obter; Vigência que deve ser fixada, observando-se que o prazo máximo é de 60 meses, não podendo ser prorrogado exceto nos termos do art. 57, inciso V da Lei nº 8.666/93 e nos casos previstos nos art. 3º, 4º, 5º e 20 da Lei /2004; Preço, condições de pagamento, de reajuste e critérios de atualização monetária dos serviços; Prazos de início das etapas de execução, de conclusão, de entrega e de recebimento definitivo; Cronograma físico-financeiro (na UNIFEI, é utilizado o Plano de Trabalho); CARTILHA PARA ELABORAÇÃO DE CONTRATOS 2

3 Garantias oferecidas para assegurar sua plena execução; Direitos e responsabilidades das partes, penalidades cabíveis e valores das multas, nos casos de rescisão, que deverão ser especificados; Condições de importação, data e taxa de câmbio para conversão em caso de contratos internacionais; Indicação da responsabilidade dos encargos previdenciários, quando houver; Constatação de como se resolverá o direito de propriedade dos resultados, inclusive uso e exploração econômica e direitos autorais, respeitando a nomeação do autor; Comprovação de disponibilidade financeira através da autorização do órgão responsável pela dotação orçamentária para efeitos de repasse financeiro; Indicação da parte que fica responsável pela Publicação do edital no Diário Oficial da União, que deverá fazê-lo até o quinto dia útil do mês seguinte ao da assinatura do contrato; Indicação do foro para dirimir quaisquer questões que sejam suscitadas, devendo ser a Justiça Federal, Seção Judiciária de Minas Gerias, Subseção de Pouso Alegre/MG. Na página da PROEX no site da UNIFEI existe um modelo de minuta de contrato para que os coordenadores possam ter como exemplo. NÃO DEVE CONSTAR Atribuição de efeitos retroativos à data de assinatura do contrato; Uso da expressão Cooperação, pois é exclusiva dos convênios. CARTILHA PARA ELABORAÇÃO DE CONTRATOS 3

4 LEGISLAÇÃO Leis e Normas Básicas Aplicáveis a Convênios Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar n 101/2000) Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei n 8.666/1993) Apresenta regras específicas e estabelece condições para as transferências de recursos a entidades públicas e privadas. Estabelece diretriz para as fases de celebração, execução e prestação de contas dos contratos e convênios. Decreto n 6.170/2007 Dispõe sobre normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios. Portaria Interministerial n 127/2008 Lei nº 8.958, de 20 de dezembro de Estabelece normas para execução do disposto no Decreto no 6.170, que dispõe sobre as normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios e dá outras providências. Dispõe sobre as relações entre as instituições federais de ensino superior e de pesquisa científica e tecnológica e as fundações de apoio. Art. 21 da Lei , de 28 de dezembro de Estabelece as atividades permitidas aos servidores submetidos ao regime de dedicação exclusiva, observadas as condições de regulamentação própria da IFE. Norma para a Regulamentação das Relações entre a Universidade Federal de Itajubá e suas Fundações de Apoio, aprovada pela 160ª Resolução do CEPEAd, em 21/08/2013. Decreto nº 7.423, de 31 de dezembro de Regulamenta as atividades de extensão no âmbito da Universidade Federal de Itajubá e seu relacionamento com as fundações de apoio. Regulamenta a Lei nº 8.958, de 20/12/1994, que dispõe sobre as relações entre as instituições federais de ensino superior e de pesquisa científica e as fundações de apoio. CARTILHA PARA ELABORAÇÃO DE CONTRATOS 4

5 A INSTRUÇÃO INCOMPLETA PROVOCA RETRABALHOS, ATRASOS NA TRAMITAÇÃO E DESPESAS QUE DEVEM SER EVITADAS É de suma importância que seja observado a norma da UNIFEI e outras legislações pertinentes para a elaboração destes documentos, pois todos os processos serão submetidos a pareceres jurídicos. A não correção de erros, mesmo que pequenos ou de digitação, impedirá a celeridade e aprovação dos trabalhos. PRINCIPAIS DIFERENÇAS ENTRE CONVÊNIO E CONTRATO CONVÊNIO Interesses recíprocos para fins comuns. Apresentação obrigatória do Plano de Trabalho. Valor recebido fica vinculado à utilização prevista no Plano de Trabalho. Vedado a presença de fins lucrativos. CONTRATO Interesses convergentes para fins opostos. Apresentação obrigatória do cronograma físico-financeiro. Valor é pago a título de remuneração passando a integrar o patrimônio da entidade que o recebeu. Término por denúncia, notificação que a parte interessada faz a outra para dar como findo o convênio, a qualquer momento. Término por rescisão, desde que estejam explícitas as formas e condições pelas quais se processará. Admissível a extinção pelo desinteresse de qualquer um dos partícipes. Vínculo obrigacional, não existindo liberdade quanto à desistência do acordo celebrado. CARTILHA PARA ELABORAÇÃO DE CONTRATOS 5

6 OBSERVAÇÕES As alterações durante a vigência do contrato deverão ser feitas mediante Termo Aditivo, desde que não se altere o objeto dos mesmos. Quando o Termo Aditivo objetivar a prorrogação da vigência deverá ser encaminhado, no mínimo, 90 (noventa) dias antes do encerramento do contrato. A fim de evitar equívocos, deve-se atentar para as definições de contrato e convênio, de forma que as cláusulas específicas de cada um deles sejam observadas. PRINCIPAIS FALHAS QUE IMPEDEM OU ATRASAM A TRAMITAÇÃO Retirados dos pareceres emitidos pela Procuradoria Federal na UNIFEI, em processos anteriores, apresentamos a seguir as principais recomendações dos procuradores e erros com maior número de ocorrências para serem observados e evitados. 1) Termos Aditivos não são admitidos em contratos ou convênios fora de vigência (extintos). a) É de responsabilidade dos coordenadores o acompanhamento da execução dos projetos e a solicitação de Termos Aditivos quando houver a necessidade de qualquer alteração antes que se encerre o prazo final de vigência previsto e acordado. 2) Quando utilizados modelos de minutas elaboradas por convenentes ou contratados é muito comum a ocorrência de erros e previsões em desacordo com as normas da Unifei. Portanto, nestas situações é fundamental uma revisão de todas as cláusulas da proposta e fazer os ajustes necessários. CARTILHA PARA ELABORAÇÃO DE CONTRATOS 6

7 a) Qualquer alteração na minuta deve ser feita com anuência de todas as partes durante a tramitação do projeto. b) A ocorrência mais frequente nestes casos é a definição de foro diferente da Justiça Federal de Pouso Alegre/MG e somente em ocasiões muito específicas será aceita proposição com foros que não seja da Vara da Justiça Federal de Pouso Alegre/MG. 3) Quando houver na Minuta a previsão de contrapartida da Unifei esta deve ser claramente explicitada quanto sua forma de pagamento e seu cronograma. Quando houver previsão de contrapartida em espécie esta deverá ser muito bem analisada e com previsão orçamentária autorizada. 4) A minuta deve indicar como será feito o ressarcimento e/ou retribuição à Unifei. Para tanto, pode-se utilizar a Cartilha para Pagamento de Ressarcimento e Retribuição, disponível na página da PROEX no site da UNIFEI. Caso não haja previsão deste pagamento, isso deve ser justificado explicitamente, elencando os motivos e benefícios pela participação da instituição no projeto. 5) As equipes de trabalho e as cargas horárias de cada servidor envolvido devem ser pré-definidas no instrumento jurídico (contrato), bem como a forma de pagamento e a identificação pela matrícula SIAPE. 6) Não é admitida a prestação de serviços de consultoria por parte das instituições de ensino. Portanto, este tipo de serviço jamais deve fazer parte da minuta. 7) Após a aprovação, será solicitado o envio das vias originais para assinaturas e, neste momento, é imprescindível uma análise minuciosa para verificar se as cláusulas são exatamente iguais à minuta aprovada. CARTILHA PARA ELABORAÇÃO DE CONTRATOS 7