CARTILHA PARA REGISTRO SIMPLIFICADO DE ATIVIDADES DE EXTENSÃO

Transcrição

1 Esta cartilha tem o objetivo de instruir os servidores para a forma adequada para o registro e, posteriormente, elaboração do relatório final das atividades de extensão no modo simplificado. As atividades de extensão, que podem ser assim classificadas e registradas com o Formulário Simplificado na Unifei, são aquelas que se enquadram na norma específica para este fim e que a duração ou complexidade não exija a assinatura da universidade em Convênios, Contratos ou termos equivalentes. 1. REGISTRO DA ATIVIDADE O registro da atividade começa pelo preenchimento, pelo Coordenador, do Formulário de Registro Simplificado de Atividades de Extensão, que se encontra disponível na página da PROEX no site da UNIFEI. Para esclarecimentos sobre como preencher esse formulário, vide a seção 2 desta cartilha. Em seguida, o Coordenador deve preparar e enviar um memorando (via Caixa Postal do SIPAC) e encaminhá-lo para a sua Unidade Acadêmica. A Unidade Acadêmica recebe o memorando e cadastra a atividade no SIPAC. Então, o Diretor da Unidade Acadêmica encaminha o registro para deliberação pela Assembleia em relação às condições para a execução da atividade de extensão e carga horária dos servidores envolvidos. O Diretor também pode fazer uma aprovação Ad Referendum. Se a Unidade Acadêmica reprovar a atividade de extensão, ela cadastra um despacho desfavorável e arquiva o processo. Caso a Unidade Acadêmica aprove a atividade de extensão, ela cadastra um despacho favorável circunstanciado e encaminha o processo para a PROEX. 1

2 A PROEX recebe o registro via SIPAC e o analisa. É necessário junto do processo, haver a aprovação da Unidade Acadêmica e a anuência da Fundação de Apoio (caso haja a sua interveniência). Caso a PROEX encontre alguma irregularidade no processo, ela emite um despacho desfavorável e devolve o processo para a Unidade Acadêmica. Caso a PROEX aprove o processo, ela cadastra um despacho favorável circunstanciado e envia o processo para a Unidade Acadêmica. Finalmente, a PROEX comunica o Coordenador, a Fundação de Apoio envolvida, se for o caso, e a Unidade Acadêmica, registrando o processo. No Anexo 1 o processo de registro é ilustrado por meio de um fluxograma. 2. PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO SIMPLIFICADO PARA REGISTRO COM ENVOLVIMENTO FINANCEIRO E INTERVENIÊNCIA DE FUNDAÇÃO DE APOIO A seguir, é dado um esclarecimento sobre o preenchimento de cada campo do formulário de registro de atividades com envolvimento financeiro e com a interveniência de uma fundação de apoio credenciada. O item indica o número do campo correspondente no formulário. 1. Informar o título da atividade de extensão. 2. Informar o nome do coordenador da atividade. Só podem ser coordenadores servidores docentes e técnicos administrativos em educação ativos. Discentes, docentes aposentados e pessoas que não pertencem ao quadro de funcionários da UNIFEI não podem coordenador projetos. 3. Neste campo o Coordenador deve indicar as áreas temáticas relacionadas com a atividade de extensão a ser realizada. 4. Marcar com um X qual a fundação de apoio credenciada que irá interveniar a atividade de extensão. 2

3 5. Informar o(s) locais onde a atividade será desenvolvida dentro da UNIFEI (área especializada e/ou não especializada). Por exemplo, uma área especializada, como o Laboratório de Usabilidade e Fatores Humanos, ou uma área não especializada, como o gabinete de um docente. Veja Cartilha para Pagamento de Ressarcimento e Retribuição para definição de área não especializada e especializada. Se a atividade não for desenvolvida dentro da UNIFEI, registrar não aplicável. 6. Indicar no campo 6.1 a data de início da atividade e no campo 6.2 a data de seu término. 7. Informar a finalidade (objetivo) da atividade de extensão. Essa descrição do objetivo deve ser clara e específica. Devem-se evitar descrições genéricas para o objetivo das atividades de extensão. 8. Descrever de forma sucinta e objetiva as tarefas a serem desenvolvidas para a realização da atividade de extensão. 9. Esclarecer os benefícios que a realização da atividade pode trazer para a formação dos discentes do curso que o Coordenador atua ou mesmo da UNIFEI em geral. 10. Indicar nesse quadro os dados da equipe que irá executar a atividade de extensão. Em cada coluna desse quadro deve-se informar: Os nomes dos integrantes da equipe, que devem estar completos, sem abreviaturas. Não devem constar na equipe o nome de pessoas ou empresas contratadas como pessoas físicas ou jurídicas O número de matrícula SIAPE (no caso de servidores) e matrícula acadêmica (no caso de discentes) de cada integrante O nível de Formação dos Discentes, se houver (graduação, mestrado ou doutorado) A Função (coordenador, professor pesquisador, bolsista, monitor, tutor, etc.) de cada um dos integrantes da equipe A lotação (Unidade Acadêmica/Instituto) de cada membro da equipe. 3

4 10.6. A carga horária total (pelo tempo total da atividade) prevista da participação de cada membro da equipe no projeto A remuneração total (R$) de cada membro da equipe, se houver recursos financeiros a serem percebidos. 11. Descrever a relação existente entre a atividade de extensão a ser realizada com a pesquisa e a educação, uma vez que, segundo o artigo 207 da Constituição Federal do Brasil, a educação, a pesquisa e a extensão são indissociáveis. 12. Como o registro se trata de um planejamento, estime neste campo qual a quantidade de público a ser atingido, no caso de um treinamento ou curso, ou a quantidade estimada de testes no período de registro da atividade, no caso de ensaios ou testes de laboratório. 13. Este campo se destina a indicar uma estimativa de receita do projeto Informar o valor total estimado de receita do projeto Estimar os recursos que serão aportados no projeto pela UNIFEI. Se for de um Edital da PROEX, informe de qual edital se refere. Se for de uma Unidade Acadêmica, informe de qual Unidade se refere Estimar os recursos que serão aportados no projeto de outras fontes. 14. Este campo apresenta uma estimativa de como os recursos do projeto serão utilizados. Pode ser que, ao final do projeto, esses valores sofram algumas alterações, em face do que foi efetivamente realizado. Isso deve ser devidamente registrado no Relatório Final de prestação de contas do projeto Esse campo indica a descrição do recurso a ser dispendido; Esse campo indica o valor (em Reais) do recurso a ser dispendido; Informar a estimativa de despesas com diárias para o projeto, informando o valor em Reais; Informar a estimativa de despesas com passagens e deslocamento dos integrantes da equipe de projeto, informando o valor em Reais; 4

5 14.5. Informar a estimativa de despesas com material de consumo a ser utilizado no projeto, informando o valor em Reais; Informar a estimativa de pagamentos de serviços de terceiros (pessoas físicas) a ser utilizado no projeto, informando o valor em Reais; Informar a estimativa de pagamentos de serviços de terceiros (pessoas jurídicas) a ser realizado no projeto, informando o valor em Reais; Informar a estimativa de pagamentos (retribuição pecuniária) a pessoal vinculado (servidores técnico-administrativos ou docentes), integrantes da equipe de trabalho, a ser realizado no projeto, informando o valor em Reais; Informar a estimativa de pagamentos de bolsas a discentes integrantes da equipe de trabalho, a ser realizado no projeto, informando o valor em Reais. Deve-se levar em consideração as Normas vigentes da UNIFEI para o estabelecimento dos valores a serem pagos; Informar a estimativa de investimento em obras e instalações a serem aplicados em melhorias de áreas da UNIFEI durante a execução do projeto, informando o valor em Reais. Isso é considerado investimento na UNIFEI; Informar a estimativa de investimento em material permanente (equipamentos, por exemplo) a serem aplicados em melhorias de áreas da UNIFEI durante a execução do projeto, informando o valor em Reais. Isso é considerado investimento na UNIFEI; Informar a estimativa do valor das despesas administrativas relativas à Fundação de Apoio credenciada utilizada para gerir os recursos do projeto. Esse valor é calculado a partir de uma percentagem retirada da receita total do projeto (item 13.1); Informar a estimativa do valor impostos a serem pagos na emissão de notas fiscais para a realização do projeto. Esse valor é calculado a partir de uma percentagem retirada da receita total do projeto (item 13.1); 5

6 Informar a estimativa de qualquer outra despesa que seja objeto do projeto, não citada nos itens anteriores. 15. Neste campo será realizada a estimativa de pagamento de ressarcimento para a UNIFEI, em vista da utilização de seu espaço físico e equipamentos Esse campo indica a descrição da despesa a ser dispendida; Esse campo indica o valor (em Reais) da despesa a ser dispendida; Neste item se faz o cálculo do ressarcimento por área não especializada utilizada. Veja Cartilha para Pagamento de Ressarcimento e Retribuição para definição de área não especializada Informar a área (em m 2 ) da área não especializada da UNIFEI empregada para a execução do projeto; Informar o total de horas de utilização dessa área não especializada por mês (indicar em horas/mês); Informar o tempo de utilização da área não especializada (em meses); Informar o valor calculado do ressarcimento por área não especializada utilizada (em R$). Veja Cartilha para Pagamento de Ressarcimento e Retribuição para fórmula de cálculo Neste item se faz o cálculo do ressarcimento por depreciação de equipamento Informar o tempo de utilização do equipamento no período de execução do projeto (em horas); Informar o custo de aquisição do equipamento (em Reais). Essa informação pode ser obtida junto ao DCF. Esse valor vai ser diferente ano após ano, em decorrência da depreciação do bem; Informar a vida útil estimada do equipamento (em anos). Essa informação pode ser obtida junto ao DCF. Esse valor vai ser diferente ano após ano, em decorrência da depreciação do bem; 6

7 Informar a estimativa de custo de ferramental e insumos (em R$/h) a ser dispendida na execução do projeto; Informar a estimativa de custo de manutenção do equipamento (em R$/h) utilizado para a execução do projeto Informar o valor calculado do ressarcimento por depreciação de equipamento (em R$/h). Veja Cartilha para Pagamento de Ressarcimento e Retribuição para fórmula de cálculo Neste item se faz o cálculo do ressarcimento pelo uso da área (especializada) de equipamento. Neste caso, se trata da área especializada empregada para a realização do projeto. Veja Cartilha para Pagamento de Ressarcimento e Retribuição para definição de área especializada Informar a área especializada (em m 2 ) da UNIFEI ocupada pelo equipamento ou utilizada para a realização da prestação do serviço; Informar o valor do ressarcimento devido calculado (R$). Veja Cartilha para Pagamento de Ressarcimento e Retribuição para fórmula de cálculo. 16. Neste campo será realizada a estimativa de pagamento da retribuição para a UNIFEI, em vista de pagamento efetuado a servidores da UNIFEI Esse campo indica a descrição dos itens relacionados com o pagamento da retribuição; Esse campo indica o valor (em Reais) do valor de cada item descrito; Indicar neste campo o valor de investimento na Universidade, relacionado à somatória dos itens 14.9, e do formulário; Indicar neste campo o valor a ser pago na forma de ressarcimento devido à UNIFEI e que já foi calculado no item 15.6 do formulário; Indicar o valor da base de cálculo para o pagamento de retribuição à UNIFEI, calculado a partir do valor da receita prevista no projeto (item 13.1 do formulário), subtraído dos seguintes itens: despesas administrativas da 7

8 Fundação de Apoio (item 14.12), impostos para emissão de nota fiscal (item 14.13), valor de pagamento do ressarcimento devido (item 15.6) e investimentos na UNIFEI (item 16.3) O valor da retribuição pode ser pago de duas formas. Uma das formas é quando se sabe os dados que formam a base de cálculo, calculada no item do formulário. Neste caso, o valor de retribuição a ser pago refere-se a 10% do valor indicado no item A outra forma é quando não se tem como chegar aos itens para definição da base de cálculo. Dessa forma, o valor a ser pago como retribuição refere-se a 15% da remuneração paga ao pessoal vinculado - servidores (item 14.8 do formulário). 18. Neste campo se faz a justificativa circunstanciada para os casos em que o coordenador considera que não irá atender ao valor mínimo dos itens 15.6 e 16.6 ou 17 do formulário, conforme a Norma para Regulamentação das Relações entre a Universidade Federal de Itajubá e suas Fundações de Apoio. 19. Neste campo o Coordenador deve indicar se vai haver ou não a movimentação de materiais durante a realização da atividade de extensão. Em caso positivo, o Coordenador deverá seguir a Instrução Administrativa de Autorização de Entrada/Saída de Materiais. 20. Neste campo são dadas as assinaturas de aprovação e/ou anuência do Coordenador do Projeto, da Fundação de Apoio credenciada que é a interveniente do projeto e do Responsável da Unidade Acadêmica do Coordenador do Projeto. Caso o projeto envolva docentes e servidores de mais de uma Unidade Acadêmica, é necessário a aprovação de cada uma dessas Unidades Acadêmicas envolvidas. Caso o processo de registro ocorra dentro do SIPAC, essas assinaturas podem ser digitais, dentro do sistema. 21. Neste campo são dadas as assinaturas de aprovação da de Itajubá ou da Coordenação de Extensão de Itabira. 8

9 3. PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO SIMPLIFICADO DE RELATÓRIO FINAL DE ATIVIDADE DE EXTENSÃO COM ENVOLVIMENTO FINANCEIRO E INTERVENIÊNCIA DE FUNDAÇÃO DE APOIO Após o término da atividade de extensão registrada, o Coordenador tem 60 dias para entregar um relatório final (a contar da data de conclusão registrada no Formulário de Registro), onde o mesmo presta contas da atividade realizada. Existe um Formulário próprio para o Relatório Final, que se encontra disponível na página da PROEX no site da UNIFEI. Os campos a serem preenchidos são idênticos aos do Formulário de Registro. A diferença é que agora, uma vez concluída a atividade, o Coordenador tem condições de atualizar os dados para registrar o que foi efetivamente investido e despendido para a execução da atividade (no formulário de registro o Coordenador faz uma estimativa desses investimentos e despesas). Portanto, podem haver diferenças entre os valores registrados no Formulário de Registro e no Relatório Final. Dessa forma, as recomendações para o preenchimento dos campos do Relatório Final seguem as mesmas descritas na seção 2 desta Cartilha. O único cuidado, então, é que os valores agora são os efetivamente realizados. Uma vez preenchido o Formulário do Relatório Final, se as atividades envolverem recursos financeiros, as receitas e aplicações devem ser detalhadas pelo Coordenador neste formulário, acompanhadas de cópias dos seus comprovantes. No caso de envolvimento de uma das Fundações de Apoio credenciadas, esta deve gerenciar o registro, a execução e a prestação de contas. 9

10 Os valores correspondentes ao ressarcimento e/ou retribuição devem ser recolhidos à conta única da União via GRU e os comprovantes de recolhimento devem acompanhar o Relatório Final. Para o pagamento e o preenchimento da GRU, deve-se utilizar o seguinte link: " com os seguintes parâmetros: UNIDADE GESTORA: GESTÃO: Universidade Federal de Itajubá (preenchimento automático) NOME DA UNIDADE: Universidade Federal de Itajubá (preenchimento automático) CÓDIGO DE RECOLHIMENTO: (Serviços Educacionais) NÚMERO DE REFERÊNCIA: Uma vez elaborado o Relatório Final e anexados todos os comprovantes ao mesmo, este deve ser encaminhado à PROEX para emissão de despacho de finalização do processo. Assim, o processo é arquivado. Caso a PROEX encontre alguma necessidade de correção, o processo retorna para a Unidade Acadêmica para ajustes e, após corrigido, deve ser novamente encaminhado para a PROEX. No Anexo 2 o processo de elaboração do relatório final é ilustrado por meio de um fluxograma. 4. PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO SIMPLIFICADO PARA REGISTRO SEM ENVOLVIMENTO FINANCEIRO A seguir, é dado um esclarecimento sobre o preenchimento de cada campo do formulário de registro para atividades sem envolvimento financeiro. O item indica o número do campo correspondente no formulário. 1. Informar o título da atividade de extensão. 2. Informar o nome do coordenador da atividade. Só podem ser coordenadores servidores docentes e técnicos administrativos em educação ativos. Discentes, docentes 10

11 aposentados e pessoas que não pertencem ao quadro de funcionários da UNIFEI não podem coordenador projetos. 3. Neste campo o Coordenador deve indicar as áreas temáticas relacionadas com a atividade de extensão a ser realizada. 4. Este campo indica que não há a interveniência de uma fundação de apoio credenciada, uma vez que para este tipo de registro não há envolvimento de receitas financeiras. 5. Informar o(s) locais onde a atividade será desenvolvida dentro da UNIFEI. Se a atividade não for desenvolvida dentro da UNIFEI, registrar Não será realizada dentro da UNIFEI. 6. Indicar no campo 6.1 a data de início da atividade e no campo 6.2 a data de seu término. 7. Informar a finalidade (objetivo) da atividade de extensão. Essa descrição do objetivo deve ser clara e específica. Devem-se evitar descrições genéricas para o objetivo das atividades de extensão. 8. Descrever de forma sucinta e objetiva as tarefas a serem desenvolvidas para a realização da atividade de extensão. 9. Esclarecer os benefícios que a realização da atividade pode trazer para a formação dos discentes do curso que o Coordenador atua ou mesmo da UNIFEI em geral. 10. Indicar nesse quadro os dados da equipe que irá executar a atividade de extensão. Em cada coluna desse quadro deve-se informar: Os nomes dos integrantes da equipe, que devem estar completos, sem abreviaturas O número de matrícula SIAPE (no caso de servidores) e matrícula acadêmica (no caso de discentes) de cada integrante O nível de Formação dos Discentes, se houver (graduação, mestrado ou doutorado) A Função (coordenador, professor pesquisador, bolsista, monitor, tutor, etc.) de cada um dos integrantes da equipe. 11

12 10.5. A lotação (Unidade Acadêmica/Instituto) de cada membro da equipe A carga horária total (pelo tempo total da atividade) prevista da participação de cada membro da equipe no projeto Este campo indica que não haverá remuneração para os membros da equipe. 11. Descrever a relação existente entre a atividade de extensão a ser realizada com a pesquisa e a educação, uma vez que, segundo o artigo 207 da Constituição Federal do Brasil, a educação, a pesquisa e a extensão são indissociáveis. 12. Como o registro se trata de um planejamento, estime neste campo qual a quantidade de público a ser atingido para a atividade a ser desenvolvida. 13. Este campo se destina a indicar que não haverá receita para o projeto Este campo indica que não há receita para o projeto Este campo indica que não serão aportados recursos no projeto pela UNIFEI Este campo indica que não haverá aporte de recursos no projeto de outras fontes. 14. Neste campo se faz a justificativa circunstanciada de que como o projeto não envolve recursos financeiros, conforme a Norma para Regulamentação das Relações entre a Universidade Federal de Itajubá e suas Fundações de Apoio, não haverá pagamento de ressarcimento e nem de retribuição. 15. Neste campo o Coordenador deve indicar se vai haver ou não a movimentação de materiais durante a realização da atividade de extensão. Em caso positivo, o Coordenador deverá seguir a Instrução Administrativa de Autorização de Entrada/Saída de Materiais. 16. Neste campo são dadas as assinaturas de aprovação e/ou anuência do Coordenador do Projeto e do Responsável da Unidade Acadêmica do Coordenador do Projeto. Caso o projeto envolva docentes e servidores de mais de uma Unidade Acadêmica, é necessário a aprovação de cada uma dessas Unidades Acadêmicas envolvidas. Caso o processo de registro ocorra dentro do SIPAC, essas assinaturas podem ser digitais, dentro do sistema. 12

13 17. Neste campo são dadas as assinaturas de aprovação da de Itajubá ou da Coordenação de Extensão de Itabira. 5. PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO SIMPLIFICADO DE RELATÓRIO FINAL DE ATIVIDADE DE EXTENSÃO SEM ENVOLVIMENTO FINANCEIRO Após o término da atividade de extensão registrada, o Coordenador tem 60 dias para entregar um relatório final (a contar da data de conclusão registrada no Formulário de Registro), onde o mesmo descreve o que foi efetivamente realizado. Existe um Formulário próprio para o Relatório Final para atividades sem envolvimento financeiro, que se encontra disponível na página da PROEX no site da UNIFEI. Os campos a serem preenchidos são idênticos aos do Formulário de Registro para atividades sem envolvimento financeiro. A diferença é que agora, uma vez concluída a atividade, o Coordenador tem condições de atualizar os dados para registrar o que foi efetivamente realizado (no formulário de registro o Coordenador faz um planejamento dessas atividades). Portanto, podem haver diferenças entre o que foi registrado no Formulário de Registro e, posteriormente, no Relatório Final. Dessa forma, as recomendações para o preenchimento dos campos do Relatório Final seguem as mesmas descritas na seção 4 desta Cartilha. Uma vez elaborado o Relatório Final e anexados todos os comprovantes pertinentes ao mesmo, este deve ser encaminhado à PROEX para emissão de despacho de finalização do processo. Assim, o processo é arquivado. Caso a PROEX encontre alguma necessidade de correção, o processo retorna para a Unidade Acadêmica para ajustes e, após corrigido, deve ser novamente encaminhado para a PROEX. 13

14 No Anexo 2 o processo de elaboração do relatório final é ilustrado por meio de um fluxograma. 14