COMPANHIA RIOGRANDENSE DE SANEAMENTO A Vida Tratada Com Respeito
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- Sílvia de Andrade Amaral
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2 FOLHA DE CONTROLE Título Política de Conformidade e Integridade Número de versão 1 Status Lançamento Autoria Superintendência de Controles Internos e Gestão de Riscos - SUCIR Pré-aprovação Diretoria Colegiada Data de aprovação Instrumento de homologação (préaprovação) Ata 74/2017 da Diretoria Colegiada Aprovação Conselho de Administração Data de aprovação Instrumento de homologação Ata 24/2017 do Conselho de Administração Histórico de versionamento Versão Motivo Data Autoria 1 Versão inicial SUCIR Página 2 de 8
3 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO ABRANGÊNCIA DEFINIÇÕES OBJETIVOS RESPONSABILIDADES DIRETRIZES... 7 Página 3 de 8
4 1. INTRODUÇÃO A Política de Conformidade e Integridade tem por finalidade disseminar a cultura de compliance na Companhia, zelando pelo cumprimento de leis, regulamentações e instrumentos organizacionais, preservando os ativos, a imagem, a integridade e demais valores éticos da empresa, contribuindo com a sua gestão e governança corporativa. 2. ABRANGÊNCIA Esta Política aplica-se a todos os administradores, empregados, estagiários, e prestadores de serviços alocados fisicamente nas dependências da Companhia. 3. DEFINIÇÕES O que significa compliance? A palavra compliance vem do verbo do idioma inglês (to comply) e significa cumprir. Como não temos no idioma português uma palavra que traduza bem o significado que o termo ganhou nos últimos anos, a CORSAN decidiu adotá-lo por ser amplamente utilizado e compreendido pelas empresas e governos em diversos países. Quando falamos em compliance estamos nos referindo ao cumprimento das regras que a Companhia e todos os seus empregados devem seguir. Assim, podemos dizer que compliance significa estar em conformidade com as obrigações legais, as normas internas e a cultura da Companhia, ou seja, nossos princípios, valores, e o Código de Conduta Ética Profissional da CORSAN. E o que é o Programa de Conformidade e Integridade? É um conjunto de medidas com o objetivo de prevenir, detectar e remediar a ocorrência de não conformidades, fraudes e corrupções nas empresas, pensadas e implementadas de forma sistêmica, com aprovação da alta direção, e sob coordenação de uma área responsável, que na Corsan é o Departamento de Compliance - DECONF. O Programa é um modelo que suporta as funções mínimas de Compliance, ao mesmo tempo em que define os principais temas acompanhados pela área. As ações relativas ao Programa são realizadas pelas áreas de negócio com o suporte e supervisão do DECONF, que atua muito próximo a áreas como o Jurídico, os Controles Internos, a Gestão de Riscos e a Auditoria Interna. Página 4 de 8
5 Os pilares do Programa norteiam nossos esforços na busca pela conformidade. Eles representam temas importantes para a Companhia e recebem a atenção especial dos nossos gestores, que devem orientar suas equipes para garantir o cumprimento de leis e regulamentos e dos compromissos assumidos nos contratos e acordos assinados, a obtenção das licenças, autorizações necessárias para nossas operações. Além disso, é compromisso de toda a CORSAN a prevenção a fraudes e a corrupção. Página 5 de 8
6 4. OBJETIVOS 4.1. Nortear a função de compliance por meio de diretrizes, princípios e competências para orientar práticas e ações que visem à consolidação desta cultura Consolidar o Programa de Conformidade e Integridade em todos os níveis da Companhia, demonstrando a importância da execução do plano de ações nele previstas, abrangendo o seu monitoramento, na implantação, conforme previsto nas leis /2016 e / RESPONSABILIDADES 5.1. Conselho de Administração Apreciar e aprovar a Política de Conformidade; Assegurar a conformidade legal, regulatória e adequação aos normativos internos, bem como o alinhamento às estratégias de negócios da Companhia Comitê de Auditoria Estatutário Auxiliar a Companhia no desempenho de suas atribuições, relacionadas à adoção de estratégias, políticas, mitigação dos riscos identificados e a conformidade com as normas internas, regulatórias e com as leis aplicáveis vigentes, bem como às medidas voltadas a disseminação da cultura de Compliance, Controles Internos e Gestão de Riscos Diretoria Colegiada Avaliar e aprovar a Política de Conformidade e submeter ao Conselho de Administração; Avaliar continuamente os processos, analisando os riscos envolvidos e garantindo a efetividade dos controles; Assegurar a conformidade legal, regulatória e adequação aos normativos internos, bem como o alinhamento às estratégias de negócios da Companhia Definir os planos de ações para mitigação de riscos identificados e/ou adequação regulatória, se aplicáveis (inclusive sobre os pontos levantados pelas auditorias e fiscalizações); 5.4. Demais Unidades Organizacionais Conhecer e aplicar a Política de Conformidade; Organizar a sua área de modo a garantir a adesão às regras da Companhia e legislação aplicável, promovendo um ambiente de gestão da conformidade e controle em suas áreas de responsabilidade; Acompanhar a conformidade das operações e atividades da Companhia, tanto com as normas regulamentares, quanto as normas aplicáveis vigentes Reportar violações ao Programa de Conformidade e Integridade para a Superintendência de Controles Internos e Gestão de Riscos SUCIR Superintendência de Controles Internos e Gestão de Riscos SUCIR Estabelecer metodologia, modelos, padrões e ferramentas, para o gerenciamento de compliance da Companhia; Página 6 de 8
7 Disseminar a cultura de compliance em todos os níveis; Prover o treinamento em todos os níveis, relacionado ao Programa de Conformidade e Integridade; Controlar e monitorar a atualização dos normativos internos, assegurando o cumprimento à legislação aplicável vigente e às regulamentações externas e internas; Elaborar e acompanhar as políticas e estratégias institucionais de governança corporativa, submetendo-as à Diretoria Colegiada e ao Conselho de Administração para aprovação; Elaborar periodicamente relatórios contendo as inconformidades encontradas, as conclusões dos exames efetuados e recomendações com cronograma de implementação de correções das deficiências/inconformidades apontadas, com vistas à gestão dos riscos corporativos; Analisar, avaliar e controlar, periodicamente, a conformidade das operações e atividades da Companhia Auditoria Interna AUDIT Auditar sistematicamente a existência, o cumprimento, e a eficácia do Programa de Conformidade e Integridade e recomendar melhorias. 6. DIRETRIZES 6.1. Acompanhar as alterações ocorridas no ambiente regulatório, proporcionando condições de aderência com as áreas envolvidas, a quem compete o cumprimento das determinações legais; 6.2. Verificar o cumprimento das normas emitidas pelos órgãos reguladores e da estrutura normativa interna pela Companhia, disseminando a importância do conhecimento das obrigações; 6.3. Revisar, periodicamente, o Programa de Conformidade e Integridade, visando ao seu aperfeiçoamento na prevenção, detecção e combate à ocorrência de violações; 6.4. Acompanhar as demandas com os órgãos reguladores, facilitando o compartilhamento das informações e garantindo a devida execução e o cumprimento tempestivo do posicionamento institucional; 6.5. Coordenar os processos referentes ao Código de Conduta Ética, sem prejuízo das atribuições da Comissão de Ética. Todos os administradores, empregados, estagiários, e prestadores de serviços alocados fisicamente nas dependências da CORSAN devem estar comprometidos com os valores e princípios éticos da empresa, atuando em conformidade com as normas legais e regulamentares, diretrizes e instrumentos organizacionais e demonstrando integridade, transparência, prestação de contas e intolerância à fraude e à corrupção. Os valores e princípios éticos da CORSAN devem ser disseminados para todas as suas partes interessadas. Todos os administradores, empregados, estagiários, e prestadores de serviços alocados fisicamente nas dependências da Companhia, devem receber orientações sistemáticas que tratem das práticas a serem evitadas, assim como instruções e meios para fazerem frente às situações de conflito de interesse, conforme o grau de vulnerabilidade dos processos, considerando o tipo de atividade e nível de decisão de cada grupo. A execução das atividades de manutenção dos controles internos e procedimentos operacionais que garantam aderência às leis e regulamentações, diretrizes e instrumentos organizacionais relativos às suas atribuições são de responsabilidade das unidades organizacionais, denominadas como 1ª linha de defesa da Companhia. Página 7 de 8
8 Na estrutura de controle e atribuições vigentes na Companhia, a SUCIR, a qual compõe a 2ª linha de defesa, é responsável por monitorar e assessorar as unidades de 1ª linha de defesa, preservada a condição de autonomia da execução. O Departamento de Compliance tem, dentre suas atribuições, o combate à fraude e corrupção, devendo exercer atividades preventivas de monitoramento e aperfeiçoamento dos processos que apresentem riscos de ocorrência de fraude e corrupção e propor práticas administrativas e gerenciais para fortalecimento do controle interno. Os planos de ação de compliance devem contribuir para o aperfeiçoamento dos processos, evitando a materialização de riscos de não conformidades que impactem nos objetivos da Companhia. As ações que compõem o Programa de Conformidade e Integridade devem ser: a) definidas em conjunto com as unidades organizacionais envolvidas e alinhadas com as ações promovidas pela Comissão de Ética; b) integradas com as ações de gestão de riscos e de auditoria interna, supervisionadas pelo Comitê de Auditoria, em consonância com as boas práticas de gestão e governança corporativa; c) continuamente aperfeiçoadas, a fim de se tornarem cada vez mais efetivas e rapidamente aplicáveis. A SUCIR, área responsável pelo compliance, está subordinada hierarquicamente ao diretor-presidente, podendo se reportar diretamente ao Conselho de Administração, em caso de suspeita do envolvimento do diretor-presidente em irregularidades ou quando este se furtar à obrigação de adotar medidas necessárias em relação à situação a ele relatada. O Programa de Conformidade e Integridade deve ser coordenado pela SUCIR e aprovado pelo diretor-presidente e Conselho de Administração. Os membros da SUCIR devem atuar com autonomia, independência e imparcialidade, declarando-se impedidos quando for o caso. No desempenho de sua função, a SUCIR deve ter acesso a documentos, sistemas de informação e pessoas, podendo solicitar o compartilhamento de relatórios, correspondências e demais informações necessárias ao exercício de sua atividade. A Diretoria Colegiada viabilizará os meios para que sejam adotadas as medidas necessárias para implementar e garantir a aderência às diretrizes de compliance. Página 8 de 8
POLÍTICA DE CONFORMIDADE
Sumário 1. OBJETIVO... 1 2. ABRANGÊNCIA... 1 3. DEFINIÇÕES... 1 3.1 Conformidade... 1 3.2 Estrutura Normativa Interna... 1 3.3 Programa de Integridade... 1 4. PRINCÍPIOS E DIRETRIZES... 1 4.1 Princípios
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