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1 Manual de Procedimentos Laboratório Contábil II

2 1. ACESSO AO SISTEMA MICROSIGA: 1.1. Alterando a linha de comando: Para acessar todos os módulos disponíveis no sistema, deve alterar a linha de comando do atalho Lab, existente na área de trabalho. Para isso, siga as instruçoes: a) Clike com o botão direito do mouse sobre o atalho, em seguida execute a opção propriedades. b) Após executar a opção: propriedades, o sistema apresenta a tela com a linha de comando a ser alterada. Altere somente o nome SIGACTB para SIGAADV, ao final da alteração a linha de comando ficará com as seguintes informações: C:\LAB\MP8RMT.EXE P=SIGAADV E=LAB Q Em seguida, confirme no botão OK. Veja tela explicativa a seguir. Manual Laboratório Contábil II Pág.2 de 86 20/9/07

3 1.2. Acessando o sistema: Após alterar a linha de comando, execute dois cliques duplos sobre o atalho criado na área de trabalho. No primeiro acesso, o sistema apresentará a tela de configuração da interface a ser utilizada. Escolha a opção FLAT. Manual Laboratório Contábil II Pág.3 de 86 20/9/07

4 Após escolher a interface, o sistema será iniciado, apresentando na janela inicial, os campos a serem preenchidos com os dados iniciais. Veja exemplo: Digitar o login do grupo. Vale ressaltar, que o login do grupo é fornecido pelo assistente de sala. ADMINISTRADOR Informar a senha fornecida pelo assistente. Vale ressaltar, que só é permitido o acesso, caso a senha digitada seja válida. ENTRAR, botão utilizado para confirmar os dados de acesso ao sistema. Manual Laboratório Contábil II Pág.4 de 86 20/9/07

5 Data base do sistema. Pode ser alterado se necessário. Empresa em que o grupo irá acessar para executar os trabalhos. Ex.: Lab. Contábil / Grupo 001 Módulo a ser inicializado para registro dos dados. CONFIRMAR, botão utilizado para confirmar os dados de acesso ao sistema. 2. Interface do Sistema, modelo FLAT : O sistema apresenta interface padrão para todos os módulos, disponibilizando nesta, os menus de acesso conforme segue. Veja exemplo: Mp8.11 CodeBase Lab Contabilidad Lab. Administrad 09/08/07 Na interface do sistema estão disponíveis os menus: Atualizações, Consultas, Relatórios e outros. Dentro dos menus existes os submenus, os quais serão utilizados para inserção dos dados. Manual Laboratório Contábil II Pág.5 de 86 20/9/07

6 3. COMPRAS: O Ambiente de Compras oferece à equipe de aquisição, condições de acompanhar e controlar o processo de compras (cotações, pedidos de compras e o recebimento de materiais). Apresentando informações indispensáveis a uma boa negociação com seus fornecedores e a reposição dos estoques em tempo hábil. O ambiente atende aos seguintes tópicos: Gera solicitação de compras de forma manual ou automática, uma vez atingido o ponto de pedido, ou pela necessidade do Planejamento e Controle da Produção, caso esteja em uso. Gera e emite cotações aos fornecedores cadastrados para coleta de preços, condições de pagamento e prazos de entrega. Analisa as cotações e automaticamente sugere a mais adequada. O usuário pode aprovar a análise ou escolher outra cotação de acordo com as suas necessidades. Gera automaticamente os pedidos de compras a partir da análise das cotações. Controle de Alçada para liberação de pedidos de compras, identificando os responsáveis pelas autorizações. Possui dois fluxos para entrada de material: Pré-Nota de Entrada e Documento de Entrada Documento de Entrada Emite relatórios: Solicitações; Cotações; Notas Fiscais de Entrada; Manual Laboratório Contábil II Pág.6 de 86 20/9/07

7 Pedidos de Compras; Análise dos Estoques; Boletim de Entrada; Divergências; Mala Direta. Integra-se com os Ambientes de Estoque/Custos, Faturamento, Financeiro, PCP (Planejamento e Controle de Produção), Fiscal e Contabilidade Gerencial Fluxo de Compras: 3.2. Documentos de Entrada (notas fiscais): Essa rotina permite o registro de qualquer movimento de entrada de mercadorias na empresa. A entrada das mercadorias inicia um processo de atualização on-line de dados financeiros e de estoques e custos. Manual Laboratório Contábil II Pág.7 de 86 20/9/07

8 Além disso, esta rotina permite que os materiais recebidos pelo Recebimento de Materiais sejam classificados e os devidos lançamentos contábeis efetuados. Este processo consiste na confirmação dos valores do recebimento, na informação das tributações aplicadas e dos dados contábeis financeiros. O campo "Espécie do Documento" determina o tipo do documento de entrada, que pode ser: Normal; Complemento de Preço; Complemento de ICMS; Complemento de IPI; Beneficiamento; Devolução Incluíndo um documento de entrada (nota fiscal): No módulo compras selecionem as opções: atualizações + documento entrada + incluir. O sistema aprenta a janela documento de entrada, dividia em áreas: a) Área Cabeçalho: Manual Laboratório Contábil II Pág.8 de 86 20/9/07

9 Nesta área são informados os dados de identificação do documento e os dados do fornecedor. b) Itens: Nesta área itens, são informados os dados dos produtos, como: produto, quantidade, valor e etc. Observe o preenchimento do campo TIPO ENTRADA" - que determina como será o cálculo das tributações referentes ao documento. c) Rodapé: Nesta área rodapé, observe os dados exibidos em cada pasta, alguns campos são obrigatórios e não será possível concluir a entrada do documento sem o seu devido preenchimento. Confira os dados e confirme a gravação. Informe o tipo de nota a ser lançada. Tipos disponíveis: Normal, Devolução, Beneficiamento e Complementos. Informe o número da nota fiscal. Em caso de dúvidas, tecle [F1] dentro do campo para buscar ajuda do help. Informe NF para nota fiscal. Série da nota fiscal. Dados do produto. Clike no campo e precione [F3] Informe a quantidade de mercadoria adiquirida. Dados do fornecedor. Use a tecla [F3] para localizar o fornecedor. Localiza o campo: C Contábil e digite o código da conta onde deve ser lançada a entrada. Tecle [F3] para consultar o plano de contas. Tipo de entrada da nota fiscal (TES). Para pesquisar o arquivo de Tipos de Entrada e Saída tecle [F3]. Informe a natureza da operação. Caso necessário utilize a tecla [F3] para consulta. Informe a condição de pagamento deste documento. Caso necessário utiliza a tecla [F3] para consulta. Linha demonstrativa das duplicatas a serem geradas conforme condição de pagamento utilizada. Manual Laboratório Contábil II Pág.9 de 86 20/9/07

10 Informações complementares: Botões de atalho: Selecionar Pedido de Compra [F5]: O sistema permite que um documento de entrada seja criado baseado em um pedido de compra. Neste caso, os dados do pedido de compra são transportados para a janela do documento de entrada, agilizando o processo de inclusão. Caso a quantidade informada no documento de entrada seja a mesma do pedido de compra, este será baixado automaticamente, caso contrário, o pedido permanecerá em aberto. Selecionar Pedido de Compra por Item [F6]: O sistema permite que um documento de entrada seja criado baseado apenas em alguns itens de um pedido de compra. Neste caso, os dados dos itens selecionados do pedido de compra são transportados para a janela do documento de entrada, agilizando o processo de inclusão. Selecionar Documento Original [F7]: Em se tratando de um documento de devolução, beneficiamento ou de complemento ICMS, IPI ou Preço/Frete, o sistema permite a inclusão do documento de entrada a partir do documento original, agilizando o processo de inclusão. Selecionar Lotes Disponíveis (para Devolução) [F8]: Em se tratando de nota de devolução de venda de produtos com controle de rastreabilidade, o sistema permite consultar os lotes disponíveis, agilizando o processo de devolução. Rateio do Item por Centro de Custo [F9]: O sistema permite ratear os valores dos itens do documento de entrada entre vários centros de custos. A configuração do rateio é feita item a item, não sendo possível ratear o custo de vários itens do documento de entrada ao mesmo tempo. Manual Laboratório Contábil II Pág.10 de 86 20/9/07

11 4. ESTOQUE/CUSTOS: O Ambiente Estoque/Custos tem por finalidade principal o controle de materiais movimentados e armazenados pela sua empresa, além do custo incorrido sobre este material. Para possibilitar esse controle, o sistema conta com as técnicas de controle de materiais: Controle de valores e quantidades em estoque; Planilha de formação custo/preço de venda; Controle dos movimentos; Rastreabilidade; Custo médio/fifo: o o o o On-line; Seqüencial; Diário; Mensal. Real x previsto; Custo de reposição em moedas fortes; Projeção do consumo médio: o o o Pesos; Tendência - Método estatístico de regressão linear; Classificação ABC com base no consumo e preço atual. Cálculo do lote econômico pela curva ABC; Cálculo do ponto de pedido; Cálculo do custo de reposição (padrão) por moeda; Rastreabilidade desde o recebimento até a produçao; Controle de qualidade; Saldo por endereço; Capacidade de armazenamento; Manual Laboratório Contábil II Pág.11 de 86 20/9/07

12 Custo em partes; Potência de lotes Fluxo de Estoque/Custos: 4.2. Cadastro de Produtos: Este cadastro contém as principais informações sobre produtos e serviços adquiridos, fabricados ou fornecidos pela empresa, propiciando o seu controle em todos os ambientes do sistema. As empresas exclusivamente comerciais terão, possivelmente, apenas produtos para revenda e materiais de consumo. As empresas industriais terão, possivelmente, todos os tipos de produtos ou materiais utilizados para produção: produtos acabados, produtos intermediários, matérias-primas, materiais Manual Laboratório Contábil II Pág.12 de 86 20/9/07

13 de consumo e outros, inclusive mão-de-obra ou serviços agregados a fabricação que devem compor o custo do produto final. A definição de produto é genérica e abrange muitos conceitos que podem variar de acordo com o ramo de atuação da organização, bem como do ambiente utilizado Cadastrar Produto: Para incluir um produto, na janela de manutenção de Produtos, selecione a opção incluis. O sistema paresenta a tela de inclusão subdividida em pastas que facilitam o gerenciamento das informações. As pastas e campos são selecionados e apresentados conforme o ambiente utilizado, ou seja, em alguns módulos podem ser exibidos mais pastas e campos do que em outros. Preencha os dados conforme orientação do help de campo ([F1] dentro do campo). Observe, porém, as funções das seguites pastas e campos: Manual Laboratório Contábil II Pág.13 de 86 20/9/07

14 Movimentação Interna (Baixa Requisição): A rotina de Movimentação Interna Modelo 2, possui como diferencial a possibilidade de lançar vários itens no mesmo documento. Nesta rotina deve ser lançada as movimentações (requisições) de consumo de materiais. Manual Laboratório Contábil II Pág.14 de 86 20/9/07

15 Para incluir uma movimentação, deve acessar a janela de manuteção de movimentos Interna Modelo 2 e selecionar a opção Incluir. O sistema apresenta a tela de inclusão: Código do tipo de movimentação, este tipo pode ser: (E) - Entrada - Códigos < ou = 500 (S) - Saída - Códigos > 500 Número da requisição. Centro de custo consumidor do produto. Código identificador do produto movimentado. Use [F3] para consultar o produto. Quantidade Requisitada. Conta contábil. Informe a conta: =Material de Expediente. Use [F3]. Preencha os dados conforme orientação do help de campo e confirme a inclusão no botão OK. Manual Laboratório Contábil II Pág.15 de 86 20/9/07

16 Consulta Movimentação do produto: Para consultar a movimentação dos produtos, acesse o cadastro do produto, pesquise o produto e faça a consulta no peíodo dejesado. Veja as instruções: Em seguida, selecione o produto a ser consultado. O sistema irá apresentar a seguinte tela: Selecione o produto desejado e clike consulta. Kardex. Demonstra as movimentações do produto em determinado período. Produto consultado. Saldo em Estoque em quantidade. Saldo em Estoque em valor. Custo unitário do produto. Manual Laboratório Contábil II Pág.16 de 86 20/9/07

17 Consulta o Kardex do Produto: Na tela anterior, clike no botão seguir a data desejada para consulta. Veja. e informe na tela a Preencha os campos e confirme no botão OK, para visualizar a ficha de controle (movimentações) do produto. Clike OK para sair da tela. Clike IMPRIMIR para imprimir a consulta. Clike GRAFICO para gerar os gráficos das movimentações. Manual Laboratório Contábil II Pág.17 de 86 20/9/07

18 Consulta do Kardex Impressa: Apresentação Gráfica da consulta do Kardex: Recálculo do Custo Médio: Manual Laboratório Contábil II Pág.18 de 86 20/9/07

19 Objetivo: Ajustar o custo médio de cada produto em estoque. O sistema utiliza os critérios de contabilização para contabilizar as movimentações de requisições e devoluções do estoque. Execute a rotina com os seguintes parâmetros: Manual Laboratório Contábil II Pág.19 de 86 20/9/07

20 Confirme os parâmetros no botão OK. Após ler a mensgem, confirme no botão OK Marque apenas uma filial, conforme número do grupo e confirme no botão OK. O sistema irá calcular o custo das mercadorias requisitas e efetuar os registros contábeis. Ao ser apresentada a tela com os lançamentos contábeis, confiram os valores e as contas utilizadas. Estando corretas confirme o lançamento, havendo inconsistência deve fazer as correções. Manual Laboratório Contábil II Pág.20 de 86 20/9/07

21 Fechamento Mensal do Estoque: Objetivo: Encerrar as movimentações de entradas e saídas de produtos no mês. Para executar a rotina Virada dos Saldos, deve seguir os seguintes parâmetros: Na próxima tela, marque apenas uma filial, conforme o número do grupo e confirme no botão OK. Manual Laboratório Contábil II Pág.21 de 86 20/9/07

22 Confirme a data de fechamento do estoque e confirme no botão OK. Manual Laboratório Contábil II Pág.22 de 86 20/9/07

23 5. FATURAMENTO: Faturamento pode ser definido como a receita bruta decorrente da venda de mercadorias e serviços de qualquer natureza. O ambiente Faturamento culmina numa série de ações que disparam informações de forma integrada, onde podemos destacar: Emissão de Documentos de Saída; Geração de Receita; Relacionamento com Estoque; Relacionamento com Departamento Fiscal; Alimentação das Estatísticas; Emissão de Faturas/Duplicatas; Geração de Contas a Receber; Controle de Orçamentos. Manual Laboratório Contábil II Pág.23 de 86 20/9/07

24 5.1. Fluxo de Faturamento: 5.2. Pedido de Vendas: O pedido é considerado peça fundamental para o faturamento da empresa, pois determina as vendas e demanda de produtos e serviços. Para incluir um pedido de venda basta seguir os passos a seguir. Manual Laboratório Contábil II Pág.24 de 86 20/9/07

25 O sistema irá apresentar os pedidos existentes conforme legenda: Manual Laboratório Contábil II Pág.25 de 86 20/9/07

26 Selecione a opção inclui. Consulta a posição do Cliente. Planília Financeira. Demonstra informaçoes sobre notas fiscais, duplicatas e rentabilidade do produto. Número do Pedido. Automático. Tipo do Pedido de Venda: N-> Pedidos Normais. D-> Pedidos para Devolução de Compras. Código identificador do cliente. Para consultar o cadastro utilize a tecla [F3]. Código da condição de pagamento utilizada na venda. Use a tecla [F3] para consultar as condições existentes. Código identificador do produto. Para consultar o cadastro utilize a tecla [F3]. Quntidade Vendida Tipo de saída do ítem, este tipo pode ser: Entrada - Códigos menor que 500. Saída - Códigos maior que 500. Para consultar o cadastro utilize a tecla [F3]. Informe a quantidade a ser liberada no estoque. Use tecla [F4] para consultar o saldo do produto em estoque Liberação de Crédito e Estoque: Esta opção de liberação oferecida pelo Protheus permite que o crédito do cliente e estoque de produtos solicitados seja avaliado, analisando o limite de crédito do cliente, a data de vencimento do limite de crédito e o saldo em estoque do produto. A liberação do estoque somente é efetuada se o pedido a que pertence o item não possuir bloqueio de crédito. Assim, sendo as duas opções juntas, a liberação simultânea torna-se possível. Manual Laboratório Contábil II Pág.26 de 86 20/9/07

27 Selecione o pedido a ser liberado e clike na opção manual. Em seguida será apresenta a tela com as informações de análise. Analise os dados e confirme a liberação do pedido através da opção Lib. Todos Faturamento (Documento de saída): Manual Laboratório Contábil II Pág.27 de 86 20/9/07

28 Esta rotina prepara os documentos de saída para finalização do processo de expedição das mercadorias e/ou prestação de serviços, ou seja, gera os diferentes documentos, como Nota Fiscal, Complemento de Preços, Complemento de ICMS, Complemento de IPI, Devolução de Compras e Beneficiamento, conforme definido no Pedido de Venda. Para que seja possível a emissão dos documentos de saída, os Pedidos de Venda devem estar liberados pelas rotinas de análise de crédito do cliente e pela quantidade disponível em estoque dos produtos vendidos, através da rotina de liberação de crédito/estoque. Para fazer o faturamento da venda, siga os passos a seguir: Ao executar a rotina documento de saída, o sistema apresenta a tela com os parâmetros a serem preenchidos, confirme no botão OK. Veja exemplo: Manual Laboratório Contábil II Pág.28 de 86 20/9/07

29 Marque o pedido a ser faturado e clike no botão Prep. Docs. Em seguida preencha os campos dos parâmetros conforme helpe dos campos e confirme no botão OK. Caso necessite excluir a Nota Fiscal de venda, deve seguir os seguintes passos: Manual Laboratório Contábil II Pág.29 de 86 20/9/07

30 Selecione a Nota Fiscal a ser excluída e clique no botão excluir. Manual Laboratório Contábil II Pág.30 de 86 20/9/07

31 6. ATIVO FIXO (controle de patrimônio): No ativo permanente estão às aplicações de recursos feitas pela empresa em caráter permanente, ora representando bens adquiridos para uso da empresa como veículos, móveis e utensílios, etc, ora representando aplicações de recursos na compra de ações ou quotas de outras empresas de caráter permanente, ou ainda, representando aplicações de recursos em despesas que devem onerar os resultados de vários exercícios. O Ativo permanente é subdividido em: Investimentos; Ativo Imobilizado; Ativo Diferido. O ambiente Ativo Fixo atende aos seguintes tópicos do controle de ativo imobilizado da empresa: Cálculo da depreciação em até cinco moedas independentes; Cálculo da depreciação segundo métodos: Cotas constantes baseadas em percentual anual; Amortização por período (vida útil, arrendamento ou locação); Depreciação acelerada. Lançamentos contábeis automáticos. Manual Laboratório Contábil II Pág.31 de 86 20/9/07

32 6.1. Fluxo de Ativo Fixo: 6.2. Efetuar o cadastro de Ativos: Execute os menus: atualizaçoes + cadastros + ativos, em seguida peça para incluir o ativo seguindo as seguintes instruções: Manual Laboratório Contábil II Pág.32 de 86 20/9/07

33 Código do Bem dentro do Cadastro de Ativos. Cód. gerado automático. Data de aquisição do Bem. Confirme o cadastro. Botão OK Informar a quantidade de bens. Ex.: 1 (um). Grupo de ativos a que o bem pertentece. Ao informar o grupo, a linha inferior da tela recebera automaticamente as contas contábeis e a taxa para depreciação. Número da plaqueta. Utilizada para controle físico do bem. Histórico do Bem deve ser preenchido conforme o campo Tipo Ativo. Conta do Bem. Preenchida automáticamente ao informar o grupo. OBS: Percorrer a linha e preencher os campos: Data Inicial da Depreciação e Valor Original Moeda Classificação de Comrpas: Este cadastro tem como objetivo classificar os bens adquiridos no ambiente Compras. Classificar significa incluir as demais informações (as contas do bem, taxas de depreciação, centro de custo, etc) do bem, para que se possa efetuar o cálculo da depreciação. Após a entrada do material, para que este seja efetivado dentro do Ativo Fixo é necessário classificá-lo através desta rotina. Manual Laboratório Contábil II Pág.33 de 86 20/9/07

34 Após executar a rotina serão apresentados os bens a serem calssificados conforme legenda. Para efetuarem a classificação, basta executar o botão calssificar e preencher os campos conforme orientações a seguir. Código do Bem dentro do Cadastro de Ativos. Cód. gerado automático. Data de aquisição do Bem. Confirme o cadastro. Botão OK Informar a quantidade de bens. Ex.: 1 (um). Grupo de ativos a que o bem pertentece. Ao informar o grupo, a linha inferior da tela recebera automaticamente as contas contábeis e a taxa para depreciação. Número da plaqueta. Utilizada para controle físico do bem. Histórico do Bem deve Conta do Bem. OBS: Percorra a linha e ser preenchido conforme Preenchida preencher os campos: o campo Tipo Ativo. automáticamente ao Data Inicial da Manual Laboratório Contábil II Pág.34 informar de 86 o grupo. Depreciação e 20/9/07 Valor Original Moeda 1.

35 6.4 Cálculo das depreciações: O objetivo da rotina é efetuar os cálculos mensais de correção monetária e depreciação dos bens cadastrados. Deverá ser calculado todo mês (data base do sistema deve ser igual ao ultimo dia de cada mês), para que os bens sejam atualizados de acordo com as taxas informadas nos cadastros. Para que este processo seja bem sucedido, deverá ser observado se as taxas mensais das moedas e se as taxas de depreciação foram informadas corretamente, assim como as contas atreladas ao bem. Para executar a rotina siga as orientações a seguir: Observe se a data do último cálculo apresentada na tela, é igual ao último dia do mês anterior ao mês a ser calculado a depreciação. Em seguida, preencha os campos dos parâmetros. Manual Laboratório Contábil II Pág.35 de 86 20/9/07

36 Obs: No campo filial use [F3], selecione a filial correspondente ao número do grupo e confirme no botão OK. O sistema irá calcular e contabilizar as depreciações dos ativos. Caso o parâmetro mostra lanç. Contb? estiver preenchido com SIM, será apresentada a tela com os lançamentos das depreciações. Veja exemplo: Manual Laboratório Contábil II Pág.36 de 86 20/9/07

37 6.5. Descálculo mensal: Se por qualquer motivo houver necessidade de desfazer o cálculo das depreciações, utilize a rotina descálculo mensal. A operação de desfazer o cálculo chama-se Descálculo Mensal e reverte o cálculo da correção e a depreciação dos ativos imobilizados. É possível realizar apenas um descálculo e este é referente ao último cálculo efetuado. Configure os parâmetros e confirme no botão OK. Após efetuar o descálculo faça as correções necessárias e efetue novamente o cálculo de depreciação. Manual Laboratório Contábil II Pág.37 de 86 20/9/07

38 7. GESTÃO DE PESSOAL: O Ambiente Gestão de Pessoal destina-se ao controle e automação das atividades relacionadas à administração de pessoal, tais como a folha de pagamento, tributos incidentes sobre a folha, férias, rescisão contratual e obrigações anuais Fluxo da Folha de Pagamento: 7.2. Cálculo mensal da folha: O Módulo Gestão de Pessoal processa o cálculo da folha de pagamento de todas as categorias profissionais. Para calcular a folha de pagamento é necessário seguir os seguintes procedimentos: a) Altere a data base do sistema para o último dia do mês em que será calculada a folha. Para isso, clique sobre a data apresentada na parte inferior da tela. Manual Laboratório Contábil II Pág.38 de 86 20/9/07

39 b) No ambiente gestão de pessoal, acesse o menu miscelânia + cálculo + folha. c) Na tela seguinte, execute a opção parâmetros e defina os critéiros de cálculo conforme exemplo. Em seguida confirme no botão OK. Manual Laboratório Contábil II Pág.39 de 86 20/9/07

40 d) Após calcular a folha, execute as rotinas: atualizações + lançamentos + mensais e visualize os cálculos efetuados Lançamentos Mensais: Esta opção permite a manutenção dos valores e/ou horas variáveis do funcionário dentro do mês em aberto para cálculo. Estes valores constituem tudo que ocorre dentro do mês não previsto pelo cálculo automático, e que afetará diretamente o Cálculo da Folha de Pagamento. Ao final de cada mês, com o fechamento mensal, estes valores serão transportados para o arquivo de Acumulado Anual e, em seguida, será efetuada uma limpeza no arquivo de lançamentos mensais para que sejam lançados os valores do novo mês de cálculo. a) Após calcular a folha, execute as rotinas: atualizações + lançamentos + mensais e visualize os cálculos efetuados. Manual Laboratório Contábil II Pág.40 de 86 20/9/07

41 b) Ao executar uma das opções apresentadas na tela anterior visualizar ou alterar, será apresentada a tela com os valores calculados. Veja exemplo: 7.4. Relatório Folha de Pagamento: Este relatório emite a Folha de Pagamento em formulário contínuo comum ou Pré-impresso. O relatório contém os dados dos funcionários, função, categoria funcional, centros de custos, número de dependentes para salário família, os códigos dos proventos e descontos que entraram no cálculo do Valor Líquido, Salário Base, Salário Contribuição, bases de cálculos do Imposto de Renda Retido na Fonte e de FGTS e o Valor de Depósito do FGTS. Para imprimir a folha de pagamento, execute a rotina Relatórios + Mensais + Folha de Pagamento. Manual Laboratório Contábil II Pág.41 de 86 20/9/07

42 Através dos parâmetros podemos selecionar as opções de geração e impressão da Folha. Exemplo de impressão da folha quando parâmetro: Folha Sint/Analit.? Estiver preenchido como ANALÍTICA Manual Laboratório Contábil II Pág.42 de 86 20/9/07

43 Exemplo de impressão da folha quando parâmetro: Folha Sint/Analit.? Estiver preenchido como SITÉTICO Integração Fianceira: As rotinas descritas a seguir têm como objetivo integrar os pagamentos gerados pelo ambiente Gestão de Pessoal ao ambiente Financeiro (contas a pagar). Esta integração ocorrerá através da opção "Integração c/ Financeiro", depois de efetuada a geração dos títulos no arquivo de movimento de títulos. Este procedimento visa garantir mais segurança uma vez que, os valores poderão ser previamente consultados antes da efetiva integração Geração de títulos: Manual Laboratório Contábil II Pág.43 de 86 20/9/07

44 Os títulos gerados nesta rotina serão incluídos no Cantas a Pagar apenas através da execução da Rotina de Integração. Dessa forma, é possível conferir ao usuário mais segurança, visto que será possível efetuar as devidas conferências através do Cadastro de Movimentos de Títulos antes de efetivar a integração. Para gerar os títulos siga os passos a seguir: miscelânea + títulos + geração. Manual Laboratório Contábil II Pág.44 de 86 20/9/07

45 7.7. Manutenção dos títulos: Nesta rotina pode-se incluir consultar ou alterar parte das informações dos títulos gerados, através da rotina de Geração de Títulos. Para efetuar a manutenção dos títulos execute as seguintes rotinas: miscelânea + títulos + manutenção Integração Financeira dos Títulos: Manual Laboratório Contábil II Pág.45 de 86 20/9/07

46 Após efetar os procedimentos de geração dos títulos e manutenção, esta rotina deverá ser executada para efetivar a integração com o financeiro. A partir da execução desta rotina, os títulos integrados não poderão mais ser tratados neste ambiente, pois estarão gravados no arquivo de contas a pagar e sua manutenção (Inclusão/Alteração/Exclusão) deverá ser feita exclusivamente através do Ambiente Financeiro. No Ambiente Gestão de Pessoal ficará apenas o histórico destes títulos, podendo ser consultados e até excluídos, não interferindo, no entanto no contas a pagar. Para efetuar a Integração dos títulos execute as seguintes rotinas: miscelânea + títulos + Integr. Fiananceiro. Manual Laboratório Contábil II Pág.46 de 86 20/9/07

47 Obs: Ao executar a rotina de integração, o sistema gera automaticamente os títulos no cantas a pagar e faz a contabilização (provisão da folha) Fechamento mensal da folha: O fechamento mensal consiste em gerar um arquivo do Movimento Mensal e preparar o sistema para os cálculos do mês seguintes. Após executar a rotina o sistema zera os lançamentos do mês. Os procedimentos para executar a rotina de fechamento são: miscelânea + fechamento + mensal. OBS: Esta rotina só deve ser executada após ter integrado os pagamentos ao financeiro e provisionado a folha. Após executada a rotina não é possível efetuar cálculos no mês fechado. Manual Laboratório Contábil II Pág.47 de 86 20/9/07

48 Observe que o sistema apresenta na tela o mês a ser fechado. Estando correto, confirme no botão OK. Manual Laboratório Contábil II Pág.48 de 86 20/9/07

49 8. FINANCEIRO: O ambiente Financeiro atua como uma ferramenta administrativa que possibilita o acompanhamento dos eventos financeiros e recursos de uma empresa. Entre suas inúmeras funções, permite os seguintes controles dentro de uma gestão financeira: Planejamento financeiro das operações, através dos orçamentos; Acompanhamento dos eventos que resultam em entrada ou desembolsos de recursos, através do Fluxo de Caixa, com a finalidade de permitir ao Administrador, em tempo real, a tomada de decisões referentes à disponibilidade de caixa; Transparência nas operações, através da contabilização dos dados; Controle de títulos e valores, de clientes e de fornecedores; Administração dos registros de títulos a pagar e a receber; Comunicação bancária. Manual Laboratório Contábil II Pág.49 de 86 20/9/07

50 8.1. Fluxo Financeiro: 8.2. Cadastro de Naturezas: O cadastro de naturezas é de extrema importância para o controle gerencial do sistema, já que possibilita o controle das finanças da empresa sem a colaboração direta da Contabilidade, na geração automática de títulos. É através da natureza que o sistema faz a classificação dos títulos a pagar e a receber, conforme a operação. As naturezas permitem classificar a origem das receitas e despesas, agrupando as movimentações com características comuns, como por exemplo: Pagamento de fornecedores; Recebimento de clientes; Gastos gerais; Manual Laboratório Contábil II Pág.50 de 86 20/9/07

51 Pagamentos de luz, água, etc. O castro de naturezas já está prondo, os usuários poderão apenas visualisar sua estrutura e contas. Para isso deve acessar as seguintes rotinas: atualização + cadastros + naturezas Contas a Receber: A rotina de "Contas a Receber" controla todos os documentos, também chamados por títulos, que geram receita para a empresa. Estes títulos podem ser Duplicatas, Cheques, Notas Promissórias, Adiantamentos, entre outros. Manual Laboratório Contábil II Pág.51 de 86 20/9/07

52 A inclusão de um título na carteira a receber pode ser automática, caso o ambiente de Faturamento esteja integrado ao ambiente Financeiro, ou manual, incluindo-se os títulos individualmente, via digitação. Para acessar o ambiente do contas a receber, deve executar as seguintes rotinas: atualização + contas a receber + contas a receber. Veja exemplo: Ao executar a rotina contas a receber o sistema apresenta a tabela com os títulos existentes, os quais serão gerados automaticamente através dos faturamentos da empresa e apresentados conforme legenda. Vejam exemplos: Manual Laboratório Contábil II Pág.52 de 86 20/9/07

53 Dentro do ambiente contas a receber o sistema possibilita ao usuário: pesquisar, incluir, visualizar, alterar, substituir ou excluir o título Baixas a Receber: Esta rotina possibilita que seja registrado no sistema o recebimento dos títulos. Visualmente, os títulos lançados no Contas a Receber apresentam uma esfera indicativa ao seu lado esquerdo. A cor verde indica título não baixado, vermelha título já baixado e azul, baixado parcialmente. Para baixar os títulos deve acessar as seguintes rotinas: atualizações + contas a receber + baixas a receber. Após executar a rotina o sistema apresenta os títulos disponíveis a serem baixados. Veja tela a seguir e siga os passos: Manual Laboratório Contábil II Pág.53 de 86 20/9/07

54 a) Selecione o título a ser baixado e clike na opção Baixar ; b) Na tela apresentada, informe a conta bancária. Opção Banco use [F3] para consultar o banco; c) Confira o valor recebido e confirme no botão OK ; d) Caso necessite cancelar a baixa, basta executar a opção Canc. Baixa e confirmar no botão OK Contas a Pagar: A rotina de Contas a Pagar controla todos os documentos, também chamados por títulos, a serem pagos pela empresa. Estes títulos podem ser Duplicatas, Cheques, Notas Promissórias, Adiantamentos, Pagamentos Antecipados, Notas Fiscais, etc. A inclusão de um título na carteira a pagar pode ser automática, caso os ambientes de Compras e/ou de Estoque/Custos estejam integrados ao Financeiro, a partir das notas fiscais de entrada, ou incluindo-se os títulos individualmente, via digitação. Na digitação manual, os títulos devem ser agrupados por natureza, permitindo assim uma geração de resultados (relatórios), de forma Manual Laboratório Contábil II Pág.54 de 86 20/9/07

55 estruturada e organizada, sendo uma poderosa ferramenta gerencial. Para acessar o ambiente do Contas a Pagar, deve executar as seguintes rotinas: atualizações + contas a pagar + contas a pagar. Para incluir manualmente um título a pagar, selecione a opção incluir, o sistema abre um novo registo, preencha os campos em azuis campos obrigatórios e confirme no botão OK. Veja exemplo: Manual Laboratório Contábil II Pág.55 de 86 20/9/07

56 Campo que permite ao usuário identificar os títulos que pertençam a um mesmo grupo. Ex.: DOC, FAT, SD1, etc. Preenchido automaticamente ao ser informado o código do fornecedor. A natureza refere-se ao elemento de despesa contraído pela empresa. Use a lupa ou [F3] para consulta. Observe que ao informar a nuatureza o sistema preenche automaticamente os campos: contas: debito e crédito. Campo que permite ao usuário informar o número do título. Ex.: , Informe o tipo do título que está sendo digitado. Ex.: Fatura, Boleto, Nota Fiscal, etc. Use [F3] para consultar os tipos existentes. Informe o código do fornecedor. Use a lupa ou [F3] para consulta. Digite o histórico do título. Confira a conta contábil, pois a mesma é preenchida automaticamente ao ser informado a natureza. Informe o valor do título a ser pago. Após preencher os campos em azuis, confirme a inclusão do título no botão OK. Observe que o sistema apresenta os lançamentos contábeis. Confira-os e confirme Baixas a Pagar Manual: Esta rotina permite efetuar as baixas dos títulos a pagar individualmente. Visualmente, os títulos lançados no Contas a Pagar apresentam uma esfera indicativa ao lado esquerdo, na janela de manutenção de Baixas a Pagar. A cor verde indica título não baixado, vermelha, título já baixado e azul, título baixado parcialmente. Para acessar o ambiente de baixas a pagar execute as rotinas: atualizações + contas a pagar + baixas a pagar manual. Manual Laboratório Contábil II Pág.56 de 86 20/9/07

57 Para baixar o título, selecione-o e execute a opção Baixar. Em seguida, preencha os dados da conta pagadora. Veja exemplo: Clike no campo e escolha a opção: DEBITO CC Confirme a baixa no botão OK. Informe o banco o código do banco pagador. Histórico da baixa. Pode ser alterado caso necessário Movimentação Bancária: Valor do pagamento. O sistema aprasenta o saldo existente no título. O Protheus8 controla, através de suas rotinas e processos, as entradas e saídas das contas bancárias. Desta forma, permite a Manual Laboratório Contábil II Pág.57 de 86 20/9/07

58 inclusão de movimentações e também a transferência de valores entre os bancos. Para acessar o ambiente movimento bancário deve executar as seguintes rotinas: atualizações + movimento bancário + movimento bancário. Veja exemplo: O ambiente Financeiro permite a transferência de valores entre bancos, agências e contas, desde que previamente cadastrados. Assim, executa duas movimentações bancárias em uma única operação: saída da conta origem e entrada na conta destino. Para realizar a transferência bancária execute a opção Transf. Manual Laboratório Contábil II Pág.58 de 86 20/9/07

59 Informe o código do banco de onde sairá o dinheiro. Informe a natureza utilizada na operação. Transferência entre contas. Use [F3] para consulta ou clike na?. Informe o código do banco para onde vai o dinheiro. Informe a natureza utilizada na operação. Transferência entre contas. Use [F3] para consulta ou clike na?. Informe TB para Transferência Bancária. Informe o histórico da transferência. Informe o valor da transferência. Informe o beneficiário da transferência. O campo não é obrigatório. Manual Laboratório Contábil II Pág.59 de 86 20/9/07

60 8.8. Empréstimos: O ambiente Financeiro permite controlar os valores investidos em aplicações financeiras e empréstimos bancários. Para registrar no sistema a aquisição de empréstimo, deve seguir os seguintes passos: atualizações + aplicações/empréstimos + aplicac/emprestimo. Estando na tela apresentada acima, execute a opção incluir, o sistema carrega a tela para geristrar do empréstimo, preencha os campos conforme orientações e confirme no botão OK. Veja exemplo: Manual Laboratório Contábil II Pág.60 de 86 20/9/07

61 Iforme o tipo de operação. O conteúdo deve ser igual a EMP. Selecione a opção: Empréstimo. Informe o código do banco recebedor do empréstimo. Use [F3] para consulta. Informe o código da natureza EMPRÉSTIMO. Use [F3] para consulta. Informe o valor do empréstimo Pagamento de Empréstimos: O ambiente Financeiro permite controlar os pagamentos das aplicações financeiras e empréstimos bancários. Para pagar via sistema o empréstimo bancário, deve seguir os seguintes passos: atualizações + aplicações/empréstimos + resg/pag. emprest. Veja exemplos. Manual Laboratório Contábil II Pág.61 de 86 20/9/07

62 Informe o valor do pagamento do empréstimo. Confirme o pagamento do empréstimo. Informe o código da natureza envolvida na operação. Use [F3] para consulta Informe o código da conta pagadora do empréstimo. Informe o valor do pagamento do empréstimo. Manual Laboratório Contábil II Pág.62 de 86 20/9/07

63 9. LIVROS FISCAIS: As responsabilidades fiscais de uma empresa são demasiadamente importantes, devido à quantidade de impostos e a infinidade de formulários, exceções, cálculos, datas de vencimento e recolhimento, preenchimento de guias, que fazem relevantes as atividades dos departamentos fiscais em cada empresa. Estes procedimentos devem registrar, basicamente: Notas Fiscais de Entrada (ICMS/IPI); Notas Fiscais de Saída (ICMS/IPI); Notas Fiscais de Serviço (ISS); Notas Fiscais de Complemento de Impostos; Notas Fiscais de Complemento e Reconhecimento de Frete; Notas Fiscais de Complemento de Preços; PIS; Cofins. Para cada situação há uma forma específica de recolhimento e registro do imposto, da apuração e da declaração Fluxo Fiscal: Manual Laboratório Contábil II Pág.63 de 86 20/9/07

64 9.2. Apuração do ICMS: Para efetuar a apuração do ICMS, deve ser exexutada as seguintes rotinas: miscelânea + apurações + apuraçao de ICMS. Veja exemplo. Preencha os parâmetros conforme exemplos a seguir, mas lembrese, de que as datas devem ser alteradas conforme o período de apuração. Manual Laboratório Contábil II Pág.64 de 86 20/9/07

65 Obs: Ao confirmar a apuração do ICMS o sistema grava em disco o arquivo de apuração. Veja como é definido o nome do arquivo. Após definir os parâmetros de cálculos, confirme no botão OK. Em seguida o sistema apresenta a tela com os cálculos da apuração. Veja exemplo: Manual Laboratório Contábil II Pág.65 de 86 20/9/07

66 Faça a conferência dos valores apurados, estando correto, confirme no botão OK. Caso tenha imposto a recolher, o sistema gera o título a pagar no ambiente fianceiro Apuração PIS/CONFINS: Os recolhimentos referentes ao PIS - Programa de Integração Social e Cofins - Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social, são baseados no faturamento da empresa. O ambiente Livros Fiscais verifica as notas fiscais que possuam os CFOs correspondentes, predeterminados nos parâmetros, soma os totais das notas e aplica sobre esta somatória as taxas correspondentes a cada um dos recolhimentos. Após o cálculo, o sistema gera automaticamente, mediante parametrização da apuração, os títulos no Contas a Pagar, ambiente Financeiro, caso esteja integrado. Veja como ocorre o processo: Manual Laboratório Contábil II Pág.66 de 86 20/9/07

67 Para efetuar a apuração do PIS/CONFINS, execute as seguintes rotinas: miscelânea + apuração + Pis/Confins. Veja exemplo: Em seguida preencha os parâmetros conforme critérios de apuração. Manual Laboratório Contábil II Pág.67 de 86 20/9/07

68 Após confimar os parâmetros o sistema faz o cálculo da apuração e demonstra da seguinte forma. Veja exemplo: Confiram os valores apurados, pois os mesmos devem bater com os valores existentes na apostila. Após a conferência confirme no botão OK. Nesse momento o sistema faz a contabilização dos títulos e gera os pagamentos no ambiente financeiro. Veja exemplo da tela de contabilização. Manual Laboratório Contábil II Pág.68 de 86 20/9/07

69 Confira as contas contábeis usadas nos lançamentos e confirme no botão OK. Em seguinda será apresentada a tela com os títulos gerados no ambiente fianceiro, confirme no botão OK. Veja exemplo: Manual Laboratório Contábil II Pág.69 de 86 20/9/07

70 10. CONTABILIDADE GERENCIAL: Entre os diversos instrumentos utilizados pela administração, é importante destacar o papel da Contabilidade, como meio especialmente concebido para captar, registrar, acumular, resumir, medir e interpretar os fenômenos que afetam a situação patrimonial, financeira e econômica de qualquer empresa, seja qual for seu ramo de atividade ou sua forma jurídica. A Contabilidade é um instrumento da administração e, para ser útil, deve adaptar-se a suas necessidades. A complexidade da tomada de decisões nos negócios da empresa acarretou o uso sistemático da contabilidade para controle e planejamento administrativos. Bem utilizadas, as demonstrações contábeis constituem a base mais completa de informação, uma vez que, por meio delas, é possível identificar os pontos fracos da estrutura econômico-financeira da empresa, proporcionando uma visão resumida do resultado dos negócios e da situação patrimonial, e servindo de base para exercer a ação corretiva de qualquer controle adequado. Entretanto, não são apenas os administratores que se valem das informações produzidas pela contabilidade. Essas informações também são úteis a terceiros, tais como os sócios ou acionistas sem ingerência nos negócios, fornecedores, instituições financeiras, entidades governamentais, clientes etc., que, por qualquer motivo participação nos lucros, concessão de crédito, tributação, planos setoriais e outros necessitam conhecer a situação da empresa Fluxo Contábil: Manual Laboratório Contábil II Pág.70 de 86 20/9/07

71 10.2. Lançamentos Contábeis: Para efetuar os lançamentos contábeis deve acessar Atualizações + Movimentos + Lançam Contábeis: Veja exemplo. Acessar o menu ATUALIZAÇÕES, para que seja apresentado os sub-menus. Esta rotina permite que o usuário registre no sistema os fatos contábeis, sendo permitido apenas um lançamento de débito e crédito. Sub-menu MOVIMENTOS permite acesso aos demais ícones. Esta rotina permite que o usuário registre no sistema os fatos contábeis, sendo permitido lançar vários débitos para um crédito ou vários créditos para um débito. Manual Laboratório Contábil II Pág.71 de 86 20/9/07

72 O ambiente Contabilidade Gerencial possui duas telas para cadastrar os lançamentos contábeis. Ficará a critério do usuário utilizar a que mais lhe convier Incluindo um lançamento contábil: Clik no menu atualizações + movimentos + lançamentos contábeis ; Selecione a opção incluir. O sistema apresenta a janela Capa de Lote-Lançamento ; Selecione a opção incluir. O sistema apresenta a janela Capa de Lote-Lançamento ; O preenchimento dos dados da Capa de Lote é automático. Porém o usuário pode alterar as informações, como: data, lote e outros. Ao confirmar os dados da capa do lote o sistema apresenta a tela de inclusão subdividida em pastas o que facilita o gerenciamento das informações. Veja exemplo: Preencha os dados conforme orientação dos professores; Confira os dados e confirme. Dados informados na Capa do Lote. Não permite alteração. Botão OK, fecha a tela salvando o registro contábil. Botão X, fecha a tela sem salvar o registro contábil. Tipo de lançamento: 1=Débito; 2=Crédito; 3=Partida dobrada. Informar o código da Conta a ser Debitada. Informar o código da Conta a ser Creditada. Ao clicar na lupa o sistema abre o plano de contas, permitindo que o usuário pesquise a conta por código ou descrição. Valor do registro contábil. Campo reservado para Manual Laboratório Contábil II receber Pág.72 o histórico de 86 do 20/9/07 lançamento.

73 Clique em PARAMETROS, para definir os critérios de geração do relatório Excluindo os lançamentos contábeis: Clik no menu atualizações + movimentos + lançamentos contábeis ; Pesquise e selecione o lançamento a ser excluído. Depois de selecionado, clik no ícone excluir ; O sistema abre o lançamento com os dados a serem excluídos. Confira as informações apresentadas e confirme no botão o lançamento será excluído., que Relatórios: O ambiente Contabilidade Gerencial possui diversos tipos de relatórios, os quais podem ser gerados e impressos conforme a necessidade do usuário. Os relatórios disponíveis referem-se a: Manual Laboratório Contábil II Pág.73 de 86 20/9/07

74 Cadastros, Balancete, Razões, Diários, Comparativos e Demonstrativos Imprimindo o Plano de Contas: Esta rotina emite uma relação do plano de contas da empresa por ordem de código e/ou por ordem de descrição. Este relatório está disponível dentro do menu Relatórios + Cadastros + Plano de Contas. Para gerar o relatório e imprimir, deve seguir os seguintes passos. Veja exemplo: Informe a Conta inicial a partir da qual deseja-se imprimir o relatório. Caso queira imprimir todas as contas, deixe esse campo em branco. Utilize <F3> para escolher Informe a Conta final até qual se deseja imprimir o relatório. Caso queira imprimir todas as contas preencha com 'ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ'. Utilize <F3> para escolher. Informe que tipo de Conta deseja Imprimir: - Analíticas - Sintéticas - Todas Confirma os parâmetros. Confirma a impressão do relatório. A partir da segunda impressão, o sistema apresenta esta mensagem. Favor confirmar. SIM Todos os relatórios ao serem gerados pela primeira vez o sistema apresenta a tela para configurar o local onde será Manual Laboratório Contábil II Pág.74 de 86 20/9/07

75 gerado o relatório. Preencha os campos seguindo as orientações. Veja exemplo: Selecione uma das opções, para que o relatório seja impresso. Selecione a impressora desejada. Confirma as configurações Após as configurações, o relatório é gerado em disco e apresentado na tela do computador. Para imprimir deve executar os seguintes passos. Veja emxemplo: Clique no botão e selecione a opção IMPRIMIR Na pasta ambiente, marque a opção CLIENTE Selecione a impressora, na qual deseja imprimir o relatório. Defina o intervalo de páginas para impressão do relatório. Confirme a impressão no botão IMPRIMIR. Após a impressão, clique na opção SAIR Imprimindo o Balancete de Verificação modelo gráfico: Existem diversas formas de emitir um mesmo relatório no ambiente Contabilidade Gerencial. Essa flexibilidade é resultado Manual Laboratório Contábil II Pág.75 de 86 20/9/07

76 da enorme gama de parametrizações a eles associadas. A seguir descrevemos sucintamente as parametrizações envolvidas. Para imprimir o Balancete de Verificação deve executar as opções: relatórios + balancetes + gráfico ; Preencha os parâmetros conforme orientação do help do campo. Para ativar o help do campo, basta clicar dentro do campo e acionar a tecla F1. O sistema apresenta o help do campo, orientando-o sobre o preenchimento. Veja exemplo: Para sair do help do campo deve acionar a tecla Esc ; Sugestão de parametrização. Manual Laboratório Contábil II Pág.76 de 86 20/9/07

77 10.6. Imprimindo o Razão Contábil: Existem diversas formas de emitir um mesmo relatório no ambiente Contabilidade Gerencial. Essa flexibilidade é resultado da enorme gama de parametrizações a eles associadas. A seguir descrevemos sucintamente as parametrizações envolvidas. Para gerar o Razão Contábil, deve clicar em relatórios + razoes + contábil ; Será apresenta a tela para o preenchimento dos parâmetros. Configure os mesmos de acordo com orientação do help de campo. (para ativar o help de campo de clicar dentro do campo e teclar F1 ); Confira as configurações e confirme. O sistema apresenta uma janela com as pastas para configuração da impressão; Confira as configurações e confirme a impressão do relatório; Manual Laboratório Contábil II Pág.77 de 86 20/9/07

78 Obs.: caso o relatório seja gerado vazio, deve conferir os parâmetros Apuração de Resultados e Encerramento do Exercício Primeiro Momento: Apuração de Lucros e Perdas a) Executar a rotina de Reprocessamento para ajustar os totalizadores das contas. Esta rotina está disponível no menu: miscelânea + refaz saldos + reprocessamento + parâmetros). Preencha os parâmetros e confirme o reprocessamento no botão OK. 9 b) Emitir os relatórios: Balancete, Razão e Diário para análise, conferência e conciliação; c) Emitir o relatório de Demonstrativo de Resultados; d) Processar lucros e perdas (Apuração de Resultados), observando os parâmetros: Manual Laboratório Contábil II Pág.78 de 86 20/9/07

79 Manual Laboratório Contábil II Pág.79 de 86 20/9/07 01

80 Data Referência: Alterar a data do sistema para o último dia do período que está sendo processado. Ex.: 31/12/06; Conta Inicial: Primeira conta de receita. Ex.: Conta inicial = 3; Conta Final: Última conta de despesa. Ex.: Conta final = Cód. Hist. Padrão: Use a tecla <F3> para selecionar o histórico da apuração; N.º Lote: Lote a ser gerado no lançamento. Recomendamos usar da seguinte forma MMAAAA. Ex.: ; Número do Sub-lote = 001 Número do Documento: = Conta Apur. Resultado: Conta de apuração do resultado (Transitória). Normalmente usar uma conta do grupo 5 que foi criada para esta finalidade; Conta Ponte: Conta de Resultado do Exercício. Normalmente usar uma conta do grupo 5 que foi criada para esta finalidade; Conta Resultado: Conta do Patrimônio Liquido; Apura na Moeda (1): Qual moeda será processada. Manual Laboratório Contábil II Pág.80 de 86 20/9/07

81 e) Executar a rotina Apuração de resultados ; f) Emitir os relatórios e conferi-los: Balancete, Razão, Diário, Balanço; Estes relatórios deverão ser arquivados de acordo com a legislação, pois poderá ser solicitado no futuro. Estorno da Apuração de Resultados: Caso encontre incoerências de valores na apuração dos resultados, execute esta rotina, conforme segue: a) Selecionar a opção estorno apuração de resultados ; b) Definir os parâmetros: Data da apuração: último dia do ano. Ex.: ; Moedas: = Específica; Qual moeda? = 01; Tipo de Saldo? = 1; Executar a rotina. Observação: A execução da rotina irá estornar a apuração realizada anteriormente, permitindo que sejam realizados os ajustes necessários. Estornando a apuração, implicara na necessidade de apurar os lucros e perdas, novamente, como apresentado no primeiro momento. Veja a seguir, figura demonstrando os parâmetros a ser utilizado na execução da rotina estorno de apuração: Manual Laboratório Contábil II Pág.81 de 86 20/9/07

82 Segundo Momento: Zerar as contas de receitas e despesas: Esta rotina tem por finalidade zerar os saldos das contas de resultados, transferindo a movimentação do saldo final do exercício para o saldo inicial do próximo exercício. Os passos apresentados neste manual deverá ser seguido criteriosamente no fechamento contábil. Antes de realizar a apuraçao, zerando as contas de despesas e receitas, o usuário deverá imprimir todos os relatórios exigidos pela legislação antes de rezar os saldos contábeis das contas de receitas e despesas. Manual Laboratório Contábil II Pág.82 de 86 20/9/07

83 Executar a rotina de Apuração de lucros e perdas, zerando as contas de resultados. Esses procedimentos devem seguir os seguintes critérios: Não a) Parâmetros: Data: 31/12/06; Número documento: Ex ; Manual Laboratório Contábil II Pág.83 de 86 20/9/07

84 Considera Entidades: Rotina de Apuração; Conta Ponte: Deixar em branco; Conta Apuração de Resultado: Usar a conta ponte Ex.: Conta DE: 3 Conta ATÉ: (Conta ponte); Considera entidade ponte = Não; Data: Posicione-se no ultimo dia do mês o exercício b) Confirme os parâmetros e execute a rotina Terceiro Momento: Encerramento de Exercício: Esta rotina tem por finalidade fechar o calendário contábil e deve ser executada após realizar a apuração, zerando os saldos das contas de resultados. Após executar essa rotina não será permitido movimentações no exercício encerrado. Para realizar o encerramento do exercício siga os procedimentos apresentados a seguir, conforme figura: Demonstrativos de Resultados: Manual Laboratório Contábil II Pág.84 de 86 20/9/07

85 Imprimindo o Balanço Patrimonial: Para imprimir o Balanço Patrimonial, deve executar a rotina: relatórios + demonstrativos + bal. patrimonial e configurar os parâmetros conforme figura a baixo Imprimindo a DRE: Para imprimir o Balanço Patrimonial, deve executar a rotina: relatórios + demonstrativos + demons. resultados, configurando os parâmetros conforme figura a baixo. Manual Laboratório Contábil II Pág.85 de 86 20/9/07